Correos electrónicos en el CRM

La función Correos electrónicos de la ficha de un proyecto reúne dos superficies. Un panel lateral de solo lectura muestra los correos recientes entre tú y el cliente, cargados en directo desde la bandeja de entrada de Outlook o Gmail que tengas conectada. Una ventana de envío de PDF manda por correo los documentos generados por Reonic, como facturas, ofertas y cartas. La bandeja de entrada la lees en el Portal; respondes y escribes mensajes libres en tu propio proveedor de correo. Esta guía cubre qué hace cada superficie y cómo usarlas juntas.

Antes de empezar

• Conecta tu buzón personal para que los correos del cliente aparezcan en el panel lateral del proyecto. Consulta Conectar tu buzón más abajo.
• El cliente necesita una dirección de correo en el proyecto. El panel lateral busca el correo del cliente del proyecto, así que muestra resultados en cuanto hay un correo en el contacto.
• Necesitas el permiso adecuado. Los gestores de cuentas, los Admins del instalador y los Field Workers pueden conectar un buzón personal y leer el panel lateral. Enviar PDF generados por Reonic requiere derechos de Editor o superiores sobre la factura, la oferta o la carta que quieras enviar.
• El panel lateral de Correos electrónicos está en el Portal. Cuando estés de ruta, abre directamente la app de tu proveedor para leer los correos del cliente.

Abrir el panel lateral derecho en un proyecto

El panel lateral de Correos electrónicos es donde lees lo que ha entrado. Está en cada proyecto, oferta, solicitud e instalación, acotado al correo del cliente de esa ficha.

1. Abre el proyecto (solicitud / oferta / instalación) en el Portal.
2. Haz clic en el botón Correos de la barra superior de la ficha.
3. Se abre el panel lateral derecho. Muestra los mensajes más recientes, con paginación cuando hay más.
4. La cabecera del panel lateral muestra:
   • El número de resultados y el número de no leídos de este cliente.
   • Iconos del proveedor (Microsoft o Google) que indican de dónde vienen los resultados.
   • Un botón Actualizar y la paginación cuando hay más mensajes de los que caben en la primera página.
   • Un banner de error con un enlace para reconectar cuando la conexión de tu buzón necesita atención.

Cada fila de mensaje muestra el estado de no leído, el asunto, los destinatarios DE/PARA/CC/CCO con sus avatares, una vista previa del cuerpo en texto plano, la marca de tiempo de envío o recepción y un clip cuando hay adjuntos.

Cómo funciona el panel lateral

El panel lateral lee en directo de la bandeja de entrada que tengas conectada, filtrada por la dirección de correo del cliente. Muestra los mensajes en los que participa este cliente; el cuerpo completo del correo se queda en tu proveedor.

• Vista previa del cuerpo en el panel lateral. Cada fila muestra un fragmento breve. Haz clic en Abrir en Microsoft / Gmail para ver el mensaje completo.
• Los correos nuevos aparecen con un pequeño retraso. El panel lateral y la insignia de no leídos de la barra superior se refrescan solos cada pocos minutos mientras trabajas. Haz clic en Actualizar para traer antes los mensajes nuevos.
• Filtrado por el correo del cliente. El panel lateral cruza la dirección de correo del cliente de esta ficha. Para buscar entre varios clientes, usa el buscador de tu propio proveedor.
• Los destinatarios en CC y CCO se ven. Así sabes si te copiaron en un hilo o si te escribieron directamente.

Enviar por correo un documento generado por Reonic

La otra mitad de la función es la ventana de envío de PDF. Úsala para enviar por correo una factura, una oferta, una carta o una confirmación de pedido. El asunto y el cuerpo vienen de la plantilla que haya configurado tu Admin; la lista de destinatarios la editas en cada envío.

1. Abre la ficha (factura / oferta / carta / confirmación de pedido) en el Portal.
2. Haz clic en Enviar por correo electrónico. Se abre la ventana de envío de documento.
3. La ventana rellena de antemano el asunto (a partir del tipo de documento y del nombre del cliente), la vista previa del cuerpo (a partir de la plantilla del documento y del pie), la lista de destinatarios (el correo del cliente) y el número, el título y la descripción del documento.
4. Edita la lista de destinatarios si hace falta. Añade más direcciones, que van todas a la línea PARA, o quita el correo del cliente y envíalo a un compañero para que lo revise.
5. Haz clic en Enviar documento. Reonic genera el PDF, lo adjunta y envía el correo. Cuando el correo saliente propio de tu empresa está configurado, el correo mantiene el dominio de tu empresa en la línea De.
6. Una vez enviado el correo, el documento muestra en la ficha una marca de tiempo de envío y un tick verde.

