Het klantenportaal configureren

Het klantenportaal is de pagina waar je klant terechtkomt nadat je de link hebt gestuurd. Daar bekijkt de klant de offerte, ondertekent, volgt de voortgang van de installatie, wisselt documenten uit en ziet aankomende afspraken. Je klant opent het portaal rechtstreeks via de link die je stuurt.

Voordat je begint

• Je hebt minimaal de rol Editor nodig in het project. Viewers zien de activeringsschakelaar en E-maillink naar klant niet.
• Je hebt ook toestemming nodig om de dealwaarden van projecten te bekijken. Zonder die toestemming verschijnt het menu Klantenportaal niet in het project.
• Het portaal staat bij elk project standaard uit. Je zet het expliciet aan voor elk project dat je wilt delen.
• Je branding (Merkopbouw) geldt voor je hele workspace, niet per project. Je logo, kleuren en e-mailsjablonen stel je één keer in bij Instellingen, en ze gelden voor elke klant die op een portaalpagina terechtkomt.
• De klantcontactpersoon van het project heeft een e-mailadres nodig om de link vanuit het Portal te versturen. Heeft de contactpersoon een adres, dan is de knop E-maillink naar klant actief. Zonder adres kopieer je de link en stuur je die via je eigen kanaal.

Het portaal voor een project activeren

Zolang je het portaal niet aanzet, toont de pagina een melding "Deze pagina wordt niet gedeeld" met je logo, je bedrijfsnaam en het e-mailadres van de accountmanager.

1. Open het project in het Portal (woonproject of commercieel project).
2. Klik in de bovenbalk van het project op Klantenportaal (het menu met extra opties en het pijltje).
3. Zet onderaan het menu de schakelaar Geactiveerd aan. Dit werkt direct, zonder bevestigingsvenster.
4. Er verschijnt de bevestiging "Het klantenportaal is succesvol geactiveerd". De portaalpagina is nu live, en Ga naar het klantenportaal, Link kopiëren en E-maillink naar klant zijn beschikbaar in het menu.

De bevestiging verschijnt zodra je klikt. Open het menu opnieuw en kijk naar de schakelaar om het resultaat te controleren.

Wil je het later uitzetten, zet dan dezelfde schakelaar uit. Een venster Klantenportaal deactiveren? vraagt om bevestiging: "Als je de portal deactiveert, heeft deze klant direct geen toegang meer tot de projectstatus, aankomende afspraken en gedeelde bestanden en documenten. U kunt de portal op elk gewenst moment weer activeren."

Het portaal voor een commercieel project activeren

Dezelfde schakelaar werkt bij commerciële projecten. Open het commerciële project, klik in de bovenbalk op Klantenportaal en zet Geactiveerd aan. Commerciële klanten zien een beperkter portaal dan particuliere klanten (zie Bepalen welke secties de klant ziet voor de verschillen).

De portaallink naar de klant sturen

Zodra het portaal actief is, mail je de link naar de klant met je eigen sjabloon in je huisstijl.

1. Klik in hetzelfde menu Klantenportaal op E-maillink naar klant.
2. Er verschijnt een venster Link per e-mail naar klant?: "Bij bevestiging wordt een e-mail met de link naar het klantenportaal naar de klant gestuurd." Het venster noemt het adres van de ontvanger. Controleer het adres en bevestig dan.
3. Een melding "The access link has been sent to the customer via email" (de toegangslink is per e-mail naar de klant verstuurd) bevestigt de verzending. Mislukt de verzending, dan toont de melding de reden, bijvoorbeeld "Customer contact email must be defined to send portal link email" (het e-mailadres van de klantcontactpersoon moet zijn ingesteld om de portaallink te versturen).

De e-mail gaat naar het adres van de klantcontactpersoon van het project. De e-mail wordt verstuurd vanaf het e-mailadres van je bedrijf onder de juridische bedrijfsnaam, met het sjabloon E-mail op gedeelde klantenportal voor het projecttype (residentieel of commercieel). Het sjabloon vult je bedrijfsnaam, de volledige naam van de klant en de naam van de Key Account Manager in (of je eigen naam als er geen Key Account Manager is toegewezen). Je stelt de tekst één keer in bij Automatische e-mails, en elke verzending naar elke klant gebruikt die tekst.

