Struttura delle cartelle e archiviazione dei file

Categorie: CRM

Ogni progetto, contatto e casella personale in Reonic può contenere file: immagini, PDF, file di progettazione, fogli di calcolo e altro. I file si agganciano a una di quattro sedi (un progetto residenziale, un progetto commerciale, un contatto cliente o la tua casella personale). Senza alcuna configurazione, i file stanno in un elenco piatto. Con le cartelle e i modelli di cartella dai una struttura a quell'elenco, e con i controlli di condivisione decidi chi dentro la tua azienda e quali clienti possono vedere ciascun file.

A chi è rivolto

• Admin dell'installatore che gestiscono i modelli di cartella e le impostazioni di accesso ai file per tutto il Workspace.
• Account manager che fanno il lavoro quotidiano: caricare documenti, organizzare cartelle, spostare file tra progetti e rendere i file visibili al cliente.
• Field Worker che acquisiscono foto e scansioni dalla Mobile App.
• Admin che eliminano i file protetti che gli account manager non possono toccare.

Prima di iniziare

• Ti serve l'accesso Editor (o superiore) sul progetto, sul contatto o sulla casella personale in cui stai lavorando.
• I tipi di file consentiti nel caricamento della documentazione sono immagini, PDF, CSV ed Excel. I video non sono accettati nei caricamenti di documentazione.

Aggiungere cartelle per progetto (senza configurazione)

Nella vista File di qualsiasi progetto puoi creare cartelle e spostarci dentro i file in qualsiasi momento.

1. Apri la scheda File del progetto.
2. Clicca su Nuova cartella.
3. Inserisci un nome (obbligatorio), una descrizione facoltativa e un colore (testo e sfondo) perché la cartella si distingua.
4. (Facoltativo) Per limitare la cartella a utenti o team specifici, apri il suo popover Condivisione e accesso e disattiva Consenti l'accesso a tutti gli utenti esterni (attivo per impostazione predefinita), poi scegli chi mantiene l'accesso. Vedi Condividere i file e decidere chi li vede più sotto.
5. Clicca su Salva. La cartella compare nell'elenco dei file.

Per spostare i file in una cartella, apri prima la cartella di destinazione, poi trascinaci sopra i file (oppure usa l'azione di spostamento in cartella). Le cartelle hanno un solo livello: una cartella contiene file, non altre cartelle. Per un'organizzazione più fine dentro una cartella, usa una convenzione di denominazione.

Impostare le stesse cartelle a mano su ogni progetto diventa noioso. I modelli di cartella risolvono il problema.

Definire i modelli di cartella una volta e usarli ovunque

I modelli di cartella ti permettono di definire una struttura di cartelle una sola volta e di farla comparire automaticamente in ogni progetto. La configurazione dei modelli si trova in Impostazioni > Organizzazione > Gestione cartelle e richiede un ruolo Admin.

1. Apri Impostazioni > Organizzazione > Gestione cartelle.
2. Scegli l'ambito a cui si applica il modello: progetti Residenziale, progetti Commerciale, file dei contatti o casella personale. Ognuno ha il proprio ambito di modello, quindi un modello residenziale non si trasferisce ai progetti commerciali.
3. Clicca su Crea cartella, inserisci un nome (per esempio Sopralluogo, Documenti contrattuali, Foto di installazione, Passaggio di consegne) e scegli un colore.
4. Clicca su Salva. Le nuove cartelle compaiono automaticamente la prima volta che qualcuno apre la vista file di un progetto.

Reimportare un modello dopo averlo modificato

Quando apri per la prima volta la vista file di un nuovo progetto e non ci sono ancora cartelle, le cartelle del modello compaiono da sole, senza che tu debba fare nulla. Per portare un aggiornamento del modello su un progetto che ha già delle cartelle, usa il pulsante Importa cartelle dalle impostazioni nell'intestazione della vista file.

La reimportazione si può eseguire più volte senza rischi. Aggiorna nomi e colori delle cartelle esistenti allineandoli all'ultimo modello. Non duplica le cartelle e non sposta i file già al loro interno. I tuoi file restano esattamente dove sono.

Caricare i file su un progetto

Il modo più comune di aggiungere file è il trascinamento nel Portal.

1. Apri la scheda File del progetto (apri prima una cartella se vuoi che i file finiscano lì).
2. Trascina i file sull'area di rilascio, oppure cliccaci sopra per aprire il selettore di file.
3. Ogni file si carica con il proprio indicatore di avanzamento. Le immagini possono essere compresse automaticamente, a seconda delle impostazioni del tuo Workspace.
4. I file compaiono nell'elenco una volta caricati.

