Gestionar contactos en el CRM de Reonic

Categorías: CRM

Un contacto en Reonic es una persona (el propietario de la vivienda, el dueño del edificio, la persona de contacto de la empresa a la que le vendes) y reúne su identidad, sus comunicaciones, su dirección y su historial de proyectos en una sola ficha. Cada Solicitud, Oferta e Instalación enlaza con exactamente un contacto, así que la ficha de contacto es la columna vertebral de tu CRM. La página Contactos es donde gestionas esa agenda con independencia de cualquier proyecto, y cada contacto vive en su propia vista de detalle, con una barra lateral y un menú Crear… que le levanta un proyecto nuevo con un clic.

Antes de empezar

• Busca primero, crea después. Cuando guardas un contacto, Reonic lo reconoce como una ficha ya existente solo si lleva el mismo ID externo de un CRM conectado (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Dos entradas con el mismo correo, el mismo teléfono o el mismo nombre se conservan como contactos separados. Así que, si creas dos veces a la misma persona, o el mismo propietario rellena dos veces tu formulario público de Casa de la energía, acabas con dos fichas de un mismo ser humano. Usa la lista de contactos o la búsqueda global para confirmar que el cliente no está ya fichado antes de hacer clic en Nuevo contacto. El Asistente IA en WhatsApp y el de dentro de la aplicación son la única excepción: comprueban si el correo ya existe y actualizan en lugar de crear un duplicado.
• Decide si necesitas un contacto particular o comercial. Los contactos particulares (B2C) usan los campos de nombre estándar. Los contactos de empresa (B2B) llevan además un nombre de empresa. El ajuste de empresa se registra en la captación o a través del asistente de IA, no en el formulario manual de Nuevo contacto. Del lado del proyecto, la misma distinción aparece como Residencial o Comercial, lo que cambia el precio, el tratamiento del IVA y qué formularios aparecen en la oferta.
• Ten claro dónde se registran el consentimiento y el origen del lead. El consentimiento de marketing (el texto exacto que aceptó el cliente más el enlace de protección de datos) y los campos de origen de campaña se registran en la captación (el formulario público de registro de Casa de la energía) o a través del asistente de IA, no en el formulario manual de Nuevo contacto. Los dos importan después de cara al RGPD, y la página de detalle del contacto es donde los auditas.

Dónde encontrar los contactos

La agenda vive en la página Contactos del Portal de Reonic, en la navegación de la izquierda, bajo Contactos. Esa página lista todos los contactos de tu Workspace, acotados por tu rol. Los instaladores colaboradores ven los contactos de los proyectos que tienen asignados o los contactos que han creado. Haz doble clic en cualquier fila para abrir la vista de detalle, y usa el menú de acciones rápidas de cada fila para crear un proyecto Residencial o Comercial nuevo para ese contacto sin salir de la lista.

En la Mobile App no hay una página de Contactos propia. Los técnicos de campo se quedan acotados al proyecto: el cliente aparece a través del proyecto en el que están trabajando. Creas o actualizas un contacto desde el widget de contacto integrado en la pantalla de creación de Solicitud: busca un contacto existente, o rellena los campos directamente y el contacto se crea junto con la solicitud.

Crear un contacto nuevo

1. Abre la página Contactos en el Portal.
2. Haz clic en Nuevo contacto, arriba a la derecha.
3. Si tu Workspace tiene conectado HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate, elige la fuente en el selector de CRM de la parte superior del diálogo, busca por nombre, correo o teléfono y selecciona una coincidencia para rellenar los campos automáticamente. Consulta Importar un contacto desde un CRM conectado más abajo.
4. Rellena los campos de identidad: nombre y apellidos.
5. Rellena los campos de comunicación: correo principal, teléfono y franja de disponibilidad telefónica (elige la franja en la que el cliente prefiere que le llamen, para que las devoluciones de llamada caigan en el momento adecuado).
6. Rellena la dirección: calle, número, ciudad, código postal. El campo de calle lleva autocompletado de direcciones. Empieza a escribir y elige entre las sugerencias para que la dirección quede bien desglosada.
7. Haz clic en Guardar.

El contacto ya está activo en tu agenda y disponible para cualquier Solicitud, Oferta o Instalación futura. Reonic registra quién editó la ficha por última vez, así que tienes un rastro de auditoría.

Crear un contacto sobre la marcha mientras montas una Solicitud o una Oferta

No tienes que empezar en la página Contactos. Hay dos vías más rápidas que crean el contacto justo donde lo necesitas:

• Desde la pantalla de creación de Solicitud. El widget de contacto integrado te deja buscar un contacto existente y, si no hay coincidencia, rellenar los campos del cliente directamente. El contacto se crea junto con la solicitud. Esta es la forma de crear un contacto desde la Mobile App.
• Desde un selector de búsqueda de contactos. Allí donde el Portal muestre el cuadro de búsqueda de contactos (por ejemplo, al adjuntar un cliente mientras creas una solicitud o una oferta), puedes levantar un contacto nuevo sin salir del selector. Empieza a escribir el nombre de la persona. Si no coincide nada, haz clic en Crear un nuevo contacto junto al cuadro de búsqueda, haz clic en el botón correspondiente del pie del desplegable (se muestra aunque la búsqueda no haya encontrado nada) o pulsa Intro sobre el resultado vacío. El formulario de contacto se abre con el nombre y los apellidos ya rellenados con lo que hayas escrito. Todos los demás campos del formulario de creación (correo, teléfono, dirección) empiezan vacíos, así que rellénalos y guarda como harías en el formulario independiente.

