Kontakte im Reonic CRM verwalten

Kategorien: CRM

Ein Kontakt in Reonic ist eine Person (der Eigentümer, der Gebäudeeigentümer, der Ansprechpartner im Unternehmen, dem du verkaufst) und bündelt Identität, Kommunikation, Adresse und Projekthistorie in einem Datensatz. Jede Anfrage, jedes Angebot und jede Installation verweist auf genau einen Kontakt — der Kontaktdatensatz ist damit das Rückgrat deines CRM. Auf der Seite Kontakte verwaltest du dieses Adressbuch unabhängig von einzelnen Projekten, und jeder Kontakt hat eine eigene Detailansicht mit Seitenleiste und einem Menü Create …, das ihm mit einem Klick ein neues Projekt anlegt.

Bevor du startest

• Erst suchen, dann anlegen. Wenn du einen Kontakt speicherst, erkennt Reonic ihn nur dann als bestehenden Datensatz, wenn er dieselbe externe ID aus einem angebundenen CRM trägt (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Zwei Einträge mit derselben E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder demselben Namen bleiben getrennte Kontakte. Wenn du dieselbe Person also zweimal anlegst, oder derselbe Eigentümer dein öffentliches Energiehaus-Formular zweimal ausfüllt, hast du am Ende zwei Datensätze für denselben Menschen. Prüfe über die Kontaktliste oder die globale Suche, ob der Kunde nicht schon erfasst ist, bevor du auf Kontakt anlegen klickst. Die eine Ausnahme ist der KI-Assistent in der App und über WhatsApp: Er prüft auf eine bestehende E-Mail-Adresse und aktualisiert, statt ein Duplikat anzulegen.
• Entscheide, ob du einen privaten oder einen gewerblichen Kontakt brauchst. Kontakte vom Typ Privat (B2C) nutzen die Standard-Namensfelder. Geschäftliche Kontakte (B2B) tragen zusätzlich einen Firmennamen. Die Einstellung Geschäftlich wird bei der Erfassung oder über den KI-Assistenten gesetzt, nicht im Formular zum Anlegen eines Kontakts. Auf der Projektseite taucht dieselbe Unterscheidung als Privatkunden gegenüber Gewerbe auf, und sie ändert Preisfindung, Umgang mit der MwSt. und welche Formulare am Angebot erscheinen.
• Wisse, wo Einwilligung und Leadquelle erfasst werden. Die Marketing-Einwilligung (der genaue Text, dem der Kunde zugestimmt hat, plus der Link zum Datenschutz) und die Kampagnenfelder zur Leadquelle werden bei der Erfassung (im öffentlichen Energiehaus-Anmeldeformular) oder über den KI-Assistenten gesetzt, nicht im Formular zum Anlegen eines Kontakts. Beides zählt später für die DSGVO, und auf der Detailseite des Kontakts prüfst du es.

Wo du Kontakte findest

Das Adressbuch liegt auf der Seite Kontakte im Reonic Portal, in der linken Navigation unter Kontakte. Diese Seite listet jeden Kontakt in deinem Workspace, eingegrenzt durch deine Rolle. Partner-Installateure sehen Kontakte an Projekten, denen sie zugewiesen sind, oder Kontakte, die sie selbst angelegt haben. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht, und über das Schnellaktionsmenü in der Zeile legst du diesem Kontakt ein neues Privatkunden- oder Gewerbeprojekt an, ohne die Liste zu verlassen.

In der Mobile App gibt es keine eigene Kontakte-Seite. Field Worker bleiben projektbezogen: Der Kunde erscheint über das Projekt, an dem sie arbeiten. Du legst einen Kontakt über das eingebettete Kontakt-Widget im Anlegebildschirm der Anfrage an oder aktualisierst ihn dort: nach einem bestehenden Kontakt suchen, oder die Felder direkt ausfüllen — der Kontakt entsteht dann zusammen mit der Anfrage.

Einen neuen Kontakt anlegen

1. Öffne im Portal die Seite Kontakte.
2. Klicke oben rechts auf Kontakt anlegen.
3. Wenn in deinem Workspace HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp oder Photovate angebunden ist, wähle die Quelle in der CRM-Auswahl oben im Fenster, suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und wähle einen Treffer aus, um die Felder automatisch zu füllen. Siehe Einen Kontakt aus einem angebundenen CRM importieren weiter unten.
4. Fülle die Identitätsfelder: Vorname und Nachname.
5. Fülle die Kommunikationsfelder: primäre E-Mail-Adresse, Telefon und Telefonische Erreichbarkeit (wähle das Zeitfenster, in dem der Kunde angerufen werden möchte, damit Rückrufe zur richtigen Zeit ankommen).
6. Fülle die Adresse: Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl. Im Straßenfeld ist eine Adressvervollständigung eingebaut. Tippe los und wähle aus den Vorschlägen, damit die Adresse sauber zerlegt wird.
7. Klicke auf Speichern.

Der Kontakt ist jetzt in deinem Adressbuch aktiv und steht für jede künftige Anfrage, jedes Angebot und jede Installation zur Verfügung. Reonic hält fest, wer den Datensatz zuletzt bearbeitet hat — du hast also einen Prüfpfad.

Einen Kontakt direkt beim Anlegen einer Anfrage oder eines Angebots erstellen

Du musst nicht auf der Seite Kontakte starten. Zwei schnellere Wege legen den Kontakt genau dort an, wo du ihn brauchst:

• Aus dem Anlegebildschirm der Anfrage. Über das eingebettete Kontakt-Widget suchst du nach einem bestehenden Kontakt und füllst, wenn es keinen Treffer gibt, die Kundenfelder direkt aus. Der Kontakt entsteht zusammen mit der Anfrage. So legst du einen Kontakt in der Mobile App an.
• Aus einem Auswahlfeld mit Kontaktsuche. Überall dort, wo das Portal das Suchfeld für Kontakte zeigt (zum Beispiel beim Anhängen eines Kunden an eine neue Anfrage oder ein neues Angebot), kannst du einen brandneuen Kontakt anlegen, ohne das Auswahlfeld zu verlassen. Tippe den Namen der Person ein. Wenn nichts passt, klicke neben dem Suchfeld auf Neuen Kontakt erstellen, klicke die passende Schaltfläche im Fuß der Auswahlliste (sie erscheint auch, wenn die Suche nichts gefunden hat), oder drücke bei leerem Ergebnis Enter. Das Kontaktformular öffnet sich mit vorausgefülltem Vor- und Nachnamen aus dem, was du getippt hast. Jedes andere Feld im Anlegeformular (E-Mail-Adresse, Telefon, Adresse) startet leer — fülle sie also aus und speichere wie im eigenständigen Formular.

