Gestire le attività in Reonic — creare, assegnare, completare, automatizzare

Categorie: CRM

Le attività sono il modo in cui il tuo team coordina il lavoro minuto che non ha una schermata dedicata: richiamare il cliente, caricare la foto del contatore, verificare se la registrazione alla rete è andata a buon fine, finalizzare l'offerta. Ogni attività è un piccolo set di dati (titolo, descrizione, data di scadenza, lista di controllo facoltativa, tag facoltativi, uno o più assegnatari) legato a esattamente un oggetto padre: un progetto residenziale, un progetto commerciale, un contatto cliente, un piano di gestione progetti commerciale o la tua casella personale. Le attività vivono nella pagina Attività nella navigazione a sinistra, nella scheda Attività di ogni progetto, nella pagina di dettaglio di ogni contatto cliente e nella dashboard della pagina iniziale.

Prima di iniziare

• Decidi l'oggetto padre prima di creare. Un'attività appartiene a un solo oggetto padre: un progetto residenziale, un progetto commerciale, un contatto cliente, un piano di gestione progetti commerciale o la tua casella personale. L'oggetto padre determina chi la vede, in quale elenco compare e (per i progetti commerciali) se può stare su una corsia del kanban delle attività. L'oggetto padre è fissato una volta che salvi, quindi crea l'attività dentro il progetto o il contatto che hai già aperto invece che dalla pagina Attività globale, se rischi di sbagliare scelta.
• Ti serve Editor o superiore sull'oggetto padre. Per creare un'attività legata a un progetto o a un contatto, ti serve almeno Editor su quell'entità. Le attività personali (senza un progetto come padre) sono sempre disponibili per l'utente connesso. Se non vedi il pulsante + Aggiungi attività, il tuo ruolo o il tuo accesso all'area su quell'oggetto padre è sotto Editor.
• Conosci le impostazioni di notifica predefinite del tuo team. Assegnare a un singolo utente invia per impostazione predefinita un'e-mail di notifica. Per raggiungere tutti i membri di un team, assegnali individualmente invece di aggiungere soltanto il team (vedi Assegnare un'attività a un utente o a un team qui sotto).

Dove vedi le attività nel Portal e nella Mobile App

• Pagina iniziale — le tue attività aperte più le attività che hai assegnato ad altri.
• Pagina Attività (navigazione a sinistra) — la pagina Attività globale con i chip di filtro Tutte, Mie, Assegnato da me, In ritardo e Scade oggi, più la ricerca a testo libero e un filtro per tipo di oggetto padre. Per impostazione predefinita la pagina è limitata alle tue attività; passa al chip Tutte (o allarga il filtro utente) per vedere le altre attività a cui hai accesso. Tutti partono limitati alle proprie attività e allargano il filtro manualmente.
• Su un progetto — ogni progetto residenziale, ogni progetto commerciale e ogni piano di gestione progetti commerciale ha una scheda Attività (o un widget nella barra laterale, se nel tuo Workspace la barra laterale è attiva). Tutte le attività legate a quel progetto compaiono lì.
• Su un contatto cliente — la pagina di dettaglio del contatto mostra le attività legate al contatto, indipendentemente dal singolo progetto.
• Kanban delle attività commerciali — i progetti commerciali hanno anche una vista kanban delle loro attività, organizzata per corsia.
• Mobile App — le attività che ti sono assegnate più le attività sui progetti che puoi vedere compaiono nell'elenco Attività mobile e nella scheda Attività di ogni progetto. Un tocco per completare o creare compare subito sul tuo schermo.

Creare un'attività

Nel Portal hai tre percorsi di creazione, più uno nella Mobile App.

Attività rapida (riga singola in linea)

1. Apri il progetto, il contatto cliente o il tuo elenco attività personale, a seconda di quale debba essere l'oggetto padre.
2. Individua l'input rapido + Aggiungi attività in cima all'elenco delle attività.
3. Digita il titolo dell'attività e premi Invio (oppure clicca su +).
4. L'attività viene creata con te come assegnatario predefinito, senza data di scadenza e senza lista di controllo. Compare subito nell'elenco.
5. Per aggiungere una descrizione, una data di scadenza, una lista di controllo, dei tag o altri assegnatari, clicca sulla nuova attività per aprire il pannello di modifica.

