Gestire i contatti nel CRM di Reonic

Categorie: CRM

Un contatto in Reonic è una persona (il proprietario di casa, il proprietario dell'immobile, il referente aziendale a cui stai vendendo) e raccoglie in un unico record la sua identità, le comunicazioni, l'indirizzo e la cronologia dei progetti. Ogni richiesta, offerta e installazione rimanda esattamente a un contatto, quindi il record del contatto è la spina dorsale del tuo CRM. La pagina Contatti è dove gestisci quella rubrica indipendentemente dal singolo progetto, e ogni contatto ha la sua vista di dettaglio con una barra laterale e un menu Create … (Crea …) che gli crea un nuovo progetto con un clic.

Prima di iniziare

• Prima cerca, poi crea. Quando salvi un contatto, Reonic lo riconosce come record esistente solo se porta lo stesso ID esterno di un CRM collegato (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Due voci con la stessa email, lo stesso telefono o lo stesso nome restano contatti separati. Quindi se crei la stessa persona due volte, o lo stesso proprietario compila due volte il tuo modulo pubblico Casa dell'energia, ti ritrovi con due record per la stessa persona. Usa la lista dei contatti o la ricerca globale per verificare che il cliente non sia già in archivio prima di cliccare su Nuovo contatto. L'assistente IA in app e su WhatsApp è l'unica eccezione: controlla se esiste già quell'email e aggiorna invece di creare un duplicato.
• Decidi se ti serve un contatto privato o aziendale. I contatti privati (B2C) usano i campi nome standard. I contatti aziendali (B2B) portano anche una ragione sociale. L'impostazione aziendale viene registrata in fase di acquisizione o tramite l'assistente IA, non nel modulo manuale Nuovo contatto. Sul lato progetto la stessa distinzione emerge come Residenziale o Commerciale, e cambia il prezzo, la gestione dell'IVA e quali moduli compaiono sull'offerta.
• Sappi dove vengono registrati il consenso e l'origine del lead. Il consenso al marketing (il testo esatto che il cliente ha accettato più il link all'informativa sulla privacy) e i campi campagna sull'origine del lead vengono registrati in fase di acquisizione (il modulo pubblico di iscrizione Casa dell'energia) o tramite l'assistente IA, non nel modulo manuale Nuovo contatto. Entrambi contano poi per il GDPR, e la pagina di dettaglio del contatto è dove li verifichi.

Dove trovare i contatti

La rubrica vive nella pagina Contatti del Portal di Reonic, nella navigazione a sinistra sotto Contatti. Quella pagina elenca ogni contatto del tuo Workspace, filtrato in base al tuo ruolo. Gli installatori partner vedono i contatti dei progetti a cui sono assegnati o i contatti che hanno creato loro. Fai doppio clic su una riga qualsiasi per aprire la vista di dettaglio, e usa il menu di azioni rapide della riga per creare un nuovo progetto residenziale o commerciale per quel contatto senza uscire dalla lista.

Nella Mobile App non c'è una pagina dedicata ai contatti. I tecnici sul campo restano nel contesto del progetto: il cliente compare attraverso il progetto su cui stanno lavorando. Crei o aggiorni un contatto dal widget contatto integrato nella schermata di creazione della richiesta: cerchi un contatto esistente, oppure compili i campi direttamente e il contatto viene creato insieme alla richiesta.

Creare un nuovo contatto

1. Apri la pagina Contatti nel Portal.
2. Clicca su Nuovo contatto in alto a destra.
3. Se il tuo Workspace ha HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate collegati, scegli la fonte nel selettore CRM in cima alla finestra, cerca per nome, email o telefono e seleziona una corrispondenza per precompilare i campi. Vedi Importare un contatto da un CRM collegato qui sotto.
4. Compila i campi identità: nome e cognome.
5. Compila i campi di comunicazione: email principale, telefono e disponibilità telefonica (scegli la fascia in cui il cliente preferisce essere chiamato, così le richiamate arrivano al momento giusto).
6. Compila l'indirizzo: via, numero, città, CAP. Il completamento automatico dell'indirizzo è collegato al campo via. Inizia a digitare e scegli dai suggerimenti per ottenere un indirizzo interpretato in modo pulito.
7. Clicca su Salva.

Il contatto è ora attivo nella tua rubrica e disponibile per ogni futura richiesta, offerta o installazione. Reonic registra chi ha modificato il record per ultimo, così hai una traccia di controllo.

Creare un contatto al volo mentre costruisci una richiesta o un'offerta

Non devi per forza partire dalla pagina Contatti. Due percorsi più rapidi creano il contatto proprio dove ti serve:

• Dalla schermata di creazione della richiesta. Il widget contatto integrato ti fa cercare un contatto esistente e, se non c'è nessuna corrispondenza, compilare direttamente i campi del cliente. Il contatto viene creato insieme alla richiesta. Questo è il modo di creare un contatto dalla Mobile App.
• Da un selettore di ricerca contatti. Ovunque il Portal mostri la casella di ricerca contatti (per esempio quando colleghi un cliente mentre crei una richiesta o un'offerta), puoi creare un contatto nuovo di zecca senza uscire dal selettore. Inizia a digitare il nome della persona. Se non corrisponde nulla, clicca su Creare un nuovo contatto accanto alla casella di ricerca, clicca il pulsante corrispondente nel piè di pagina del menu a tendina (compare anche quando la ricerca non ha trovato nulla), o premi Invio sul risultato vuoto. Il modulo del contatto si apre con nome e cognome precompilati da quello che hai digitato. Ogni altro campo del modulo di creazione (email, telefono, indirizzo) parte vuoto, quindi compilalo e salva come faresti sul modulo autonomo.

