Panoramica delle caratteristiche di un lead

Leggi questo articolo una volta prima di iniziare a lavorare i lead ogni giorno; le altre guide di questa sezione danno per acquisito il modello che imparerai qui.

Un lead è un'opportunità per una soluzione energetica residenziale: un contatto cliente, una posizione, i prodotti che gli interessano (solare, accumulo, wallbox, pompa di calore, riscaldamento) e una scheda di workflow nella tua pipeline. È allo stesso tempo un record CRM, un progetto di simulazione energetica e una scheda di pipeline. Per la stessa cosa vedrai anche la parola in tedesco Anfrage.

Prima di iniziare

• Ogni lead è allo stesso tempo un record CRM (contatto più attribuzione), un progetto di simulazione energetica (posizione, dati dell'edificio, pacchetti obiettivo) e una scheda di workflow (posizione nel kanban più il suo esito Aperto/Vinto/Perso). Tutti e tre convivono nello stesso lead.
• Un singolo lead può contenere più varianti di offerta. Quando mandi al cliente tre opzioni (piccola, media, grande), sono tre varianti dentro un lead, non tre lead.
• L'esito di un lead (Aperto, Vinto, Perso) si imposta con un'azione esplicita ed è indipendente dalla sua colonna kanban. Spostare una scheda in una colonna chiamata "Perso" non cambia da solo l'esito del lead.

Come si collega un lead a Contatti, Offerte e Progetti

• Contatto — Il record del cliente: nome, e-mail, telefono, indirizzo. Un contatto può possedere molti lead (cliente di ritorno, seconda proprietà). — Creato automaticamente con il primo lead, oppure già esistente da una trattativa precedente.
• Lead — L'opportunità: contatto, posizione, prodotti obiettivo, stato del ciclo di vita. La scheda di pipeline. — Quando un nuovo cliente chiede un preventivo o individui un'opportunità di vendita.
• Offerta — La variante di prezzo dentro un lead. Un singolo lead può contenere più offerte; il cliente ne sceglie una. — Quando sei pronto a mandare i prezzi al cliente. La crei a partire dal lead.
• Progetto — Il lavoro di installazione che segue un'offerta firmata. Vive nell'area Installazioni. — Dopo la firma del cliente, automaticamente.

Un Contatto possiede più Lead nel tempo. Ogni Lead contiene una o più varianti di Offerta. Quando un'Offerta viene firmata, il lead è Vinto e si apre un Progetto per il team di installazione.

Lavorare il ciclo di vita del lead

Ogni lead nasce Aperto e passa a Vinto, Perso o Non realizzabile:

1. Arriva un lead. Aperto è lo stato predefinito. Ogni nuovo lead arriva Aperto, indipendentemente dalla fonte.
2. Crea un'offerta con i prezzi quando sei pronto a mandare un preventivo al cliente. Apri il Contatto del cliente e clicca su + Creare un'offerta residenziale. La nuova offerta si apre, collegata al contatto, e il lead originale viene etichettato Convertito in offerta. Crea l'offerta dal contatto, non dal lead stesso.
3. Il cliente firma l'offerta. Usa l'azione Segna come vinto nella barra laterale del lead. L'esito del lead passa a Vinto e viene registrata la data di chiusura.
4. Oppure segnalo come perso con un motivo strutturato. Scegli il valore che si adatta meglio dall'elenco dei motivi di perdita e aggiungi testo libero nel campo Descrizione per il contesto che l'elenco non può contenere (il concorrente che se l'è aggiudicato, lo scarto di budget). Il motivo alimenta l'analisi del funnel e il reporting win/loss, quindi sceglierlo con precisione conta. Segna come perso e archivia chiude e nasconde il lead con un clic.
5. Oppure segnalo come Non realizzabile (Cannot fulfill) per un progetto che non puoi servire (tetto troppo debole, zona vietata, blocco normativo). Reonic manda al cliente il tuo motivo per e-mail così come l'hai scritto, blocca l'offerta e impedisce nuove richieste di firma. Annulla prima qualsiasi richiesta di firma in sospeso, altrimenti l'azione viene rifiutata.
6. Riapri un lead chiuso con l'azione Riapri nella barra laterale. Funziona per i lead Vinti e Persi. I lead Non realizzabili e archiviati restano chiusi finché il tuo account manager Reonic non toglie la marcatura.

Assegnare i lead a utenti e team

Ogni lead può essere assegnato a uno o più utenti e a uno o più team. L'assegnazione fa due cose:

• Visibilità nella Mobile App. I field worker vedono solo i lead in cui compaiono nell'elenco degli utenti assegnati, direttamente o attraverso un team assegnato.
• Filtri nel Portal. Gli account manager filtrano l'elenco e il kanban per assegnatario. Per i ruoli del Portal da Editor in su, l'assegnazione è una dimensione di filtro, non un cancello di accesso: vedono tutti i lead che il loro permesso concede.

