Mapstructuren en bestandsopslag

In Reonic kunnen projecten, contacten en je persoonlijke inbox bestanden bevatten: afbeeldingen, pdf's, planningsbestanden, spreadsheets en meer. Een bestand hoort bij een van vier plekken: een woonproject, een commercieel project, een klantcontact of je eigen persoonlijke inbox. Zonder instellingen staan bestanden in een platte lijst. Mappen en mapsjablonen geven die lijst structuur, en met deelinstellingen bepaal je welke externe gebruikers en klanten elk bestand kunnen zien.

Voordat je begint

• Je hebt Editor-toegang (of hoger) nodig voor het project, het contact of de persoonlijke inbox waarin je werkt. Met minder dan Editor zijn uploaden, hernoemen, slepen en verwijderen uitgeschakeld.
• Voor het aanmaken, hernoemen, herordenen, delen en verwijderen van mappen heb je ook het recht Mapbeheer nodig.
• De bestandsweergave in het Portal accepteert afbeeldingen, pdf's, CSV, Excel en video. HEIC/HEIF-foto's van de iPhone worden geaccepteerd en omgezet naar JPEG. Video wordt geaccepteerd bij woonprojecten, commerciële projecten en persoonlijke bestanden. Bij contactbestanden kun je afbeeldingen, pdf's, PVSOL, CSV en Excel uploaden.

Mappen per project toevoegen (geen configuratie nodig)

In de weergave Bestanden van elk project kun je op elk moment mappen aanmaken en bestanden erin plaatsen.

1. Open de weergave Bestanden van het project.
2. Klik op Map toevoegen. Aan het einde van de lijst verschijnt een map met de naam "Nieuwe map".
3. Klik op de mapnaam om de map te hernoemen.
4. (Optioneel) Open de functie Delen en toegang van de map om te bepalen wie de map ziet. Zie Bestanden delen en bepalen wie ze ziet.

In de Mobile App tik je op Bestand toevoegen en daarna op Een nieuwe map aanmaken. Voer een Mapnaam in en tik op Map aanmaken. De map verschijnt meteen in de lijst, ook offline.

In het Portal verplaats je een bestand naar een map door de rij van het bestand naar de map te slepen. Om meerdere bestanden te verplaatsen, klik je op Bestanden selecteren en daarna op de gewenste bestanden, of je klikt met Shift op een tweede bestand om het hele bereik te selecteren. Sleep een van de geselecteerde bestanden naar de map, of kies een map via Verplaatsen naar… in de selectiebalk. Klik op Selectie voltooid als je klaar bent. De melding "Bestanden succesvol verplaatst." biedt een paar seconden de optie Ongedaan maken. In de Mobile App houd je een bestand lang ingedrukt en kies je Bestand naar map verplaatsen.

Bij het verplaatsen van meerdere bestanden wordt elk bestand afzonderlijk verplaatst. Gaat er halverwege een grote batch iets mis, dan staan sommige bestanden mogelijk al in de nieuwe map. Selecteer de resterende bestanden opnieuw en probeer het nog eens.

Mappen hebben één niveau: een map bevat bestanden, geen andere mappen. Voor een fijnere indeling binnen een map gebruik je een naamconventie.

Dezelfde mappen op elk project opnieuw aanmaken is handwerk. Mapsjablonen nemen dat werk uit handen.

Definieer mapsjablonen één keer en gebruik ze overal

Met mapsjablonen definieer je een mapstructuur één keer, waarna die automatisch in elk project verschijnt. Voor het instellen van sjablonen heb je de rol Admin nodig.

1. Open Instellingen en zoek naar Folder management (Mapbeheer).
2. Voeg de mappen toe waarmee elk project moet beginnen, bijvoorbeeld Locatieonderzoek, Vergunningen, Installatiefoto's, Overdracht. Een nieuwe sjabloonmap heet "Nieuwe map" totdat je een naam invoert. Een lege naam wordt niet geaccepteerd.
3. Hernoem, kleur, herorden of archiveer sjabloonmappen wanneer je structuur verandert. Gearchiveerde sjabloonmappen worden niet meer geïmporteerd.

Elke sjabloonmap hoort bij één soort bestandslijst en een project importeert alleen sjablonen van zijn eigen soort. Een sjabloon voor woonprojecten verschijnt dus niet bij commerciële projecten. Zodra iemand voor het eerst de bestandsweergave opent van een project zonder mappen, worden de sjabloonmappen automatisch geïmporteerd, in het Portal en in de Mobile App.

