Aufgaben in Reonic verwalten — erstellen, zuweisen, abschließen, automatisieren

Kategorien: CRM

Über Aufgaben koordiniert dein Team die kleine Arbeit, die keinen eigenen Bildschirm hat: den Kunden zurückrufen, das Zählerfoto hochladen, prüfen, ob die Netzanmeldung durch ist, das Angebot abschließen. Jede Aufgabe ist ein kleiner Datensatz (Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, optionale Checkliste, optionale Label, eine oder mehrere zugewiesene Personen), der an genau ein übergeordnetes Objekt gebunden ist: ein Haushaltsprojekt, ein Gewerbeprojekt, einen Kundenkontakt, einen gewerblichen Projektmanagement-Plan oder deinen eigenen persönlichen Posteingang. Aufgaben findest du auf der Seite Aufgaben in der linken Navigation, auf dem Reiter Aufgaben jedes Projekts, auf der Detailseite jedes Kundenkontakts und auf dem Dashboard der Startseite.

Bevor du startest

• Entscheide dich vor dem Anlegen für das übergeordnete Objekt. Eine Aufgabe gehört zu einem übergeordneten Objekt: einem Haushaltsprojekt, einem Gewerbeprojekt, einem Kundenkontakt, einem gewerblichen Projektmanagement-Plan oder deinem persönlichen Posteingang. Es steuert, wer sie sieht, in welcher Liste sie auftaucht und (bei Gewerbeprojekten) ob sie auf einer Lane des Aufgaben-Kanbans liegen kann. Es steht mit dem Speichern fest — lege die Aufgabe also in dem Projekt oder Kontakt an, den du gerade offen hast, statt über die globale Seite Aufgaben, wenn du dich vergreifen könntest.
• Du brauchst Editor oder höher auf dem übergeordneten Objekt. Um eine Aufgabe zu erstellen, die an ein Projekt oder einen Kontakt gebunden ist, brauchst du mindestens Editor auf diesem Objekt. Persönliche Aufgaben (ohne Projekt als übergeordnetes Objekt) stehen der angemeldeten Person immer zur Verfügung. Wenn du die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen nicht siehst, liegt deine Rolle oder dein Bereichszugriff auf diesem übergeordneten Objekt unter Editor.
• Kenne die Benachrichtigungs-Standards deines Teams. Wenn du eine einzelne Person zuweist, geht standardmäßig eine Benachrichtigungs-E-Mail raus. Um alle in einem Team zu erreichen, weise sie einzeln zu, statt nur das Team hinzuzufügen (siehe Eine Aufgabe einer Person oder einem Team zuweisen weiter unten).

Wo du Aufgaben im Portal und in der Mobile App siehst

• Startseite — deine eigenen offenen Aufgaben plus Aufgaben, die du anderen zugewiesen hast.
• Seite Aufgaben (linke Navigation) — die globale Seite Aufgaben mit den Filter-Chips Alle, Meine, Von mir zugewiesen, Überfällig und Fällig heute, dazu Freitextsuche und ein Filter nach Typ des übergeordneten Objekts. Standardmäßig ist die Seite auf deine eigenen Aufgaben eingegrenzt; wechsle auf den Chip Alle (oder weite den Nutzerfilter aus), um die anderen Aufgaben zu sehen, auf die du Zugriff hast. Alle starten eingegrenzt auf ihre eigenen Aufgaben und weiten den Filter von Hand aus.
• Auf einem Projekt — jedes Haushaltsprojekt, jedes Gewerbeprojekt und jeder gewerbliche Projektmanagement-Plan hat einen Reiter Aufgaben (oder ein Widget in der Seitenleiste, wenn die Seitenleiste in deinem Workspace aktiv ist). Alle Aufgaben, die an dieses Projekt gebunden sind, erscheinen dort.
• Auf einem Kundenkontakt — die Detailseite des Kontakts zeigt die Aufgaben, die an den Kontakt gebunden sind, unabhängig von einem einzelnen Projekt.
• Aufgaben-Kanban für Gewerbeprojekte — Gewerbeprojekte haben zusätzlich eine Kanban-Ansicht ihrer Aufgaben, nach Lane organisiert.
• Mobile App — die dir zugewiesenen Aufgaben plus die Aufgaben auf Projekten, die du sehen kannst, erscheinen in der mobilen Aufgabenliste und auf dem Reiter Aufgaben jedes Projekts. Ein Tipp zum Abschließen oder Anlegen erscheint sofort auf deinem Bildschirm.

Eine Aufgabe erstellen

Im Portal hast du drei Wege zum Anlegen, dazu einen in der Mobile App.

Schnelle Aufgabe (Einzeiler direkt in der Liste)

1. Öffne das Projekt, den Kundenkontakt oder deine persönliche Aufgabenliste — je nachdem, was das übergeordnete Objekt sein soll.
2. Suche die Schnelleingabe + Aufgabe hinzufügen oben in der Aufgabenliste.
3. Tippe den Titel der Aufgabe ein und drücke Enter (oder klicke auf +).
4. Die Aufgabe wird mit dir als standardmäßig zugewiesener Person, ohne Fälligkeitsdatum und ohne Checkliste erstellt. Sie erscheint sofort in der Liste.
5. Um eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Checkliste, Label oder weitere Zugewiesene zu ergänzen, klicke auf die neue Aufgabe, um das Bearbeiten-Panel zu öffnen.

