Estructuras de carpetas y almacenamiento de archivos

Categorías: CRM

Todos los proyectos, contactos y bandejas de entrada personales de Reonic pueden contener archivos: imágenes, PDF, archivos de planificación, hojas de cálculo y más. Los archivos se adjuntan a uno de cuatro sitios (un proyecto residencial, un proyecto comercial, un contacto de cliente o tu propia bandeja de entrada personal). Sin ninguna configuración, los archivos quedan en una lista plana. Con carpetas y plantillas de carpetas le das estructura a esa lista, y con los controles de uso compartido decides quién dentro de tu empresa y qué clientes pueden ver cada archivo.

Para quién es este artículo

• Admins del instalador que gestionan las plantillas de carpetas y los ajustes de acceso a archivos de todo el Workspace.
• Gestores de cuentas que hacen el trabajo diario: subir documentos, organizar carpetas, mover archivos entre proyectos y marcar archivos como visibles para el cliente.
• Field Workers que capturan fotos y escaneos con la Mobile App.
• Admins que eliminan archivos protegidos que los gestores de cuentas no pueden.

Antes de empezar

• Necesitas acceso de Editor (o superior) en el proyecto, el contacto o la bandeja de entrada personal en la que estés trabajando.
• Los tipos de archivo permitidos en el subidor de documentación son imágenes, PDF, CSV y Excel. En las subidas de documentación no se acepta vídeo.

Añadir carpetas por proyecto (sin configuración previa)

En la vista Archivos de cualquier proyecto puedes crear carpetas y mover archivos a ellas en cualquier momento.

1. Abre la pestaña Archivos del proyecto.
2. Haz clic en Nueva carpeta.
3. Rellena un nombre (obligatorio), una descripción opcional y un color (de texto y de fondo) para que la carpeta destaque.
4. (Opcional) Para restringir la carpeta a usuarios o equipos concretos, abre su ventana Compartir y acceso y desactiva Permitir el acceso a todos los usuarios externos (activado por defecto), y luego elige quién conserva el acceso. Consulta Compartir archivos y controlar quién los ve más abajo.
5. Haz clic en Guardar. La carpeta aparece en la lista de archivos.

Para mover archivos a una carpeta, abre primero la carpeta de destino y luego arrastra los archivos sobre ella (o usa la acción de mover a carpeta). Las carpetas son de un solo nivel: una carpeta contiene archivos, no otras carpetas. Para organizar mejor dentro de una carpeta, usa una convención de nombres.

Montar a mano las mismas carpetas en cada proyecto se hace pesado. Las plantillas de carpetas resuelven eso.

Definir plantillas de carpetas una vez y usarlas en todas partes

Las plantillas de carpetas te permiten definir una estructura de carpetas una sola vez y que aparezca automáticamente en cada proyecto. La configuración de plantillas está en Ajustes > Organización > Gestión de carpetas y requiere el rol de Admin.

1. Abre Ajustes > Organización > Gestión de carpetas.
2. Elige el área a la que se aplica la plantilla: proyectos Residencial, proyectos Comercial, archivos de contacto o bandeja de entrada personal. Cada una tiene su propio alcance de plantilla, así que una plantilla residencial no se traslada a los proyectos comerciales.
3. Haz clic en Crear carpeta, escribe un nombre (por ejemplo Visita técnica, Documentos del contrato, Fotos de la instalación, Traspaso) y elige un color.
4. Haz clic en Guardar. Las carpetas nuevas aparecen automáticamente la primera vez que alguien abre la vista de archivos de un proyecto.

Reimportar una plantilla después de cambiarla

Cuando abres por primera vez la vista de archivos de un proyecto nuevo y todavía no tiene carpetas, las carpetas de la plantilla aparecen ahí automáticamente, sin que tengas que hacer nada. Para traer una actualización de la plantilla a un proyecto que ya tiene carpetas, usa el botón Importar carpetas desde configuraciones de la cabecera de la vista de archivos.

Reimportar se puede ejecutar tantas veces como quieras sin riesgo. Actualiza los nombres y los colores de las carpetas existentes para que coincidan con la última plantilla. No duplica carpetas ni mueve los archivos que ya están dentro. Tus archivos se quedan exactamente donde están.

Subir archivos a un proyecto

La forma más habitual de añadir archivos es arrastrar y soltar en el Portal.

1. Abre la pestaña Archivos del proyecto (abre antes una carpeta si quieres que los archivos aterricen ahí).
2. Arrastra los archivos a la zona de soltar, o haz clic en ella para abrir el selector de archivos.
3. Cada archivo se sube con su propio indicador de progreso. Las imágenes pueden comprimirse automáticamente, según los ajustes de tu Workspace.
4. Los archivos aparecen en la lista una vez subidos.