Modulo completo (pannello attività)

1. Sul progetto, sul contatto o nell'elenco personale, clicca su + Aggiungi attività > Nuova attività (oppure sul menu azioni accanto a + Aggiungi attività).
2. Si apre il pannello Modifica attività con il modulo completo. Compila:
   • Titolo (obbligatorio).
   • Descrizione (rich text facoltativo). Usala per il contesto che il titolo non riesce a contenere.
   • Data di scadenza — una data assoluta (selettore calendario). Vedi Impostare una data di scadenza qui sotto. (Lo scostamento relativo «scade fra N giorni» è disponibile sui modelli di attività.)
   • Assegnatari — scegli uno o più utenti. Vedi Assegnare un'attività a un utente o a un team qui sotto.
   • Team — scegli uno o più team (un campo separato da Assegnatari). Un'attività può avere entrambi.
   • Tag — scegli fra i tag delle attività del tuo Workspace (gestiti centralmente, così i tag restano coerenti in tutta l'azienda).
   • Elementi della lista di controllo — aggiungi tutti i sotto-elementi ordinati che ti servono. Vedi Aggiungere una lista di controllo qui sotto.
   • Oggetto padre — impostato automaticamente in base a dove hai aperto il pannello. Puoi cambiarlo prima di salvare.
3. Clicca su Salva. L'attività compare nell'elenco dell'oggetto padre e nella pagina iniziale di ogni assegnatario.

Da un modello

Se il tuo team ha flussi standardizzati (una lista di controllo per la visita in loco, una sequenza di onboarding, un passaggio di consegne al servizio incentivi), usa un modello. Clicca su + Aggiungi attività > Da modello e scegli il modello. La nuova attività porta con sé titolo, descrizione, lista di controllo e tag del modello. Vedi Configura modelli di attività qui sotto.

Creare un'attività nella Mobile App

1. Apri il progetto nella Mobile App, oppure il tuo elenco attività personale.
2. Tocca + Nuova attività.
3. Compila gli stessi campi del modulo completo del Portal (titolo, descrizione, data di scadenza, assegnatari, tag, lista di controllo).
4. Salva. L'attività compare subito sul tuo dispositivo.

Creare un'attività tramite l'Assistente IA WhatsApp

Se nel tuo Workspace l'Assistente IA WhatsApp è attivo, puoi creare un'attività scrivendo all'assistente in linguaggio naturale:

• «Aggiungi un'attività per chiamare Hans Müller martedì prossimo» crea un'attività personale sul tuo utente con la data di scadenza interpretata.
• «Aggiungi un'attività per caricare la foto del contatore sul progetto Schmidt, scadenza venerdì» crea un'attività sul progetto Schmidt corrispondente.

L'assistente risolve l'oggetto padre (il tuo utente, o il progetto a cui punta la conversazione) e contrassegna l'attività come creata dall'IA, così più tardi puoi distinguerla da una creata manualmente.

Scegliere l'oggetto padre giusto

Un'attività ha esattamente un oggetto padre, scelto alla creazione. L'oggetto padre controlla la visibilità, l'ambito delle notifiche e dove compare l'attività. I cinque tipi di oggetto padre si escludono a vicenda:

• Attività personale — solo sul tuo utente. Usala per «chiamare il commercialista martedì», il tipo di lavoro che non sta su un progetto.
• Progetto residenziale — legata a un solo progetto residenziale. Compare nella scheda Attività di quel progetto e nelle pagine iniziali degli assegnatari.
• Progetto commerciale — legata a un solo progetto commerciale. Compare nella scheda Attività di quel progetto e sulla sua corsia del kanban delle attività (se le è assegnata una corsia).
• Contatto cliente — legata a un solo cliente. Compare nella pagina di dettaglio del contatto. Usala per il lavoro che appartiene al cliente in generale, non a un singolo progetto: «sollecitare Müller per l'accordo cliente firmato».
• Piano di gestione progetti commerciale — legata a un piano di gestione progetti commerciale (un piano di costruzione a più fasi). Compare nell'elenco attività della gestione progetti, separato dalle normali attività di progetto.

