Agenten AIAI-functie

Sommig werk is voorspelbaar genoeg om het één keer te beschrijven. Wordt een offerte ondertekend, dan moet iemand het installatiedossier openen. Is een factuur over de vervaldatum, dan moet iemand erachteraan. Een agent doet dat werk. Je geeft de agent een vast doel en voegt daarna jobs toe. Elke job bestaat uit één trigger en een instructie in je eigen woorden. Agenten gebruiken dezelfde AI-assistent als de chat in de app, met dezelfde tools, maar ze werken zonder dat iemand meekijkt.

Voordat je begint

• Agenten moeten voor je bedrijf zijn ingeschakeld. Zie je Agenten niet in de navigatie, vraag het dan aan je Reonic-accountmanager. De pagina heeft het label Bèta.
• Je moet admin zijn. Alleen admins kunnen agenten zien, maken, bewerken en uitvoeren.
• Bepaal waarvoor de agent dient voordat je hem aanmaakt. Het algemene doel bepaalt elke uitvoering.

Een agent maken

1. Open Agenten. Bij je eerste bezoek verschijnt een welkomstvenster over agenten. Klik op Begrepen om het te sluiten.
2. Klik op Nieuwe agent. Reonic maakt een agent met de naam Nieuwe agent aan en opent de bijbehorende pagina.
3. Vul bij Hoe moet de agent heten? een naam in waaraan jij en andere admins zien wat de agent doet.
4. Voeg eventueel een avatar toe. Klik op de dobbelsteen om met AI een avatar te laten genereren op basis van de naam, het doel en de jobinstructies van de agent. Vul die dus eerst in. Elke klik geeft een andere afbeelding in de kleuren van je bedrijf. Wil je een eigen afbeelding gebruiken, klik dan op de pen en upload een bestand. De avatar wordt toegepast zodra je opslaat.
5. Vul het Algemeen doel in: de vaste instructies, zoals toon, prioriteiten, wat altijd gecontroleerd moet worden en wat nooit aangeraakt mag worden. Reonic plaatst het algemene doel boven de instructie van elke job die deze agent uitvoert. Zet algemene regels dus hier en specifieke wensen in de job.
6. Zet Agentstatus op Aan het werk. Staat een agent Op vakantie, dan slaan gebeurtenistriggers en schema's de agent over, maar je kunt hem nog wel testen.
7. Laat Acties automatisch uitvoeren die bevestiging vereisen uit, tenzij je erop vertrouwt dat de agent zelfstandig mag handelen. Zolang de instelling uit staat, pauzeert de agent voor acties zoals verwijderen, archiveren, een status wijzigen of een handtekeningaanvraag versturen, totdat een admin bevestigt.
8. Klik op Opslaan.

De agent heeft nog geen jobs en doet dus niets. Eén agent kan veel jobs bevatten, dus je hebt niet voor elke trigger een aparte agent nodig.

Je kunt ook op de Agenten-pagina op Agenten voorstellen klikken. Reonic stelt dan kant-en-klare agenten voor op basis van de gegevens van je bedrijf. Elke kaart die je selecteert, maakt één agent aan met één job en een beschrijving. Suggesties werken het best als je account al wat gebruik heeft.

Een job toevoegen die op een gebeurtenis reageert

Een job wordt gestart door een van deze gebeurtenissen:

• Bij ondertekening van de offerte: een offerte wordt ondertekend, waarmee het project ook als gewonnen wordt gemarkeerd. Alleen voor particuliere projecten.
• Bij aangevraagde handtekening: er wordt een handtekening aangevraagd, voordat de offerte is ondertekend. Alleen voor particuliere projecten.
• Bij wijziging van projectstatus: een project gaat naar een nieuwe Kanban-status.
• Bij project gemarkeerd als gewonnen: het project wordt als gewonnen gemarkeerd. Dit is een andere trigger dan Bij ondertekening van de offerte.
• Bij project gemarkeerd als verloren: het project wordt als verloren gemarkeerd. De agent ontvangt de reden van verlies, zodat je instructie kan reageren op waarom het project verloren is gegaan.
• Bij voltooide checklist: een checklist-segment wordt vergrendeld voor bewerking.
• Bij aangemaakte aanvraag: er wordt een nieuw project aangemaakt, handmatig, via AI-leadimport of via openbare aanmelding.
• Wanneer een factuur achterstallig is: een onbetaalde factuur wordt achterstallig. Reonic controleert dit elk uur en de job start één keer per factuur. Facturen waarvan de betalingsstatus handmatig is gewijzigd, blijven buiten beschouwing.
• On appointment created (bij aangemaakte afspraak): er wordt een afspraak aangemaakt in een team- of gebruikersagenda van Reonic, met of zonder gekoppeld project. Afspraken in gekoppelde Google- of Microsoft-agenda's starten de job niet.