También puedes capturar archivos lejos de tu mesa:

• En la Mobile App, los técnicos de campo hacen fotos, eligen de la fototeca, ejecutan un escaneo LiDAR de la estancia (iOS) o graban una nota de voz directamente en un proyecto. Las capturas se guardan en el dispositivo sin conexión y se sincronizan cuando vuelve la conexión.
• Por WhatsApp, envía una foto, un PDF o un documento al asistente de WhatsApp de Reonic, y este encamina el archivo al proyecto del que estéis hablando, o a tu bandeja de entrada personal si no hay ningún proyecto fijado.

Mover un archivo de tu bandeja de entrada a un proyecto

Los archivos que llegan a tu bandeja de entrada personal (por ejemplo por WhatsApp, antes de saber de qué proyecto se trataba) se pueden mover a un proyecto.

1. Abre tu bandeja de entrada personal de archivos en el Portal.
2. Localiza el archivo y elige Mover a proyecto.
3. Elige el proyecto residencial o comercial de destino.
4. Confirma. El archivo se mueve al final de la lista de archivos de ese proyecto.

Todo lo que hayas compartido de ese archivo en tu bandeja de entrada se traslada con él. Puedes mover archivos de tu propia bandeja de entrada a un proyecto, pero no al revés, ni directamente entre dos proyectos.

Encontrar un archivo

Organiza y encuentra archivos con tres herramientas:

• Carpetas (y plantillas de carpetas) para dar estructura, como se ha descrito arriba.
• Una convención de nombres coherente dentro de una carpeta, para agrupar con más finura.
• La búsqueda de la lista de archivos, para encontrar un archivo por su nombre.

Compartir archivos y controlar quién los ve

La ventana Compartir y acceso de cada archivo lleva dos controles distintos. No los mezcles.

Compartir con usuarios o equipos concretos (interno)

Por defecto, un archivo está abierto a tus usuarios externos, y lo restringes eligiendo quién conserva el acceso.

1. Abre el archivo y haz clic en Compartir y acceso.
2. En Compartir con usuarios y equipos externos, busca Permitir el acceso a todos los usuarios externos. Está activado por defecto. Desactívalo.
3. Aparece el selector de personas. Añade los usuarios (y los equipos, si tu Workspace tiene equipos) que deban conservar el acceso.
4. Cierra la ventana. Se guarda automáticamente. El archivo queda oculto para cualquiera que no esté en las listas de personas con acceso.

Compartir es acumulativo: añadir un equipo no elimina lo ya compartido con usuarios concretos. También puedes restringir una carpeta entera de la misma forma (desactiva Permitir el acceso a todos los usuarios externos en la carpeta), y cada archivo de dentro hereda la restricción. Compartir con usuarios individuales funciona siempre; compartir con un equipo requiere la función de equipos. Si no ves la opción de equipo, ponte en contacto con el chat de soporte.

Compartir un archivo con el cliente

1. Abre el archivo y haz clic en Compartir y acceso.
2. En Acceso del cliente final, activa Compartir con el cliente.
3. Haz clic en Guardar. El archivo aparece en el área de archivos del portal del cliente para ese proyecto.

Restringir la visibilidad para los usuarios externos (Admin)

Tu Workspace tiene dos ajustes que gobiernan lo que ven los usuarios externos (clientes y socios con acceso al portal). Un Admin los configura directamente en la página Ajustes > Configuración de la empresa > Características > Funciones relacionadas con el proyecto. No hace falta que contactes con Reonic.

• Control de acceso a los ficheros activado significa que los usuarios externos solo ven los archivos que son visibles para el cliente, están en una carpeta sin restricciones o se han compartido con ellos explícitamente.
• No compartir con externos por defecto significa que los archivos subidos por usuarios externos empiezan siendo visibles solo para quien los subió, así que la subida de un cliente no la ve todo el personal. Este subconmutador queda disponible cuando Control de acceso a los ficheros está activado; volver a desactivar Control de acceso a los ficheros lo borra.

Para cambiar la postura de tu Workspace (abierta, filtrada o estricta), un Admin acciona estos conmutadores en la página Ajustes > Configuración de la empresa > Características > Funciones relacionadas con el proyecto. El cambio surte efecto de inmediato en las vistas de archivos de los usuarios externos.

Pedir al cliente que suba un archivo

Cuando necesites un documento del cliente (un poder de representación, una foto del DNI, una factura de suministro, una foto del contador), envía una solicitud de archivo a través del portal del cliente.