La vía integrada desde el selector es un atajo rápido a un contacto manual nuevo. No ejecuta el selector de CRM, así que no es una importación, y se aplica la misma advertencia de "busca primero, crea después".

Registrar los datos del cónyuge, copropietario o pareja

Un contacto es una persona, y una segunda persona (un cónyuge, un copropietario o la pareja del hogar) no es un segundo campo estructurado en la misma ficha. Para documentar a una segunda persona, usa uno de estos patrones:

• Un contacto y notas internas. Recoge el nombre y el correo de la segunda persona en una nota interna o un comentario en la página de detalle del contacto. El contacto principal sigue siendo quien decide en el hogar, y la segunda persona queda documentada como contexto.
• Dos contactos, ambos vinculados al proyecto. En B2C no es habitual, pero puedes crear un segundo contacto para el cónyuge o el copropietario y usar las funciones de correo y tareas del proyecto para llegar hasta él. El enlace de firma va a un correo cada vez.
• B2B con varios interlocutores. Consulta Registrar varios interlocutores en proyectos comerciales más abajo. La superficie Comercial añade campos a nivel de proyecto para el contacto técnico, el contacto de facturación y quien toma la decisión, más allá del contacto principal.

Editar un contacto

1. Localiza el contacto (consulta Buscar y encontrar un contacto más abajo) y abre la página de detalle.
2. Haz clic en Editar para abrir el formulario de contacto. Algunos campos se editan en el sitio, en el panel de detalles.
3. Actualiza lo que haya cambiado: nombre, apellidos, correo principal, correo secundario, teléfono, teléfono móvil, franja de disponibilidad telefónica y dirección.
4. Haz clic en Guardar.

Las ediciones sobrescriben los valores anteriores. Reonic registra que hubo una edición y quién la hizo, así que puedes ver cuándo se tocó la ficha por última vez y quién lo hizo.

Cómo se propagan las ediciones de un contacto entre proyectos

La ficha de contacto es compartida. Todas las Solicitudes, Ofertas e Instalaciones del mismo contacto comparten una única ficha subyacente, así que cuando corriges una errata en el correo desde la página de detalle del contacto, todos los proyectos vinculados recogen la corrección. Esto mantiene los teléfonos y las direcciones coherentes en todo el historial de un cliente.

La única excepción es el PDF de la oferta firmada. Una oferta firmada es un documento contractual y lleva los datos de contacto que había en la oferta en el momento de la firma. Editar el contacto después no cambia ese PDF firmado. Para reflejar datos de contacto nuevos en un documento vinculante, bifurca a una variante nueva y vuelve a firmar.

Comprobar si el correo llega de verdad a un contacto

La dirección de correo de un contacto lleva un marcador que indica qué pasó con los mensajes enviados ahí, tanto en las listas de contactos como en el propio contacto. Al abrirlo se ven los intentos individuales: el asunto, cuándo se envió, el resultado y —cuando el servidor receptor lo dio— su propio texto de rechazo.

Es deliberadamente un registro de lo que se informó, no un veredicto sobre si la dirección funciona. Cada línea es un evento que ocurrió de verdad, así que no hay nada que interpretar ni que caduque. Una queja por spam aparece como queja y no como fallo de entrega, y una dirección que vuelve a entregar se limpia sola.

Buscar y encontrar un contacto

Tienes cuatro sitios donde buscar:

• La vista de lista de Contactos. Búsqueda de texto libre en nombre, correo, teléfono, nombre de empresa y dirección, más filtros por fecha de creación y fecha de edición. Haz doble clic en una fila para abrir la página de detalle.
• La barra de búsqueda global de la parte superior del Portal. Escribe un nombre, un correo, un teléfono o un fragmento de dirección desde cualquier parte de la aplicación. Los resultados se agrupan por tipo, y los contactos aparecen en su propia sección.
• La tarjeta flotante de contacto. Pasa el cursor por cualquier nombre de contacto en el Portal (en una lista, en un resultado de búsqueda o en la cabecera de un proyecto) para ver la información básica. Útil para confirmar que vas a entrar en la persona correcta.
• La barra lateral de chat dentro de la aplicación. Pídele un contacto al asistente de IA integrado (por ejemplo, "¿quién es Hans Müller?" o "abre el contacto de hans@example.com"). El asistente te da un enlace que abre un panel lateral con el mismo formulario de edición integrado más una vista agrupada de los proyectos Residencial y Comercial del cliente. La página de detalle del contacto estándar sigue siendo la superficie principal; la barra lateral de chat es una tercera puerta de entrada, no un sustituto.

También puedes encontrar las ofertas y los proyectos de un cliente desde su página de detalle de contacto: abre el contacto y baja hasta la sección de proyectos vinculados, que lista todas las Solicitudes, Ofertas e Instalaciones de este cliente, incluidas las archivadas. Haz clic en cualquier proyecto para saltar directamente a él.

Encontrar a un cliente por su número de teléfono

Escribe el número de teléfono, o un fragmento, en la barra de búsqueda de Contactos o en la búsqueda global. El campo de teléfono forma parte de la búsqueda, así que los dígitos coinciden.

