Contacten beheren in de Reonic CRM

Een contact in Reonic is één persoon: de huiseigenaar, de eigenaar van het gebouw of de contactpersoon van het bedrijf waaraan je verkoopt. Het contactrecord bevat identiteit, communicatie, adres en projectgeschiedenis. Elke aanvraag, offerte en installatie is gekoppeld aan precies één contact, dus het contactrecord vormt de ruggengraat van je CRM. Op de pagina Contacten beheer je dit adresboek los van een afzonderlijk project. Elk contact opent in een eigen detailweergave met een zijbalk en een menu Creëer ..., waarmee je met één klik een nieuw project voor die persoon start.

Voordat je begint

• Eerst zoeken, dan aanmaken. Reonic hergebruikt een bestaand contact alleen automatisch als je een aanvraag rechtstreeks in het Portal maakt en dat contact kiest, of als je een record uit een gekoppeld CRM (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate) importeert waarvan de ID al bij een contact hoort. Het Portal-contactformulier en de API vergelijken alleen op CRM-ID, en het openbare Contactformulier maakt altijd een nieuw contact aan. Maak je dezelfde persoon twee keer handmatig aan, of vult dezelfde huiseigenaar je openbare Energiehuis-formulier twee keer in, dan heb je twee records voor één persoon. Contacten met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer worden achteraf gemarkeerd en een admin kan ze samenvoegen (zie Dubbele contacten opruimen hieronder). Controleer via de contactlijst of het globale zoeken dat de klant nog niet bestaat voordat je op Nieuw contact klikt. De AI-assistent in de app of op WhatsApp gaat anders om met bestaande e-mailadressen (zie Contacten exporteren, importeren en samenvoegen hieronder).
• Bepaal of je een particulier of een zakelijk contact nodig hebt. Particuliere (B2C) contacten gebruiken de standaardnaamvelden. Zakelijke (B2B) contacten hebben daarnaast een bedrijfsnaam. De zakelijke instelling staat niet op het handmatige formulier voor een nieuw contact: ze wordt bij de intake of via de AI-assistent ingesteld. Bij projecten komt dit onderscheid terug als residentieel of commercieel, wat de prijsstelling, de btw-afhandeling en de formulieren bij de offerte bepaalt.
• Weet waar toestemming en leadbron worden vastgelegd. Marketingtoestemming (de exacte tekst waarmee de klant akkoord ging plus de link naar de gegevensbescherming) en de velden voor de leadbron van de campagne worden bij de intake vastgelegd: via het openbare aanmeldformulier van het Energiehuis of via een integratie die het contact aanmaakt. Ze staan niet op het handmatige formulier voor een nieuw contact. Contacten die de AI-assistent aanmaakt, beginnen met toestemming uit. Beide zijn later van belang voor de AVG (GDPR) en je controleert ze op het contact zelf.
• Verplichte velden hangen af van de configuratie van je workspace. Voornaam en achternaam zijn altijd verplicht. Of e-mailadres, telefoon en adres verplicht zijn bij het aanmaken van een contact, wordt per workspace ingesteld. Een admin configureert dit: open Instellingen en zoek naar Verplichte velden. Het formulier markeert de velden die jouw workspace verplicht heeft gemaakt. Maak je een contact en een project tegelijk aan, dan gelden de strengste eisen van contact en project (een project heeft altijd minimaal een adres op plaatsniveau nodig), en het aanmaakformulier toont een uitroeptekenmarkering bij elk veld dat het project verplicht maakt.

Waar vind je contacten

Het adresboek staat op de pagina Contacten in het Reonic Portal, in de navigatie links. Die pagina toont alle contacten in je workspace, afhankelijk van je rol. Partnerinstallateurs zien alleen contacten bij projecten waaraan ze zijn toegewezen of contacten die ze zelf hebben aangemaakt, en de contactzoeker bij het aanmaken van een project toont hun alleen contacten bij hun toegewezen projecten. Dubbelklik op een rij om de detailweergave te openen en gebruik de snelle acties per rij om vanuit de lijst een nieuw residentieel of commercieel project voor dat contact te maken.

In de Mobile App blijven monteurs gebonden aan projecten: ze zien een contact via het project waaraan ze werken. Om vanuit de mobiele app een contact aan te maken of bij te werken, gebruik je de inline contactwidget op het scherm voor het aanmaken van een aanvraag. Zoek een bestaand contact, of vul de velden direct in, dan wordt het contact samen met de aanvraag aangemaakt.

Een nieuw contact aanmaken

1. Open de pagina Contacten in het Portal.
2. Klik op Nieuw contact.
3. (Optioneel) Is HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp of Photovate gekoppeld aan je workspace, dan verschijnt in het dialoogvenster de CRM picker (CRM-kiezer), ingeleid door "or". Kies de bron en zoek daar het bestaande contact. Zie Een contact importeren uit een gekoppeld CRM hieronder.
4. Vul de identiteitsvelden in: voornaam en achternaam.
5. Vul de communicatievelden in: e-mailadres, telefoon en telefonische bereikbaarheid (Morning, Afternoon, Evening, Fulltime, WeekendOnly of EmailOnly, zodat terugbelafspraken in het gewenste tijdvak van de klant vallen). Het telefoonveld heeft een landkiezer en het nummer wordt in internationaal formaat opgeslagen.
6. Begin te typen in de balk Adres en kies een suggestie. Na je keuze splitst de balk zich in Straat / gebouwnummer en POSTCODE / Plaats. In Britse workspaces zie je Straat / plaats en Nummer / gebouwnaam, met het nummer vóór de straat en de plaats vóór de postcode. Laat je tekst staan die met niets overeenkwam, dan wordt die tekst als straat opgeslagen.
7. Klik op Opslaan.

Het contact staat nu in je adresboek en is beschikbaar voor elke toekomstige aanvraag, offerte of installatie. Het contactrecord houdt bij wie het laatst is bewerkt en wanneer.

Je kunt een nieuw contact ook starten vanaf de elektriciteitsrekening van de klant. Upload de rekening tijdens het aanmaken van het contact, dan vult Reonic de naam en het adres daaruit vooraf in. Controleer het resultaat voor je opslaat: de rekening kan op naam van iemand anders staan en het factuuradres kan wijzen naar een poort van een appartementencomplex, een afgelegen toegangspunt of een van meerdere rekeningen. Bevestig de installatieplaats op de kaart.

In Britse workspaces met ingeschakeld zoeken naar Britse adressen zoekt de balk Adres in Britse adressen. Klik onderaan in de dropdown op Wereldwijd zoeken om over te schakelen naar de standaardzoekopdracht en op Adressen in het VK zoeken om terug te gaan. Mislukt de Britse zoekopdracht, dan krijg je daarvan een melding en wordt de rest van je bezoek de standaardzoekopdracht gebruikt.