Il percorso al volo dal selettore è una via rapida verso un contatto manuale nuovo. Non passa dal selettore CRM, quindi non è un'importazione, e vale la stessa raccomandazione "prima cerca, poi crea".

Registrare coniuge, comproprietario o partner

Un contatto è una persona, e una seconda persona (un coniuge, un comproprietario o un partner del nucleo familiare) non è un secondo campo strutturato sullo stesso record. Per documentare una seconda persona, usa uno di questi schemi:

• Un contatto, note interne. Registra nome ed email della seconda persona in una nota o in un commento interno sulla pagina di dettaglio del contatto. Il contatto principale resta chi decide per il nucleo familiare, e la seconda persona è documentata come contesto.
• Due contatti, entrambi collegati al progetto. Nel B2C è raro, ma puoi creare un secondo contatto per il coniuge o il comproprietario e usare le funzioni email e attività del progetto per raggiungerlo. Il link per la firma va a un'email alla volta.
• B2B con più interlocutori. Vedi Registrare più interlocutori sui progetti commerciali qui sotto. La superficie Commerciale aggiunge campi a livello di progetto per referente tecnico, referente per la fatturazione e decisore, oltre al contatto principale.

Modificare un contatto

1. Trova il contatto (vedi Cercare e trovare un contatto qui sotto) e apri la pagina di dettaglio.
2. Clicca su Modifica per aprire il modulo del contatto. Alcuni campi si modificano direttamente nel pannello dei dettagli.
3. Aggiorna quello che è cambiato: nome, cognome, email principale, email secondaria, telefono, telefono cellulare, disponibilità telefonica e indirizzo.
4. Clicca su Salva.

Le modifiche sovrascrivono i valori precedenti. Reonic registra che una modifica è avvenuta e chi l'ha fatta, così vedi quando il record è stato toccato l'ultima volta e da chi.

Come le modifiche a un contatto si propagano tra i progetti

Il record del contatto è condiviso. Tutte le richieste, offerte e installazioni dello stesso contatto condividono un unico record sottostante, quindi quando correggi un refuso nell'email sulla pagina di dettaglio del contatto, ogni progetto collegato recepisce la correzione. Questo mantiene numeri di telefono e indirizzi coerenti su tutta la storia di un cliente.

L'unica eccezione è il PDF dell'offerta firmata. Un'offerta firmata è un documento contrattuale e porta i dati del contatto che erano sull'offerta al momento della firma. Modificare il contatto dopo lascia quel PDF firmato invariato. Per riflettere i nuovi dati del contatto in un documento vincolante, crea una nuova variante e falla firmare di nuovo.

Verificare se le email arrivano davvero a un contatto

L'indirizzo email di un contatto porta un indicatore che mostra cosa è successo alla posta inviata lì, sia nelle liste di contatti sia sul contatto stesso. Aprendolo vedi i singoli tentativi: l'oggetto, quando è stato inviato, l'esito e — dove il server ricevente ne ha dato uno — il suo testo di rifiuto.

È deliberatamente un registro di ciò che è stato segnalato, non un verdetto sul fatto che l'indirizzo funzioni. Ogni riga è un evento che è realmente arrivato, quindi non c'è niente da interpretare né da far scadere. Una segnalazione di spam compare come segnalazione e non come mancata consegna, e un indirizzo che ricomincia a consegnare si ripulisce da solo.

Cercare e trovare un contatto

Hai quattro punti in cui cercare:

• La vista lista Contatti. Ricerca a testo libero su nome, email, telefono, ragione sociale e indirizzo, più filtri su Creato il e Modificato il. Fai doppio clic su una riga per aprire la pagina di dettaglio.
• La barra di ricerca globale in cima al Portal. Digita un nome, un'email, un telefono o un pezzo di indirizzo da qualsiasi punto dell'app. I risultati sono raggruppati per tipo e i contatti compaiono in una sezione dedicata.
• La hover-card del contatto. Passa il mouse su un nome di contatto qualsiasi nel Portal (in una lista, in un risultato di ricerca o nell'intestazione di un progetto) per vedere le informazioni di base. Utile per confermare che stai per aprire la persona giusta.
• La barra laterale della chat in app. Chiedi un contatto all'assistente IA in app (per esempio "chi è Hans Müller?" o "apri il contatto di hans@example.com"). L'assistente ti dà un link cliccabile che apre un pannello laterale con lo stesso modulo di modifica in linea più una vista raggruppata dei progetti residenziali e commerciali del cliente. La pagina di dettaglio standard del contatto resta la superficie principale; la barra laterale della chat è un terzo punto d'ingresso, non un sostituto.

Puoi anche trovare offerte e progetti di un cliente dalla sua pagina di dettaglio: apri il contatto e scorri fino alla sezione dei progetti collegati, che elenca ogni richiesta, offerta e installazione di questo cliente, comprese quelle archiviate. Clicca un progetto qualsiasi per saltarci dentro.

Trovare un cliente dal numero di telefono

Digita il numero di telefono, o un suo frammento, nella barra di ricerca Contatti o nella ricerca globale. Il campo telefono fa parte della ricerca, quindi le cifre corrispondono.

