Overzicht van leadkenmerken

Lees dit artikel één keer voordat je dagelijks met leads gaat werken. De andere artikelen in dit onderdeel gaan uit van het model dat je hier leert kennen.

Een lead is een residentiële kans voor een energieoplossing. Een lead bestaat uit een klantcontact, een locatie, de producten waarin de klant geïnteresseerd is (zonne-energie, opslag, wallbox, warmtepomp, verwarming) en een workflowkaart in je pipeline. In sommige menupaden, integratielogs en in de AI-assistent heet een lead ook Aanvraag (Engels: Request), en in het Duits Anfrage. Alle drie de namen verwijzen naar dezelfde lead in je pipeline.

Voordat je begint

• Je hebt toegang tot Aanvragen nodig om de pagina Aanvragen te openen. Zonder toegang staat de pagina op slot. Voor het aanmaken, bewerken en sluiten van leads heb je de rol Editor of hoger nodig.
• Elke lead is tegelijk een CRM-record (contact plus herkomst), een energiesimulatieproject (locatie, bouwgegevens, gewenste pakketten) en een workflowkaart (kanbanpositie plus de vraag of de deal Open, Gewonnen of Verloren is). Alle drie horen bij dezelfde lead.
• Eén lead kan meerdere aanbodvarianten bevatten. Stuur je de klant drie varianten (klein, middel, groot), dan zijn dat drie varianten binnen één lead en geen drie leads.
• Of een lead Open, Gewonnen of Verloren is, bepaal je met een expliciete actie. Een kaart naar een kolom met de naam "Verloren" slepen maakt de lead niet vanzelf Verloren.

Hoe een lead zich verhoudt tot contacten, aanbiedingen en projecten

• Contact — Het klantrecord: naam, e-mail, telefoon, adres. Eén contact kan meerdere leads hebben (terugkerende klant, tweede woning). — Wordt samen met de lead aangemaakt als je een nieuw contact invoert, of gekozen via de zoekfunctie als het al bestaat.
• Lead (Aanvraag) — De kans: contact, locatie, gewenste producten, levenscyclusstatus. De kaart in de pipeline. — Wanneer een nieuwe klant een offerte aanvraagt of je zelf een verkoopkans ziet.
• Aanbod — Een prijsvariant binnen een lead. Een lead kan er meerdere hebben, de klant kiest er één. — Wanneer je klaar bent om de klant prijzen te sturen. Je maakt het aan vanuit het contact van de klant.
• Project — Hetzelfde project in de installatiefase. Een project doorloopt drie fasen: aanvraag, aanbod, installatie. — Nadat de klant heeft getekend.

Een contact heeft in de loop van de tijd meerdere leads. Elke lead bevat een of meer aanbodvarianten. Ondertekent de klant een aanbod, dan wordt de getekende variant degene die wordt geïnstalleerd. De lead markeren als Gewonnen is een aparte stap. Spreekt de Reonic AI-assistent of een integratie van een project, dan bedoelt die meestal de lead. Spreekt die van een aanbod, dan bedoelt die een variant binnen de lead.

De levenscyclus van een lead doorlopen

Elke lead begint als Open en eindigt als Gewonnen, Verloren of Cannot fulfill (niet uitvoerbaar):

1. Er komt een lead binnen. Open is de standaardstatus. Elke nieuwe lead is Open, ongeacht de bron.
2. Maak een aanbod aan met prijzen zodra je de klant een offerte wilt sturen. Open het contact van de klant en maak het aanbod daar aan. Het nieuwe aanbod wordt aan het contact gekoppeld en de oorspronkelijke lead toont de tag Omgezet in een aanbieding.
3. De klant ondertekent het aanbod. Markeer de lead in het Portal als gewonnen en bevestig met Gewonnen. De lead wordt Gewonnen en de sluitdatum wordt vastgelegd. Gebruikt je organisatie Reonic Agenten, dan kun je agenten instellen die specifiek reageren op het sluiten van een deal, bijvoorbeeld om over te dragen aan de installatie of je team te informeren.
4. Of markeer de lead als verloren met een vaste reden. Klik in de zijbalk van de lead op Markeer als verloren. Kies de best passende waarde uit de 25 vaste verliesredenen (verplicht) en voeg in het veld Beschrijving vrije tekst toe voor context die de lijst niet kan bevatten (de concurrent die de deal won, het budgetverschil). De reden voedt de funnelanalyse en de win-/verliesrapportage, dus kies zorgvuldig. Sla op met Markeer als verloren, of gebruik Markeren als verloren en archiveren om de lead in één klik te sluiten en te archiveren. In de zijbalk verschijnt daarna een banner Gesloten als verloren met notitie en de lead krijgt de tag Verloren.
5. Of markeer de lead als Cannot fulfill (niet uitvoerbaar) voor een project dat je niet kunt uitvoeren (dak te zwak, no-gozone, wettelijke belemmering). Reonic mailt de klant direct je reden zoals je die hebt geschreven, vergrendelt het aanbod volledig en blokkeert nieuwe handtekeningverzoeken. De lead toont daarna Afgewezen. Annuleer eerst een openstaand handtekeningverzoek, anders wordt de actie geweigerd.
6. Heropen een gesloten lead met de actie Reopen (heropenen) in de zijbalk. Dit werkt voor Gewonnen en Verloren leads. Herstel een gearchiveerde lead eerst voordat je hem heropent, zie Een lead archiveren en herstellen. Leads met Cannot fulfill blijven gesloten. Neem contact op met de supportchat als zo'n lead heropend moet worden.