Ordenar los contactos por apellido

Ordena la lista de Contactos por la cabecera de columna Nombre. Las flechas de la parte superior de cada columna cambian el sentido de la ordenación: Nombre ordena alfabéticamente por apellido y después por nombre, Fecha de creación ordena por cuándo fue creado el contacto y Fecha de edición ordena por cuándo se editó por última vez. La ordenación se mantiene durante la sesión actual.

Varias direcciones por contacto

Un contacto lleva una dirección: la dirección principal de la persona. Cuando el proyecto necesita una dirección distinta (el emplazamiento de la instalación no es donde vive el cliente, o la factura va a otro sitio), esa segunda dirección va en el proyecto.

Fijar una dirección de proyecto distinta de la del contacto

1. Abre la Solicitud o la Oferta de ese proyecto.
2. Ve a la pestaña Proyecto, o a la sección de dirección del proyecto en la solicitud.
3. Edita la dirección de proyecto / de instalación: calle, número, ciudad, código postal, país.
4. Haz clic en Guardar.

El contacto conserva la dirección principal del cliente, y el proyecto lleva la dirección de instalación. Las dos son independientes: actualizar una no actualiza la otra. La dirección del proyecto es la dirección específica del emplazamiento que sale impresa en el PDF de la oferta, así que, para poner otra dirección en una oferta, edita la dirección del proyecto antes de enviarla.

Separar la dirección de facturación y la de instalación en proyectos comerciales

Los proyectos comerciales llevan campos de dirección más ricos que los residenciales. En un proyecto Comercial puedes registrar tres direcciones distintas:

• La dirección del emplazamiento de la instalación, donde van los paneles, la bomba de calor o la batería.
• La dirección de facturación, adonde se envía la factura.
• La dirección de la empresa, el domicilio social registrado.

Pueden ser todas distintas. En la oferta y en la instalación, la dirección del proyecto aparece por defecto como la del emplazamiento de la instalación, y la dirección de facturación aparece en la factura. Fija la dirección de facturación en el proyecto cuando sea distinta de la del emplazamiento.

Para un proyecto B2C con un destino de facturación aparte (por ejemplo, pagan los padres del cliente), deja el contacto con la dirección del propietario y anota el cambio de facturación en una nota de la solicitud o del proyecto. Los contactos B2C tienen una sola dirección principal.

Varios emplazamientos de instalación para un mismo cliente

Un cliente con dos propiedades (dos instalaciones solares, o una bomba de calor y un sistema PV en direcciones distintas) se resuelve como dos proyectos sobre un contacto, cada uno con su propia dirección de instalación. El contacto sigue siendo una ficha, y los proyectos se abren en abanico. Desde la página de detalle del contacto verás los dos proyectos en la sección de proyectos vinculados.

Proyectos sin dirección conocida, o fuera de Europa

Crea el proyecto con una dirección provisional y actualízala después: los campos de dirección son opcionales al crear, así que los rellenas cuando el cliente lo confirme. Para proyectos fuera de Europa, o emplazamientos remotos sin una dirección postal precisa (un terreno, una isla, un punto GPS), introduce la dirección en formato libre. El autocompletado de direcciones ayuda, pero no es obligatorio.

Reonic usa la dirección para situar el emplazamiento de cara al cálculo de irradiación solar, la planificación y la vista de mapa. Si una dirección no se puede situar automáticamente, coloca el pin a mano en la vista de mapa para fijar las coordenadas. Consulta Ajustar la ubicación del proyecto en el mapa más abajo.

Vincular un contacto con proyectos, ofertas y solicitudes

Cada Solicitud, Oferta e Instalación vive contra exactamente un contacto. El vínculo se crea al crear el proyecto: cuando haces clic en Nueva solicitud o en Nueva oferta, eliges el contacto (o creas uno sobre la marcha) y el proyecto queda ligado a ese contacto de por vida.

Crear un proyecto desde un contacto

Tanto la página de detalle del contacto como la fila de la lista de Contactos llevan un menú Crear… con seis vías:

• Crear solicitud de residencial abre el diálogo de Nueva solicitud Residencial ya rellenado con el contacto.
• Crear oferta residencial inicia la creación de una oferta Residencial.
• Crear una instalación residencial inicia la creación de una instalación Residencial.
• Crear solicitud de comercial inicia la creación de una solicitud Comercial.
• Crear una oferta comercial inicia la creación de una oferta Comercial.
• Crear una instalación comercial inicia la creación de una instalación Comercial.

Cada vía depende de tus permisos y de qué líneas de negocio están activadas en tu Workspace (las vías Comercial aparecen cuando Comercial está activado). Si una vía sale en gris o no aparece, pide a tu Admin que active el permiso correspondiente.

Empezar con un cliente directamente en la fase de oferta

Para saltarte la solicitud e ir directamente a una oferta con precios, usa Crear oferta residencial o Crear una oferta comercial desde el menú de acciones rápidas del contacto. El contacto enlaza directamente con la oferta, sin crear ninguna solicitud. Esto encaja cuando el lead ya está cualificado y el siguiente paso es enviar una oferta.

El flujo habitual arranca en la fase de Solicitud (captación del lead): la solicitud se convierte en oferta cuando el cliente cualifica. El contacto es el mismo en todo el recorrido: Solicitud, Oferta e Instalación enlazan con la misma ficha de contacto.

