Taken beheren in Reonic

Met taken coördineert je team het kleine werk dat geen eigen scherm heeft: de klant terugbellen, de meterfoto uploaden, controleren of de netregistratie is doorgekomen, de offerte afronden. Elke taak is een klein record (titel, beschrijving, vervaldatum, optionele checklist, optionele labels, een of meer toegewezenen) dat aan precies één bovenliggend item is gekoppeld: een woonproject, een commercieel project, een klantcontact, een projectbeheerplan voor een commercieel project, of je eigen persoonlijke inbox. Taken staan op de pagina Taken in de navigatie links, op het tabblad Taken van elk project, op de detailpagina van elk klantcontact en op het dashboard van de startpagina.

Voordat je begint

• Bepaal het bovenliggende item voordat je iets aanmaakt. Een taak hoort bij één bovenliggend item: een woonproject, een commercieel project, een klantcontact, een projectbeheerplan voor een commercieel project of je persoonlijke inbox. Het bovenliggende item bepaalt wie de taak ziet, in welke lijst die verschijnt en (bij commerciële projecten) of die op een baan van de taken-kanban kan staan. Het bovenliggende item ligt vast zodra je opslaat, dus maak de taak aan in het project of contact dat je open hebt in plaats van vanaf de algemene pagina Taken als je anders het verkeerde zou kunnen kiezen.
• Je hebt minimaal Editor op het bovenliggende item nodig. Om een taak aan te maken die aan een project of contact is gekoppeld, heb je ten minste Editor op dat project of contact nodig. Persoonlijke taken (zonder bovenliggend project) zijn altijd beschikbaar voor de ingelogde gebruiker. Zie je de knop + Taak toevoegen niet, dan ligt je rol of gebiedstoegang op dat bovenliggende item onder Editor.
• Ken de standaardinstellingen voor meldingen van je team. Als je een individuele gebruiker toewijst, wordt standaard een e-mailmelding verstuurd. Wil je iedereen in een team bereiken, wijs ze dan afzonderlijk toe in plaats van alleen het team toe te voegen (zie Een taak toewijzen aan een gebruiker of team hieronder).

Waar je taken ziet in het Portal en de Mobile App

• Startpagina – je eigen openstaande taken plus taken die jij aan anderen hebt toegewezen.
• Pagina Taken (navigatie links) – de algemene pagina Taken met de filterchips Alle, Mine (van mij), Toegewezen door mij, Achterstallig en Vandaag vervallen, plus zoeken op vrije tekst en een filter op type bovenliggend item. Standaard toont de pagina alleen je eigen taken; schakel naar de chip Alle (of verbreed het gebruikersfilter) om de andere taken te zien waartoe je toegang hebt. Iedereen begint met alleen de eigen taken en verbreedt het filter handmatig.
• In een project – elk woonproject, commercieel project en projectbeheerplan voor een commercieel project heeft een tabblad Taken (of een widget in de zijbalk, als je Workspace de zijbalk heeft ingeschakeld). Alle taken die aan dat project gekoppeld zijn, verschijnen daar.
• In een klantcontact – de detailpagina van het contact toont de taken die aan het contact gekoppeld zijn, los van een afzonderlijk project.
• Taken-kanban voor commerciële projecten – commerciële projecten hebben ook een kanbanweergave van hun taken, ingedeeld per baan.
• Mobile App – je toegewezen taken plus taken in projecten die je kunt zien, verschijnen in de lijst Taken van de app en op het tabblad Taken van elk project. Mobiel zie je het meteen op je scherm wanneer je tikt om een taak te voltooien of aan te maken.

Een taak aanmaken

In het Portal heb je drie manieren om een taak aan te maken, plus één in de Mobile App.

Snelle taak (invoer op één regel)

1. Open het project, het klantcontact of je persoonlijke takenlijst, afhankelijk van wat het bovenliggende item moet zijn.
2. Zoek het snelinvoerveld + Taak toevoegen boven aan de takenlijst.
3. Typ de titel van de taak en druk op Enter (of klik op +).
4. De taak wordt aangemaakt met jou als standaard toegewezene, zonder vervaldatum en zonder checklist. Die verschijnt meteen in de lijst.
5. Wil je een beschrijving, vervaldatum, checklist, labels of meer toegewezenen toevoegen, klik dan op de nieuwe taak om het bewerkpaneel te openen.