Vollständiges Formular (Aufgaben-Panel)

1. Klicke auf dem Projekt, dem Kontakt oder in der persönlichen Liste auf + Aufgabe hinzufügen > Neue Aufgabe (oder auf das Aktionsmenü neben + Aufgabe hinzufügen).
2. Das Panel Aufgabe bearbeiten öffnet sich mit dem vollständigen Formular. Fülle aus:
   • Titel (erforderlich).
   • Beschreibung (optionaler Rich Text). Nutze sie für Kontext, den der Titel nicht fasst.
   • Fälligkeitsdatum — ein absolutes Datum (Kalenderauswahl). Siehe Ein Fälligkeitsdatum setzen weiter unten. (Den relativen Versatz „fällig in N Tagen“ gibt es auf Aufgabenvorlagen.)
   • Zugewiesene — wähle eine oder mehrere Personen. Siehe Eine Aufgabe einer Person oder einem Team zuweisen weiter unten.
   • Teams — wähle ein oder mehrere Teams (ein eigenes Feld neben Zugewiesene). Eine Aufgabe kann beides haben.
   • Label — wähle aus den Task-Labels deines Workspace (zentral verwaltet, damit die Label firmenweit einheitlich bleiben).
   • Checklisten-Elemente — füge so viele geordnete Unterpunkte hinzu, wie du brauchst. Siehe Einer Aufgabe eine Checkliste hinzufügen weiter unten.
   • Übergeordnetes Objekt — automatisch danach gesetzt, wo du das Panel geöffnet hast. Du kannst es vor dem Speichern ändern.
3. Klicke auf Speichern. Die Aufgabe erscheint in der Liste des übergeordneten Objekts und auf der Startseite jeder zugewiesenen Person.

Aus einer Vorlage

Wenn dein Team standardisierte Abläufe hat (eine Checkliste für den Vor-Ort-Termin, eine Onboarding-Sequenz, eine Übergabe an den Förderservice), nutze eine Vorlage. Klicke auf + Aufgabe hinzufügen > Aus Vorlage und wähle die Vorlage. Die neue Aufgabe übernimmt Titel, Beschreibung, Checkliste und Label der Vorlage. Siehe Erstelle Aufgabenvorlagen weiter unten.

Eine Aufgabe in der Mobile App erstellen

1. Öffne das Projekt in der Mobile App oder deine persönliche Aufgabenliste.
2. Tippe auf + Neue Aufgabe.
3. Fülle dieselben Felder aus wie im vollständigen Formular im Portal (Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Zugewiesene, Label, Checkliste).
4. Speichere. Die Aufgabe erscheint sofort auf deinem Gerät.

Eine Aufgabe über den WhatsApp-KI-Assistenten erstellen

Wenn der WhatsApp-KI-Assistent in deinem Workspace aktiv ist, kannst du eine Aufgabe anlegen, indem du dem Assistenten in natürlicher Sprache schreibst:

• „Füge eine Aufgabe hinzu, Hans Müller nächsten Dienstag anzurufen“ erstellt eine persönliche Aufgabe auf deinem Nutzer mit dem erkannten Fälligkeitsdatum.
• „Füge eine Aufgabe hinzu, das Zählerfoto zum Projekt Schmidt hochzuladen, fällig Freitag“ erstellt eine Aufgabe auf dem passenden Projekt Schmidt.

Der Assistent löst das übergeordnete Objekt auf (deinen Nutzer oder das Projekt, auf das die Unterhaltung zeigt) und markiert die Aufgabe als KI-erstellt, damit du sie später von einer manuell erstellten unterscheiden kannst.

Das richtige übergeordnete Objekt wählen

Eine Aufgabe hat genau ein übergeordnetes Objekt, gewählt beim Anlegen. Es steuert die Sichtbarkeit, den Umfang der Benachrichtigungen und wo die Aufgabe erscheint. Die fünf Typen schließen sich gegenseitig aus:

• Persönliche Aufgabe — nur auf deinem Nutzer. Verwende sie für „Dienstag den Steuerberater anrufen“, also Arbeit, die auf kein Projekt passt.
• Haushaltsprojekt — an ein Haushaltsprojekt gebunden. Erscheint auf dem Reiter Aufgaben dieses Projekts und auf den Startseiten der Zugewiesenen.
• Gewerbeprojekt — an ein Gewerbeprojekt gebunden. Erscheint auf dem Reiter Aufgaben dieses Projekts und auf seiner Lane im Aufgaben-Kanban (wenn ihr eine Lane zugewiesen ist).
• Kundenkontakt — an einen Kunden gebunden. Erscheint auf der Detailseite des Kontakts. Verwende ihn für Arbeit, die zum Kunden insgesamt gehört und nicht zu einem einzelnen Projekt: „bei Müller die unterschriebene Kundenvereinbarung nachfassen“.
• Gewerblicher Projektmanagement-Plan — an einen gewerblichen Projektmanagement-Plan gebunden (einen mehrstufigen Bauablaufplan). Erscheint in der Aufgabenliste des Projektmanagements, getrennt von den regulären Projektaufgaben.