L'assegnazione funziona in entrambe le direzioni, quindi un lead può avere più titolari e più team. L'assegnazione basata sul team scala meglio di quella per singolo utente: inserire un nuovo field worker significa soltanto aggiungerlo al team, senza bisogno di riassegnare ogni lead attivo.

Uno degli utenti assegnati può anche essere designato Utente principale (Key Account Manager, KAM) — il titolare principale del lead. Il KAM è portante a valle: è il mittente delle e-mail al cliente e di quelle di firma, compare sui PDF dell'offerta e dell'installazione e viene sincronizzato con le tue integrazioni collegate come contatto responsabile (in tedesco: Bearbeiter). C'è esattamente un KAM per lead alla volta. Assegnare un nuovo KAM sostituisce il precedente e lo notifica; il vecchio KAM resta co-gestore nell'elenco degli utenti assegnati, semplicemente non è più l'Utente principale. Se ti serve un titolare unico e chiaro, imposta il KAM invece di affidarti a una convenzione di etichette.

Quando arriva un nuovo lead, Reonic avvisa l'account manager assegnato con la campanella delle notifiche in-app e, a seconda delle preferenze di ciascun utente, per e-mail. Se non ricevi le notifiche che ti aspetti, controlla tre cose: che tu sia l'account manager assegnato al lead, che le tue preferenze utente consentano questo evento sotto Impostazioni > Organizzazione > Notifiche > Personale e che l'impostazione di notifica dei lead del tuo Workspace sia attiva (la controlla l'Admin).

Spostare i lead tra le fasi del kanban

Il tuo stato kanban è la colonna in cui si trova la scheda del lead: Nuovo, Qualificato, In pianificazione, Offerta inviata, Trattativa, Perso e così via. L'insieme esatto delle colonne è configurato per Workspace; le definisce il tuo Admin, quindi Workspace diversi vedono colonne diverse.

Ogni colonna ha un tipo (Lead, Offerta, Vinto, Perso) che guida l'automazione. Trascinare una scheda in una colonna di tipo Offerta genera automaticamente il numero dell'offerta. All'interno di una colonna le schede sono ordinate, quindi trascina una scheda su o giù per impostarne la posizione.

Per cambiare lo stato kanban di un lead:

1. Trascina la scheda tra le colonne nella vista Kanban, oppure
2. Apri il dettaglio del lead e scegli un nuovo stato dal menu a tendina dello stato nell'intestazione, oppure
3. Usa l'azione di massa nella vista Elenco per cambiare lo stato di un intero gruppo.

Spostare una scheda tra le colonne lascia l'esito com'è. Segnare Vinto o Perso è un'azione separata ed esplicita.

Tenere traccia di note, file e cronologia delle attività

• Nota interna. Un campo di testo libero su ogni lead, visibile solo al tuo team. Usalo per il contesto qualitativo: "Il cliente vuole il solare prima dell'inverno", "Decide il coniuge", "Un concorrente gli ha offerto l'8% in meno".
• Note per offerta. Ogni variante di offerta dentro il lead ha il suo spazio per le note.
• Scheda File. I documenti che hai caricato: foto del sopralluogo, proposte firmate, fatture fornite dal cliente, piante dell'edificio. Anche i file allegati durante un sopralluogo dalla Mobile App finiscono qui.
• Cronologia delle attività. Un registro delle richieste di firma inviate, notificate, accettate e ritirate, più i passaggi del ciclo di vita, le sincronizzazioni delle integrazioni, le registrazioni delle riunioni e gli aggiornamenti del punteggio AI. Le voci sono di sola lettura. La cronologia registra l'evento ma non sempre il valore specifico. Compare per esempio "Segnato come perso", mentre il motivo strutturato della perdita vive sul lead stesso: aprilo per leggerlo.

Cercare e filtrare i tuoi lead

La vista Elenco nel Portal filtra per stato (colonna kanban), esito (Aperto, Vinto, Perso), intervallo di date (creazione, ultima modifica, scadenza della firma), utente o team assegnato, fonte del lead, punteggio lead, etichetta e archiviazione. I lead archiviati sono nascosti per impostazione predefinita. I filtri si combinano, quindi puoi filtrare per stato, team assegnato e intervallo di date contemporaneamente. Clicca su una riga qualsiasi per aprire il lead.

La vista Kanban offre gli stessi filtri e mostra la pipeline come colonne. Trascina le schede tra le colonne per farle avanzare.

