Configura lo que ven tus clientes en el Portal del cliente

Categorías: Ajustes

El Portal del cliente es la página a la que llega tu cliente después de que le envíes el enlace. Allí revisa su oferta, firma, sigue el avance de la instalación, intercambia documentos y consulta las próximas citas. Tu cliente abre el portal directamente desde el enlace que le envías.

Esta página explica qué puedes configurar, qué se aplica por proyecto y qué a todo tu Workspace, y en qué se diferencia el portal entre proyectos residenciales y comerciales.

Antes de empezar

• Necesitas el rol Editor o superior en el proyecto. Los Viewer no ven el conmutador de activación.
• El portal empieza apagado en todos los proyectos. Lo enciendes de forma explícita en cada proyecto que quieras compartir.
• La estrategia de marca se aplica a todo tu Workspace, no por proyecto. Tu logotipo, tus colores y tus plantillas de correo se configuran una vez en Ajustes y valen para todos los clientes que llegan a una página del portal.
• Configura tu correo en Reonic para enviar el enlace desde dentro del Portal. Con el correo configurado, el botón Enlace de correo electrónico al cliente está activo. Sin él, copia el enlace y envíalo por tu propio canal.

Activar el portal en un proyecto

Hasta que enciendas el portal, su página muestra un mensaje de "Esta página no se comparte".

1. Abre el proyecto en el Portal (residencial o comercial).
2. En la barra superior de la entidad, haz clic en Portal del cliente (el menú de opciones secundarias con el galón).
3. Al final del menú, activa el conmutador Activado.
4. Aparece la confirmación "El portal del cliente se ha activado correctamente". La página del portal ya está en marcha.

Para apagarlo más adelante, desactiva ese mismo conmutador. Verás una ventana de confirmación: "La desactivación del portal eliminará inmediatamente el acceso de este cliente para ver el estado del proyecto, las próximas citas y los archivos y documentos compartidos. Puede reactivar el portal en cualquier momento."

Activar el portal en un proyecto comercial

El mismo conmutador funciona en los proyectos comerciales. Abre el proyecto comercial, haz clic en Portal del cliente en la barra superior y activa Activado. Los clientes comerciales ven un portal más reducido que los residenciales (consulta Qué ve el cliente más abajo para las diferencias).

Enviar al cliente el enlace del portal

Una vez que el portal está activo, envía el enlace por correo al cliente con tu plantilla de marca.

1. Desde ese mismo menú Portal del cliente, haz clic en Enlace de correo electrónico al cliente.
2. Aparece una ventana de confirmación: "Al confirmar, se enviará al cliente un correo electrónico con el enlace al portal del cliente." Haz clic en confirmar.
3. Un aviso de "El enlace de acceso se ha enviado al cliente por correo electrónico" confirma el envío.

El correo va a la dirección del contacto de cliente del proyecto, usando tu plantilla de correo Enlace al portal del cliente. El asunto, el título y el cuerpo los defines una vez en Ajustes > Comunicación con clientes > Correos electrónicos automáticos, y todos los envíos a todos los clientes usan ese texto, con los datos del cliente y los tuyos rellenados automáticamente.

Revisar el contenido del correo antes de enviarlo

El menú Portal del cliente ofrece Ir al portal del cliente, Copiar enlace, Enlace de correo electrónico al cliente y el conmutador Activado. Para comprobar qué recibirá el cliente antes de enviarlo:

1. Revisa la plantilla Enlace al portal del cliente en Ajustes > Comunicación con clientes > Correos electrónicos automáticos: el asunto, el título y el cuerpo.
2. Asegúrate de que el contacto de cliente del proyecto tiene la dirección de correo correcta; ahí es donde envía Enlace de correo electrónico al cliente.
3. Para ver una copia completamente renderizada, envíate primero el enlace a tu propia dirección como prueba.

El envío usa la misma plantilla, así que el texto que definas en Correos electrónicos automáticos es exactamente lo que recibe el cliente.

Alternativa: copiar el enlace para enviarlo por tu propio canal

Para enviar el enlace por WhatsApp, SMS, tu propio correo o un chat con el cliente:

1. Desde el menú Portal del cliente, haz clic en Copiar enlace.
2. El enlace completo está en tu portapapeles. Una notificación de "Enlace copiado en el portapapeles" lo confirma.
3. Pégalo en el canal que prefieras.

Alternativa: previsualizar lo que verá el cliente

1. Desde ese mismo menú, haz clic en Ir al portal del cliente.
2. El portal se abre en una pestaña nueva del navegador en vista de cliente, exactamente lo que verán cuando abran su enlace.

