E-mails in het CRM

De functie E-mails bestaat uit twee delen. Het alleen-lezen paneel E-mails toont recente e-mails tussen jou en de klant, live opgezocht in je gekoppelde inboxen. Met Document delen via e-mail verzend je door Reonic gegenereerde pdf's (facturen, orderbevestigingen, brieven en andere facturatiedocumenten) via de uitgaande mail van Reonic. Om te antwoorden of vrij te schrijven open je de e-mail bij je eigen provider.

Voordat je begint

• Verbind een mailbox. Het paneel doorzoekt je eigen actieve inboxen en de bedrijfsinboxen van je organisatie. Zie Je mailbox verbinden.
• De inbox moet actief en geverifieerd zijn. Inboxen die op Inactief staan of waarvan de verificatielink nog niet is aangeklikt, worden niet doorzocht.
• De klant heeft een e-mailadres in het dossier nodig. Het paneel zoekt op de adressen van de klant bij het contact of project.
• Het paneel E-mails is een Portal-functie. Lees klantmails in het Reonic Portal.
• Voor het verzenden van een document heb je toegang tot facturatie en minimaal de rol Editor nodig. De ontvanger van het document moet een e-mailadres hebben, ook als je bij het verzenden andere adressen invult.
• Microsoft en Google zijn de ondersteunde providers (Outlook / Microsoft 365 en Gmail / Google Workspace).

Het paneel E-mails openen

1. Open het contact of het project in het Portal.
2. Klik in de bovenbalk op E-mails. De grijze teller naast de knop toont het aantal ongelezen e-mails (boven 99 verschijnt ∞).
3. Het paneel E-mails opent rechts en doorzoekt je inboxen één keer.
4. Bekijk de kop: het aantal berichten en ongelezen berichten, een providerbadge voor Microsoft 365 of Gmail, een knop Vernieuwen en paginering als er meer dan één pagina is (5 berichten per pagina, 10 in de overlay met e-mails bij een offerte).
5. Open het popover met extra opties om Zoekterm voor Microsoft 365 of Zoekterm voor Gmail te zien. Daar staat de exacte zoekopdracht die naar je provider is gestuurd. Dat helpt als je uitzoekt waarom een e-mail ontbreekt.
6. Elke rij toont een blauwe stip als het bericht bij je provider ongelezen is, een antwoordpictogram (gespiegeld bij uitgaande mail), het onderwerp, de regels VAN / AAN / CC / BCC, een voorbeeld van de tekst, Verzonden of Ontvangen met de datum en Bijlagen met een paperclip als het bericht bijlagen heeft. Concepten die bij je provider zijn opgeslagen hebben het voorvoegsel [Concept], een leeg onderwerp verschijnt als [Geen onderwerp].
7. Beweeg de muis over een rij en klik op Openen in Microsoft of Openen in Gmail. De e-mail opent in een pop-up in Outlook op het web of in Gmail. Daar lees je het volledige bericht, beantwoord je het of stuur je het door.

Het paneel doorzoekt je gekoppelde inboxen live op de e-mailadressen van de klant. Wat het toont, wordt niet in Reonic opgeslagen. Resultaten uit al je inboxen bij beide providers worden samengevoegd tot één lijst, met de nieuwste bovenaan. Externe gebruikers zien alleen resultaten uit hun eigen persoonlijke inboxen. Het verzendlogboek bovenaan het paneel wordt behandeld in Een niet-afgeleverde e-mail afhandelen.