La barra di ricerca in cima all'elenco cerca nel cognome e nel nome del cliente, nel nome del progetto o del lead e in un frammento di indirizzo. Le corrispondenze sono esatte, quindi scrivi con attenzione.

Se la vista Elenco non mostra tutti gli stati che ti aspetti:

• Potrebbe essere attivo un filtro di stato. Azzeralo per vedere tutti gli stati.
• Chiuso potrebbe essere disattivato. I lead Vinti e Persi compaiono solo quando Chiuso è attivo.
• Mostra archiviati potrebbe essere disattivato. I lead archiviati compaiono solo quando è attivo.
• Uno stato può essere reso invisibile dal tuo Admin. Controlla Impostazioni > Kanban boards > Board management.

Creare un lead manualmente

La maggior parte dei lead arriva da broker collegati e moduli di contatto, ma spesso ne digiterai uno a mano per una segnalazione, un cliente di passaggio, la tua attività di acquisizione o una raccolta sul posto.

1. Apri l'elenco dei lead residenziali nel Portal.
2. Clicca su Nuova richiesta (in alto a destra; in tedesco: Neue Anfrage). Se il pulsante è disattivato, hai un ruolo Viewer e ti servono i permessi di Editor.
3. Nella finestra Creare una nuova richiesta, cerca prima un contatto esistente oppure compilane uno nuovo. I campi obbligatori sono nome, cognome, e-mail e indirizzo (via, numero civico, CAP, città). Il telefono è facoltativo.
4. Imposta l'Indirizzo del progetto. L'indirizzo di installazione viene registrato separatamente dall'indirizzo di contatto del cliente, perché il luogo di installazione può essere diverso dall'indirizzo di fatturazione (una seconda proprietà, o un proprietario che ordina per un inquilino). La casella Stesso indirizzo del cliente (in tedesco: Gleiche Adresse wie die des Kunden) è attiva per impostazione predefinita. Lasciala attiva quando gli indirizzi coincidono, e il progetto userà l'indirizzo del cliente. Toglila per inserire un indirizzo di progetto diverso; l'indirizzo che digiti imposta il segnaposto sulla mappa.
5. Conferma il segnaposto Posizione di installazione sulla mappa. Viene collocato in base all'indirizzo in vigore, quindi spostalo a mano se è fuori posto.
6. Clicca su Salva. Reonic crea il lead e apre la sua schermata Basics (dati di base), dove compili i dettagli facoltativi (dimensione dell'impianto solare richiesta, dimensione dell'accumulo, messaggio del cliente). Quei campi non sono nel modulo di creazione.

Anche i field worker possono creare un lead nella Mobile App dalla schermata Progetti con il pulsante +. Conferma sempre il segnaposto sulla mappa prima di salvare.

Modificare un lead

Apri un lead e modifica i suoi campi direttamente nella vista di dettaglio. I gruppi modificabili comprendono:

• Cliente. Nome, e-mail, telefono, indirizzo. Salvare di nuovo un indirizzo aggiorna la posizione sulla mappa.
• Dati dell'edificio. Modalità di inserimento (in base al consumo, in base all'immobile, per stanza, manuale), isolamento, materiale, anno di costruzione. Le opzioni specifiche per paese variano. La pianificazione del riscaldamento per stanza usa altezze standard dei radiatori a pannello per dimensionarli.
• Impianti esistenti. Solare, accumulo, wallbox e veicolo elettrico esistenti con le loro specifiche. Per un impianto fotovoltaico esistente, l'inclinazione e l'orientamento del tetto sono facoltativi. Lasciali vuoti se non li conosci e Reonic inserisce valori predefiniti sensati (30 gradi di inclinazione, 180 gradi di orientamento) che puoi correggere.
• Pacchetti obiettivo e modalità di pagamento. Pacchetti solare, accumulo, wallbox e riscaldamento, ciascuno con Acquisto, Leasing o Finanziamento.
• Ipotesi energetiche. Consumo totale, prezzo dell'energia, aumento di prezzo, profilo di carico, modalità di immissione in rete e fasce orarie di rete. In Italia, le fasce tariffarie di rete F1/F2/F3.
• Cronologia. Anno di inizio e di fine, versione della simulazione, scadenza della firma.
• Interno. Nota interna, etichette, fonte del lead, titolare dell'attribuzione.

Importare lead in blocco e da broker collegati

L'importazione di massa da Excel è il percorso per migrare una pipeline esistente. Si apre da Importa lead, accanto al pulsante Nuova richiesta. Dopo la migrazione, lavora un lead alla volta per i cambi di stato.

