Configura cosa vedono i tuoi clienti nel Portale clienti

Categorie: Impostazioni

Il Portale clienti è la pagina su cui atterra il tuo cliente dopo che gli invii il link. Lì rivede la sua offerta, firma, segue lo stato dell'installazione, scambia documenti e vede gli appuntamenti in arrivo. Il tuo cliente apre il portale direttamente dal link che gli mandi.

Questa pagina spiega cosa puoi configurare, cosa vale per singolo progetto e cosa per tutto il tuo Workspace, e in cosa il portale è diverso tra progetti residenziali e commerciali.

Prima di iniziare

• Ti serve il ruolo Editor o superiore sul progetto. I Viewer non vedono l'interruttore di attivazione.
• Il portale parte disattivato su ogni progetto. Lo attivi esplicitamente per ogni progetto che vuoi condividere.
• La personalizzazione vale per tutto il tuo Workspace, non per singolo progetto. Il tuo logo, i tuoi colori e i tuoi modelli di e-mail si impostano una volta sola in Impostazioni e valgono per ogni cliente che atterra su una pagina del portale.
• Configura la tua e-mail in Reonic per inviare il link dall'interno del Portal. Con l'e-mail configurata, il pulsante Invia il link al cliente è attivo. Senza, copia il link e mandalo tramite un tuo canale.

Attiva il portale per un progetto

Finché non attivi il portale, la sua pagina mostra un messaggio "questa pagina non è condivisa".

1. Apri il progetto nel Portal (residenziale o commerciale).
2. Nella barra superiore dell'entità, clicca Portale clienti (il menu delle opzioni secondarie con il chevron).
3. In fondo al menu, attiva l'interruttore Attivato.
4. Compare la conferma "Il portale clienti è stato attivato con successo". La pagina del portale è ora attiva.

Per disattivarlo in seguito, sposta lo stesso interruttore su off. Riceverai una finestra di conferma: "La disattivazione del portale eliminerà immediatamente l'accesso di questo cliente alla visualizzazione dello stato del progetto, dei prossimi appuntamenti e dei file e documenti condivisi. È possibile riattivare il portale in qualsiasi momento."

Attiva il portale per un progetto commerciale

Lo stesso interruttore funziona sui progetti commerciali. Apri il progetto commerciale, clicca Portale clienti nella barra superiore e attiva Attivato. I clienti commerciali vedono un portale più snello dei clienti residenziali (vedi Cosa vede il cliente più sotto per le differenze).

Invia al cliente il link del portale

Una volta che il portale è attivo, manda il link al cliente usando il tuo modello personalizzato.

1. Dallo stesso menu Portale clienti, clicca Invia il link al cliente.
2. Compare una finestra di conferma: "Confermando, verrà inviata al cliente un'e-mail con il link al portale clienti." Clicca su conferma.
3. Un avviso "Il link di accesso è stato inviato al cliente via e-mail" conferma l'invio.

L'e-mail arriva all'indirizzo del contatto cliente del progetto, usando il tuo modello di e-mail Link al portale clienti. Imposti oggetto, titolo e corpo una volta sola sotto Impostazioni > Comunicazione con il cliente > E-mail automatiche, e ogni invio per ogni cliente usa quel testo, con i dati del cliente e i tuoi compilati automaticamente.

Controlla il contenuto dell'e-mail prima di inviarla

Il menu Portale clienti offre Vai al portale clienti, Copia link, Invia il link al cliente e l'interruttore Attivato. Per controllare cosa riceverà il cliente prima di inviare:

1. Rivedi il modello Link al portale clienti sotto Impostazioni > Comunicazione con il cliente > E-mail automatiche: oggetto, titolo e corpo.
2. Assicurati che il contatto cliente del progetto abbia l'indirizzo e-mail giusto; è lì che Invia il link al cliente manda.
3. Per vedere una copia completamente resa, manda prima il link al tuo indirizzo come prova.

L'invio usa lo stesso modello, quindi il testo che imposti in E-mail automatiche è esattamente quello che riceve il cliente.

Alternativa: copia il link per mandarlo tramite un tuo canale

Per mandare il link via WhatsApp, SMS, la tua e-mail o una chat con il cliente:

1. Dal menu Portale clienti, clicca Copia link.
2. Il link completo è nei tuoi appunti. Una notifica "Link copiato negli appunti" lo conferma.
3. Incollalo nel canale che preferisci.

Alternativa: anteprima di cosa vedrà il cliente

1. Dallo stesso menu, clicca Vai al portale clienti.
2. Il portale si apre in una nuova scheda del browser in vista cliente, esattamente quello che vedranno quando apriranno il loro link.