Een sjabloon opnieuw importeren nadat je het hebt gewijzigd

Om een sjabloonwijziging over te nemen in een project dat al mappen heeft, klikt een beheerder in de weergave Bestanden van het project op Importeer mappen uit instellingen. Dit werkt alleen bij projecten.

Opnieuw importeren is een synchronisatie. Sjabloonmappen die het project nog niet heeft, worden aan het einde van de lijst toegevoegd. Mappen die al uit het sjabloon komen, krijgen de naam, beschrijving en kleuren van het sjabloon terug, dus een lokale hernoeming in dat project wordt overschreven. Een project bevat van elke sjabloonmap maximaal één exemplaar en de bestanden erin blijven waar ze zijn.

Alleen een beheerder kan een map hernoemen of verwijderen die uit een sjabloon komt.

Bestanden naar een project uploaden

De meest gebruikte manier om bestanden toe te voegen is het Portal.

1. Klik in het project op Bestanden. De bestandsweergave van het project opent.
2. Klik op Bestand toevoegen en kies de bestanden, of sleep ze vanaf je bureaublad naar de lijst. Laat ze bij een project zonder bestanden vallen op de dropzone "Nog geen bestanden".
3. Wil je bestanden in een map of op een bepaalde positie plaatsen, laat ze dan vallen op de map of tussen de items waar ze moeten komen.
4. Tijdens het uploaden verschijnt voor elk bestand een tijdelijke plaatsaanduiding. Zodra het uploaden klaar is, verschijnt het bestand in de lijst.

Je kunt tot 200 bestanden per keer toevoegen. Bestanden van een niet-ondersteund type worden uit een gemengde batch weggelaten. Een bestand dat groter is dan de limiet (standaard 100 MB, 1 GB bij woonprojecten, commerciële projecten en persoonlijke bestanden) wordt geweigerd met "File is too large: the maximum allowed size is N MB." Elke upload voegt "File uploaded" toe aan de activiteitenfeed van het project.

Mobiel kun je bestanden ook vastleggen als je niet achter je bureau zit:

• In de Mobile App open je de Bestanden van het project, tik je op Bestand toevoegen en kies je Maak een foto, Kies uit bibliotheek of Bestand uploaden. Kies de bestemming in het scherm Toevoegen aan map. Op iOS kun je ook een LiDAR-ruimtescan uitvoeren. Opnamen worden getoond als Wacht op upload / Uploaden... en verzonden zodra er weer verbinding is. Tik op Nu uploaden om direct te synchroniseren.
• Via WhatsApp stuur je een foto, pdf of document naar de Reonic-assistent, als je bedrijf de WhatsApp-assistent heeft ingeschakeld. Noem de klant of het project en het bestand komt terecht in de bestanden van dat project. Zonder project gaat het naar je persoonlijke inbox.

Spraakmemo's die je in de Mobile App opneemt, worden als opmerking bij het project opgeslagen. Je vindt ze dus bij de opmerkingen van het project en niet in de bestandslijst.

De Mobile App uploadt op de achtergrond en probeert het opnieuw als de verbinding wegvalt. Een opnieuw geprobeerde upload gaat verder waar hij was gebleven en begint niet opnieuw. Wordt een upload uiteindelijk afgebroken, dan meldt de app dat en voeg je de foto opnieuw toe.

Een bestand van je inbox naar een project verplaatsen

Bestanden die in je persoonlijke inbox binnenkomen (bijvoorbeeld via WhatsApp voordat je het project kende) kun je naar een woonproject of commercieel project verplaatsen.

1. Open je persoonlijke bestandsinbox in het Portal.
2. Zoek het bestand en kies Verplaatsen naar een project.
3. Kies het doelproject.
4. Bevestig. Het bestand komt in de hoofdmap van het project terecht, buiten elke map, aan het einde van de bestandslijst.

In de Mobile App open je Meer > Mijn bestanden, houd je het bestand lang ingedrukt, kies je Verplaatsen naar een project en zoek je het project. Mijn bestanden is beschikbaar als je bedrijf de WhatsApp-assistent heeft ingeschakeld.