Der Weg über das Auswahlfeld ist eine schnelle Route zu einem frischen manuellen Kontakt. Er nutzt die CRM-Auswahl nicht, ist also kein Import, und dieselbe Vorsicht „erst suchen, dann anlegen" gilt.

Daten zu Ehepartner, Miteigentümer oder Partner erfassen

Ein Kontakt ist eine Person, und eine zweite Person (Ehepartner, Miteigentümer oder Partner im Haushalt) ist kein strukturiertes zweites Feld auf demselben Datensatz. Um eine zweite Person zu dokumentieren, nutze eines dieser Muster:

• Ein Kontakt, interne Notizen. Halte Name und E-Mail-Adresse der zweiten Person in einer internen Notiz oder einem Kommentar auf der Detailseite des Kontakts fest. Der primäre Kontakt bleibt der Entscheider im Haushalt, und die zweite Person ist für den Kontext dokumentiert.
• Zwei Kontakte, beide mit dem Projekt verknüpft. Bei B2C ist das unüblich, aber du kannst einen zweiten Kontakt für den Ehepartner oder Miteigentümer anlegen und ihn über die E-Mail- und Aufgabenfunktionen des Projekts erreichen. Der Signaturlink geht immer nur an eine E-Mail-Adresse.
• B2B mit mehreren Beteiligten. Siehe Mehrere Beteiligte an Gewerbeprojekten erfassen weiter unten. Die Gewerbeoberfläche ergänzt auf Projektebene Felder für technischen Ansprechpartner, Rechnungsempfänger und Entscheider über den primären Kontakt hinaus.

Einen Kontakt bearbeiten

1. Finde den Kontakt (siehe Einen Kontakt suchen und finden weiter unten) und öffne die Detailseite.
2. Klicke auf Bearbeiten, um das Kontaktformular zu öffnen. Manche Felder bearbeitest du direkt im Detailbereich.
3. Aktualisiere, was sich geändert hat: Vorname, Nachname, primäre E-Mail-Adresse, sekundäre E-Mail-Adresse, Telefon, Mobiltelefon, Telefonische Erreichbarkeit und Adresse.
4. Klicke auf Speichern.

Bearbeitungen überschreiben die bisherigen Werte. Reonic hält fest, dass eine Bearbeitung stattgefunden hat und wer sie gemacht hat — du siehst also, wann der Datensatz zuletzt angefasst wurde und von wem.

Wie sich Kontaktbearbeitungen über Projekte hinweg auswirken

Der Kontaktdatensatz wird geteilt. Alle Anfragen, Angebote und Installationen desselben Kontakts teilen sich einen zugrunde liegenden Datensatz — wenn du also einen Tippfehler in der E-Mail-Adresse auf der Detailseite des Kontakts korrigierst, übernimmt jedes verknüpfte Projekt die Korrektur. So bleiben Telefonnummern und Adressen über die gesamte Historie eines Kunden konsistent.

Die eine Ausnahme ist das unterschriebene Angebots-PDF. Ein unterschriebenes Angebot ist ein Vertragsdokument und trägt die Kontaktdaten, die im Moment der Unterschrift am Angebot standen. Den Kontakt später zu bearbeiten lässt dieses unterschriebene PDF unverändert. Um neue Kontaktdaten in einem verbindlichen Dokument abzubilden, verzweigst du in eine neue Variante und lässt erneut unterschreiben.

Prüfen, ob E-Mails einen Kontakt wirklich erreichen

Die E-Mail-Adresse eines Kontakts trägt eine Markierung, die zeigt, was mit dorthin gesendeter Post passiert ist — sowohl in Kontaktlisten als auch am Kontakt selbst. Wenn du sie öffnest, siehst du die einzelnen Versuche: den Betreff, wann gesendet wurde, das Ergebnis und — sofern der empfangende Server einen geliefert hat — dessen eigenen Ablehnungstext.

Das ist bewusst ein Protokoll dessen, was gemeldet wurde, und kein Urteil darüber, ob die Adresse funktioniert. Jede Zeile ist ein Ereignis, das tatsächlich eingetroffen ist, es muss also nichts gedeutet werden und nichts verfällt. Eine Spam-Beschwerde erscheint als Beschwerde und nicht als Zustellfehler, und eine Adresse, die wieder zustellt, klärt sich von selbst.

Einen Kontakt suchen und finden

Du hast vier Orte zum Suchen:

• Die Listenansicht Kontakte. Freitextsuche über Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Firmenname und Adresse, dazu Filter auf Erstellt am und Bearbeitet am. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Detailseite.
• Die globale Suchleiste oben im Portal. Tippe von überall in der App einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder ein Adressfragment ein. Die Ergebnisse sind nach Typ gruppiert, und Kontakte erscheinen in einem eigenen Abschnitt.
• Die Kontakt-Hover-Karte. Fahr im Portal mit der Maus über einen beliebigen Kontaktnamen (in einer Liste, einem Suchergebnis oder einem Projektkopf), um Basisdaten zu sehen. Nützlich, um dich zu vergewissern, dass du gleich die richtige Person anklickst.
• Die Chat-Seitenleiste in der App. Frag den KI-Assistenten in der App nach einem Kontakt (zum Beispiel „wer ist Hans Müller?" oder „öffne den Kontakt zu hans@example.com"). Der Assistent gibt dir einen anklickbaren Link, der eine Seitenleiste mit demselben Bearbeitungsformular öffnet, dazu eine gruppierte Sicht auf die Privatkunden- und Gewerbeprojekte des Kunden. Die normale Detailseite des Kontakts bleibt die Hauptoberfläche; die Chat-Seitenleiste ist ein dritter Einstieg, kein Ersatz.

Du findest die Angebote und Projekte eines Kunden auch von seiner Kontakt-Detailseite aus: Öffne den Kontakt und scrolle zum Abschnitt der verknüpften Projekte, der jede Anfrage, jedes Angebot und jede Installation dieses Kunden auflistet, archivierte eingeschlossen. Klicke ein Projekt an, um direkt dorthin zu springen.

Einen Kunden über die Telefonnummer finden

Tippe die Telefonnummer oder einen Teil davon in die Suchleiste der Kontakte oder in die globale Suche. Das Telefonfeld ist Teil der Suche, die Ziffern treffen also.

Kontakte nach Nachname sortieren

Sortiere die Liste Kontakte über die Spaltenüberschrift Name. Die Pfeile oben in jeder Spalte schalten die Sortierrichtung um: Name sortiert alphabetisch nach Nachname, dann Vorname, Erstellt am sortiert danach, wann der Kontakt angelegt wurde, und Bearbeitet am danach, wann er zuletzt bearbeitet wurde. Die Sortierung gilt für die aktuelle Sitzung.