Volledig formulier (takenpaneel)

1. Klik in het project, het contact of de persoonlijke lijst op + Taak toevoegen > Nieuwe taak (of op het actiemenu naast + Taak toevoegen).
2. Het paneel Edit task (taak bewerken) opent met het volledige formulier. Vul in:
   • Titel (verplicht).
   • Beschrijving (optioneel, opgemaakte tekst). Gebruik dit voor context die niet in de titel past.
   • Vervaldatum – een vaste datum (kalenderkiezer). Zie Een vervaldatum instellen hieronder. (De relatieve verschuiving "over N dagen" is beschikbaar in taaksjablonen.)
   • toegewezenen – kies een of meer gebruikers. Zie Een taak toewijzen aan een gebruiker of team hieronder.
   • Teams – kies een of meer teams (een apart veld naast toegewezenen). Een taak kan beide hebben.
   • Labels – kies uit de taaklabels van je Workspace (centraal beheerd, zodat labels in het hele bedrijf consistent blijven).
   • Checklist items (checklistitems) – voeg zoveel geordende subitems toe als je nodig hebt. Zie Een checklist aan een taak toevoegen hieronder.
   • Parent (bovenliggend item) – automatisch ingesteld op basis van waar je het paneel hebt geopend. Je kunt het vóór het opslaan wijzigen.
3. Klik op Opslaan. De taak verschijnt in de lijst van het bovenliggende item en op de startpagina van elke toegewezene.

Vanuit een sjabloon

Heeft je team gestandaardiseerde werkwijzen (een checklist voor een locatiebezoek, een onboardingreeks, een overdracht aan de subsidieservice), gebruik dan een sjabloon. Klik op + Taak toevoegen > From template (vanuit sjabloon) en kies het sjabloon. De nieuwe taak neemt de titel, beschrijving, checklist en labels van het sjabloon over. Zie Stel taaksjablonen in hieronder.

Een taak aanmaken in de Mobile App

1. Open het project in de Mobile App, of je persoonlijke takenlijst.
2. Tik op + Nieuwe taak.
3. Vul dezelfde velden in als in het volledige formulier van het Portal (titel, beschrijving, vervaldatum, toegewezenen, labels, checklist).
4. Sla op. De taak verschijnt meteen op je apparaat.

Een taak aanmaken via de WhatsApp AI-assistent

Als de WhatsApp AI-assistent in je Workspace is ingeschakeld, kun je een taak aanmaken door de assistent een bericht in gewone taal te sturen:

• "Voeg een taak toe om Hans Müller volgende week dinsdag te bellen" maakt een persoonlijke taak voor jou aan met de herkende vervaldatum.
• "Voeg een taak toe om de meterfoto te uploaden naar het project Schmidt, vervaldatum vrijdag" maakt een taak aan in het gevonden project Schmidt.

De assistent bepaalt het bovenliggende item (jouw gebruiker, of het project waar het gesprek naar verwijst) en markeert de taak als door AI aangemaakt, zodat je die later kunt onderscheiden van een handmatig aangemaakte taak.

Het juiste bovenliggende item kiezen

Een taak heeft precies één bovenliggend item, gekozen bij het aanmaken. Het bovenliggende item bepaalt de zichtbaarheid, het bereik van meldingen en waar de taak verschijnt. De vijf typen sluiten elkaar uit:

• Persoonlijke taak – alleen bij jouw gebruiker. Gebruik dit voor "boekhouder op dinsdag bellen", het soort werk dat niet bij een project past.
• Woonproject – gekoppeld aan één woonproject. Verschijnt op het tabblad Taken van dat project en op de startpagina's van de toegewezenen.
• Commercieel project – gekoppeld aan één commercieel project. Verschijnt op het tabblad Taken van dat project en in de baan van de taken-kanban (als er een baan is toegewezen).
• Klantcontact – gekoppeld aan één klant. Verschijnt op de detailpagina van het contact. Gebruik dit voor werk dat bij de klant in het algemeen hoort, niet bij één project: "Müller achter de ondertekende klantovereenkomst aan zitten".
• Projectbeheerplan voor een commercieel project – gekoppeld aan een projectbeheerplan voor een commercieel project (een bouwplan met meerdere fasen). Verschijnt in de takenlijst van het projectbeheer, los van de gewone projecttaken.