Varias ofertas o proyectos sobre un mismo contacto

Un contacto acumula todo lo que montas para él: dos ofertas (una de PV y otra de bomba de calor), tres iteraciones del mismo proyecto (variantes versionadas), una instalación que empezó como una solicitud y se partió en dos. Todo vive contra la misma ficha de contacto.

La página de detalle del contacto muestra la sección de proyectos vinculados con todas las Solicitudes, Ofertas e Instalaciones, incluidas las archivadas. La tarjeta flotante de contacto avisa cuando un contacto pertenece a más de una oferta, lo que te ayuda a detectar posibles confusiones antes de crear otra más.

Si un cliente tiene a la vez un sistema PV y una bomba de calor en tus tableros kanban, los verás como dos proyectos sobre el mismo contacto. Cada proyecto avanza por su propio kanban de forma independiente, y la vista de contacto consolida los dos.

Agrupar proyectos relacionados de un mismo cliente

Para que los proyectos relacionados de un cliente se lean bien, los equipos usan:

• Una convención de nombres. Un prefijo de título de proyecto coherente ("Müller PV", "Müller Bomba de calor") para que la sección de proyectos vinculados se lea con claridad.
• Comentarios internos. Una nota en cada proyecto que apunte a los demás ("Complementario del proyecto XYZ").
• Etiquetas en la solicitud. Si tu Workspace tiene el etiquetado configurado en las solicitudes, etiqueta ambas con el mismo identificador.

Reabrir un cliente marcado como Perdido

Cuando has marcado una solicitud como Perdida y el cliente vuelve (o te das cuenta de que el rechazo estaba mal), tanto el contacto como la solicitud se quedan. La solicitud está en la columna Perdido, y las operaciones de Perdido, Ganado y Reabrir viven en la solicitud, no en el contacto. Consulta la guía de características del lead para ver cómo se marcan las solicitudes como Ganadas o Perdidas, y el flujo de Reabrir una solicitud cerrada.

1. Localiza la solicitud en la columna kanban Perdido, o en la lista de solicitudes con el filtro de Perdido.
2. Reabre la solicitud desde su página de detalle.
3. La solicitud vuelve al pipeline activo. El contacto no cambia, y toda la planificación, las opciones y el historial se conservan.

Para empezar una planificación desde cero con el mismo cliente en lugar de reabrir, crea una Solicitud nueva desde el contacto con la acción rápida Crear solicitud de residencial. La solicitud nueva enlaza con el contacto existente, y la vieja solicitud Perdida se queda como historial.

Contactos B2B y B2C

El ajuste que distingue B2B de B2C en un contacto es el ajuste de empresa. Cuando está activado, el contacto lleva un nombre de empresa junto al nombre y los apellidos de la persona. Este ajuste se registra en la captación (el formulario público de registro) o a través del asistente de IA, y no se activa desde la página de detalle del contacto.

Del lado del proyecto, la distinción aparece como Residencial o Comercial, que son decisiones a nivel de proyecto. Un contacto con empresa puede estar en un proyecto Residencial (resulta que quien encabeza el hogar tiene un negocio), y un contacto sin ella puede estar en un proyecto Comercial (un autónomo que invierte en PV comercial). El tipo de proyecto es lo que gobierna el comportamiento de la oferta; el contacto lleva la información de empresa de apoyo.

Qué cambia en una oferta elegir Particular o Comercial

La elección se hace en el proyecto, no en el contacto, y cambia:

• Las ofertas Comerciales usan la lógica de precios Comercial: a menudo precios netos con el IVA mostrado aparte, tratamiento del impuesto de sociedades y opciones de componentes específicas de comercial.
• Las ofertas Particulares usan la lógica de precios Residencial: precios brutos para clientes particulares alemanes, IVA incluido y condiciones de protección al consumidor.
• Las variantes y las plantillas disponibles difieren entre Residencial y Comercial.
• El tratamiento fiscal en la factura sigue al tipo de proyecto.

El ajuste de empresa del contacto no condiciona esto. Puedes tener un contacto "Mustermann GmbH" en un proyecto Residencial y un contacto "Jane Doe" en un proyecto Comercial. El tipo de proyecto es lo que gobierna la oferta.

Ajustar el tratamiento del cliente en una oferta

El tratamiento del contacto (Sr., Sra., Mx, Dr. o uno personalizado) determina cómo se dirige uno al cliente en el PDF de la oferta, en el correo de firma y en el saludo del portal del cliente. El tratamiento se registra a través de los formularios de captación del proyecto o públicos, o del asistente de chat con IA. Una vez fijado, el tratamiento se propaga a las comunicaciones posteriores.

Registrar varios interlocutores en proyectos comerciales

Los patrones:

• Contacto principal. La persona a la que le vendes, la ficha de contacto del proyecto.
• Contacto técnico. Un campo a nivel de proyecto en los proyectos Comerciales, a menudo el responsable de mantenimiento o de instalaciones.
• Contacto de facturación. Se añade en los proyectos Comerciales cuando las facturas van a otra persona. Determina el destino del correo de facturación.
• Quien toma la decisión. A veces es el contacto principal, a veces alguien por encima. Se recoge en las notas del proyecto o como interlocutor interno en la solicitud.

Si un interlocutor secundario necesita su propia ficha de contacto (para que salga en Contactos y en las búsquedas, y para poder auditar su consentimiento por separado), crea un segundo contacto y usa las notas del proyecto para apuntar a él. Los contactos son fichas individuales, no están enlazadas entre sí.

