Emitir uma confirmação de pedido (Auftragsbestätigung)

Categorias: Invoicing

A Confirmação de oferta faz a ponte entre a oferta aceita e a primeira fatura. A Reonic gera-a a partir da oferta aceita, numera-a com seu prefixo de confirmações de oferta, arquiva-a no grupo de documentos do projeto e deixa-o emiti-la e enviá-la. Transporta linhas de artigo mas não transporta dinheiro: sem estado de pagamento, sem Skonto e sem código QR de pagamento.

Antes de começar

• A oferta precisa estar aceite ou assinada, digitalmente ou em papel. As confirmações de oferta são geradas a partir de variantes aceites, não de rascunhos.
• Configure primeiro seus dados de emissão. Enquanto não estiverem definidos, a criação de documentos fica bloqueada — o mesmo travão que existe para as faturas.
• É você que cria as confirmações de oferta no módulo de Faturamento: cria o documento e depois emite-o e envia-o.
• Qualquer Workspace pode criar confirmações de oferta, independentemente do país do emissor. (As faturas, as faturas parciais e as notas de crédito estão limitadas a certos países; as confirmações de oferta estão disponíveis em todo o lado.)

Quando é gerada a confirmação de oferta

A confirmação de oferta fica disponível depois da aceitação. Não existe enquanto a oferta ainda está pendente ou a ser assinada. O ciclo de vida:

1. Oferta pendente de aceitação. Ainda não há confirmação de oferta.
2. Oferta aceite ou assinada (digital ou em papel). A confirmação de oferta fica disponível para ser gerada.
3. Confirmação de oferta gerada. Numerada, bloqueada, gerada em PDF e arquivada no grupo de documentos do projeto.
4. Confirmação de oferta enviada. O cliente recebe-a.
5. Primeira fatura ou fatura parcial. A faturamento começa; a confirmação de oferta antecede a fatura no grupo de documentos.

A confirmação de oferta não substitui a oferta assinada. A oferta assinada é o contrato; a confirmação de oferta é o reconhecimento formal desse contrato. Se algum dia um cliente disser "não foi isso que eu aceitei", resolve-se pela oferta assinada, não pela confirmação de oferta.

Gerar uma confirmação de oferta

Crie as confirmações de oferta no módulo de Faturamento. O fluxo é Rascunho, depois Emitir, depois Enviar — o mesmo ciclo de vida de todos os outros documentos:

1. Abra a aba Faturamento e clique em Novo, no canto superior direito. A janela Criar novo documento abre.
2. (Opcional) Escolha o Contato ou projeto a que o documento pertence.
3. Em "O que documento você deseja criar?", escolha Confirmação de oferta.
4. (Quando escolhida dentro de um projeto) Aparecem os menus Opção para importar e Agrupamento de itens, tal como nas faturas. Use-os para preencher automaticamente as linhas de artigo a partir de uma oferta assinada ou não assinada.
5. Clique em Criar. O documento abre no editor de documentos com o estado Rascunho (com a mesma forma do editor de faturas: linhas de artigo, descontos, localidade, rodapé, sem Skonto, sem estado de pagamento e sem código QR).
6. Revise e edite o conteúdo enquanto está em Rascunho. Os dados vêm já preenchidos a partir da oferta que importou.
7. Clique em Finalizar, no cabeçalho do editor. A janela Revisar e finalizar a confirmação de oferta abre.
8. Clique em Emitir confirmação de oferta. O documento recebe o número seguinte do seu prefixo de confirmações de oferta e o PDF fica bloqueado.

Se já emitiu uma confirmação de oferta e precisa de um duplicado (ou quer gerar a fatura a partir dela), a ação Duplicar em tipo é o caminho mais limpo; consulte Como as confirmações de oferta se relacionam com as faturas, mais abaixo.

O documento está agora pronto a enviar.

Enviar a confirmação de oferta ao cliente

É você que envia a confirmação de oferta:

1. Abra a confirmação de oferta emitida no editor.
2. Clique em Enviar por e-mail.
3. Ajuste o destinatário, o assunto ou o texto da mensagem, se for preciso.
4. Clique em Enviar.