Reenviar el enlace o recuperar uno perdido

Si el cliente dice que no le llegó el correo, que lo perdió o que lo borró:

1. Haz clic otra vez en Enlace de correo electrónico al cliente para reenviar el correo del portal a la misma dirección.
2. O haz clic en Copiar enlace y mándalo por el canal que prefieras.

Personalizar el portal con tu logotipo, tus colores y tus textos

El portal toma su identidad visual de la estrategia de marca de tu Workspace. Configúrala una vez y todos los clientes verán tu marca en su portal.

Tu logotipo y tus colores

• El Logotipo se configura en Ajustes > Configuración de la empresa > Estrategia de marca. Ese logotipo aparece en la cabecera de todas las páginas del portal y en la plantilla de correo del enlace.
• Los colores de marca se aplican a tus plantillas de correo de cara al cliente y, donde el portal muestra detalles de marca, al propio portal. Para cambiarlos, envía tus códigos hexadecimales a tu gestor de cuentas de Reonic. Consulta Configurar los correos automáticos para más detalle.
• Logotipo del socio colaborador: si trabajas con un socio de marca compartida, hay disponible un tratamiento de doble logotipo "En colaboración con". Habla con tu gestor de cuentas de Reonic.

Asunto y cuerpo del correo

El enlace en el que hace clic el cliente llega en un correo. Puedes editar por completo el asunto, el título y el cuerpo para tu Workspace:

1. Abre Ajustes > Comunicación con clientes > Correos electrónicos automáticos.
2. Elige el evento Enlace al portal del cliente.
3. Edita el asunto, el título y el cuerpo con tu texto. Junto al editor hay una leyenda de solo lectura que enumera los campos de personalización (nombre del cliente, nombre de la empresa, etc.) que puedes incluir; escríbelos en el texto donde quieras que aparezcan.
4. Guarda.

Todos los correos futuros con el enlace del portal usarán tu texto. Consulta Configurar los correos automáticos para la referencia completa del editor y los campos de personalización.

La página del portal en sí

La página a la que llega el cliente (los encabezados Resumen de tu proyecto, Documentos, Citas, Solicitudes de archivos) usa texto de interfaz traducido. Viene en 11 idiomas (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) y se adapta automáticamente al idioma del cliente. El idioma del cliente se define a nivel de proyecto o de contacto.

Para poner tu propio texto de bienvenida delante del cliente, usa el cuerpo del correo Enlace al portal del cliente. Es lo último que lee el cliente antes de abrir el portal, así que pon ahí el tono de tu marca y una nota de qué esperar.

Mostrar un contacto de empresa en lugar del comercial concreto

Por defecto, el portal muestra como contacto del cliente al Gerente de Cuentas Clave asignado al proyecto: su nombre, foto, teléfono y correo. Para mostrar en su lugar un contacto general de la empresa (tu buzón de soporte, el teléfono de tu oficina):

1. Crea un usuario general de "Atención al cliente" u "Oficina" en tu Workspace con los datos de contacto que quieras en el portal (un número de teléfono genérico, un buzón compartido como support@yourcompany.de, una foto con el logotipo de la empresa).
2. Asigna ese usuario como Gerente de Cuentas Clave en los proyectos donde quieras que aparezca el contacto genérico. Abre el proyecto, edita el KAM asignado y guarda.
3. La pestaña Resumen del portal muestra ahora el contacto genérico en lugar del comercial concreto.

Controlar qué secciones ve el cliente

El Portal del cliente tiene varias pestañas navegables, encima de la vista de aterrizaje Resumen. La mayoría aparecen cuando existen los datos que hay detrás, no mediante un conmutador para todo el Workspace. (Las Preguntas frecuentes se muestran dentro de la vista Seguimiento de la instalación; consulta la nota debajo de la tabla.)