Puoi anche acquisire file lontano dalla scrivania:

• Dalla Mobile App, i Field Worker scattano foto, scelgono dalla fototeca, eseguono una scansione LiDAR di una stanza (iOS) o registrano un memo vocale direttamente in un progetto. Le acquisizioni restano sul dispositivo offline e si sincronizzano quando torna la connessione.
• Via WhatsApp, invii una foto, un PDF o un documento all'assistente WhatsApp di Reonic, che instrada il file al progetto di cui state parlando, o alla tua casella personale se non è indicato alcun progetto.

Spostare un file dalla tua casella a un progetto

I file che arrivano nella tua casella personale (per esempio via WhatsApp, prima che tu sapessi a quale progetto appartenevano) si possono spostare su un progetto.

1. Apri la tua casella file personale nel Portal.
2. Trova il file e scegli Sposta in progetto.
3. Scegli il progetto residenziale o commerciale di destinazione.
4. Conferma. Il file si sposta in fondo all'elenco file di quel progetto.

Le condivisioni che avevi impostato sul file nella tua casella vengono mantenute. Puoi spostare i file dalla tua casella su un progetto, non il contrario, e non direttamente tra due progetti.

Trovare un file

Organizza e trova i file con tre strumenti:

• Le Cartelle (e i modelli di cartella) per la struttura, come descritto sopra.
• Una convenzione di denominazione coerente dentro una cartella per un raggruppamento più fine.
• La ricerca nell'elenco file, per trovare un file per nome.

Condividere i file e decidere chi li vede

Il popover Condivisione e accesso su ogni file contiene due controlli distinti. Tienili separati.

Condividere con utenti o team specifici (interno)

Per impostazione predefinita un file è aperto ai tuoi utenti esterni e lo limiti scegliendo chi mantiene l'accesso.

1. Apri il file e clicca su Condivisione e accesso.
2. Sotto Condividi con utenti e team esterni, trova Consenti l'accesso a tutti gli utenti esterni. È attivo per impostazione predefinita. Disattivalo.
3. Compare il selettore di persone. Aggiungi gli utenti (e i team, se il tuo Workspace ha i team) che devono mantenere l'accesso.
4. Chiudi il popover. Salva da solo. Il file è ora nascosto a chiunque non sia negli elenchi di condivisione.

La condivisione è additiva: aggiungere un team non rimuove le condivisioni con singoli utenti già presenti. Puoi anche limitare un'intera cartella allo stesso modo (disattivando Consenti l'accesso a tutti gli utenti esterni sulla cartella), e ogni file al suo interno eredita la limitazione. La condivisione con singoli utenti funziona sempre; la condivisione con un team richiede la funzione team. Se non vedi l'opzione team, contatta la chat di supporto.

Condividere un file con il cliente

1. Apri il file e clicca su Condivisione e accesso.
2. Sotto Accesso al cliente finale, attiva Condividi con il cliente.
3. Clicca su Salva. Il file compare nell'area file del portale clienti per quel progetto.

Restringere la visibilità per gli utenti esterni (Admin)

Il tuo Workspace ha due impostazioni che governano cosa vedono gli utenti esterni (clienti e partner con accesso al portale). Un Admin le configura direttamente nella pagina Impostazioni > Impostazioni aziendali > Caratteristiche > Caratteristiche del progetto. Non serve contattare Reonic.

• Controllo dell'accesso ai file attivo significa che gli utenti esterni vedono solo i file visibili al cliente, quelli in una cartella senza limitazioni o quelli condivisi esplicitamente con loro.
• Non condividere con gli esterni per impostazione predefinita significa che i file caricati dagli utenti esterni partono visibili solo a chi li ha caricati, così il caricamento di un cliente non è visibile a tutto il personale. Questa sotto-opzione diventa disponibile quando Controllo dell'accesso ai file è attivo; disattivando di nuovo Controllo dell'accesso ai file viene azzerata.

Per cambiare l'impostazione del tuo Workspace (aperta, filtrata o rigida), un Admin agisce su questi interruttori nella pagina Impostazioni > Impostazioni aziendali > Caratteristiche > Caratteristiche del progetto. La modifica ha effetto immediato sulle viste file degli utenti esterni.

Chiedere al cliente di caricare un file

Quando ti serve un documento dal cliente (un potere di rappresentanza, una foto del documento d'identità, una bolletta, una foto del contatore), invia una richiesta di file tramite il portale clienti.