Ordinare i contatti per cognome

Ordina la lista Contatti dall'intestazione della colonna Nome. Le frecce in cima a ogni colonna invertono l'ordinamento: Nome ordina alfabeticamente per cognome e poi per nome, Creato il ordina per data di creazione del contatto e Modificato il ordina per data dell'ultima modifica. L'ordinamento vale per la sessione corrente.

Più indirizzi per un contatto

Un contatto porta un solo indirizzo: l'indirizzo principale della persona. Quando il progetto ha bisogno di un indirizzo diverso (il sito di installazione non è dove abita il cliente, o la fattura va altrove), quel secondo indirizzo va sul progetto.

Impostare un indirizzo di progetto diverso da quello del contatto

1. Apri la richiesta o l'offerta di quel progetto.
2. Vai alla scheda Progetto, o alla sezione indirizzo del progetto sulla richiesta.
3. Modifica l'indirizzo di progetto / installazione: via, numero, città, CAP, paese.
4. Clicca su Salva.

Il contatto conserva l'indirizzo principale del cliente e il progetto porta l'indirizzo di installazione. I due sono indipendenti: aggiornarne uno non aggiorna l'altro. L'indirizzo del progetto è quello specifico del sito che viene stampato sul PDF dell'offerta, quindi per mettere un indirizzo diverso su un'offerta, modifica l'indirizzo del progetto prima di inviarla.

Separare indirizzo di fatturazione e di installazione sui progetti commerciali

I progetti commerciali portano campi indirizzo più ricchi di quelli residenziali. Su un progetto Commerciale puoi registrare tre indirizzi distinti:

• L'indirizzo del sito di installazione, dove vanno i pannelli, la pompa di calore o la batteria.
• L'indirizzo di fatturazione, dove viene inviata la fattura.
• L'indirizzo dell'azienda, la sede legale registrata.

Possono essere tutti diversi. Sull'offerta e sull'installazione l'indirizzo del progetto compare come sito di installazione per impostazione predefinita, e l'indirizzo di fatturazione compare sulla fattura. Imposta l'indirizzo di fatturazione sul progetto quando è diverso dal sito di installazione.

Per un progetto B2C con una destinazione di fatturazione separata (per esempio pagano i genitori del cliente), lascia il contatto all'indirizzo del proprietario di casa e metti la variazione di fatturazione in una nota sulla richiesta o sul progetto. I contatti B2C hanno un unico indirizzo principale.

Più siti di installazione per uno stesso cliente

Un cliente con due immobili (due impianti solari, o una pompa di calore e un impianto PV a indirizzi diversi) si gestisce come due progetti su un solo contatto, ciascuno con il proprio indirizzo di installazione. Il contatto resta un unico record e i progetti si diramano. Dalla pagina di dettaglio del contatto vedrai entrambi i progetti nella sezione dei progetti collegati.

Progetti senza un indirizzo noto, o fuori dall'Europa

Crea un progetto con un indirizzo segnaposto e aggiornalo dopo: i campi indirizzo sono facoltativi alla creazione, quindi compilali quando il cliente conferma. Per progetti fuori dall'Europa, o siti remoti senza un indirizzo stradale preciso (un campo, un'isola, un punto GPS), inserisci l'indirizzo in forma libera. Il completamento automatico aiuta ma non è obbligatorio.

Reonic usa l'indirizzo per localizzare il sito per il calcolo dell'irraggiamento solare, la progettazione e la vista mappa. Se un indirizzo non può essere posizionato automaticamente, trascina il segnaposto a mano sulla vista mappa per impostare le coordinate. Vedi Regolare la posizione del progetto sulla mappa qui sotto.

Collegare un contatto a progetti, offerte e richieste

Ogni richiesta, offerta e installazione vive su esattamente un contatto. Il collegamento si crea al momento della creazione del progetto: quando clicchi su Nuova richiesta o Nuova offerta, scegli il contatto (o ne crei uno al volo) e il progetto resta legato a quel contatto per sempre.

Creare un progetto da un contatto

La pagina di dettaglio del contatto e la riga della lista Contatti portano entrambe un menu Create … (Crea …) con sei percorsi:

• Create Residential Request (Crea richiesta residenziale) apre la finestra Nuova richiesta residenziale precompilata con il contatto.
• Create Residential Offer (Crea offerta residenziale) avvia la creazione di un'offerta residenziale.
• Create Residential Installation (Crea installazione residenziale) avvia la creazione di un'installazione residenziale.
• Create Commercial Request (Crea richiesta commerciale) avvia la creazione di una richiesta commerciale.
• Create Commercial Offer (Crea offerta commerciale) avvia la creazione di un'offerta commerciale.
• Create Commercial Installation (Crea installazione commerciale) avvia la creazione di un'installazione commerciale.

Ogni percorso è vincolato ai tuoi permessi e alle linee di business abilitate per il tuo Workspace (i percorsi Commerciale compaiono quando il Commerciale è abilitato). Se un percorso è disattivato o assente, chiedi al tuo admin di abilitare il permesso corrispondente.

Partire con un cliente direttamente dalla fase di offerta

Per saltare la richiesta e andare dritto a un'offerta con i prezzi, usa Create Residential Offer o Create Commercial Offer dal menu di azioni rapide del contatto. Il contatto si collega direttamente all'offerta, senza che venga creata una richiesta. Questo va bene quando il lead è già qualificato e il passo successivo è mandare un'offerta.