Añadir un nombre de empresa y una persona de contacto a la dirección del proyecto

En los proyectos Comerciales, el bloque de dirección de la solicitud, la oferta y la instalación incluye los campos nombre de empresa y persona de contacto junto a la calle y la ciudad. Edítalos en la sección de dirección del proyecto. El nombre de empresa del contacto rellena por defecto el nombre de empresa, y puedes cambiarlo en cada proyecto cuando la empresa que factura no sea la del contacto.

Gestionar las direcciones con varios interlocutores en el calendario

Cuando programas una cita con un cliente, el evento de calendario coge por defecto la dirección del proyecto (el emplazamiento de la instalación). Para incluir además la dirección principal de la empresa junto a la del emplazamiento, añádela en las notas o en la descripción del evento de calendario.

Importar un contacto desde un CRM conectado

Si tu Workspace tiene conectado HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate, el diálogo de Nuevo contacto incluye un selector de CRM en la parte superior. Elige la fuente, busca el contacto existente en ese CRM, selecciona la coincidencia y Reonic rellena los campos de antemano. Guarda, y el contacto queda enlazado con el CRM de origen.

1. Haz clic en Nuevo contacto.
2. En el selector de fuente CRM de la parte superior del diálogo, elige HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp o Photovate.
3. Busca en el selector por nombre, correo o teléfono. Cada CRM tiene su propio cuadro de búsqueda.
4. Selecciona el contacto de CRM que coincida entre los resultados del selector.
5. Los campos se rellenan automáticamente del lado de Reonic. Edita cualquier campo prerrellenado si hace falta: corrige una dirección, añade una franja de disponibilidad telefónica, fija el consentimiento de marketing.
6. Haz clic en Guardar. El contacto queda enlazado con la ficha del CRM.

El selector de CRM aparece cuando la integración correspondiente está conectada y activa en tu Workspace. Si no lo ves, pide a tu Admin que compruebe el estado de la integración, o crea el contacto a mano.

Enlazar un contacto de Reonic ya existente con una ficha de CRM

Para conectar con tu CRM un contacto creado a mano en Reonic, usa uno de estos patrones:

• Reimportar. Busca al cliente en el selector de CRM e impórtalo, de modo que el contacto nuevo lleve el vínculo con el CRM. Entonces tendrás dos fichas de Reonic de la misma persona; decide cuál conservas y manda la otra a la papelera (consulta Limpiar contactos duplicados más abajo).
• Primero en el CRM. De ahora en adelante, crea los contactos nuevos primero en tu CRM y luego impórtalos a Reonic con el selector. El CRM sigue siendo la fuente de verdad para la identidad, y Reonic lleva el trabajo de proyecto.

Limpiar contactos duplicados

Cuando guardas un contacto, Reonic lo reconoce como una ficha ya existente solo si lleva el mismo ID externo de un CRM conectado (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Dos entradas manuales con el mismo correo, la misma persona rellenando dos veces tu formulario público o el mismo Hans Müller en HubSpot y en Pipedrive aterrizan como fichas separadas.

Cuando detectes dos fichas de la misma persona, fusiónalas. Reonic tiene un flujo de fusión de contactos, abierto a los usuarios con el rol Admin, que integra los datos del duplicado en un contacto superviviente y elimina el duplicado.

1. Abre las páginas de detalle de los dos contactos y decide qué ficha conservas, normalmente la que más historial tenga (más proyectos, comentarios y actividad).
2. Fusiona el duplicado en la ficha que conservas. El contacto superviviente recoge los datos del duplicado, y el duplicado desaparece.

La tarjeta flotante de contacto avisa cuando un contacto pertenece a más de una oferta, lo que te ayuda a cazar un probable duplicado antes de crear otro. Reserva la papelera de reciclaje para las solicitudes de supresión; fusionar es la herramienta de deduplicación del día a día.

Archivar un lead duplicado de una importación CSV o de una integración con un bróker

Cuando una integración con un bróker de leads (Wattfox, Aroundhome) importa un lead que ya está en tu sistema desde otro bróker, Reonic trata los dos como la misma ficha solo si ambos brókeres aportan el mismo ID externo, algo poco frecuente. La mayoría de los duplicados entre brókeres aterrizan como fichas de contacto separadas.

1. Localiza los dos leads en la lista de solicitudes (filtra por correo o por apellido para que salgan los dos).
2. Decide qué fila de lead es la principal, normalmente la que más actividad tenga o la que tu equipo ya haya trabajado.
3. Archiva la fila del lead duplicado (consulta Archivar un contacto, un cliente o una ficha de prueba más abajo) para que deje de aparecer en el pipeline activo.

El lead archivado deja de aparecer en el pipeline activo, y la ficha de contacto subyacente se queda. Si es un duplicado real de otro contacto, fusiona los dos (consulta Limpiar contactos duplicados más arriba).

Archivar un contacto, un cliente o una ficha de prueba

El archivado ocurre en los proyectos del cliente, no en el propio contacto: la ficha de contacto se queda en la agenda y sigue siendo localizable. Los patrones:

• Archiva los proyectos vinculados. Archiva las solicitudes, ofertas e instalaciones del cliente, y deja la ficha de contacto en la agenda sin proyectos activos. El contacto sigue siendo localizable, y los proyectos dejan de aparecer en las vistas activas.
• Mover a la papelera de reciclaje. Oculta el contacto de las listas y los resultados de búsqueda por defecto. Ponte en contacto con el chat de soporte. Consulta Papelera de reciclaje y borrado RGPD más abajo.
• Borrado RGPD. Borrado irreversible de los datos personales del contacto, para cuando un cliente solicita formalmente la supresión. Ponte en contacto con el chat de soporte.

