Pré-visualização, variantes, textos legais e validade da conexão da oferta
Envie a oferta ao cliente para assinatura digital: escolha que variantes o cliente vê, defina a validade da conexão, personalize o e-mail e perceba o que o cliente experimenta na página pública de assinatura. Cobre a atestação legal, a passagem para o parceiro de financiamento e como enviar num tablet ou a clientes comerciais.
O passo da assinatura transforma uma oferta planejada num contrato. Quando envia, a Reonic congela a oferta com os preços, envia ao cliente uma conexão pública por e-mail e registra a versão assinada no seu projeto, para que o resto das suas ferramentas (faturamento, integrações, instalação) assuma a partir daí. Esta página percorre o fluxo principal de envio e tudo o que define ou vê no momento do envio: variantes, validade da conexão, textos legais, e-mail do remetente e o que o cliente vê do lado dele.
Para quem é este artigo
- Gerentes de contas que enviam ofertas para assinatura no dia a dia.
- Admins do instalador que configuram as configurações de remetente, os textos legais e os padrões de validade da conexão.
- Field Worker que recolhem assinaturas na obra com um tablet.
Antes de começar
- A oferta tem que estar planejada, com preços e pronta (componentes selecionados, modos de pagamento definidos, parceiro de financiamento escolhido, se aplicável).
- O endereço de e-mail do cliente no pedido tem que estar correto. É para lá que vai a conexão pública.
- Decida que variante(s) o cliente deve ver. Pode incluir várias num só pedido de assinatura; o cliente escolhe uma e assina.
- Decida a validade da conexão, normalmente 14, 30 ou 60 dias. A conexão deixa de funcionar nessa altura.
Enviar a oferta ao cliente para assinatura
- Abra a oferta no Portal.
- Vá à aba Finalizar.
- Clique em Enviar para assinatura.
- Escolha a(s) variante(s) a incluir. Se só existir uma, fica pré-selecionada.
- Defina a validade da conexão: quantos dias o cliente tem para assinar antes de a conexão expirar.
- Se quiser, personalize o assunto do e-mail e a mensagem ao cliente.
- Clique em Enviar.
A Reonic congela a oferta com os preços, gera o PDF e envia ao cliente, por e-mail, uma conexão pública com o PDF em anexo. O cliente abre a conexão diretamente a partir do e-mail e assina na página.
Dica
a oferta é congelada no momento do envio. Qualquer edição que faça à oferta a seguir fica invisível para o cliente até retirar a conexão e enviar uma nova (ver Revogar a oferta). Acerte na variante, nos preços e no PDF antes de clicar em Enviar.
Enviar a oferta a clientes comerciais ou empresas
Se fizer passar um cliente comercial pelo fluxo de oferta residencial, ele assina a mesma conexão digital que um cliente residencial. A diferença entre B2C e B2B está na própria oferta (preços comerciais, tratamento do IVA, dados de contato da empresa), não no fluxo de assinatura.
Nota
nos projetos comerciais, as ofertas se assinam em papel, com um PDF manual e um carregamento escaneado. O fluxo de assinatura digital desta página se aplica às ofertas residenciais.
Enviar para vários endereços de e-mail
A conexão de assinatura vai para o único endereço de e-mail que consta do pedido. Para a fazer chegar a um parceiro, ao cônjuge ou ao responsável das Finanças, reencaminhe você mesmo o e-mail, ou altere o endereço de e-mail no pedido antes de enviar.
Várias conexões de assinatura pendentes na mesma oferta
Uma oferta se mantém aberta a novos envios, por isso pode ter mais do que uma conexão de assinatura aberta ao mesmo tempo, cada uma com seu pedido pendente e sua conexão pública. Isso acontece naturalmente quando corrige um e-mail e reenvia, ou quando envia uma segunda variante.
Assim que o cliente assinar qualquer uma delas, a oferta inteira passa a Ganha.
O que o cliente experimenta
O cliente recebe um e-mail, com o assunto "Sua cotação está pronta" por padrão (as ofertas revistas usam "A sua proposta atualizada está pronta"), com o PDF em anexo e um botão que abre a página pública de assinatura. Pode substituir o texto do assunto para seu Workspace. O cliente abre a conexão diretamente a partir do e-mail e assina na página.
