Microsoft 365 verbinden (kalender en mailbox)

Verbind Microsoft 365 met Reonic, zodat je Outlook-kalender en mailbox in Reonic verschijnen en afspraken die je in Reonic maakt ook in Outlook terechtkomen.

Een Microsoft 365-verbinding omvat kalender en e-mail tegelijk, dus je hoeft ze niet apart in te stellen. Je Outlook-kalenders verschijnen in de Reonic-kalender naast je Reonic-kalenders. Afspraken die je in Reonic op een verbonden Outlook-kalender maakt, worden direct naar Outlook geschreven.

Voor wie dit artikel is

Editors en hoger met een Microsoft 365-account. Het persoonlijke onderdeel Integraties in je profiel is zichtbaar voor editors en hoger.
Admins voor de Microsoft-verbinding op bedrijfsniveau en voor bedrijfskalenders.
Viewers zien kalenders alleen-lezen. Voor het maken van afspraken op een verbonden Outlook-kalender is een beschrijfbare kalender nodig, en die krijgen viewers niet.

Voordat je begint

De kalendermodule moet voor je bedrijf zijn ingeschakeld. De module staat standaard aan en wordt door admins beheerd. Is ze uitgeschakeld, dan is de kalender in het Portal verborgen en is Kalenderbeheer onder Instellingen vergrendeld. Kun je er niet bij, vraag dan de admin van je bedrijf of de kalenders zijn uitgeschakeld.
Je hebt een Microsoft 365-account nodig waarmee je toegang aan een app van een derde partij mag verlenen.
Door het bedrijf beheerde verbindingen: loopt je verbinding via de Microsoft-tenant van je bedrijf, dan hoef je zelf niets te verbinden. Je beheerder regelt dit en je ziet geen verbindknop.

Je Microsoft 365-account verbinden

Gebruik het e-mailadres van het Microsoft 365-account waarvan je de kalender en mailbox in Reonic wilt zien, meestal het adres dat je in Outlook gebruikt. Je meldt je aan bij Microsoft en geeft Reonic aan de kant van Microsoft toestemming. Je hoeft in Reonic dus geen token, callback-URL of wachtwoord in te voeren.

Ga naar Instellingen > Mijn gebruiker > Profiel en scrol naar het onderdeel Integraties.
Klik in het blok Microsoft op Nu verbinden.
Meld je in het venster dat opent aan bij Microsoft met het account waarvan je de kalender en mailbox in Reonic wilt zien.
Controleer in Reonic het blok Microsoft. Het toont de status Verbonden met de foto, naam en het e-mailadres van je account, en de knop heet nu Aanpassen.

Opmerking

Dit is een persoonlijke verbinding. Je Microsoft 365-account wordt gekoppeld aan je Reonic-gebruiker. Andere Reonic-gebruikers zien je Outlook-afspraken niet automatisch, en elke collega verbindt zijn of haar eigen account.

Is je Microsoft 365-tenant zo afgeschermd dat gebruikers niet zelf apps van derden toegang kunnen geven, dan moet een Microsoft 365-admin Reonic mogelijk eerst voor de tenant goedkeuren.

Je Outlook-kalenders toevoegen

Ga naar Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer > Persoonlijke kalenders.
Gebruik onder Persoonlijke Microsoft-kalenders de toevoegknop onder de lijst. Is je account nog niet verbonden, dan zie je in plaats daarvan een link naar Profiel > Integraties.
Kies in het dialoogvenster een van je eigen kalenders uit de lijst (maximaal 100 worden getoond). Daarmee worden naam, kleur en de instelling of de kalender beschrijfbaar is automatisch ingevuld.
Pas desgewenst de naam (3 tot 100 tekens), de kleur en de categorie aan.
Stel Beschrijfbaar in om te bepalen of je vanuit Reonic afspraken op deze kalender kunt maken. De schakelaar is uitgeschakeld als Microsoft je geen schrijftoegang geeft.
Open Geavanceerde instellingen als je het externe kalender-ID nodig hebt.
Klik op Opslaan. De kalender verschijnt in je Reonic-kalender.

De kalender van een collega of een gedeelde mailbox toevoegen via e-mailadres

Deze optie is beschikbaar als je bedrijf Microsoft 365 naast je persoonlijke account ook op bedrijfsniveau heeft verbonden. Zo maak je ook je eigen Outlook-kalender zichtbaar voor een collega: deel de kalender eerst in Outlook, zodat de rechten in Outlook toegang toestaan, en je collega voegt de kalender daarna toe via jouw e-mailadres.

Ga naar Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer > Persoonlijke kalenders.
Open onder Persoonlijke Microsoft-kalenders het dialoogvenster voor toevoegen.
Kies de optie om een kalender toe te voegen via het e-mailadres van de eigenaar.
Voer het adres in, bijvoorbeeld de mailbox van een collega of een gedeelde mailbox.
Wacht op de verificatie. Er wordt een verificatie-e-mail verstuurd. Zolang de link daarin niet is aangeklikt, is de kalender grijs weergegeven en verborgen in de kalender. In plaats van de schakelaar Actief / Inactief staat er dan een knop om de verificatie opnieuw te versturen.

Microsoft 365 op bedrijfsniveau verbinden (admin)

Ga als admin naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties > Kalender en inboxen.
Klik in de rij Microsoft ("op bedrijfsniveau") op Bedrijven verbinden (of op Aanpassen zodra de verbinding bestaat).
Volg de Microsoft-stappen in het venster dat opent.