De inhoud van de e-mail controleren voordat je verstuurt

Het menu Klantenportaal biedt Ga naar het klantenportaal, Link kopiëren, E-maillink naar klant en de schakelaar Geactiveerd. Het bevestigingsvenster toont alleen het adres van de ontvanger, niet het onderwerp of de inhoud. Zo controleer je wat de klant ontvangt voordat je verstuurt:

1. Open Instellingen en zoek naar Automatische e-mails. Bekijk het sjabloon E-mail op gedeelde klantenportal op het tabblad Residentieel of Commercieel. Het Voorbeeld toont live het onderwerp, de titel en de tekst, ingevuld met voorbeeldwaarden.
2. Controleer het adres van de ontvanger in het bevestigingsvenster. Daarheen verstuurt E-maillink naar klant.
3. Wil je een volledig opgemaakte versie zien, stuur de link dan eerst als test naar je eigen adres.

De verzending gebruikt hetzelfde sjabloon, dus de tekst die je in Automatische e-mails instelt, is precies wat de klant ontvangt.

Alternatief: de link kopiëren en via je eigen kanaal versturen

Om de link via WhatsApp, sms, je eigen e-mail of een chat met de klant te versturen:

1. Klik in het menu Klantenportaal op Link kopiëren.
2. De volledige link staat nu op je klembord. Een melding "Link gekopieerd naar klembord" bevestigt dit.
3. Plak de link in het kanaal van je voorkeur.

Alternatief: bekijken wat de klant ziet

1. Klik in hetzelfde menu op Ga naar het klantenportaal.
2. Het portaal opent in een nieuw browsertabblad in klantweergave, precies zoals de klant het ziet bij het openen van de link.

De link opnieuw versturen of een kwijtgeraakte link herstellen

Zegt de klant dat de e-mail niet is aangekomen, kwijt is of verwijderd is:

1. Klik nogmaals op E-maillink naar klant. Dezelfde link gaat naar het adres dat op dat moment bij de klantcontactpersoon van het project staat.
2. Of klik op Link kopiëren en stuur de link via een kanaal naar keuze.

Is het e-mailadres van de klant sinds de start van het project veranderd, werk dan het e-mailadres van de projectcontactpersoon bij voordat je opnieuw verstuurt.

Het portaal voorzien van je logo, kleuren en teksten

Het portaal neemt zijn uitstraling over van de branding van je workspace. Stel die één keer in en elke klant ziet je merk in het portaal.

Je logo en kleuren

• Logo: open Instellingen en zoek naar Merkopbouw (rol Admin of hoger). Upload het logo in de afbeeldingseditor, die bijsnijdt naar 16:9. Het logo daar verschijnt in de kop van elke portaalpagina en in het e-mailsjabloon met de link.
• Merkkleuren: kies op dezelfde pagina Merkopbouw een Primaire kleur en een Secundaire kleur met de kleurkiezers, als hexwaarden. Opslaan vervangt je primaire en secundaire merkkleuren. Neem voor lettertypen en andere opmaak contact op met je Reonic-accountmanager.
• Logo van een samenwerkingspartner (alleen woonprojecten): werk je samen met een co-brandingpartner, dan is een weergave met twee logo's en "In samenwerking met" beschikbaar. Het logo van de partner staat vooraan, met je eigen logo en naam kleiner eronder. Dit stel je niet in bij Instellingen; neem contact op met je Reonic-accountmanager.

Onderwerp en inhoud van de e-mail

De link waarop de klant klikt, komt binnen in een e-mail. Je bewerkt het onderwerp, de titel en de inhoud voor je workspace, apart voor residentiële en commerciële projecten. De pagina Automatische e-mails is beschikbaar voor de rol Admin of hoger. Heeft je workspace maar één bedrijfstak, dan is het andere tabblad vergrendeld.