Na página pública, vê o PDF, percorre-o e, no fim, faz uma de duas coisas:
- Clicar para assinar: uma confirmação com um só toque.
- Desenho a assinatura: se seu Workspace tiver a configuração de assinar por desenho ativada, o cliente desenha a assinatura com o dedo na página.
Se a oferta tiver várias opções de pagamento (por exemplo, à vista, financiamento e locação), o cliente escolhe uma na página antes de assinar. Cada opção mostra seu próprio preço e seu próprio PDF, e o registro assinado armazena a opção que ele escolheu, que depois segue para o faturamento e para suas integrações.
Depois de assinar, a Reonic acrescenta uma página de atestação ao PDF, salva o PDF assinado, move o projeto para Ganha e roda as integrações configuradas. O evento de assinatura chega ao feed de atividade como Pedido de assinatura aceito pelo cliente (ver Seguir as aberturas da oferta).
Assinar com o cliente presencialmente no seu tablet
Quando fecha a venda cara a cara (visita ao domicílio, reunião na obra), pode passar o tablet ao cliente e deixá-lo assinar digitalmente ali mesmo.
- Envie primeiro a oferta para assinatura (ver acima). Isso cria o pedido pendente e gera a conexão pública.
- No tablet, abra a conexão pública de assinatura do cliente. Ou reencaminha o e-mail para uma caixa de correio no tablet, ou usa a opção Mostrar versão web a partir da oferta para abrir a conexão pública.
- Passe o tablet ao cliente.
- O cliente percorre o fluxo normal de assinatura digital no tablet.
Isso conta como uma assinatura digital pelo cliente, não como uma assinatura "em nome de". O PDF recebe a mesma página de atestação; a assinatura é recolhida legalmente no momento em que é feita.
Nota
se o cliente assinar em papel em vez de no tablet, use antes Carregar uma assinatura manual.
Reemitir uma oferta aceita como ainda pendente, com uma nova data
Uma variante assinada se mantém bloqueada como artefato contratual. Para reemitir uma oferta aceita com uma data nova, bifurque-a numa nova variante:
- Abra a oferta assinada no Portal.
- Acrescente uma nova variante, em branco ou como duplicado da assinada. Ver Adicionar uma variante.
- Ajuste livremente a nova variante (preços, componentes, disposição do PDF).
- Envie um novo pedido de assinatura que inclua a nova variante (ver Enviar a oferta ao cliente para assinatura, acima). O cliente recebe um e-mail novo, com uma conexão nova e um novo período de validade; a data registrada na nova linha de assinatura é a data em que ele assina, não a data em que bifurcou.
- A variante assinada original fica como registro histórico, visível na lista de variantes e no histórico de assinaturas.
Avise o cliente antes de enviar a nova conexão, para que assine a nova variante e não a anterior.
Definir, prolongar ou verificar a validade da conexão
Define a validade da conexão quando clica em Enviar para assinatura. Uma vez definida, fica fixa para essa linha de assinatura.
Para dar mais tempo a um cliente, envie um novo pedido de assinatura. O novo e-mail contém uma conexão nova, com um novo período de validade. Retire o pedido anterior se não precisar mais dele. Para reenviar uma oferta já expirada: abra a oferta, vá à aba Finalizar, clique outra vez em Enviar para assinatura, defina uma validade nova e Enviar. O cliente recebe um e-mail novo, com uma conexão nova; a conexão expirada fica no histórico da linha de assinatura.
Dica
para dar folga a clientes que demoram a decidir, envie a assinatura inicial com uma validade mais longa (por exemplo, 60 dias). Pode sempre retirar e reenviar para a apertar mais tarde.
Definir os termos e condições, o bloco de assinatura e a data de entrega prevista
Três campos, três lugar de configuração:
- Os termos e condições se configuram por Workspace em Configurações > Planejamento e Proposta > Jurídico. Por oferta, escolha que modelo ativo se aplica em Finalizar > Personalizar páginas > Jurídico. Para pôr seu próprio texto legal na página de assinatura, integre-o nas posições do modelo de PDF (capa, termos, condições do serviço, adenda); a assinatura é recolhida contra o PDF da oferta que a Reonic gera. É o Admin do seu Workspace que define estas superfícies do modelo, e por oferta pode trocar que variante de texto legal se aplica. O seu Gerente de contas da Reonic pode ajudar na personalização dos modelos.
