Samenvatting van de projectstatus AI-functie
Krijg in een paar zinnen een beeld van de actuele stand van een project, plus één voorgestelde vervolgstap, zonder zelf alle taken, notities en activiteiten door te lezen.
Voor een gesprek wil je weten hoe een project ervoor staat. De informatie is er wel, maar verspreid over de status, de openstaande taken, de agenda, de bestandsaanvragen, de notities en het activiteitenlog. Alles bij elkaar zoeken kost vijf minuten die je niet hebt als de telefoon gaat.
De samenvatting van de projectstatus doet dat voor je. Ze leest het project en geeft een korte beschrijving plus één aanbevolen actie, afgestemd op de fase waarin het project zich bevindt.
Voordat je begint
- De samenvatting is beschikbaar op elk project. Open een particulier of zakelijk project in het Reonic Portal. Het paneel Samenvatting staat in de zijbalk.
- Voor het genereren heb je de rol Editor of hoger nodig. Viewers kunnen een samenvatting lezen die iemand anders heeft gemaakt. Hun knop genereren is grijs. Vraag een collega met Editor-toegang om de samenvatting te genereren of te vernieuwen.
Een samenvatting genereren
- Open het project.
- Zoek het paneel Samenvatting in de zijbalk.
- Klik op genereren.
- Wacht tot het paneel Samenvatting genereren... niet meer toont.
Je kunt de zijbalk sluiten terwijl de samenvatting wordt geschreven. Het proces loopt door en het paneel toont het weer zodra je het project opnieuw opent. Heeft een collega al een samenvatting voor hetzelfde project gestart, dan sluit jouw klik aan bij dat proces in plaats van een tweede te starten.
Je krijgt twee onderdelen: een korte beschrijving van de stand van het project en, onder Aanbevolen volgende actie, één voorgestelde actie. Daaronder staan de datum en tijd waarop de samenvatting is gemaakt.
De samenvatting wordt bij het project opgeslagen. Iedereen in je organisatie die het project later opent, ziet dezelfde samenvatting zonder opnieuw te hoeven genereren.
Klik op Minder tonen om het paneel in te klappen tot alleen de aanbevolen actie, en op Meer tonen om het weer uit te klappen. Je keuze wordt onthouden in je browser.
Vanuit een projectoverzicht
Beweeg in een projectoverzicht de muis over een project om de voorbeeldkaart te openen. De kaart toont hetzelfde paneel Samenvatting, ingeklapt tot alleen de aanbevolen actie. Klik op Meer tonen om de volledige samenvatting te lezen, of op genereren als het project nog geen samenvatting heeft. Een samenvatting die je via de kaart genereert, is dezelfde als die in de zijbalk.
De samenvatting actueel houden
De samenvatting is een momentopname van het moment waarop je haar hebt gegenereerd. Ze wordt niet bijgewerkt als het project verandert, en een paneel dat je al open hebt staan, wordt niet ververst wanneer een collega de samenvatting opnieuw genereert.
Klik op het pictogram voor opnieuw genereren in de koptekst van het paneel wanneer je een actueel beeld nodig hebt: na een statuswijziging, een klantgesprek, een nieuwe taak of iets anders dat ertoe doet.
Terwijl de nieuwe samenvatting wordt geschreven, toont het paneel Samenvatting genereren... en is de vorige samenvatting verborgen. Het pictogram is uitgeschakeld tot het proces klaar is. Mislukt het proces, dan toont het paneel Projectsamenvatting kon niet worden gegenereerd en staat de vorige samenvatting weer boven die regel. Klik op het pictogram om het opnieuw te proberen.
Tip
Genereer de samenvatting vlak voor het gesprek opnieuw, niet de avond ervoor. Een samenvatting van afgelopen dinsdag ziet er precies zo uit als een verse, dus controleer eerst het tijdstip onder de tekst.
Is een samenvatting ouder dan ongeveer een week, dan kan ze zijn gewist en toont het paneel opnieuw genereren.
Wat de samenvatting leest
De samenvatting wordt opgebouwd uit een selectie van het projectdossier:
- De fase waarin het project zit en de status ervan.
- De status van de offerte, inclusief de datums van handtekeningen als die er zijn.
- De eerstvolgende openstaande taken op vervaldatum, met titel en vervaldatum.
- De eerstvolgende agenda-afspraken.
- Openstaande bestandsaanvragen.
- De meest recente notities.
- Recente activiteit op het project.
Controlelijsten, regelitems van de offerte en de bestanden zelf maken geen deel uit van de samenvatting. Presenteer haar dus niet als een overzicht van alles op het project.
Van elk onderdeel leest de samenvatting een beperkt aantal: de meest recente en de eerstvolgende. Heeft een project vijftig openstaande taken, dan baseert de samenvatting zich op de eerstvolgende paar, en uit de samenvatting blijkt niet dat er meer zijn. Controleer bij een druk project daarom het project zelf voordat je afgaat op een uitspraak als "niets openstaand".
De aanbevolen actie hangt af van de fase. Een project in de offertefase krijgt een suggestie voor die fase, een project in de installatiefase een suggestie voor de installatie.
Goed om te weten
- De samenvatting is een samenvatting, geen bron. Gebruik haar om je te oriënteren voordat je dieper kijkt. Controleer alles wat je aan een klant gaat vertellen op het project zelf.
- De samenvatting dekt alleen wat is vastgelegd. Een gesprek dat niemand heeft genoteerd, komt er niet in terecht. Projecten met weinig notities leveren een magere samenvatting op, en die weerspiegelt dan terecht de werkelijkheid.
- De aanbevolen actie is een suggestie. Ze wordt bepaald op basis van fase en status van het project, niet op basis van wat je vorige week met de klant hebt afgesproken.
- De samenvatting is intern. Ze verschijnt nooit in het Klantportaal, op een offerte-pdf of in de ondertekenstroom. De eigenaar van de woning ziet haar niet.
- Alleen de laatste samenvatting blijft bewaard. Opnieuw genereren vervangt de vorige, eerdere versies worden niet opgeslagen.
- De samenvatting wordt geschreven in de taal van je organisatie. Een collega bij wie het Portal op een andere taal staat, ziet dezelfde samenvatting in de taal van de organisatie.
Laatst bijgewerkt op