L'oggetto padre è fissato una volta che l'attività è salvata. Se l'hai legata all'oggetto sbagliato, archivia l'attività (vedi Archiviare un'attività qui sotto) e ricreala sull'oggetto padre giusto.

Assegnare un'attività a un utente o a un team

Un'attività può avere un numero qualsiasi di utenti assegnatari e un numero qualsiasi di team assegnatari, in due campi separati. L'assegnazione determina l'elenco della pagina iniziale, l'e-mail di notifica dell'assegnazione e la visibilità dell'attività per gli utenti esterni.

Assegnare uno o più utenti

1. Apri il pannello dell'attività.
2. Clicca nel campo Assegnatari.
3. Cerca per nome o e-mail. I suggerimenti si aggiornano mentre digiti.
4. Clicca su un utente per aggiungerlo. Ripeti per aggiungerne altri.
5. Salva. Ogni utente appena aggiunto che ha attivo Notifica all'assegnazione di un'attività (attivo per impostazione predefinita) riceve un'e-mail «Ti è stata assegnata un'attività».

Non esiste un assegnatario principale. Tutti gli assegnatari sono alla pari: la pagina iniziale mostra l'attività nell'elenco di ciascuno, e chiunque può completarla.

Assegnare un team

1. Apri il pannello dell'attività.
2. Clicca sul campo Team (separato da Assegnatari).
3. Scegli uno o più team.
4. Salva.

L'assegnazione a un team serve a due scopi:

• Visibilità per gli utenti esterni — i responsabili del team vedono le attività assegnate al loro team. I membri del team le vedono quando sono anche assegnati individualmente. Vedi la guida su utenti, ruoli, licenze e team.
• Proprietà di gruppo — il campo team cattura «questa è un'attività del gruppo di installazione» senza elencare ogni singolo membro.

Riassegnare o rimuovere un assegnatario

1. Apri il pannello dell'attività.
2. Rimuovi un utente cliccando sulla × accanto al suo chip nel campo Assegnatari.
3. Aggiungi nuovi assegnatari secondo necessità.
4. Salva.

Chi vede davvero l'attività

La visibilità è governata dall'accesso all'oggetto padre, non dall'assegnazione. Se sei assegnato a un'attività su un progetto che non puoi vedere, comunque non puoi aprirla. Per gli utenti esterni, l'assegnazione è l'intera superficie di accesso: vedono l'attività se sono un utente assegnato, il responsabile di un team assegnato o il Key Account sul progetto padre. Vedi Utenti esterni e visibilità delle attività qui sotto.

Impostare una data di scadenza

Un'attività ha un solo campo temporale:

• Data di scadenza — quando il lavoro dovrebbe essere fatto. Determina i badge In ritardo e Scade oggi e il riepilogo giornaliero.

Un'attività normale prende una data di scadenza assoluta — scelta dal calendario, ad es. 2026-06-15. I promemoria e la segnalazione dei ritardi ti raggiungono tramite il riepilogo giornaliero delle attività (vedi Riepilogo giornaliero delle attività qui sotto) e i badge In ritardo / Scade oggi.

Perché a volte «scade oggi» sembra sbagliato

Lo «scade oggi» di ogni utente è calcolato rispetto al fuso orario impostato sul suo profilo. Se il fuso orario del tuo collega è Europe/Berlin e il tuo è America/Sao_Paulo, un'attività che scade alle 23:00 ora di Berlino è «oggi» per il tuo collega ma già «domani» per te. Verifica che il tuo fuso orario sia impostato correttamente nel tuo profilo, e aggiornalo se cambi sede.

Stati delle attività

Un'attività Reonic ha due stati binari: o è attiva o è completata, e o è visibile o è archiviata. Le sfumature di stato («in corso», «bloccata», «in attesa») vivono nell'assegnazione, nei tag e nella cronologia delle attività.