Mehrere Adressen pro Kontakt

Ein Kontakt trägt eine Adresse: die Hauptadresse der Person. Wenn das Projekt eine andere Adresse braucht (der Installationsort ist nicht der Wohnort des Kunden, oder die Rechnung geht woandershin), gehört diese zweite Adresse an das Projekt.

Eine Projektadresse setzen, die von der Kontaktadresse abweicht

1. Öffne die Anfrage oder das Angebot zu diesem Projekt.
2. Geh zum Reiter Projekt oder zum Abschnitt der Projektadresse an der Anfrage.
3. Bearbeite die Projekt- bzw. Installationsadresse: Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Land.
4. Klicke auf Speichern.

Der Kontakt behält die Hauptadresse des Kunden, und das Projekt trägt die Installationsadresse. Die beiden sind unabhängig: Eine zu ändern ändert die andere nicht. Die Projektadresse ist die standortbezogene Adresse, die auf dem Angebots-PDF erscheint — um eine andere Adresse auf ein Angebot zu bekommen, bearbeitest du also die Projektadresse vor dem Versand.

Rechnungs- und Installationsadresse an Gewerbeprojekten trennen

Gewerbeprojekte tragen reichhaltigere Adressfelder als Privatkundenprojekte. An einem Gewerbeprojekt kannst du drei verschiedene Adressen erfassen:

• Die Adresse der Baustelle, wo Module, Wärmepumpe oder Speicher hinkommen.
• Die Rechnungsadresse, an die die Rechnung geht.
• Die Firmenadresse, die eingetragene Geschäftsadresse.

Die können alle unterschiedlich sein. Am Angebot und an der Installation erscheint die Projektadresse standardmäßig als Baustelle, und die Rechnungsadresse erscheint auf der Rechnung. Setze die Rechnungsadresse am Projekt, wenn sie von der Baustelle abweicht.

Für ein B2C-Projekt mit abweichendem Rechnungsempfänger (zum Beispiel zahlen die Eltern des Kunden) lässt du den Kontakt auf der Adresse des Eigentümers und hinterlegst die Abweichung bei der Rechnung in einer Notiz an der Anfrage oder am Projekt. B2C-Kontakte haben eine einzige Hauptadresse.

Mehrere Installationsorte für einen Kunden

Ein Kunde mit zwei Immobilien (zwei Solaranlagen, oder eine Wärmepumpe und eine PV-Anlage an unterschiedlichen Adressen) wird als zwei Projekte an einem Kontakt abgebildet, jedes mit seiner eigenen Installationsadresse. Der Kontakt bleibt ein Datensatz, und die Projekte fächern sich auf. Auf der Detailseite des Kontakts siehst du beide Projekte im Abschnitt der verknüpften Projekte.

Projekte ohne bekannte Adresse oder außerhalb Europas

Lege ein Projekt mit einer Platzhalter-Adresse an und aktualisiere sie später: Die Adressfelder sind beim Anlegen optional, fülle sie also, wenn der Kunde sie bestätigt. Für Projekte außerhalb Europas oder abgelegene Standorte ohne genaue Straßenadresse (ein Feld, eine Insel, ein GPS-Punkt) trägst du die Adresse frei ein. Die Adressvervollständigung hilft, ist aber nicht Pflicht.

Reonic nutzt die Adresse, um den Standort für die Berechnung der Sonneneinstrahlung, die Planung und die Kartenansicht zu bestimmen. Lässt sich eine Adresse nicht automatisch verorten, setze den Pin in der Kartenansicht von Hand, um die Koordinaten festzulegen. Siehe Den Projektstandort auf der Karte anpassen weiter unten.

Einen Kontakt mit Projekten, Angeboten und Anfragen verknüpfen

Jede Anfrage, jedes Angebot und jede Installation hängt an genau einem Kontakt. Die Verknüpfung entsteht beim Anlegen des Projekts: Wenn du auf Neue Anfrage oder Neues Angebot klickst, wählst du den Kontakt aus (oder legst ihn direkt dort an), und das Projekt ist für immer an diesen Kontakt gebunden.

Ein Projekt aus einem Kontakt heraus anlegen

Die Detailseite des Kontakts und die Zeile in der Liste Kontakte tragen beide ein Menü Create … mit sechs Wegen:

• Create Residential Request (Anfrage für Privatkunden anlegen) öffnet das Fenster für eine neue Privatkundenanfrage, vorausgefüllt mit dem Kontakt.
• Create Residential Offer (Angebot für Privatkunden anlegen) startet die Angebotserstellung für Privatkunden.
• Create Residential Installation (Installation für Privatkunden anlegen) startet die Installationserstellung für Privatkunden.
• Create Commercial Request (Anfrage für Gewerbe anlegen) startet die Anfrageerstellung für Gewerbe.
• Create Commercial Offer (Gewerbeangebot anlegen) startet die Erstellung eines Gewerbeangebots.
• Create Commercial Installation (Installation für Gewerbe anlegen) startet die Installationserstellung für Gewerbe.

Jeder Weg hängt an deinen Berechtigungen und daran, welche Geschäftsbereiche für deinen Workspace freigeschaltet sind (die Gewerbe-Wege erscheinen, wenn Gewerbe aktiv ist). Ist ein Weg ausgegraut oder fehlt er, bitte deinen Admin, die passende Berechtigung freizuschalten.

Einen Kunden direkt in der Angebotsphase starten

Um die Anfrage zu überspringen und direkt zu einem bepreisten Angebot zu gehen, nutze Create Residential Offer oder Create Commercial Offer aus dem Schnellaktionsmenü des Kontakts. Der Kontakt verknüpft sich direkt mit dem Angebot, ohne dass eine Anfrage entsteht. Das passt, wenn der Lead bereits qualifiziert ist und der nächste Schritt ist, ein Angebot zu senden.

Der übliche Ablauf startet in der Anfragephase (Lead-Erfassung): Du wandelst die Anfrage in ein Angebot um, sobald der Kunde qualifiziert ist. Der Kontakt bleibt durchgängig derselbe: Anfrage, Angebot und Installation verweisen alle auf denselben Kontaktdatensatz.

Mehrere Angebote oder Projekte an einem Kontakt

Ein Kontakt sammelt alles an, was du für ihn baust: zwei Angebote (ein PV-Angebot und ein Wärmepumpen-Angebot), drei Iterationen desselben Projekts (versionierte Varianten), eine Installation, die als eine Anfrage begann und sich in zwei teilte. Alle hängen am selben Kontaktdatensatz.