Il flusso abituale parte dalla fase di richiesta (acquisizione del lead): converti la richiesta in offerta quando il cliente si qualifica. Il contatto resta lo stesso per tutto il percorso: richiesta, offerta e installazione rimandano tutte allo stesso record contatto.

Più offerte o progetti su un solo contatto

Un contatto accumula tutto quello che costruisci per lui: due offerte (un'offerta PV e una per la pompa di calore), tre iterazioni dello stesso progetto (varianti versionate), un'installazione nata da una richiesta e poi divisa in due. Vivono tutte sullo stesso record contatto.

La pagina di dettaglio del contatto mostra la sezione progetti collegati con ogni richiesta, offerta e installazione, comprese quelle archiviate. La hover-card del contatto segnala quando un contatto appartiene a più di un'offerta, il che ti aiuta a individuare una possibile confusione prima di crearne un'altra ancora.

Se un cliente ha sia un impianto PV sia una pompa di calore nelle tue bacheche Kanban, li vedrai come due progetti sullo stesso contatto. Ogni progetto avanza nel proprio Kanban in modo indipendente, e la vista contatto consolida entrambi.

Raggruppare i progetti correlati di uno stesso cliente

Per tenere leggibili i progetti correlati di un cliente, i team usano:

• Una convenzione di denominazione. Un prefisso coerente nel titolo del progetto ("Müller PV", "Müller pompa di calore") così la sezione dei progetti collegati si legge bene.
• Commenti interni. Una nota su ogni progetto che rimanda agli altri ("Collegato al progetto XYZ").
• Tag sulla richiesta. Se il tuo Workspace ha i tag configurati sulle richieste, tagga entrambe con lo stesso identificativo.

Riaprire un cliente segnato come Perso

Quando hai segnato una richiesta come Persa e il cliente torna (o ti accorgi che il rifiuto era sbagliato), restano sia il contatto sia la richiesta. La richiesta sta nella colonna Perso, e le operazioni Perso, Vinto e Riapri vivono sulla richiesta, non sul contatto. Vedi la guida sulle caratteristiche dei lead per come le richieste vengono segnate Vinte o Perse, e il flusso Riaprire una richiesta chiusa.

1. Trova la richiesta nella colonna Kanban Perso, o nella lista delle richieste con il filtro Perso.
2. Riapri la richiesta dalla sua pagina di dettaglio.
3. La richiesta torna nella pipeline attiva. Il contatto resta invariato, e progettazione, opzioni e cronologia sono conservate.

Per avviare invece una progettazione da zero sullo stesso cliente senza riaprire, crea una nuova richiesta dal contatto con l'azione rapida Create Residential Request. La nuova richiesta si collega al contatto esistente, e la vecchia richiesta persa resta come cronologia.

Contatti B2B e B2C

L'impostazione che distingue B2B da B2C su un contatto è l'impostazione aziendale. Quando è attiva, il contatto porta una ragione sociale accanto al nome e al cognome della persona. Questa impostazione viene registrata in fase di acquisizione (il modulo pubblico di iscrizione) o tramite l'assistente IA anziché essere attivata dalla pagina di dettaglio del contatto.

Sul lato progetto la distinzione emerge come Residenziale o Commerciale, che sono scelte a livello di progetto. Un contatto con un'azienda può stare su un progetto Residenziale (il capofamiglia ha anche un'attività), e un contatto senza può stare su un progetto Commerciale (un artigiano che investe in un PV commerciale). Il tipo di progetto guida il comportamento dell'offerta; il contatto porta le informazioni aziendali di supporto.

Cosa cambia su un'offerta la scelta tra Privato e Commerciale

La scelta avviene sul progetto, non sul contatto, e cambia:

• Le offerte commerciali usano la logica di prezzo Commerciale: spesso prezzi netti con IVA esposta a parte, gestione delle imposte d'impresa e opzioni componenti specifiche per il commerciale.
• Le offerte private usano la logica di prezzo Residenziale: prezzi lordi per i clienti privati tedeschi, IVA inclusa e clausole di tutela del consumatore.
• Le varianti e i modelli disponibili cambiano tra Residenziale e Commerciale.
• Il trattamento fiscale in fattura segue il tipo di progetto.

L'impostazione aziendale del contatto non determina questo. Puoi avere un contatto "Mustermann GmbH" su un progetto Residenziale e un contatto "Jane Mustermann" su un progetto Commerciale. È il tipo di progetto a guidare l'offerta.

Regolare l'appellativo del cliente in un'offerta

L'appellativo sul contatto (Signore, Signora, Mx, Dott. o personalizzato) determina come il cliente viene chiamato nel PDF dell'offerta, nell'email di firma e nel saluto del portale clienti. L'appellativo viene registrato tramite i moduli di progetto o pubblici oppure tramite l'assistente chat IA. Una volta impostato, l'appellativo si propaga alle comunicazioni successive.

Registrare più interlocutori sui progetti commerciali

Gli schemi:

• Referente principale. La persona a cui stai vendendo, il record contatto sul progetto.
• Referente tecnico. Un campo a livello di progetto sui progetti Commerciali, spesso il facility manager o il responsabile della manutenzione.
• Referente per la fatturazione. Aggiunto sui progetti Commerciali quando le fatture vanno a una persona diversa. Determina il destinatario email della fattura.
• Decisore. A volte è il referente principale, a volte sta un livello più su. Registrato nelle note di progetto o come interlocutore interno sulla richiesta.