Het bovenliggende item ligt vast zodra de taak is opgeslagen. Heb je het verkeerde gekozen, archiveer de taak dan (zie Een taak archiveren hieronder) en maak die opnieuw aan onder het juiste item.

Een taak toewijzen aan een gebruiker of team

Een taak kan een willekeurig aantal gebruikers en een willekeurig aantal teams als toegewezenen hebben, in twee aparte velden. De toewijzing bepaalt de lijst op de startpagina, de e-mailmelding over de toewijzing en de zichtbaarheid van de taak voor externe gebruikers.

Een of meer gebruikers toewijzen

1. Open het takenpaneel.
2. Klik in het veld toegewezenen.
3. Zoek op naam of e-mail. De suggesties worden bijgewerkt terwijl je typt.
4. Klik op een gebruiker om die toe te voegen. Herhaal dit om er meer toe te voegen.
5. Sla op. Elke nieuw toegevoegde gebruiker bij wie Notify on task assignment (melden bij taaktoewijzing) is ingeschakeld (standaard aan), ontvangt een e-mail "Task assigned to you" (taak aan jou toegewezen).

Er is geen primaire toegewezene. Alle toegewezenen zijn gelijk: de startpagina toont de taak in ieders lijst, en iedereen kan die voltooien.

Een team toewijzen

1. Open het takenpaneel.
2. Klik op het veld Teams (apart van toegewezenen).
3. Kies een of meer teams.
4. Sla op.

Toewijzing aan een team heeft twee doelen:

• Zichtbaarheid voor externe gebruikers – teamleiders zien taken die aan hun team zijn toegewezen. Teamleden zien ze zodra ze ook afzonderlijk zijn toegewezen. Zie de handleiding Gebruikers, rollen, licenties en teams.
• Groepseigenaarschap – het teamveld legt vast "dit is de taak van de installatieploeg" zonder elk lid van de ploeg op te sommen.

Een toegewezene wijzigen of verwijderen

1. Open het takenpaneel.
2. Verwijder een gebruiker door op de × naast diens chip in het veld toegewezenen te klikken.
3. Voeg zo nodig nieuwe toegewezenen toe.
4. Sla op.

Wie de taak echt ziet

Zichtbaarheid wordt bepaald door toegang tot het bovenliggende item, niet door toewijzing. Ben je toegewezen aan een taak in een project dat je niet kunt zien, dan kun je die nog steeds niet openen. Voor externe gebruikers is toewijzing de volledige toegang: ze zien de taak als ze een toegewezen gebruiker zijn, leider van een toegewezen team, of de Key Account van het bovenliggende project. Zie Externe gebruikers en zichtbaarheid van taken hieronder.

Een vervaldatum instellen

Een taak heeft één tijdveld:

• Vervaldatum – wanneer het werk klaar moet zijn. Bepaalt de badges Achterstallig en Vandaag vervallen en het dagelijkse overzicht.

Een gewone taak krijgt een vaste vervaldatum, gekozen in de kalender, bijvoorbeeld 2026-06-15. Herinneringen en achterstallige taken bereiken je via het dagelijkse taakoverzicht (zie Dagelijks taakoverzicht hieronder) en de badges Achterstallig / Vandaag vervallen.

Waarom "vandaag vervallen" soms niet klopt

Wat voor een gebruiker "vandaag vervallen" is, wordt berekend op basis van de tijdzone in diens profiel. Is de tijdzone van je collega Europe/Berlin en die van jou America/Sao_Paulo, dan is een taak die om 23:00 Berlijnse tijd vervalt voor je collega "vandaag", maar voor jou al "morgen". Controleer of je tijdzone goed is ingesteld in je profiel en pas die aan als je naar een ander kantoor verhuist.

Taakstatussen

Een taak in Reonic heeft twee binaire toestanden: die is actief of voltooid, en die is zichtbaar of gearchiveerd. Nuances in status ("in uitvoering", "geblokkeerd", "wachtend") leg je vast via de toewijzing, de labels en de activiteitenfeed.