Personalizar el mensaje para un cliente concreto

El asunto y el cuerpo vienen de una plantilla: tu Admin configura las plantillas de correo en los ajustes, y todos los envíos de ese tipo de documento usan esa plantilla. La lista de destinatarios es el campo que editas en cada envío. Cuando necesites un cuerpo de mensaje distinto para un cliente, tienes tres opciones:

• Descargar el PDF y adjuntarlo a un correo nuevo desde tu propio Outlook o Gmail. Mantienes el control total sobre el asunto, el cuerpo, los destinatarios y el formato.
• Pedir a tu Admin que añada una variante de plantilla cuando la diferencia sea estructural, por ejemplo un tono para B2C y otro para B2B.
• Enviar un mensaje de seguimiento desde tu propia bandeja de entrada justo después del envío generado por Reonic. Reonic manda el documento formal; tú añades el contexto personal.

La ventana de envío pone a todos los destinatarios en la línea PARA. Para copiar a un compañero, añádelo a la lista de destinatarios.

Responder a un correo de un cliente

Las respuestas se escriben en la pantalla de tu propio proveedor. El panel lateral te lleva a Outlook o Gmail, donde redactas y envías con el editor completo.

1. En el panel lateral, localiza el correo del cliente.
2. Pasa el cursor por la fila del mensaje y haz clic en Abrir en Microsoft / Abrir en Gmail.
3. Se abre Outlook Web o Gmail con el mensaje original cargado.
4. Usa el botón Responder nativo de tu proveedor para redactar tu respuesta.
5. Envía desde tu proveedor. La respuesta queda en la carpeta de enviados de tu proveedor.
6. Actualiza el panel lateral de Reonic al cabo de unos minutos para ver aparecer el mensaje que enviaste.

Para adjuntar a una respuesta los correos anteriores del cliente, abre el mensaje en tu proveedor y usa su opción Reenviar o de adjuntar el mensaje previo, y envíalo desde ahí.

Redactar un correo nuevo a un cliente

Para empezar un hilo nuevo cuando no hay ningún correo al que responder:

1. Abre el panel lateral del proyecto.
2. Haz clic en Nuevo correo en la cabecera del panel lateral.
3. Se abre tu propio cliente de correo (Outlook de escritorio, Apple Mail o el predeterminado de tu navegador) con el correo del cliente ya rellenado.
4. Redacta y envía desde tu cliente de correo.

Responder a un correo enviado por Reonic

Cuando un cliente responde a un correo que envió Reonic (una notificación del sistema o un PDF que enviaste desde la ventana de envío de PDF), la respuesta te llega de una de estas dos formas, según cómo esté configurado tu Workspace:

• La respuesta llega directamente a tu bandeja de entrada. Responde con normalidad en tu proveedor.
• La respuesta se encamina a la persona adecuada. La respuesta se reenvía al destinatario previsto, normalmente el gestor de cuentas asignado o quien lanzó el envío original, con el correo original incluido como contexto.

Si no estás seguro de cuál de las dos configuraciones usa tu Workspace, envíate un PDF de prueba a ti mismo y mira dónde aterriza la respuesta, o pregunta a tu Admin.

Conectar tu buzón

Para que el panel lateral muestre correos, conecta tu bandeja de entrada a Reonic.

1. Ve a Ajustes → Organización → Buzón de entrada → Bandejas de entrada personales.
2. Haz clic en Conectar buzón.
3. Elige el proveedor: Microsoft (Outlook / Microsoft 365) o Google (Gmail / Workspace).
4. El flujo de conexión se ejecuta contra tu proveedor. Aprueba el acceso que se solicita.
5. Reonic envía un correo de verificación para confirmar la conexión.
6. Haz clic en el enlace de verificación de ese correo para terminar la configuración.
7. La bandeja de entrada aparece ya como conectada y el panel lateral muestra correos en todos los proyectos a los que tengas acceso.

Los dos modos de conexión de Google

Gmail se conecta de cualquiera de las dos formas:

• Por usuario. Cada usuario da su propio consentimiento. El flujo de añadir Gmail añade tu propia bandeja de entrada, con tu correo ya rellenado y un banner informativo que dice "Sólo puedes añadir tu propio buzón de Gmail. Pida al administrador que configure buzones compartidos para poder añadir buzones de colegas."
• Para toda la organización. Tu Admin configura una vez el acceso compartido, y a partir de ahí el flujo de añadir Gmail te deja añadir cualquier bandeja de entrada que ese acceso compartido cubra. El titular de cada bandeja recién añadida sigue recibiendo un correo de verificación.