1. Open Instellingen en zoek naar Automatische e-mails.
2. Kies het tabblad Residentieel of Commercieel.
3. Open het blok E-mail op gedeelde klantenportal.
4. Bewerk het Onderwerp, de Titel en de Tekst met je eigen formulering.
5. Voeg variabelen toe door ze in de tekst te typen: {companyName}, {customerFullName} en {userFullName}. Kopieer de exacte spelling uit de variabelenlegenda naast de editor.
6. Controleer het live Voorbeeld. Dat vult de variabelen met voorbeeldwaarden en toont je logo, de titel en de tekst, een knop Ga naar het klantenportaal met daaronder de portaallink, en een voettekst met je juridische naam, adres, homepage en de links Colofon, Gegevensbescherming, Misbruik melden en Afmelden.
7. Klik op Opslaan. Eén keer opslaan geldt voor elke e-mail op het tabblad.

Elke toekomstige e-mail met de portaallink voor dat projecttype gebruikt je eigen tekst. Kopieer de variabelen uit de legenda: een verkeerd gespelde variabele wordt bij het versturen zonder waarschuwing uit de e-mail verwijderd. Zie Automatische e-mails configureren voor het volledige naslagwerk over de editor en de regels voor variabelen.

De portaalpagina zelf

De pagina waar de klant terechtkomt (de koppen Uw projectoverzicht, Documenten, afspraken, Bestandsaanvragen) gebruikt vertaalde interfaceteksten. Die zijn beschikbaar in 11 talen (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) en passen zich automatisch aan de taal van de klant aan.

Wil je de klant een eigen welkomsttekst laten lezen, gebruik dan de inhoud van de e-mail E-mail op gedeelde klantenportal. Dat is het laatste wat de klant leest voordat het portaal opengaat, dus zet daar de stem van je merk en een korte toelichting op wat de klant kan verwachten.

Een bedrijfscontact tonen in plaats van de individuele verkoper

Standaard toont het portaal de aan het project toegewezen Accountmanager (Key Account Manager, KAM) als contactpersoon van de klant: naam, foto, telefoon en e-mail. Wil je in plaats van de individuele verkoper een algemeen bedrijfscontact tonen (je support-inbox, het telefoonnummer van je kantoor):

1. Maak een algemene gebruiker "Ondersteuning" of "Kantoor" aan in je workspace met de contactgegevens die je in het portaal wilt tonen (een algemeen telefoonnummer, een gedeelde inbox zoals support@yourcompany.de, een foto met het bedrijfslogo).
2. Wijs die gebruiker toe als Accountmanager in de projecten waar het algemene contact moet verschijnen. Open het project, bewerk de toegewezen KAM en sla op.
3. Het tabblad Overzicht in het portaal toont nu het algemene contact in plaats van de individuele verkoper.

Bepalen welke secties de klant ziet

Het klantenportaal heeft zeven tabbladen, die boven de startweergave Overzicht staan. De meeste verschijnen zodra de onderliggende gegevens bestaan, niet via een schakelaar voor de hele workspace. Veelgestelde vragen verschijnen in de weergave Installation Progress.