• Actief – aangemaakt, niet voltooid, niet gearchiveerd. Staat in de lijsten.
• Voltooid – als klaar gemarkeerd. Verdwijnt uit de actieve lijsten; schakel het filter om naar voltooide taken als je wilt terugkijken.
• Uncompleted (weer geopend) – een voltooide taak kan opnieuw worden geopend, waardoor die terugkeert naar de actieve lijst.
• Gearchiveerd – uit alle lijsten verwijderd. Archiveren is onomkeerbaar (zie Een taak archiveren hieronder).

Voor een rijkere status ("geblokkeerd", "in QA", "wachten op klant") gebruik je labels (zie Labels gebruiken om taken te categoriseren hieronder) of de banen van de taken-kanban voor commerciële projecten om de fasen van je team weer te geven.

Prioriteit instellen voor een taak

Prioriteit leg je bij een taak vast via labels en vervaldatums:

• Gebruik een label – maak op Workspace-niveau een labelset Prioriteit: Hoog / Prioriteit: Gemiddeld / Prioriteit: Laag aan en pas die toe bij het aanmaken (zie Labels gebruiken hieronder). De kleur van het label maakt sorteren in de lijst in één oogopslag mogelijk.
• Gebruik de vervaldatum – een kortere vervaldatum weegt zwaarder. Vandaag vervallen geeft het hoogste signaal; achterstallig is nog sterker; ver in de toekomst het laagste.
• Combineer de twee – een label Prioriteit: Kritiek plus een vervaldatum op dezelfde dag is het sterkste signaal.

Prioriteren met labels is de aanbevolen werkwijze.

Een checklist aan een taak toevoegen

Veel taken zijn niet ondeelbaar: bij een locatiebezoek horen zes controlepunten, bij de onboarding van een klant acht. Gebruik een checklist om een taak op te splitsen in geordende subitems zonder meerdere taken aan te maken.

1. Open het takenpaneel.
2. Zoek het onderdeel Checklist.
3. Typ elk item op een eigen regel. Druk op Enter om het volgende toe te voegen.
4. Sla op.

Vink items af door op het selectievakje naast elk item te klikken. Als de WhatsApp AI-assistent in je Workspace is ingeschakeld, accepteert de assistent ook "vink alle items aan", "vink alle items uit" en "vink het item over X aan" voor een genoemde taak.

Labels gebruiken om taken te categoriseren

Labels zijn een set gekleurde tags op Workspace-niveau. Gebruik ze om de takenlijst in te delen op prioriteit, fase, categorie, team of wat je ook helpt om werk later terug te vinden.

Een label op een taak toepassen

1. Open het takenpaneel.
2. Klik in het veld Labels.
3. Kies uit de bestaande labels van de Workspace.
4. Sla op.

Je kunt zoveel labels toepassen als je wilt.

Labels beheren (admin)

Labels worden centraal vastgelegd, zodat iedereen die taken aanmaakt uit dezelfde lijst kiest en je labels overzichtelijk blijven in plaats van uiteen te vallen in "Hoge prio", "hoge prioriteit", "HOOG" en "P1".

1. Open Instellingen > Taken > Taaksjablonen & labels > Bedrijfsbreed.
2. Klik op + Nieuw label.
3. Voer de labeltekst in en kies een kleur.
4. Sla op.

Stel taaksjablonen in

Sjablonen besparen tijd bij terugkerende werkwijzen: een gestandaardiseerd bezoek ter plaatse (met een checklist van 6 items), een overdracht aan de subsidieservice (beschrijving plus deadlines), een kick-off voor de onboarding van een klant. Pas een sjabloon toe en je krijgt een nieuwe taak die al gevuld is met de titel, beschrijving, checklist en labels van het sjabloon. Geen kopiëren en plakken, geen vergeten stappen.

Waar sjablonen staan

Sjablonen bestaan op twee niveaus:

• Bedrijfsbreed – elke gebruiker in je Workspace ziet het sjabloon in de keuzelijst. Gebruik dit voor processen die je hele team uitvoert. In de Mobile App heet dit niveau Bedrijf.
• Persoonlijk – alleen de maker ziet het sjabloon. Gebruik dit voor je eigen terugkerende werkwijze, zoals een persoonlijke checklist voor je wekelijkse terugblik. In de Mobile App heet dit niveau Gebruiker.

Wat het dichtst in de buurt komt van een projectspecifiek sjabloon, is een bedrijfsbreed sjabloon dat naar het projecttype is genoemd, bijvoorbeeld een sjabloon "Locatiebezoek commercieel" dat iedereen op commerciële projecten toepast.