• Attivo — creata, non completata, non archiviata. Compare negli elenchi.
• Completata — segnata come fatta. Sparisce dagli elenchi attivi; cambia il filtro per mostrare le attività completate se devi guardare indietro.
• Non completata — un'attività completata può essere riaperta, il che la riporta nell'elenco attivo.
• Archiviata — rimossa da tutti gli elenchi. L'archiviazione è a senso unico (vedi Archiviare un'attività qui sotto).

Per stati più ricchi («bloccata», «in QA», «in attesa del cliente»), usa i tag (vedi Usare i tag per categorizzare le attività qui sotto) oppure le corsie del kanban delle attività commerciali per modellare le fasi del tuo team.

Impostare la priorità su un'attività

La priorità su un'attività si modella tramite i tag e le date di scadenza:

• Usa un tag — crea a livello di Workspace un set di tag Priorità: Alta / Priorità: Media / Priorità: Bassa e applicalo al momento della creazione (vedi Usare i tag qui sotto). Il colore del tag dà un ordinamento a colpo d'occhio nell'elenco.
• Usa la data di scadenza — le scadenze più vicine vengono prima. Scade oggi è il segnale più alto; in ritardo è ancora più forte; una scadenza lontana è il più basso.
• Combina i due — un tag Priorità: Critica più una data di scadenza in giornata è il segnale più forte.

Dare le priorità tramite i tag è il modello consigliato.

Aggiungere una lista di controllo a un'attività

Molte attività non sono atomiche: una visita in loco ha sei cose da controllare, l'onboarding di un cliente ne ha otto. Usa una lista di controllo per dividere un'attività in sotto-elementi ordinati senza creare più attività.

1. Apri il pannello dell'attività.
2. Individua la sezione Lista di controllo.
3. Digita ogni elemento su una riga a sé. Premi Invio per aggiungere il successivo.
4. Salva.

Per spuntare gli elementi, clicca sulla casella accanto a ciascuno. Se nel tuo Workspace l'Assistente IA WhatsApp è attivo, l'assistente accetta anche «spunta tutti gli elementi», «togli la spunta a tutti gli elementi» e «spunta l'elemento che riguarda X» su un'attività di riferimento.

Usare i tag per categorizzare le attività

I tag sono un insieme di etichette colorate definito a livello di Workspace. Usali per tagliare l'elenco delle attività per priorità, fase, categoria, team o qualunque cosa ti aiuti a ritrovare il lavoro più tardi.

Applicare un tag a un'attività

1. Apri il pannello dell'attività.
2. Clicca nel campo Tag.
3. Scegli fra i tag esistenti del Workspace.
4. Salva.

Puoi applicare tutti i tag che vuoi.

Gestisci i tag (Admin)

I tag sono definiti centralmente, così ogni creatore di attività sceglie dallo stesso elenco e i tuoi tag restano puliti invece di frammentarsi in «Prio alta», «priorità alta», «ALTA» e «P1».

1. Apri Impostazioni > Attività > Modelli di attività & tag > Aziendale.
2. Clicca su + Nuovo tag.
3. Inserisci il testo del tag e scegli un colore.
4. Salva.

Configura modelli di attività

I modelli fanno risparmiare tempo sui flussi ricorrenti: una visita in loco standardizzata (con una lista di controllo di 6 elementi), un passaggio di consegne al servizio incentivi (descrizione più scadenze), un avvio di onboarding cliente. Applica un modello e ottieni una nuova attività precompilata con titolo, descrizione, lista di controllo e tag del modello. Niente copia-incolla, nessun passaggio dimenticato.

Dove vivono i modelli

I modelli esistono su due ambiti:

• Aziendale — ogni utente del tuo Workspace vede il modello nel selettore. Usalo per i processi che esegue tutto il team. Nella Mobile App questo ambito è etichettato Azienda.
• Personale — solo chi lo ha creato vede il modello. Usalo per il tuo flusso ricorrente, come una lista di controllo per la revisione settimanale personale. Nella Mobile App questo ambito è etichettato Utente.