Das übergeordnete Objekt steht fest, sobald die Aufgabe gespeichert ist. Hast du sie falsch zugeordnet, archiviere die Aufgabe (siehe Eine Aufgabe archivieren weiter unten) und lege sie am richtigen übergeordneten Objekt neu an.

Eine Aufgabe einer Person oder einem Team zuweisen

Eine Aufgabe kann beliebig viele Nutzer als Zugewiesene und beliebig viele Teams als Zugewiesene haben, in zwei getrennten Feldern. Die Zuweisung steuert die Liste auf der Startseite, die Benachrichtigungs-E-Mail zur Zuweisung und die Sichtbarkeit der Aufgabe für externe Nutzer.

Eine oder mehrere Personen zuweisen

1. Öffne das Aufgaben-Panel.
2. Klicke in das Feld Zugewiesene.
3. Suche nach Name oder E-Mail. Die Vorschläge aktualisieren sich beim Tippen.
4. Klicke auf eine Person, um sie hinzuzufügen. Wiederhole das für weitere.
5. Speichere. Jede neu hinzugefügte Person, bei der Bei Aufgabenzuweisung benachrichtigen aktiv ist (standardmäßig an), bekommt eine E-Mail „Dir wurde eine Aufgabe zugewiesen“.

Es gibt keine primäre zugewiesene Person. Alle Zugewiesenen sind gleichgestellt: Die Startseite zeigt die Aufgabe in jeder Liste, und alle können sie abschließen.

Ein Team zuweisen

1. Öffne das Aufgaben-Panel.
2. Klicke auf das Feld Teams (getrennt von Zugewiesene).
3. Wähle ein oder mehrere Teams.
4. Speichere.

Die Team-Zuweisung erfüllt zwei Zwecke:

• Sichtbarkeit für externe Nutzer — Team-Leiter sehen die Aufgaben, die ihrem Team zugewiesen sind. Team-Mitglieder sehen sie, sobald sie zusätzlich einzeln zugewiesen sind. Siehe den Artikel zu Nutzern, Rollen, Lizenzen und Teams.
• Gruppenverantwortung — das Team-Feld hält fest „das ist eine Aufgabe des Montagetrupps“, ohne jedes Mitglied einzeln aufzuführen.

Zugewiesene ändern oder entfernen

1. Öffne das Aufgaben-Panel.
2. Entferne eine Person, indem du auf das × neben ihrem Chip im Feld Zugewiesene klickst.
3. Füge nach Bedarf neue Zugewiesene hinzu.
4. Speichere.

Wer die Aufgabe tatsächlich sieht

Die Sichtbarkeit richtet sich nach dem Zugriff auf das übergeordnete Objekt, nicht nach der Zuweisung. Wenn dir eine Aufgabe auf einem Projekt zugewiesen ist, das du nicht sehen kannst, kannst du sie trotzdem nicht öffnen. Für externe Nutzer ist die Zuweisung die gesamte Zugriffsfläche: Sie sehen die Aufgabe, wenn sie zugewiesene Person sind, Leiter eines zugewiesenen Teams oder Key Account auf dem übergeordneten Projekt. Siehe Externe Nutzer und die Sichtbarkeit von Aufgaben weiter unten.

Ein Fälligkeitsdatum setzen

Eine Aufgabe hat ein einziges Zeitfeld:

• Fälligkeitsdatum — wann die Arbeit erledigt sein soll. Steuert die Badges Überfällig und Fällig heute sowie die tägliche Zusammenfassung.

Eine normale Aufgabe bekommt ein absolutes Fälligkeitsdatum — im Kalender gewählt, z. B. 2026-06-15. Erinnerungen und überfällige Aufgaben erreichen dich über die tägliche Aufgaben-Zusammenfassung (siehe Tägliche Aufgaben-Zusammenfassung weiter unten) und über die Badges Überfällig / Fällig heute.

Warum „fällig heute“ manchmal falsch aussieht

„Fällig heute“ wird für jede Person gegen die Zeitzone in ihrem Profil berechnet. Wenn die Zeitzone deines Kollegen Europe/Berlin ist und deine America/Sao_Paulo, ist eine Aufgabe, die um 23:00 Uhr Berliner Zeit fällig ist, für deinen Kollegen „heute“, für dich aber schon „morgen“. Prüfe, dass deine Zeitzone in deinem Profil richtig gesetzt ist, und aktualisiere sie, wenn du den Standort wechselst.

Aufgaben-Status

Eine Reonic-Aufgabe hat zwei binäre Zustände: Sie ist entweder aktiv oder abgeschlossen, und sie ist entweder sichtbar oder archiviert. Zwischentöne („in Arbeit“, „blockiert“, „wartend“) stecken in der Zuweisung, den Label und dem Aktivitäts-Feed.