• Overzicht — Altijd (startweergave) — Welkomstbanner, projectadres, foto en contactgegevens van je toegewezen accountmanager, je installateurslogo (en het logo van de samenwerkingspartner, als dat is ingesteld), beschrijving van de installatiestatus
• Offerte — Woonproject: als er een handtekeningverzoek bestaat. Commercieel: als er commerciële varianten zijn ingesteld — De offerte-pdf; de interface voor digitale handtekeningen bij woonprojecten (commerciële klanten zien alleen contact, KAM en bestanden); weergaven van juridische documenten (algemene voorwaarden, herroepingsformulier, annuleringsvoorwaarden)
• Installation Progress (installatievoortgang) — Als je beschrijvingen aan je projectstatussen hebt toegevoegd — Tijdlijn met statussen (Niet gestart / In voorbereiding / In uitvoering / Voltooid), voltooiingspercentage, beschrijvingen en datums per status. Ingestelde veelgestelde vragen verschijnen hier als vraag-en-antwoordparen onder elke status.
• Netregistratie — Alleen in Duitsland, en alleen als netregistratie is ingeschakeld — Voortgang van de netregistratie (Netzanmeldung). Bestaan er zowel een PV- als een warmtepompregistratie, dan kan de klant met een dropdown tussen beide wisselen
• KfW Förderung — Alleen in Duitsland, en alleen nadat je een BZA naar de klant hebt verstuurd — Subsidietijdlijn (status van BZA en BND), een chatvenster en een uploadgebied waar de klant de KfW Förderbestätigung (subsidiebevestiging) rechtstreeks uploadt, één bestand per BZA. Reonic mailt je wanneer de klant uploadt.
• Mijn bestanden — Als er bestanden zijn die als zichtbaar voor de klant zijn gemarkeerd — Documenten die je hebt geüpload met de markering Zichtbaar voor klant aan; downloaden, plus miniatuurvoorbeelden voor afbeeldingen die je met een klik kunt vergroten. Pictogrammen voor bestandstypen zijn er voor Afbeelding, PDF, CSV en Excel
• Bestandsaanvragen — Als je minstens één bestandsaanvraag hebt gepubliceerd — Uploadgebieden voor documenten die je bij de klant hebt opgevraagd (een volmacht, een certificaat, een foto van de meter); de klant uploadt rechtstreeks in het portaal
• Mijn afspraken — Als je aan het project gekoppelde kalendergebeurtenissen hebt aangemaakt met Show to customer (aan klant tonen) aan — Bezoeken ter plaatse, inspecties, installatiedagen, verdeeld in Aankomend en Verleden; titel, beschrijving, datum, locatie

Secties verbergen die de klant niet hoeft te zien

Secties verschijnen wanneer de onderliggende gegevens bestaan. Wil je een tabblad verbergen, bepaal dan welke gegevens erin staan:

• Het tabblad Offerte verbergen: stuur geen handtekeningverzoek in het project. Zonder handtekeningverzoek zien particuliere klanten geen tabblad Offerte.
• Mijn bestanden verbergen: zet elk bestand dat je uploadt op Zichtbaar voor klant: uit. Alles wat zichtbaar blijft, staat op het tabblad.
• Bestandsaanvragen verbergen: publiceer geen bestandsaanvragen in het project, of rond de aanvragen die je hebt gemaakt af of annuleer ze. Een nieuwe bestandsaanvraag blijft een concept en is verborgen voor de klant totdat je de aanvraag publiceert in de lijst Bestandsaanvragen van het project.
• Mijn afspraken verbergen: laat Show to customer uit bij elke kalendergebeurtenis van het project. Kalendergebeurtenissen blijven standaard intern, en de klant ziet alleen gebeurtenissen die je er bewust voor aanzet.
• Installation Progress verbergen: laat de beschrijvingen per status leeg. Zonder beschrijvende tekst verschijnt de tijdlijn niet.

Zichtbaarheid van prijzen bij commerciële projecten

Bij commerciële projecten toont het portaal je contactgegevens, de toegewezen accountmanager, bestanden en afspraken, zonder variantgegevens, prijzen per regel, de volledige kostenopbouw, subsidiegegevens of de oproep om te ondertekenen. Wil je varianten naast elkaar vergelijken met een commerciële klant, stuur de klant dan rechtstreeks de offerte-pdf. De variantvergelijking is een weergave aan de kant van de installateur.

Bij woonprojecten volgt de zichtbaarheid van prijzen in de offerte-pdf je pdf-instellingen: open Instellingen en zoek naar Pagina's & Ontwerp. Het portaal toont de pdf die je de klant ter ondertekening hebt gestuurd, met de secties die je voor je workspace hebt aangezet.