1. Abre el área Solicitudes de archivo del proyecto y elige Solicitar un archivo.
2. Rellena un título (qué estás pidiendo), una descripción opcional, los tipos de archivo permitidos y si quieres permitir varios archivos.
3. Haz clic en Publicar y luego en Enviar por correo electrónico. Reonic envía al cliente por correo un enlace a su página de subida.
4. El cliente abre el enlace y sube el archivo o los archivos. Los archivos subidos quedan marcados como visibles para el cliente y registrados como subidos por el cliente.
5. Revisa las subidas y marca la solicitud como completa para que el cliente deje de verla como pendiente.

El cliente sube directamente desde el enlace que recibe por correo. Aquí se aplica el mismo comportamiento del portal del cliente, ya que los archivos que llegan por una solicitud quedan marcados como visibles para el cliente.

Anotar una imagen

Los archivos de imagen se pueden anotar en el sitio con trazos de lápiz, formas, texto y recorte, tanto en el Portal como en la Mobile App.

1. Abre la imagen y elige Editar.
2. Usa el juego de herramientas: lápiz (con grosor de trazo), formas (círculo, cuadrado, flecha), texto, líneas (continuas o discontinuas), un polígono solar para delinear el tejado, recorte y zoom. Usa deshacer y rehacer sobre la marcha.
3. Haz clic en Guardar. La versión anotada se guarda junto a la original, y a partir de entonces todo el que abra el archivo ve la versión anotada.

La original se conserva siempre. Cada guardado sustituye a la copia anotada anterior, así que no hay historial de ediciones. Para descartar las anotaciones y volver a la original, ponte en contacto con el chat de soporte.

Descargar una carpeta como ZIP

Descarga todos los archivos de una carpeta de una vez en lugar de uno a uno.

1. Abre la vista Archivos del proyecto, localiza la carpeta y elige Descargar carpeta como ZIP.
2. Las carpetas pequeñas se empaquetan y se descargan al momento.
3. Las carpetas grandes preparan antes el archivo comprimido. Observa cómo el estado pasa de Pendiente a Listo (o a Fallido) y luego haz clic en el enlace de descarga cuando esté preparado.

Una carpeta puede contener hasta 1.000 archivos para una exportación en ZIP. El enlace de descarga terminado funciona alrededor de un día, así que vuelve a lanzar la exportación si la necesitas más adelante.

Las fotos capturadas contra los puntos de la lista de control de instalación también se incluyen en la exportación. Aparecen en la vista Archivos y se empaquetan en el ZIP de la carpeta, así que las imágenes de la lista de control de un proyecto no se quedan fuera. Anota de la lista de archivos quién subió cada archivo o en qué fecha antes de exportar, porque el archivo comprimido contiene solo los archivos en sí.

Eliminar un archivo

La eliminación es permanente: no hay papelera ni forma de deshacerla.

1. Abre la lista de archivos, localiza la fila del archivo y abre sus acciones.
2. Haz clic en Eliminar. El archivo y su copia anotada desaparecen.

Algunos archivos están protegidos (documentos de subvención, archivos marcados como protegidos y ofertas firmadas). Un archivo protegido muestra su acción de eliminar desactivada, con un aviso emergente "Archivo protegido", para quien no sea Admin. Un Admin puede eliminarlo tras confirmar un diálogo de acción irreversible. Una oferta firmada no la puede eliminar nadie, ni siquiera un Admin. Si solo quieres sacar un archivo de un proyecto, muévelo en lugar de eliminarlo.

Conviene saber

• Las carpetas son de un solo nivel. Una carpeta contiene archivos, no otras carpetas. Usa una convención de nombres para afinar la estructura.
• Organiza con carpetas, plantillas, nombres y búsqueda. Estas son las herramientas para agrupar y encontrar archivos.
• Las plantillas de carpetas son por área. Residencial, comercial, contacto y personal tienen cada uno su propio conjunto de plantillas, y no se cruzan entre sí.
• Reimportar una plantilla solo toca los nombres y los colores de las carpetas. Tus archivos se quedan donde están.
• Los enlaces de descarga duran alrededor de un día. Un enlace que compartas fuera funciona más o menos un día, así que vuelve a lanzar la exportación si la necesitas más adelante.
• Subir un archivo con el mismo nombre crea un archivo nuevo. Subir un archivo con un nombre que ya existe añade un archivo nuevo en lugar de sustituir al anterior.
• Las fotos de iPhone (HEIC/HEIF) se suben sin problema. Reonic las convierte a JPEG automáticamente al entrar, así que se previsualizan y se descargan como cualquier otra foto. No hace falta que las conviertas antes.
• Hasta 200 archivos por sesión de subida, y una exportación en ZIP de carpeta empaqueta hasta 1.000 archivos.
• Los clientes suben mediante una solicitud de archivo. Envía una solicitud de archivo y el cliente sube contra ella, o descarga desde su propia área de archivos en el portal del cliente.

Última actualización el 12 de octubre de 2026