Reinvia il link o recuperane uno perso

Se il cliente dice che non ha ricevuto l'e-mail, l'ha persa o l'ha cancellata:

1. Clicca di nuovo Invia il link al cliente per reinviare l'e-mail del portale allo stesso indirizzo.
2. Oppure clicca Copia link e mandalo tramite qualsiasi canale preferisci.

Personalizza il portale con il tuo logo, i tuoi colori e i tuoi testi

Il portale prende la sua identità visiva dalla personalizzazione del tuo Workspace. Configurala una volta e ogni cliente vede il tuo marchio sul suo portale.

Il tuo logo e i tuoi colori

• Il logo si imposta in Impostazioni > Impostazioni aziendali > Branding. Il logo che metti lì compare nell'intestazione di ogni pagina del portale e nel modello di e-mail con il link.
• I colori del marchio valgono per i tuoi modelli di e-mail rivolti al cliente e, dove il portale mostra accenti del marchio, per il portale stesso. Per aggiornarli, manda i tuoi codici esadecimali al tuo account manager Reonic. Vedi Configura le e-mail automatiche per i dettagli.
• Logo del partner di cooperazione — se lavori con un partner in co-branding, è disponibile un trattamento a doppio logo In collaborazione con. Parlane con il tuo account manager Reonic.

Oggetto e corpo dell'e-mail

Il link su cui clicca il cliente arriva in un'e-mail. Puoi modificare completamente oggetto, titolo e corpo per il tuo Workspace:

1. Apri Impostazioni > Comunicazione con il cliente > E-mail automatiche.
2. Scegli l'evento Link al portale clienti.
3. Modifica oggetto, titolo e corpo con il tuo testo. Una legenda in sola lettura accanto all'editor elenca i campi di personalizzazione (nome del cliente, nome dell'azienda e così via) che puoi includere; scrivili nel testo dove vuoi che compaiano.
4. Salva.

Ogni futura e-mail con il link al portale usa il tuo testo personalizzato. Vedi Configura le e-mail automatiche per il riferimento completo dell'editor e i campi di personalizzazione.

La pagina del portale in sé

La pagina su cui atterra il cliente (le intestazioni Panoramica del progetto, Documenti, Appuntamenti, Richieste di file) usa testo di interfaccia tradotto. È disponibile in 11 lingue (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) e si adatta automaticamente alla lingua del cliente. La lingua del cliente si imposta a livello di progetto o di contatto.

Per mettere davanti al cliente un tuo testo di benvenuto, usa il corpo dell'e-mail Link al portale clienti. È l'ultima cosa che il cliente legge prima di aprire il portale, quindi mettici la voce del tuo marchio e una nota su cosa aspettarsi.

Mostra un contatto aziendale al posto del singolo commerciale

Per impostazione predefinita il portale mostra come contatto del cliente l'Utente principale (Key Account Manager, KAM) assegnato al progetto: nome, foto, telefono ed e-mail. Per mostrare invece un contatto aziendale generico (la tua casella di supporto, il telefono del tuo ufficio):

1. Crea un utente generico "Supporto clienti" o "Ufficio" nel tuo Workspace con i dati di contatto che vuoi sul portale (un numero di telefono generico, una casella condivisa come support@yourcompany.de, una foto con il logo aziendale).
2. Assegna quell'utente come Utente principale sui progetti in cui vuoi mostrare il contatto generico. Apri il progetto, modifica il KAM assegnato e salva.
3. Il tab Panoramica del portale ora mostra il contatto generico al posto del singolo commerciale.

Controlla quali sezioni vede il cliente

Il Portale clienti ha diversi tab navigabili, mostrati sopra la vista di atterraggio Panoramica. La maggior parte compare quando esistono i dati sottostanti, anziché tramite un interruttore valido per tutto il Workspace. (Le Domande frequenti compaiono dentro la vista Stato Installazione; vedi la nota sotto la tabella.)