- A disposição do bloco de assinatura é definida pela variante de página de capa na página de PDF Assinatura (Configurações > Planejamento e Proposta > Páginas e design). Por oferta, personaliza escolhendo uma variante de página diferente em Personalizar páginas.
- A data de entrega prevista é definida na própria oferta, não na caixa de diálogo de envio para assinatura: abra a oferta, vá a Finalizar > Personalizar páginas > Capa / Padrões do documento e preencha o campo Estimativa da data de entrega (também aparece na confirmação de pedido, se gerar uma depois da assinatura).
A validade da conexão se define em separado, na caixa de diálogo de envio para assinatura (ver Definir, prolongar ou verificar a validade da conexão, acima).
Alterar o endereço de e-mail do remetente que aparece no e-mail ao cliente
O e-mail de assinatura ao cliente é enviado em nome do Gerente de Contas Estratégicas (Gerente de Contas Estratégicas, KAM) atribuído ao pedido. É esse o nome e o e-mail que o cliente vê como remetente. Se não houver nenhum Gerente de Contas Estratégicas atribuído, o e-mail sai do usuário que clicou em Enviar.
Para mudar o remetente que o cliente vê:
- Abra a oferta e vá à aba Projeto.
- Altere o Gerente de Contas Estratégicas atribuído para o usuário cujo nome e e-mail devem aparecer.
- Envie o pedido de assinatura. O e-mail ao cliente passa a sair desse usuário.
Nota
o que aparece como remetente é o e-mail da conta do Gerente de Contas Estratégicas. Para o verificar antes de um envio real, mande primeiro uma oferta de teste a si próprio: crie uma oferta descartável com seu próprio endereço de e-mail no registro do cliente, envie-a para assinatura e depois abra o e-mail que receber e confirme que a linha De mostra o responsável que espera. Se o remetente estiver errado, volte a verificar a atribuição do Gerente de Contas Estratégicas na aba Projeto.
Para se pôr em CC em todos os e-mails de envio de oferta, ative CC no envio da oferta no seu perfil de usuário. Consulte Seguir as aberturas da oferta para o valor de diagnóstico do CC no envio.
Anexar documentos adicionais ao e-mail de assinatura
O e-mail de assinatura leva o PDF da oferta assinada. Para pôr material adicional à frente do cliente (seus termos e condições, um folheto de instalação, uma ficha técnica de financiamento), faça assim:
- Acrescente o documento ao próprio PDF da oferta. Se seu modelo de PDF tiver as posições de página certas (capa, termos, condições do serviço, adenda), inclua aí o documento para que o cliente o veja na página de assinatura.
Para recolher documentos do cliente (documento de identificação, comprovante de propriedade, fotos do medidor), use os carregamentos do Portal do cliente ou envie ao cliente um pedido separado. O passo da assinatura parte do princípio de que já tem o que precisa para fechar.
Se o documento errado foi anexado a uma oferta assinada (por exemplo, carregou o PDF em papel errado), bifurque a oferta para o corrigir. Consulte Revogar a oferta para o padrão de bifurcação.
Casos-limite da assinatura em papel
O fluxo completo de carregamento em papel (carregar um PDF assinado pelo cliente quando ele assinou em papel) está em Carregar uma assinatura manual. Os casos-limite abaixo cobrem as perguntas que mais vezes surgem no momento do envio.
Definir ou alterar a data de assinatura num carregamento em papel
Quando carrega um PDF assinado pelo cliente, a caixa de diálogo pede a data em que o cliente assinou de fato, não a data de hoje. Assume por padrão a de hoje; altere-a para a data escrita na assinatura em papel. A data pode ficar até um dia no futuro; além disso não é aceita.
Acerte na data no momento do carregamento. É aí que a data de assinatura é registrada.
