Gestionar tareas en Reonic — crear, asignar, completar, automatizar

Categorías: CRM

Las tareas son la forma en que tu equipo coordina el trabajo pequeño que no tiene pantalla propia: devolver la llamada al cliente, subir la foto del contador, comprobar si ha salido el registro en la red, finalizar la oferta. Cada tarea es una ficha pequeña (título, descripción, fecha de vencimiento, lista de control opcional, etiquetas opcionales, uno o varios asignados) ligada a exactamente un padre: un proyecto residencial, un proyecto comercial, un contacto de cliente, un plan de gestión de proyectos comercial o tu propia bandeja de entrada personal. Las tareas viven en la página Tareas de la navegación de la izquierda, en la pestaña Tareas de cada proyecto, en la página de detalle de cada contacto de cliente y en el cuadro de mandos de inicio.

Antes de empezar

• Decide el padre antes de crear. Una tarea pertenece a un padre: un proyecto residencial, un proyecto comercial, un contacto de cliente, un plan de gestión de proyectos comercial o tu bandeja de entrada personal. El padre determina quién la ve, en qué lista aparece y (en los proyectos comerciales) si puede colocarse en un carril del kanban de tareas. El padre queda fijado al guardar, así que crea la tarea dentro del proyecto o del contacto que tengas abierto, en lugar de desde la página global de Tareas, si existe riesgo de elegir el equivocado.
• Necesitas Editor o superior en el padre. Para crear una tarea ligada a un proyecto o a un contacto necesitas al menos Editor en esa entidad. Las tareas personales (sin proyecto padre) están siempre disponibles para el usuario que ha iniciado sesión. Si no ves el botón + Añadir tarea, tu rol o tu acceso al área está por debajo de Editor en ese padre.
• Ten claros los valores por defecto de notificación de tu equipo. Asignar a un usuario individual envía un correo de notificación por defecto. Para llegar a todos los miembros de un equipo, asígnalos individualmente en lugar de añadir solo el equipo (consulta Asignar una tarea a un usuario o a un equipo más abajo).

Dónde ves las tareas en el Portal y en la Mobile App

• Página de inicio: tus propias tareas abiertas más las tareas que has asignado a otros.
• Página de Tareas (navegación izquierda): la página global de Tareas con los chips de filtro Todas, Mías, Asignado por mí, Vencido y Vence hoy, más la búsqueda de texto libre y un filtro por tipo de padre. Por defecto la página está acotada a tus propias tareas; cambia al chip Todas (o amplía el filtro de usuario) para ver el resto de tareas a las que tienes acceso. Todo el mundo empieza acotado a sus propias tareas y amplía el filtro a mano.
• En un proyecto: cada proyecto residencial, cada proyecto comercial y cada plan de gestión de proyectos comercial tiene una pestaña Tareas (o un widget en la barra lateral, si tu Workspace la tiene activada). Ahí aparecen todas las tareas ligadas a ese proyecto.
• En un contacto de cliente: la página de detalle del contacto muestra las tareas ligadas al contacto, con independencia de cualquier proyecto.
• Kanban de tareas comercial: los proyectos comerciales tienen además una vista kanban de sus tareas, organizada por carriles.
• Mobile App: tus tareas asignadas más las tareas de los proyectos que puedes ver aparecen en la lista de Tareas del móvil y en la pestaña Tareas de cada proyecto. Un toque para completar o crear se ve en tu pantalla al instante.

Crear una tarea

Tienes tres vías de creación en el Portal, más una en la Mobile App.

Tarea rápida (una línea en el sitio)

1. Abre el proyecto, el contacto de cliente o tu lista de tareas personal, lo que deba ser el padre.
2. Localiza el campo rápido + Añadir tarea en la parte superior de la lista de tareas.
3. Escribe el título de la tarea y pulsa Intro (o haz clic en +).
4. La tarea se crea contigo como asignado por defecto, sin fecha de vencimiento y sin lista de control. Aparece en la lista al momento.
5. Para añadir una descripción, una fecha de vencimiento, una lista de control, etiquetas o más asignados, haz clic en la tarea nueva para abrir el panel de edición.