Een contact inline aanmaken tijdens het maken van een aanvraag of offerte

Je hoeft niet op de pagina Contacten te beginnen. Twee snellere routes maken het contact aan op de plek waar je het nodig hebt:

• Vanaf het scherm voor het aanmaken van een aanvraag. Met de inline contactwidget zoek je een bestaand contact en vul je, als er geen overeenkomst is, direct de klantvelden in. Het contact wordt samen met de aanvraag aangemaakt. Zo maak je een contact aan in de Mobile App.
• Vanuit een contactzoeker. Overal waar het Portal het zoekvak voor contacten toont ("Contact zoeken of maken", bijvoorbeeld bij het koppelen van een klant tijdens het maken van een aanvraag of offerte), kun je een nieuw contact aanmaken zonder de zoeker te verlaten. Typ de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de persoon. Klik daarna onderaan de dropdown op Nieuw contact maken of druk op Enter bij een lege resultatenlijst. De knop onderaan verschijnt ook als de zoekopdracht niets opleverde en toont wat je typte, bijvoorbeeld Nieuw contact maken "Mustermann". Het contactformulier opent vooraf ingevuld met je zoektekst: een e-mailadres komt in e-mailadres, een telefoonnummer in telefoon (en voornaam) en al het andere wordt opgesplitst in een naam, met het eerste woord als voornaam en de rest als achternaam. Vul de overige velden in en sla op zoals op het losse formulier.

De route vanuit de zoeker maakt een nieuw handmatig contact aan. De CRM-kiezer wordt niet gebruikt, dus het is geen import. Dezelfde waarschuwing "eerst zoeken, dan aanmaken" geldt: er wordt alleen op CRM-ID vergeleken, nooit op e-mailadres, telefoonnummer of naam.

Gegevens van partner, medeeigenaar of echtgenoot vastleggen

Een contact is één persoon. Om een tweede persoon vast te leggen (een echtgenoot, medeeigenaar of huishoudpartner) gebruik je een van deze werkwijzen:

• Eén contact, interne opmerkingen. Leg de naam en het e-mailadres van de tweede persoon vast in een interne opmerking op de detailpagina van het contact. Het primaire contact blijft de beslisser van het huishouden en de tweede persoon is ter context gedocumenteerd.
• Twee contacten, beide gekoppeld aan het project. Bij B2C is dit ongebruikelijk, maar je kunt een tweede contact aanmaken voor de partner of medeeigenaar en via de e-mail- en taakfuncties van het project contact opnemen. De ondertekeningslink gaat naar één e-mailadres tegelijk.
• B2B met meerdere belanghebbenden. Zie Meerdere belanghebbenden vastleggen bij commerciële projecten hieronder. Commerciële projecten hebben naast het primaire contact projectvelden voor een technisch contact, een factuurcontact en een beslisser.

Een contact bewerken

1. Zoek het contact (zie Een contact zoeken en vinden hieronder). Klik in de lijst Contacten op Bewerken bij de rij, of dubbelklik op de rij om de detailpagina met het contactformulier te openen.
2. Pas aan wat gewijzigd is: voornaam, achternaam, geboortedatum, primair e-mailadres, secundair e-mailadres, telefoon, mobiele telefoon, telefonische bereikbaarheid en adres (straat, nummer, postcode, plaats; in Britse workspaces zie je Straat / plaats en Nummer / gebouwnaam).
3. Klik op Opslaan.

In Braziliaanse workspaces zie je op het formulier ook CPF en CNPJ, en in Mexicaanse workspaces Identiteitsdocument en Zakelijk identiteitsdocument.

Je wijzigingen vervangen de vorige waarden. Reonic registreert dat er een wijziging is gedaan en door wie, zodat je kunt zien wanneer het record voor het laatst is aangepast en door wie. Bij het opslaan gelden enkele regels:

• Voor- en achternaam kunnen worden gewijzigd maar niet worden leeggemaakt.
• De geboortedatum mag niet in de toekomst liggen.
• Telefoonnummers worden in internationaal formaat opgeslagen, met het land van je bedrijf als er geen landcode is ingevoerd. Is een nummer automatisch opnieuw opgemaakt, dan toont het formulier de waarde zoals die oorspronkelijk is ingevoerd.
• Bij het bewerken zijn alleen voor- en achternaam verplicht en worden e-mailadres en telefoonnummer op formaat gecontroleerd. De configuratie van verplichte velden in je workspace geldt bij het aanmaken van een contact.
• Verlaat je het formulier met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt Reonic om bevestiging.
• Wijzig je een e-mailadres of telefoonnummer in een waarde die een ander contact al gebruikt, dan verschijnt op het formulier een melding over een duplicaat en wordt je wijziging gewoon opgeslagen. Om de twee records samen te voegen, zie Dubbele contacten opruimen hieronder.

Je kunt een contact ook bewerken vanuit de chatzijbalk in de app (zie Een contact zoeken en vinden). De zijbalk bevat hetzelfde contactformulier met dezelfde regels.

Hoe wijzigingen aan contacten doorwerken in projecten

Het contactrecord wordt gedeeld. Alle aanvragen, offertes en installaties van hetzelfde contact gebruiken één onderliggend record, dus als je op de detailpagina een typfout in het e-mailadres verbetert, nemen alle gekoppelde projecten de correctie over. Zo blijven telefoonnummers en adressen consistent in de hele geschiedenis van een klant.

De enige uitzondering is de ondertekende offerte-pdf. Een ondertekende offerte is een contractdocument en bevat de contactgegevens die bij de ondertekening op de offerte stonden. Een latere wijziging van het contact laat die ondertekende pdf ongewijzigd. Om nieuwe contactgegevens in een bindend document op te nemen, maak je een nieuwe variant en laat je die opnieuw ondertekenen.

Controleren of e-mail een contact echt bereikt

Het e-mailadres van een contact heeft een markering die laat zien wat er met naar dat adres verzonden e-mail is gebeurd, zowel in contactlijsten als op het contact zelf. Als je de markering opent, zie je de afzonderlijke pogingen: het onderwerp, het verzendmoment, de uitkomst en, als de ontvangende server die gaf, de eigen weigeringstekst. Bij het primaire e-mailadres opent een bezorgwaarschuwing het overlay E-mails.

Het is een logboek van wat is gemeld, geen oordeel over of het adres werkt. Elke regel is een gebeurtenis die daadwerkelijk is binnengekomen, dus er hoeft niets te worden geïnterpreteerd. Een spamklacht wordt als klacht getoond en niet als bezorgfout.

Een contact zoeken en vinden

Je kunt op vier plekken zoeken:

• De lijstweergave Contacten. Vrij zoeken op naam, e-mailadres, telefoon en adres, plus filters op aanmaakdatum en bewerkdatum. Beide datumfilters blijven tussen bezoeken ingesteld. Dubbelklik op een rij om de detailpagina te openen.
• De balk voor globaal zoeken in het Portal. Typ overal in de app een naam, e-mailadres, telefoonnummer of een deel van een adres. Contacten staan in de resultaten.
• Het voorbeeld bij aanwijzen. Wijs een contact aan in de lijst Contacten of in de resultaten van globaal zoeken om een kaart Contactgegevens te zien met naam, aanhef, e-mailadressen, telefoonnummers, telefonische bereikbaarheid, adres en bedrijfsgegevens. Zo controleer je of je de juiste persoon gaat openen.
• De chatzijbalk in de app. Vraag de AI-assistent in de app naar een contact (bijvoorbeeld "wie is Max Mustermann?" of "open het contact voor max@example.com"). De assistent plaatst een klikbare link die een zijbalkpaneel van het contact opent. Het paneel bevat hetzelfde bewerkformulier plus een gegroepeerd overzicht van de residentiële en commerciële aanvragen, offertes en installaties van de klant en toont altijd de meest recente gegevens. De detailpagina van het contact blijft de belangrijkste plek om een contact te bekijken.