Het opgeslagen bestand blijft waar het was, alleen de plek waar het bij hoort verandert. Delen en zichtbaarheid voor klanten die je in je inbox hebt ingesteld, worden meegenomen. Een voor klanten zichtbaar bestand kan dus het Klantportaal van het project activeren (zie Een bestand delen met de klant). De activiteitenfeed van het project registreert de verplaatsing als "File uploaded". Bestanden worden één voor één verplaatst, van je eigen inbox naar een project. Wil je het bestand daarna in een projectmap zetten, verplaats het dan zoals beschreven in Mappen per project toevoegen.

Een bestand zoeken

Groepeer en vind bestanden met mappen en mapsjablonen, zoals hierboven beschreven, en met een consistente naamconventie binnen elke map.

Bestanden delen en bepalen wie ze ziet

De popover Delen en toegang bij elk bestand bevat twee aparte instellingen. Houd ze uit elkaar. De volledige popover verschijnt wanneer Bestandstoegangsbeheer voor je bedrijf is ingeschakeld (zie Zichtbaarheid voor externe gebruikers aanscherpen (beheerder)). Zonder die instelling heeft elke bestandsrij in plaats daarvan een schakelaar om het bestand met één klik met de klant te delen.

Delen met specifieke gebruikers of teams

Toegang voor alle externe gebruikers is standaard toegestaan. Om het bestand te beperken, zet je die toegang uit.

1. Open de popover Delen en toegang van het bestand.
2. Zoek onder Delen met externe gebruikers en teams de optie Toegang toestaan voor alle externe gebruikers. Deze staat standaard aan. Zet haar uit.
3. Voeg gebruikers toe onder Delen met gebruiker en, als je Workspace de teamfunctie heeft, teams onder Delen met team.
4. Sluit de popover. De wijzigingen worden bij het sluiten opgeslagen. Externe gebruikers die niet op de lijsten staan en niet in een gedeeld team zitten, zien het bestand niet meer, tenzij de map hen toegang geeft.

Shares voor gebruikers en teams worden bij elkaar opgeteld. Zet je Toegang toestaan voor alle externe gebruikers weer aan, dan worden de gekozen gebruikers en teams gewist. Delen met een team vereist de teamfunctie. Zie je de teamoptie niet, neem dan contact op via de supportchat.

Een map beperk je op dezelfde manier vanuit de rij van de map. Hiervoor heb je het recht Mapbeheer nodig. Zonder dit recht wordt het delen van de map alleen-lezen getoond. Toegang tot bestand en map wordt gecombineerd: een externe gebruiker ziet een bestand als de deelinstelling van het bestand of die van de map hem toegang geeft. Een beperkte map toont dus nog steeds een onbeperkt bestand erin, en een open map toont elk bestand erin.

Deze instellingen gelden alleen voor externe gebruikers. Je eigen medewerkers zien elk bestand.

Een bestand delen met de klant

1. Open de popover Delen en toegang van het bestand.
2. Zet onder Toegang voor eindklanten de optie Delen met klant aan.
3. Sluit de popover om op te slaan. Het bestand verschijnt in het tabblad Mijn bestanden van het Klantportaal voor dat project.

Zonder Bestandstoegangsbeheer klik je in plaats daarvan op de schakelaar in de bestandsrij. Die wisselt van "Delen met klant" naar "Gedeeld met klant".

Zichtbaarheid voor externe gebruikers aanscherpen (beheerder)

Je Workspace heeft twee instellingen voor de hele Workspace die bepalen wat externe gebruikers (klanten en partners met toegang tot het portaal) kunnen zien. Een beheerder configureert ze: open Instellingen, zoek naar Features (Functies) en ga naar de sectie Projectgerelateerde functies.

• Als Bestandstoegangsbeheer aan staat, zien externe gebruikers een bestand alleen als het bestand of de map ervan zichtbaar is voor klanten, onbeperkt is of met hen of een van hun teams is gedeeld. Dit geldt direct ook voor bestaande bestanden, omdat het filtert wat externe gebruikers zien.
• Standaard niet delen met externen betekent dat elk nieuw bestand en elke nieuwe map beperkt begint, wie ze ook aanmaakt. Een externe gebruiker die een bestand uploadt of een map aanmaakt, krijgt daar automatisch toegang toe. Bestaande bestanden en mappen behouden hun instellingen en bestanden die aan notities zijn gekoppeld houden de normale toegangsregels. Deze schakelaar is alleen beschikbaar zolang Bestandstoegangsbeheer aan staat en gaat ook uit als je Bestandstoegangsbeheer uitzet.