• Resumen — Siempre (vista de aterrizaje) — Banner de bienvenida, dirección del proyecto, foto y datos de contacto del gestor de cuentas asignado, tu logotipo de instalador (y el del socio colaborador si está configurado), descripción del estado de la instalación
• Oferta — Residencial: si existe una solicitud de firma. Comercial: si hay variantes comerciales configuradas — El PDF de la oferta; la interfaz de firma digital en residencial (los clientes comerciales ven solo contacto, KAM y archivos); las vistas de documentos legales (condiciones, formulario de desistimiento, política de anulación)
• Seguimiento de la instalación — Si has añadido descripciones a los estados de tu proyecto — Cronología con estados (No iniciado / En preparación / En curso / Hecho), porcentaje de avance, descripciones y fechas por estado. Las Preguntas frecuentes configuradas aparecen aquí como pares de pregunta y respuesta bajo cada estado.
• Registro en la red — Solo Alemania, y solo si el registro en la red está activado — Seguimiento del avance de la Netzanmeldung. Si existen un registro de PV y otro de bomba de calor, un desplegable permite al cliente cambiar entre ambos
• KfW Förderung — Solo Alemania, y solo después de haber enviado al cliente una confirmación de subvención — Cronología de la subvención, un chat y un área de subida donde el cliente sube directamente la KfW Förderbestätigung. Reonic te avisa por correo cuando la sube.
• Mis archivos — Si existen archivos marcados como visibles para el cliente — Documentos que has subido con la marca Visible para el cliente activada; descarga, más vistas en miniatura de los archivos de imagen con ampliación al hacer clic. Los iconos de tipo de archivo cubren imagen, PDF, CSV y Excel
• Solicitudes de archivos — Si has creado al menos una solicitud de archivos — Áreas de subida para los documentos que le has pedido al cliente (un mandato, un certificado, una foto del contador); los sube directamente al portal
• Mis citas — Si has creado eventos de calendario vinculados al proyecto con Mostrar al cliente activado — Visitas a obra, inspecciones, días de montaje; título, descripción, fecha y lugar

Ocultar las secciones que el cliente no debe ver

Las secciones aparecen cuando existen los datos que hay detrás, así que para que una pestaña no se muestre, controla sus datos:

• Ocultar la pestaña Oferta: no envíes una solicitud de firma en el proyecto. Sin ella, los clientes residenciales no ven la pestaña Oferta.
• Ocultar Mis archivos: pon todos los archivos que subas en Visible para el cliente: desactivado. Todo lo que quede visible se muestra en la pestaña.
• Ocultar Solicitudes de archivos: no crees ninguna solicitud de archivos en el proyecto, o completa o cancela las que hayas hecho.
• Ocultar Mis citas: deja Mostrar al cliente desactivado en todos los eventos de calendario del proyecto. Los eventos de calendario son internos por defecto; el cliente solo ve los eventos que actives expresamente.
• Ocultar Seguimiento de la instalación: deja vacías las descripciones por estado. Sin texto descriptivo, la cronología no aparece.

Visibilidad de precios en proyectos comerciales

En los proyectos comerciales, el portal muestra tu contacto, el gestor de cuentas asignado, los archivos y las citas, sin datos de variantes, precios por línea, desglose completo de costes, detalle de subvención ni llamada a la firma. Para comparar variantes en paralelo con un cliente comercial, mándale el PDF de la oferta directamente; la comparación de variantes dentro del portal es una vista del lado del instalador.

En los proyectos residenciales, la visibilidad de precios en el PDF de la oferta sigue la configuración de tu PDF de oferta en Ajustes > Planificación y oferta > Páginas y diseño. El portal muestra el PDF que le hayas enviado al cliente para firmar, con las secciones que hayas activado para tu Workspace.

Qué puede hacer el cliente en el portal

El portal está pensado sobre todo para leer. El cliente puede:

• Firmar tu oferta (solo residencial: dibujar una firma en pantalla, subir una imagen de la firma o aceptar que subas tú su PDF firmado en papel). Una vez firmada, esa variante queda bloqueada. Para recoger un cambio después de la firma, bifurca la oferta en una variante nueva y envía una solicitud de firma nueva.
• Desistir de un contrato firmado (solo residencial, y solo si lo has activado). Si has activado Desistimiento del contrato por el cliente en Ajustes > Configuración de la empresa > Características, la vista de la oferta firmada le muestra al cliente un enlace Retirar el contrato por variante mientras esté dentro del plazo de desistimiento que hayas fijado (14 días por defecto). Consulta Contratos firmados y el plazo de desistimiento más abajo.
• Subir los documentos que le has pedido mediante solicitudes de archivos. Puede sustituir una subida reciente durante un momento; después, la subida es definitiva salvo que crees una solicitud de archivos nueva.
• Subir la KfW Förderbestätigung (solo proyectos residenciales alemanes de bomba de calor con subvención) directamente a la pestaña KfW Förderung una vez que le hayas enviado una confirmación de subvención. Reonic te avisa por correo cuando la sube.
• Descargar todo lo que hayas compartido: la oferta firmada, los documentos de la pestaña de archivos y los PDF firmados de firmas anteriores.