Ook de offertes en projecten van een klant vind je via de detailpagina van het contact. Die toont de projecten van het contact onder Aanvragen, Offertes, Installaties, Commerciële aanvragen, Commerciële offertes en Commerciële installaties, elk met een relatieve datum en waar van toepassing het label "archived". Bij residentiële items staat het offertenummer tussen haakjes en bij commerciële items de project-ID. Klik op een project om er direct naartoe te gaan.

Een klant vinden via telefoonnummer

Typ het telefoonnummer, of een deel ervan, in de zoekbalk van Contacten of in het globale zoeken. Het telefoonveld maakt deel uit van de zoekopdracht, dus de cijfers worden gevonden.

Contacten sorteren op achternaam

Sorteer de lijst Contacten op volledige naam, waarbij contacten op achternaam en daarna op voornaam worden geordend. Je kunt ook sorteren op aanmaakdatum, los of samen met naam. De lijst laadt 50 contacten per pagina.

Meerdere adressen per contact: installatie en facturatie

Een contact heeft één adres: het hoofdadres van de persoon. Heeft het project een ander adres nodig (de installatielocatie is niet waar de klant woont, of de factuur gaat ergens anders heen), dan komt dat tweede adres bij het project.

Een projectadres instellen dat afwijkt van het contactadres

1. Open de aanvraag of offerte van dat project.
2. Ga naar het tabblad Project of naar het onderdeel met het projectadres bij de aanvraag.
3. Bewerk het project- of installatieadres: straat, nummer, plaats, postcode, land.
4. Klik op Opslaan.

Het contact behoudt het hoofdadres van de klant en het project bevat het installatieadres. De twee zijn onafhankelijk: het bijwerken van het ene past het andere niet aan. Het projectadres is het locatiespecifieke adres dat op de offerte-pdf wordt afgedrukt. Om een ander adres op een offerte te zetten, bewerk je dus het projectadres voordat je de offerte verstuurt.

Aparte factuur- en installatieadressen bij commerciële projecten

Commerciële projecten hebben uitgebreidere adresvelden dan residentiële. Bij een commercieel project kun je vastleggen:

• Het adres van de installatielocatie, waar de panelen, warmtepomp of batterij komen.
• Het factuuradres, waar de factuur naartoe wordt gestuurd.
• Het bedrijfsadres, het geregistreerde zakelijke adres.

Deze kunnen allemaal verschillen. Op de offerte en de installatie wordt het projectadres standaard als installatielocatie getoond en het factuuradres op de factuur. Stel het factuuradres op het project in als het afwijkt van de installatielocatie.

Bij een B2C-project met een apart factuuradres (bijvoorbeeld omdat de ouders van de klant betalen) laat je het contact op het adres van de huiseigenaar staan en noteer je de factuurwijziging in een opmerking bij de aanvraag of het project.

Meerdere installatielocaties voor één klant

Een klant met twee panden (twee zonne-installaties, of een warmtepomp en een PV-systeem op verschillende adressen) wordt behandeld als twee projecten bij één contact, elk met een eigen installatieadres. Het contact blijft één record. Beide projecten zie je in de projectlijsten op de detailpagina van het contact.

Projecten zonder bekend adres of buiten Europa

Je kunt een project aanmaken met een tijdelijk adres en dat later bijwerken. De adresvelden zijn bij het aanmaken niet strikt verplicht, dus vul ze in zodra de klant bevestigt. Voor projecten buiten Europa, of afgelegen locaties zonder nauwkeurig straatadres (een veld in de woestijn, een eiland, een locatie op GPS-coördinaten), voer je het adres vrij in. De adressuggesties helpen maar zijn niet verplicht.

Reonic gebruikt het adres om de locatie te bepalen voor de berekening van de zoninstraling, de planning en de kaartweergave. Kan een adres niet automatisch worden geplaatst, zet dan handmatig de speld op de kaartweergave om de coördinaten in te stellen.

Een contact koppelen aan projecten, offertes en aanvragen

Elke aanvraag, offerte en installatie hoort bij precies één contact. De koppeling ontstaat bij het aanmaken van het project: als je op Nieuwe aanvraag of Nieuw aanbod klikt, kies je het contact (of maak je er inline een aan) en het project blijft voorgoed aan dat contact gebonden.

Een project aanmaken vanuit een contact

De detailpagina van het contact heeft een menu Creëer ... en elke rij in de lijst Contacten heeft overeenkomstige snelle acties. Beide bieden zes routes:

• Residentieel verzoek
• Residentieel aanbod
• Residentiële installatie
• Commercieel verzoek
• Commercieel aanbod
• Commercieelinstallatie

1. Open de detailpagina van het contact, of zoek de rij van het contact op de pagina Contacten.
2. Open het menu Creëer ... (of de snelle acties van de rij).
3. Kies de gewenste route. Het bijbehorende projectdialoogvenster opent, vooraf ingevuld met het contact.
4. Vul het dialoogvenster in en sla op.

Elke route hangt af van je toestemming voor dat projecttype. Een item met een slotpictogram betekent dat je die toestemming nog niet hebt. Vraag die dan aan je admin.

Een klant direct in de offertefase starten

Om de aanvraag over te slaan en direct een geprijsde offerte te maken, gebruik je Residentieel aanbod of Commercieel aanbod in het menu Creëer ... van het contact. Het contact wordt direct aan de offerte gekoppeld en er wordt geen aanvraag aangemaakt. Dit past bij een lead die al gekwalificeerd is en waarbij de volgende stap het sturen van een offerte is.

Je kunt ook in de aanvraagfase (leadintake) beginnen en de aanvraag omzetten in een offerte zodra de klant gekwalificeerd is. Het contact blijft de hele tijd hetzelfde: aanvraag, offerte en installatie zijn allemaal gekoppeld aan hetzelfde contactrecord.

Meerdere offertes of projecten bij één contact

Een contact verzamelt alles wat je voor die persoon opbouwt: twee offertes (een PV-offerte en een warmtepompofferte), drie iteraties van hetzelfde project (varianten met versies), een installatie die als één aanvraag begon en in twee is gesplitst. Alles staat bij hetzelfde contactrecord.

De detailpagina van het contact toont alle aanvragen, offertes en installaties, ook gearchiveerde. Bekijk deze lijsten voordat je nog een project aanmaakt, zodat je er geen dubbel maakt.