La cosa più vicina a un modello specifico per progetto è un modello aziendale intitolato al tipo di progetto, ad es. un modello «Visita in loco commerciale» che tutti applicano ai progetti commerciali.

Creare un modello

1. Apri Impostazioni > Attività > Modelli di attività & tag.
2. Scegli la scheda Aziendale o Personale.
3. Clicca su + Nuovo modello.
4. Compila gli stessi campi di un'attività normale:
   • Titolo (obbligatorio).
   • Descrizione (facoltativa).
   • Lista di controllo — di solito il vantaggio più grande di un modello.
   • Tag — applica i tag standard del flusso.
   • Data di scadenza — usa una scadenza relativa (ad es. «fra 7 giorni dalla creazione») così l'attività cade sempre nel momento giusto, ogni volta che il modello viene applicato.
5. Salva.

Applicare un modello

Puoi applicare un modello dal Portal o dalla Mobile App.

1. Apri il progetto, il contatto o l'elenco personale in cui vuoi creare l'attività.
2. Clicca su + Aggiungi attività > Da modello (oppure apri il selettore dei modelli nella Mobile App).
3. Scegli un modello. I modelli aziendali compaiono per tutti; i modelli personali compaiono solo per chi li ha creati.
4. La nuova attività atterra sotto l'oggetto padre scelto, con titolo, descrizione, lista di controllo e tag del modello. La data di scadenza relativa è calcolata a partire da oggi.
5. Regola gli assegnatari, la data di scadenza o qualunque campo per la singola istanza, poi salva.

Attività ricorrenti

Per gestire il lavoro ricorrente, usa questi schemi:

• Modello di attività più applicazione manuale — tieni il lavoro ricorrente come modello e applicalo a ogni ciclo (ogni lunedì, a ogni fine mese).
• Riepilogo giornaliero delle attività — la tua e-mail del mattino fa emergere la preoccupazione ricorrente senza bisogno di creare ogni volta una nuova attività.
• Evento di calendario ricorrente — il calendario di Reonic supporta gli eventi ricorrenti. Se il lavoro ha la forma di un appuntamento («1:1 settimanale con il team di installazione»), usa un evento di calendario ricorrente.

Riepilogo giornaliero delle attività

Reonic può inviarti ogni mattina un'e-mail con un riepilogo delle tue attività aperte, in ritardo e in scadenza oggi, così puoi pianificare la giornata senza aprire prima il Portal. Il riepilogo è per singolo utente e su base volontaria.

Configura il tuo riepilogo

1. Apri Impostazioni > Organizzazione > Notifiche > Personale.
2. Individua la sezione Riepilogo giornaliero delle attività.
3. Imposta l'ora a cui vuoi l'e-mail, ad es. le 08:00 nella tua ora locale. Il riepilogo arriva a quell'ora nel tuo fuso orario.
4. Per un riepilogo più tranquillo, attiva Solo attività in ritardo: compaiono solo le attività oltre la data di scadenza, non quelle semplicemente aperte.
5. Salva.

Il riepilogo arriva all'ora configurata con tre conteggi (aperte, in ritardo, in scadenza oggi) più l'elenco effettivo delle attività (titolo, data di scadenza, link all'oggetto padre). Clicca su un link qualsiasi nell'e-mail per saltare all'attività nel Portal.

Disattivare il riepilogo

1. Cancella la pianificazione del riepilogo (imposta l'ora su Nessuno oppure togli la spunta alla casella).
2. Salva.

Trovare le attività in ritardo e in scadenza oggi

La pagina Attività è la tua superficie di triage. In cima ci sono tre chip di filtro:

• Mie — attività assegnate a te, indipendentemente dal progetto.
• In ritardo — attività con una data di scadenza passata, non completate.
• Scade oggi — attività in scadenza prima di mezzanotte, nel tuo fuso orario.

Combinali con il filtro per tipo di oggetto padre (residenziale, commerciale, contatto, personale, gestione progetti commerciale) per tagliare ulteriormente. Aggiungi il filtro assegnatario per controllare un collega.