Carregar uma assinatura em papel para uma oferta cuja conexão expirou
Um PDF assinado em papel se anexa a uma linha de assinatura pendente. Se a conexão expirou, crie primeiro uma nova linha pendente:
- Abra a oferta no Portal.
- Envie outra vez a oferta para assinatura (ver Enviar a oferta ao cliente para assinatura, acima). Isso cria uma nova linha de assinatura pendente, com um novo período de validade.
- Com a nova linha pendente criada, siga Carregar uma assinatura manual contra a linha nova.
- Defina a data de assinatura na caixa de diálogo de carregamento como a data escrita no papel.
A linha de assinatura expirada fica no histórico da oferta; o PDF assinado em papel se anexa à linha nova.
Nota
enviar a oferta outra vez serve apenas para criar a linha pendente à qual anexa o carregamento em papel. O cliente não precisa de fazer nada.
Validade da assinatura eletrônica, atestação e parceiros de financiamento
- A assinatura digital da Reonic acrescenta uma página de atestação ao PDF. A página de atestação registra quem assinou, quando, a partir de onde, e uma verificação do conteúdo, para que o documento assinado possa ser confirmado mais tarde.
- Os carregamentos em papel levam a assinatura em papel tal como foi escaneada, legalmente equivalente no papel. Consulte Carregar uma assinatura manual.
- Os parceiros de financiamento Bees & Bears e EOS aceitam as assinaturas digitais da Reonic como gatilho da passagem para o financiamento. Quando o cliente assina, o PDF assinado e os dados da oferta são passados ao parceiro de financiamento.
- Formulários KfW / BzA: a Bestätigung zum Antrag (BzA) para os subsídios KfW é gerada em separado, como parte do fluxo de subsídios. A BzA precisa da assinatura do instalador (e do carimbo, onde for exigido) antes de seguir para o cliente. A assinatura da oferta da Reonic é um documento diferente da BzA. Consulte Candidatar-se a programas de subsídios e geri-los para o fluxo da BzA.
- Os documentos de projeto para França são gerados em separado. Pode juntar a oferta da Reonic assinada pelo cliente ao dossiê de submissão francês, enquanto esse dossiê segue o processo administrativo francês. Consulte Candidatar-se a programas de subsídios e geri-los para o fluxo de submissão em França.
Encontrar o recurso de assinatura no Portal
O fluxo de assinatura vive na aba Finalizar da oferta. A aba mostra:
- A lista de pedidos de assinatura (pendentes, assinados, expirados, retirados).
- A ação Enviar para assinatura quando não existe nenhum pedido pendente.
- A lista de materiais da variante.
- Extras opcionais (carta de apresentação, documentos complementares) antes de enviar.
A aba Finalizar aparece assim que a oferta tiver pelo menos uma variante configurada.
Vale a pena saber
- Uma assinatura pendente bloqueia a variante sobre a qual foi enviada. Enquanto o pedido de assinatura dessa variante estiver ativo, não a pode editar — retire o pedido, edite e depois reenvie. As outras variantes continuam editáveis, e a oferta se mantém aberta a novos envios.
- O design do PDF fica fixo no momento do envio. Se alterar o design do PDF depois de enviar, o PDF do cliente continua mostrando o design tal como estava quando enviou. Retire e reenvie para empurrar o novo design.
- O e-mail ao cliente depois da assinatura é consigo. O cliente submete o PDF assinado; qualquer rastreamento que receba depende dos modelos de e-mail do seu Workspace. Trate a comunicação ao cliente após a assinatura como algo que lhe pertence.
Enviar confirmações de pedido e outros documentos
A Reonic gera a oferta para assinatura; a confirmação de pedido é um documento separado, que vem depois da assinatura. Depois de assinar, gere uma Confirmação de oferta (Auftragsbestätigung) no módulo de Faturamento, como tipo de documento próprio; mais tarde pode convertê-la numa fatura. Consulte Confirmação de pedido para esse fluxo.
A Reonic envia dois tipos de documento por e-mail: a oferta assinada (este fluxo) e as faturas / faturas parciais / confirmações de pedido (o fluxo de faturamento). Consulte Fatura para o fluxo de envio do faturamento.
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