Heeft een klant zowel een PV-systeem als een warmtepomp in je Kanban-borden, dan zie je ze als twee projecten bij hetzelfde contact. Elk project doorloopt zijn eigen Kanban onafhankelijk en de contactweergave brengt beide samen.

Samenhangende projecten van één klant groeperen

Om de samenhangende projecten van een klant overzichtelijk te houden, gebruiken teams:

• Naamconventie. Een consistent voorvoegsel in de projecttitel ("Mustermann PV", "Mustermann Warmtepomp"), zodat de projectlijsten van het contact goed leesbaar zijn.
• Interne opmerkingen. Een opmerking bij elk project die naar de andere verwijst ("Hoort bij project XYZ").
• Tags op de aanvraag. Is tagging op aanvragen geconfigureerd in je workspace, geef dan beide dezelfde tag.

Een klant heropenen die als Verloren is gemarkeerd

Heb je een aanvraag als Verloren gemarkeerd en komt de klant terug (of blijkt de afwijzing onterecht), dan blijven het contact en de aanvraag beide bestaan. De aanvraag staat in de kolom Verloren en de acties Verloren, Gewonnen en Heropenen horen bij de aanvraag, niet bij het contact. Zie de gids over leadkenmerken voor hoe aanvragen worden geopend, gewonnen, verloren en heropend.

1. Zoek de aanvraag in de Kanban-kolom Verloren, of via de aanvraaglijst met het filter Verloren.
2. Heropen de aanvraag vanaf de detailpagina van de aanvraag.
3. De aanvraag gaat terug naar de actieve pijplijn. Het contact blijft ongewijzigd en alle planning, varianten en geschiedenis blijven behouden.

Wil je met nieuwe planning voor dezelfde klant beginnen in plaats van te heropenen, maak dan een nieuwe aanvraag vanuit het contact via Residentieel verzoek in het menu Creëer .... De nieuwe aanvraag is gekoppeld aan het bestaande contact en de oude verloren aanvraag blijft als geschiedenis bestaan.

B2B- en B2C-contacten

De instelling die B2B van B2C onderscheidt bij een contact is de instelling zakelijk. Staat die aan, dan heeft het contact naast voor- en achternaam een bedrijfsnaam. Deze instelling is geen bedieningselement op het aanmaak- of bewerkformulier van het contact: ze wordt bij de intake (het openbare aanmeldformulier) of via de AI-assistent ingesteld.

Bij projecten komt het onderscheid terug als residentieel of commercieel, wat keuzes op projectniveau zijn. Een contact met een bedrijf kan bij een residentieel project horen (het gezinshoofd drijft toevallig een bedrijf) en een contact zonder bedrijf bij een commercieel project (zeldzaam, maar mogelijk voor een eenmanszaak).

Wat de keuze tussen particulier en commercieel verandert in een offerte

De keuze wordt op het project gemaakt, niet op het contact, en bepaalt het volgende:

• Commerciële offertes gebruiken commerciële prijslogica: vaak nettoprijzen met apart vermelde btw, zakelijke belastingafhandeling en commerciële componentopties.
• Particuliere offertes gebruiken residentiële prijslogica: brutoprijzen voor Duitse particuliere klanten, inclusief btw, en consumentenbeschermingsvoorwaarden.
• Beschikbare varianten en sjablonen verschillen tussen residentieel en commercieel.
• De belastingbehandeling op de factuur volgt het projecttype, niet het contacttype.

De zakelijke instelling van het contact bepaalt hier niets van. Een contact met een bedrijfsnaam kan bij een residentieel project horen (een eenmanszaak thuis) en een contact zonder bedrijfsnaam bij een commercieel project (een eenmanszaak die in commerciële PV investeert). Het projecttype bepaalt de offerte en het contact bevat de aanvullende bedrijfsinformatie.

De aanhef van de klant in een offerte aanpassen

De aanhef van het contact (Meneer, Mevrouw, Mx, Dr of eigen invoer) bepaalt hoe de klant wordt aangesproken in de offerte-pdf, de ondertekeningsmail en de begroeting in het klantportaal. De aanhef wordt via de project- of openbare intakeformulieren of de AI-chatassistent ingesteld, niet op het Formulier bewerken van het contact. Eenmaal ingesteld wordt ze in latere communicatie overgenomen.

Meerdere belanghebbenden vastleggen bij commerciële projecten

Bij een B2B-project zijn vaak meerdere mensen betrokken: een primair contact, een technisch contact, een factuurcontact en een beslisser. Reonic legt het primaire contact vast als contactrecord en de overige belanghebbenden op het project (de commerciële aanvraag, offerte of installatie).

De werkwijzen:

• Primair contact. De persoon aan wie je verkoopt, het contactrecord bij het project.
• Technisch contact. Een veld op projectniveau bij commerciële projecten, los van het primaire contact. Vaak de facility manager of het hoofd onderhoud.
• Factuurcontact. Toegevoegd bij commerciële projecten als facturen naar een andere persoon gaan. Bepaalt naar welk e-mailadres de factuur wordt gestuurd.
• Beslisser. Soms het primaire contact, soms een niveau hoger. Vastgelegd in projectopmerkingen of als interne belanghebbende bij de aanvraag.

Heeft een secundaire belanghebbende een eigen contactrecord nodig (zodat die in Contacten en in het zoeken verschijnt en je de toestemming onafhankelijk kunt controleren), maak dan een tweede contact aan en verwijs ernaar via projectopmerkingen of interne opmerkingen.

Bedrijfsnaam en contactpersoon toevoegen aan het projectadres

Bij commerciële projecten bevat het adresblok van de aanvraag, offerte en installatie naast straat en plaats ook de velden bedrijfsnaam en contactpersoon. Bewerk ze in het adresgedeelte van het project. De bedrijfsnaam van het contact vult standaard de bedrijfsnaam in, en je kunt die per project overschrijven als het factuurbedrijf afwijkt van het bedrijf van het contact.

Adressen van meerdere belanghebbenden in de agenda

Plan je een afspraak met een klant, dan neemt de agenda-afspraak standaard het projectadres (installatielocatie) over. Om ook het hoofdadres van het bedrijf naast het locatieadres te vermelden, voeg je het toe in de opmerkingen of beschrijving van de agenda-afspraak.

Een contact importeren uit een gekoppeld CRM

Is HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp of Photovate gekoppeld aan je workspace, dan bevatten het dialoogvenster Nieuw contact en de contactzoeker bij het aanmaken van een project een CRM-kiezer. De import werkt per contact.

