Visión general de las características de un lead

Lee esto una vez antes de empezar a trabajar leads a diario; las demás guías de esta sección dan por sabido el modelo que aprenderás aquí.

Un lead es una oportunidad residencial de solución energética: un contacto de cliente, una ubicación, los productos que le interesan (fotovoltaica, almacenamiento, wallbox, bomba de calor, calefacción) y una tarjeta de flujo de trabajo en tu pipeline. Es a la vez un registro de CRM, un proyecto de simulación energética y una tarjeta de pipeline. También verás la palabra alemana Anfrage para referirse a lo mismo.

Antes de empezar

• Cada lead es a la vez un registro de CRM (contacto más atribución), un proyecto de simulación energética (ubicación, datos del edificio, paquetes objetivo) y una tarjeta de flujo de trabajo (posición en el kanban más su resultado Abierto/Ganado/Perdido). Los tres viven en el mismo lead.
• Un mismo lead puede llevar varias variantes de oferta. Cuando le mandas al cliente tres opciones (pequeña, mediana, grande), eso son tres variantes dentro de un lead, no tres leads.
• El resultado de un lead (Abierto, Ganado, Perdido) se establece con una acción explícita y es independiente de su columna en el kanban. Mover una tarjeta a una columna llamada "Perdido" no cambia por sí solo el resultado del lead.

Cómo se relaciona un lead con los Contactos, las Ofertas y los Proyectos

• Contacto — El registro del cliente: nombre, correo electrónico, teléfono, dirección. Un mismo contacto puede tener muchos leads (cliente que vuelve, segunda propiedad). — Se crea automáticamente con el primer lead, o ya existía de un Deal anterior.
• Lead — La oportunidad: contacto, ubicación, productos objetivo, estado del ciclo de vida. La tarjeta del pipeline. — Cuando un cliente nuevo pide un presupuesto, o cuando detectas una oportunidad de venta.
• Oferta — La variante de precio dentro de un lead. Un mismo lead puede llevar varias ofertas; el cliente elige una. — Cuando estás listo para enviarle precios al cliente. La creas desde el lead.
• Proyecto — El trabajo de instalación que sigue a una oferta firmada. Vive en el área de Instalaciones. — Después de que el cliente firme, automáticamente.

Un Contacto tiene varios Leads a lo largo del tiempo. Cada Lead lleva una o varias variantes de Oferta. Cuando se firma una Oferta, el lead pasa a Ganado y se abre un Proyecto para el equipo de instalación.

Trabajar el ciclo de vida del lead

Todo lead empieza Abierto y avanza a Ganado, Perdido o No se puede atender:

1. Llega un lead. Abierto es el estado por defecto. Todo lead nuevo aterriza Abierto, sea cual sea su fuente.
2. Crea una oferta con precios cuando estés listo para enviarle un presupuesto al cliente. Abre el Contacto del cliente y haz clic en + Crear oferta residencial. La nueva oferta se abre, enlazada al contacto, y el lead original queda etiquetado como Convertido en oferta. Crea la oferta desde el contacto y no desde el propio lead.
3. El cliente firma la oferta. Usa la acción Marcar como ganado en la barra lateral del lead. El resultado del lead cambia a Ganado y se estampa la fecha de cierre.
4. O márcalo como Perdido con un motivo estructurado. Elige el valor que mejor encaje de la lista de motivos de pérdida y añade texto libre en el campo Descripción para el contexto que la lista no puede recoger (el competidor que se lo llevó, la diferencia de presupuesto). El motivo alimenta la analítica del embudo y los informes de ganados/perdidos, así que acertar importa. Marcar como perdido y archivar cierra y oculta el lead en un solo clic.
5. O márcalo como No se puede atender para un proyecto que no puedes servir (tejado demasiado débil, zona vetada, bloqueo normativo). Reonic envía al cliente un correo con tu motivo tal como lo escribiste, bloquea la oferta e impide nuevas solicitudes de firma. Cancela antes cualquier solicitud de firma pendiente; si no, la acción se rechaza.
6. Reabre un lead cerrado con la acción Reabrir de la barra lateral. Funciona con los leads Ganados y Perdidos. Los leads marcados como No se puede atender y los archivados siguen cerrados hasta que tu gestor de cuentas de Reonic quite la marca.

Asignar leads a usuarios y equipos

Cada lead se puede asignar a uno o varios usuarios y a uno o varios equipos. La asignación hace dos cosas:

• Visibilidad en la Mobile App. Los field workers solo ven en el móvil los leads en cuya lista de usuarios asignados están, directamente o a través de un equipo asignado.
• Filtrado en el Portal. Los gestores de cuentas filtran la Lista y el kanban por persona asignada. Para los roles del Portal de editor en adelante, la asignación es una dimensión de filtrado, no una barrera de acceso: ven todos los leads que su permiso les da.

