Email nel CRM

La funzione Email sulla scheda di un progetto unisce due superfici. Un pannello in sola lettura mostra le email recenti tra te e il cliente, caricate in tempo reale dalla casella Outlook o Gmail che hai collegato. Una finestra di invio PDF spedisce via e-mail i documenti generati da Reonic, come fatture, offerte e lettere. La posta la leggi nel Portal; rispondi e scrivi messaggi liberi nel tuo programma di posta. Questo articolo spiega cosa fa ciascuna superficie e come usarle insieme.

Prima di iniziare

• Collega la tua casella di posta personale per far comparire le email dei clienti nel pannello del progetto. Vedi Collegare la casella di posta più sotto.
• Il cliente deve avere un indirizzo e-mail sul progetto. Il pannello cerca l'indirizzo e-mail del cliente del progetto, quindi mostra risultati solo quando il contatto ha un indirizzo.
• Ti serve l'autorizzazione giusta. Gli account manager, gli Admin dell'installatore e i Field Worker possono collegare una casella di posta personale e leggere il pannello. Per inviare PDF generati da Reonic servono almeno i diritti di Editor sulla fattura, sull'offerta o sulla lettera che vuoi inviare.
• Il pannello Email è nel Portal. Fuori sede, apri direttamente l'app del tuo fornitore per leggere le email dei clienti.

Aprire il pannello laterale destro su un progetto

Nel pannello Email leggi ciò che è arrivato. È presente su ogni progetto, richiesta, offerta e installazione, limitato all'indirizzo e-mail del cliente di quella scheda.

1. Apri nel Portal un progetto (richiesta / offerta / installazione).
2. Clicca sul pulsante Email nella barra superiore della scheda.
3. Il pannello si apre sulla destra. Mostra i messaggi più recenti, con impaginazione quando ce ne sono altri.
4. L'intestazione del pannello mostra:
   • Il numero di risultati e il numero di messaggi non letti per questo cliente.
   • Le icone del fornitore (Microsoft o Google), che indicano da dove arrivano i risultati.
   • Un pulsante Aggiorna e l'impaginazione quando i messaggi sono più di quanti ne stiano nella prima pagina.
   • Un banner di errore con un link per ricollegarsi quando il collegamento della casella richiede attenzione.

Ogni riga di messaggio mostra lo stato di lettura, l'oggetto, i destinatari DA/A/CC/CCN con gli avatar, un'anteprima del contenuto in testo semplice, la data e ora di invio o ricezione e una graffetta quando ci sono allegati.

Come funziona il pannello

Il pannello legge in tempo reale dalla casella di posta che hai collegato, filtrando per l'indirizzo e-mail del cliente. Mostra i messaggi che coinvolgono questo cliente; il contenuto completo dell'email resta presso il tuo fornitore.

• Anteprima del contenuto nel pannello. Ogni riga mostra un breve estratto. Clicca su Aprire in Microsoft / Gmail per il messaggio completo.
• Le nuove email compaiono con un breve ritardo. Il pannello e il contatore dei non letti nella barra superiore si aggiornano da soli ogni pochi minuti mentre lavori. Clicca su Aggiorna per recuperare prima i nuovi messaggi.
• Filtrato per l'indirizzo e-mail del cliente. Il pannello confronta l'indirizzo e-mail del cliente su questa scheda. Per cercare tra più clienti, usa la ricerca del tuo fornitore.
• I destinatari in CC e CCN sono visibili. Così vedi se eri solo in copia in una discussione o se ti hanno scritto direttamente.

Inviare via e-mail un documento generato da Reonic

L'altra metà della funzione è la finestra di invio PDF. Usala per inviare via e-mail una fattura, un'offerta, una lettera o una conferma dell'ordine. Oggetto e contenuto arrivano dal modello configurato dal tuo Admin; l'elenco dei destinatari lo modifichi a ogni invio.

1. Apri la scheda (fattura / offerta / lettera / conferma dell'ordine) nel Portal.
2. Clicca su Inviare via e-mail. Si apre la finestra di invio del documento.
3. La finestra precompila l'oggetto (dal tipo di documento e dal nome del cliente), l'anteprima del contenuto (dal modello di documento e dal piè di pagina), l'elenco dei destinatari (l'indirizzo e-mail del cliente) e numero del documento, titolo e descrizione.
4. Modifica l'elenco dei destinatari se serve. Aggiungi altri indirizzi, che finiscono tutti sulla riga A, oppure togli l'indirizzo del cliente e invia il documento a un collega per una revisione.
5. Clicca su Invia documento. Reonic genera il PDF, lo allega e invia l'email. Se la posta in uscita della tua azienda è configurata, l'email mantiene il dominio aziendale nella riga Da.
6. Una volta inviata l'email, il documento mostra sulla scheda la data e ora di invio e un segno di spunta verde.