Tip

Wil je alleen je eigen account verbinden, klik dan in dezelfde rij op Alleen mijn gebruiker verbinden. Daarmee ga je naar Profiel > Integraties voor een persoonlijke verbinding.

Bij een verbinding op bedrijfsniveau gebruikt Reonic de Microsoft-verbinding van je organisatie voor elke mailbox, en kunnen gebruikers kalenders van collega's of gedeelde kalenders toevoegen via e-mailadres. Externe gebruikers gebruiken altijd hun eigen persoonlijke verbinding.

Een bedrijfskalender toevoegen (admin)

Kalenders die je onder Persoonlijke kalenders toevoegt, zijn van jou. Een kalender die iedereen in het bedrijf moet zien, zoals een gedeelde servicemailbox, voegt een admin toe als bedrijfskalender:

Ga als admin naar Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer > Bedrijfskalenders.
Voeg in het onderdeel Microsoft een kalender toe. Een waarschuwing meldt dat kalenders die je hier toevoegt voor alle gebruikers in de organisatie worden toegevoegd, met een link naar Persoonlijke kalenders om er een alleen voor jezelf toe te voegen.
Voer het e-mailadres van de mailbox van de kalender in. Microsoft-kalenders op bedrijfsniveau worden altijd op deze manier toegevoegd.
Stel naam, kleur, categorie en Beschrijfbaar in.
Klik op Opslaan.
Rond de e-mailverificatie af. De kalender is bruikbaar zodra de link in de verificatie-e-mail is aangeklikt. Verstuur de verificatiemail zo nodig opnieuw vanuit de rij van de kalender.

Niet-admins zien bedrijfskalenders alleen-lezen onder Beheerd door je organisatie.

Afspraken maken die met Outlook synchroniseren

Als je in Reonic een afspraak maakt, kies je de kalender waarin die komt te staan. Kies een verbonden Microsoft-kalender als de afspraak ook in Outlook moet verschijnen. Afspraken op een Reonic-kalender blijven in Reonic. Wil je een Reonic-kalender in Outlook zien, abonneer je dan op de feed van die kalender.

Een afspraak op een verbonden Outlook-kalender wordt in Microsoft aangemaakt. Interne deelnemers worden toegevoegd als e-maildeelnemers en er wordt een Teams-vergadering toegevoegd als je een online vergadering aanvraagt. Er wordt geen Reonic-afspraak, melding in de app, herinnering of projectactiviteit aangemaakt.

Een kalender verbergen, deactiveren of verwijderen

Uit je weergave verbergen: gebruik de zichtbaarheidsinstellingen in de kalender zelf.
Deactiveren: zet de schakelaar Actief / Inactief van de rij om in Persoonlijke kalenders (of Bedrijfskalenders voor admins).
Verwijderen: open het optiemenu van de rij, kies Verwijderen en bevestig met de naam van de kalender.

Je account loskoppelen

Ga naar Instellingen > Mijn gebruiker > Profiel > Integraties.
Klik in het blok Microsoft op Aanpassen.
Klik in het verbindingsvenster op Verbinding verbreken.

Een link voor het boeken van een consultatie instellen

Alleen particulier. De boekknop staat op de openbare pagina na de aanvraag, waar een klant terechtkomt nadat hij of zij een particuliere aanvraag heeft ingediend.

Met een boekingslink kan een klant zelf een tijdvak voor een consultatie boeken. Dit staat los van kalendersynchronisatie: een Outlook Bookings-link is een boekingspagina voor klanten. Een boekingslink instellen verbindt dus je kalender niet, en je kalender verbinden stelt geen boekingslink in. Reonic toont je bestaande boekingspagina van Calendly, Microsoft Bookings, Outlook Bookings of een Google-afsprakenpagina, en de klant kiest in jouw tool een tijdvak op basis van jouw beschikbaarheid.

Je persoonlijke boekingslink instellen

Open Instellingen > Mijn gebruiker > Profiel.
Scrol naar het onderdeel Link boeken en zoek het veld Link boeken. In de hint worden Calendly en Microsoft Bookings genoemd. Links van Outlook Bookings en Google-afspraken werken ook.
Plak de openbare URL van je boekingspagina.
Klik onderaan de pagina Profiel op Opslaan.

Bij aanvragen waarvoor jij de toegewezen accountmanager bent, ziet de klant nu jouw link. Ook bij aanvragen die aan jou zijn toegeschreven wordt jouw link getoond, als de accountmanager geen link heeft.

Wat de klant ziet

De klant opent de openbare pagina na de aanvraag. Als er een link beschikbaar is, heet de consultatiestap Boek een afspraak voor een consultatie.
De klant klikt op Kies een counselingafspraak.
Je boekingspagina opent op dezelfde pagina in een venster op volledig scherm, dat de klant kan sluiten met Verlof boeken. Google-boekingslinks openen in plaats daarvan in een nieuw browsertabblad.
De klant kiest in jouw boekingstool een tijdvak en bevestigt daar.
Reonic vraagt of de boeking is afgerond. Met Nee, terug keert de klant terug naar de boekingspagina.
De boeking verschijnt zoals gewoonlijk in je Calendly-, Microsoft Bookings-, Outlook Bookings- of Google-account.

Reonic kiest de link in deze volgorde: eerst de persoonlijke link van de toegewezen accountmanager, dan de link van de gebruiker aan wie de aanvraag is toegeschreven en dan de bedrijfsbrede boekingslink. Is er geen enkele ingesteld, dan valt de pagina terug op een standaard-URL van Outlook Bookings.