Een sjabloon aanmaken

1. Open Instellingen > Taken > Taaksjablonen & labels.
2. Kies het tabblad Bedrijfsbreed of Persoonlijk.
3. Klik op + Nieuw sjabloon.
4. Vul dezelfde velden in als bij een gewone taak:
   • Titel (verplicht).
   • Beschrijving (optioneel).
   • Checklist – meestal de grootste winst van een sjabloon.
   • Labels – pas de standaardlabels voor de werkwijze toe.
   • Vervaldatum – gebruik een relatieve vervaldatum (bijvoorbeeld "7 dagen na aanmaken"), zodat de taak altijd op een passend moment uitkomt wanneer het sjabloon wordt toegepast.
5. Sla op.

Een sjabloon toepassen

Je kunt een sjabloon toepassen vanuit het Portal of de Mobile App.

1. Open het project, het contact of de persoonlijke lijst waar de taak moet komen.
2. Klik op + Taak toevoegen > From template (of open de sjabloonkiezer in de Mobile App).
3. Kies een sjabloon. Bedrijfsbrede sjablonen verschijnen voor iedereen; persoonlijke sjablonen alleen voor de maker.
4. De nieuwe taak komt onder het gekozen bovenliggende item, met de titel, beschrijving, checklist en labels van het sjabloon. De relatieve vervaldatum wordt vanaf vandaag berekend.
5. Pas per keer de toegewezenen, de vervaldatum of een ander veld aan en sla op.

Terugkerende taken

Gebruik voor terugkerend werk deze werkwijzen:

• Taaksjabloon plus handmatig toepassen – leg het terugkerende werk vast als sjabloon en pas het elke cyclus toe (elke maandag, elk einde van de maand).
• Dagelijks taakoverzicht – je ochtendmail brengt het terugkerende punt onder de aandacht zonder dat je elke keer een nieuwe taak nodig hebt.
• Terugkerende kalenderafspraak – de kalender van Reonic ondersteunt terugkerende afspraken. Heeft het werk de vorm van een afspraak ("wekelijks 1-op-1 met het installatieteam"), gebruik dan een terugkerende kalenderafspraak.

Dagelijks taakoverzicht

Reonic kan je elke ochtend een e-mail sturen met een samenvatting van je openstaande, achterstallige en vandaag vervallende taken, zodat je je dag kunt plannen zonder eerst het Portal te openen. Het overzicht is per gebruiker en moet je zelf aanzetten.

Je overzicht instellen

1. Open Instellingen > Organisatie > Meldingen > Persoonlijk.
2. Zoek het onderdeel Daily task digest (dagelijks taakoverzicht).
3. Stel de tijd in waarop je de e-mail wilt ontvangen, bijvoorbeeld 08:00 in je lokale tijd. Het overzicht komt op dat tijdstip binnen in jouw tijdzone.
4. Wil je een rustiger overzicht, zet dan Only overdue tasks (alleen achterstallige taken) aan: alleen taken waarvan de vervaldatum is verstreken verschijnen, niet taken die alleen openstaan.
5. Sla op.

Het overzicht komt op het ingestelde tijdstip binnen met drie aantallen (openstaand, achterstallig, vandaag vervallen) plus de lijst met taken zelf (titel, vervaldatum, link naar het bovenliggende item). Klik op een link in de e-mail om direct naar de taak in het Portal te gaan.

Het overzicht uitschakelen

1. Wis de planning van het overzicht (zet de tijd op Geen of vink het vakje uit).
2. Sla op.

Je achterstallige en vandaag vervallende taken vinden

De pagina Taken is je plek om te triëren. Bovenaan staan drie filterchips:

• Mine – taken die aan jou zijn toegewezen, ongeacht het project.
• Achterstallig – taken met een vervaldatum in het verleden die niet zijn voltooid.
• Vandaag vervallen – taken die vóór middernacht vannacht vervallen, in jouw tijdzone.

Combineer deze met het filter op type bovenliggend item (woonproject, commercieel, contact, persoonlijk, projectbeheer commercieel) om verder in te perken. Voeg het filter op toegewezene toe om bij een collega te kijken.

Voor een snel antwoord op "wat ligt er nu bij mij" zonder de pagina Taken te openen, toont de widget op de Startpagina al je aantallen achterstallige en vandaag vervallende taken.