La asignación funciona en los dos sentidos, así que un lead puede tener varios responsables y varios equipos. La asignación por equipos escala mejor que la individual: incorporar a un field worker nuevo es simplemente añadirlo al equipo, sin necesidad de reasignar todos los leads activos.

A uno de los usuarios asignados se le puede designar además Gerente de Cuentas Clave (KAM): el responsable principal del lead. El KAM es determinante aguas abajo: es el remitente de los correos al cliente y de los de firma, aparece en los PDF de oferta y de instalación, y se sincroniza con tus integraciones conectadas como contacto responsable (en alemán: Bearbeiter). Hay exactamente un KAM por lead en cada momento. Asignar un KAM nuevo sustituye al anterior y le avisa; el KAM antiguo se queda como cogestor en la lista de usuarios asignados, solo que ya no es el gestor de cuentas clave. Si necesitas un único responsable claro, designa al KAM en lugar de fiarte de una convención de etiquetas.

Cuando llega un lead nuevo, Reonic avisa al gestor de cuentas asignado en la campana de notificaciones de la aplicación y, según las preferencias de cada usuario, por correo electrónico. Si no recibes las notificaciones que esperabas, comprueba tres cosas: que eres el gestor de cuentas asignado en el lead, que tus preferencias de usuario permiten este evento en Ajustes > Organización > Notificaciones > Personal, y que el ajuste de notificaciones de lead de tu Workspace está activado (lo controla un Admin).

Mover leads entre etapas del kanban

Tu estado de kanban es la columna en la que está la tarjeta del lead: Nuevo, Cualificado, En planificación, Oferta enviada, Negociación, Perdido, etcétera. El conjunto exacto de columnas se configura por Workspace; las define tu Admin, así que distintos Workspaces ven distintas columnas.

Cada columna tiene un tipo (Lead, Oferta, Ganado, Perdido) que dispara automatizaciones. Soltar una tarjeta en una columna de tipo Oferta genera el número de oferta automáticamente. Dentro de una columna, las tarjetas están ordenadas, así que arrastra una hacia arriba o hacia abajo para fijar su posición.

Para cambiar el estado de kanban de un lead:

1. Arrastra la tarjeta entre columnas en la vista Kanban, o
2. Abre el detalle del lead y elige un estado nuevo en el desplegable de estado de la cabecera, o
3. Usa la acción en bloque de la vista Lista para cambiar el estado de todo un grupo.

Mover una tarjeta entre columnas deja su resultado tal cual. Marcar Ganado o Perdido es una acción aparte y explícita.

Seguir notas, archivos e historial de actividad

• Observación interna. Un campo de texto libre en cada lead, visible solo para tu equipo. Úsalo para el contexto cualitativo: "El cliente quiere la fotovoltaica antes del invierno", "Quien decide es la pareja", "Un competidor le ha ofrecido un 8 % menos".
• Notas por oferta. Cada variante de oferta dentro del lead tiene su propio hueco para notas.
• Pestaña Archivos. Los documentos que has subido: fotos de la visita, propuestas firmadas, facturas aportadas por el cliente, planos del edificio. Los archivos adjuntados durante una visita desde la Mobile App también aterrizan aquí.
• Feed de Actividad. Un registro de las solicitudes de firma enviadas, notificadas, aceptadas y retiradas, más las transiciones del ciclo de vida, las sincronizaciones con integraciones, las grabaciones de reuniones y las actualizaciones de la puntuación con IA. Las entradas son de solo lectura. El feed registra el evento, pero no siempre el valor concreto. Aparece "Marcado como perdido", por ejemplo, mientras que el motivo de pérdida estructurado vive en el propio lead, así que abre el lead para leerlo.

Buscar y filtrar tus leads

La vista de Lista del Portal filtra por estado (columna del kanban), resultado (Abierto, Ganado, Perdido), rango de fechas (creación, última edición, fecha límite de firma), usuario o equipo asignado, fuente del lead, puntuación de lead, etiqueta y archivado. Los leads archivados están ocultos por defecto. Los filtros se combinan, así que puedes filtrar por estado, equipo asignado y rango de fechas a la vez. Haz clic en cualquier fila para abrir el lead.

La vista Kanban ofrece los mismos filtros y muestra el pipeline en columnas. Arrastra las tarjetas entre columnas para hacerlas avanzar.