Die Detailseite des Kontakts zeigt den Abschnitt verknüpfte Projekte mit jeder Anfrage, jedem Angebot und jeder Installation, archivierte eingeschlossen. Die Hover-Karte des Kontakts markiert, wenn ein Kontakt zu mehr als einem Angebot gehört — das hilft dir, mögliche Verwechslungen zu erkennen, bevor du noch eines anlegst.

Wenn ein Kunde sowohl eine PV-Anlage als auch eine Wärmepumpe in deinen Kanban-Boards hat, siehst du sie als zwei Projekte am selben Kontakt. Jedes Projekt bewegt sich unabhängig durch sein eigenes Kanban, und die Kontaktansicht führt beide zusammen.

Zusammengehörige Projekte an einem Kunden gruppieren

Damit die zusammengehörigen Projekte eines Kunden lesbar bleiben, nutzen Teams:

• Namenskonvention. Ein einheitliches Präfix im Projekttitel („Müller PV", „Müller Wärmepumpe"), damit der Abschnitt der verknüpften Projekte sauber liest.
• Interne Kommentare. Eine Notiz an jedem Projekt, die auf die anderen zeigt („Gehört zu Projekt XYZ").
• Tags an der Anfrage. Wenn in deinem Workspace Tags an Anfragen eingerichtet sind, tagge beide mit derselben Kennung.

Einen als verloren markierten Kunden wieder öffnen

Wenn du eine Anfrage als verloren markiert hast und der Kunde zurückkommt (oder dir auffällt, dass die Absage falsch war), bleiben Kontakt und Anfrage beide bestehen. Die Anfrage liegt in der Spalte Verloren, und die Aktionen Verloren, Gewonnen und Wieder öffnen hängen an der Anfrage, nicht am Kontakt. Wie Anfragen als gewonnen oder verloren markiert werden und wie der Ablauf Eine geschlossene Anfrage wieder öffnen funktioniert, steht im Artikel zu den Lead-Merkmalen.

1. Finde die Anfrage in der Kanban-Spalte Verloren oder über die Anfragenliste mit dem Filter Verloren.
2. Öffne die Anfrage von ihrer Detailseite aus wieder.
3. Die Anfrage wandert zurück in die aktive Pipeline. Der Kontakt bleibt unverändert, und Planung, Optionen und Historie bleiben erhalten.

Um stattdessen eine frische Planung am selben Kunden zu starten, lege über die Schnellaktion Create Residential Request eine neue Anfrage aus dem Kontakt heraus an. Die neue Anfrage verknüpft sich mit dem bestehenden Kontakt, und die alte verlorene Anfrage bleibt als Historie stehen.

B2B- gegenüber B2C-Kontakten

Die Einstellung, die B2B von B2C an einem Kontakt unterscheidet, ist die Einstellung Geschäftlich. Ist sie an, trägt der Kontakt neben Vor- und Nachnamen der Person einen Firmennamen. Diese Einstellung wird bei der Erfassung (im öffentlichen Anmeldeformular) oder über den KI-Assistenten gesetzt und nicht auf der Detailseite des Kontakts umgeschaltet.

Auf der Projektseite taucht die Unterscheidung als Privatkunden gegenüber Gewerbe auf, und das sind Entscheidungen auf Projektebene. Ein Kontakt mit Unternehmen kann an einem Privatkundenprojekt hängen (der Haushaltsvorstand führt zufällig ein Unternehmen), und ein Kontakt ohne kann an einem Gewerbeprojekt hängen (ein Einzelunternehmer, der in gewerbliche PV investiert). Der Projekttyp steuert das Verhalten des Angebots; der Kontakt trägt die begleitenden Firmendaten.

Was die Wahl zwischen Privat und Gewerbe an einem Angebot ändert

Die Wahl passiert am Projekt, nicht am Kontakt, und sie ändert:

• Gewerbeangebote nutzen die Preislogik für Gewerbe: oft Nettopreise mit separat ausgewiesener MwSt., Behandlung der Gewerbesteuer und gewerbespezifische Komponentenoptionen.
• Privatangebote nutzen die Preislogik für Privatkunden: Bruttopreise für deutsche Privatkunden, MwSt. inklusive, und Verbraucherschutzklauseln.
• Verfügbare Varianten und Vorlagen unterscheiden sich zwischen Privatkunden und Gewerbe.
• Die steuerliche Behandlung auf der Rechnung folgt dem Projekttyp.

Die Einstellung Geschäftlich am Kontakt steuert das nicht. Du kannst einen Kontakt „Mustermann GmbH" an einem Privatkundenprojekt haben und einen Kontakt „Jane Mustermann" an einem Gewerbeprojekt. Der Projekttyp steuert das Angebot.

Die Anrede des Kunden in einem Angebot anpassen

Die Anrede am Kontakt (Herr, Frau, Mx, Dr. oder frei) steuert, wie der Kunde im Angebots-PDF, in der Signatur-E-Mail und in der Begrüßung im Kundenportal angesprochen wird. Die Anrede wird über die Projekt- bzw. öffentlichen Erfassungsformulare oder den KI-Chat-Assistenten gesetzt. Einmal gesetzt, fließt sie in alle folgenden Mitteilungen ein.

Mehrere Beteiligte an Gewerbeprojekten erfassen

Die Muster:

• Primärer Ansprechpartner. Die Person, der du verkaufst, der Kontaktdatensatz am Projekt.
• Technischer Ansprechpartner. Ein Feld auf Projektebene an Gewerbeprojekten, oft der Facility Manager oder die Leitung der Instandhaltung.
• Rechnungsempfänger. Wird an Gewerbeprojekten ergänzt, wenn Rechnungen an eine separate Person gehen. Steuert das Ziel der Rechnungs-E-Mail.
• Entscheider. Mal der primäre Ansprechpartner, mal eine Ebene darüber. Wird in Projektnotizen oder als interner Beteiligter an der Anfrage festgehalten.

Wenn ein zweitrangiger Beteiligter einen eigenen Kontaktdatensatz braucht (damit er in Kontakte und in der Suche auftaucht und du seine Einwilligung eigenständig prüfen kannst), lege einen zweiten Kontakt an und verweise über Projektnotizen darauf. Kontakte sind einzelne Datensätze und nicht untereinander verknüpft.