Een lead archiveren en herstellen

Met archiveren verberg je een lead uit de standaardweergaven zonder hem te verwijderen. Gebruik dit voor testgegevens, dubbelen en leads die je liet vallen voordat je ze kwalificeerde. Gebruik voor deals die je hebt gevolgd en verloren Markeer als verloren, want Verloren telt mee in de funnelrapportage.

1. Zet op de pagina Aanvragen de schakelaar Lijst / Kanban op Kanban.
2. Kies het bord in de bordkiezer.
3. Open het kaartmenu van de lead en kies archiveren.

Zo haal je een gearchiveerde lead terug:

1. Zet in de filterbalk de schakelaar Gearchiveerd aan.
2. Open het menu van de gearchiveerde kaart en kies herstellen.

Het activiteitenlogboek legt beide acties vast. De herstelde lead verschijnt weer in de standaardweergaven met zijn volledige geschiedenis. Archiveren werkt hetzelfde, of het project nu een lead, een aanbod of een installatie is.

Leads toewijzen aan gebruikers en teams

Elke lead kan worden toegewezen aan een of meer gebruikers en een of meer teams. De toewijzing heeft twee functies:

• Volgorde in de Mobile App. Field Workers zien alle projecten in de Mobile App. Aan hen toegewezen projecten staan bovenaan, onder Toegewezen aan jou, gevolgd door Overig.
• Filteren in het Portal. Accountmanagers filteren de lijst op toegewezen gebruiker en team. Wat een gebruiker in het Portal ziet, hangt af van zijn of haar recht Aanvragen en niet van de toewijzing.

Een lead kan meerdere toegewezen gebruikers en meerdere teams hebben. De teams moeten al bestaan, je admin stelt ze in.

Een van de toegewezen gebruikers kan ook worden aangewezen als Accountmanager (KAM), de hoofdverantwoordelijke voor de lead. De KAM verstuurt de e-mails voor klant en handtekening, staat op de pdf's van aanbod en installatie en wordt naar ondersteunde CRM-integraties gesynchroniseerd als verantwoordelijk contact (Duits: Bearbeiter). Er is per lead altijd precies één KAM, en een nieuwe KAM vervangt de vorige. Maak je een lead aan in het Portal, dan word je de KAM ervan en worden je eigen teams ook toegewezen, zonder melding. Kanbankaarten tonen de avatar van de KAM. Heb je één duidelijke eigenaar nodig, stel dan de KAM in in plaats van te vertrouwen op een afspraak over tags.

Zo wijs je toe in het Portal:

1. Blijf op de pagina Aanvragen in de weergave Lijst.
2. Klik op de cel Toegewezen van de lead. De lade Toewijzingen wordt geopend.
3. Voeg gebruikers en teams toe of verwijder ze en stel de Accountmanager (KAM) in.

Zo wijs je toe in de Mobile App:

1. Open Projecten en tik op het project.
2. Tik onder Algemeen op toegewezenen.
3. Kies in het blad Toewijzen aan één gebruiker op het tabblad Key account (de KAM), willekeurig veel medebehandelaars onder Gebruikers en willekeurig veel teams onder Teams.
4. Tik op Klaar.

De wijziging wordt opgeslagen zodra het blad sluit, ook offline, en de nieuwe toegewezenen zijn meteen zichtbaar. Kan de wijziging niet worden opgeslagen, dan komen de vorige toegewezenen terug en verschijnt Couldn't save the assignees (de toegewezenen konden niet worden opgeslagen). Voor het bewerken van toegewezenen in de Mobile App heb je het recht nodig om gebruikers toe te wijzen. Voor alle anderen is het segment alleen ter weergave.