O cliente recebe o e-mail e o documento fica marcado como enviado.

Numeração e prefixo das confirmações de oferta

As confirmações de oferta têm sua própria sequência de números, independente das faturas, das faturas parciais e das notas de crédito. Configure o prefixo nos seus dados de emissão.

Para definir o número inicial da sequência, abra Configurações > Configurações da empresa > Faturamento > Detalhes da emissão e edite a linha do tipo de documento que está configurando (Confirmação de oferta, Fatura, Fatura parcial, Nota de crédito). Cada linha tem dois campos: um prefixo (por exemplo, OC- ou NF-2026-) e um número seguinte (o inteiro que a Reonic atribui ao próximo documento, por exemplo 0001, ou 4500 se estiver continuando uma sequência que trouxe de uma ferramenta anterior). Salve, e o próximo documento desse tipo usa o prefixo configurado mais o número; o medidor aumenta uma unidade por cada emissão. Definir o número seguinte é o caminho normal quando traz uma sequência em curso de outra ferramenta: define-o uma vez e a Reonic passa a incrementar a partir daí.

Numeração típica:

• OC-2026-0001: primeira confirmação de oferta do ano.
• AB-2026-0001: para o mercado alemão, se quiser a abreviatura Auftragsbestätigung como prefixo (o prefixo é texto livre; o tipo de documento continua sendo Confirmação de oferta).
• CONF-2026-0001: genérico.

O número é atribuído no momento de Emitir / Finalizar e é único dentro do seu Workspace. Cada número é usado uma vez. Se anular uma confirmação de oferta, a seguinte fica com o número seguinte e o número anulado não é reutilizado.

O que o cliente vê no PDF

O PDF da confirmação de oferta espelha o conteúdo da oferta num enquadramento de confirmação. Conteúdo típico:

• Cabeçalho. O logotipo da sua empresa, seus dados de contato e o endereço do cliente.
• Número de confirmação de oferta e data.
• Referência à oferta (número da oferta, data de aceitação ou de assinatura).
• Itens. Os componentes da variante confirmada.
• Total. Igual ao total da oferta, incluindo quaisquer componentes opcionais que o cliente tenha escolhido.
• Data de entrega ou de instalação. Se for conhecida e estiver configurada para ser apresentada.
• Informações de pagamento. Normalmente uma referência às faturas que se seguem.
• Rodapé. Dados bancários e texto legal (opcional).

O esquema do PDF segue o modelo do seu Workspace para seu país de emissão. Pode editar a nota interna e o texto de referência por oferta no editor; as alterações mais amplas de esquema acontecem no nível do modelo, por isso fale com seu gerente de contas da Reonic se precisar personalizar o esquema.

Editar uma confirmação de oferta

As confirmações de oferta comportam-se como as faturas quando se trata de edição:

• Estado Rascunho. Editável.
• Estado Emitida ou Enviada. Somente leitura. O número, o PDF e os dados estão todos bloqueados.

Para alterar uma confirmação de oferta enviada, tem dois caminhos:

1. Anule-a (consulte Anular uma confirmação de oferta, mais abaixo).
2. Gere uma nova ao lado dela (mesmo projeto, número novo) e depois diga ao cliente que a nova substitui a anterior.

Anular uma confirmação de oferta

Se uma confirmação de oferta foi emitida por engano (cliente errado, total errado, projeto errado), anule-a:

1. Abra a confirmação de oferta no Portal.
2. Clique em Anular confirmação de oferta.
3. Confirme.

A confirmação de oferta fica com uma marca de água de anulada, passa a inativa no grupo de documentos e seu número não é reutilizado (a confirmação de oferta seguinte fica com o número seguinte).

Anular é uma ação sua. Se o cliente já recebeu o documento, avise-o em separado, porque a anulação não o notifica. O mesmo se aplica quando um negócio se desfaz depois da aceitação: anule você mesmo a confirmação de oferta se quiser que o registro o reflita.