1. Klik op de pagina Contacten op Nieuw contact, of gebruik de contactzoeker ("Contact zoeken of maken") tijdens het maken van een aanvraag of offerte.
2. Open na "or" het menu Importeren van en kies je CRM, bijvoorbeeld Contact importeren uit HubSpot. Alleen gekoppelde CRM's staan in de lijst.
3. Typ in het zoekvenster dat opent om te zoeken. De velden waarop wordt gezocht, verschillen per CRM.
4. (Optioneel) Klik bij HubSpot, Pipedrive, Weclapp en Bitrix bij een resultaat op Contact openen om het record in het CRM te controleren voordat je het importeert.
5. Klik op Selecteren bij de juiste rij. Reonic neemt de naam, het e-mailadres, één telefoonnummer en het adres over en koppelt de CRM-ID.
6. In de kiezer bij het aanmaken van een project bevestigt een melding de koppeling, bijvoorbeeld "This contact was imported from HubSpot and will be associated with the HubSpot contact (ID: …)" (dit contact is geïmporteerd uit HubSpot en wordt gekoppeld aan het HubSpot-contact).
7. (Optioneel) Klik op die melding op Ontkoppelen om het contact zonder koppeling aan te maken.
8. Controleer het formulier en vul in wat de configuratie van verplichte velden in je workspace vereist. Geïmporteerde contacten volgen dezelfde regels voor verplichte velden als handmatige.
9. Klik op Opslaan. De CRM-ID wordt opgeslagen bij het nieuwe Reonic-contact, wat de blijvende koppeling vormt.

De CRM-kiezer verschijnt alleen als de bijbehorende integratie is gekoppeld en actief in je workspace. Zie je hem niet, vraag dan je admin de status van de integratie te controleren, of maak het contact handmatig aan. Viewers kunnen in een gekoppeld CRM zoeken. Een contact aanmaken vanuit een resultaat vereist editorrechten.

Op de detailpagina van het contact tonen contacten uit HubSpot, Pipedrive en Weclapp een link View in CRM (in CRM bekijken) zolang de verbinding van je bedrijf met dat CRM actief is. Staat een Weclapp-contact al achter een residentieel project, dan is de knop Selecteren grijs, zodat je het niet twee keer kunt importeren.

Een bestaand Reonic-contact koppelen aan een CRM-record

Om een contact dat handmatig in Reonic is aangemaakt te koppelen aan je CRM, gebruik je een van deze werkwijzen:

• Opnieuw importeren. Zoek de klant in de CRM-kiezer en importeer, zodat het nieuwe contact de CRM-ID draagt. Je hebt dan twee Reonic-records voor dezelfde persoon (het handmatige en het geïmporteerde). Bepaal welke je houdt en voeg het andere daarmee samen (zie Dubbele contacten opruimen hieronder).
• Eerst in het CRM. Maak nieuwe contacten voortaan eerst in je CRM aan en importeer ze daarna via de kiezer in Reonic. Het CRM blijft de bron van waarheid voor identiteit en Reonic bevat het projectwerk.

Dubbele contacten opruimen

Bij het aanmaken zoekt Reonic een bestaand contact alleen op CRM-ID. Dit gebeurt alleen als je een aanvraag rechtstreeks in het Portal maakt en een bestaand contact wordt hergebruikt wanneer je dat contact in het aanmaakvenster kiest of een record uit HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp of Photovate importeert waarvan de ID al bij een contact hoort. Het openbare contactformulier en de widget voor commerciële energiebedrijven maken altijd een nieuw contact aan. Leads die via de partner-API worden verstuurd, worden geweigerd als er in je organisatie al een contact met hetzelfde e-mailadres bestaat, en leads zonder e-mailadres worden altijd geaccepteerd. Twee handmatige invoeren met hetzelfde e-mailadres, dezelfde persoon die je openbare formulier twee keer invult, of dezelfde Max Mustermann in HubSpot en Pipedrive leveren dus elk een nieuw record op.

Reonic markeert deze gevallen achteraf. Deelt een contact een e-mailadres of telefoonnummer met een ander contact, dan verschijnt op het contactformulier een melding over een duplicaat met de naam van het duplicaat of het aantal. Bij het vergelijken worden punten in Gmail-adressen, +tags en aliassen van providers genegeerd en wordt de naam niet gebruikt. Samenvoegen is beschikbaar voor gebruikers met de rol admin en voegt de gegevens van het duplicaat samen in een resterend contact.

1. Open beide detailpagina's van de contacten en bepaal welk record je houdt, meestal het record met de meeste geschiedenis (meer projecten, opmerkingen en activiteit).
2. Klik in de melding over het duplicaat op Samenvoegen. Bij één duplicaat opent de samenvoegweergave. Bij meerdere opent de lijst met duplicaten.
3. Kies in de samenvoegweergave welke waarden het resterende contact behoudt en rond het samenvoegen af.

De vlag voor marketingtoestemming, de toestemmingstekst en de link naar de gegevensbescherming verhuizen samen als één geheel, zodat een samengevoegd contact altijd een toestemmingsvlag bevat met de formulering waaronder die is gegeven. Waarden die je niet selecteert, worden uit het record verwijderd en de gegevens van het verwijderde duplicaat worden samengevat in een interne opmerking bij het resterende contact. Er wordt niets automatisch samengevoegd. Bewaar de prullenmand (zie Prullenmand en AVG-verwijdering hieronder) voor verzoeken tot gegevenswissing. Samenvoegen is het dagelijkse hulpmiddel tegen duplicaten.

Een duplicaat voorkomen bij het maken van een aanvraag

Meerdere aanvragen bij één contact zijn normaal (een vervolgbezoek, een tweede pand). Wat je moet vermijden is een tweede contact voor dezelfde persoon.

1. Zoek op de pagina Aanvragen naar het e-mailadres of telefoonnummer van de klant voordat je het aanmaakvenster opent. De zoekopdracht vergelijkt met naam, adres, telefoon en e-mailadres van het contact.
2. Klik op Nieuw verzoek > Nieuwe aanvraag aanmaken.
3. Zoek bij stap 1, Contactinformatie, de klant en kies het bestaande contact, of importeer het CRM-record, in plaats van een nieuw contact aan te maken. Een geïmporteerd record toont de melding Klant geïmporteerd uit contactpersonen met de optie Ontkoppelen.
4. Klik op Opslaan.

Een dubbele lead uit een CSV-import of broker-integratie archiveren

Komt dezelfde klant binnen via twee leadbroker-integraties (Wattfox, Aroundhome), dan kun je twee leads krijgen, elk bij een eigen contact.

1. Zoek beide leads in de aanvraaglijst (zoek op e-mailadres, telefoon of naam van de klant om beide te vinden).
2. Bepaal welke lead de primaire is, meestal die met de meeste activiteit of die je team al heeft bewerkt.
3. Archiveer de dubbele lead (zie Een contact, klant of testrecord archiveren hieronder), zodat deze niet meer in de actieve pijplijn verschijnt.

De gearchiveerde lead verschijnt niet meer in de actieve pijplijn en het onderliggende contactrecord blijft bestaan. Is het een echt duplicaat van een ander contact, voeg de twee dan samen (zie Dubbele contacten opruimen hierboven).