• Panoramica — Sempre (vista di atterraggio) — Banner di benvenuto, indirizzo del progetto, foto e dati di contatto del tuo account manager assegnato, il tuo logo di installatore (e il logo del partner di cooperazione se configurato), descrizione dello stato dell'installazione
• Offerta — Residenziale: se esiste una richiesta di firma. Commerciale: se sono configurate varianti commerciali — Il PDF dell'offerta; l'interfaccia di firma digitale per il residenziale (i clienti commerciali vedono solo contatto, KAM e file); le viste dei documenti legali (condizioni generali, modulo di recesso, politica di cancellazione)
• Stato Installazione — Se hai aggiunto descrizioni ai tuoi stati di progetto — Cronologia con gli stati (Non avviato / In preparazione / In corso / Completato), percentuale di completamento, descrizioni e date per stato. Le Domande frequenti configurate compaiono qui come coppie domanda-risposta sotto ogni stato.
• Registrazione alla rete — Solo Germania, e solo se la registrazione alla rete è abilitata — Tracciamento dell'avanzamento della Netzanmeldung. Se esistono sia una registrazione PV sia una per la pompa di calore, un menu a tendina permette al cliente di passare dall'una all'altra
• KfW Förderung — Solo Germania, e solo dopo che al cliente è stata inviata una conferma di sovvenzione — Cronologia della sovvenzione, una superficie di chat e un'area di caricamento in cui il cliente carica direttamente la KfW Förderbestätigung. Reonic ti manda un'e-mail quando la carica.
• I miei file — Se esistono file contrassegnati come visibili al cliente — I documenti che hai caricato con il flag Visibile al cliente attivo; download, più anteprime in miniatura per i file immagine con vista ingrandita al clic. Le icone per tipo di file coprono immagine, PDF, CSV ed Excel
• Richieste di file — Se hai creato almeno una richiesta di file — Aree di caricamento per i documenti che hai chiesto al cliente (un mandato, un certificato, una foto del contatore); li caricano direttamente nel portale
• I miei appuntamenti — Se hai creato eventi di calendario collegati al progetto con Mostra al cliente attivo — Sopralluoghi, ispezioni, giornate di installazione; titolo, descrizione, data, luogo

Nascondi le sezioni che il cliente non deve vedere

Le sezioni compaiono quando esistono i dati sottostanti, quindi per impedire che un tab si mostri, controlla i suoi dati:

• Nascondi il tab Offerta — non mandare una richiesta di firma sul progetto. Senza, i clienti residenziali non vedono nessun tab Offerta.
• Nascondi I miei file — imposta ogni file che carichi su Visibile al cliente: off. Tutto ciò che resta visibile compare nel tab.
• Nascondi Richieste di file — non creare richieste di file sul progetto, oppure completa o annulla quelle che hai fatto.
• Nascondi I miei appuntamenti — lascia Mostra al cliente disattivo su ogni evento di calendario del progetto. Gli eventi di calendario restano interni per impostazione predefinita; il cliente vede solo gli eventi per cui dai esplicitamente il consenso.
• Nascondi Stato Installazione — lascia vuote le descrizioni per stato. Senza testo descrittivo, la cronologia non compare.

Visibilità dei prezzi sui progetti commerciali

Per i progetti commerciali, il portale mostra il tuo contatto, l'account manager assegnato, i file e gli appuntamenti, senza dati delle varianti, prezzi delle singole voci, ripartizione completa dei costi, dettaglio delle sovvenzioni o invito alla firma. Per confrontare le varianti fianco a fianco con un cliente commerciale, mandagli direttamente il PDF dell'offerta; il confronto delle varianti nel portale è una vista lato installatore.

Per i progetti residenziali, la visibilità dei prezzi sul PDF dell'offerta segue la tua configurazione del PDF offerta sotto Impostazioni > Pianificazione e offerta > Pagine e design. Il portale mostra il PDF che hai mandato al cliente per la firma, con le sezioni che hai attivato per il tuo Workspace.

Cosa può fare il cliente nel portale

Il portale è orientato alla lettura. Il cliente può:

• Firmare la tua offerta (solo residenziale: disegnare una firma a schermo, caricare un'immagine della firma o accettare il tuo caricamento del PDF firmato su carta). Una volta firmata, quella variante è bloccata. Per registrare una modifica dopo la firma, biforca l'offerta in una nuova variante e manda una nuova richiesta di firma.
• Recedere da un contratto firmato (solo residenziale, e solo se l'hai abilitato). Se hai attivato Recesso dal contratto da parte del cliente sotto Impostazioni > Impostazioni aziendali > Funzionalità, la vista dell'offerta firmata mostra al cliente un link Recesso dal contratto per variante finché è dentro il periodo di recesso che hai impostato (14 giorni per impostazione predefinita). Vedi Contratti firmati e periodo di recesso più sotto.
• Caricare i documenti che hai chiesto tramite le richieste di file. Possono sostituire brevemente un caricamento appena fatto; dopodiché il caricamento è definitivo, a meno che tu non crei una nuova richiesta di file.
• Caricare la KfW Förderbestätigung (solo progetti residenziali tedeschi con pompa di calore e sovvenzione) direttamente nel tab KfW Förderung, una volta che gli hai mandato una conferma di sovvenzione. Reonic ti manda un'e-mail quando la caricano.
• Scaricare tutto ciò che hai condiviso — l'offerta firmata, i documenti del tab file e i PDF firmati di firme precedenti.