Se un interlocutore secondario ha bisogno di un proprio record contatto (così compare in Contatti e nella ricerca, e puoi verificare il suo consenso in modo indipendente), crea un secondo contatto e usa le note di progetto per rimandarci. I contatti sono record individuali e non collegati tra loro.

Aggiungere ragione sociale e persona di contatto all'indirizzo del progetto

Sui progetti Commerciali il blocco indirizzo su richiesta, offerta e installazione include i campi nome dell'azienda e persona di contatto accanto a via e città. Li modifichi nella sezione indirizzo del progetto. La ragione sociale del contatto compila il nome dell'azienda per impostazione predefinita, e puoi sovrascriverlo per singolo progetto quando l'azienda che fattura è diversa da quella del contatto.

Gestione degli indirizzi con più interlocutori nel calendario

Quando fissi un appuntamento con un cliente, l'evento del calendario prende l'indirizzo del progetto (il sito di installazione) per impostazione predefinita. Per includere anche l'indirizzo principale dell'azienda accanto a quello del sito, aggiungilo nelle note o nella descrizione dell'evento del calendario.

Importare un contatto da un CRM collegato

Se il tuo Workspace ha HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate collegati, la finestra Nuovo contatto include un selettore CRM in cima. Scegli la fonte, cerca il contatto esistente in quel CRM, seleziona la corrispondenza e Reonic precompila i campi. Salva, e il contatto si collega al CRM di origine.

1. Clicca su Nuovo contatto.
2. Nel selettore Fonte CRM in cima alla finestra, scegli HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate.
3. Cerca nel selettore per nome, email o telefono. Ogni CRM ha la sua casella di ricerca.
4. Seleziona il contatto CRM corrispondente tra i risultati del selettore.
5. I campi si compilano automaticamente sul lato Reonic. Modifica qualsiasi campo precompilato se serve: correggi un indirizzo, aggiungi una disponibilità telefonica, imposta il consenso al marketing.
6. Clicca su Salva. Il contatto è collegato al record CRM.

Il selettore CRM compare quando l'integrazione corrispondente è collegata e attiva sul tuo Workspace. Se non lo vedi, chiedi al tuo admin di controllare lo stato dell'integrazione, oppure crea il contatto manualmente.

Collegare un contatto Reonic esistente a un record CRM

Per collegare al tuo CRM un contatto creato manualmente in Reonic, usa uno di questi schemi:

• Reimporta. Cerca il cliente nel selettore CRM e importalo, così il nuovo contatto porta il collegamento CRM. Ti ritroverai poi con due record Reonic per la stessa persona; decidi quale tenere e manda l'altro nel Cestino (vedi Ripulire i contatti duplicati qui sotto).
• Prima il CRM. D'ora in avanti crea i nuovi contatti prima nel tuo CRM, poi importali in Reonic con il selettore. Il CRM resta la fonte di verità per l'identità, e Reonic porta il lavoro sui progetti.

Ripulire i contatti duplicati

Quando salvi un contatto, Reonic lo riconosce come record esistente solo se porta lo stesso ID esterno di un CRM collegato (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Due inserimenti manuali con la stessa email, la stessa persona che compila due volte il tuo modulo pubblico, o lo stesso Hans Müller in HubSpot e in Pipedrive finiscono come record separati.

Quando individui due record per la stessa persona, uniscili. Reonic ha un flusso di unione dei contatti, aperto agli utenti con il ruolo admin, che riversa i dati del duplicato in un contatto sopravvissuto e rimuove il duplicato.

1. Apri entrambe le pagine di dettaglio dei contatti e decidi quale record tenere, di norma quello con più storia (più progetti, commenti e attività).
2. Unisci il duplicato al record che stai tenendo. Il contatto sopravvissuto assorbe i dati del duplicato, e il duplicato viene rimosso.

La hover-card del contatto segnala quando un contatto appartiene a più di un'offerta, il che ti aiuta a cogliere un probabile duplicato prima di crearne un altro. Tieni il Cestino per le richieste di cancellazione; l'unione è lo strumento quotidiano contro i duplicati.

Archiviare un lead duplicato da un'importazione CSV o da un'integrazione con un broker

Quando un'integrazione con un broker di lead (Wattfox, Aroundhome) importa un lead che è già nel tuo sistema da un altro broker, Reonic tratta i due come lo stesso record solo se entrambi i broker forniscono lo stesso ID esterno, cosa non comune. La maggior parte dei duplicati tra broker finisce come record contatto separati.

1. Trova entrambi i lead nella lista delle richieste (filtra per email o cognome per farli emergere entrambi).
2. Decidi quale riga lead è quella principale, di norma quella con più attività o quella su cui il tuo team ha già lavorato.
3. Archivia la riga del lead duplicato (vedi Archiviare un contatto, un cliente o un record di test qui sotto) così smette di comparire nella pipeline attiva.

Il lead archiviato smette di comparire nella pipeline attiva, e il record contatto sottostante resta. Se è un vero duplicato di un altro contatto, unisci i due (vedi Ripulire i contatti duplicati qui sopra).

Archiviare un contatto, un cliente o un record di test

L'archiviazione avviene sui progetti del cliente, non sul contatto stesso: il record contatto resta nella rubrica e resta ricercabile. Gli schemi:

• Archivia i progetti collegati. Archivia richieste, offerte e installazioni del cliente, lasciando il record contatto nella rubrica senza progetti attivi. Il contatto resta ricercabile, e i progetti smettono di comparire nelle viste attive.
• Sposta nel Cestino. Nasconde il contatto dalle liste predefinite e dai risultati di ricerca. Contatta la chat di supporto. Vedi Cestino e cancellazione GDPR qui sotto.
• Cancellazione GDPR. Svuotamento irreversibile dei dati personali del contatto, usato quando un cliente richiede formalmente la cancellazione. Contatta la chat di supporto.