Formulario completo (panel de tarea)

1. En el proyecto, el contacto o la lista personal, haz clic en + Añadir tarea > Nueva tarea (o en el menú de acciones junto a + Añadir tarea).
2. Se abre el panel Editar tarea con el formulario completo. Rellena:
   • Título (obligatorio).
   • Descripción (texto enriquecido, opcional). Úsala para el contexto que no cabe en el título.
   • Fecha de vencimiento: una fecha absoluta (selector de calendario). Consulta Fijar una fecha de vencimiento más abajo. (El desfase relativo "vence en N días" está disponible en las plantillas de tareas.)
   • Asignados: elige uno o varios usuarios. Consulta Asignar una tarea a un usuario o a un equipo más abajo.
   • Equipos: elige uno o varios equipos (un campo distinto de Asignados). Una tarea puede tener ambos.
   • Etiquetas: elige entre las etiquetas de tarea de tu Workspace (se gestionan de forma centralizada para que se mantengan coherentes en toda la empresa).
   • Puntos de la lista de control: añade tantos subelementos ordenados como necesites. Consulta Añadir una lista de control más abajo.
   • Padre: se fija automáticamente según desde dónde hayas abierto el panel. Puedes cambiarlo antes de guardar.
3. Haz clic en Guardar. La tarea aparece en la lista del padre y en la página de inicio de cada asignado.

A partir de una plantilla

Si tu equipo tiene flujos estandarizados (una lista de control de visita a obra, una secuencia de incorporación, un traspaso al servicio de financiación), usa una plantilla. Haz clic en + Añadir tarea > Desde plantilla y elige la plantilla. La tarea nueva hereda el título, la descripción, la lista de control y las etiquetas de la plantilla. Consulta Configura plantillas de tareas más abajo.

Crear una tarea en la Mobile App

1. Abre el proyecto en la Mobile App, o tu lista de tareas personal.
2. Toca + Nueva tarea.
3. Rellena los mismos campos que en el formulario completo del Portal (título, descripción, fecha de vencimiento, asignados, etiquetas, lista de control).
4. Guarda. La tarea aparece en tu dispositivo al momento.

Crear una tarea con el asistente de IA de WhatsApp

Si tu Workspace tiene activado el Asistente IA en WhatsApp, puedes crear una tarea escribiéndole en lenguaje natural:

• "Añade una tarea para llamar a Hans Müller el martes que viene" crea una tarea personal en tu usuario con la fecha de vencimiento interpretada.
• "Añade una tarea para subir la foto del contador al proyecto Schmidt, para el viernes" crea una tarea en el proyecto Schmidt localizado.

El asistente resuelve el padre (tu usuario, o el proyecto al que apunta la conversación) y marca la tarea como creada por IA para que después puedas distinguirla de una creada a mano.

Elegir el padre adecuado

Una tarea tiene exactamente un padre, elegido al crearla. El padre controla la visibilidad, el alcance de las notificaciones y dónde aparece la tarea. Los cinco tipos de padre son mutuamente excluyentes:

• Tarea personal: solo en tu usuario. Úsala para "llamar al gestor el martes", ese trabajo que no encaja en un proyecto.
• Proyecto residencial: ligada a un proyecto residencial. Aparece en la pestaña Tareas de ese proyecto y en la página de inicio de los asignados.
• Proyecto comercial: ligada a un proyecto comercial. Aparece en la pestaña Tareas de ese proyecto y en su carril del kanban de tareas (si tiene carril asignado).
• Contacto de cliente: ligada a un cliente. Aparece en la página de detalle del contacto. Úsala para el trabajo que pertenece al cliente en general y no a un proyecto: "reclamar a Müller el acuerdo de cliente firmado".
• Plan de gestión de proyectos comercial: ligada a un plan de gestión de proyectos comercial (un plan de obra de varias fases). Aparece en la lista de tareas de gestión de proyectos, aparte de las tareas normales del proyecto.