1. Open de agent via de lijst Agenten.
2. Klik in het gedeelte Jobs op Job toevoegen. Reonic maakt een lege, inactieve job aan en opent die.
3. Voer eventueel een Job-naam in. Zonder naam wordt de job getoond als "Job N".
4. Kies bij Wanneer moet de Job worden geactiveerd? de gebeurtenis. Bij de meeste opties staat een hulptekst die precies beschrijft wanneer ze afgaan.
5. Beperk de job eventueel. Bij wijziging van projectstatus kan alleen afgaan wanneer een project in één bepaalde status terechtkomt, Bij voltooide checklist alleen voor één checklistsjabloon en Bij project gemarkeerd als verloren alleen voor één reden van verlies. Laat het veld op de optie "alle" staan om elke keer af te gaan.
6. Schrijf de Instructie: wat de agent moet doen wanneer de trigger afgaat. De instructie is verplicht.
7. Zet Status op Actief.
8. Klik op Opslaan. Is de job nog inactief, dan vraagt Reonic Job activeren?. Kies Activeren om de job te laten draaien of Inactief houden.

Alle andere triggers gaan af bij elke overeenkomende gebeurtenis. Zet extra voorwaarden, zoals "alleen voor projecten boven een bepaalde waarde", in de instructie. De agent ontvangt de details van de gebeurtenis en doet niets als niet aan de voorwaarde is voldaan.

Start een job op een project, dan krijgt de agent de opdracht alleen dat project te wijzigen. Andere projecten kan de agent wel lezen.

Eén job heeft precies één trigger. Wil je op meerdere gebeurtenissen reageren, voeg dan meerdere jobs toe aan dezelfde agent. Een job reageert op gebeurtenissen vanaf het moment dat hij actief is. Eerdere gebeurtenissen worden niet alsnog verwerkt.

Een job toevoegen die volgens een schema draait

1. Klik in het gedeelte Jobs van de agent op Job toevoegen.
2. Kies bij Wanneer moet de Job worden geactiveerd? de optie Op een bepaald tijdstip. Het schema staat in eerste instantie op dagelijks om 9 uur UTC.
3. Kies de Cyclus: Dagelijks, Wekelijks, Tweewekelijks of Maandelijks.
4. Kies bij wekelijks en tweewekelijks de Dag van de week. Kies bij maandelijks de Dag van de maand: Begin, Midden of Einde. Einde is altijd de laatste dag van de maand, ook in korte maanden.
5. Stel het Uur van de dag in. Elk uur wordt getoond in UTC, met de lokale tijd van je browser ernaast.
6. Schrijf de Instructie.
7. Klik op Opslaan en kies Activeren wanneer daarom wordt gevraagd.

Het schema loopt in UTC en in hele uren. Een lokale uitvoering om 09:00 valt op een ander UTC-uur en verschuift een uur wanneer de klok wordt verzet. De job start op een vaste minuut binnen het gekozen uur, dus niet precies op het hele uur. Wordt een tijdslot gemist, dan wordt die uitvoering overgeslagen en niet later ingehaald.

Een geplande uitvoering heeft geen gekoppeld project, dus de instructie moet aangeven waar de agent naar moet kijken. Tweewekelijks start op de gekozen weekdag in even ISO-kalenderweken en niet twee weken nadat je de job hebt opgeslagen.

Een job testen

1. Open de job en klik op Uitproberen. Uitproberen is beschikbaar zodra de instructie is opgeslagen.
2. Kies een project. Bij geplande jobs vervalt deze stap.
3. Klik op Leg uit wat er zou gebeuren. De agent beschrijft welke wijzigingen hij zou doorvoeren en noemt alles wat in je instructie onduidelijk is.
4. Klik op Nu uitvoeren als je tevreden bent.
5. Bevestig de melding. Deze uitvoering voert echte wijzigingen door.

Testuitvoeringen handelen als de agent en niet als jij. Elke keer dat je op Nu uitvoeren klikt, wordt er echt gehandeld, dus herhaalde tests herhalen ook de gevolgen, zoals twee vervolgtaken. Leg uit wat er zou gebeuren geeft de agent de opdracht niets te wijzigen. Gebruik voor je eerste tests een testproject.

Een gepauzeerde actie goedkeuren

Komt een uitvoering bij een actie die bevestiging vereist en staat automatische bevestiging uit, dan pauzeert de uitvoering met de status Toestemming vereist. De admins van je bedrijf krijgen een melding in de app.

1. Open de uitvoering via de tabel met uitvoeringen, via het tabblad Toestemming vereist op de startpagina of via de melding.
2. Bevestig of weiger de actie, in de weergave van de uitvoering of direct vanuit de melding.

De eerste admin die antwoordt, beslist. Een bevestigde uitvoering gaat verder als de agent. Een openstaand verzoek verloopt als niemand te lang reageert.