Leads verplaatsen tussen kanbanfasen

Je kanbanstatus is de kolom waarin de kaart van de lead staat: New, Qualified, In planning, Offer sent, Negotiation, Lost enzovoort. Je organisatie bepaalt zelf de borden en de statussen daarop, dus verschillende organisaties zien verschillende kolommen. Een lead heeft één plaatsing per bord. Een lead zonder plaatsing op het bord dat je bekijkt, staat in de kolom no-status van dat bord. Geïmporteerde leads komen daar terecht totdat iemand ze een status geeft.

Sleep je een kaart naar een kolom in de aanbodfase, dan wordt het aanbodnummer automatisch toegekend. Binnen een kolom staan de kaarten in een vaste volgorde, dus sleep een kaart omhoog of omlaag om de positie te bepalen.

Zo wijzig je de kanbanstatus van een lead in het Portal:

1. Zet op de pagina Aanvragen de schakelaar Lijst / Kanban op Kanban.
2. Kies het bord in de bordkiezer.
3. Sleep de kaart naar een andere kolom. Kan de verplaatsing niet worden opgeslagen, dan springt de kaart terug naar de oude plek.

Je kunt ook het menu van de kaart openen en de lead vanaf daar naar een status verplaatsen.

Zo wijzig je die in de Mobile App:

1. Open Projecten en tik op het project.
2. Open onder Algemeen het segment Status.
3. Zoek de status in het blad Status en tik erop. De statussen zijn gegroepeerd op fase en daarbinnen op bord, en je kunt erin zoeken.
4. Tik op Klaar.

Alleen Editors en hoger kunnen een status wijzigen in de Mobile App. Een kaart naar een andere kolom slepen verandert niet of de lead Gewonnen of Verloren is. Gewonnen, Verloren en Afgewezen staan als tags op de kaart, dus markeer Gewonnen of Verloren als aparte, expliciete actie.

Notities, bestanden en activiteitengeschiedenis bijhouden

• Interne opmerking. Een vrij tekstveld bij elke lead, alleen zichtbaar voor je team. Gebruik het voor kwalitatieve context: "Klant wil de zonnepanelen vóór de winter", "De partner beslist", "Concurrent bood 8% minder".
• Bestanden. De sjabloonmappen van je organisatie worden aan elke nieuwe lead toegevoegd. Een elektriciteitsrekening die je scant tijdens het aanmaken van de lead, wordt erbij opgeslagen.
• Activiteitenlogboek. Legt gebeurtenissen in de levenscyclus vast, zoals het aanmaken, archiveren, herstellen of als verloren markeren van de lead. Opnamen van de Vergaderassistent die je vanuit de Mobile App als activiteit logt, staan er ook in, met een link naar de samenvatting. Het logboek legt de gebeurtenis vast, maar niet altijd de precieze waarde. "Gemarkeerd als verloren" staat er bijvoorbeeld wel in, maar de vaste verliesreden niet. Open de lead om die te lezen.

Je leads zoeken en filteren

De pagina Aanvragen opent in de weergave Lijst. Kies een opgeslagen weergave of blijf op Alle aanvragen. Je filterstatus wordt bewaard in je opgeslagen weergaven. De filterbalk biedt:

• Zoeken en de schakelaar Gearchiveerd. Gearchiveerde leads zijn standaard verborgen.
• Ontvangen: hoe oud de lead is.
• Status en Bord (alleen in de weergave Lijst).
• Gebruikers en, als je organisatie teams gebruikt, Teams.
• Tags, om op te nemen of uit te sluiten.
• Omgebouwd en Omgebouwd op.
• Leadbron, het filter Open / Gewonnen / Verloren en Lead Score (leadscore, als leadscoring is ingeschakeld).

Filters worden gecombineerd, dus je kunt tegelijk op status, toegewezen team en ontvangstdatum filteren. De lijst toont per lead de naam en bron, de Deal Status (Afgewezen / Verloren / Gewonnen / Achterstallige taken), één chip Kanban Status per bordplaatsing, de Lead Score, de datum Ontvangen en de KAM onder Toegewezen. Dubbelklik op een rij om de lead te openen.

In de weergave Kanban blijft dezelfde filterbalk bovenaan staan, en de bordkiezer vervangt de filters Status en Bord.

Toont de weergave Lijst niet alle leads die je verwacht, controleer dan het volgende:

• Of een filter op Status of Bord actief is. Wis het om alle statussen te zien.
• Of het filter Open / Gewonnen / Verloren de lijst beperkt.
• Of de schakelaar Gearchiveerd uit staat. Gearchiveerde leads verschijnen alleen als die aan staat.