Wat de klant in het portaal kan doen

Het portaal is vooral bedoeld om te bekijken. De klant kan:

• Je offerte ondertekenen (alleen woonprojecten: een handtekening op het scherm tekenen, een afbeelding van een handtekening uploaden, of jouw upload van de op papier ondertekende pdf accepteren). Na ondertekening is die variant vergrendeld. Wil je na ondertekening een wijziging vastleggen, maak dan van de offerte een nieuwe variant en stuur een nieuw handtekeningverzoek.
• Een ondertekend contract herroepen (alleen woonprojecten, en alleen als je dit hebt ingeschakeld). Heb je Herroeping van contract door klant aangezet, dan toont de weergave van de ondertekende offerte de klant per variant een link Contract herroepen, zolang de klant binnen de herroepingstermijn zit die je hebt ingesteld (standaard 14 dagen). Zie Ondertekende contracten en de herroepingstermijn hieronder.
• Documenten uploaden waar je om hebt gevraagd via bestandsaanvragen. De klant kan de eigen upload binnen 5 minuten vervangen. Daarna is de upload definitief, tenzij je een nieuwe bestandsaanvraag aanmaakt.
• De KfW Förderbestätigung uploaden (subsidiebevestiging; alleen Duitse subsidieprojecten voor warmtepompen bij woonprojecten) rechtstreeks in het tabblad KfW Förderung, zodra je de klant een BZA hebt gestuurd. Eén bestand per BZA, te vervangen binnen 5 minuten. Reonic mailt je een link wanneer de klant uploadt.
• Alles downloaden wat je hebt gedeeld: de ondertekende offerte, documenten uit het tabblad Bestanden en ondertekende pdf's van eerdere handtekeningen.

Het portaal toont het ene project dat je met de klant deelt. Voor alles wat de klant wil bespreken (een wijziging van de offerte, een afspraak verzetten) neemt de klant rechtstreeks contact met je op per e-mail of telefoon. Het enige chatvenster in het portaal is de subsidiechat in het tabblad KfW Förderung.

De link gaat naar één e-mailadres: het adres van de klantcontactpersoon van het project. Wil je het portaal delen met een partner of een financiële contactpersoon, stuur de e-mail dan door vanuit je eigen inbox of wijzig het e-mailadres in het project voordat je de link verstuurt.

Ondertekende contracten en de herroepingstermijn

Ondertekenen vergrendelt een variant voor bewerking. Of de klant daarna nog kan herroepen, hangt af van één instelling in je workspace.

Standaard blijft een ondertekend contract ondertekend en heeft de klant geen eigen herroepingsactie. Zet je Herroeping van contract door klant aan (alleen woonprojecten), dan geeft Reonic particuliere klanten een wettelijke herroepingstermijn:

1. Open Instellingen en zoek naar Functies.
2. Zet Herroeping van contract door klant aan.
3. Stel de herroepingstermijn in dagen in. De standaard is 14. Voor Duitse klanten ligt alles onder 14 dagen onder het wettelijke minimum, en Reonic waarschuwt je.
4. Vanaf dat moment toont elke ondertekende offerte bij een woonproject de klant per variant een link Contract herroepen in de weergave van de ondertekende offerte, zolang de klant binnen de termijn zit.

Wanneer een klant herroept:

• Een bevestigingsvenster waarschuwt dat de actie niet ongedaan kan worden gemaakt en dat de klant nog binnen de termijn zit.
• Reonic markeert de ondertekende pdf als herroepen, legt de herroeping vast in de activiteitenfeed van het project en verstuurt twee e-mails: een bevestiging aan de klant en een melding aan de toegewezen accountmanager.
• De weergave van de ondertekende offerte toont de klant "You have withdrawn this contract" (je hebt dit contract herroepen) met het tijdstip.
• Je kanbankaart en de afrondingsweergave tonen een badge "Door de klant ingetrokken" zodra elke ondertekende variant van het project is herroepen.

