Teams
Fasse Benutzer zu Teams zusammen, damit du eine ganze Gruppe in einem Schritt einem Projekt zuweisen kannst und die Sichtbarkeit deiner Organisationsstruktur folgt.
Kategorien: CRM
Teams fassen Benutzer zusammen (ein Vertriebsteam Berlin, eine Montagekolonne Nord), damit du eine ganze Gruppe auf einmal an ein Projekt hängen kannst und damit sich das Wer-sieht-was an deiner Struktur orientiert. Dieser Artikel behandelt, wie Teams in deiner täglichen CRM-Arbeit auftauchen. Das Einrichten der Teams selbst (Teams anlegen, die Aufteilung in Leiter und Mitglieder, der Teamkalender) steht im Einstellungs-Artikel Create and structure a team. Dieser Artikel setzt voraus, dass deine Teams bereits existieren.
Bevor du startest
- Wenn du gar keine Team-Optionen siehst, wende dich an deinen Reonic Kundenbetreuer.
- Richte deine Teams zuerst unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams ein. Die vollständige Anleitung steht in Create and structure a team.
- Die Entscheidung, auf die es bei jedem Team ankommt, ist die Aufteilung in Leiter und Mitglied, denn sie steuert, wer zugewiesene Arbeit sieht.
Ein Team einem Projekt zuweisen
- Öffne das Projekt, das du zuweisen willst.
- Setze zuerst den Key Account: die eine Person, der die Kundenbeziehung gehört. Es gibt genau einen pro Projekt, es ist der Name auf den Angebots- und Installationsdokumenten, und er ist die Grundlage des Vertriebsreportings.
- Ergänze etwaige Mitbearbeiter als zusätzliche zugewiesene Benutzer.
- Hänge das Team an, um seine Struktur an das Projekt zu bringen.
- Klicke auf Speichern.
Hinweis
Ein angehängtes Team gibt dem Teamleiter Zugriff, nicht automatisch jedem Mitglied. Der Leiter verteilt die Arbeit dann bei Bedarf an einzelne Personen weiter.
Wie die Sichtbarkeit in Teams funktioniert
Die Aufteilung in Leiter und Mitglied entscheidet, wer zugewiesene Arbeit sieht:
- Teamleiter erhalten Zugriff auf alles, was ihrem Team zugewiesen ist. Sie können die Arbeit öffnen und an einzelne Mitglieder weiterverteilen.
- Teammitglieder erhalten zugewiesene Arbeit nicht automatisch. Sie sehen sie, wenn sie einen eigenen Weg dorthin haben: als Key Account, als einzeln zugewiesener Benutzer oder über ihre eigene Rolle.
Benutzer mit eingeschränkten Leserechten (externe oder eingeschränkte Benutzer) sehen ein Projekt nur, wenn es ihnen zugewiesen ist — ein externes Teammitglied sieht es also, sobald du es ihm einzeln zuweist. Für Benutzer mit weitreichenden Leserechten sind Teams eine reine Strukturgruppierung, und das Nur-Leiter-Verhalten ändert nichts an dem, was sie ohnehin sehen.
Gut zu wissen
- Die Zuweisung steuert das Reporting, nicht nur den Zugriff. Der Key Account ist die Einheit, der das Vertriebsreporting das Geschäft zurechnet — halte ihn also korrekt. Einen neuen Key Account zu setzen ersetzt den bisherigen. Einen Co-Key-Account gibt es nicht.
- Ein Team lässt sich neben einem anderen anhängen. Ein weiteres Team hinzuzufügen behält jedes bereits zugewiesene Team. Zum Tauschen entfernst du erst das eine und fügst dann das andere hinzu.
- Das Einrichten von Teams ist Admin-Sache und liegt in den Einstellungen. Teams anlegen, Personen hinzufügen und Leiter festlegen passiert alles auf der Einstellungsseite. Siehe Create and structure a team.
- Mitglieder werden nicht automatisch benachrichtigt. Wenn der Leiter die Arbeit des Teams erhält, ist das Verteilen an einzelne Mitglieder ein manueller Schritt.
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