La barra de búsqueda de la parte superior de la lista busca en los apellidos y el nombre del cliente, en el nombre del proyecto o del lead y en un fragmento de dirección. Las coincidencias son exactas, así que escribe con cuidado.

Si la vista de Lista no muestra todos los estados que esperas:

• Puede haber un filtro de estado activo. Bórralo para ver todos los estados.
• Puede que Cerrado esté desactivado. Los leads Ganados y Perdidos solo aparecen cuando Cerrado está activado.
• Puede que Mostrar archivados esté desactivado. Los leads archivados solo aparecen cuando está activado.
• Puede que tu Admin haya hecho invisible un estado. Míralo en Ajustes > Tableros Kanban > Board management (la gestión de los tableros).

Crear un lead manualmente

La mayoría de los leads llegan por brokers conectados y formularios de contacto, pero a menudo tecleas uno a mano por una recomendación, alguien que entra por la puerta, tus propias acciones comerciales o una captura en obra.

1. Abre la lista de leads residenciales en el Portal.
2. Haz clic en Nueva solicitud (arriba a la derecha; en alemán: Neue Anfrage). Si el botón está desactivado, tienes rol de Viewer y necesitas permisos de editor.
3. En la ventana Crear nueva solicitud, busca primero un contacto existente o rellena uno nuevo. Los campos obligatorios son nombre, apellidos, correo electrónico y la dirección (calle, número, código postal, ciudad). El teléfono es opcional.
4. Establece la Dirección del proyecto. La dirección de instalación se recoge aparte de la dirección de contacto del cliente, porque el sitio de instalación puede ser distinto de la dirección de facturación (una segunda propiedad, o un casero que contrata para un inquilino). La casilla Igual que la dirección del cliente (en alemán: Gleiche Adresse wie die des Kunden) está marcada por defecto. Déjala marcada cuando las direcciones coincidan y el proyecto usará la dirección del cliente. Desmárcala para introducir una Dirección del proyecto distinta; la dirección que escribas fija el pin del mapa.
5. Confirma el pin de la Ubicación de instalación en el mapa. Se coloca a partir de la dirección que esté en vigor, así que ajústalo a mano si el pin está desviado.
6. Haz clic en Guardar. Reonic crea el lead y abre su pantalla Basics (datos básicos), donde rellenas los detalles opcionales (tamaño de fotovoltaica solicitado, tamaño de almacenamiento, mensaje del cliente). Esos campos no están en el formulario de creación.

Los field workers también pueden crear un lead en la Mobile App desde la pantalla Proyectos con el botón +. Confirma siempre el pin del mapa antes de guardar.

Editar un lead

Abre un lead y edita sus campos directamente en la vista de detalle. Los grupos editables son:

• Cliente. Nombre, correo electrónico, teléfono, dirección. Volver a guardar una dirección actualiza la ubicación en el mapa.
• Datos del edificio. Modo de entrada (por consumo, por propiedad, por estancias, manual), aislamiento, material, año de construcción. Las opciones específicas de cada país varían. La planificación de calefacción por estancias usa alturas estándar de radiador de panel para dimensionar los radiadores.
• Equipamiento existente. Fotovoltaica, almacenamiento, wallbox y vehículo eléctrico existentes con sus características. Para un sistema fotovoltaico existente, el ángulo y la orientación del tejado son opcionales. Déjalos en blanco si no los conoces y Reonic pone valores por defecto razonables (30 grados de ángulo, 180 grados de orientación) que puedes ajustar.
• Paquetes objetivo y formas de pago. Paquetes de fotovoltaica, almacenamiento, wallbox y calefacción, cada uno con Compra, Arrendamiento o Financiación.
• Supuestos energéticos. Consumo total, precio de la energía, subida de precio, perfil de carga, modo de vertido y franjas horarias de red. En Italia, las bandas tarifarias de red por tramos F1/F2/F3.
• Cronología. Año de inicio y de fin, versión de la simulación, fecha límite de firma.
• Interno. Observación interna, etiquetas, fuente del lead, responsable de la atribución.

Importar leads en bloque y desde brokers conectados

La importación masiva desde Excel es la vía para migrar un pipeline existente. Se abre desde Importar leads, junto al botón Nueva solicitud. Después de la migración, trabaja lead a lead para los cambios de estado.