Firmenname und Ansprechpartner an der Projektadresse ergänzen

An Gewerbeprojekten enthält der Adressblock an Anfrage, Angebot und Installation neben Straße und Ort die Felder Firmenname und Ansprechpartner. Bearbeite sie im Adressabschnitt des Projekts. Der Firmenname des Kontakts füllt das Feld standardmäßig vor, und du kannst es je Projekt überschreiben, wenn das rechnungsstellende Unternehmen vom Unternehmen des Kontakts abweicht.

Adressen mehrerer Beteiligter im Kalender

Wenn du einen Termin mit einem Kunden planst, zieht der Kalendertermin standardmäßig die Projektadresse (Baustelle). Um die Hauptadresse des Unternehmens neben der Adresse der Baustelle mitzuführen, ergänze sie in den Notizen oder der Beschreibung des Kalendertermins.

Einen Kontakt aus einem angebundenen CRM importieren

Wenn in deinem Workspace HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp oder Photovate angebunden ist, enthält das Fenster Kontakt anlegen oben eine CRM-Auswahl. Wähle die Quelle, suche den bestehenden Kontakt in diesem CRM, wähle den Treffer, und Reonic füllt die Felder vor. Speichere, und der Kontakt ist mit dem Quell-CRM verknüpft.

1. Klicke auf Kontakt anlegen.
2. Wähle im Auswahlfeld CRM-Quelle oben im Fenster HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp oder Photovate.
3. Suche in der Auswahl nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Jedes CRM hat sein eigenes Suchfeld.
4. Wähle den passenden CRM-Kontakt aus den Ergebnissen der Auswahl.
5. Die Felder füllen sich auf der Reonic-Seite automatisch. Passe bei Bedarf jedes vorausgefüllte Feld an: eine Adresse korrigieren, eine Telefonische Erreichbarkeit ergänzen, die Marketing-Einwilligung setzen.
6. Klicke auf Speichern. Der Kontakt ist mit dem CRM-Datensatz verknüpft.

Die CRM-Auswahl erscheint, wenn die entsprechende Integration in deinem Workspace angebunden und aktiv ist. Siehst du sie nicht, bitte deinen Admin, den Status der Integration zu prüfen, oder lege den Kontakt manuell an.

Einen bestehenden Reonic-Kontakt mit einem CRM-Datensatz verknüpfen

Um einen Kontakt, der manuell in Reonic angelegt wurde, mit deinem CRM zu verbinden, nutze eines dieser Muster:

• Neu importieren. Suche den Kunden in der CRM-Auswahl und importiere ihn, damit der neue Kontakt die CRM-Verknüpfung trägt. Du hast dann zwei Reonic-Datensätze für dieselbe Person; entscheide, welchen du behältst, und gib den anderen in den Papierkorb (siehe Doppelte Kontakte aufräumen weiter unten).
• Erst im CRM. Lege künftig neue Kontakte zuerst in deinem CRM an und importiere sie dann über die Auswahl nach Reonic. Das CRM bleibt die führende Quelle für die Identität, und Reonic trägt die Projektarbeit.

Doppelte Kontakte aufräumen

Wenn du einen Kontakt speicherst, erkennt Reonic ihn nur dann als bestehenden Datensatz, wenn er dieselbe externe ID aus einem angebundenen CRM trägt (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, Weclapp, Photovate). Zwei manuelle Einträge mit derselben E-Mail-Adresse, dieselbe Person, die dein öffentliches Formular zweimal ausfüllt, oder derselbe Hans Müller in HubSpot und Pipedrive landen als getrennte Datensätze.

Wenn du zwei Datensätze für dieselbe Person entdeckst, führe sie zusammen. Reonic hat einen Ablauf zum Zusammenführen von Kontakten, offen für Benutzer mit der Rolle Admin, der die Daten des Duplikats in einen überlebenden Kontakt faltet und das Duplikat entfernt.

1. Öffne beide Kontakt-Detailseiten und entscheide, welchen Datensatz du behältst — typischerweise den mit der meisten Historie (mehr Projekte, Kommentare und Aktivitäten).
2. Führe das Duplikat in den Datensatz zusammen, den du behältst. Der überlebende Kontakt übernimmt die Daten des Duplikats, und das Duplikat wird entfernt.

Die Hover-Karte des Kontakts markiert, wenn ein Kontakt zu mehr als einem Angebot gehört — das hilft dir, ein wahrscheinliches Duplikat zu erkennen, bevor du noch eines anlegst. Halte den Papierkorb für Löschanfragen frei; das Zusammenführen ist das Alltagswerkzeug gegen Duplikate.

Einen doppelten Lead aus einem CSV-Import oder einer Broker-Integration archivieren

Wenn eine Lead-Broker-Integration (Wattfox, Aroundhome) einen Lead importiert, der über einen anderen Broker schon in deinem System liegt, behandelt Reonic die beiden nur dann als denselben Datensatz, wenn beide Broker dieselbe externe ID liefern — was selten vorkommt. Die meisten brokerübergreifenden Duplikate landen als getrennte Kontaktdatensätze.

1. Finde beide Leads in der Anfragenliste (filtere nach E-Mail-Adresse oder Nachname, um beide sichtbar zu machen).
2. Entscheide, welche Lead-Zeile die führende ist — typischerweise die mit der meisten Aktivität oder die, an der dein Team schon gearbeitet hat.
3. Archiviere die doppelte Lead-Zeile (siehe Einen Kontakt, Kunden oder Testdatensatz archivieren weiter unten), damit sie nicht mehr in der aktiven Pipeline auftaucht.

Der archivierte Lead taucht nicht mehr in der aktiven Pipeline auf, und der zugrunde liegende Kontaktdatensatz bleibt. Ist er ein echtes Duplikat eines anderen Kontakts, führe die beiden zusammen (siehe Doppelte Kontakte aufräumen weiter oben).

Einen Kontakt, Kunden oder Testdatensatz archivieren

Das Archivieren passiert an den Projekten des Kunden, nicht am Kontakt selbst: Der Kontaktdatensatz bleibt im Adressbuch und bleibt durchsuchbar. Die Muster:

• Die verknüpften Projekte archivieren. Archiviere Anfragen, Angebote und Installationen des Kunden, sodass der Kontaktdatensatz ohne aktive Projekte im Adressbuch stehen bleibt. Der Kontakt bleibt durchsuchbar, und die Projekte tauchen in den aktiven Ansichten nicht mehr auf.
• In den Papierkorb verschieben. Blendet den Kontakt aus den Standardlisten und Suchergebnissen aus. Wende dich an den Support-Chat. Siehe Papierkorb und DSGVO-Löschen weiter unten.
• DSGVO-Löschen. Unwiderrufliches Leeren der personenbezogenen Daten des Kontakts, genutzt, wenn ein Kunde förmlich Löschung verlangt. Wende dich an den Support-Chat.

