Leads in bulk importeren vanuit Excel
Importeer veel leads tegelijk vanuit een spreadsheet of een ander CRM, in plaats van ze stuk voor stuk handmatig in te voeren.
Heb je meer dan een handvol leads toe te voegen, bijvoorbeeld omdat je overstapt van een ander systeem of een lijst uit een spreadsheet of ander CRM hebt geëxporteerd, dan opent de knop Leads importeren een uploadflow waarmee je ze in één keer aanmaakt. Elke geïmporteerde lead verschijnt in je Kanban als particuliere aanvraag met contact en adres, net als een lead die je handmatig invoert. Je gekoppelde CRM's worden automatisch bijgewerkt.
Voordat je begint
- Je hebt de rol Editor of hoger nodig in het particuliere gedeelte. Viewers zien Leads importeren uitgeschakeld, net als Nieuwe aanvraag.
- In je Workspace moet het gedeelte Aanvragen voor particulieren zijn ingeschakeld en je hebt de machtiging voor aanvragen nodig. Zonder die machtiging is de pagina Aanvragen vergrendeld. Vraag het dan aan je admin.
- Zorg dat je bestand klaarstaat als spreadsheet, CSV of ander uploadbestand, met één lead per rij.
- Neem van elke lead de naam, contactgegevens en het adres op. Een lead heeft minimaal een naam nodig. Of e-mailadres, telefoonnummer en hoeveel adresgegevens ook verplicht zijn, bepaalt de regel voor verplichte velden van je organisatie. Het handmatige aanmaakformulier volgt dezelfde regel.
- Adressen worden tijdens de import omgezet naar een pin op de kaart (geocoding). Gebruik waar mogelijk nette adressen. Klopt een pin niet, dan kun je die achteraf per aanvraag aanpassen.
Een leadlijst importeren
- Open Aanvragen in het particuliere gedeelte van de Portal-navigatie.
- Klik rechtsboven op Leads importeren, naast Nieuwe aanvraag.
- Sleep je spreadsheet of bestand naar het uploadvenster, of klik om te bladeren.
- Reonic leest het bestand, maakt per rij één aanvraag aan, koppelt elk contact en bepaalt van elk adres de locatie op de kaart.
- Je vindt de geïmporteerde leads in je Kanban of lijst met aanvragen. Open een aanvraag om de optionele projectvelden in te vullen die de import niet dekt.
Opmerking
Leads importeren is een aparte route naast het aanmaakformulier. Gebruik Nieuwe aanvraag voor één klant die binnenloopt of via een doorverwijzing komt, en Leads importeren wanneer je een hele spreadsheet binnenhaalt.
Wat er wordt overgenomen
De import maakt aanvragen aan met contact en adres, in dezelfde vorm als een lead die je met het aanmaakformulier handmatig invoert. Geïmporteerde leads nemen ook de gegevens over de leadbron uit het bronbestand of van de makelaar mee, zodat ze al met een bron kunnen binnenkomen. In je lijst en Kanban voor particuliere aanvragen kun je op leadbron filteren.
De projectgegevens voeg je na de import toe aan de aanvraag:
- Projectpakket (dimensionering voor zonne-energie, batterij, wallbox of warmtepomp). Kies pakketten later vooraf, bij het opstellen van de offerte of door de aanvraag te bewerken. De aangevraagde pakketten zie je daarna in de weergave Aanvraag van de aanvraag, die alleen-lezen is.
- Detailvelden zoals gewenst zonnevermogen (kWp), gewenste opslagcapaciteit (kWh) en het bericht van de klant.
Dubbele contacten
Een geïmporteerde lead wordt aan een bestaand contact gekoppeld als beide dezelfde record-ID uit een gekoppeld CRM hebben (HubSpot, Pipedrive, Weclapp, Bitrix of Photovate). Elke andere lead krijgt een nieuw contact, ook als e-mailadres, telefoonnummer of naam overeenkomen met een bestaand contact. Eén contact kan terecht meer dan één aanvraag hebben (een vervolgbezoek, een tweede pand), dus rijen die op duplicaten lijken, zijn niet altijd fout.
Zie je na een import een echt dubbel contact, voeg de twee contacten dan samen. Zie Contacten beheren in het CRM.
Tip
Overlapt je bestand met bestaande contacten en komen de leads niet uit een gekoppeld CRM, maak het bestand dan vóór de import schoon of voeg de duplicaten achteraf samen.
Goed om te weten
- Neem zelf contact op met geïmporteerde leads. De welkomstmail voor de klant en de interne melding aan het team worden verstuurd voor leads die via je openbare contactformulier binnenkomen. Stuur dus zelf een bericht naar geïmporteerde leads.
- Geïmporteerde en handmatig aangemaakte leads worden beide naar je CRM gesynchroniseerd. Is er een CRM-koppeling ingesteld in je Workspace, dan wordt een aanvraag direct na het aanmaken naar je gekoppelde CRM's gestuurd (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Weclapp, Bitrix). Dat geldt zowel voor geïmporteerde als voor handmatig in het Portal ingevoerde aanvragen.
- Opgeslagen wordt de pin op de kaart. De locatie wordt automatisch bepaald op basis van het adres. Klopt de locatie van een geïmporteerde rij niet, open dan die aanvraag en pas de pin op de kaart aan.
Laatst bijgewerkt op