El padre queda fijado en cuanto se guarda la tarea. Si le pusiste el padre equivocado, archiva la tarea (consulta Archivar una tarea más abajo) y vuelve a crearla en el padre correcto.

Asignar una tarea a un usuario o a un equipo

Una tarea puede tener cualquier número de usuarios asignados y cualquier número de equipos asignados, en dos campos distintos. La asignación determina la lista de la página de inicio, el correo de notificación de asignación y la visibilidad para los usuarios externos.

Asignar uno o varios usuarios

1. Abre el panel de la tarea.
2. Haz clic en el campo Asignados.
3. Busca por nombre o por correo. Las sugerencias se actualizan mientras escribes.
4. Haz clic en un usuario para añadirlo. Repite para añadir más.
5. Guarda. Cada usuario recién añadido que tenga activado Notificar al asignar una tarea (activado por defecto) recibe un correo "Tarea asignada a ti".

No hay un asignado principal. Todos los asignados son iguales: la página de inicio muestra la tarea en la lista de todos, y cualquiera puede completarla.

Asignar un equipo

1. Abre el panel de la tarea.
2. Haz clic en el campo Equipos (distinto del de Asignados).
3. Elige uno o varios equipos.
4. Guarda.

Asignar un equipo sirve para dos cosas:

• Visibilidad para los usuarios externos: los líderes de equipo ven las tareas asignadas a su equipo. Los miembros del equipo las ven cuando además se les asigna individualmente. Consulta la guía de usuarios, roles, licencias y equipos.
• Propiedad de grupo: el campo de equipo recoge "esta es una tarea de la cuadrilla de instalación" sin tener que listar a cada persona de la cuadrilla.

Reasignar o quitar a un asignado

1. Abre el panel de la tarea.
2. Quita a un usuario haciendo clic en la × junto a su chip en el campo Asignados.
3. Añade nuevos asignados si hace falta.
4. Guarda.

Quién ve realmente la tarea

La visibilidad la gobierna el acceso al padre, no la asignación. Si te asignan una tarea de un proyecto que no puedes ver, sigues sin poder abrirla. Para los usuarios externos, la asignación es toda la superficie de acceso: ven la tarea si son un usuario asignado, el líder de un equipo asignado o el Key Account del proyecto padre. Consulta Usuarios externos y visibilidad de las tareas más abajo.

Fijar una fecha de vencimiento

Una tarea tiene un solo campo de tiempo:

• Fecha de vencimiento: cuándo debe estar hecho el trabajo. Alimenta las insignias Vencido y Vence hoy y el resumen diario.

Una tarea normal lleva una fecha de vencimiento absoluta, elegida en el calendario, por ejemplo 2026-06-15. Los recordatorios y el aviso de vencimiento te llegan a través del resumen diario de tareas (consulta Resumen diario de tareas más abajo) y de las insignias Vencido / Vence hoy.

Por qué "vence hoy" a veces parece equivocado

El "vence hoy" de cada usuario se calcula según la zona horaria fijada en su perfil. Si la zona horaria de tu compañero es Europe/Berlin y la tuya es America/Sao_Paulo, una tarea que vence a las 23:00 hora de Berlín es "hoy" para tu compañero pero ya es "mañana" para ti. Confirma que tu zona horaria está bien puesta en tu perfil, y actualízala si cambias de oficina.

Estados de las tareas

Una tarea de Reonic tiene dos estados binarios: está activa o completada, y está visible o archivada. Los matices de estado ("en curso", "bloqueada", "en espera") viven en la asignación, en las etiquetas y en el feed de actividad.