• Aktiv — erstellt, nicht abgeschlossen, nicht archiviert. Erscheint in den Listen.
• Abgeschlossen — als erledigt markiert. Verschwindet aus den aktiven Listen; stelle den Filter auf abgeschlossene Aufgaben um, wenn du zurückschauen willst.
• Nicht abgeschlossen — eine abgeschlossene Aufgabe kann wieder geöffnet werden, wodurch sie in die aktive Liste zurückkehrt.
• Archiviert — aus allen Listen entfernt. Das Archivieren ist einseitig (siehe Eine Aufgabe archivieren weiter unten).

Für feinere Zustände („blockiert“, „in der Prüfung“, „wartet auf Kunden“) nutze Label (siehe Aufgaben mit Label kategorisieren weiter unten) oder die Lanes des Aufgaben-Kanbans für Gewerbeprojekte, um die Phasen deines Teams abzubilden.

Priorität auf einer Aufgabe setzen

Priorität wird auf einer Aufgabe über Label und Fälligkeitsdaten abgebildet:

• Nutze ein Label — lege auf Workspace-Ebene einen Label-Satz Priorität: Hoch / Priorität: Mittel / Priorität: Niedrig an und vergib ihn beim Anlegen (siehe Label verwenden weiter unten). Die Farbe des Labels sortiert die Liste auf einen Blick.
• Nutze das Fälligkeitsdatum — nähere Fälligkeitsdaten stehen höher. Fällig heute ist das stärkste Signal; überfällig noch stärker; weit in der Zukunft das schwächste.
• Kombiniere beides — ein Label Priorität: Kritisch plus ein Fälligkeitsdatum am selben Tag ist das stärkste Signal.

Priorisierung über Label ist das empfohlene Vorgehen.

Einer Aufgabe eine Checkliste hinzufügen

Viele Aufgaben sind nicht atomar: Ein Vor-Ort-Termin hat sechs Dinge zu prüfen, ein Kunden-Onboarding acht. Nutze eine Checkliste, um eine Aufgabe in geordnete Unterpunkte zu teilen, ohne mehrere Aufgaben anzulegen.

1. Öffne das Aufgaben-Panel.
2. Suche den Abschnitt Checkliste.
3. Tippe jedes Element in eine eigene Zeile. Drücke Enter, um das nächste hinzuzufügen.
4. Speichere.

Zum Abhaken klickst du das Kästchen neben dem jeweiligen Element an. Wenn der WhatsApp-KI-Assistent in deinem Workspace aktiv ist, versteht er zu einer genannten Aufgabe auch „hake alle Elemente ab“, „entferne alle Haken“ und „hake das Element zu X ab“.

Aufgaben mit Label kategorisieren

Label sind ein Satz farbiger Marker auf Workspace-Ebene. Nutze sie, um die Aufgabenliste nach Priorität, Phase, Kategorie, Team oder allem zu schneiden, was dir später beim Finden hilft.

Ein Label auf eine Aufgabe anwenden

1. Öffne das Aufgaben-Panel.
2. Klicke in das Feld Label.
3. Wähle aus den vorhandenen Label deines Workspace.
4. Speichere.

Du kannst so viele Label vergeben, wie du willst.

Label verwalten (Admin)

Label werden zentral definiert, damit alle, die Aufgaben anlegen, aus derselben Liste wählen und deine Label sauber bleiben, statt in „Hohe Prio“, „hohe priorität“, „HOCH“ und „P1“ zu zerfallen.

1. Öffne Einstellungen > Aufgaben > Aufgabenvorlagen & Label > Firmenweit.
2. Klicke auf + Neues Label.
3. Gib den Text des Labels ein und wähle eine Farbe.
4. Speichere.

Erstelle Aufgabenvorlagen

Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Abläufen: ein standardisierter Vor-Ort-Termin (mit einer Checkliste aus 6 Elementen), eine Übergabe an den Förderservice (Beschreibung plus Fristen), ein Kickoff für das Kunden-Onboarding. Wende eine Vorlage an, und du bekommst eine neue Aufgabe, die mit Titel, Beschreibung, Checkliste und Label der Vorlage vorbefüllt ist. Kein Kopieren und Einfügen, keine vergessenen Schritte.

Wo Vorlagen liegen

Vorlagen gibt es auf zwei Ebenen:

• Firmenweit — alle Nutzer in deinem Workspace sehen die Vorlage in der Auswahl. Verwende sie für Prozesse, die dein ganzes Team fährt. In der Mobile App heißt diese Ebene Firma.
• Persönlich — nur die erstellende Person sieht die Vorlage. Verwende sie für deinen eigenen wiederkehrenden Ablauf, etwa eine persönliche Checkliste für den Wochenrückblick. In der Mobile App heißt diese Ebene Benutzer.

Am nächsten an eine projektspezifische Vorlage kommt eine firmenweite Vorlage, die nach dem Projekttyp benannt ist, z. B. eine Vorlage „Vor-Ort-Termin Gewerbe“, die alle auf Gewerbeprojekte anwenden.