Per una risposta rapida del tipo «cosa ho in carico adesso» senza aprire la pagina Attività, il widget della pagina iniziale mostra già il conteggio delle tue attività in ritardo e in scadenza oggi.

Filtrare, ordinare e raggruppare l'elenco delle attività

La pagina Attività (e la scheda Attività di ogni progetto) supporta:

• Ricerca a testo libero su titolo e descrizione.
• Chip di filtro — Mie, In ritardo, Scade oggi, Assegnato da me, Tutte, Completate.
• Filtro per tipo di oggetto padre — residenziale, commerciale, contatto, personale, gestione progetti commerciale.
• Filtro assegnatario — limita a un utente o a un team specifico.
• Filtro tag — limita alle attività che portano tag specifici (Portal e Mobile App).
• Intervallo di date di scadenza — un periodo personalizzato da inizio a fine.
• Filtro di completamento — mostra le aperte, le completate o entrambe.

Ordina per data di scadenza (prima le più vicine per impostazione predefinita, oppure in ordine decrescente), data di creazione (prima le più recenti) oppure titolo (alfabetico).

Raggruppa per progetto (tutte le attività del progetto Müller insieme), tag (tutte le attività Priorità: Alta fra i progetti) oppure assegnatario (chi ha in carico cosa in tutto il team).

Operazioni di massa sulle attività

Puoi muoverti fra molte attività in modo efficiente:

• Assistente IA WhatsApp — «spunta tutti gli elementi dell'attività #N» oppure «togli la spunta a tutti gli elementi» commuta in blocco la lista di controllo di una sola attività.
• Filtra e poi agisci — restringi l'elenco a un insieme di attività (ad es. tutte le attività in ritardo sul progetto Schmidt) e lavoraci una alla volta.

Completare, archiviare, riassegnare e assegnare tag sono ciascuna azioni sulla singola attività: apri l'attività e agisci su di essa.

Il kanban delle attività commerciali

I progetti commerciali hanno una vista kanban delle loro attività, con colonne («Da fare», «In corso», «Fatto», o qualunque cosa sia configurata nel tuo Workspace). Questo è il kanban delle attività, distinto dal kanban di workflow che determina lo stato di lead, offerta e installazione. Il kanban delle attività è per singolo progetto e serve solo a organizzare: non cambia lo stato del ciclo di vita del progetto.

Vedere il kanban delle attività

1. Apri un progetto commerciale.
2. Passa alla vista Kanban attività (scheda o pulsante nella sezione Attività del progetto).
3. Le attività compaiono come schede raggruppate per corsia. Ogni scheda mostra il titolo, gli assegnatari e la data di scadenza.

Spostare un'attività fra le corsie

1. Trascina la scheda dell'attività da una corsia all'altra.
2. La scheda atterra in fondo alla corsia di destinazione.
3. La cronologia delle attività sul progetto registra il cambio di corsia.

Riordinare dentro una corsia

Trascina la scheda su o giù dentro la stessa corsia. Le altre schede si spostano di conseguenza.

Creare un'attività direttamente in una corsia

Clicca su + Nuova attività in cima alla corsia (non il pulsante di nuova attività a livello di progetto). La nuova attività viene creata con quella corsia già selezionata.

Configurare le corsie

Le corsie sul kanban sono configurate per Workspace. Per aggiungere, riordinare o rinominare le corsie, chiedi al tuo Admin dell'installatore. La configurazione delle corsie vive sotto Impostazioni > Attività > Gestione dei progetti (Commerciale).

Completare un'attività

1. Apri l'attività.
2. Clicca sull'azione completa (una casella di spunta o un pulsante Segna come completata).
3. Per lasciare traccia, aggiungi una nota di completamento prima di confermare, ad es. «Cliente confermato per telefono alle 14:32».
4. Salva. L'attività passa a completata, e il creatore dell'attività riceve un'e-mail «Attività completata» se ha le notifiche di completamento attive e se l'ha completata qualcun altro.

Puoi completare un'attività con elementi della lista di controllo ancora non spuntati. Il completamento non è vincolato all'avanzamento della lista di controllo.