Een door Reonic gegenereerd document per e-mail verzenden

1. Open het facturatiedocument in het Portal: een factuur, deelfactuur, creditnota, pakbon, orderbevestiging, inkooporder of brief. Het document moet de status Issued (uitgegeven) of Ongeldig hebben.
2. Open Document delen via e-mail. Het venster toont het Onderwerp en Aan, een voorbeeldkaart met titel, omschrijving en voettekst van het document en een bijlagechip met het documentnummer als naam. De tekst wordt opgebouwd uit het documenttype en -nummer, de vervaldatum (facturen en deelfacturen) en de naam van je bedrijf, in de taal van het document en niet in de taal van je interface.
3. Controleer de ontvangers. De eerste rij E-mail is vooraf ingevuld met het e-mailadres van de ontvanger van het document.
4. Klik op E-mail toevoegen of + om een rij toe te voegen, of druk in een rij op Enter. Klik op × om een rij te verwijderen. Alle ontvangers komen in Aan. Verwijder het adres van de klant als je het document ter controle naar een collega stuurt.
5. Klik op Document verzenden. Reonic controleert elk adres, voegt de pdf van het document als bijlage toe en verzendt de mail via de mailservice van Reonic, of via de eigen SMTP-server van je bedrijf als die is ingesteld. In dat geval is het afzenderadres je SMTP-afzender. Bij een ongeldig adres wordt het verzenden gestopt.
6. In de facturatielijsten verschijnt een groen vinkje bij het document. Het vinkje laat zien dat de mail is verzonden, niet dat die is aangekomen. Elk ontvangeradres heeft een eigen bezorgrecord, zie Een niet-afgeleverde e-mail afhandelen.

Als je buiten het venster klikt voordat je hebt verzonden, vraagt Reonic om te bevestigen dat je het document niet wilt verzenden.

Onderwerp en tekst zijn een voorbeeld dat uit het document wordt opgebouwd, de ontvangers kies je zelf. Wil je een andere tekst, een extra bestand of een Cc, download dan de pdf en voeg die toe aan een nieuwe e-mail in je eigen Outlook of Gmail.

Elke documentmail bevat een X-Reonic-Mail-Type-header met het documenttype, bijvoorbeeld invoicing.invoice voor een factuur. Verstuurt je bedrijf via een eigen SMTP-server, dan kun je deze header daar gebruiken om losse mailtypen te filteren. De waarden blijven in de loop van de tijd gelijk.

Een klantmail beantwoorden

Vrije antwoorden schrijf je bij je eigen provider, waar je handtekening, gespreksdraden en sjablonen al staan.

1. Zoek de e-mail van de klant in het paneel.
2. Beweeg de muis over de rij en klik op Openen in Microsoft of Openen in Gmail.
3. Gebruik de knop Beantwoorden van je provider om je antwoord te schrijven.
4. Controleer de ontvangers, vooral als de e-mail van de klant mensen in CC had.
5. Verzend de mail vanuit je provider. Het antwoord gaat van je eigen adres uit en wordt opgeslagen in je map Verzonden.
6. Klik in de kop van het paneel op Vernieuwen om je antwoord te zien. Het verschijnt als aparte rij, met de nieuwste bovenaan.

Klik op Nieuwe e-mail in de kop van het paneel om een nieuwe gespreksdraad te starten. Daarmee opent een nieuwe e-mail aan de klant in je standaard mailprogramma. De knop verschijnt zodra je ten minste één gekoppelde inbox hebt en het paneel geen fouten toont.

E-mails die Reonic naar klanten stuurt, hebben het e-mailadres van je bedrijf als Reply-To, zodat een gewoon antwoord van de klant in de mailbox van je bedrijf terechtkomt. Via de mailservice van Reonic is het afzenderadres de no-reply-afzender van Reonic onder de naam van je bedrijf. Via je eigen SMTP-server is het je SMTP-afzender. Schrijft een klant toch naar het no-reply-adres, dan koppelt Reonic het antwoord aan de oorspronkelijke e-mail en stuurt het eenmalig door, met de e-mail van de klant als bijlage, naar het Reply-To dat voor die e-mail is vastgelegd (of naar het oorspronkelijke afzenderadres). Beantwoord de mail vanaf de plek waar de doorgestuurde mail binnenkomt.