Een lead handmatig aanmaken

De meeste leads komen binnen via gekoppelde brokers en contactformulieren, maar voor een doorverwijzing, een binnenloper, je eigen acquisitie of een opname op locatie voer je er vaak een met de hand in.

1. Open Aanvragen in de navigatie van het Portal.
2. Klik op Nieuwe aanvraag (rechtsboven, Duits: Neue Anfrage). Is de knop uitgeschakeld, dan heb je de rol Viewer en heb je Editor-rechten nodig.
3. Zoek in het venster Nieuw verzoek aanmaken een bestaand contact, importeer er een uit een gekoppeld CRM of vul een nieuw contact in. Je hebt minimaal de naam van de klant nodig. Of e-mail, telefoon en volledig adres verplicht zijn, volgt uit de regel voor verplichte velden van je organisatie.
4. Stel het Projectadres in. Het installatieadres wordt los van het contactadres van de klant vastgelegd, omdat de installatielocatie kan afwijken van het factuuradres (een tweede woning, of een verhuurder die voor een huurder bestelt). Het selectievakje Hetzelfde als het adres van de klant (Duits: Gleiche Adresse wie die des Kunden) staat standaard aan. Laat het aan als de adressen overeenkomen, dan gebruikt het project het adres van de klant. Haal het vinkje weg om een afwijkend projectadres in te voeren. Het adres dat je typt, bepaalt de kaartpin.
5. Controleer de pin Installatieplaats op de kaart. De pin wordt geplaatst op basis van het adres dat geldt, dus pas hem handmatig aan als hij niet klopt. Sleep de pin bij een groot perceel met meerdere gebouwen naar het gebouw dat je plant.
6. Klik op Opslaan. Reonic maakt de lead aan en opent het scherm Basics (basisgegevens).
7. Vul aan wat het aanmaakformulier niet vastlegt: de kanbanstatus, de verantwoordelijke, de leadbron, de aangevraagde pakketten en andere gegevens. Zie Een lead bewerken.

In Brazilië en Mexico vraagt het contactformulier ook om de lokale identiteitsvelden (CPF / CNPJ in Brazilië, identiteitsdocument en het 12-cijferige servicenummer in Mexico).

Field Workers kunnen ook in de Mobile App een lead aanmaken. Tik bij Projecten op de knop +, kies Aanvraag, vul voornaam, achternaam, e-mail, straat, nummer, plaats en postcode in (telefoon is optioneel) en tik op Opslaan. Controleer altijd de kaartpin voordat je opslaat, want de Mobile App plaatst de pin in Berlijn als er geen pin is ingesteld. Een offline aangemaakte lead staat onder Wachten op synchronisatie totdat die is gesynchroniseerd.

Een lead bewerken

Open een lead en bewerk de velden direct in de detailweergave. Je kunt onder meer de volgende groepen bewerken:

• Klant. Naam, e-mail, telefoon, adres. Een adres opnieuw opslaan werkt de locatie op de kaart bij.
• Bouwgegevens. Invoermodus (op basis van verbruik, op basis van pand, per ruimte, handmatig), isolatie, materiaal, jaar van bouw. De opties verschillen per land. Bij verwarmingsplanning per ruimte worden VDI-hoogten van paneelradiatoren gebruikt voor de dimensionering van radiatoren.
• Bestaande apparatuur. Bestaande zonne-energie, opslag, wallbox en EV met hun specificaties. Bij een bestaand PV-systeem zijn dakhelling en oriëntatie optioneel. Laat ze leeg als je ze niet weet, dan vult Reonic redelijke standaardwaarden in (30 graden helling, 180 graden oriëntatie) die je kunt aanpassen.
• Gewenste pakketten en betaalwijzen. Pakketten voor zonne-energie, opslag, wallbox en verwarming, elk met Aankoop, Lease of Financiering.
• Energie-aannames. Totaal verbruik, energieprijs, prijsstijging, laadprofiel, teruglevermodus en tijdvensters van het net. In Italië de tariefbanden F1/F2/F3 voor het tijdsafhankelijke nettarief.
• Tijdlijn. Begin- en eindjaar, simulatieversie, deadline voor de handtekening.
• Intern. Interne opmerking, tags, leadbron, eigenaar van de herkomst.

De weergave Request (aanvraag) in de details toont het bericht van de klant, de aangevraagde pakketten, de bestaande systemen en de AI-leadanalyse, alleen om te lezen. Voer je wijzigingen door in de andere weergaven.