De uitvoeringen van een agent bekijken

De pagina van de agent toont Eerdere uitvoeringen van al zijn jobs en elke jobpagina toont de laatste 50 uitvoeringen van die job. Elke rij toont één status:

• Queued (in de wachtrij): wacht om te starten, omdat je bedrijf al het maximum aantal getriggerde uitvoeringen heeft draaien.
• Bezig: de uitvoering loopt nog.
• Toestemming vereist: gepauzeerd, in afwachting van bevestiging.
• Gestopt: iemand heeft de uitvoering gestopt.
• Geslaagd: het doel is bereikt.
• Gedeeltelijk: een deel van het doel is gedaan, met een percentage.
• Mislukt: het doel kon niet worden bereikt. Hieronder vallen ook uitvoeringen met een time-out, een crash of een stop door een ingebouwde beveiliging.
• Overgeslagen: de trigger was eigenlijk niet van toepassing, dus er was niets te doen.
• Onbekend: de uitvoering eindigde zonder een resultaat te melden.

De agent meldt het resultaat zelf. Een stap die mislukte en bij een nieuwe poging slaagde, telt dus niet mee tegen de uitvoering.

De kolom Type toont hoe een uitvoering is gestart: Getriggerd voor een echte uitvoering, Handmatig voor Nu uitvoeren en Voorbeeld voor Leg uit wat er zou gebeuren. Getriggerde uitvoeringen hebben een diepte-badge. Een uitvoering die door een gebeurtenis of schema is gestart, toont 1 en een uitvoering die door een andere agent is gestart, toont een hoger getal.

Jobs die je iets moeten melden in plaats van iets te wijzigen, zoals een overzicht of een analyse, leveren Rapport-uitvoeringen op. Ze tonen Geslaagd in de tabel met uitvoeringen en staan ook op de startpagina, zodat je ze kunt lezen.

Elke rij heeft deze acties:

• Openen toont het gesprek van de uitvoering naast de tabel.
• Stoppen beëindigt een uitvoering in de wachtrij, een lopende of een gepauzeerde uitvoering. Een lopende uitvoering stopt na de huidige stap. Acties die op goedkeuring wachten, worden geannuleerd en al doorgevoerde wijzigingen blijven staan.
• Opnieuw proberen start een nieuwe uitvoering van een afgeronde uitvoering, met de oorspronkelijke trigger. Een opnieuw geprobeerde Explain-uitvoering blijft een voorvertoning.
• Help me dit op te lossen, bij een uitvoering die eindigde als Mislukt, Gedeeltelijk of Onbekend, kopieert de uitvoering naar een nieuwe privé-AI-chat die analyseert wat er misging en een aanpassing voorstelt. Bewerk de job met de oplossing waar je het mee eens bent.

Wil je één job pauzeren, zet de Status dan op Inactief. Wil je alle jobs van een agent pauzeren, zet Agentstatus dan op Op vakantie en sla op. Beide acties verwijderen niets. Uitvoeringen in de wachtrij van de gepauzeerde job of agent worden gestopt in plaats van gestart.

De startpagina bekijken

De startpagina van het Reonic Portal heeft een overzicht Agenten met de uitvoeringen van al je agenten die het bekijken waard zijn, verdeeld over de tabbladen Alle, Rapport, Toestemming vereist en Mislukt. Elk tabblad toont maximaal 5 uitvoeringen, de ongeziene eerst. Klik op een rij om de uitvoering te openen.

Je krijgt ook een melding in de app wanneer een rapport klaar is, een uitvoering toestemming nodig heeft of een uitvoering mislukt. Deze meldingen gaan naar elke admin, ongeacht de overige meldingsvoorkeuren.

Goed om te weten

• Een agent zonder jobs gaat nooit af. De agent bevat alleen de naam, het algemene doel, de status en de bevestigingsinstelling. De triggers zitten in de jobs.
• Automatische bevestiging geldt ook voor je tests. Staat Acties automatisch uitvoeren die bevestiging vereisen aan, dan voert Nu uitvoeren die acties uit zonder te pauzeren.
• Bescherming tegen ontsporing is ingebouwd. Uitvoeringen stoppen na ongeveer 10 minuten of 100 toolaanroepen en een keten van agenten die elkaar in gang zetten, is beperkt tot drie niveaus diep. Deze limieten gelden altijd.
• Drukke periodes zetten uitvoeringen in de wachtrij. Per bedrijf draaien maximaal 10 getriggerde en geplande uitvoeringen tegelijk. Verdere uitvoeringen tonen Queued en starten, de oudste eerst, zodra er plekken vrijkomen. Ze starten later en gaan niet verloren. Tests met Explain en Nu uitvoeren, nieuwe pogingen en bevestigde acties tellen niet mee voor deze limiet.
• Snelle herhalingen draaien apart. Start dezelfde gebeurtenis een job twee keer kort na elkaar, dan krijg je twee afzonderlijke uitvoeringen.
• Als je een agent verwijdert, worden ook de bijbehorende jobs verwijderd, in één stap.
• Elke uitvoering gebruikt AI. Houd frequente schema's die veel doen in de gaten. Zet je een job op Inactief, dan stopt die.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026