Je mailbox verbinden

1. Open Instellingen en zoek naar Profiel. Scrol daarna naar het onderdeel Integraties. Dit onderdeel zie je als Editor of hoger.
2. Klik in het blok Microsoft of Google Workspace op Nu verbinden en meld je aan. Toont het blok geen knop, dan beheert je organisatie de verbinding en kun je doorgaan naar de volgende stap. Bij Microsoft controleert Reonic de verbinding voordat het succes meldt. Mislukt die controle, dan verschijnt "Microsoft connection could not be verified" (de Microsoft-verbinding kon niet worden geverifieerd) met de reden.
3. Open Instellingen en zoek naar Mail Inbox. Open daarna het tabblad Persoonlijke inboxen. Ben je geen admin, dan zie je eerst Beheerd door uw organisatie, een alleen-lezen lijst met de bedrijfsinboxen en hun verbindingsstatus.
4. Klik in Persoonlijke Microsoft-inboxen of Persoonlijke Google-inboxen op de knop voor het toevoegen van een inbox onder de lijst.
5. Voer het e-mailadres in en klik op Opslaan.
6. Reonic controleert de mailrecords van het domein tegen de gekozen provider. Verloopt de mail van je bedrijf via een beveiligingsgateway, dan wordt ook het SPF-record van het domein gecontroleerd, zodat een adres achter een gateway goed wordt herkend. Mislukt de controle, dan opent een foutdialoog. Corrigeer het adres of voeg de inbox toch toe.
7. Is verificatie nodig, open dan de verificatiemail in die mailbox en klik op de link. Microsoft-inboxen moeten altijd worden geverifieerd. Google-inboxen moeten dat als je organisatie een Google Workspace-serviceaccount heeft aangesloten. Zolang je wacht, toont de rij een knop om de verificatie opnieuw te versturen in plaats van de schakelaar Actief / Inactief.
8. Zodra de inbox is geverifieerd en Actief is, toont de rij de verbindingsstatus en wordt de inbox in het paneel meegenomen.
9. Toont de rij Connect of een rode Reconnect, klik daar dan op en meld je opnieuw aan bij de provider. Connect betekent dat Reonic geen providerverbinding voor de inbox heeft. Reconnect betekent dat het account wel is verbonden, maar niet meer werkt.

De twee Google-authenticatiemodi

Gmail wordt op twee manieren verbonden. Welke van toepassing is, bepaalt wat je in de stroom Gmail toevoegen kunt doen.

• Google Workspace-serviceaccount aangesloten: je kunt ook andere Gmail-adressen toevoegen, niet alleen je eigen. De eigenaar van elke nieuw toegevoegde inbox krijgt een verificatiemail.
• Geen serviceaccount aangesloten (of je bent een externe gebruiker): je voegt je eigen Gmail-adres toe. Het veld is vooraf ingevuld met je e-mailadres en alleen-lezen. Zodra je adres is toegevoegd, is de knop Toevoegen uitgeschakeld met de tooltip "Je eigen Gmail mailbox is al toegevoegd. Vraag de beheerder om gedeelde mailboxen in te stellen, zodat je mailboxen van collega's kunt toevoegen." Externe gebruikers zien de melding "Gedeelde mailboxen zijn niet beschikbaar voor externe gebruikers. Je kunt alleen je eigen Gmail-mailbox toevoegen."

De stroom voor Microsoft werkt in beide gevallen hetzelfde.

Verbindingsstatus

De verbindingsstatus van de inbox laat zien wat je als volgende moet doen:

• Pending (in behandeling): wordt kort getoond terwijl een wijziging wordt opgeslagen.
• Verification required (verificatie vereist): de verificatielink is nog niet aangeklikt. Klik erop of gebruik de knop op de rij om de verificatie opnieuw te versturen.
• Authorisation required (autorisatie vereist): de verbinding moet opnieuw worden geautoriseerd. Klik op de rode Reconnect op de inboxrij of gebruik de knoppen voor opnieuw authenticeren in de foutbanner van het paneel.
• Wrong provider (verkeerde provider): de mailrecords van het domein wijzen naar de andere provider. Verwijder de inbox en voeg die toe in het onderdeel van de andere provider.
• Niet aangesloten: Reonic heeft geen Microsoft- of Google-verbinding die voor jou bruikbaar is. Klik op Connect op de inboxrij.
• Connected by you (door jou verbonden): werkt via je eigen providerverbinding.
• Connected by company (door het bedrijf verbonden): werkt via de verbinding van je organisatie (Microsoft-tenant of Google Workspace-serviceaccount). Ook een persoonlijke inbox kan dit tonen.