El portal muestra el único proyecto que compartes con el cliente. Para cualquier cosa que el cliente quiera comentar (una contraoferta, cambiar una cita), te localiza directamente por correo o por teléfono.

El enlace va a una sola dirección de correo: la del contacto de cliente del proyecto. Para compartir el portal con un cónyuge, una pareja o un contacto financiero, reenvía el correo desde tu propia bandeja o cambia la dirección de correo del proyecto antes de enviar el enlace.

Contratos firmados y el plazo de desistimiento

Firmar bloquea la edición de una variante. Que el cliente pueda desistir después depende de un único ajuste del Workspace.

Por defecto, un contrato firmado sigue firmado y el cliente no tiene ninguna acción de desistimiento por su cuenta. Si activas Desistimiento del contrato por el cliente en Ajustes > Configuración de la empresa > Características (solo residencial), Reonic da a los clientes residenciales un plazo legal de desistimiento:

1. Abre Ajustes > Configuración de la empresa > Características y activa Desistimiento del contrato por el cliente.
2. Fija el plazo de desistimiento en días. Por defecto son 14. Para clientes alemanes, bajar de 14 días queda por debajo del mínimo legal y Reonic te avisa.
3. A partir de ahí, cada oferta residencial firmada muestra al cliente un enlace Retirar el contrato por variante en su vista de oferta firmada, mientras esté dentro del plazo.

Cuando un cliente desiste:

• Un diálogo de confirmación le advierte de que la acción no se puede deshacer y de que aún está dentro de su plazo.
• Reonic marca el PDF firmado como retirado, registra el desistimiento en el feed de actividad del proyecto y envía dos correos: una confirmación al cliente y un aviso al gestor de cuentas asignado.
• La vista de oferta firmada del cliente muestra "Has retirado este contrato" con la marca de tiempo.
• Tu tarjeta de kanban y la vista de finalización muestran una insignia de "Retirado por el cliente" en cuanto todas las variantes firmadas del proyecto están retiradas.

Cómo abre un cliente su portal

El cliente abre el portal directamente desde el enlace que le envías. El cliente:

1. Abre el enlace de tu correo (o cualquier enlace que le hayas reenviado).
2. El portal carga con tu marca, los datos de su proyecto y las pestañas correctas según lo que hayas configurado.
3. Usa lo que hay (firmar, subir, descargar, recorrer la cronología) y cierra la pestaña.
4. La próxima vez que necesite el portal, vuelve a abrir tu correo y abre el enlace otra vez.

El portal sigue disponible mientras esté activado en el proyecto. Para cortar el acceso, desactiva el portal (consulta Desactivar el portal más abajo).

Mostrar automáticamente ciertos documentos (como un mandato) en el portal

Los documentos aparecen en el portal de un proyecto porque los has puesto en ese proyecto. Funcionan dos formas:

• Subida por proyecto: sube el documento (un mandato, un certificado, una hoja informativa general) a la pestaña Archivos del proyecto y márcalo como Visible para el cliente. Aparece en la pestaña Mis archivos del cliente.
• Plantilla de solicitud de archivos: si le pides al cliente el mismo tipo de documento con regularidad (un mandato firmado, una foto del contador, una escritura de propiedad), crea una plantilla de solicitud de archivos en Ajustes > Comunicación con clientes > Plantillas de solicitud de archivos. Cuando lances una solicitud de archivos en un proyecto, el cliente verá un área de subida en la pestaña Solicitudes de archivos de su portal, con el texto y los tipos de archivo permitidos que hayas dejado preparados.

Para preadjuntar documentos habituales a cada proyecto nuevo, añade el archivo o la solicitud como parte de tu flujo de creación en kanban, al montar el proyecto.

Mostrar confirmaciones de pedido y facturas en el portal

Las confirmaciones de pedido y las facturas se crean en el flujo de oferta y facturación de tu lado:

• Las confirmaciones de pedido se generan después de firmar la oferta y se envían desde la pestaña Confirmación de pedido de la oferta.
• Las Facturas se generan y se envían por el flujo de facturación (factura completa, factura parcial, etc.). Reonic envía el PDF al cliente por correo directamente.

Para que estos documentos se vean en el portal, súbelos a la pestaña Archivos del proyecto y márcalos como Visible para el cliente. Aparecen en la pestaña Mis archivos del cliente junto a la oferta firmada.