Hoe een klant het portaal opent

De klant opent het portaal rechtstreeks via de link die je stuurt. De klant:

1. Opent de link in je e-mail (of een link die je hebt doorgestuurd).
2. Het portaal laadt met je branding, de projectgegevens van de klant en de tabbladen die passen bij wat je hebt ingesteld.
3. Gebruikt wat er staat (ondertekenen, uploaden, downloaden, door de tijdlijn scrollen) en sluit het tabblad.
4. Opent de volgende keer dat het portaal nodig is je e-mail opnieuw en opent de link nogmaals.

Het portaal blijft beschikbaar zolang het voor het project is geactiveerd. Wil je de toegang beëindigen, deactiveer dan het portaal.

Bepaalde documenten (zoals een volmacht) automatisch in het portaal tonen

Documenten verschijnen in het portaal van een project omdat je ze in dat project hebt gezet. Er zijn twee manieren:

• Uploaden per project: upload het document (een volmacht, een certificaat, een algemeen informatieblad) naar het tabblad Bestanden van het project en markeer het als Zichtbaar voor klant. Het verschijnt in het tabblad Mijn bestanden van de klant.
• Sjabloon voor bestandsaanvragen: vraag je de klant regelmatig om hetzelfde soort document (een ondertekende machtiging, een foto van de meter, een eigendomsakte), open dan Instellingen, zoek naar Sjablonen voor bestandsaanvragen en maak een sjabloon aan. Maak je een bestandsaanvraag in een project aan en publiceer je die, dan ziet de klant in het tabblad Bestandsaanvragen van het portaal een uploadgebied met de tekst en de toegestane bestandstypen die je vooraf hebt ingesteld.

Wil je veelgebruikte documenten vooraf aan elk nieuw project koppelen, voeg het bestand of de aanvraag dan toe aan je kanban-flow voor het aanmaken van projecten.

Orderbevestigingen en facturen in het portaal tonen

Orderbevestigingen en facturen maak je aan jouw kant aan in de offerte- en facturatieworkflow:

• Orderbevestigingen worden na ondertekening van de offerte aangemaakt en verstuurd vanuit het tabblad Orderbevestiging van de offerte.
• Facturen worden aangemaakt en verstuurd via de facturatieflow (volledige factuur, deelfactuur enzovoort). Reonic mailt de klant de pdf rechtstreeks.

Wil je deze documenten in het portaal tonen, upload ze dan naar het tabblad Bestanden van het project en markeer ze als Zichtbaar voor klant. Ze verschijnen in het tabblad Mijn bestanden van de klant, naast de ondertekende offerte.

Klant kan de offerte niet vinden in het portaal

Zegt je klant dat de offerte niet in het portaal staat:

1. Controleer of het portaal is geactiveerd: open het project, open het menu Klantenportaal en controleer of de schakelaar Geactiveerd aan staat. Staat die uit, dan ziet de klant de melding "Deze pagina wordt niet gedeeld".
2. Controleer of er een handtekeningverzoek bestaat: het tabblad Offerte verschijnt zodra je vanuit de offerte een handtekeningverzoek hebt verstuurd. Verstuur de offerte ter ondertekening en laat de klant de pagina opnieuw laden.
3. Controleer of de klant de nieuwste link gebruikt: elk project heeft een eigen link. Opent de klant een oude e-mail, dan ziet de klant het oude project. Verstuur opnieuw via E-maillink naar klant, zodat de klant de actuele link heeft.
4. Controleer of de klant het juiste project opent: een klant met meerdere projecten (een PV-installatie plus een warmtepomp achteraf) heeft meerdere portaallinks. Controleer of de klant de link van het juiste project opent.

Een commercieel rapport versturen als het portaal niet is geactiveerd

Voor commerciële klanten bij wie je het portaal liever overslaat (de klant wil alleen een pdf, of je verkoopproces slaat het portaal over bij commerciële projecten):

1. Maak vanaf de offertepagina van het project de commerciële offerte-pdf aan, met alle secties die je hebt ingesteld.
2. Mail de pdf rechtstreeks naar de klant vanuit je eigen inbox, of via de flow van de offerte om de pdf te mailen.
3. Sla de activering van het portaal over. De klant ziet geen portaallink.