Il portale mostra il singolo progetto che condividi con il cliente. Per qualsiasi cosa il cliente voglia discutere (una controproposta, lo spostamento di un appuntamento), ti raggiunge direttamente via e-mail o telefono.

Il link va a un solo indirizzo e-mail — quello del contatto cliente del progetto. Per condividere il portale con un coniuge, un partner o un referente finanziario, inoltra l'e-mail dalla tua casella oppure cambia l'indirizzo e-mail sul progetto prima di mandare il link.

Contratti firmati e periodo di recesso

La firma blocca una variante alla modifica. Se il cliente possa ancora recedere dopo dipende da una sola impostazione del Workspace.

Per impostazione predefinita, un contratto firmato resta firmato e il cliente non ha nessuna azione di recesso autonoma. Se attivi Recesso dal contratto da parte del cliente sotto Impostazioni > Impostazioni aziendali > Funzionalità (solo residenziale), Reonic dà ai clienti residenziali un periodo di recesso legale:

1. Apri Impostazioni > Impostazioni aziendali > Funzionalità e attiva Recesso dal contratto da parte del cliente.
2. Imposta il periodo di recesso in giorni. Il valore predefinito è 14. Per i clienti tedeschi, scendere sotto i 14 giorni è sotto il minimo di legge, e Reonic ti avvisa.
3. Da quel momento, ogni offerta residenziale firmata mostra al cliente un link Recesso dal contratto per variante nella sua vista dell'offerta firmata, finché è dentro il periodo.

Quando un cliente recede:

• Una finestra di conferma lo avvisa che l'azione non può essere annullata e che è ancora dentro il suo periodo.
• Reonic contrassegna il PDF firmato come ritirato, registra il recesso nella cronologia delle attività del progetto e manda due e-mail: una conferma al cliente e un avviso all'account manager assegnato.
• La vista dell'offerta firmata del cliente mostra "Hai receduto da questo contratto" con l'orario.
• La tua scheda Kanban e la vista Finalizza mostrano un badge Ritirato dal cliente una volta che ogni variante firmata del progetto è stata ritirata.

Come il cliente apre il suo portale

Il cliente apre il portale direttamente dal link che mandi. Il cliente:

1. Apre il link nella tua e-mail (o qualsiasi link che gli hai inoltrato).
2. Il portale si carica con la tua personalizzazione, i dati del suo progetto e i tab giusti in base a quello che hai configurato.
3. Usa quello che c'è (firma, carica, scarica, scorre la cronologia) e chiude la scheda.
4. La volta successiva che gli serve il portale, riapre la tua e-mail e apre di nuovo il link.

Il portale resta disponibile finché è attivato per il progetto. Per terminare l'accesso, disattiva il portale (vedi Disattiva il portale più sotto).

Mostra automaticamente certi documenti (come un mandato) nel portale

I documenti compaiono sul portale di un progetto perché li hai messi su quel progetto. Funzionano due schemi:

• Caricamento per singolo progetto — carica il documento (un mandato, un certificato, una scheda informativa generale) nel tab File del progetto e contrassegnalo come Visibile al cliente. Compare nel tab I miei file del cliente.
• Modello di richiesta file — se chiedi regolarmente al cliente lo stesso tipo di documento (un mandato firmato, una foto del contatore, un atto di proprietà), crea un modello di richiesta file in Impostazioni > Comunicazione con il cliente > Modelli per le richieste di file. Quando attivi una richiesta di file su un progetto, il cliente vede un'area di caricamento nel tab Richieste di file del suo portale, con il testo e i tipi di file consentiti che hai preimpostato.

Per allegare in anticipo i documenti più comuni a ogni nuovo progetto, aggiungi il file o la richiesta come parte del tuo flusso di creazione Kanban al momento dell'impostazione del progetto.

Porta conferme d'ordine e fatture nel portale

Le conferme d'ordine e le fatture si creano nel flusso di offerta e fatturazione dalla tua parte:

• Le conferme d'ordine vengono generate dopo la firma dell'offerta e inviate dal tab Conferma dell'ordine dell'offerta.
• Le fatture vengono generate e inviate tramite il flusso di fatturazione (fattura totale, fattura parziale e così via). Reonic manda il PDF al cliente direttamente via e-mail.

Per mostrare questi documenti nel portale, caricali nel tab File del progetto e contrassegnali come Visibile al cliente. Compaiono nel tab I miei file del cliente accanto all'offerta firmata.