De takenlijst filteren, sorteren en groeperen

De pagina Taken (en het tabblad Taken per project) ondersteunt:

• Zoeken op vrije tekst in titel en beschrijving.
• Filterchips – Mine, Achterstallig, Vandaag vervallen, Toegewezen door mij, Alle, Voltooid.
• Filter op type bovenliggend item – woonproject, commercieel, contact, persoonlijk, projectbeheer commercieel.
• Filter op toegewezene – beperk tot een specifieke gebruiker of een specifiek team.
• Filter op label – beperk tot taken met specifieke labels (Portal en Mobile App).
• Bereik van vervaldatum – een eigen periode van begin tot eind.
• Filter op voltooiing – toon openstaande, voltooide of beide.

Sorteer op vervaldatum (standaard de vroegste eerst, of aflopend), aanmaakdatum (nieuwste eerst) of titel (alfabetisch).

Groepeer op project (al je taken voor het project Müller bij elkaar), label (alle taken met Prioriteit: Hoog over projecten heen) of toegewezene (wie wat oppakt in het team).

Bulkacties op taken

Je kunt efficiënt door veel taken heen werken:

• WhatsApp AI-assistent – "vink alle items aan op taak #N" of "vink alle items uit" zet de checklist van één taak in één keer om.
• Eerst filteren, dan handelen – beperk je lijst tot een set taken (bijvoorbeeld alle achterstallige taken in het project Schmidt) en werk ze een voor een af.

Voltooien, archiveren, opnieuw toewijzen en labelen zijn acties per taak: open de taak en voer de actie uit.

De taken-kanban voor commerciële projecten

Commerciële projecten hebben een kanbanweergave van hun taken, met kolommen ("Te doen", "Bezig", "Klaar", of wat je Workspace heeft ingesteld). Dit is de taken-kanban, los van de workflow-kanban die de status van leads, offertes en installaties bepaalt. De taken-kanban werkt per project en dient alleen voor de organisatie van het werk: die verandert de levenscyclusstatus van het project niet.

De taken-kanban bekijken

1. Open een commercieel project.
2. Schakel naar de weergave Task kanban (taken-kanban) via het tabblad of de knop in het onderdeel Taken van het project.
3. Taken verschijnen als kaarten, gegroepeerd per baan. Elke kaart toont de titel, de toegewezenen en de vervaldatum.

Een taak naar een andere baan verplaatsen

1. Sleep de taakkaart van de ene baan naar de andere.
2. De kaart komt onderaan de doelbaan terecht.
3. De activiteitenfeed van het project registreert de baanwijziging.

Binnen een baan herschikken

Sleep de kaart omhoog of omlaag binnen dezelfde baan. De andere kaarten schuiven mee.

Een taak direct in een baan aanmaken

Klik op + Nieuwe taak bovenaan de baan (niet op de knop voor een nieuwe taak op projectniveau). De nieuwe taak wordt aangemaakt met die baan al geselecteerd.

Banen configureren

De banen van de kanban worden per Workspace geconfigureerd. Vraag je installateur-admin om banen toe te voegen, te herschikken of te hernoemen. De configuratie van banen staat onder Instellingen > Taken > Projectbeheer (handel).

Een taak voltooien

1. Open de taak.
2. Klik op de actie voltooien (een selectievakje of de knop Mark complete, als voltooid markeren).
3. Wil je bewijs vastleggen, voeg dan vóór het bevestigen een afrondingsnotitie toe, bijvoorbeeld "Klant heeft telefonisch bevestigd om 14:32".
4. Sla op. De taak gaat naar voltooid en de maker van de taak ontvangt een e-mail "Taak voltooid" als die meldingen over voltooiing heeft ingeschakeld en iemand anders dan de maker de taak heeft voltooid.

Je kunt een taak voltooien terwijl er nog niet-afgevinkte checklistitems op staan. Voltooien hangt niet af van de voortgang van de checklist.