Para los clientes de prueba que creaste durante la incorporación o la formación, archiva sus solicitudes al terminar las pruebas.

Papelera de reciclaje y borrado RGPD

La papelera de reciclaje es donde un contacto se retira de tu agenda y, en el caso de una solicitud RGPD, se borra permanentemente. Para pedir Mover a la papelera de reciclaje, Restaurar o Borrado RGPD, ponte en contacto con el chat de soporte.

• Mover a la papelera de reciclaje. El contacto se oculta de la lista de Contactos por defecto y de los resultados de búsqueda, mientras que la ficha y todas sus relaciones se mantienen intactas. Es reversible con Restaurar.
• Restaurar. El contacto vuelve a la agenda activa.
• Borrado RGPD. Borrado irreversible de los datos personales del contacto. El nombre, el correo, el teléfono, las direcciones y el tratamiento del cliente se borran, mientras que la ficha se queda para que sobrevivan los rastros de auditoría de proyectos, ofertas e instalaciones. Mover a la papelera de reciclaje por sí solo no satisface una solicitud de derecho de supresión del RGPD: hay que rematarlo con el Borrado RGPD.

Para pedir cualquiera de ellas:

1. Ponte en contacto con el chat de soporte.
2. Facilita el nombre completo del contacto más los datos de tu Workspace.
3. Indica la acción que quieres: Mover a la papelera de reciclaje, Restaurar o Borrado RGPD.
4. Para el Borrado RGPD, incluye la confirmación de que el cliente ha solicitado formalmente la supresión más la documentación de apoyo que exija tu proceso de cumplimiento.
5. Recibes una confirmación en cuanto la acción está completa.

Correo, archivos, tareas y notas en un contacto

La página de detalle de cada contacto muestra una barra lateral y una barra superior de botones de acción:

• Correos electrónicos. Lee el hilo de correo entre tu equipo y este cliente, alimentado por tu buzón conectado o por la bandeja de entrada de toda la empresa. Para toda la superficie de correo (conectar buzones, enviar PDF, responder, gestionar rebotes) consulta Correos electrónicos en el CRM.
• Archivos. Archivos adjuntos al contacto y no a un proyecto. Útil para los documentos que pertenecen al cliente en general: copias del DNI, formularios firmados, correspondencia con el cliente.
• Tareas. Tareas de este cliente, la misma superficie de tareas que en los proyectos, pero acotada al contacto. Para la creación, la asignación, las plantillas y el resumen diario de tareas, consulta Gestionar tareas en Reonic.
• Notas / comentarios internos. Notas de texto libre que solo ve tu equipo. Úsalas para el contexto que no merece un campo estructurado.
• Feed de actividad. Un registro cronológico de cambios, archivados y ediciones del contacto.

Leer los correos intercambiados con un cliente

La pestaña Correos electrónicos de la página de detalle del contacto muestra todos los hilos de correo ligados a la dirección de correo de este contacto. Cuando tu integración de buzón está conectada (un buzón personal por usuario, o una bandeja de entrada de toda la empresa), los correos entrantes y salientes se cruzan con el contacto automáticamente por la dirección de correo del cliente. No hace falta ninguna dirección de reenvío especial.

Comprobar si un cliente abrió un correo

La vista de contacto muestra el hilo de correo, no el seguimiento de aperturas ni de entrega. Si un cliente dice que no recibió un correo, mira primero en su carpeta de spam y luego reenvíalo o actualiza la dirección de correo. Para confirmar que un correo llegó, envía pronto en la relación una firma de prueba o una confirmación de cita y espera la respuesta del cliente.

Enviar correos de recordatorio automáticos a los clientes

Los recordatorios automáticos de eventos concretos los gestiona la función que originó la interacción con el cliente:

• Los recordatorios de firma pendiente los gestiona el flujo de firma de la oferta. Vuelve a avisar al cliente a mano desde la pestaña Finalizar.
• Los recordatorios de subida de archivos del portal del cliente los gestiona la función de solicitud de archivos del portal del cliente; los recordatorios siguen la configuración del portal.
• Las confirmaciones de cita se envían automáticamente cuando programas una cita con el cliente desde el calendario.

La comunicación recurrente con el cliente se programa por función, y no desde una única superficie de recordatorios en el contacto.

Adjuntar archivos a un contacto

La pestaña Archivos de la página de detalle del contacto te deja subir archivos que pertenecen al cliente y no a un proyecto concreto. Arrastra y suelta, o haz clic para examinar, y el archivo aterriza en el área de archivos del contacto. Los archivos específicos de un proyecto (PDF de ofertas, imágenes de planificación, listas de control) viven en el proyecto; los archivos generales del cliente (DNI, formularios firmados, registro mercantil) viven en el contacto. Para pedir archivos al cliente, usa la función de solicitud de archivos del Portal del cliente en un proyecto.

Adjuntar notas y comentarios internos

La sección Notas (o comentarios internos) del contacto permite a tu equipo recoger contexto libre: notas de reuniones, preferencias del cliente, contexto lateral que no merece un campo estructurado. Son solo internas y el cliente no las ve. Añade una nota desde la pestaña Notas del detalle del contacto.