• Activa: creada, no completada, no archivada. Se muestra en las listas.
• Completada: marcada como hecha. Desaparece de las listas activas; cambia el filtro para mostrar las tareas completadas si necesitas mirar atrás.
• Descompletada: una tarea completada se puede reabrir, lo que la devuelve a la lista activa.
• Archivada: retirada de todas las listas. Archivar es de un solo sentido (consulta Archivar una tarea más abajo).

Para estados más ricos ("bloqueada", "en QA", "esperando al cliente"), usa etiquetas (consulta Usar etiquetas para clasificar las tareas más abajo) o los carriles del kanban de tareas comercial para modelar las fases de tu equipo.

Fijar la prioridad de una tarea

La prioridad de una tarea se modela con etiquetas y fechas de vencimiento:

• Usa una etiqueta: crea un conjunto de etiquetas a nivel de Workspace Prioridad: Alta / Prioridad: Media / Prioridad: Baja y aplícalas al crear (consulta Usar etiquetas más abajo). El color de la etiqueta te da una ordenación de un vistazo en la lista.
• Usa la fecha de vencimiento: cuanto más cerca la fecha, más arriba. Vence hoy es la señal más fuerte; vencido lo es todavía más; un vencimiento lejano es la más débil.
• Combina las dos: una etiqueta Prioridad: Crítica junto a un vencimiento el mismo día es la señal más fuerte de todas.

Priorizar con etiquetas es el patrón recomendado.

Añadir una lista de control a una tarea

Muchas tareas no son atómicas: una visita a obra tiene seis cosas que comprobar, una incorporación de cliente tiene ocho. Usa una lista de control para dividir una tarea en subelementos ordenados sin tener que crear varias tareas.

1. Abre el panel de la tarea.
2. Localiza la sección Lista de control.
3. Escribe cada punto en su propia línea. Pulsa Intro para añadir el siguiente.
4. Guarda.

Para marcar los puntos, haz clic en la casilla junto a cada uno. Si tu Workspace tiene activado el Asistente IA en WhatsApp, el asistente acepta además "marca todos los elementos", "desmarca todos los elementos" y "marca el elemento sobre X" contra una tarea referenciada.

Usar etiquetas para clasificar las tareas

Las etiquetas son un conjunto de rótulos de color a nivel de Workspace. Úsalas para segmentar la lista de tareas por prioridad, fase, categoría, equipo o cualquier cosa que te ayude a encontrar el trabajo después.

Aplicar una etiqueta a una tarea

1. Abre el panel de la tarea.
2. Haz clic en el campo Etiquetas.
3. Elige entre las etiquetas existentes del Workspace.
4. Guarda.

Puedes aplicar tantas etiquetas como quieras.

Gestionar las etiquetas (Admin)

Las etiquetas se definen de forma centralizada, así que todo el que crea una tarea elige de la misma lista y tus etiquetas se mantienen limpias en lugar de fragmentarse en "Prio alta", "prioridad alta", "ALTA" y "P1".

1. Abre Ajustes > Tareas > Plantillas de tareas & etiquetas > Empresa.
2. Haz clic en + Nueva etiqueta.
3. Escribe el texto de la etiqueta y elige un color.
4. Guarda.

Configura plantillas de tareas

Que tu equipo configure plantillas de tareas ahorra tiempo en los flujos recurrentes: una visita a obra estandarizada (con una lista de control de 6 puntos), un traspaso al servicio de financiación (descripción y plazos), un arranque de incorporación de cliente. Aplica una plantilla y obtienes una tarea nueva rellenada de antemano con el título, la descripción, la lista de control y las etiquetas de la plantilla. Sin copiar y pegar, sin pasos olvidados.

Dónde viven las plantillas

Las plantillas existen en dos alcances:

• De toda la empresa: todos los usuarios de tu Workspace ven la plantilla en el selector. Úsalo para los procesos que ejecuta todo tu equipo. En la Mobile App este alcance se llama Empresa.
• Personal: solo la ve quien la creó. Úsalo para tu propio flujo recurrente, como una lista de repaso semanal personal. En la Mobile App este alcance se llama Usuario.