Aggiungi un commento dopo il completamento

La nota di completamento viene catturata nel momento in cui segni l'attività come fatta. Per aggiungere contesto dopo il completamento (un risultato, una nota di passaggio di consegne, una spiegazione), aggiungi un commento nella sezione commenti dell'attività. Il commento è indipendente dal completamento: non riapre l'attività e non cambia chi l'ha completata né quando. Nella Mobile App la schermata di dettaglio dell'attività porta una sezione commenti in linea, quindi un'attività completata può raccogliere nel tempo diversi commenti di follow-up. Aggiungere un commento richiede Editor o superiore sull'oggetto padre, la stessa soglia del completamento.

Riaprire un'attività completata

1. Apri l'attività completata (commuta il filtro di completamento per vedere le attività completate).
2. Clicca su Non completata (oppure Riapri).
3. L'attività torna nell'elenco attivo.

Perché non ricevo un'e-mail di completamento

Per farti arrivare un'e-mail di completamento devono essere vere tre cose:

1. Sei il creatore. Le e-mail di completamento vanno al creatore dell'attività, non agli assegnatari.
2. L'ha completata qualcun altro. Completare una tua attività non ti manda un'e-mail.
3. Notifica al completamento di un'attività è attivo nelle tue impostazioni di notifica (è attivo per impostazione predefinita, ma potresti averlo disattivato).

Se tutte e tre sono vere e comunque non ricevi l'e-mail, controlla la cartella spam, poi contatta il tuo account manager Reonic.

Commenti e cronologia delle attività

Ogni attività porta il proprio thread di commenti, e l'oggetto padre contiene il contesto più ampio:

• Commenti sull'attività — ogni attività ha il proprio thread di commenti, limitato a quell'attività. Usalo per la discussione avanti e indietro legata all'attività stessa: più persone che commentano, domande, note di stato. Nella Mobile App questo thread è mostrato in linea nella schermata di dettaglio dell'attività.
• Commenti sull'oggetto padre — il progetto o il contatto ha la propria sezione commenti. Usala per il contesto che appartiene all'ambito più ampio, non a una singola attività.
• Cronologia delle attività sull'oggetto padre — ogni evento dell'attività (creata, assegnata, completata, archiviata, spostata di corsia, riassegnata) è registrato nella cronologia delle attività del progetto padre. È la tua pista di controllo.
• Campo descrizione — per il contesto statico che appartiene solo a questa attività, usa il campo descrizione dell'attività e modificalo mentre l'attività avanza.

Notifiche sulle attività

I contrassegni di notifica per singolo utente governano le e-mail sulle attività e si impostano sotto Impostazioni > Organizzazione > Notifiche > Personale:

• Notifica all'assegnazione di un'attività (attivo per impostazione predefinita) — invia «Ti è stata assegnata un'attività» quando qualcuno ti aggiunge agli Assegnatari di un'attività.
• Notifica al completamento di un'attività (attivo per impostazione predefinita) — invia «Attività completata» al creatore dell'attività quando qualcun altro completa la sua attività.

Per assicurarti che i membri del team ricevano la notifica di un'attività assegnata al team, aggiungili anche individualmente come utenti assegnatari.

Il riepilogo giornaliero (qui sopra) è una superficie separata su base volontaria. Gli Admin possono impostare i valori predefiniti a livello di Workspace in Impostazioni > Organizzazione > Notifiche > Aziendale.

Utenti esterni e visibilità delle attività

Gli utenti esterni (Viewer o Editor con il contrassegno Esterno, vedi la guida su utenti, ruoli, licenze e team per il modello completo) vedono solo i progetti e le attività a cui sono esplicitamente assegnati. Per le attività:

• Vedono un'attività se sono un utente assegnato, il responsabile di un team assegnato, il Key Account sul progetto padre oppure un utente assegnato sul progetto padre.
• I membri (non i responsabili) di un team assegnato vedono l'attività quando sono anche assegnati individualmente.
• Non vedono la pagina Attività globale. Raggiungono le attività attraverso i progetti che possono aprire.