Eine Vorlage erstellen

1. Öffne Einstellungen > Aufgaben > Aufgabenvorlagen & Label.
2. Wähle den Tab Firmenweit oder Persönlich.
3. Klicke auf + Neue Vorlage.
4. Fülle dieselben Felder aus wie bei einer normalen Aufgabe:
   • Titel (erforderlich).
   • Beschreibung (optional).
   • Checkliste — meist der größte Gewinn einer Vorlage.
   • Label — vergib die Standard-Label für den Ablauf.
   • Fälligkeitsdatum — nutze ein relatives Fälligkeitsdatum (z. B. „in 7 Tagen ab Erstellung“), damit die Aufgabe immer passend landet, wann immer die Vorlage angewendet wird.
5. Speichere.

Eine Vorlage anwenden

Du kannst eine Vorlage aus dem Portal oder aus der Mobile App anwenden.

1. Öffne das Projekt, den Kontakt oder die persönliche Liste, wo die Aufgabe entstehen soll.
2. Klicke auf + Aufgabe hinzufügen > Aus Vorlage (oder öffne die Vorlagenauswahl in der Mobile App).
3. Wähle eine Vorlage. Firmenweite Vorlagen erscheinen für alle; persönliche Vorlagen erscheinen nur für die erstellende Person.
4. Die neue Aufgabe landet unter dem gewählten übergeordneten Objekt, mit Titel, Beschreibung, Checkliste und Label der Vorlage. Das relative Fälligkeitsdatum wird ab heute berechnet.
5. Passe Zugewiesene, Fälligkeitsdatum oder jedes andere Feld für den Einzelfall an und speichere dann.

Wiederkehrende Aufgaben

Für wiederkehrende Arbeit gibt es diese Muster:

• Aufgabenvorlage plus manuelles Anwenden — halte die wiederkehrende Arbeit als Vorlage vor und wende sie in jedem Zyklus an (jeden Montag, jeden Monatsletzten).
• Tägliche Aufgaben-Zusammenfassung — deine Morgen-E-Mail bringt das wiederkehrende Thema hoch, ohne dass jedes Mal eine neue Aufgabe nötig wäre.
• Wiederkehrender Kalendertermin — der Kalender von Reonic unterstützt wiederkehrende Termine. Wenn die Arbeit die Form eines Termins hat („wöchentliches 1:1 mit dem Installationsteam“), nutze einen wiederkehrenden Kalendertermin.

Tägliche Aufgaben-Zusammenfassung

Reonic kann dir jeden Morgen eine E-Mail mit einer Zusammenfassung deiner offenen, überfälligen und heute fälligen Aufgaben schicken, damit du deinen Tag planen kannst, ohne erst das Portal zu öffnen. Die Zusammenfassung gilt je Nutzer und ist opt-in.

Deine Zusammenfassung konfigurieren

1. Öffne Einstellungen > Organisation > Benachrichtigungen > Persönlich.
2. Suche den Abschnitt Tägliche Zusammenfassung offener Aufgaben.
3. Stelle die Uhrzeit ein, zu der die E-Mail kommen soll, z. B. 08:00 Uhr deiner Ortszeit. Die Zusammenfassung kommt zu dieser Uhrzeit in deiner Zeitzone an.
4. Für eine ruhigere Zusammenfassung schalte Nur überfällig ein: Dann erscheinen nur Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum vorbei ist, nicht die lediglich offenen.
5. Speichere.

Die Zusammenfassung kommt zur eingestellten Uhrzeit mit drei Zahlen (offen, überfällig, fällig heute) plus der eigentlichen Liste der Aufgaben (Titel, Fälligkeitsdatum, Link zum übergeordneten Objekt). Klicke auf einen beliebigen Link in der E-Mail, um zur Aufgabe im Portal zu springen.

Die Zusammenfassung abschalten

1. Lösche den Zeitplan der Zusammenfassung (setze die Uhrzeit auf Keine oder entferne den Haken).
2. Speichere.

Deine überfälligen und heute fälligen Aufgaben finden

Die Seite Aufgaben ist deine Triage-Oberfläche. Oben sitzen drei Filter-Chips:

• Meine — Aufgaben, die dir zugewiesen sind, unabhängig vom Projekt.
• Überfällig — Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, nicht abgeschlossen.
• Fällig heute — Aufgaben, die vor Mitternacht heute fällig sind, in deiner Zeitzone.

Kombiniere sie mit dem Filter nach Typ des übergeordneten Objekts (Haushalt, Gewerbe, Kontakt, Persönlich, gewerbliches Projektmanagement), um weiter zu schneiden. Nimm den Filter nach Zugewiesenen dazu, um nach einer Kollegin oder einem Kollegen zu sehen.

Für eine schnelle Antwort auf „was liegt gerade bei mir“, ohne die Seite Aufgaben zu öffnen, zeigt das Widget auf der Startseite deine Zahlen für überfällig und fällig heute bereits an.