Een opmerking toevoegen na het voltooien

De afrondingsnotitie wordt vastgelegd op het moment dat je de taak als klaar markeert. Wil je na het voltooien context toevoegen (een resultaat, een overdrachtsnotitie, een toelichting), voeg dan een opmerking toe in het onderdeel met opmerkingen van de taak. De opmerking staat los van de voltooiing: die heropent de taak niet en verandert niet wie de taak heeft voltooid of wanneer. In de Mobile App heeft het detailscherm van de taak een inline onderdeel met opmerkingen, zodat een voltooide taak in de loop van de tijd meerdere vervolgopmerkingen kan verzamelen. Voor een opmerking heb je Editor of hoger op het bovenliggende item nodig, dezelfde drempel als voor het voltooien van de taak.

Een voltooiing ongedaan maken

1. Open de voltooide taak (zet het filter op voltooiing om zodat voltooide taken zichtbaar zijn).
2. Klik op Uncomplete (voltooiing ongedaan maken) of Reopen (heropenen).
3. De taak keert terug naar de actieve lijst.

Waarom je geen e-mail over de voltooiing ontvangt

Er moeten drie dingen kloppen voordat een e-mail over de voltooiing je bereikt:

1. Jij bent de maker. E-mails over voltooiing gaan naar de maker van de taak, niet naar de toegewezenen.
2. Iemand anders heeft de taak voltooid. Als je je eigen taak voltooit, krijg je geen e-mail.
3. Notify on task completion (melden bij voltooiing van een taak) staat aan in je meldingsinstellingen (standaard aan, maar misschien heb je het uitgezet).

Kloppen alle drie en krijg je de e-mail nog steeds niet, controleer dan je spammap en neem daarna contact op met je Reonic-accountmanager.

Opmerkingen en de activiteitenfeed

Elke taak heeft een eigen opmerkingenthread, en het bovenliggende item bevat de bredere context:

• Opmerkingen bij de taak – elke taak heeft een eigen opmerkingenthread, beperkt tot die taak. Gebruik die voor discussie over de taak zelf: meerdere mensen die reageren, vragen, statusnotities. In de Mobile App staat deze thread inline op het detailscherm van de taak.
• Opmerkingen bij het bovenliggende item – het project of contact heeft een eigen onderdeel met opmerkingen. Gebruik dat voor context die bij het bredere geheel hoort, niet bij één taak.
• Activiteitenfeed van het bovenliggende item – elke taakgebeurtenis (aangemaakt, toegewezen, voltooid, gearchiveerd, naar een andere baan verplaatst, opnieuw toegewezen) wordt vastgelegd in de activiteitenfeed van het bovenliggende project. Dat is je audittrail.
• Beschrijvingsveld – voor vaste context die alleen bij deze taak hoort, gebruik je het beschrijvingsveld van de taak en werk je dat bij naarmate de taak vordert.

Meldingen over taken

Meldingsvlaggen per gebruiker bepalen de e-mails over taken, ingesteld onder Instellingen > Organisatie > Meldingen > Persoonlijk:

• Notify on task assignment (standaard aan) – stuurt "Task assigned to you" wanneer iemand je toevoegt aan de toegewezenen van een taak.
• Notify on task completion (standaard aan) – stuurt "Taak voltooid" naar de maker van de taak wanneer iemand anders diens taak voltooit.

Wil je zeker weten dat teamleden een melding krijgen over een taak die aan een team is toegewezen, voeg ze dan ook afzonderlijk toe als toegewezen gebruiker.

Het dagelijkse overzicht (hierboven) is een apart onderdeel dat je zelf aanzet. Admins kunnen standaardinstellingen voor de Workspace instellen onder Instellingen > Organisatie > Meldingen > Bedrijfsbreed.

Externe gebruikers en zichtbaarheid van taken

Externe gebruikers (Viewer of Editor met de vlag Extern, zie de handleiding Gebruikers, rollen, licenties en teams voor het volledige model) zien alleen de projecten en taken waaraan ze uitdrukkelijk zijn toegewezen. Voor taken geldt:

• Ze zien een taak als ze een toegewezen gebruiker zijn, leider van een toegewezen team, de Key Account van het bovenliggende project, of een toegewezen gebruiker van het bovenliggende project.
• Teamleden (geen leiders) van een toegewezen team zien de taak zodra ze ook afzonderlijk zijn toegewezen.
• Ze zien de algemene pagina Taken niet. Ze komen bij taken via de projecten die ze kunnen openen.