Je kunt de rest van de projectworkflow gewoon doorlopen. Het portaal is een manier om te leveren, geen vereiste.

Adviesgesprekken in het portaal tonen

Kalendergebeurtenissen verschijnen in het tabblad Mijn afspraken van de klant als aan twee voorwaarden is voldaan:

1. De gebeurtenis is gekoppeld aan het project (een project met toegang tot het portaal).
2. Bij de gebeurtenis staat Show to customer aan, plus een titel en beschrijving die zichtbaar zijn voor de klant.

Om een adviesgesprek zichtbaar te maken voor de klant:

1. Open het project en ga naar het tabblad met de kalender of de afspraken.
2. Maak de gebeurtenis voor het adviesgesprek aan of open die.
3. Vul de velden Titel voor klant en Beschrijving voor klant in (los van de interne titel en beschrijving die je team gebruikt).
4. Zet Show to customer aan.
5. Sla op.

Het tabblad Mijn afspraken van de klant toont het adviesgesprek nu onder de komende gebeurtenissen, met je titel en beschrijving voor de klant.

Het portaal deactiveren

Wanneer het project volledig is opgeleverd, de klant geen toegang meer nodig heeft of je de weergave om een andere reden wilt beëindigen:

1. Open het project.
2. Open het menu Klantenportaal en zet Geactiveerd uit.
3. Bevestig het venster Klantenportaal deactiveren?.

De link van de klant werkt direct niet meer. De klant ziet de melding "Deze pagina wordt niet gedeeld" met je bedrijfsnaam en het e-mailadres van de accountmanager. De klant krijgt hiervan geen bericht, en bestanden die de klant eerder heeft gedownload, blijven op het apparaat van de klant staan. Je kunt het portaal op elk moment opnieuw activeren met dezelfde schakelaar.

De bevestiging "Het klantenportaal is succesvol gedeactiveerd" verschijnt zodra je klikt. Open het menu opnieuw om te controleren of het portaal uit staat: Ga naar het klantenportaal, Link kopiëren en E-maillink naar klant zijn dan grijs weergegeven.

Goed om te weten

• Het portaal is per project, niet per klant. Een klant met meerdere projecten (PV-installatie, warmtepomp en een apart onderhoudscontract) krijgt voor elk project een andere portaallink.
• Commerciële klanten zien een beperkter portaal dan particuliere klanten. De weergave voor commerciële klanten toont contact, accountmanager, bestanden en afspraken, zonder handtekening in het portaal, netregistratie of variantvergelijking.
• Het portaal blijft beschikbaar tot je het deactiveert. Deactiveer het als onderdeel van het afsluiten van een project.
• Elke wijziging van de schakelaar Geactiveerd voegt een item toe aan het activiteitenlog. Open het menu opnieuw om de stand van de schakelaar te controleren, in plaats van de schakelaar steeds om te zetten.
• Bestanden verzamel je via bestandsaanvragen. Het tabblad Bestanden van de klant is alleen-lezen. Maak een bestandsaanvraag aan en publiceer die om de klant te laten uploaden.
• Het portaal is webgebaseerd en werkt op mobiel. Klanten openen het in de browser van hun telefoon, zonder iets te installeren.
• Residentieel en commercieel hebben aparte sjablonen voor de portaallink. Elk sjabloon bewerk je op een eigen tabblad in Automatische e-mails, dus een wijziging in de residentiële e-mail laat de commerciële ongemoeid.
• Ondertekende offertes zijn vergrendeld. Zodra de klant een variant ondertekent, kun je die niet meer bewerken of verwijderen. Wil je na ondertekening een wijziging vastleggen, maak dan van de offerte een nieuwe variant en stuur een nieuw handtekeningverzoek. Twee wegen beëindigen een handtekening: je annuleert het verzoek zelf (het verzoek staat dan als ingetrokken), of, met Herroeping van contract door klant aan, herroept een particuliere klant het eigen ondertekende contract binnen de door jou ingestelde termijn (zie Ondertekende contracten en de herroepingstermijn).

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026