Se un installatore partner non riesce a vedere un'attività che gli hai assegnato, i motivi soliti sono: non è stato assegnato individualmente, è stato assegnato solo come membro di un team invece che come responsabile, oppure non ha accesso al progetto padre.

Archiviare un'attività

Quando un'attività non è più rilevante (progetto sbagliato, duplicata, non succederà mai), archiviala.

1. Apri l'attività.
2. Clicca su Archivia (nel menu azioni o nella barra degli strumenti; la posizione esatta dipende dalla superficie).
3. L'attività sparisce subito da tutti gli elenchi attivi.
4. La cronologia delle attività sul progetto padre registra l'evento di archiviazione.

Nella Mobile App, usa il menu azioni o lo swipe per archiviare. Se nel tuo Workspace l'Assistente IA WhatsApp è attivo, l'assistente archivia anche con «elimina l'attività che riguarda X» oppure «archivia l'attività #N».

Monitoraggio ore sulle attività

Reonic ha una superficie Monitoraggio ore dedicata: registra le voci con un cronometro o manualmente, e collega ogni voce a un progetto (residenziale o commerciale). Per tracciare l'impegno su un'attività, usa questi schemi:

• Traccia il tempo sul progetto a cui appartiene l'attività, tramite la superficie Monitoraggio ore, con un cronometro o una voce manuale.
• Usa un evento di calendario per il lavoro che ha forma di appuntamento: programmalo con un'ora di inizio e una di fine, e la durata è il tempo che è servito.

Le attività nella Mobile App

La Mobile App dà ai Field Worker la superficie attività che serve loro: le proprie attività assegnate, le attività sui progetti su cui stanno lavorando e la possibilità di completare e creare.

• Elenco Attività — una scheda Attività globale, filtrata per impostazione predefinita sulle attività a te assegnate.
• Scheda Attività per progetto — apri un progetto e ne vedi l'elenco attività.
• Completare un'attività — tocca l'azione di completamento; l'attività risulta fatta immediatamente.
• Creare un'attività — tocca + Nuova attività, compila il modulo, salva.
• Lista di controllo — tocca ogni elemento per spuntarlo.
• Riassegnare — tocca il campo assegnatari per aggiungere o rimuovere utenti.
• Applicare un modello — apri il selettore dei modelli, con ambito Azienda (aziendale) o Utente (personale).
• Commentare un'attività — la schermata di dettaglio dell'attività porta un thread di commenti in linea.

Creare e gestire i modelli di attività, trascinare le schede sul kanban delle attività commerciali e l'interfaccia di filtro più completa si fanno nel Portal.

Azioni integrate sui cambiamenti di un'attività

Quando un'attività cambia, Reonic lancia queste azioni integrate:

• Voce nella cronologia delle attività sul progetto padre, sempre.
• Notifica di completamento al creatore dell'attività (quando valgono le regole qui sopra).
• Notifica di assegnazione a un utente appena assegnato (quando valgono le regole qui sopra).

Per standardizzare e velocizzare il lavoro ricorrente, usa i modelli di attività (precompilano un flusso ricorrente), il riepilogo giornaliero (un riepilogo automatico del mattino) e l'Assistente IA WhatsApp (di' «aggiungi un'attività di follow-up a questa quando completo la principale» e l'assistente la crea). Per le tue integrazioni sugli eventi delle attività è disponibile l'API REST; il tuo account manager può darti indicazioni.

Cosa sapere

• L'oggetto padre è fissato alla creazione. Scegli il progetto, il contatto o la tua casella personale prima di salvare.
• Nessun assegnatario principale. Ogni assegnatario di un'attività è alla pari.
• Le attività sono piatte. Non c'è un modello di dipendenze (completa l'attività A prima che la B diventi attiva). Usa la descrizione o un tag per annotare una dipendenza in modo informale.
• L'azione «elimina» del Portal archivia l'attività. Per una cancellazione per motivi di conformità, contatta la chat di supporto.
• Le attività create dall'IA sono contrassegnate come tali. Le attività create tramite l'Assistente IA di WhatsApp o in-app portano un contrassegno di origine IA; quelle create manualmente no. Chiedi al tuo Admin se ti serve filtrarle.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026