Für Testkunden, die du beim Onboarding oder im Training angelegt hast, archivierst du deren Anfragen am Ende deiner Tests.

Papierkorb und DSGVO-Löschen

Der Papierkorb ist der Ort, an dem ein Kontakt aus deinem Adressbuch entfernt und, bei einer DSGVO-Anfrage, dauerhaft gelöscht wird. Um In den Papierkorb verschieben, Wiederherstellen oder DSGVO-Löschen anzufordern, wende dich an den Support-Chat.

• In den Papierkorb verschieben. Der Kontakt wird aus der Standardliste Kontakte und aus den Suchergebnissen ausgeblendet, während Datensatz und alle Beziehungen intakt bleiben. Über Wiederherstellen umkehrbar.
• Wiederherstellen. Der Kontakt kehrt ins aktive Adressbuch zurück.
• DSGVO-Löschen. Unwiderrufliches Leeren der personenbezogenen Daten des Kontakts. Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Adressen und Anrede des Kunden werden geleert, während der Datensatz bleibt, damit die Prüfpfade an Projekt, Angebot und Installation erhalten bleiben. Nur in den Papierkorb zu verschieben erfüllt ein DSGVO-Recht auf Löschung nicht: Zieh das DSGVO-Löschen hinterher.

Um eine davon anzufordern:

1. Wende dich an den Support-Chat.
2. Nenne den vollständigen Namen des Kontakts und die Angaben zu deinem Workspace.
3. Benenne die gewünschte Aktion: In den Papierkorb verschieben, Wiederherstellen oder DSGVO-Löschen.
4. Lege beim DSGVO-Löschen die Bestätigung bei, dass der Kunde förmlich Löschung verlangt hat, dazu alle Nachweise, die dein Compliance-Prozess verlangt.
5. Du bekommst eine Bestätigung, sobald die Aktion abgeschlossen ist.

E-Mails, Dateien, Aufgaben und Notizen an einem Kontakt

Die Detailseite jedes Kontakts zeigt eine Seitenleiste und oben eine Leiste mit Aktionsschaltflächen:

• E-Mails. Lies den E-Mail-Verlauf zwischen deinem Team und diesem Kunden, gespeist aus deinem angebundenen Postfach oder dem firmenweiten Posteingang. Die vollständige E-Mail-Oberfläche (Postfächer anbinden, PDFs senden, antworten, Unzustellbarkeiten behandeln) findest du unter E-Mails im CRM.
• Dateien. Dateien, die am Kontakt hängen statt an einem Projekt. Nützlich für Dokumente, die dem Kunden allgemein zuzuordnen sind: Ausweiskopien, unterschriebene Formulare, Kundenkorrespondenz.
• Aufgaben. Aufgaben zu diesem Kunden, dieselbe Aufgabenoberfläche wie an Projekten, nur auf den Kontakt bezogen. Zum Anlegen, Zuweisen, zu Vorlagen und zur täglichen Übersicht siehe Aufgaben in Reonic verwalten.
• Notizen / Interne Kommentare. Freitextnotizen, die nur dein Team sieht. Nutze sie für Kontext, für den sich kein strukturiertes Feld lohnt.
• Aktivitäts-Feed. Ein chronologisches Protokoll von Änderungen, Archivierungen und Bearbeitungen am Kontakt.

Mit einem Kunden ausgetauschte E-Mails lesen

Der Reiter E-Mails auf der Detailseite des Kontakts zeigt jeden E-Mail-Verlauf, der an der E-Mail-Adresse dieses Kontakts hängt. Wenn deine Postfach-Integration angebunden ist (ein persönliches Postfach je Benutzer oder ein firmenweiter Posteingang), werden ein- und ausgehende E-Mails automatisch über die E-Mail-Adresse des Kunden dem Kontakt zugeordnet. Eine besondere Weiterleitungsadresse ist nicht nötig.

Prüfen, ob ein Kunde eine E-Mail geöffnet hat

Die Kontaktansicht zeigt den E-Mail-Verlauf, aber keine Öffnungs- oder Zustellverfolgung. Sagt ein Kunde, er habe eine E-Mail nicht bekommen, prüfe zuerst seinen Spam-Ordner, sende dann erneut oder aktualisiere die E-Mail-Adresse. Um zu bestätigen, dass eine E-Mail angekommen ist, schicke früh in der Beziehung eine Testsignatur oder eine Terminbestätigung und warte auf die Antwort des Kunden.

Automatische Erinnerungs-E-Mails an Kunden senden

Automatische Erinnerungen zu bestimmten Ereignissen übernimmt jeweils die Funktion, aus der die Kundeninteraktion stammt:

• Erinnerungen an ausstehende Unterschriften übernimmt der Signaturablauf am Angebot. Den Kunden benachrichtigst du manuell erneut über den Reiter Abschließen.
• Erinnerungen an Datei-Uploads im Kundenportal übernimmt die Dateianfrage-Funktion im Kundenportal; die Erinnerungen folgen der Konfiguration des Portals.
• Terminbestätigungen werden automatisch gesendet, wenn du über den Kalender einen Termin mit dem Kunden planst.

Wiederkehrende Kundenkommunikation wird je Funktion geplant statt über eine einzelne Erinnerungsoberfläche am Kontakt.

Dateien an einen Kontakt anhängen

Über den Reiter Dateien auf der Detailseite des Kontakts kannst du Dateien anhängen, die dem Kunden allgemein zuzuordnen sind und nicht einem bestimmten Projekt. Per Drag-and-drop oder Klick zum Durchsuchen — die Datei landet im Dateibereich des Kontakts. Projektspezifische Dateien (Angebots-PDFs, Planungsbilder, Checklisten) hängen am Projekt; kundenweite Dateien (Ausweis, unterschriebene Formulare, Handelsregisterauszug) hängen am Kontakt. Um Dateien vom Kunden anzufordern, nutze die Dateianfrage-Funktion des Kundenportals an einem Projekt.

Notizen und interne Kommentare anhängen

Im Abschnitt Notizen (oder Interne Kommentare) am Kontakt hält dein Team freien Kontext fest: Gesprächsnotizen, Präferenzen des Kunden, Nebeninformationen, für die sich kein strukturiertes Feld lohnt. Sie sind rein intern und der Kunde sieht sie nicht. Eine Notiz fügst du über den Reiter Notizen in der Kontakt-Detailansicht hinzu.