Lo más parecido a una plantilla específica de un proyecto es una plantilla de toda la empresa con el nombre del tipo de proyecto, por ejemplo una plantilla "Visita a obra comercial" que todo el mundo aplique a los proyectos comerciales.

Crear una plantilla

1. Abre Ajustes > Tareas > Plantillas de tareas & etiquetas.
2. Elige la pestaña Empresa o Personal.
3. Haz clic en + Nueva plantilla.
4. Rellena los mismos campos que en una tarea normal:
   • Título (obligatorio).
   • Descripción (opcional).
   • Lista de control: normalmente, lo que más rentabiliza una plantilla.
   • Etiquetas: aplica las etiquetas estándar del flujo.
   • Fecha de vencimiento: usa una fecha relativa (por ejemplo, "en 7 días desde la creación") para que la tarea caiga siempre donde toca, se aplique cuando se aplique la plantilla.
5. Guarda.

Aplicar una plantilla

Puedes aplicar una plantilla desde el Portal o desde la Mobile App.

1. Abre el proyecto, el contacto o la lista personal donde quieras crear la tarea.
2. Haz clic en + Añadir tarea > Desde plantilla (o abre el selector de plantillas en la Mobile App).
3. Elige una plantilla. Las plantillas de toda la empresa aparecen para todos; las personales, solo para quien las creó.
4. La tarea nueva aterriza bajo el padre elegido, con el título, la descripción, la lista de control y las etiquetas de la plantilla. La fecha de vencimiento relativa se calcula a partir de hoy.
5. Ajusta los asignados, la fecha de vencimiento o cualquier campo en cada caso concreto, y guarda.

Tareas recurrentes

Para el trabajo recurrente, usa estos patrones:

• Plantilla de tarea más aplicación manual: guarda el trabajo recurrente como plantilla y aplícala en cada ciclo (cada lunes, cada fin de mes).
• Resumen diario de tareas: tu correo de la mañana saca a la vista el asunto recurrente sin necesidad de una tarea nueva cada vez.
• Evento de calendario recurrente: el calendario de Reonic admite eventos recurrentes. Si el trabajo tiene forma de cita ("reunión semanal con el equipo de instalación"), usa un evento de calendario recurrente.

Resumen diario de tareas

Reonic puede enviarte un correo cada mañana con un resumen de tus tareas abiertas, vencidas y que vencen hoy, para que puedas planificar el día sin abrir antes el Portal. El resumen es por usuario y hay que activarlo.

Configurar tu resumen

1. Abre Ajustes > Organización > Notificaciones > Personal.
2. Localiza la sección Resumen diario de tareas.
3. Fija la hora a la que quieres el correo, por ejemplo las 08:00 en tu hora local. El resumen llega a esa hora en tu zona horaria.
4. Para un resumen más tranquilo, activa Solo tareas vencidas: aparecen únicamente las tareas pasadas de fecha, no las que simplemente están abiertas.
5. Guarda.

El resumen llega a la hora configurada con tres recuentos (abiertas, vencidas, vencen hoy) más la lista de tareas en sí (título, fecha de vencimiento, enlace al padre). Haz clic en cualquier enlace del correo para saltar a la tarea en el Portal.

Desactivar el resumen

1. Borra la programación del resumen (pon la hora en Ninguna o desmarca la casilla).
2. Guarda.

Encontrar tus tareas vencidas y las que vencen hoy

La página de Tareas es tu superficie de triaje. Arriba hay tres chips de filtro:

• Mías: tareas asignadas a ti, sea cual sea el proyecto.
• Vencido: tareas con una fecha de vencimiento pasada y sin completar.
• Vence hoy: tareas que vencen antes de medianoche de hoy, en tu zona horaria.

Combínalos con el filtro por tipo de padre (residencial, comercial, contacto, personal, gestión de proyectos comercial) para afinar más. Añade el filtro de asignado para comprobar cómo va un compañero.