Per i clienti di test che hai creato durante l'onboarding o la formazione, archivia le loro richieste alla fine dei tuoi test.

Cestino e cancellazione GDPR

Il Cestino è dove un contatto viene tolto dalla tua rubrica e, per una richiesta GDPR, cancellato in modo permanente. Per richiedere Sposta nel Cestino, Ripristina o Cancellazione GDPR, contatta la chat di supporto.

• Sposta nel Cestino. Il contatto viene nascosto dalla lista Contatti predefinita e dai risultati di ricerca, mentre il record e tutte le relazioni restano intatti. Reversibile con Ripristina.
• Ripristina. Il contatto torna nella rubrica attiva.
• Cancellazione GDPR. Svuotamento irreversibile dei dati personali del contatto. Nome, email, telefono, indirizzi e appellativo del cliente vengono svuotati, mentre il record resta perché le tracce di controllo di progetto, offerta e installazione sopravvivano. Spostare soltanto nel Cestino non soddisfa una richiesta GDPR di diritto alla cancellazione: fai seguire una cancellazione GDPR.

Per richiedere una di queste azioni:

1. Contatta la chat di supporto.
2. Fornisci il nome completo del contatto più i dettagli del tuo Workspace.
3. Indica l'azione che vuoi: Sposta nel Cestino, Ripristina o Cancellazione GDPR.
4. Per la cancellazione GDPR, includi la conferma che il cliente ha formalmente richiesto la cancellazione più la documentazione di supporto che il tuo processo di conformità richiede.
5. Ricevi una conferma appena l'azione è completata.

Email, file, attività e note su un contatto

La pagina di dettaglio di ogni contatto mostra una barra laterale e una barra superiore di pulsanti d'azione:

• Email. Leggi il thread email tra il tuo team e questo cliente, alimentato dalla casella di posta collegata o dalla casella condivisa aziendale. Per tutta la superficie email (collegare le caselle, inviare PDF, rispondere, gestire i mancati recapiti) vedi Le email nel CRM.
• File. File allegati al contatto anziché a un progetto. Utile per documenti che riguardano il cliente in generale: copie di documenti d'identità, moduli firmati, corrispondenza con il cliente.
• Attività. Le attività per questo cliente, la stessa superficie attività dei progetti, ma legata al contatto. Per la creazione delle attività, l'assegnazione, i modelli e il riepilogo quotidiano vedi Gestire le attività in Reonic.
• Note / Commenti interni. Note a testo libero che vede solo il tuo team. Usale per il contesto che non merita un campo strutturato.
• Cronologia delle attività. Un registro cronologico di modifiche, archiviazioni e interventi sul contatto.

Leggere le email scambiate con un cliente

La scheda Email sulla pagina di dettaglio del contatto mostra ogni thread email legato all'indirizzo email di questo contatto. Quando l'integrazione della tua casella di posta è collegata (una casella personale per utente, o una casella condivisa aziendale), le email in entrata e in uscita vengono abbinate automaticamente al contatto tramite l'indirizzo email del cliente. Non serve nessun indirizzo di inoltro speciale.

Verificare se un cliente ha aperto un'email

La vista contatto mostra il thread email, non il tracciamento delle aperture o dei recapiti. Se un cliente dice di non aver ricevuto un'email, controlla prima la sua cartella spam, poi rimanda l'email o aggiorna l'indirizzo. Per confermare che un'email è arrivata, manda una firma di prova o una conferma di appuntamento all'inizio del rapporto e aspetta la risposta del cliente.

Inviare email di promemoria automatiche ai clienti

I promemoria automatici per eventi specifici sono gestiti dalla funzione che ha originato l'interazione con il cliente:

• I promemoria per una firma in sospeso sono gestiti dal flusso di firma sull'offerta. Rinotifichi il cliente a mano dalla scheda Finalizza.
• I promemoria per il caricamento di file nel portale clienti sono gestiti dalla funzione di richiesta file nel portale clienti; i promemoria seguono la configurazione del portale.
• Le conferme di appuntamento vengono inviate automaticamente quando fissi un appuntamento con il cliente tramite il calendario.

La comunicazione ricorrente con il cliente si pianifica per singola funzione, non da un'unica superficie di promemoria sul contatto.

Allega file a un contatto

La scheda File sulla pagina di dettaglio del contatto ti permette di caricare file che appartengono al cliente anziché a un progetto specifico. Trascina e rilascia o clicca per sfogliare, e il file finisce nell'area file del contatto. I file specifici di un progetto (PDF di offerte, immagini di progettazione, checklist) vivono sul progetto; i file che riguardano il cliente in generale (documento d'identità, moduli firmati, visura camerale) vivono sul contatto. Per richiedere file al cliente, usa la funzione di richiesta file del portale clienti su un progetto.

Allegare note e commenti interni

La sezione Note (o Commenti interni) sul contatto permette al tuo team di registrare contesto in forma libera: appunti di riunioni, preferenze del cliente, contesto laterale che non merita un campo strutturato. Sono solo interni e il cliente non li vede. Aggiungi una nota dalla scheda Note sul dettaglio del contatto.