Feed de actividad y cronología

El feed de actividad de la página de detalle del contacto es un registro cronológico de cambios: ediciones, archivados, movimientos a la papelera de reciclaje, borrados RGPD. Te dice cuándo fue creado el contacto, quién lo editó por última vez y qué acciones de ciclo de vida se han tomado.

Para una cronología de interacción con el cliente más rica (correos, tareas, eventos de calendario, cambios de estado de proyecto), abre los proyectos vinculados y consulta el feed de actividad de cada uno. Para armar la película completa de un cliente, lee el feed de actividad del contacto más el de cada proyecto.

Seguir fechas concretas en una ficha de cliente

Los campos de fecha estándar del contacto son la fecha de creación, la de última edición y las marcas de tiempo de la papelera de reciclaje y del borrado RGPD. Las fechas relevantes del trato (cuándo firmó el cliente, cuándo se programó una instalación, cuándo se pagó una factura) viven en el proyecto, la oferta o la factura que corresponda.

Para otras fechas relacionadas con el cliente (una fecha de próximo seguimiento, un aniversario de marketing), usa:

• Tareas. Crea una tarea en el contacto con una fecha de vencimiento. Las tareas te dan una fecha de vencimiento, un responsable y un recordatorio, así que son lo más parecido a una fecha estructurada en el contacto.
• Notas. Recoge la fecha en una nota interna. Las notas se pueden buscar, pero no te avisan.
• Evento de calendario. Programa un evento ligado al contacto.

Consentimiento de marketing, RGPD y procedencia del lead

Hay tres conjuntos de campos en un contacto que llevan la historia del consentimiento y del origen del lead:

• Consentimiento de marketing. La marca de consentimiento, el texto exacto que el cliente aceptó y el enlace a la versión de la política de protección de datos bajo la que consintió.
• Procedencia de la campaña. La fuente, la campaña, el medio, el término y el contenido de marketing, registrados cuando el contacto entró a través de una campaña de marketing con seguimiento (Google Ads, Facebook, un enlace de recomendación de un socio).
• Origen IA. Se registra cuando el contacto se creó con una herramienta de IA (el Asistente IA en WhatsApp o el chat integrado), útil para el seguimiento de la procedencia de los leads originados por IA.

Auditar el consentimiento de marketing de un contacto

1. Localiza el contacto y abre la página de detalle.
2. Busca la sección Consentimiento de marketing.
3. Lee los tres campos juntos. La marca te dice si el cliente consintió, el texto te dice a qué consintió y el enlace te dice bajo qué versión de la política lo hizo.

Para una auditoría RGPD, el texto y el enlace son la evidencia que sostiene todo: demuestran que el cliente aceptó una redacción concreta ligada a una versión concreta de la política de privacidad.

Revocar el consentimiento a petición del cliente

El consentimiento de marketing se registra a través del asistente de chat con IA integrado. La página de detalle del contacto muestra el registro de consentimiento para auditarlo y verificarlo.

1. Abre la página de detalle del contacto y lee el registro de consentimiento actual (la marca, el texto y el enlace) para tener el estado anterior.
2. En el asistente de chat integrado, pídele que ponga en desactivado el consentimiento de marketing del contacto. El cambio queda sellado con la hora y con el usuario que lo hizo.
3. Si el asistente de IA no está disponible para ti, ponte en contacto con el chat de soporte.

Gestionar una solicitud de derecho de supresión (RGPD) de un cliente

1. Guarda la prueba de la solicitud formal del cliente (correo, formulario firmado, ticket de soporte).
2. Ponte en contacto con el chat de soporte.
3. Facilita el nombre completo del contacto, los datos de tu Workspace y la documentación.
4. Los datos personales del contacto se borran permanentemente, mientras que el rastro de auditoría de los proyectos vinculados sobrevive.

Exportar los datos de un contacto a petición del cliente

Para atender una solicitud de portabilidad de datos, ponte en contacto con el chat de soporte. Cuenta con unos días de plazo.

Campos personalizados en los contactos

Los campos estructurados del contacto son la identidad, las comunicaciones, la dirección, la empresa, el consentimiento de marketing, la procedencia de la campaña, el origen IA y los campos de auditoría del ciclo de vida.

Para registrar atributos a medida por cliente (una inclinación de tejado, un instalador preferido, el tamaño del hogar, una puntuación interna), usa:

• El proyecto o la solicitud. Muchas superficies de captura viven en el proyecto. La inclinación del tejado, el consumo de energía, el tamaño del sistema y las notas de planificación viven todos en la Solicitud o en la Oferta.
• Notas internas. Recoge los atributos no estructurados como comentarios internos en la página de detalle del contacto.
• Etiquetas en la solicitud. Si tu Workspace tiene el etiquetado configurado en las solicitudes, etiqueta la solicitud con el atributo correspondiente.

Etiquetar una ficha de cliente

El etiquetado está disponible a nivel de solicitud. Los patrones:

• Etiqueta las solicitudes. Las etiquetas aplicadas a una Solicitud se ven en la lista de solicitudes y se pueden filtrar. Cuando todos los proyectos de un cliente llevan la misma etiqueta, obtienes por aproximación una vista a nivel de cliente. Las etiquetas de solicitud aparecen en la vista de lista de solicitudes, en la propia página de detalle de la solicitud y como filtro en el tablero kanban.
• Nota interna. Escribe la etiqueta en una nota interna del contacto. Las notas aparecen en la página de detalle del contacto, bajo la pestaña Notas.