Las bandejas de Gmail compartidas y las de tus compañeros quedan disponibles en cuanto tu Admin configura el acceso compartido para toda la organización. El flujo de añadir de Microsoft funciona con independencia de esto.

Estados de la conexión

El estado de la conexión te dice qué hacer a continuación:

• Verificación pendiente. Termina el paso de verificación desde el correo que envió Reonic.
• Hace falta reconectar. Vuelve a conectar tu buzón desde Ajustes → Organización → Buzón de entrada.
• Proveedor incorrecto. El proveedor elegido no coincide con el dominio del correo. Vuelve a conectar con el proveedor que corresponda.
• Bloqueado. Una política del Admin bloquea la conexión; ponte en contacto con tu Admin.
• Sin conectar. Todavía no has iniciado la conexión.
• Conectado. El panel lateral lee de esta bandeja de entrada.

Usar una bandeja de entrada de toda la empresa

Algunas empresas conectan bandejas compartidas como info@yourcompany.com, sales@yourcompany.com o support@yourcompany.com para que cualquier usuario con el acceso adecuado vea esos correos en el panel lateral del proyecto. Las bandejas de la empresa las gestiona un Admin:

1. Ve a Ajustes → Organización → Buzón de entrada → Bandejas de entrada de toda la empresa.
2. Haz clic en Añadir bandeja de entrada.
3. Elige el proveedor e introduce el correo de la bandeja.
4. Ejecuta el mismo flujo de conexión que en una bandeja personal, acotado a la empresa.
5. Verifica la bandeja desde el correo de verificación.

Una vez conectada, los resultados de la bandeja de empresa aparecen en el panel lateral de todos los usuarios junto a los de su bandeja personal. Un usuario con un Gmail personal más acceso a un Outlook de empresa ve ambos, fundidos en una sola lista ordenada por fecha. El panel lateral lee todas las bandejas activas a las que tengas acceso, así que verás la correspondencia con este cliente venga de la que venga.

Gestionar un correo rebotado

Cuando un correo saliente enviado por Reonic rebota (una dirección incorrecta o bloqueada), los síntomas que notarás son que el cliente dice "nunca me llegó el correo" o que los envíos posteriores a esa misma dirección no llegan.

1. Comprueba que la dirección de correo de la ficha de contacto del cliente es correcta.
2. Si la dirección está mal, corrígela en el contacto y envía otra vez. La dirección nueva envía con normalidad.
3. Si la dirección es correcta pero el correo sigue sin llegar, añade el correo secundario del cliente en el contacto para que los envíos futuros vayan a los dos, o localízale por otro canal.
4. Si una dirección sigue retenida, ponte en contacto con el chat de soporte.

Qué te dice el registro de entrega

La entrega se registra por destinatario, no por mensaje. Un correo enviado a tres personas registra tres resultados, así que un buzón lleno no hace que todo el envío parezca fallido, y el texto de diagnóstico que ves es el rechazo de esa dirección concreta y no el de otro destinatario.

Además de rebotada, una dirección puede figurar como reclamada (el destinatario la marcó como spam: el correo sí se entregó) o rechazada (el proveedor la rechazó de plano). Una reclamación se registra como reclamación, no como fallo de entrega.

Tres comportamientos más que conviene conocer:

• Una dirección marcada se recupera sola en cuanto el correo vuelve a llegar: un fallo puntual no es permanente.
• Solo se marcan las direcciones que fallaron de verdad, no todos los destinatarios del mensaje.
• Una dirección sobre la que el proveedor nunca respondió se informa como desconocida, no como correcta.

Conviene saber

• La lectura está en Reonic; todo lo demás, en tu proveedor. Redactar, responder, reenviar, los borradores y los envíos programados ocurren todos en Outlook o Gmail vía Abrir en Microsoft / Gmail.
• Los Field Workers leen el correo del cliente en la app de su propio proveedor. El panel lateral de Correos electrónicos vive en el Portal.
• Si el panel lateral muestra un banner de error, usa el enlace para reconectar cuando aparezca, o ponte en contacto con el soporte de Reonic para otros errores indicando lo que dice el banner.
• Si tu panel lateral está vacío para un cliente que sabes que te ha escrito, y lees una bandeja de Gmail compartida, pide a tu Admin que revise la configuración del acceso compartido, ya que esa vía se gestiona a nivel de Admin.

Última actualización el 12 de octubre de 2026