Personalizzare il messaggio per un cliente specifico

Oggetto e contenuto arrivano da un modello: il tuo Admin configura i modelli di email nelle impostazioni e ogni invio di quel tipo di documento usa quel modello. L'elenco dei destinatari è il campo che modifichi a ogni invio. Quando ti serve un testo diverso per un singolo cliente, hai tre possibilità:

• Scarica il PDF e allegalo a una nuova email dal tuo Outlook o Gmail. Così hai pieno controllo su oggetto, contenuto, destinatari e formattazione.
• Chiedi al tuo Admin una variante del modello quando la differenza è strutturale, per esempio un tono per il B2C e un altro per il B2B.
• Manda un messaggio di accompagnamento dalla tua casella subito dopo l'invio fatto da Reonic. Reonic spedisce il documento formale; tu aggiungi il contesto personale.

La finestra di invio mette tutti i destinatari sulla riga A. Per mettere un collega in copia, aggiungilo all'elenco dei destinatari.

Rispondere a un'email di un cliente

Le risposte le scrivi nella schermata del tuo fornitore. Il pannello ti passa a Outlook o Gmail, dove componi e invii con l'editor completo.

1. Nel pannello, trova l'email del cliente.
2. Passa il mouse sulla riga del messaggio e clicca su Aprire in Microsoft / Aprire in Gmail.
3. Outlook Web o Gmail si apre con il messaggio originale caricato.
4. Usa il pulsante Rispondi nativo del tuo fornitore per scrivere la risposta.
5. Invia dal tuo fornitore. La risposta finisce nella cartella della posta inviata del fornitore.
6. Aggiorna il pannello di Reonic dopo qualche minuto per vedere comparire il messaggio inviato.

Per allegare a una risposta le email precedenti del cliente, apri il messaggio presso il tuo fornitore e usa Inoltra o l'opzione per allegare il messaggio precedente, poi invia da lì.

Scrivere un'email completamente nuova a un cliente

Per avviare una nuova discussione quando non c'è un'email a cui rispondere:

1. Apri il pannello del progetto.
2. Clicca su Nuova email nell'intestazione del pannello.
3. Il tuo programma di posta (Outlook desktop, Apple Mail o quello predefinito del browser) si apre con l'indirizzo del cliente già inserito.
4. Scrivi e invia dal tuo programma di posta.

Rispondere a un'email inviata da Reonic

Quando un cliente risponde a un'email inviata da Reonic (una notifica di sistema o un PDF che hai spedito dalla finestra di invio PDF), la risposta ti raggiunge in uno di due modi, a seconda di come è configurato il tuo Workspace:

• La risposta arriva direttamente nella tua casella. Rispondi normalmente dal tuo fornitore.
• La risposta viene instradata alla persona giusta. Viene inoltrata al destinatario previsto, di solito l'account manager assegnato o la persona che ha avviato l'invio originale, con l'email originale allegata per contesto.

Se non sai quale configurazione usa il tuo Workspace, mandati un PDF di prova e guarda dove arriva la risposta, oppure chiedi al tuo Admin.

Collegare la casella di posta

Perché il pannello mostri le email, devi collegare la tua casella a Reonic.

1. Vai su Impostazioni → Organizzazione → Posta in arrivo → Posta in arrivo personale.
2. Clicca su Collegare la casella di posta.
3. Scegli il fornitore: Microsoft (Outlook / Microsoft 365) oppure Google (Gmail / Workspace).
4. La procedura di collegamento si svolge presso il tuo fornitore. Approva l'accesso richiesto.
5. Reonic invia un'e-mail di conferma per confermare il collegamento.
6. Clicca sul link di conferma in quell'email per completare la configurazione.
7. La casella risulta ora collegata e il pannello mostra le email su ogni progetto a cui hai accesso.

Le due modalità di collegamento di Google

Gmail si collega in entrambi i modi:

• Per utente. Ogni utente concede il proprio consenso. La procedura di aggiunta Gmail aggiunge la tua casella, con il tuo indirizzo già inserito e un banner informativo che recita "È possibile aggiungere solo la propria casella di posta Gmail. Chiedete all'amministratore di impostare caselle di posta condivise in modo da poter aggiungere le caselle di posta dei colleghi."
• A livello di organizzazione. Il tuo Admin configura una volta l'accesso condiviso e da quel momento la procedura di aggiunta Gmail ti permette di aggiungere qualsiasi casella coperta da quell'accesso. Ogni titolare di casella appena aggiunta riceve comunque un'e-mail di conferma.