Kies de variant die past: open (beide uit), gefilterd (alleen Bestandstoegangsbeheer) of strikt (beide aan). Zet de schakelaars om en klik op Opslaan. Beide instellingen gelden voor alle externe gebruikers. Wil je één onderaannemer sterker beperken dan anderen, gebruik dan het delen per bestand en per map hierboven.

De klant vragen een bestand te uploaden

Heb je een document van de klant nodig (een elektriciteitsrekening, een foto van de meter, een identiteitsbewijs), stuur dan een bestandsaanvraag. De klant uploadt via een beveiligde pagina en hoeft niet in te loggen.

1. Open de weergave met bestandsaanvragen van het project en klik op Add request (aanvraag toevoegen).
2. Voer een Titel van de bestandsaanvragen in. De klant ziet deze titel.
3. (Optioneel) Voeg een beschrijving toe en een Voorbeeldafbeelding van wat er geüpload moet worden.
4. Kies de Toegestane bestandstypen: afbeelding, pdf, CSV of Excel.
5. Stel Meerdere bestanden uploaden toestaan in (standaard aan).
6. (Optioneel) Zet Maak een map voor geüploade bestanden aan om de uploads te verzamelen in een voor klanten zichtbare map die naar de aanvraag is genoemd.
7. Klik op Opslaan. De aanvraag wordt als concept opgeslagen en is nog niet zichtbaar voor de klant.
8. Klik op Publiceren bij het concept.
9. Klik op Aanvraag sturen om de klant per e-mail een link naar de gepubliceerde aanvragen te sturen, of op Link naar uploadpagina kopiëren om de link zelf te delen. Door de link te kopiëren publiceer je alle concepten van het project.

Voor verzenden per e-mail is een e-mailadres bij het klantcontact nodig. Publiceren, de link kopiëren of verzenden schakelt ook het Klantportaal van het project in.

De eerste upload van de klant rondt de aanvraag automatisch af. De aanvraag gaat naar het tabblad Voltooid en de persoon die haar heeft gepubliceerd, krijgt een e-mail. Geüploade bestanden verschijnen in de bestanden van het project met de badge Klant. Een klant kan zijn eigen upload binnen 5 minuten na het uploaden verwijderen.

Gebruik Aanvraag annuleren om een gepubliceerde aanvraag in te trekken. Concepten die je zelf hebt aangemaakt, kun je verwijderen.

Een afbeelding van aantekeningen voorzien

Afbeeldingen kunnen ter plekke worden geannoteerd, in het Portal en in de Mobile App.

1. Open de weergave Bestanden van het project en klik op de miniatuur van de afbeelding (Voorbeeld weergeven).
2. Open de editor vanuit het voorbeeld.
3. Breng je wijzigingen aan.
4. Klik op Opslaan. De geannoteerde versie wordt naast het origineel opgeslagen en iedereen die het bestand daarna opent, ziet de geannoteerde versie.

In de Mobile App tik je in de Bestanden van het project op de afbeelding, tik je op bewerken en maak je aantekeningen met de pen. Bevestig elke wijziging met het vinkje en sla daarna op. Bewerken werkt offline en wordt later gesynchroniseerd. In de Mobile App is het bewerken van afbeeldingen beschikbaar voor bestanden van woonprojecten.

Het origineel blijft altijd bewaard. Elke keer opslaan vervangt de vorige geannoteerde kopie, dus er is geen wijzigingsgeschiedenis. In de Mobile App verwijdert de actie terugzetten naar origineel je opgeslagen aantekeningen en zet het bestand terug naar de originele foto. De editor in het Portal waarschuwt je voordat je sluit met niet-opgeslagen wijzigingen.

Een map downloaden als ZIP

Download alle bestanden in een map in één keer in plaats van één voor één.

1. Open de weergave Bestanden van het project.
2. Klik in de rij van de map op Downloaden als ZIP. Terwijl het ZIP-bestand wordt samengesteld, verschijnt de melding "Download wordt voorbereid in de achtergrond".
3. Zodra het klaar is, downloadt je browser <folder name>.zip en verschijnt de melding "Map gedownload".
4. Staat er in de melding "Fout tijdens downloaden", klik dan opnieuw op Downloaden als ZIP.