Il cliente non trova la sua offerta nel portale

Se il tuo cliente dice che l'offerta non compare nel suo portale:

1. Controlla che il portale sia attivato — apri il progetto, apri il menu Portale clienti e verifica che l'interruttore Attivato sia su on. Se è su off, sta vedendo il messaggio "questa pagina non è condivisa".
2. Controlla che esista una richiesta di firma — il tab Offerta compare una volta che hai mandato una richiesta di firma dall'offerta. Manda per la firma, poi fai ricaricare la pagina al cliente.
3. Controlla che stia usando il link più recente — ogni progetto ha il suo link. Se ha aperto una vecchia e-mail, vedrà il vecchio progetto. Reinvia Invia il link al cliente così ha il link attuale.
4. Controlla che sia sul progetto giusto — un cliente con più progetti (un impianto PV più una riqualificazione con pompa di calore) ha più link al portale. Verifica che stia aprendo il link del progetto giusto.

Manda un report commerciale quando il portale non è attivato

Per i clienti commerciali con cui preferisci saltare il portale (il cliente preferisce la consegna solo in PDF, o il tuo processo di vendita commerciale non passa dal portale):

1. Genera il PDF dell'offerta commerciale dalla pagina offerta del progetto, con tutte le sezioni che hai configurato.
2. Manda il PDF direttamente al cliente dalla tua casella, oppure tramite il flusso di invio PDF dell'offerta.
3. Salta l'attivazione del portale; il cliente non vede nessun link al portale.

Puoi comunque registrare firme sul progetto (caricamento della firma analogica), generare fatture e portare avanti il resto del flusso. Il portale è una superficie di consegna, non un requisito.

Mostra gli appuntamenti di consulenza nel portale

Gli eventi di calendario compaiono nel tab I miei appuntamenti del cliente quando sono soddisfatte due condizioni:

1. L'evento è collegato al progetto (un progetto che ha accesso al portale).
2. L'evento ha Mostra al cliente attivo, più un titolo e una descrizione visibili al cliente.

Per rendere una consulenza visibile al cliente:

1. Apri il progetto e vai al tab calendario o appuntamenti.
2. Crea o apri l'evento della consulenza.
3. Compila i campi Titolo per il cliente e Descrizione per il cliente (separati dal titolo e dalla descrizione interni che usa il tuo team).
4. Attiva Mostra al cliente.
5. Salva.

Il tab I miei appuntamenti del cliente ora mostra la consulenza sotto Prossimi eventi con il tuo titolo e la tua descrizione rivolti al cliente.

Disattiva il portale

Quando il progetto è consegnato del tutto, il cliente non ha più bisogno dell'accesso, o vuoi terminare la sua visualizzazione per qualsiasi altro motivo:

1. Apri il progetto.
2. Apri il menu Portale clienti e disattiva Attivato.
3. Conferma la finestra di disattivazione.

Il link del cliente smette di funzionare immediatamente; vede il messaggio "questa pagina non è condivisa". Puoi riattivarlo in qualsiasi momento con lo stesso interruttore.

Cosa sapere

• Il portale è per progetto, non per cliente. Un cliente con più progetti (impianto PV, pompa di calore e un contratto di manutenzione separato) vede un link al portale diverso per ogni progetto.
• I clienti commerciali vedono un portale più snello dei clienti residenziali. Sui progetti commerciali le offerte si firmano di persona, quindi la vista del cliente commerciale mostra contatto, account manager, file e appuntamenti (nessuna firma nel portale, nessuna registrazione alla rete, nessun confronto tra varianti).
• Il portale resta disponibile finché non lo disattivi. Disattivalo come parte della chiusura del progetto.
• Il portale è ospitato da Reonic. Il tuo logo e i tuoi colori sono la superficie white-label; ospitarlo su un tuo dominio non è previsto.
• La raccolta di file passa dalle richieste di file. Il tab File del cliente è in sola lettura; crea una richiesta di file per fargli caricare qualcosa.
• Il portale è web e funziona su mobile. I clienti lo aprono nel browser del telefono; non c'è nessuna app separata per il proprietario da scaricare.
• Le offerte firmate sono definitive. Una volta che il cliente firma una variante, quella variante è bloccata. Per registrare una modifica dopo la firma, biforca l'offerta in una nuova variante e manda una nuova richiesta di firma. L'unica eccezione è il periodo di recesso: con Recesso dal contratto da parte del cliente attivo, un cliente residenziale può recedere dal proprio contratto firmato dentro il periodo che imposti (vedi Contratti firmati e periodo di recesso).

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026