Een contact, klant of testrecord archiveren

Archiveren gebeurt bij de projecten van de klant en niet bij het contact zelf: het contactrecord blijft in het adresboek staan en blijft doorzoekbaar. De werkwijzen:

• Archiveer de gekoppelde projecten. Archiveer de aanvragen, offertes en installaties van de klant en laat het contactrecord zonder actieve projecten in het adresboek staan. Het contact blijft doorzoekbaar en de projecten verdwijnen uit de actieve weergaven.
• Naar de prullenmand verplaatsen. Verbergt het contact in standaardlijsten en zoekresultaten en houdt het record herstelbaar. Neem contact op met de supportchat (zie Prullenmand en AVG-verwijdering hieronder).
• AVG-verwijdering (GDPR delete). Onomkeerbaar wissen van de persoonsgegevens van het contact, gebruikt wanneer een klant formeel om gegevenswissing vraagt op grond van de AVG. Neem contact op met de supportchat.

Archiveer voor testklanten die je tijdens onboarding of training hebt aangemaakt de aanvragen aan het einde van je test.

Prullenmand en AVG-verwijdering

In de prullenmand worden contacten verborgen, hersteld of voor de AVG definitief gewist. Neem contact op met de supportchat om Naar prullenmand verplaatsen, Herstellen of AVG-verwijdering aan te vragen.

• Naar de prullenmand verplaatsen. Het contact wordt verborgen in de lijst Contacten, de zoekresultaten, de contactzoeker bij het aanmaken van een project en de zoekopdrachten van de AI-assistent, terwijl het record en alle projectkoppelingen intact blijven. Omkeerbaar via Herstellen.
• Herstellen. Het contact keert terug in het actieve adresboek.
• AVG-verwijdering. Onomkeerbaar wissen van persoonsgegevens, voor een contact dat al in de prullenmand staat. De naam, e-mailadressen, telefoonnummers, het adres, de aanhef, de geboortedatum en het resultaat van de kredietcontrole van de klant worden gewist, het geslacht wordt op "Overig" gezet en de verwijdering wordt vastgelegd met een tijdstempel en de gebruiker die haar heeft uitgevoerd. Het record zelf blijft bestaan, zodat de geschiedenis van projecten, offertes en installaties behouden blijft. Het toestemmingsrecord voor marketing, de campagnevelden, de staat, het land, de bedrijfsnaam en de zakelijke instelling, identificatienummers en de CRM-ID's blijven bewaard. Alleen naar de prullenmand verplaatsen voldoet niet aan een verzoek tot gegevenswissing op grond van de AVG: laat er een AVG-verwijdering op volgen.

Om een van deze acties aan te vragen:

1. Neem contact op met de supportchat.
2. Geef de volledige naam van het contact en de gegevens van je workspace door.
3. Geef aan welke actie je wilt: Naar prullenmand verplaatsen, Herstellen of AVG-verwijdering.
4. Voeg bij een AVG-verwijdering een bevestiging toe dat de klant formeel om wissing heeft gevraagd, plus eventuele ondersteunende documentatie die je compliance-proces vereist.
5. Je ontvangt een bevestiging zodra de actie is uitgevoerd.

Waarom een contact na verwijderen nog in zoekresultaten staat

Een contact dat je naar de prullenmand hebt verplaatst, verschijnt niet meer in de hoofdlijst Contacten. Staat er toch nog een in een dropdown van een contactzoeker, vernieuw dan de pagina zodat de zoeker zijn lijst opnieuw laadt.

E-mail, bestanden, taken en opmerkingen bij een contact

De detailpagina van elk contact heeft een zijbalk en een bovenbalk met actieknoppen:

• E-mails. Lees de e-mailthread tussen je team en deze klant en zie wat is verzonden en ontvangen via de gekoppelde mailbox of de bedrijfsbrede inbox van je workspace. Voor het koppelen van mailboxen, het verzenden van pdf's, het beantwoorden van e-mails en het afhandelen van bounces, zie E-mails in het CRM.
• Bestanden. Bestanden die aan het contact zijn gekoppeld en niet aan een project, voor documenten die in het algemeen bij de klant horen: kopieën van identiteitsbewijzen, ondertekende formulieren, correspondentie met de klant.
• Taken. Taken voor deze klant, hetzelfde takenoverzicht als bij projecten, beperkt tot het contact. Voor het aanmaken en toewijzen van taken, sjablonen en de dagelijkse samenvatting, zie Taken beheren in Reonic.
• Opmerkingen / interne opmerkingen. Vrije tekst die alleen je team ziet, voor context die geen gestructureerd veld waard is.
• Activiteitenfeed. Een chronologisch logboek van wijzigingen aan het contact.

Gebruikt je workspace de WhatsApp Lead Assistant, dan toont de detailpagina ook een paneel WhatsApp-communicatie met de WhatsApp-chatten die aan het contact zijn gekoppeld, met het nieuwste bericht bovenaan. Elke regel toont het telefoonnummer, waar van toepassing het label Lead Assistant, het laatste bericht (of "Nog geen berichten") en hoe lang geleden het binnenkwam. Klik op Open om naar de chat te gaan. Een contact kan meerdere gekoppelde chats hebben.

E-mails met een klant lezen

Het tabblad E-mails op de detailpagina van het contact toont elke e-mailthread die aan het e-mailadres van dit contact is gekoppeld. Is de mailboxintegratie van je workspace gekoppeld (een persoonlijke mailbox per gebruiker of een bedrijfsbrede inbox), dan worden inkomende en uitgaande e-mails automatisch aan het contact gekoppeld op basis van het e-mailadres van de klant. Mailt een klant vanaf het adres uit zijn contactrecord, dan verschijnt de thread op het tabblad E-mails van dat contact. Een speciaal doorstuuradres is niet nodig.

Controleren of een klant een e-mail heeft ontvangen

De contactweergave toont wat er met naar elk adres verzonden e-mail is gebeurd: bezorgd, geweigerd of als spam gemarkeerd (zie Controleren of e-mail een contact echt bereikt hierboven). Zegt de klant dat hij een e-mail niet heeft ontvangen, controleer dan eerst dat logboek, vraag de klant daarna in de spammap te kijken en verstuur de e-mail opnieuw of wijzig het e-mailadres.

Automatische herinneringsmails naar klanten sturen

Geautomatiseerde herinneringen voor specifieke gebeurtenissen worden afgehandeld door de functie die de klantinteractie startte:

• Herinneringen voor openstaande ondertekeningen worden afgehandeld door de ondertekeningsflow bij de offerte. Breng de klant handmatig opnieuw op de hoogte via het tabblad Afronden.
• Herinneringen voor het uploaden van bestanden in het klantportaal worden afgehandeld door de functie voor bestandsverzoeken in het klantportaal. Automatische herinneringen hangen af van de configuratie van het portaal.
• Afspraakbevestigingen worden automatisch verzonden wanneer je via de agenda een afspraak met de klant plant.

Terugkerende klantcommunicatie wordt per functie ingepland en niet vanuit het contact.