Kan een partnerinstallateur een taak die je hebt toegewezen niet zien, dan zijn de gebruikelijke oorzaken: diegene is niet afzonderlijk toegewezen, is alleen als teamlid toegewezen in plaats van als leider, of heeft geen toegang tot het bovenliggende project.

Een taak archiveren

Is een taak niet meer relevant (verkeerd project, dubbel, gaat nooit gebeuren), archiveer die dan.

1. Open de taak.
2. Klik op Archiveren (in het actiemenu of de werkbalk; de precieze plek hangt af van het scherm).
3. De taak verdwijnt meteen uit alle actieve lijsten.
4. De activiteitenfeed van het bovenliggende project registreert het archiveren.

Gebruik in de Mobile App het actiemenu of de veegactie om te archiveren. Als de WhatsApp AI-assistent in je Workspace is ingeschakeld, archiveert de assistent ook via "verwijder de taak over X" of "archiveer taak #N".

Tijdregistratie bij taken

Reonic heeft een apart onderdeel Tijdregistratie: leg registraties vast met een timer of handmatig, en koppel elke registratie aan een project (woonproject of commercieel). Wil je de inzet voor een taak bijhouden, gebruik dan deze werkwijzen:

• Registreer tijd op het project waar de taak bij hoort, via het onderdeel Tijdregistratie, met een timer of een handmatige registratie.
• Gebruik een kalenderafspraak voor werk dat de vorm van een afspraak heeft: plan die in met een begin- en eindtijd, en de duur is de tijd die het kostte.

Taken in de Mobile App

De Mobile App geeft Field Workers het takenoverzicht dat ze nodig hebben: hun eigen toegewezen taken, de taken in projecten waaraan ze werken, en de mogelijkheid om taken te voltooien en aan te maken.

• Takenlijst – een algemeen tabblad Taken, standaard gefilterd op je toegewezen taken.
• Tabblad Taken per project – open een project en je ziet de takenlijst ervan.
• Een taak voltooien – tik op de actie voltooien; de taak staat meteen als klaar.
• Een taak aanmaken – tik op + Nieuwe taak, vul het formulier in, sla op.
• Checklist – tik op elk item om het af te vinken.
• Opnieuw toewijzen – tik op het veld met toegewezenen om gebruikers toe te voegen of te verwijderen.
• Een sjabloon toepassen – open de sjabloonkiezer, ingedeeld als Bedrijf (bedrijfsbreed) of Gebruiker (persoonlijk).
• Reageren op een taak – het detailscherm van de taak heeft een inline opmerkingenthread.

Taaksjablonen aanmaken en beheren, kaarten slepen op de taken-kanban voor commerciële projecten en de uitgebreidere filters doe je in het Portal.

Ingebouwde acties bij wijzigingen in taken

Wanneer een taak verandert, voert Reonic deze ingebouwde acties uit:

• Item in de activiteitenfeed van het bovenliggende project, altijd.
• Melding over voltooiing aan de maker van de taak (als aan de regels hierboven is voldaan).
• Melding over toewijzing aan een nieuw toegewezen gebruiker (als aan de regels hierboven is voldaan).

Om terugkerend werk te standaardiseren en te versnellen, gebruik je taaksjablonen (een terugkerende werkwijze vooraf invullen), het dagelijkse overzicht (een automatische samenvatting in de ochtend) en de WhatsApp AI-assistent (zeg "voeg hier een vervolgtaak aan toe wanneer ik de hoofdtaak voltooi" en de assistent maakt die aan). Voor je eigen integraties op taakgebeurtenissen is de REST API beschikbaar; je accountmanager kan je adviseren.

Goed om te weten

• Het bovenliggende item ligt vast bij het aanmaken. Kies het project, het contact of de persoonlijke inbox voordat je opslaat.
• Geen primaire toegewezene. Alle toegewezenen van een taak zijn gelijk.
• Taken zijn vlak. Er is geen afhankelijkheidsmodel (taak A voltooien voordat taak B actief wordt). Gebruik de beschrijving of een label om een afhankelijkheid informeel te noteren.
• Neem contact op met de supportchat om taakgegevens voor compliance definitief te wissen.
• Door AI aangemaakte taken zijn als zodanig gemarkeerd. Taken die via de WhatsApp- of in-app AI-assistent zijn aangemaakt, hebben een AI-bronmarkering; handmatig aangemaakte taken niet. Vraag je admin als je erop wilt filteren.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026