El cliente no encuentra su oferta en el portal

Si tu cliente dice que la oferta no aparece en su portal:

1. Comprueba que el portal está activado: abre el proyecto, abre el menú Portal del cliente y confirma que el conmutador Activado está encendido. Si está apagado, está viendo el mensaje de "Esta página no se comparte".
2. Comprueba que existe una solicitud de firma: la pestaña Oferta aparece una vez que has enviado una solicitud de firma desde la oferta. Envía para firma y pídele al cliente que recargue.
3. Comprueba que está usando el último enlace: cada proyecto tiene su propio enlace. Si ha abierto un correo antiguo, verá el proyecto antiguo. Reenvía Enlace de correo electrónico al cliente para que tenga el enlace actual.
4. Comprueba que está en el proyecto correcto: un cliente con varios proyectos (una instalación de PV más una reforma con bomba de calor) tiene varios enlaces de portal. Confirma que abre el enlace del proyecto correcto.

Enviar un informe comercial cuando el portal no está activado

Para clientes comerciales en los que prefieras saltarte el portal (el cliente prefiere recibir solo un PDF, o tu proceso de venta comercial no pasa por el portal):

1. Genera el PDF de la oferta comercial desde la página de oferta del proyecto, con todas tus secciones configuradas.
2. Envía el PDF al cliente directamente desde tu propia bandeja, o por el flujo de envío de PDF de la oferta.
3. Sáltate la activación del portal; el cliente no ve ningún enlace de portal.

Puedes seguir registrando firmas en el proyecto (subida de firma analógica), generar facturas y llevar el resto del flujo. El portal es una superficie de entrega, no un requisito.

Mostrar las citas de asesoramiento en el portal

Los eventos de calendario aparecen en la pestaña Mis citas del cliente cuando se cumplen dos condiciones:

1. El evento está vinculado al proyecto (un proyecto con acceso al portal).
2. El evento tiene Mostrar al cliente activado, además de un título y una descripción visibles para el cliente.

Para que una cita de asesoramiento sea visible para el cliente:

1. Abre el proyecto y ve a la pestaña de calendario o de citas.
2. Crea o abre el evento de la cita de asesoramiento.
3. Rellena los campos Título para el cliente y Descripción para el cliente (distintos del título y la descripción internos que usa tu equipo).
4. Activa Mostrar al cliente.
5. Guarda.

La pestaña Mis citas del cliente muestra ahora la cita de asesoramiento en Próximos eventos, con tu título y tu descripción de cara al cliente.

Desactivar el portal

Cuando el proyecto está entregado del todo, el cliente ya no necesita acceso o quieres cortar su vista por cualquier otro motivo:

1. Abre el proyecto.
2. Abre el menú Portal del cliente y desactiva Activado.
3. Confirma la ventana de desactivación.

El enlace del cliente deja de funcionar de inmediato; verá el mensaje de "Esta página no se comparte". Puedes reactivarlo cuando quieras con el mismo conmutador.

Conviene saber

• El portal es por proyecto, no por cliente. Un cliente con varios proyectos (instalación de PV, bomba de calor y un contrato de mantenimiento aparte) ve un enlace de portal distinto para cada proyecto.
• Los clientes comerciales ven un portal más reducido que los residenciales. En los proyectos comerciales las ofertas se firman en persona, así que la vista del cliente comercial muestra contacto, gestor de cuentas, archivos y citas (sin firma en el portal, ni registro en la red, ni comparación de variantes).
• El portal sigue disponible hasta que lo desactivas. Desactívalo como parte del cierre del proyecto.
• El portal lo aloja Reonic. Tu logotipo y tus colores son la capa de marca blanca; alojarlo en tu propio dominio no forma parte de esto.
• La recogida de archivos va por solicitudes de archivos. La pestaña Archivos del cliente es de solo lectura; crea una solicitud de archivos para que suba algo.
• El portal es web y funciona en el móvil. Los clientes lo abren en el navegador de su teléfono; no hay una aplicación aparte que el propietario tenga que descargar.
• Las ofertas firmadas son definitivas. Una vez que el cliente firma una variante, esa variante queda bloqueada. Para recoger un cambio después de la firma, bifurca la oferta en una variante nueva y envía una solicitud de firma nueva. La única excepción es el plazo de desistimiento: con Desistimiento del contrato por el cliente activado, un cliente residencial puede retirar su propio contrato firmado dentro del plazo que fijes (consulta Contratos firmados y el plazo de desistimiento).

Última actualización el 12 de octubre de 2026