Cronologia delle attività e timeline

La cronologia delle attività sulla pagina di dettaglio del contatto è un registro cronologico dei cambiamenti: modifiche, archiviazioni, spostamenti nel Cestino, cancellazioni GDPR. Ti dice quando il contatto è stato creato, chi l'ha modificato per ultimo e quali azioni del ciclo di vita sono state fatte.

Per una timeline più ricca delle interazioni con il cliente (email, attività, eventi del calendario, cambi di stato dei progetti), apri i progetti collegati e guarda la cronologia delle attività di ciascuno. Per ricomporre il quadro completo di un cliente, leggi la cronologia delle attività del contatto più quella di ogni progetto.

Tenere traccia di date specifiche in un record cliente

I campi data standard del contatto sono la data di creazione, la data dell'ultima modifica e i timestamp del Cestino e della cancellazione GDPR. Le date rilevanti per l'affare (quando il cliente ha firmato, quando è stata programmata un'installazione, quando una fattura è stata pagata) vivono sul progetto, sull'offerta o sulla fattura pertinente.

Per altre date legate al cliente (una data di prossimo contatto, un anniversario di marketing), usa:

• Le attività. Crea un'attività sul contatto con una data di scadenza. Le attività ti danno una scadenza, un responsabile e un promemoria, quindi sono la cosa più vicina a una data strutturata sul contatto.
• Le note. Registra la data in una nota interna. Le note sono ricercabili ma non ti avvisano.
• Un evento del calendario. Fissa un evento legato al contatto.

Consenso al marketing, GDPR e provenienza del lead

Tre gruppi di campi su un contatto portano la storia del consenso e dell'origine del lead:

• Consenso al marketing. Il flag di consenso, il testo esatto che il cliente ha accettato e il link alla versione dell'informativa sulla privacy sotto la quale ha acconsentito.
• Provenienza della campagna. Origine, campagna, mezzo, termine e contenuto della campagna di marketing, registrati quando il contatto è arrivato tramite una campagna di marketing tracciata (Google Ads, Facebook, un link di segnalazione partner).
• Origine IA. Registrata quando il contatto è stato creato tramite uno strumento IA (l'assistente IA su WhatsApp o la chat in app), utile per tracciare la provenienza dei lead nati dall'IA.

Verificare il consenso al marketing di un contatto

1. Trova il contatto e apri la pagina di dettaglio.
2. Trova la sezione Consenso al marketing.
3. Leggi tutti e tre i campi insieme. Il flag ti dice se il cliente ha acconsentito, il testo ti dice a che cosa ha acconsentito e il link ti dice quale versione dell'informativa ha accettato.

Per una verifica GDPR, il testo e il link sono la prova portante: dimostrano che il cliente ha accettato una formulazione precisa legata a una versione precisa dell'informativa sulla privacy.

Revocare il consenso su richiesta del cliente

Il consenso al marketing viene registrato tramite l'assistente chat IA in app. La pagina di dettaglio del contatto mostra il consenso registrato per verifica e controllo.

1. Apri la pagina di dettaglio del contatto e leggi il consenso attuale (il flag, il testo e il link) così hai lo stato di partenza.
2. Nell'assistente chat in app, chiedigli di portare a "disattivo" il consenso al marketing del contatto. La modifica viene marcata con l'ora e l'utente che l'ha fatta.
3. Se l'assistente IA non è disponibile per te, contatta la chat di supporto.

Gestire una richiesta GDPR di diritto alla cancellazione

1. Raccogli la prova della richiesta formale del cliente (email, modulo firmato, ticket di supporto).
2. Contatta la chat di supporto.
3. Fornisci il nome completo del contatto, i dettagli del tuo Workspace e la documentazione.
4. I dati personali del contatto vengono cancellati in modo permanente, mentre la traccia di controllo sui progetti collegati sopravvive.

Esportare i dati di un contatto su richiesta del cliente

Per onorare una richiesta di portabilità dei dati, contatta la chat di supporto. Metti in conto qualche giorno di lavorazione.

Campi personalizzati sui contatti

I campi strutturati del contatto sono identità, comunicazioni, indirizzo, dati aziendali, consenso al marketing, provenienza della campagna, origine IA e i campi di controllo del ciclo di vita.

Per registrare attributi personalizzati per cliente (l'inclinazione del tetto, un installatore preferito, la dimensione del nucleo familiare, un punteggio interno), usa:

• Il progetto o la richiesta. Molte superfici di raccolta vivono sul progetto. Inclinazione del tetto, consumo di energia, dimensione dell'impianto e note di progettazione vivono tutte sulla richiesta o sull'offerta.
• Le note interne. Registra gli attributi non strutturati come commenti interni sulla pagina di dettaglio del contatto.
• I tag sulla richiesta. Se il tuo Workspace ha i tag configurati sulle richieste, tagga la richiesta con l'attributo pertinente.

Taggare un record cliente

I tag sono disponibili a livello di richiesta. Gli schemi:

• Tagga le richieste. I tag applicati a una richiesta compaiono nella lista delle richieste e si possono filtrare. Quando ogni progetto di un cliente porta lo stesso tag, ottieni per riflesso una vista a livello di cliente. I tag delle richieste compaiono nella vista lista delle richieste, sulla pagina di dettaglio della richiesta e come filtro sulla bacheca Kanban.
• La nota interna. Scrivi il tag in una nota interna sul contatto. Le note compaiono sulla pagina di dettaglio del contatto sotto la scheda Note.