Per i broker collegati, una volta che il tuo Admin ha configurato la connessione, le importazioni di lead partono automaticamente: il broker invia i nuovi lead in Reonic mano a mano che arrivano, quindi la prima importazione non la lanci tu. Per confermare che la connessione sia attiva:

1. Apri la vista Elenco e filtra Fonte del lead sul tuo broker specifico.
2. Concedi qualche minuto dopo il completamento della connessione. I lead del broker compaiono nell'elenco filtrato mano a mano che arrivano.
3. Se non compare nulla entro un'ora o due e ti aspetti lead in coda, chiedi al tuo Admin di controllare il registro attività dell'integrazione.

Per un recupero una tantum dei lead arrivati prima che la connessione fosse attiva, contatta la chat di supporto. Anche le importazioni da broker si sincronizzano verso i tuoi CRM collegati, quindi la nuova trattativa compare lì automaticamente.

Rilevare e gestire i duplicati

Il rilevamento automatico dei duplicati di Reonic si basa sull'ID del record del broker stesso. Se il lead dello stesso cliente arriva due volte dallo stesso broker, il secondo arrivo riconosce il record cliente esistente e vi collega il nuovo lead. Un cliente che compila due volte il tuo modulo di contatto pubblico crea due record cliente separati, perché la corrispondenza si basa sull'ID del broker, non su e-mail, telefono o nome.

Che lo stesso cliente abbia più lead è voluto: il secondo progetto di un cliente di ritorno è un lead nuovo, non un clone, quindi tienili entrambi. Per i duplicati accidentali, procedi a mano:

1. Filtra l'elenco per e-mail o cognome per far emergere entrambe le righe.
2. Apri ciascuna e conferma che si tratta della stessa persona.
3. Tieni come principale il record più completo (più lead, commenti e attività).
4. Per archiviare il duplicato, apri il suo pannello di dettaglio dall'elenco dei lead, clicca sul menu ⋮ Altro nell'intestazione, scegli Archivia e conferma. L'archiviazione nasconde il lead.

Quando crei un lead a mano, digita prima l'e-mail o il cognome del cliente nel campo di ricerca in cima alla finestra Nuova richiesta. Se esiste una corrispondenza, collega il nuovo lead a quel contatto e Reonic lo riutilizza.

Vedere la vista della Mobile App

I field worker sulla Mobile App di Reonic vedono un sottoinsieme mirato del modello del lead:

• Compaiono i lead assegnati. Un lead compare quando sei nel suo elenco di utenti assegnati, direttamente o attraverso un team.
• La visibilità dei prezzi è un'impostazione del Workspace, disattivata per impostazione predefinita. Il tuo Admin può attivarla.
• La vista di dettaglio è pensata per il sopralluogo: dati dell'edificio, misure sul posto, foto, note del cliente.
• La creazione di un lead funziona nella Mobile App.

Prezzi, offerte, firme e le azioni di chiusura del ciclo di vita (Segna come vinto, Segna come perso, Non realizzabile, Riapri, Archivia) vivono nel Portal, quindi per quelle vai lì.

Esportazione dei lead

Per estrarre i dati dei lead dal Portal per una migrazione, un'analisi o un report una tantum, contatta la chat di supporto. L'importazione di massa dei lead è invece una funzione separata che esegui tu; vedi Importare lead in blocco e da broker collegati più sopra.

Cosa sapere

• Un singolo lead può contenere più varianti di offerta. Tre opzioni per il cliente significano tre varianti in un lead, non tre lead.
• L'esito di un lead è indipendente dalla colonna kanban. Una scheda in una colonna "Perso" non è Persa finché non premi Segna come perso, quindi segna prima e sposta poi.
• Non realizzabile si imposta dal Portal. Per togliere una marcatura sbagliata, contatta la chat di supporto.
• Riaprire un lead Perso cancella il motivo della perdita, e riaprire un lead Vinto azzera la data di chiusura originale. La riapertura si fa dal Portal, e i CRM collegati non si riattivano alla riapertura, quindi la trattativa esterna potrebbe aver bisogno di una sincronizzazione manuale.
• La scadenza della firma è un campo data per il tuo monitoraggio. Non innesca promemoria, escalation o cambi di stato.
• La cronologia delle attività registra gli eventi ma non ogni valore. Compare "Segnato come perso"; il motivo specifico vive sul lead, quindi aprilo per leggerlo.
• Il dato "qualità media dei lead" sulla dashboard è un tasso di conversione (offerte diviso lead nella finestra temporale), non una media dei punteggi lead AI. Trattalo come una metrica di volume del funnel.
• Per il diritto all'oblio GDPR di un cliente, usa la cancellazione GDPR a livello di contatto, che anonimizza il contatto su tutti i suoi lead. Contatta la chat di supporto. L'archiviazione è la pulizia più forte che controlli direttamente.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026