In de Mobile App bewerken Field Workers via de segmentkaarten van het project: contact, status, tags, toegewezenen, bestaande verwarming, ruimtes, taken en notities. Wijzigingen aan status, tags en toegewezenen worden opgeslagen zodra het blad sluit, ook offline. Verlaat je een formulier met niet-opgeslagen wijzigingen, ook met een veegbeweging vanaf de rand terug, dan word je gevraagd op te slaan.

Leads in bulk en via gekoppelde brokers importeren

De Bulk Excel import (bulkimport via Excel) is bedoeld voor het migreren van een bestaande pipeline vanuit een spreadsheet of een ander CRM. Je opent hem via Leads importeren, naast de knop Nieuwe aanvraag, en hebt de rol Editor nodig. Werk na de migratie aan statuswijzigingen lead voor lead.

Gekoppelde brokers (Wattfox, Aroundhome, DAA en andere) stelt je admin in. Geïmporteerde leads komen in de kolom no-status van je bord totdat iemand ze een status geeft. Filter de lijst op Leadbron om de leads van één broker te zien. Brokerimporten starten ook je uitgaande CRM-synchronisaties, dus HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Weclapp en Bitrix ontvangen de nieuwe deal automatisch.

Dubbele leads herkennen en afhandelen

Reonic hergebruikt een bestaand contact als je in het Portal een lead aanmaakt en het contact kiest via de zoekfunctie of een CRM-record importeert (HubSpot, Pipedrive, Weclapp, Bitrix, Photovate) dat al bij een contact hoort. Elke andere route maakt een nieuw contact aan: een klant die je openbare contactformulier twee keer invult, krijgt twee contactrecords, net als een klant die iemand van je team opnieuw als nieuw intikt.

Dat dezelfde klant meerdere leads heeft, is zo bedoeld. Het tweede project van een terugkerende klant is een nieuwe lead en geen kopie, dus houd die gescheiden. Handel onbedoelde dubbelen met de hand af:

1. Zoek op de pagina Aanvragen naar het e-mailadres of telefoonnummer van de klant, zodat beide rijen zichtbaar worden.
2. Open ze een voor een en controleer of het om dezelfde persoon gaat.
3. Houd het meest complete record (meer leads, opmerkingen en activiteit) aan als hoofdrecord.
4. Archiveer de dubbele lead. Zie Een lead archiveren en herstellen.

Maak je een lead handmatig aan, zoek dan eerst bovenaan het venster Nieuwe aanvraag op het e-mailadres of telefoonnummer van de klant. Bestaat er een treffer, kies dan dat contact, dan koppelt Reonic de nieuwe lead eraan.

De weergave in de Mobile App

Mobiel werken: Field Workers in de Reonic Mobile App werken met leads vanuit de lijst Projecten:

• Alle projecten staan erin. Offline aangemaakte projecten wachten bovenaan in de groep Wachten op synchronisatie, daarna volgen Toegewezen aan jou en Overig.
• Zoek, of filter op Fase, Tags, Status, Gebruikers en Teams. Filters worden gewist als je de lijst verlaat.
• Elke kaart toont de naam, het adres, het tijdstip van de laatste bewerking en een fasechip (Aanvraag, Aanbod, Installatie). Houd een kaart lang ingedrukt om de klant te bellen, een bericht of e-mail te sturen of naar de klant te navigeren.
• Prijzen zijn verborgen, tenzij prijszichtbaarheid voor je organisatie is ingeschakeld.
• Een lead aanmaken, de status wijzigen en de segmenten bewerken kan allemaal in de Mobile App. Markeren als Gewonnen, markeren als Verloren, Cannot fulfill en Reopen doe je in het Portal.

Goed om te weten

• Wil je een Gewonnen deal na ondertekening annuleren, markeer die dan direct als Verloren. De sluitdatum wordt de annuleringsdatum en de oorspronkelijke datum van Gewonnen wordt vervangen.
• Archiveer leads een voor een. Wil je er veel tegelijk opruimen, werk ze dan af vanuit de kanban.
• De deadline voor de handtekening is een datumveld voor je eigen bijhouden. Het start geen herinneringen, escalaties of statuswijzigingen.
• Het gemiddelde cijfer voor leadkwaliteit op het dashboard is een omrekeningskoers (aanbiedingen gedeeld door aanvragen in het tijdvenster) en geen gemiddelde van AI-leadscores. Beschouw het als een maat voor het volume in de funnel.
• Wil je de persoonsgegevens van een contact om redenen van compliance definitief laten verwijderen, vraag het dan aan je Reonic Accountmanager. Het contact wordt geanonimiseerd en de bijbehorende leads blijven bestaan.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026