Dónde llegan los leads del formulario de Casa de la energía

Cuando un propietario rellena tu formulario público de registro de Casa de la energía, pasan dos cosas del lado del CRM:

1. Se crea un contacto, o se reutiliza cuando el correo del formulario coincide con un contacto ya importado del CRM (poco frecuente en los leads de formularios públicos).
2. Se crea una Solicitud en el pipeline de leads Residencial, enlazada con el contacto.

La solicitud nueva aterriza en tu lista de solicitudes, normalmente en la columna Nuevo del tablero kanban. El contacto lleva los campos de campaña que capturó el formulario más el consentimiento de marketing que marcó el propietario. Si has configurado la asignación de Key Account para los leads de Casa de la energía, la solicitud se asigna automáticamente al crearse; si no, aterriza sin asignar.

Para la configuración de Casa de la energía en sí (incrustar el registro en tu web, configurar el frontend con tu marca, la taxonomía de fuentes de leads y el recorrido del propietario), consulta Generar leads con el configurador público Casa de la energía.

Importación CSV de leads con dirección de correo obligatoria

Cuando importas leads desde un CSV, la dirección de correo suele ser obligatoria porque es la clave que se usa para cruzar con los CRM conectados. Para las filas sin correo, puedes:

• Poner un correo provisional y actualizarlo después, cuando el cliente facilite el suyo.
• Saltarte esas filas y crear los contactos a mano con los campos que tengas.
• Usar una integración de bróker o de fuente de leads que admita importaciones sin correo.

Notificaciones de eventos de clientes

Reonic muestra notificaciones de varios eventos de clientes a través de la campana de notificaciones de la aplicación y, según tu configuración, por correo:

• Nuevo lead de Casa de la energía. Cuando el formulario público de registro crea una solicitud nueva, se notifica al Gerente de Cuentas Clave asignado.
• Oferta firmada. Cuando un cliente firma una oferta, se notifica al Gerente de Cuentas Clave asignado y el proyecto pasa a Ganado.
• Archivos subidos por el cliente. Cuando el cliente sube un archivo a través del portal del cliente, se notifica al equipo.

La señal más parecida a un evento de "cliente nuevo ganado" es la notificación de oferta firmada.

Conviene saber

• El asistente de IA cruza por correo; el formulario del Portal cruza por fichas de CRM conectado. El Asistente IA en WhatsApp y el integrado comprueban si existe un contacto con el mismo correo antes de crear, y actualizan el contacto existente en su lugar (te avisan de que lo han actualizado y no creado). El formulario de Contactos del Portal y el formulario público de Casa de la energía reconocen un contacto existente por su vínculo con el CRM conectado. La vía de IA exige además nombre, apellidos, un correo válido y una dirección completa, así que las entradas con la dirección incompleta se rechazan y el asistente pide lo que falta.
• Las acciones de la papelera de reciclaje se piden, no se pulsan. Mover contactos a la papelera de reciclaje, restaurarlos y borrarlos por RGPD se piden. Ponte en contacto con el chat de soporte.
• El selector de CRM importa un contacto cada vez. Para una importación o exportación masiva, exporta desde tu CRM conectado, o ponte en contacto con el chat de soporte. Para reconciliar duplicados, usa el flujo de fusión de contactos (rol Admin).
• La propiedad del contacto vive en el proyecto. La propiedad es el Gerente de Cuentas Clave (KAM) asignado en cada Solicitud, Oferta e Instalación, así que un cliente con varios proyectos puede tener un KAM distinto en cada uno. El KAM recibe las notificaciones de oferta firmada y de subida de archivos, y es la dirección De en los correos salientes de ese proyecto. Reasigna el KAM editando el campo Asignado del proyecto. El contacto en sí es compartido en todo tu Workspace.
• El estado del cliente en el pipeline vive en el proyecto. La columna kanban de la Solicitud, el estado de ganada o perdida de la Oferta y el avance de la Instalación llevan cada uno su estado. Un cliente con un proyecto PV y otro de bomba de calor avanza por dos kanban independientes.
• El correo y el teléfono se validan en su formato. El formulario detecta los errores de formato evidentes (una @ que falta, un teléfono mal formado). Confirma la dirección real enviando pronto en la relación una firma de prueba o una confirmación de cita.
• El Portal del cliente se encarga de compartir fotos, listas de control y citas. Envía al cliente su enlace de portal de la solicitud para recoger fotos y respuestas de las listas de control (el flujo del Cuestionario del cliente) y para mostrarle las citas programadas en Tus citas. Para mantener una cita como interna, deja desactivado el ajuste de mostrar al cliente del evento de calendario al crearlo.
• La pestaña Funding Service (Förderservice) depende del módulo y de la elegibilidad. Si un proyecto que debería mostrar la pestaña no la muestra, confirma con tu Admin que el módulo Funding Service está activado y que el país y el tipo del proyecto cumplen los requisitos.
• Roomwise (Raumweise Gebäudeerfassung) lleva su propia dirección de levantamiento. Si el informe de Roomwise muestra una dirección distinta de la del proyecto, lo más probable es que el levantamiento empezara antes de cerrar la dirección del proyecto. Edita la dirección del levantamiento para alinearla, o mantén la divergencia si el levantamiento cubría otro edificio.

Última actualización el 12 de octubre de 2026