Como as confirmações de oferta se relacionam com as faturas

A confirmação de oferta antecede o faturamento. O fluxo típico:

1. Oferta aceite. Confirmação de oferta gerada e enviada.
2. A instalação começa. Fatura parcial 1 (sinal / Anzahlung).
3. A instalação avança. Fatura parcial 2 (Zwischenrechnung).
4. Instalação concluída. Fatura final.

A confirmação de oferta é um documento de cortesia que confirma o negócio antes de o dinheiro mudar de mãos. Diz "recebemos sua oferta aceita", enquanto uma fatura diz "por favor pague este valor". A confirmação de oferta fica fora do cálculo do saldo em dívida, e as ferramentas de contabilidade que tem conectadas (Lexoffice, Sevdesk, Bexio) recebem suas faturas e notas de crédito, não as confirmações de oferta.

Converter uma confirmação de oferta numa fatura

Assim que o cliente estiver pronto para ser faturado, converta a confirmação de oferta emitida em vez de a voltar a escrever:

1. Abra a confirmação de oferta emitida.
2. Use a ação Duplicar em tipo e escolha Fatura.
3. A Reonic cria um novo rascunho de Fatura já preenchido com as mesmas linhas de artigo, descontos, moeda e localidade, para que os totais coincidam sem precisar reescrever nada.
4. Revise o rascunho e depois emita e envie a fatura da forma habitual.

Vale a pena saber

• As confirmações de oferta só existem depois da aceitação. As ofertas pendentes ou expiradas não têm nenhuma. O documento é gerado a partir de uma variante aceite.
• Vivem no grupo de documentos do projeto. Confirmação de oferta, oferta assinada, faturas parciais, fatura final e notas de crédito: todas no mesmo contentor, com dados do cliente e referência de projeto coerentes.
• A numeração é independente da das faturas. As confirmações de oferta usam o prefixo OC- (ou o que tiver configurado); as faturas usam NF-; as faturas parciais usam PA-; as notas de crédito usam CN-. Configure cada prefixo nos seus dados de emissão.
• É você que as cria. As confirmações de oferta são criadas no módulo de Faturamento (Rascunho, depois Emitir, depois Enviar). Não são criadas nem enviadas automaticamente na aceitação.
• As confirmações de oferta não são enviadas para suas ferramentas de contabilidade. Só as faturas e as notas de crédito são enviadas para o Lexoffice, o Sevdesk ou o Bexio.
• O cliente não assina a confirmação de oferta. É um reconhecimento, não um contrato. A oferta assinada é o contrato.
• Disponível em todos os países. Qualquer Workspace pode criar confirmações de oferta, independentemente do país do emissor. (As faturas, as faturas parciais e as notas de crédito estão disponíveis para DE, AT, CH, FR, UK, Jersey e territórios ultramarinos franceses; as confirmações de oferta estão disponíveis em todo o lado.)
• A oferta assinada é, por si só, um documento de confirmação. Alguns instaladores dispensam completamente a confirmação de oferta separada e, uma vez que é você que a cria, dispensá-la é simplesmente não criar nenhuma para o projeto. A confirmação de oferta é um documento à prova de bala para mercados ou clientes que esperam uma confirmação formal depois da aceitação.
• Se aplicam modelos específicos de cada país. O PDF da confirmação de oferta respeita as regras fiscais e os modelos específicos de cada país, tal como as faturas. O editor é o mesmo em todos os países; o PDF gerado é que difere.
• As condições legais próprias vão no campo de texto livre Notas finais. As condições suspensivas ou precedentes (as aufschiebende Bedingungen que poria numa Auftragsbestätigung) vão para o campo Notas finais (em alemão: Endnoten), no fundo do editor, como texto livre simples que é apresentado abaixo do corpo do documento.
• Os campos de texto salvam-se sozinhos e bloqueiam na emissão. Os campos de texto livre (descrição, nota interna e Notas finais) são salvos automaticamente cerca de um segundo depois de parar de escrever, por isso não há botão de salvar. Mantêm-se editáveis enquanto o documento está em Rascunho e bloqueiam com o resto do documento assim que é emitido.

Última atualização em 12 de outubro de 2026