Bestanden aan een contact toevoegen

Op het tabblad Bestanden op de detailpagina van het contact upload je bestanden die bij de klant horen en niet bij een specifiek project. Sleep ze erheen of klik om te bladeren, dan komt het bestand in het bestandsgedeelte van het contact. Projectspecifieke bestanden (offerte-pdf's, planningsafbeeldingen, checklists) staan bij het project. Klantbrede bestanden (identiteitsbewijs, ondertekende formulieren, bedrijfsregister) staan bij het contact. Om bestanden van de klant op te vragen, gebruik je de functie voor bestandsverzoeken van het klantportaal bij een project.

Opmerkingen en interne opmerkingen toevoegen

In het gedeelte Opmerkingen (of interne opmerkingen) bij het contact kan je team vrije context vastleggen: vergadernotities, voorkeuren van de klant, nevencontext die geen gestructureerd veld waard is. Deze zijn alleen intern en de klant ziet ze niet. Voeg een opmerking toe via het tabblad Opmerkingen op de detailpagina van het contact.

Activiteitenfeed en tijdlijn

De activiteitenfeed op de detailpagina van het contact is een chronologisch logboek van wijzigingen. Hij laat zien wanneer het contact is aangemaakt en wie het het laatst heeft bewerkt.

Voor een completere tijdlijn van klantinteracties (e-mails, taken, agenda-afspraken, statuswijzigingen van projecten) open je de gekoppelde projecten en bekijk je de eigen activiteitenfeed van elk project. Het volledige beeld van een klant is de activiteitenfeed van het contact plus de activiteitenfeed van elk project.

Specifieke data in een klantrecord bijhouden

De standaarddatumvelden van het contact zijn de aanmaakdatum, de datum van laatste bewerking, de datum van verplaatsing naar de prullenmand en de datum van AVG-verwijdering. Datums die voor de deal van belang zijn (wanneer de klant tekende, wanneer een installatie was gepland, wanneer een factuur werd betaald) staan bij het betreffende project, de offerte of de factuur.

Voor andere datums rond de klant (een volgende opvolgdatum, een marketingverjaardag) gebruik je:

• Taken. Maak een taak bij het contact met een vervaldatum. Taken geven je een vervaldatum, een eigenaar en een herinnering, dus ze komen het dichtst bij een gestructureerde datum bij het contact.
• Opmerkingen. Leg de datum vast in een interne opmerking. Opmerkingen zijn doorzoekbaar maar herinneren je nergens aan.
• Agenda-afspraak. Plan een afspraak die aan het contact is gekoppeld.

Marketingtoestemming, AVG en herkomst van leadbronnen

Drie groepen velden bij een contact leggen de toestemming en de leadbron vast:

• Marketingtoestemming. De toestemmingsvlag (ja of nee), de toestemmingstekst (de exacte formulering waarmee de klant akkoord ging) en de link naar de gegevensbescherming (de versie van het privacybeleid waaronder de klant akkoord ging).
• Campagneherkomst. De UTM-bron, campagne, medium, term en content, vastgelegd wanneer het contact via een gevolgde marketingcampagne binnenkwam (Google Ads, Facebook, een verwijzingslink van een partner).
• AI-bron. Vastgelegd wanneer het contact is aangemaakt of bijgewerkt door een AI-hulpmiddel (de WhatsApp AI-assistent of de chatassistent in de app). Dit verschijnt als AI-bronbadge in het voorbeeld van het contact bij aanwijzen.

De marketingtoestemming van een contact controleren

1. Zoek het contact en open de detailpagina.
2. Bekijk het toestemmingsrecord voor marketing van het contact.
3. Lees alle drie de velden samen. De vlag geeft aan of de klant toestemming gaf, de tekst waarvoor en de link onder welke versie van het beleid.

Voor een AVG-audit zijn de tekst en de link het belangrijkste bewijs: ze tonen aan dat de klant akkoord ging met een specifieke formulering die aan een specifieke versie van het privacybeleid is gekoppeld. Wijzigt je privacybeleid, dan behouden contacten die onder de oude formulering zijn vastgelegd die formulering, zodat je kunt zien onder welke versie elk contact toestemming gaf. Het voorbeeld bij aanwijzen en de AI-assistent tonen geen toestemming, dus lees die op het contact zelf.

Toestemming intrekken op verzoek van de klant

Je wijzigt de toestemmingsvlag via de AI-chatassistent (chat in de app of WhatsApp). Door dit buiten het contactformulier te houden, blijft de vastgelegde formulering waarmee je klant akkoord ging beschermd.

1. Leg de huidige toestemmingsstatus (vlag, tekst en link) vast in een opmerking, ticket of je compliancelogboek als situatie vooraf.
2. Vraag de chatassistent om de marketingtoestemming van het contact op uit te zetten. De wijziging wordt bij het contact vastgelegd, inclusief wie ze deed en wanneer.
3. Is de AI-assistent niet voor je beschikbaar, stuur de intrekking dan door naar je Reonic Accountmanager.

Een AVG-verzoek tot gegevenswissing afhandelen

1. Leg bewijs van het formele verzoek van de klant vast (e-mail, ondertekend formulier, supportticket).
2. Neem contact op met de supportchat.
3. Geef de volledige naam van het contact, de gegevens van je workspace en de documentatie door.
4. De persoonsgegevens van het contact worden definitief gewist, terwijl de geschiedenis van de gekoppelde projecten behouden blijft.

Gegevens van een contact exporteren op verzoek van de klant

Neem voor een verzoek om gegevensoverdraagbaarheid contact op met de supportchat. Reken op een doorlooptijd van enkele dagen.

Eigen velden bij contacten

De gestructureerde velden van het contact zijn identiteit, communicatie, adres, bedrijf, marketingtoestemming, campagneherkomst, AI-bron en de auditvelden voor de levenscyclus.

Om eigen kenmerken per klant vast te leggen (een dakhelling, een voorkeursinstallateur, de grootte van het huishouden, een interne score), gebruik je:

• Het project of de aanvraag. Veel vastlegmogelijkheden staan bij het project. Dakhelling, energieverbruik, systeemgrootte en planningsopmerkingen staan allemaal bij de aanvraag of de offerte.
• Interne opmerkingen. Leg ongestructureerde kenmerken vast als interne opmerkingen op de detailpagina van het contact.
• Tags op de aanvraag. Is tagging op aanvragen geconfigureerd in je workspace, geef de aanvraag dan de relevante tag voor het kenmerk.

Een klantrecord taggen

Taggen werkt op aanvraagniveau. De werkwijzen:

• Tag de aanvragen. Tags op een aanvraag verschijnen in de aanvraaglijst en kunnen worden gefilterd. Draagt elk project van een klant dezelfde tag, dan krijg je indirect een overzicht op klantniveau. Aanvraagtags verschijnen in de lijstweergave van aanvragen, op de eigen detailpagina van de aanvraag en als filter in het Kanban-bord. Ze verschijnen niet op de detailpagina van het contact of in de lijst Contacten.
• Interne opmerking. Schrijf de tag in een interne opmerking bij het contact. Opmerkingen staan op de detailpagina van het contact onder het tabblad Opmerkingen en worden niet gebruikt in zoekopdrachten, filters of lijstweergaven.

