Centralinista telefonico Funzione AI
Dai alla tua azienda un numero a cui si risponde sempre. Il centralinista prende la chiamata, qualifica la richiesta e crea la richiesta — oppure passa un chiamante urgente a una persona.
La maggior parte delle richieste arriva per telefono, e la maggior parte di quelle arriva quando sono tutti su un tetto. Il centralinista telefonico risponde al posto loro: si presenta, capisce che cosa vuole il chiamante, pone le tue domande di qualifica e crea una richiesta con le risposte allegate.
Sa anche quando non deve gestire una chiamata. I chiamanti urgenti possono essere passati direttamente a una persona, e ciò che non riesce a gestire diventa un'attività di richiamo.
Prima di iniziare
- È disponibile in Germania, Austria, Svizzera, Regno Unito e Italia. Il centralinista parla tedesco, inglese o italiano, seguendo la lingua della tua azienda.
- La Germania è in autonomia; Regno Unito e Italia vengono configurati per te. Le aziende tedesche seguono la procedura di verifica qui sotto. Nel Regno Unito e in Italia è il tuo referente Reonic ad attivare e assegnare il numero: passa direttamente a Configurare il centralinista.
- Per la verifica tedesca tieni pronti i tuoi dati: ragione sociale, sito web, numero di registrazione (HRB, HRA o partita IVA), indirizzo completo con CAP di cinque cifre, una persona di contatto con la sua email e un documento giustificativo in PDF, JPEG o PNG — un estratto del registro delle imprese (Handelsregisterauszug) oppure una comunicazione del codice fiscale (Bestätigung Freier Beruf Finanzamt).
Ottenere un numero (Germania)
- Apri Telefono IA e clicca sulla verifica dell'azienda.
- Percorri la procedura guidata: dati dell'azienda, persona di contatto, caricamento del documento, poi revisione.
- Invia. La verifica richiede di solito da uno a tre giorni lavorativi, e nel frattempo la pagina mostra In revisione.
- Quando torna Approvato, si apre la scelta del numero. Cerca fra i numeri disponibili, scegline uno e clicca su Attiva questo numero.
Un rifiuto indica il motivo. Correggi il dato segnalato e invia di nuovo.
Una volta attivo un numero, si sbloccano la pagina di configurazione completa e il registro chiamate.
Configurare il centralinista
Apri Telefono IA e scorri la sezione Configurazione del bot:
- Attivo — accendilo perché il centralinista risponda alle chiamate.
- Nome del bot — come si presenta. Il valore predefinito è Paula.
- Voce — scegli dal catalogo, filtrato sulla tua lingua. Ognuna ha un campione Prova voce: ascoltane qualcuna, perché è la prima cosa che sente ogni chiamante.
- Nome dell'azienda — come si riferisce alla tua attività.
- Offerta di prodotti — spunta Solare, Pompa di calore o entrambe. Questo determina per che cosa qualifica.
- Richiesta definita dall'utente (facoltativa, fino a 500 caratteri) — un'indicazione in più su come deve comportarsi.
- Rispondere alle domande — attivalo se deve rispondere a domande generali sulla tua azienda, poi compila Contesto aziendale (fino a 1.500 caratteri) con i fatti a cui può attingere.
Salva. Le modifiche valgono dalla chiamata successiva.
Nota
La lingua non si sceglie qui: segue la tua azienda, e l'elenco delle voci è filtrato di conseguenza. La formula di consenso e di informativa sull'IA all'inizio di ogni chiamata è fissa e viene pronunciata automaticamente; non è modificabile.
Scegliere le domande di qualifica
Nella stessa sezione trovi il gruppo di domande: tipo di edificio, forma del tetto, orientamento del tetto, consumo annuo, superficie abitabile, riscaldamento attuale, anno di costruzione e — se offri il solare — accumulo a batteria e wallbox.
Ogni domanda è attiva per impostazione predefinita e può essere disattivata singolarmente. Riduci l'elenco a ciò che ti serve davvero per indirizzare un lead.
L'interruttore che consente al chiamante di saltare le domande facoltative è disattivato per impostazione predefinita. Attivandolo, il centralinista chiede una volta, all'inizio, se il chiamante vuole affrontare le domande facoltative, e rispetta la risposta per il resto della chiamata.
Un chiamante che salta diventa comunque una richiesta. Le domande senza risposta vi restano allegate come punti aperti per chi richiama.
Inoltro, orario d'ufficio e chiamate urgenti
In Inoltro di chiamata:
- Attiva l'inoltro.
- Inserisci il numero a cui inoltrare, in formato internazionale come
+39.... - Imposta l'orario d'ufficio per ogni giorno della settimana.
- Scegli una modalità di trasferimento urgente: Disattivata, Orario d'ufficio oppure Ventiquattr'ore su ventiquattro.
- Salva.
Con l'inoltro attivo, le chiamate in orario d'ufficio passano alla tua linea e il centralinista subentra fuori orario. Con l'inoltro disattivo, il centralinista risponde ventiquattr'ore su ventiquattro.
Un trasferimento fa squillare il tuo numero per circa venti secondi dopo un breve «un attimo, la metto in contatto». Se non risponde nessuno, la chiamata torna al centralinista invece di cadere: un trasferimento mancato cattura comunque il lead.
Quando qualcuno segnala un'urgenza, il centralinista prova a passarlo secondo la modalità impostata. Se non riesce a collegarlo, crea un'attività di richiamo urgente per i tuoi amministratori con una scadenza.
Nota
L'orario d'ufficio è interpretato secondo l'ora di Berlino a prescindere da dove ti trovi. Vale la pena verificarlo se sei nel Regno Unito o in Italia.
Leggere il registro chiamate
Scorri fino al Registro chiamate nella stessa pagina. Ogni riga mostra quando è arrivata la chiamata, il numero del chiamante (oppure Nascosto), la durata e come si è conclusa — completata, inoltrata, chiamante ha riagganciato, nessuna risposta, durata massima o errore.
La colonna Risultato è dove sta il valore: Apri richiesta porta alla richiesta creata dalla chiamata, Apri attività all'attività di richiamo, e altrimenti trovi una sintesi in una riga di che cosa riguardava la chiamata.
Passa sopra una riga per eliminare una singola voce.
Consiglio
Scorri le sintesi delle chiamate che non hanno prodotto nulla. È lì che scopri che il numero riceve traffico di numeri sbagliati, o che continuano a chiederti un servizio che non offri — schemi utili da conoscere che non compaiono mai come lead.
Da sapere
- Ogni chiamata viene registrata, comprese quelle senza esito, ciascuna con una sintesi in una riga del perché.
- Non c'è registrazione audio né trascrizione. La sintesi in una riga è il resoconto di ciò che è stato detto, quindi annota tutto ciò che devi conservare.
- Il registro conserva 90 giorni. Le voci più vecchie decadono.
- Le chiamate business-to-business vengono rifiutate e non conservate, quindi non intasano il registro.
- La vendita incrociata è automatica quando offri entrambi, solare e pompe di calore.
- Esistono due tipi di passaggio a una persona: il trasferimento in diretta durante l'orario d'ufficio o in modalità urgenza, e un'attività di richiamo per chiunque chieda di essere richiamato. Entrambi possono essere attivi insieme.
Ultimo aggiornamento il
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