Die Aufgabenliste filtern, sortieren und gruppieren

Die Seite Aufgaben (und der Reiter Aufgaben je Projekt) unterstützt:

• Freitextsuche über Titel und Beschreibung.
• Filter-Chips — Meine, Überfällig, Fällig heute, Von mir zugewiesen, Alle, Abgeschlossen.
• Filter nach Typ des übergeordneten Objekts — Haushalt, Gewerbe, Kontakt, Persönlich, gewerbliches Projektmanagement.
• Filter nach Zugewiesenen — auf eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team eingrenzen.
• Label-Filter — auf Aufgaben mit bestimmten Label eingrenzen (Portal und Mobile App).
• Zeitraum des Fälligkeitsdatums — ein eigenes Fenster von Beginn bis Ende.
• Abschluss-Filter — offene, abgeschlossene oder beide anzeigen.

Sortiere nach Fälligkeitsdatum (standardmäßig das früheste zuerst, oder absteigend), Erstelldatum (das neueste zuerst) oder Titel (alphabetisch).

Gruppiere nach Projekt (alle Aufgaben deines Müller-Projekts zusammen), Label (alle Aufgaben mit Priorität: Hoch über alle Projekte hinweg) oder Zugewiesenen (wer im Team was hält).

Sammelaktionen auf Aufgaben

Du kannst dich effizient durch viele Aufgaben bewegen:

• WhatsApp-KI-Assistent — „hake alle Elemente auf Aufgabe #N ab“ oder „entferne alle Haken“ schaltet die Checkliste einer Aufgabe im Ganzen um.
• Erst filtern, dann handeln — grenze deine Liste auf eine Menge von Aufgaben ein (z. B. alle überfälligen Aufgaben auf dem Projekt Schmidt) und arbeite sie einzeln ab.

Abschließen, Archivieren, Neuzuweisen und Labeln sind jeweils Aktionen je Aufgabe: Öffne die Aufgabe und handle daran.

Das Aufgaben-Kanban für Gewerbeprojekte

Gewerbeprojekte haben eine Kanban-Ansicht ihrer Aufgaben, mit Spalten („Offen“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“ oder was auch immer in deinem Workspace konfiguriert ist). Das ist das Aufgaben-Kanban, zu unterscheiden vom Workflow-Kanban, das den Status von Lead, Angebot und Installation steuert. Das Aufgaben-Kanban gilt je Projekt und ist rein organisatorisch: Es ändert den Lebenszyklus-Status des Projekts nicht.

Das Aufgaben-Kanban ansehen

1. Öffne ein Gewerbeprojekt.
2. Wechsle in die Ansicht Aufgaben-Kanban (Reiter oder Schaltfläche im Aufgabenbereich des Projekts).
3. Aufgaben erscheinen als Karten, nach Lane gruppiert. Jede Karte zeigt Titel, Zugewiesene und Fälligkeitsdatum.

Eine Aufgabe zwischen Lanes verschieben

1. Zieh die Aufgabenkarte von einer Lane in eine andere.
2. Die Karte landet unten in der Ziel-Lane.
3. Der Aktivitäts-Feed des Projekts hält den Wechsel der Lane fest.

Innerhalb einer Lane umsortieren

Zieh die Karte innerhalb derselben Lane nach oben oder unten. Die anderen Karten rücken entsprechend nach.

Eine Aufgabe direkt in einer Lane erstellen

Klicke oben in der Lane auf + Neue Aufgabe (nicht auf die Schaltfläche für neue Aufgaben auf Projektebene). Die neue Aufgabe wird mit dieser Lane vorausgewählt erstellt.

Lanes konfigurieren

Die Lanes auf dem Kanban werden je Workspace konfiguriert. Um Lanes hinzuzufügen, umzusortieren oder umzubenennen, wende dich an deinen Installateur-Admin. Die Konfiguration der Lanes liegt unter Einstellungen > Aufgaben > Projektmanagement (Gewerbe).

Eine Aufgabe abschließen

1. Öffne die Aufgabe.
2. Klicke auf die Aktion zum Abschließen (ein Kästchen oder eine Schaltfläche Als abgeschlossen markieren).
3. Um einen Nachweis festzuhalten, füge vor dem Bestätigen einen Abschlusskommentar hinzu, z. B. „Kunde hat um 14:32 Uhr telefonisch bestätigt“.
4. Speichere. Die Aufgabe wechselt auf abgeschlossen, und die Person, die die Aufgabe erstellt hat, bekommt eine E-Mail „Aufgabe abgeschlossen“, wenn sie Abschluss-Benachrichtigungen aktiviert hat und jemand anderes als sie selbst die Aufgabe abgeschlossen hat.

Du kannst eine Aufgabe abschließen, obwohl noch Checklisten-Elemente offen sind. Der Abschluss hängt nicht am Fortschritt der Checkliste.

Nach dem Abschließen einen Kommentar hinzufügen

Der Abschlusskommentar wird in dem Moment erfasst, in dem du die Aufgabe als erledigt markierst. Um Kontext nach dem Abschluss zu ergänzen (ein Ergebnis, eine Übergabenotiz, eine Erklärung), füge einen Kommentar im Kommentarbereich der Aufgabe hinzu. Der Kommentar ist unabhängig vom Abschluss: Er öffnet die Aufgabe nicht wieder und ändert nicht, wer sie wann abgeschlossen hat. In der Mobile App trägt der Detailbildschirm der Aufgabe einen eingebetteten Kommentarbereich, eine abgeschlossene Aufgabe kann also mit der Zeit mehrere Folgekommentare sammeln. Einen Kommentar hinzuzufügen erfordert Editor oder höher auf dem übergeordneten Objekt — dieselbe Hürde wie das Abschließen der Aufgabe.