Dove arrivano i lead dal modulo Casa dell'energia

Quando un proprietario di casa compila il tuo modulo pubblico di iscrizione Casa dell'energia, sul lato CRM succedono due cose:

1. Viene creato un contatto, o riutilizzato quando l'email del modulo corrisponde a un contatto già importato dal CRM (raro per i lead da modulo pubblico).
2. Viene creata una richiesta nella pipeline lead residenziale, collegata al contatto.

La nuova richiesta arriva nella tua lista delle richieste, tipicamente nella colonna Nuovo della bacheca Kanban. Il contatto porta i campi campagna raccolti dal modulo più il consenso al marketing che il proprietario ha spuntato. Se hai configurato l'assegnazione key account per i lead Casa dell'energia, la richiesta viene assegnata automaticamente alla creazione; altrimenti arriva senza assegnazione.

Per la configurazione di Casa dell'energia in sé (integrare l'iscrizione nel tuo sito, configurare il frontend brandizzato, la tassonomia delle origini lead e il percorso del proprietario di casa) vedi Generare lead con il configuratore pubblico Casa dell'energia.

Importazione CSV di lead con indirizzo email obbligatorio

Quando importi lead da un CSV, un indirizzo email è di norma obbligatorio perché è la chiave usata per l'abbinamento con i CRM collegati. Per le righe senza email puoi:

• Aggiungere un'email segnaposto e aggiornarla dopo, quando il cliente ti dà la sua.
• Saltare quelle righe e creare i contatti a mano con i campi che hai.
• Usare un broker o un'integrazione di origine lead che supporti importazioni senza email.

Notifiche sugli eventi dei clienti

Reonic mostra notifiche per diversi eventi legati ai clienti tramite la campanella delle notifiche in app e, a seconda della tua configurazione, via email:

• Nuovo lead da Casa dell'energia. Quando il modulo pubblico di iscrizione crea una nuova richiesta, il Key Account Manager assegnato viene avvisato.
• Offerta firmata. Quando un cliente firma un'offerta, il Key Account Manager assegnato viene avvisato e il progetto passa a Vinto.
• File caricati dal cliente. Quando il cliente carica un file tramite il portale clienti, il team viene avvisato.

Il segnale più vicino a un evento "nuovo cliente acquisito" è la notifica di offerta firmata.

Cosa sapere

• L'assistente IA abbina sull'email; il modulo del Portal abbina sui record dei CRM collegati. L'assistente IA in app e su WhatsApp controlla se esiste già un contatto con la stessa email prima di crearne uno, e aggiorna quello esistente (ti dice che ha aggiornato anziché creato). Il modulo Contatti del Portal e il modulo pubblico Casa dell'energia riconoscono un contatto esistente dal suo collegamento a un CRM. Il percorso IA richiede inoltre nome, cognome, un'email valida e un indirizzo completo, quindi gli inserimenti con indirizzo parziale vengono rifiutati e l'assistente chiede i pezzi mancanti.
• Le azioni sul Cestino si richiedono, non si cliccano. Spostare i contatti nel Cestino, ripristinarli e cancellarli con GDPR si richiedono. Contatta la chat di supporto.
• Il selettore CRM importa un contatto alla volta. Per un'importazione o un'esportazione in blocco esporta dal tuo CRM collegato, oppure contatta la chat di supporto. Per riconciliare i duplicati, usa il flusso di unione dei contatti (ruolo admin).
• La titolarità di un contatto vive sul progetto. La titolarità è il Key Account Manager (KAM) assegnato su ogni richiesta, offerta e installazione, quindi un cliente con più progetti può avere un KAM diverso per progetto. Il KAM riceve le notifiche di offerta firmata e di caricamento file ed è il mittente delle email in uscita per quel progetto. Riassegni il KAM modificando il campo Assegnato a sul progetto. Il contatto in sé è condiviso su tutto il tuo Workspace.
• Lo stato del cliente nella pipeline vive sul progetto. La colonna Kanban della richiesta, lo stato vinto/perso dell'offerta e l'avanzamento dell'installazione portano ciascuno il proprio stato. Un cliente con un progetto PV e uno per la pompa di calore si muove in due Kanban indipendenti.
• Email e telefono sono validati nel formato. Il modulo intercetta gli errori di formato evidenti (una @ mancante, un telefono malformato). Conferma l'indirizzo reale mandando una firma di prova o una conferma di appuntamento all'inizio del rapporto.
• Il portale clienti gestisce la condivisione di foto, checklist e appuntamenti. Manda al cliente il link al portale della sua richiesta per raccogliere foto e risposte alle checklist (il flusso Questionario cliente) e per mostrargli gli appuntamenti fissati sotto I tuoi appuntamenti. Per tenere un appuntamento interno, lascia disattivata l'impostazione mostra al cliente dell'evento del calendario quando lo crei.
• La scheda Funding Service (Förderservice) dipende dal modulo e dai requisiti. Se un progetto che dovrebbe mostrare la scheda non la mostra, verifica con il tuo admin che il modulo Funding Service sia abilitato e che il paese e il tipo del progetto rientrino nei requisiti.
• Roomwise (Raumweise Gebäudeerfassung) porta il proprio indirizzo di rilievo. Se il report Roomwise mostra un indirizzo diverso da quello del progetto, il rilievo è probabilmente iniziato prima che l'indirizzo del progetto fosse definitivo. Modifica l'indirizzo del rilievo per allinearlo, oppure tieni la differenza se il rilievo riguardava un altro edificio.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026