Con los brokers conectados, una vez que tu Admin ha montado la conexión, las importaciones de leads empiezan automáticamente: el broker envía los leads nuevos a Reonic según van llegando, así que no tienes que lanzar tú la primera importación. Para confirmar que la conexión está viva:

1. Abre la vista de Lista y filtra la Fuente principal por tu broker concreto.
2. Dale unos minutos desde que se completó la conexión. Los leads del broker aparecen en la lista filtrada según llegan.
3. Si no aparece nada en una o dos horas y esperas leads en cola, pide a tu Admin que revise el registro de actividad de la integración.

Para recuperar de una vez los leads que llegaron antes de que la conexión estuviera activa, ponte en contacto con el chat de soporte. Las importaciones de broker también se sincronizan con tus CRM conectados, así que el nuevo Deal aparece ahí automáticamente.

Detectar y gestionar duplicados

La detección automática de duplicados de Reonic se basa en el ID de registro del propio broker. Si el lead del mismo cliente entra dos veces desde el mismo broker, la segunda llegada reconoce el registro de cliente existente y le enlaza el lead nuevo. Un cliente que rellena tu formulario de contacto público dos veces crea dos registros de cliente distintos, porque la coincidencia se basa en el ID del broker, no en el correo electrónico, el teléfono o el nombre.

Que un mismo cliente tenga varios leads es intencionado: el segundo proyecto de un cliente que vuelve es un lead nuevo, no un clon, así que quédate con los dos. Para los duplicados accidentales, tríalos a mano:

1. Filtra la lista por correo electrónico o apellidos para que salgan las dos filas.
2. Abre cada una y confirma que son la misma persona.
3. Quédate como principal con el registro más completo (más leads, comentarios y actividad).
4. Para archivar el duplicado, abre su panel de detalle desde la lista de leads, haz clic en el menú ⋮ Más de la cabecera, elige Archivar y confirma. Archivar oculta el lead.

Cuando creas un lead a mano, escribe primero el correo electrónico o los apellidos del cliente en el campo de búsqueda de la parte superior de la ventana Nueva solicitud. Si hay una coincidencia, enlaza el lead nuevo a ese contacto y Reonic lo reutiliza.

Ver la vista de la Mobile App

Los field workers que usan la Mobile App de Reonic en el móvil ven un subconjunto acotado del modelo de lead:

• Aparecen los leads asignados. Un lead aparece cuando estás en su lista de usuarios asignados, directamente o a través de un equipo.
• La visibilidad de los precios es un ajuste del Workspace, desactivado por defecto. Tu Admin puede activarlo.
• La vista de detalle está pensada para la visita: datos del edificio, mediciones in situ, fotos, notas del cliente.
• Crear un lead funciona en la Mobile App.

Los precios, las ofertas, las firmas y las acciones de cierre del ciclo de vida (Marcar como ganado, Marcar como perdido, No se puede atender, Reabrir, Archivar) viven en el Portal, así que ve allí para eso.

Exportar leads

Para sacar los datos de leads del Portal para una migración, un análisis o un informe puntual, ponte en contacto con el chat de soporte. La importación masiva de leads es una función aparte que ejecutas tú; consulta Importar leads en bloque y desde brokers conectados, más arriba.

Conviene saber

• Un mismo lead puede llevar varias variantes de oferta. Tres opciones para el cliente son tres variantes en un lead, no tres leads.
• El resultado de un lead es independiente de la columna del kanban. Una tarjeta en una columna "Perdido" no está Perdida hasta que pulsas Marcar como perdido, así que marca primero y mueve después.
• No se puede atender se pone desde el Portal. Para quitar una marca puesta por error, ponte en contacto con el chat de soporte.
• Reabrir un lead Perdido borra el motivo de pérdida, y reabrir un lead Ganado reinicia la fecha de cierre original. Reabrir se hace desde el Portal, y los CRM conectados no se vuelven a disparar al reabrir, así que puede que el Deal externo necesite una sincronización manual.
• La fecha límite de firma es un campo de fecha para tu propio seguimiento. No dispara recordatorios, escalados ni cambios de estado.
• El feed de actividad registra los eventos, pero no todos los valores. Aparece "Marcado como perdido"; el motivo concreto vive en el lead, así que ábrelo para leerlo.
• La cifra de "calidad media del lead" del panel es una tasa de conversión (ofertas divididas entre leads en el periodo), no una media de las puntuaciones de lead con IA. Trátala como una métrica de volumen del embudo.
• Para el derecho al olvido del RGPD de un cliente, usa el borrado RGPD a nivel de contacto, que anonimiza el contacto en todos sus leads. Ponte en contacto con el chat de soporte. Archivar es la limpieza más fuerte que controlas tú directamente.

Última actualización el 12 de octubre de 2026