Waar leads uit het Energiehuis-formulier terechtkomen

Vult een huiseigenaar je openbare aanmeldformulier van het Energiehuis in, dan gebeuren aan de CRM-kant twee dingen:

1. Er wordt een contact aangemaakt. Het openbare formulier maakt altijd een nieuw contact aan, ook als dezelfde persoon zich eerder heeft aangemeld.
2. Er wordt een aanvraag aangemaakt in de residentiële leadpijplijn, gekoppeld aan het contact.

De nieuwe aanvraag verschijnt in je aanvraaglijst, meestal in de kolom Nieuw op het Kanban-bord. Het contact bevat de campagnevelden die het formulier vastlegde plus de marketingtoestemming die de huiseigenaar heeft aangevinkt. Heb je de toewijzing van een key account voor Energiehuis-leads geconfigureerd, dan wordt de aanvraag bij het aanmaken automatisch toegewezen. Anders komt ze ongetoegewezen binnen.

Voor de configuratie van het Energiehuis zelf (de aanmelding op je website insluiten, de frontend met je huisstijl configureren, de taxonomie van leadbronnen en de reis van de huiseigenaar), zie Leads genereren met de openbare Energiehuis-configurator.

CSV-import van leads met verplichte e-mailadressen

Importeer je leads uit een bestand met de AI-leadimport, dan hergebruikt Reonic een bestaand contact met hetzelfde e-mailadres. Een lead zonder e-mailadres krijgt elke keer een nieuw contact.

Heeft je bestand leads zonder e-mailadres, dan kun je:

• Een tijdelijk e-mailadres toevoegen en dat vervangen zodra de klant het echte adres geeft. Gebruik voor elk contact een ander tijdelijk adres: contacten met hetzelfde adres worden als duplicaten van elkaar gemarkeerd.
• Die rijen overslaan en de contacten handmatig aanmaken met de velden die je hebt.

Meldingen bij klantgebeurtenissen

Reonic toont meldingen voor verschillende klantgebeurtenissen via de meldingsbel in de app en, afhankelijk van je configuratie, via e-mail:

• Nieuwe lead uit het Energiehuis. Wanneer het openbare aanmeldformulier een nieuwe aanvraag aanmaakt, krijgt de toegewezen Accountmanager (KAM) een melding.
• Offerte ondertekend. Wanneer een klant een offerte ondertekent, ontvangt de toegewezen Accountmanager (KAM) een melding.
• Bestanden geüpload door de klant. Wanneer de klant via het klantportaal een bestand uploadt, krijgt het team een melding.

Het dichtst bij een gebeurtenis "nieuwe klant gewonnen" komt de melding dat een offerte is ondertekend, waarbij het project naar Gewonnen gaat.

Contacten exporteren, importeren en samenvoegen

Het importeren van één contact gebeurt in het Portal en bulkgegevens van contacten lopen via je gekoppelde CRM.

• Contacten exporteren (of alleen hun e-mailadressen). Exporteer vanuit je gekoppelde CRM, of neem contact op met de supportchat.
• Contacten importeren. De CRM-kiezer (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate) importeert één contact tegelijk. Bij bulkimport van leads (veel aanvragen met hun contacten) maken de AI-leadimport en de broker-integraties de contacten automatisch aan, één per geïmporteerde lead.
• Duplicaten samenvoegen. Gebruik de samenvoegfunctie voor contacten (rol admin): die voegt de gegevens van een duplicaat samen in een resterend contact en verwijdert het duplicaat. Zie Dubbele contacten opruimen hierboven.

E-mailadres en telefoonnummer van een klant valideren

Het contactformulier controleert elke keer het e-mailformaat en telefoonnummers worden in internationaal formaat opgeslagen. Om te bevestigen dat een adres daadwerkelijk werkt, controleer je na je eerste bericht de bezorgmarkering bij het e-mailadres (zie Controleren of e-mail een contact echt bereikt hierboven), of verstuur je vroeg in de relatie een test van een ondertekening of een afspraakbevestiging.

Contacteigenaar en pijplijnstatus

Eigenaarschap en pijplijnstatus horen bij het project en niet bij het contact.

• De Accountmanager (KAM) is de gebruiker die verantwoordelijk is voor een specifieke lead, offerte of installatie. De KAM ontvangt meldingen wanneer de klant tekent, wanneer bestanden worden geüpload en wanneer nieuwe leads binnenkomen via zijn persoonlijke Energiehuis Link. Elk project heeft een eigen KAM, dus een klant met meerdere projecten kan per project een andere KAM hebben. Wijs de KAM opnieuw toe door het veld Toegewezen aan van het project te bewerken, per project of via de bulkacties van de lijstweergave. De KAM is ook het Van-adres van de uitgaande e-mails van het project, dus wijzig je de KAM halverwege een project, dan verandert wie als afzender verschijnt.
• Eigenaarschap van het contact volgt de KAM bij het project. Het contact zelf wordt binnen je workspace gedeeld.
• De status van het contact staat ook bij het project: de Kanban-kolom van de aanvraag, de status gewonnen of verloren van de offerte, de voortgang van de installatie. Een klant met een PV-project en een warmtepompproject laat elk door zijn eigen Kanban lopen.
• Verschillende "hoofdcontact"-gebruikers bij projecten betekenen dat de projecten verschillende toegewezen KAM's hebben. Om ze gelijk te trekken, stel je bij elk project dezelfde toegewezen KAM in.

Het klantportaal: foto's, checklists en afspraken

Via het Klantportaal (een link per aanvraag) kan de klant verschillende dingen doen die jij instelt.

• Foto's uploaden. Configureer een bestandsverzoek waarin om foto's wordt gevraagd. De klant uploadt via zijn portaallink en de foto's komen in het bestandsgedeelte van het project. Zie de instellingen van het klantportaal voor de workflow van het bestandsverzoek.
• Een checklist invullen. Het portaal kan checklistvragen tonen (de flow Customer Questionnaire, klantvragenlijst) die de klant beantwoordt.
• Hun afspraken zien. Plan je een afspraak via de agenda, dan verschijnt die in het portaal van de klant onder "Your appointments" (jouw afspraken). Om een afspraak intern te houden, laat je de vlag show-to-customer (tonen aan klant) van de agenda-afspraak uit staan bij het aanmaken. De afspraak blijft dan privé en er wordt geen melding naar de klant gestuurd.

Ontbrekende tabbladen en afwijkende adressen

• Het tabblad Funding Service ontbreekt. Dit hangt af van de modulemconfiguratie van je workspace en van de geschiktheid van het project. Controleer bij je admin dat de module Funding Service (subsidiedienst) is ingeschakeld en dat het land en type van het project in aanmerking komen.
• Het bouwkundige rapport van Roomwise toont een ander adres dan het project. Roomwise legt een bouwkundige opname per ruimte vast met een eigen adresveld, dat tijdens de opname wordt ingesteld. Bewerk het adres van de Roomwise-opname zodat het overeenkomt, of laat het verschil bestaan als de opname voor een ander gebouw was.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026