Een bedrijfsbrede inbox gebruiken

Je organisatie kan gedeelde inboxen verbinden, zoals info@yourcompany.com, sales@yourcompany.com of support@yourcompany.com. Elke interne gebruiker ziet de mail uit die inboxen dan in het eigen paneel, samengevoegd met de persoonlijke resultaten. Alleen de rol Admin (org) kan bedrijfsinboxen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Externe gebruikers zien alleen hun eigen persoonlijke inboxen.

Stel voordat je er een toevoegt de verbinding op organisatieniveau in voor de provider. Bij Microsoft verleent een Microsoft 365-admin de beheerderstoestemming van Microsoft. Bij Google sluit je een Google Workspace-serviceaccount aan.

1. Open Instellingen en zoek naar Mail Inbox. Open daarna het tabblad Bedrijfsbrede inboxen. Heb je nog geen inboxen, dan leidt ook de knop Bedrijfsbrede setup in het paneel hierheen.
2. Bekijk de hint in het onderdeel Microsoft. Die is groen als de Microsoft-verbinding van het bedrijf bestaat. Anders is de hint oranje, met links naar de Microsoft-integratie-instellingen en naar Toegang delen via Outlook.
3. Klik op Toevoegen in het onderdeel Microsoft of Google.
4. Voer het inboxadres in de nieuwe rij in en sla op. De rij herinnert je eraan dat de inbox voor alle gebruikers in je organisatie wordt toegevoegd.
5. Mislukt de controle van de mailserver, corrigeer dan het adres of voeg de inbox toch toe.
6. Klik op de verificatielink in de e-mail die naar het adres is gestuurd. Zolang niemand erop klikt, toont de rij een knop om de verificatie opnieuw te versturen.
7. Zet de schakelaar Actief / Inactief van de rij op Actief. Bedrijfsinboxen worden inactief aangemaakt en alleen actieve, geverifieerde inboxen worden gelezen.
8. Controleer de verbindingsstatus van de rij. Connected by company betekent dat de organisatieverbinding de mailbox heeft bereikt. Authorisation required of wrong provider betekent dat de controle is mislukt.
9. Toont de rij Authorisation required, klik dan op de rij op Verbinding herstellen. Daarmee open je de Microsoft- of Google-integratie-instellingen.

Als je een bedrijfsinbox verwijdert of op Inactief zet, verdwijnt die uit het paneel van alle gebruikers. De Microsoft-verbinding van het bedrijf en het Google-serviceaccount blijven aangesloten.

Een niet-afgeleverde e-mail afhandelen

Komt een e-mail die Reonic namens jou verzendt (een documentmail, een ontvangstmail of een systeemmelding) niet aan, dan legt Reonic de mislukking vast bij het adres van die ontvanger en toont een waarschuwing naast de knop E-mails.

Een mislukte bezorging herkennen en lezen

1. Open het contact of project waarnaar de mail is gegaan.
2. Kijk naast E-mails in de bovenbalk. Een oranje driehoek betekent dat de laatste uitgaande mail naar het eerste ontvangeradres van dit dossier is mislukt.
3. Beweeg de muis over de driehoek. De tooltip toont "De laatste e-mail naar dit adres is niet aangekomen", "De laatste e-mail naar dit adres is nooit verzonden" of "Dit adres heeft onze laatste e-mail als spam gemarkeerd", met de datum en de SMTP-diagnosecode voor dat adres.
4. Klik op de driehoek. Het paneel E-mails opent met bovenaan het logboek van uitgaande e-mails voor dat adres.

"Heeft onze laatste e-mail als spam gemarkeerd" is een klacht, geen bounce. De mail is bezorgd en de ontvanger heeft die gemarkeerd, dus stop met verzenden naar dat adres.

Herstellen na een mislukte bezorging

1. Controleer het e-mailadres in het contactdossier van de klant. Is het onjuist, corrigeer het dan en verzend opnieuw. Het nieuwe adres heeft een eigen bezorgrecord.
2. Bevestig het adres op een andere manier bij de klant, bijvoorbeeld telefonisch of persoonlijk. Was de fout tijdelijk (een volle mailbox), verzend dan opnieuw zodra de klant ruimte heeft vrijgemaakt.
3. Verzend een facturatiedocument opnieuw via Document delen via e-mail, zoals beschreven in Een door Reonic gegenereerd document per e-mail verzenden.
4. Voeg het secundaire e-mailadres van de klant toe aan het contact. Elk adres wordt apart bijgehouden, dus een falend primair adres heeft geen invloed op het secundaire.