Para una respuesta rápida de "qué tengo encima ahora mismo" sin abrir la página de Tareas, el widget de la página de inicio ya muestra tus recuentos de vencidas y de las que vencen hoy.

Filtrar, ordenar y agrupar la lista de tareas

La página de Tareas (y la pestaña Tareas de cada proyecto) admite:

• Búsqueda de texto libre en el título y en la descripción.
• Chips de filtro: Mías, Vencido, Vence hoy, Asignado por mí, Todas, Completadas.
• Filtro por tipo de padre: residencial, comercial, contacto, personal, gestión de proyectos comercial.
• Filtro por asignado: restringe a un usuario o a un equipo concreto.
• Filtro por etiqueta: restringe a las tareas que llevan determinadas etiquetas (Portal y Mobile App).
• Rango de fechas de vencimiento: una ventana personalizada de inicio a fin.
• Filtro de completitud: muestra las abiertas, las completadas o ambas.

Ordena por fecha de vencimiento (las más próximas primero por defecto, o al revés), por fecha de creación (las más recientes primero) o por título (alfabético).

Agrupa por proyecto (todas las tareas del proyecto Müller juntas), por etiqueta (todas las tareas Prioridad: Alta de todos los proyectos) o por asignado (quién lleva qué en todo el equipo).

Operaciones en bloque sobre las tareas

Puedes avanzar por muchas tareas de forma eficiente:

• Asistente IA en WhatsApp: "marca todos los elementos de la tarea n.º N" o "desmarca todos los elementos" cambia en bloque la lista de control de una tarea.
• Filtra y luego actúa: reduce tu lista a un conjunto de tareas (por ejemplo, todas las vencidas del proyecto Schmidt) y ve resolviéndolas una a una.

Completar, archivar, reasignar y etiquetar son acciones de una tarea cada una: abre la tarea y actúa sobre ella.

El kanban de tareas comercial

Los proyectos comerciales tienen una vista kanban de sus tareas, con columnas ("Por hacer", "En curso", "Hecho" o las que tenga configuradas tu Workspace). Este es el kanban de tareas, distinto del kanban de flujo de trabajo que gobierna el estado de leads, ofertas e instalaciones. El kanban de tareas es por proyecto y solo organizativo: no cambia el estado del ciclo de vida del proyecto.

Ver el kanban de tareas

1. Abre un proyecto comercial.
2. Cambia a la vista Kanban de tareas (pestaña o botón en la sección Tareas del proyecto).
3. Las tareas aparecen como tarjetas agrupadas por carril. Cada tarjeta muestra el título, los asignados y la fecha de vencimiento.

Mover una tarea entre carriles

1. Arrastra la tarjeta de la tarea de un carril a otro.
2. La tarjeta aterriza al final del carril de destino.
3. El feed de actividad del proyecto registra el cambio de carril.

Reordenar dentro de un carril

Arrastra la tarjeta arriba o abajo dentro del mismo carril. El resto de tarjetas se desplaza en consecuencia.

Crear una tarea directamente en un carril

Haz clic en + Nueva tarea en la parte superior del carril (no en el botón de tarea nueva a nivel de proyecto). La tarea nueva se crea con ese carril ya seleccionado.

Configurar los carriles

Los carriles del kanban se configuran por Workspace. Para añadir, reordenar o renombrar carriles, pídeselo a tu Admin del instalador. La configuración de carriles está en Ajustes > Tareas > Gestión de proyectos (comercio).

Completar una tarea

1. Abre la tarea.
2. Haz clic en la acción de completar (una casilla o un botón Marcar como completada).
3. Para dejar constancia, añade una nota de finalización antes de confirmar, por ejemplo "El cliente lo confirmó por teléfono a las 14:32".
4. Guarda. La tarea pasa a completada, y quien la creó recibe un correo "Tarea completada" si tiene activadas las notificaciones de finalización y la ha completado otra persona.

Puedes completar una tarea con puntos de la lista de control aún sin marcar. Completar no depende del avance de la lista de control.