Aktivitäts-Feed und Zeitverlauf

Der Aktivitäts-Feed auf der Detailseite des Kontakts ist ein chronologisches Protokoll von Änderungen: Bearbeitungen, Archivierungen, Verschiebungen in den Papierkorb, DSGVO-Löschungen. Er sagt dir, wann der Kontakt angelegt wurde, wer ihn zuletzt bearbeitet hat und welche Aktionen im Lebenszyklus stattgefunden haben.

Für einen reichhaltigeren Zeitverlauf der Kundeninteraktion (E-Mails, Aufgaben, Kalendertermine, Statuswechsel an Projekten) öffnest du die verknüpften Projekte und schaust in deren eigene Aktivitäts-Feeds. Um das vollständige Bild eines Kunden zusammenzusetzen, liest du den Aktivitäts-Feed des Kontakts plus den jedes Projekts.

Bestimmte Daten an einem Kundendatensatz nachhalten

Die Standard-Datumsfelder des Kontakts sind das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Bearbeitung sowie die Zeitstempel für Papierkorb und DSGVO-Löschen. Geschäftsrelevante Daten (wann der Kunde unterschrieben hat, wann eine Installation terminiert wurde, wann eine Rechnung bezahlt wurde) hängen am jeweiligen Projekt, Angebot oder an der Rechnung.

Für andere Daten rund um den Kunden (ein nächster Wiedervorlagetermin, ein Marketing-Jahrestag) nutze:

• Aufgaben. Lege eine Aufgabe am Kontakt mit einem Fälligkeitsdatum an. Aufgaben geben dir ein Fälligkeitsdatum, einen Verantwortlichen und eine Erinnerung — sie kommen einem strukturierten Datumsfeld am Kontakt also am nächsten.
• Notizen. Halte das Datum in einer internen Notiz fest. Notizen sind durchsuchbar, melden sich aber nicht von selbst.
• Kalendertermin. Plane einen Termin, der am Kontakt hängt.

Marketing-Einwilligung, DSGVO und Herkunft der Leadquelle

Drei Feldgruppen an einem Kontakt tragen die Geschichte von Einwilligung und Leadquelle:

• Marketing-Einwilligung. Das Einwilligungskennzeichen, der genaue Wortlaut, dem der Kunde zugestimmt hat, und der Link auf die Version der Datenschutzerklärung, unter der er zugestimmt hat.
• Kampagnenherkunft. Quelle, Kampagne, Medium, Suchbegriff und Inhalt der Marketingkampagne, erfasst, wenn der Kontakt über eine nachverfolgte Marketingkampagne hereinkam (Google Ads, Facebook, ein Empfehlungslink eines Partners).
• KI-Quelle. Erfasst, wenn der Kontakt über ein KI-Werkzeug angelegt wurde (der WhatsApp KI-Assistent oder der Chat in der App), nützlich zur Herkunftsverfolgung bei KI-generierten Leads.

Die Marketing-Einwilligung eines Kontakts prüfen

1. Finde den Kontakt und öffne die Detailseite.
2. Such den Abschnitt Marketing-Einwilligung.
3. Lies alle drei Felder zusammen. Das Kennzeichen sagt dir, ob der Kunde zugestimmt hat, der Text sagt dir, wozu er zugestimmt hat, und der Link sagt dir, unter welcher Version der Erklärung er zugestimmt hat.

Für eine DSGVO-Prüfung sind Text und Link der tragende Nachweis: Sie belegen, dass der Kunde einem bestimmten Wortlaut zugestimmt hat, verknüpft mit einer bestimmten Version der Datenschutzerklärung.

Eine Einwilligung auf Kundenwunsch widerrufen

Die Marketing-Einwilligung wird über den KI-Chat-Assistenten in der App erfasst. Die Detailseite des Kontakts zeigt den Einwilligungsnachweis zur Prüfung und Verifikation.

1. Öffne die Detailseite des Kontakts und lies den aktuellen Einwilligungsnachweis (Kennzeichen, Text und Link), damit du den Vorher-Zustand hast.
2. Bitte den KI-Chat-Assistenten in der App, die Marketing-Einwilligung des Kontakts auf aus zu setzen. Die Änderung wird mit Zeitpunkt und dem ausführenden Benutzer gestempelt.
3. Steht dir der KI-Assistent nicht zur Verfügung, wende dich an den Support-Chat.

Ein DSGVO-Recht auf Löschung eines Kunden bearbeiten

1. Sichere den Nachweis über die förmliche Anfrage des Kunden (E-Mail, unterschriebenes Formular, Support-Ticket).
2. Wende dich an den Support-Chat.
3. Nenne den vollständigen Namen des Kontakts, die Angaben zu deinem Workspace und die Nachweise.
4. Die personenbezogenen Daten des Kontakts werden dauerhaft geleert, während der Prüfpfad an den verknüpften Projekten erhalten bleibt.

Die Daten eines Kontakts auf Kundenwunsch exportieren

Um einer Anfrage auf Datenübertragbarkeit nachzukommen, wende dich an den Support-Chat. Plan ein paar Tage Bearbeitungszeit ein.

Benutzerdefinierte Felder an Kontakten

Die strukturierten Felder des Kontakts sind Identität, Kommunikation, Adresse, Geschäftsdaten, Marketing-Einwilligung, Kampagnenherkunft, KI-Quelle und die Prüffelder zum Lebenszyklus.

Um eigene Merkmale je Kunde zu erfassen (eine Dachneigung, ein bevorzugter Installateur, die Haushaltsgröße, ein interner Score), nutze:

• Das Projekt oder die Anfrage. Viele Erfassungsoberflächen liegen am Projekt. Dachneigung, Energieverbrauch, Anlagengröße und Planungsnotizen hängen alle an der Anfrage oder am Angebot.
• Interne Notizen. Halte unstrukturierte Merkmale als interne Kommentare auf der Detailseite des Kontakts fest.
• Tags an der Anfrage. Wenn in deinem Workspace Tags an Anfragen eingerichtet sind, tagge die Anfrage mit dem passenden Merkmal.

Einen Kundendatensatz taggen

Tags gibt es auf Ebene der Anfrage. Die Muster:

• Die Anfragen taggen. Tags an einer Anfrage erscheinen in der Anfragenliste und lassen sich filtern. Wenn jedes Projekt eines Kunden denselben Tag trägt, bekommst du behelfsweise eine Sicht auf Kundenebene. Tags an Anfragen erscheinen in der Listenansicht der Anfragen, auf der Detailseite der Anfrage selbst und als Filter im Kanban-Board.
• Interne Notiz. Schreib den Tag in eine interne Notiz am Kontakt. Notizen erscheinen auf der Detailseite des Kontakts unter dem Reiter Notizen.