De waarschuwing verdwijnt vanzelf zodra een latere mail naar dat adres is bezorgd.

Wat het bezorgrecord je vertelt

Bezorging wordt bijgehouden per ontvanger, niet per bericht. Een mail aan drie personen levert drie uitkomsten op. Een volle mailbox markeert dus alleen dat adres, en de diagnosetekst die je ziet is de eigen weigering van dat adres.

• Bounced: de mail is niet aangekomen.
• Complained: de ontvanger heeft de mail als spam gemarkeerd. De mail is wel bezorgd.
• Rejected: de provider heeft de mail meteen geweigerd.

De waarschuwing betreft het eerste ontvangeradres van het dossier en de laatste mail die daarheen is verzonden. Mislukkingen worden alleen bij het dossier getoond, als oranje driehoek en in het logboek van het paneel. Bezorging wordt bijgehouden voor mail die Reonic namens jou verzendt. Voor mail die je vanuit je eigen Outlook of Gmail verzendt en voor Bcc-adressen bij systeemmail bestaat geen bezorgrecord. Bij oudere mail zonder bezorggegevens per adres wordt geen uitkomst getoond.

Goed om te weten

• Het paneel leest, de rest doe je bij je provider. Als gelezen markeren, markeren met een vlag, archiveren, labelen, beantwoorden, doorsturen en concepten gebeurt allemaal bij je provider. Het paneel toont een voorbeeld, het volledige bericht staat bij je provider.
• Vernieuw het paneel handmatig. Het paneel zoekt één keer bij het openen. Alleen de teller met ongelezen berichten op de knop E-mails werkt zichzelf bij, elke 5 minuten zolang je actief bent. De teller voert een eigen zoekopdracht uit en kan daarom hoger zijn dan het aantal in het paneel, totdat het paneel klaar is met laden.
• Maximum aantal resultaten. Elke Microsoft-inbox levert maximaal 100 treffers en elke Gmail-inbox maximaal 200.
• De zoekopdracht gebruikt de adressen van de klant in het dossier. E-mails die een klant vanaf een ander adres verstuurt, verschijnen niet.
• De paperclip verschijnt bij Microsoft-berichten. Open een Gmail-bericht in Gmail om de bijlagen te zien.
• De bijlage is de uitgegeven pdf. Reonic voegt de definitieve pdf van het document toe, zodat de klant het document ontvangt zoals het is uitgegeven.
• Fouten worden per inbox getoond. Een rode banner met het aantal problemen toont elke falende inbox, met knoppen voor opnieuw authenticeren bij Microsoft en Google voor verlopen of ingetrokken toegang. Bij een mislukte controle van de Microsoft-verbinding wordt de werkelijke reden getoond, zodat een verlopen aanmelding, ingetrokken toestemming en een ontbrekende machtiging van elkaar te onderscheiden zijn.
• Fouten met het Gmail-serviceaccount gaan naar de admin. Wordt een Gmail-inbox gelezen via een Google Workspace-serviceaccount, dan starten fouten niet de stroom voor opnieuw authenticeren. De admin herstelt de instelling van het serviceaccount. Is je paneel leeg voor een klant van wie je weet dat die je heeft gemaild, controleer dan of het serviceaccount wordt gebruikt.
• Een provider die je niet hebt verbonden, wordt overgeslagen. Inboxen van die provider worden niet doorzocht en het paneel toont daarvoor geen fout.
• Verwijderen of loskoppelen. Een inbox verwijderen (de verwijderknop op de rij) haalt de inbox uit Reonic. Loskoppelen in het Microsoft-verbindingsvenster, dat je opent via het onderdeel Integraties in je Profiel-instellingen, wist je opgeslagen Microsoft-account.
• De Unified Inbox is een apart onderdeel. De indeling van berichten daar verschijnt niet in dit paneel.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026