Le caselle Gmail condivise e quelle dei colleghi diventano disponibili quando il tuo Admin configura l'accesso condiviso a livello di organizzazione. La procedura di aggiunta Microsoft funziona indipendentemente da questo.

Stati del collegamento

Lo stato del collegamento ti dice cosa fare dopo:

• Conferma necessaria. Completa il passaggio di conferma dall'email che Reonic ha inviato.
• Nuovo collegamento necessario. Ricollega la casella da Impostazioni → Organizzazione → Posta in arrivo.
• Fornitore sbagliato. Il fornitore scelto non corrisponde al dominio dell'indirizzo. Ricollegati con il fornitore giusto.
• Bloccato. Una regola dell'Admin blocca il collegamento; rivolgiti al tuo Admin.
• Non collegato. Non hai ancora avviato il collegamento.
• Collegato. Il pannello legge da questa casella.

Usare una casella di posta aziendale

Alcune aziende collegano caselle condivise come info@yourcompany.com, sales@yourcompany.com o support@yourcompany.com, così qualsiasi utente con i diritti giusti vede le email nel pannello del progetto. Le caselle aziendali le gestisce un Admin:

1. Vai su Impostazioni → Organizzazione → Posta in arrivo → Posta in arrivo a livello aziendale.
2. Clicca su Aggiungi casella di posta.
3. Scegli il fornitore e inserisci l'indirizzo della casella.
4. Segui la stessa procedura di collegamento di una casella personale, riferita però all'azienda.
5. Conferma la casella tramite l'e-mail di conferma.

Una volta collegata, i risultati della casella aziendale compaiono nel pannello di ogni utente accanto a quelli della sua casella personale. Chi ha un Gmail personale più l'accesso a un Outlook aziendale vede entrambi, uniti in un unico elenco ordinato per data. Il pannello legge da ogni casella attiva a cui hai accesso, quindi vedrai la corrispondenza con questo cliente proveniente da tutte.

Gestire un'email non recapitata

Quando un'email in uscita inviata da Reonic torna indietro (indirizzo errato o bloccato), i sintomi che noti sono il cliente che dice "non ho mai ricevuto l'email", oppure invii successivi allo stesso indirizzo che non arrivano.

1. Controlla che l'indirizzo e-mail sulla scheda contatto del cliente sia corretto.
2. Se l'indirizzo è sbagliato, correggilo sul contatto e invia di nuovo. Al nuovo indirizzo l'invio parte normalmente.
3. Se l'indirizzo è giusto ma l'email continua a non arrivare, aggiungi sul contatto l'indirizzo e-mail secondario del cliente, così gli invii futuri vanno a entrambi, oppure raggiungilo su un altro canale.
4. Se un indirizzo continua a essere trattenuto, contatta la chat di supporto.

Cosa ti dice il registro di recapito

Il recapito è tracciato per destinatario, non per messaggio. Un'email inviata a tre persone registra tre esiti, quindi una casella piena non fa sembrare fallito l'intero invio, e il testo diagnostico che vedi è il rifiuto di quel singolo indirizzo e non quello di un altro destinatario.

Oltre a non recapitato, un indirizzo può risultare segnalato (il destinatario l'ha marcata come spam — la mail è stata consegnata) oppure rifiutato (il fornitore l'ha respinta del tutto). Una segnalazione viene registrata come segnalazione, non come errore di recapito.

Altri tre comportamenti che vale la pena conoscere:

• Un indirizzo contrassegnato si sblocca da solo quando le mail ricominciano ad arrivare: un errore temporaneo non è definitivo.
• Vengono contrassegnati solo gli indirizzi che hanno effettivamente avuto un problema, non tutti i destinatari del messaggio.
• Un indirizzo su cui il fornitore non ha mai risposto viene riportato come sconosciuto, non come a posto.

Cosa sapere

• Si legge in Reonic, tutto il resto avviene presso il fornitore. Scrivere, rispondere, inoltrare, le bozze e gli invii programmati avvengono in Outlook o Gmail tramite Aprire in Microsoft / Gmail.
• I Field Worker leggono le email dei clienti nell'app del proprio fornitore. Il pannello Email è nel Portal.
• Se il pannello mostra un banner di errore, usa il link per ricollegarti quando compare, oppure contatta il supporto Reonic per gli altri errori indicando cosa dice il banner.
• Se il pannello è vuoto per un cliente che sai averti scritto, e leggi una casella Gmail condivisa, chiedi al tuo Admin di verificare la configurazione dell'accesso condiviso, perché quel percorso si gestisce a livello di Admin.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026