Wo Leads aus dem Energiehaus-Formular ankommen

Wenn ein Eigentümer dein öffentliches Energiehaus-Anmeldeformular ausfüllt, passieren auf der CRM-Seite zwei Dinge:

1. Ein Kontakt wird angelegt, oder wiederverwendet, wenn die E-Mail-Adresse aus dem Formular zu einem bestehenden, aus dem CRM importierten Kontakt passt (bei Leads aus öffentlichen Formularen selten).
2. Es wird eine Anfrage in der Privatkunden-Lead-Pipeline angelegt, verknüpft mit dem Kontakt.

Die neue Anfrage landet in deiner Anfragenliste, typischerweise in der Spalte Neu auf dem Kanban-Board. Der Kontakt trägt die vom Formular erfassten Kampagnenfelder plus die Marketing-Einwilligung, die der Eigentümer angehakt hat. Wenn du für Energiehaus-Leads eine Key-Account-Zuweisung eingerichtet hast, wird die Anfrage beim Anlegen automatisch zugewiesen; sonst landet sie ohne Zuweisung.

Zur Einrichtung des Energiehauses selbst (die Anmeldung auf deiner Website einbetten, das gebrandete Frontend konfigurieren, die Systematik der Leadquellen und die Reise des Eigentümers) siehe Leads mit dem öffentlichen Energiehaus-Konfigurator gewinnen.

CSV-Import von Leads mit Pflicht-E-Mail-Adressen

Wenn du Leads aus einer CSV importierst, ist eine E-Mail-Adresse in der Regel Pflicht, weil sie der Schlüssel für den Abgleich mit angebundenen CRMs ist. Für Zeilen ohne E-Mail-Adresse kannst du:

• eine Platzhalter-Adresse ergänzen und sie später aktualisieren, wenn der Kunde seine nennt;
• diese Zeilen überspringen und die Kontakte manuell mit den Feldern anlegen, die du hast;
• eine Broker- oder Leadquellen-Integration nutzen, die Importe ohne E-Mail-Adresse unterstützt.

Benachrichtigungen zu Kundenereignissen

Reonic meldet mehrere Kundenereignisse über die Benachrichtigungsglocke in der App und, je nach deiner Konfiguration, per E-Mail:

• Neuer Lead aus dem Energiehaus. Wenn das öffentliche Anmeldeformular eine neue Anfrage anlegt, wird der zugewiesene Key Account Manager benachrichtigt.
• Angebot unterzeichnet. Wenn ein Kunde ein Angebot unterschreibt, wird der zugewiesene Key Account Manager benachrichtigt und das Projekt wechselt auf Gewonnen.
• Vom Kunden hochgeladene Dateien. Wenn der Kunde eine Datei über das Kundenportal hochlädt, wird das Team benachrichtigt.

Das Signal, das einem Ereignis „neuer Kunde gewonnen" am nächsten kommt, ist die Benachrichtigung über das unterschriebene Angebot.

Gut zu wissen

• Der KI-Assistent gleicht über die E-Mail-Adresse ab; das Portal-Formular über Datensätze aus angebundenen CRMs. Der KI-Assistent in der App und über WhatsApp prüft vor dem Anlegen auf einen bestehenden Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse und aktualisiert stattdessen den bestehenden (er sagt dir, dass er aktualisiert statt angelegt hat). Das Formular Kontakte im Portal und das öffentliche Energiehaus-Formular erkennen einen bestehenden Kontakt über seine CRM-Verknüpfung. Der KI-Weg verlangt außerdem Vorname, Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse und eine vollständige Adresse — Einträge mit unvollständiger Adresse werden also abgelehnt, und der Assistent fragt die fehlenden Teile nach.
• Papierkorb-Aktionen werden angefordert, nicht geklickt. Kontakte in den Papierkorb zu verschieben, wiederherzustellen oder DSGVO-zu-löschen wird angefordert. Wende dich an den Support-Chat.
• Die CRM-Auswahl importiert einen Kontakt nach dem anderen. Für Import oder Export im Bulk exportiere aus deinem angebundenen CRM oder wende dich an den Support-Chat. Um Duplikate in Einklang zu bringen, nutze das Zusammenführen von Kontakten (Rolle Admin).
• Die Zuständigkeit für einen Kontakt liegt am Projekt. Zuständig ist der zugewiesene Key Account Manager (KAM) an jeder Anfrage, jedem Angebot und jeder Installation — ein Kunde mit mehreren Projekten kann also je Projekt einen anderen KAM haben. Der KAM erhält die Benachrichtigungen zu unterschriebenem Angebot und Datei-Upload und ist der Absender ausgehender E-Mails zu diesem Projekt. Den KAM weist du neu zu, indem du am Projekt das Feld Zugewiesen an bearbeitest. Der Kontakt selbst wird über deinen ganzen Workspace geteilt.
• Der Pipeline-Status eines Kunden liegt am Projekt. Die Kanban-Spalte der Anfrage, der Ausgang des Angebots (gewonnen oder verloren) und der Fortschritt der Installation tragen jeweils den Status. Ein Kunde mit einem PV-Projekt und einem Wärmepumpen-Projekt bewegt sich durch zwei unabhängige Kanbans.
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden auf ihr Format geprüft. Das Formular fängt offensichtliche Formatfehler ab (ein fehlendes @, eine fehlerhafte Telefonnummer). Bestätige die echte Adresse, indem du früh in der Beziehung eine Testsignatur oder eine Terminbestätigung schickst.
• Das Kundenportal übernimmt das Teilen von Fotos, Checklisten und Terminen. Schick dem Kunden seinen Portal-Link je Anfrage, um Fotos und Checklisten-Antworten einzusammeln (der Ablauf Kundenfragebogen) und ihm geplante Termine unter Deine Termine zu zeigen. Damit ein Termin intern bleibt, lässt du beim Anlegen die Einstellung des Kalendertermins, ihn dem Kunden anzuzeigen, aus.
• Der Reiter Förderservice hängt an Modul und Anspruch. Zeigt ein Projekt den Reiter nicht, obwohl es ihn zeigen müsste, kläre mit deinem Admin, ob das Modul Förderservice freigeschaltet ist und ob Land und Typ des Projekts die Voraussetzungen erfüllen.
• Die Raumweise Gebäudeerfassung trägt ihre eigene Erfassungsadresse. Zeigt der Bericht zur Raumweisen Gebäudeerfassung eine andere Adresse als das Projekt, hat die Erfassung wahrscheinlich begonnen, bevor die Projektadresse feststand. Passe die Erfassungsadresse an, oder behalte die Abweichung, wenn die Erfassung ein anderes Gebäude betraf.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026