Een map mag voor een ZIP-export maximaal 1.000 bestanden bevatten. Bij een lege map is de knop uitgeschakeld. De ZIP bevat alleen de bestanden die je kunt zien, elk in de geannoteerde kopie als die bestaat. Het archief is tijdelijk: de downloadlink is 24 uur geldig en het archief wordt na een dag opgeruimd. Start de export dus opnieuw als je hem later nodig hebt.

Het archief bevat alleen de bestanden. Uploader, uploaddatum en deelstatus blijven in de bestandslijst staan. Lees die context daar dus voordat je exporteert.

Foto's en pdf's uit installatiecontrolelijsten staan aan het einde van de bestandslijst als alleen-lezen mappen Controlelijsten · <name>, één per controlelijst. Elke map heeft een eigen Downloaden als ZIP en ook externe gebruikers kunnen ze downloaden. Bestanden die aan notities van het project zijn gekoppeld, staan daarna in een alleen-lezen map Bijlagen van notities, die eveneens Downloaden als ZIP heeft. De ZIP van een gewone map bevat alleen de bestanden van die map.

Een bestand verwijderen

Verwijderen is definitief: er is geen prullenbak en geen ongedaan maken.

1. Open de bestandslijst en zoek de rij van het bestand.
2. Klik op Verwijderen. Het bestand en de geannoteerde kopie worden verwijderd en de melding "Verwijderd" verschijnt.

Elke verwijdering voegt "File deleted" toe aan de activiteitenfeed.

Sommige bestanden zijn beschermd: subsidiedocumenten, bestanden die als beschermd zijn gemarkeerd (zoals ondertekende Vollmacht-pdf's) en ondertekende offertes. Een beschermd bestand heeft een slotpictogram. Voor niet-beheerders is Verwijderen uitgeschakeld, met de tooltip "Alleen beheerders kunnen beschermde bestanden verwijderen". Een beheerder kan het bestand verwijderen na bevestiging van het dialoogvenster Beschermd bestand verwijderen?. Een ondertekende offerte kan door niemand in je bedrijf worden verwijderd, ook niet door beheerders.

In de Mobile App houd je het bestand lang ingedrukt, tik je op Verwijderen en bevestig je. De app past dezelfde regels toe: bij een ondertekende offerte, of bij een beschermd bestand als je geen beheerder bent, wordt Verwijderen uitgeschakeld getoond met de reden eronder. Verwijderingen die offline zijn gedaan, worden uitgevoerd zodra je weer verbinding hebt.

Om in de Mobile App meerdere bestanden te verwijderen, tik je in de kop op Selecteren (of houd je een bestand lang ingedrukt en kies je Meerdere selecteren), tik je op de bestanden of op Alles selecteren, tik je op Verwijderen (de knop toont hoeveel bestanden je hebt geselecteerd) en bevestig je. Beschermde bestanden en ondertekende offertes kunnen niet worden geselecteerd.

Een map moet leeg zijn voordat je hem kunt verwijderen. Wil je een bestand alleen uit de weg hebben, verplaats het dan naar een andere map in plaats van het te verwijderen.

Goed om te weten

• Uploads met dezelfde naam maken een nieuw bestand aan. Upload je een bestand met een bestaande naam, dan wordt een apart bestand toegevoegd en het vorige niet vervangen.
• Foto's van de iPhone (HEIC/HEIF) kun je gewoon uploaden. Ze worden bij het uploaden automatisch naar JPEG omgezet, dus je bekijkt en downloadt ze zoals elke andere foto. HEIC-foto's tot 25 MB en 80 megapixel worden geaccepteerd.
• Downloadlinks voor bestanden zijn 24 uur geldig. Een link die je buiten Reonic deelt, werkt na een dag niet meer.
• Mappen van controlelijsten zijn alleen-lezen in Bestanden. De afbeeldingen komen uit de controlelijst. Hernoem, verplaats, bewerk of verwijder ze dus in de controlelijst zelf.
• Bijlagen van notities zijn alleen-lezen in Bestanden. In het Portal staan bestanden die aan notities bij een project of contact zijn gekoppeld in de map Bijlagen van notities. Hernoem, verplaats, deel of verwijder ze in de notitie zelf.
• Klanten uploaden via een bestandsaanvraag. Stuur een bestandsaanvraag en de klant uploadt daarop. Bestanden die je met de klant deelt, verschijnen in het tabblad Mijn bestanden in het Klantportaal.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026