Añadir un comentario después de completar

La nota de finalización se recoge en el momento en que marcas la tarea como hecha. Para añadir contexto después de completarla (un resultado, una nota de traspaso, una explicación), añade un comentario en la sección de comentarios de la tarea. El comentario es independiente de la finalización: no reabre la tarea ni cambia quién la completó ni cuándo. En la Mobile App, la pantalla de detalle de la tarea lleva una sección de comentarios integrada, así que una tarea completada puede ir acumulando varios comentarios de seguimiento con el tiempo. Añadir un comentario requiere Editor o superior en el padre, el mismo listón que completar la tarea.

Descompletar una tarea

1. Abre la tarea completada (cambia el filtro de completitud para ver las completadas).
2. Haz clic en Descompletar (o en Reabrir).
3. La tarea vuelve a la lista activa.

Por qué no me llega el correo de finalización

Para que te llegue un correo de finalización se tienen que cumplir tres cosas:

1. Eres quien la creó. Los correos de finalización van a quien creó la tarea, no a los asignados.
2. La ha completado otra persona. Completar tu propia tarea no te envía correo.
3. Notificar al completar una tarea está activado en tus ajustes de notificación (viene activado por defecto, pero puede que lo hayas desactivado).

Si se cumplen las tres y aun así no recibes el correo, mira en la carpeta de spam y luego ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Reonic.

Comentarios y feed de actividad

Cada tarea lleva su propio hilo de comentarios, y el padre guarda el contexto más amplio:

• Comentarios en la tarea: cada tarea tiene su propio hilo de comentarios, acotado a esa tarea. Úsalo para la conversación ligada a la tarea en sí: varias personas comentando, preguntas, notas de estado. En la Mobile App este hilo se muestra integrado en la pantalla de detalle de la tarea.
• Comentarios en el padre: el proyecto o el contacto tiene su propia sección de comentarios. Úsala para el contexto que pertenece al ámbito amplio y no a una tarea concreta.
• Feed de actividad en el padre: cada evento de tarea (creada, asignada, completada, archivada, movida de carril, reasignada) queda registrado en el feed de actividad del proyecto padre. Ese es tu rastro de auditoría.
• Campo de descripción: para el contexto estático que pertenece solo a esta tarea, usa el campo de descripción de la tarea y edítalo según avance.

Notificaciones de las tareas

Hay marcas de notificación por usuario que gobiernan los correos de tareas, en Ajustes > Organización > Notificaciones > Personal:

• Notificar al asignar una tarea (activado por defecto): envía "Tarea asignada a ti" cuando alguien te añade al campo Asignados de una tarea.
• Notificar al completar una tarea (activado por defecto): envía "Tarea completada" a quien creó la tarea cuando otra persona la completa.

Para asegurarte de que se avisa a los miembros del equipo de una tarea asignada al equipo, añádelos también individualmente como usuarios asignados.

El resumen diario (más arriba) es una superficie aparte que hay que activar. Los Admin pueden fijar los valores por defecto de todo el Workspace en Ajustes > Organización > Notificaciones > Empresa.

Usuarios externos y visibilidad de las tareas

Los usuarios externos (Viewer o Editor con la marca de externo; consulta la guía de usuarios, roles, licencias y equipos para el modelo completo) solo ven los proyectos y las tareas que tienen explícitamente asignados. En el caso de las tareas:

• Ven una tarea si son un usuario asignado, el líder de un equipo asignado, el Key Account del proyecto padre o un usuario asignado en el proyecto padre.
• Los miembros (no líderes) de un equipo asignado ven la tarea cuando además se les asigna individualmente.
• No ven la página global de Tareas. Llegan a las tareas a través de los proyectos que pueden abrir.

Si un instalador colaborador no ve una tarea que le has asignado, lo habitual es: que no se le asignara individualmente, que se le asignara solo como miembro del equipo y no como líder, o que no tenga acceso al proyecto padre.

