Sjablonen voor bestandsaanvragen

Voor wie dit artikel is

Admins die de automatische bestandsaanvragen voor de Energiehuis-funnel instellen, en teamleden die bestandsaanvragen aanmaken voor individuele klantprojecten.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Admin nodig om de instellingenpagina Sjablonen voor bestandsaanvragen te openen, waar de automatische bestandsaanvragen staan. Kun je de pagina niet openen, vraag dan een Admin.
• De Energiehuis-funnel is beschikbaar voor Woonprojecten. Bestandsaanvragen per project werken zowel bij Woonprojecten als bij Commerciële projecten.
• Voor aanvragen per project moet het Klantportaal voor het project geactiveerd zijn.
• Zorg waar mogelijk voor voorbeeldafbeeldingen. Bij elke Energiehuis-aanvraag hoort een voorbeeldfoto die de eigenaar precies laat zien wat hij of zij moet vastleggen.

Automatische bestandsaanvragen voor Energiehuis instellen

Deze aanvragen verschijnen automatisch nadat een eigenaar het openbare Energiehuis-formulier heeft verzonden.

1. Open Instellingen > Klantcommunicatie > Sjablonen voor bestandsaanvragen en scrol naar Automatische bestandsverzoeken.
2. Klik op Toevoegen (de +-knop rechtsboven). Er opent een nieuwe, inactieve conceptaanvraag om te bewerken.
3. Vul Naam in (maximaal 50 tekens), bijvoorbeeld Foto van de meterkast. Dit is de naam die de eigenaar ziet.
4. Voeg een Beschrijving toe (maximaal 150 tekens, optioneel) waarin staat wat er gefotografeerd moet worden.
5. Sleep een Voorbeeldafbeelding naar het uploadgebied (alleen afbeeldingsbestanden). De eigenaar ziet die als visuele hulp.
6. Stel Weergeven bij in: de componentpakketten waarvoor deze aanvraag geldt (Solar, Batterij, Wallbox en bij accounts met warmtepompen ook Warmtepomp). De aanvraag verschijnt alleen voor eigenaren die een van deze pakketten hebben gekozen.
7. Stel Verplicht voor in: de pakketten waarbij de upload verplicht is in plaats van optioneel. Een pakket kun je pas als verplicht markeren als het onder Weergeven bij is geselecteerd.
8. Klik op Opslaan. Bij een actieve aanvraag vraagt Reonic om bevestiging. Een inactief concept wordt direct opgeslagen.
9. Zet de aanvraag in de lijst met de aan/uit-schakelaar op actief om hem live te zetten en bevestig "make public" (openbaar maken).

Sleep de rijen om de volgorde te wijzigen waarin eigenaren de aanvragen zien. Wil je een aanvraag verwijderen, gebruik dan de actie Verwijderen in de rij. Klik op Voorbeeld (de oogknop, sneltoets p) om te zien welke aanvragen een eigenaar per pakket krijgt.

Na het verzenden van het formulier ziet de eigenaar de aanvragen op de statuspagina in de kaart Bestanden uploaden, die na afronding verandert in Bestanden geüpload. Een tegel met de titel Tip: en een QR-code opent dezelfde pagina op de telefoon. Zodra alle verplichte bestanden binnen zijn, verschijnt een groene melding met Volgende, waarmee de eigenaar doorgaat naar de stap voor het adviesgesprek.

Over de rest van de funnel lees je meer in Leads genereren met de openbare Energiehuis-configurator.

Bestanden opvragen voor één project

Gebruik aanvragen per project voor klanten die niet via de Energiehuis-funnel binnenkomen, zoals leads die zich zelf melden en doorverwijzingen, en voor vragen tijdens het project of foto's bij de oplevering na de deal.

1. Open het project van de klant in het Reonic Portal.
2. Ga naar Bestanden / Bestandsaanvragen.
3. Klik op Nieuw bestand aanvragen.
4. Vul bij Titel in wat de klant moet uploaden.
5. Klik op Beschrijving toevoegen om optionele tekst toe te voegen. De klant ziet de tekst opgemaakt, dus links werken.
6. Stel Toegestane bestandstypen in: Image (afbeelding), PDF, CSV, Excel of een combinatie.
7. Schakel Allow many (meerdere bestanden toestaan) in als de aanvraag meer dan één bestand accepteert.
8. Klik op Aanmaken. De aanvraag wordt als concept toegevoegd aan de lijst Bestandsaanvragen van het project en is nog niet zichtbaar voor de klant.
9. Gebruik in de lijst Bestandsaanvragen de actie verzenden / publiceren van de aanvraag. De aanvraag verschijnt nu in het portaal van de klant onder Bestandsaanvragen.

De klant uploadt vanuit het portaal. De upload verschijnt in het bestandsgedeelte van het project, gemarkeerd als door de klant geüpload, en is ook voor de klant zichtbaar. Zodra een aanvraag een upload heeft, krijgt ze een blauw vinkje en verdwijnt het label Verplicht. Als elke aanvraag een upload heeft, ziet de klant "Helemaal klaar. Bedankt!".

Goed om te weten

• Energiehuis-aanvragen volgen de keuze van de eigenaar. Een aanvraag met Weergeven bij Solar wordt alleen getoond aan eigenaren die een solarpakket hebben gekozen. Verplicht voor geldt per pakket, dus dezelfde aanvraag kan bij Wallbox optioneel en bij Solar verplicht zijn. Een gevulde badge betekent verplicht, een gestippelde badge betekent optioneel.
• Wijzigingen gelden voor nieuwe inzendingen. Als je een aanvraag uitschakelt, verschijnt ze niet meer bij nieuwe inzendingen. Aanvragen die al zijn verstuurd, blijven ongewijzigd. Een verwijderde aanvraag blijft geldig voor offertes die al zijn aangemaakt en wordt bij nieuwe niet meer getoond.
• Lead-only-modus. Als je account de funnel in lead-only-modus gebruikt, eindigt de eigenaar op het scherm Bedankt voor uw aanvraag in plaats van op de statuspagina. Dezelfde statuspagina verschijnt ook in het Klantportaal.
• Eén bestand of meer. Met Allow many ingeschakeld kan de klant maximaal 20 bestanden tegelijk neerzetten en blijft het uploadvak open. Als de optie uit staat, uploadt de klant één bestand en sluit het uploadvak zodra de aanvraag een upload heeft. Het uploadvak accepteert alleen de bestandstypen die je hebt toegestaan. Een mislukte upload toont de melding "Fout tijdens uploaden bestand".
• Klanten kunnen een verkeerde upload 5 minuten lang corrigeren. Binnen 5 minuten na het uploaden kan de klant het bestand verwijderen en opnieuw uploaden. Een tooltip telt de resterende tijd af. Daarna is het bestand vergrendeld en wordt de klant gevraagd contact op te nemen met jouw bedrijf om het te laten verwijderen.
• Neem zelf contact op. Heeft de klant binnen de verwachte tijd niets geüpload, neem dan rechtstreeks contact op.
• Voorbeelden bij aanvragen per project. Wil je de klant een voorbeeld laten zien, beschrijf het dan in de Beschrijving of plaats daar een link naar een voorbeeld.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026