Eine Aufgabe wieder öffnen

1. Öffne die abgeschlossene Aufgabe (schalte den Abschluss-Filter um, um abgeschlossene Aufgaben zu sehen).
2. Klicke auf Nicht abgeschlossen (oder Wieder öffnen).
3. Die Aufgabe kehrt in die aktive Liste zurück.

Warum ich keine Abschluss-E-Mail bekomme

Drei Dinge müssen zutreffen, damit dich eine Abschluss-E-Mail erreicht:

1. Du hast sie erstellt. Abschluss-E-Mails gehen an die Person, die die Aufgabe erstellt hat, nicht an die Zugewiesenen.
2. Jemand anderes hat sie abgeschlossen. Deine eigene Aufgabe abzuschließen schickt dir keine E-Mail.
3. Bei Aufgabenabschluss benachrichtigen ist aktiv in deinen Benachrichtigungseinstellungen (standardmäßig an, du kannst es aber ausgeschaltet haben).

Wenn alle drei zutreffen und die E-Mail trotzdem ausbleibt, prüfe deinen Spam-Ordner und wende dich dann an deinen Reonic Kundenbetreuer.

Kommentare und der Aktivitäts-Feed

Jede Aufgabe trägt ihren eigenen Kommentar-Thread, und das übergeordnete Objekt hält den weiteren Kontext:

• Kommentare an der Aufgabe — jede Aufgabe hat ihren eigenen Kommentar-Thread, begrenzt auf diese Aufgabe. Nutze ihn für Hin und Her, das an der Aufgabe selbst hängt: mehrere Personen kommentieren, Rückfragen, Statusnotizen. In der Mobile App wird dieser Thread eingebettet auf dem Detailbildschirm der Aufgabe gezeigt.
• Kommentare am übergeordneten Objekt — das Projekt oder der Kontakt hat einen eigenen Kommentarbereich. Nutze ihn für Kontext, der zum weiteren Rahmen gehört und nicht zu einer einzelnen Aufgabe.
• Aktivitäts-Feed am übergeordneten Objekt — jedes Ereignis einer Aufgabe (erstellt, zugewiesen, abgeschlossen, archiviert, Lane gewechselt, neu zugewiesen) wird im Aktivitäts-Feed des übergeordneten Projekts festgehalten. Das ist dein Prüfpfad.
• Feld Beschreibung — für statischen Kontext, der nur zu dieser Aufgabe gehört, nutze das Beschreibungsfeld der Aufgabe und bearbeite es, während die Aufgabe voranschreitet.

Benachrichtigungen zu Aufgaben

Benachrichtigungs-Schalter je Nutzer steuern die E-Mails zu Aufgaben, eingestellt unter Einstellungen > Organisation > Benachrichtigungen > Persönlich:

• Bei Aufgabenzuweisung benachrichtigen (standardmäßig an) — schickt „Dir wurde eine Aufgabe zugewiesen“, wenn dich jemand zu den Zugewiesenen einer Aufgabe hinzufügt.
• Bei Aufgabenabschluss benachrichtigen (standardmäßig an) — schickt „Aufgabe abgeschlossen“ an die Person, die die Aufgabe erstellt hat, wenn jemand anderes ihre Aufgabe abschließt.

Damit Team-Mitglieder über eine dem Team zugewiesene Aufgabe benachrichtigt werden, füge sie zusätzlich einzeln als Zugewiesene hinzu.

Die tägliche Zusammenfassung (oben) ist eine eigene Opt-in-Oberfläche. Admins können Standards auf Workspace-Ebene unter Einstellungen > Organisation > Benachrichtigungen > Firmenweit setzen.

Externe Nutzer und die Sichtbarkeit von Aufgaben

Externe Nutzer (Viewer oder Editor mit dem Kennzeichen Extern; das vollständige Modell steht im Artikel zu Nutzern, Rollen, Lizenzen und Teams) sehen nur die Projekte und Aufgaben, denen sie ausdrücklich zugewiesen sind. Für Aufgaben gilt:

• Sie sehen eine Aufgabe, wenn sie zugewiesene Person sind, Leiter eines zugewiesenen Teams, Key Account auf dem übergeordneten Projekt oder zugewiesene Person auf dem übergeordneten Projekt.
• Team-Mitglieder (keine Leiter) eines zugewiesenen Teams sehen die Aufgabe, sobald sie zusätzlich einzeln zugewiesen sind.
• Die globale Seite Aufgaben sehen sie nicht. Sie erreichen Aufgaben über die Projekte, die sie öffnen können.

Wenn ein Partner-Installateur eine Aufgabe nicht sieht, die du ihm zugewiesen hast, sind das die üblichen Gründe: Er wurde nicht einzeln zugewiesen, er wurde nur als Team-Mitglied statt als Leiter zugewiesen, oder er hat keinen Zugriff auf das übergeordnete Projekt.