1. Apri l'area Richieste di file del progetto e scegli Richiesta di file.
2. Inserisci un titolo (che cosa stai chiedendo), una descrizione facoltativa, i tipi di file consentiti e se consentire più file.
3. Clicca su Pubblica, poi su Inviare via e-mail. Reonic manda al cliente via email un link alla sua pagina di caricamento.
4. Il cliente apre il link e carica il file o i file. I file caricati sono contrassegnati come visibili al cliente e registrati come caricati dal cliente.
5. Rivedi i caricamenti e contrassegna la richiesta come completata, così il cliente non la vede più come in sospeso.

Il cliente carica direttamente dal link ricevuto via email. Anche qui vale lo stesso comportamento del portale clienti, perché i file che arrivano tramite una richiesta sono contrassegnati come visibili al cliente.

Annotare un'immagine

I file immagine si possono annotare direttamente con tratti di penna, forme, testo e ritaglio, sia nel Portal sia nella Mobile App.

1. Apri l'immagine e scegli Modifica.
2. Usa gli strumenti: penna (con spessore del tratto), forme (cerchio, quadrato, freccia), testo, linee (continue o tratteggiate), un poligono solare per tracciare il tetto, ritaglio e zoom. Usa annulla e ripeti man mano che procedi.
3. Clicca su Salva. La versione annotata viene conservata accanto all'originale, e da quel momento chiunque apra il file vede la versione annotata.

L'originale viene sempre conservato. Ogni salvataggio sostituisce la copia annotata precedente, quindi non c'è una cronologia delle modifiche. Per scartare le annotazioni e tornare all'originale, contatta la chat di supporto.

Scaricare una cartella come ZIP

Scarica in una volta sola tutti i file di una cartella invece di prenderli uno per uno.

1. Apri la vista File del progetto, trova la cartella e scegli Scarica cartella come ZIP.
2. Le cartelle piccole vengono impacchettate e scaricate subito.
3. Le cartelle grandi preparano prima l'archivio. Segui lo stato passare da In attesa a Pronto (o Non riuscito), poi clicca sul link di download quando è pronto.

Una cartella può contenere fino a 1.000 file per un'esportazione ZIP. Il link di download finito funziona per circa un giorno, quindi rilancia l'esportazione se ti serve di nuovo più avanti.

Anche le foto acquisite sulle voci della checklist di installazione sono incluse nell'esportazione. Compaiono nella vista File e finiscono nello ZIP della cartella, così le immagini di checklist di un progetto non restano indietro. Leggi chi ha caricato il file e la data di caricamento dall'elenco file prima di esportare, perché l'archivio contiene soltanto i file.

Eliminare un file

L'eliminazione è definitiva: non c'è cestino e non si può annullare.

1. Apri l'elenco file, trova la riga del file e apri le sue azioni.
2. Clicca su Elimina. Il file e la sua copia annotata vengono rimossi.

Alcuni file sono protetti (documenti di incentivi, file contrassegnati come protetti e offerte firmate). Su un file protetto l'azione di eliminazione appare disattivata, con un tooltip "File protetto", per chi non è Admin. Un Admin può eliminarlo dopo aver confermato una finestra di azione irreversibile. Un'offerta firmata non può essere eliminata da nessuno, Admin compresi. Se vuoi solo togliere un file da un progetto, spostalo invece di eliminarlo.

Cosa sapere

• Le cartelle hanno un solo livello. Una cartella contiene file, non altre cartelle. Per una struttura più fine usa una convenzione di denominazione.
• Organizza con cartelle, modelli, denominazione e ricerca. Sono questi gli strumenti per raggruppare e ritrovare i file.
• I modelli di cartella valgono per ambito. Residenziale, commerciale, contatto e personale hanno ciascuno il proprio insieme di modelli, e non si mescolano.
• Reimportare un modello tocca solo nomi e colori delle cartelle. I tuoi file restano dove sono.
• I link di download durano circa un giorno. Un link condiviso all'esterno funziona all'incirca un giorno, quindi rilancia l'esportazione se ti serve di nuovo.
• Caricare un file con lo stesso nome crea un nuovo file. Caricando un file con lo stesso nome se ne aggiunge uno nuovo invece di sostituire il precedente.
• Le foto da iPhone (HEIC/HEIF) si caricano senza problemi. Reonic le converte in JPEG in automatico durante il caricamento, così si visualizzano e si scaricano come qualsiasi altra foto. Non devi convertirle prima.
• Fino a 200 file per sessione di caricamento, e un'esportazione ZIP di cartella ne impacchetta fino a 1.000.
• I clienti caricano tramite una richiesta di file. Manda una richiesta di file e il cliente carica in risposta, oppure scarica dalla propria area file nel portale clienti.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026