Projektstatus-Überblick AIAI-Funktion

Kategorien: CRM

Vor einem Anruf willst du wissen, wo ein Projekt steht. Die Informationen sind da — verteilt auf den Status, die offenen Aufgaben, den Kalender, die Dateianfragen, die Notizen und das Aktivitätsprotokoll — und sie zusammenzutragen kostet fünf Minuten, die du nicht hast, während das Telefon klingelt.

Der Projektstatus-Überblick übernimmt das Zusammentragen. Er liest das Projekt und gibt dir eine kurze Zusammenfassung plus eine empfohlene nächste Aktion, passend zur Phase, in der das Projekt tatsächlich ist.

Bevor du anfängst

• Verfügbar bei jedem Projekt. Öffne ein Projekt, und der Überblick steht in der Seitenleiste.
• Zum Generieren brauchst du mindestens die Rolle Editor. Betrachter können einen von jemand anderem generierten Überblick lesen, aber keinen erstellen.
• Funktioniert bei Wohn- und Gewerbeprojekten.

Einen Überblick generieren

1. Öffne das Projekt.
2. Suche in der Seitenleiste das Widget Projektzusammenfassung.
3. Klicke auf Generieren.
4. Warte ein paar Sekunden.

Du bekommst zweierlei: eine kurze Beschreibung, wo das Projekt steht, und eine empfohlene Aktion. Darunter steht der Zeitpunkt der Generierung.

Einmal generiert, wird der Überblick zwischengespeichert. Öffnest du das Projekt erneut, erscheint er sofort, statt neu erzeugt zu werden.

Den Überblick aktuell halten

Der Überblick ist eine Momentaufnahme des Zeitpunkts, an dem du ihn generiert hast. Er aktualisiert sich nicht von selbst, wenn sich das Projekt bewegt.

Klicke erneut auf Generieren, wann immer du einen aktuellen Stand brauchst — nach einer Statusänderung, einem Kundengespräch, einer neuen Aufgabe oder allem anderen Wesentlichen. Der neue Überblick ersetzt den alten.

Ist ein Überblick älter als etwa eine Woche, wurde er möglicherweise verworfen, und das Widget zeigt wieder Generieren.

Was er liest

Der Überblick entsteht aus dem Projektdatensatz, nicht aus etwas außerhalb davon:

• Die Phase, in der das Projekt ist, und sein Status.
• Der Stand des Angebots, samt Unterschriftsdatum, sofern vorhanden.
• Die nächsten offenen Aufgaben, nach Fälligkeitsdatum.
• Die nächsten Kalendertermine.
• Ausstehende Dateianfragen.
• Die neuesten Notizen.
• Die jüngsten Aktivitäten im Projekt.

Er liest von jedem davon nur eine begrenzte Anzahl — die neuesten und die nächstfälligen. Ein Projekt mit fünfzig offenen Aufgaben wird also aus den nächsten paar zusammengefasst, nicht aus allen.

Die empfohlene Aktion richtet sich nach der Phase. Ein Projekt in der Angebotsphase bekommt einen Vorschlag für die Angebotsphase, ein Projekt in der Installationsphase einen für die Installation.

In WhatsApp danach fragen

Nutzt dein Unternehmen den WhatsApp Assistent, kannst du ihn direkt nach dem Status eines Projekts fragen und bekommst denselben Überblick — er wird erzeugt, falls noch keiner existiert.

Gut zu wissen

• Es ist eine Zusammenfassung, keine Quelle. Der Überblick dient der Orientierung, bevor du genauer hinsiehst. Alles, was du einem Kunden gleich sagen willst, prüfe am Projekt selbst.
• Er sieht nur, was erfasst ist. Ein Gespräch, das niemand notiert hat, erreicht den Überblick nicht. Projekte mit wenigen Notizen ergeben dünne Zusammenfassungen — zu Recht.
• Die empfohlene Aktion ist ein Vorschlag. Sie entsteht aus Phase und Zustand des Projekts und weiß nicht, was du letzte Woche mit dem Kunden vereinbart hast.
• Er bleibt intern. Der Überblick erscheint nie im Kundenportal, auf einem Angebots-PDF oder im Unterschriftsprozess. Der Hausbesitzer sieht ihn nicht.
• Nur der letzte Überblick wird behalten. Ein neuer ersetzt den vorherigen, einen Verlauf gibt es nicht.
• Betrachter können nicht neu generieren. Hast du nur Lesezugriff und der Überblick ist veraltet oder fehlt, frage eine Kollegin oder einen Kollegen mit Editor-Zugriff — oder den WhatsApp Assistent.
• Die Seitenleiste gibt es nur im Portal. In der mobilen App gibt es kein Überblicks-Widget; dort ist WhatsApp der Weg.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026