Eine Aufgabe archivieren

Wenn eine Aufgabe nicht mehr relevant ist (falsches Projekt, doppelt, wird nie passieren), archiviere sie.

1. Öffne die Aufgabe.
2. Klicke auf Archivieren (im Aktionsmenü oder in der Werkzeugleiste; die genaue Stelle hängt von der Oberfläche ab).
3. Die Aufgabe verschwindet sofort aus allen aktiven Listen.
4. Der Aktivitäts-Feed des übergeordneten Projekts hält das Archivieren fest.

In der Mobile App archivierst du über das Aktionsmenü oder die Wischgeste. Wenn der WhatsApp-KI-Assistent in deinem Workspace aktiv ist, archiviert auch er über „lösche die Aufgabe zu X“ oder „archiviere Aufgabe #N“.

Zeiterfassung auf Aufgaben

Reonic hat eine eigene Oberfläche Zeiterfassung: Erfasse Einträge mit einer Stoppuhr oder von Hand und verknüpfe jeden Eintrag mit einem Projekt (Haushalt oder Gewerbe). Um Aufwand auf eine Aufgabe zu erfassen, gibt es diese Muster:

• Erfasse die Zeit auf das Projekt, zu dem die Aufgabe gehört, über die Oberfläche Zeiterfassung, mit einer Stoppuhr oder einem manuellen Eintrag.
• Nutze einen Kalendertermin für Arbeit in Terminform: Plane sie mit Beginn und Endzeit, und die Dauer ist die aufgewendete Zeit.

Aufgaben in der Mobile App

Die Mobile App gibt Field Workern die Aufgaben-Oberfläche, die sie brauchen: die ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Aufgaben auf den Projekten, an denen sie arbeiten, und die Möglichkeit, abzuschließen und anzulegen.

• Aufgabenliste — ein globaler Reiter Aufgaben, standardmäßig auf die dir zugewiesenen Aufgaben gefiltert.
• Reiter Aufgaben je Projekt — öffne ein Projekt, und du siehst seine Aufgabenliste.
• Eine Aufgabe abschließen — tippe auf die Aktion zum Abschließen; die Aufgabe erscheint sofort als erledigt.
• Eine Aufgabe erstellen — tippe auf + Neue Aufgabe, fülle das Formular aus, speichere.
• Checkliste — tippe auf jedes Element, um es abzuhaken.
• Neu zuweisen — tippe auf das Feld Zugewiesene, um Personen hinzuzufügen oder zu entfernen.
• Eine Vorlage anwenden — öffne die Vorlagenauswahl, aufgeteilt in Firma (firmenweit) und Benutzer (persönlich).
• Eine Aufgabe kommentieren — der Detailbildschirm der Aufgabe trägt einen eingebetteten Kommentar-Thread.

Aufgabenvorlagen anzulegen und zu verwalten, Karten auf dem Aufgaben-Kanban für Gewerbeprojekte zu ziehen und die umfangreichere Filter-Oberfläche laufen im Portal.

Eingebaute Aktionen bei Änderungen an Aufgaben

Wenn sich eine Aufgabe ändert, löst Reonic diese eingebauten Aktionen aus:

• Eintrag im Aktivitäts-Feed am übergeordneten Projekt, immer.
• Abschluss-Benachrichtigung an die Person, die die Aufgabe erstellt hat (wenn die Regeln oben zutreffen).
• Zuweisungs-Benachrichtigung an eine neu zugewiesene Person (wenn die Regeln oben zutreffen).

Um wiederkehrende Arbeit zu standardisieren und zu beschleunigen, nutze Aufgabenvorlagen (einen wiederkehrenden Ablauf vorbefüllen), die tägliche Zusammenfassung (eine automatische Morgenübersicht) und den WhatsApp-KI-Assistenten (sag „lege dazu eine Folgeaufgabe an, wenn ich die Hauptaufgabe abschließe“, und der Assistent legt sie an). Für eigene Integrationen auf Aufgaben-Ereignisse steht die REST-API zur Verfügung; dein Kundenbetreuer berät dich dazu.

Gut zu wissen

• Das übergeordnete Objekt steht beim Anlegen fest. Wähle Projekt, Kontakt oder deinen persönlichen Eingang, bevor du speicherst.
• Keine primäre zugewiesene Person. Alle Zugewiesenen einer Aufgabe sind gleichgestellt.
• Aufgaben sind flach. Es gibt kein Abhängigkeitsmodell (Aufgabe A abschließen, bevor Aufgabe B aktiv wird). Nutze die Beschreibung oder ein Label, um eine Abhängigkeit formlos festzuhalten.
• Die Aktion „Löschen“ im Portal archiviert die Aufgabe. Für eine Löschung aus Compliance-Gründen wende dich an den Support-Chat.
• KI-erstellte Aufgaben sind als solche markiert. Aufgaben, die über den WhatsApp-KI-Assistenten oder den KI-Assistenten in der App entstehen, tragen eine KI-Quellenmarkierung; manuell erstellte nicht. Frag deinen Admin, wenn du danach filtern musst.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026