Archivar una tarea

Cuando una tarea deja de ser relevante (proyecto equivocado, duplicada, no va a pasar nunca), archívala.

1. Abre la tarea.
2. Haz clic en Archivar (en el menú de acciones o en la barra de herramientas; la ubicación exacta depende de la superficie).
3. La tarea desaparece de todas las listas activas al momento.
4. El feed de actividad del proyecto padre registra el evento de archivado.

En la Mobile App, usa el menú de acciones o el gesto de deslizar para archivar. Si tu Workspace tiene activado el Asistente IA en WhatsApp, el asistente también archiva con "borra la tarea sobre X" o "archiva la tarea n.º N".

Control horario en las tareas

Reonic tiene una superficie dedicada de Control horario: registra entradas con un temporizador o a mano, y vincula cada entrada a un proyecto (residencial o comercial). Para imputar esfuerzo a una tarea, usa estos patrones:

• Registra el tiempo contra el proyecto al que pertenece la tarea, desde la superficie de Control horario, con temporizador o con una entrada manual.
• Usa un evento de calendario para el trabajo con forma de cita: prográmalo con hora de inicio y de fin, y la duración es el tiempo que llevó.

Las tareas en la Mobile App

La Mobile App da a los técnicos de campo la superficie de tareas que necesitan: sus propias tareas asignadas, las tareas de los proyectos en los que trabajan y la posibilidad de completar y de crear.

• Lista de Tareas: una pestaña global de Tareas, filtrada por defecto a tus tareas asignadas.
• Pestaña Tareas por proyecto: abre un proyecto y ves su lista de tareas.
• Completar una tarea: toca la acción de completar; la tarea se muestra como hecha de inmediato.
• Crear una tarea: toca + Nueva tarea, rellena el formulario y guarda.
• Lista de control: toca cada punto para marcarlo.
• Reasignar: toca el campo de asignados para añadir o quitar usuarios.
• Aplicar una plantilla: abre el selector de plantillas, con el alcance Empresa (de toda la empresa) o Usuario (personal).
• Comentar una tarea: la pantalla de detalle de la tarea lleva un hilo de comentarios integrado.

Crear y gestionar plantillas de tareas, arrastrar tarjetas en el kanban de tareas comercial y la interfaz de filtros más completa se hacen en el Portal.

Acciones integradas ante cambios en una tarea

Cuando una tarea cambia, Reonic dispara estas acciones integradas:

• Entrada en el feed de actividad del proyecto padre, siempre.
• Notificación de finalización a quien creó la tarea (cuando se cumplen las reglas de arriba).
• Notificación de asignación al usuario recién asignado (cuando se cumplen las reglas de arriba).

Para estandarizar y acelerar el trabajo recurrente, usa las plantillas de tareas (rellenan de antemano un flujo recurrente), el resumen diario (un resumen matutino automático) y el Asistente IA en WhatsApp (dile "añade una tarea de seguimiento a esta cuando complete la principal" y el asistente la crea). Para tus propias integraciones contra eventos de tareas, está disponible la API REST; tu gestor de cuentas puede orientarte.

Conviene saber

• El padre queda fijado al crear. Elige el proyecto, el contacto o tu bandeja personal antes de guardar.
• No hay asignado principal. Todos los asignados de una tarea son iguales.
• Las tareas son planas. No hay modelo de dependencias (completar la tarea A antes de que la B se active). Usa la descripción o una etiqueta para anotar una dependencia de forma informal.
• La acción de "eliminar" del Portal archiva la tarea. Para un borrado por motivos de cumplimiento, ponte en contacto con el chat de soporte.
• Las tareas creadas por IA se marcan como tales. Las tareas creadas desde el asistente de IA de WhatsApp o desde el asistente de IA dentro de la aplicación llevan una marca de origen IA; las creadas a mano, no. Pregunta a tu Admin si necesitas filtrarlas.

Última actualización el 12 de octubre de 2026