Ordnerstrukturen und Dateiablage

Kategorien: CRM

Jedes Projekt, jeder Kontakt und jeder persönliche Posteingang in Reonic kann Dateien enthalten: Bilder, PDFs, Planungsdateien, Tabellen und mehr. Dateien hängen an einem von vier Orten (einem Haushaltsprojekt, einem Gewerbeprojekt, einem Kundenkontakt oder deinem eigenen persönlichen Posteingang). Ohne jede Einrichtung liegen Dateien in einer flachen Liste. Mit Ordnern und Ordnervorlagen gibst du dieser Liste Struktur, und über die Freigaben entscheidest du, wer in deiner Firma und welche Kunden welche Datei sehen.

Für wen dieser Artikel ist

• Installateur-Admins, die Ordnervorlagen und die workspaceweiten Einstellungen für den Dateizugriff verwalten.
• Kundenbetreuer in der täglichen Arbeit: Dokumente hochladen, Ordner organisieren, Dateien zwischen Projekten verschieben und Dateien für Kunden sichtbar machen.
• Field Worker, die Fotos und Scans in der Mobile App aufnehmen.
• Admins, die geschützte Dateien löschen, an die Kundenbetreuer nicht herankommen.

Bevor du startest

• Du brauchst mindestens Editor-Zugriff auf das Projekt, den Kontakt oder den persönlichen Posteingang, in dem du arbeitest.
• Erlaubte Dateitypen im Dokumentations-Upload sind Bilder, Videos, PDFs, CSV und Excel

Ordner pro Projekt anlegen (keine Einrichtung nötig)

In der Ansicht Dateien jedes Projekts kannst du jederzeit Ordner anlegen und Dateien hineinschieben.

1. Öffne den Reiter Dateien des Projekts.
2. Klicke auf Neuer Ordner.
3. Trag eine Bezeichnung (erforderlich), eine optionale Beschreibung und eine Farbe (Text und Hintergrund) ein, damit der Ordner auffällt.
4. (Optional) Um den Ordner auf bestimmte Nutzer oder Teams zu beschränken, öffne sein Popover Teilen und Zugriff und schalte Zugriff für alle externen Nutzer erlauben aus (standardmäßig an), und wähl dann aus, wer den Zugriff behält. Siehe Dateien teilen und steuern, wer sie sieht weiter unten.
5. Klicke auf Speichern. Der Ordner erscheint in der Dateiliste.

Um Dateien in einen Ordner zu verschieben, öffne zuerst den Zielordner und zieh die Dateien dann darauf (oder nutz die Aktion zum Verschieben in einen Ordner). Ordner haben genau eine Ebene: Ein Ordner enthält Dateien, keine weiteren Ordner. Für eine feinere Gliederung innerhalb eines Ordners nutzt du eine Namenskonvention.

Dieselben Ordner in jedem Projekt von Hand anzulegen wird schnell mühsam. Dafür gibt es Ordnervorlagen.

Ordnervorlagen einmal definieren und überall nutzen

Mit Ordnervorlagen legst du eine Ordnerstruktur einmal fest, und sie erscheint automatisch in jedem Projekt. Die Vorlagen richtest du unter Einstellungen > Organisation > Ordnerverwaltung ein; dafür brauchst du eine Admin-Rolle.

1. Öffne Einstellungen > Organisation > Ordnerverwaltung.
2. Wähl den Bereich, für den die Vorlage gilt: Haushaltsprojekte, Gewerbeprojekte, Kontakt-Dateien oder den persönlichen Posteingang. Jeder Bereich hat seinen eigenen Vorlagenbereich, eine Vorlage für Haushaltsprojekte gilt also nicht für Gewerbeprojekte.
3. Klicke auf Ordner erstellen, gib eine Bezeichnung ein (zum Beispiel Vor-Ort-Begehung, Vertragsunterlagen, Montagefotos, Übergabe) und wähl eine Farbe.
4. Klicke auf Speichern. Die neuen Ordner erscheinen automatisch, sobald jemand die Dateiansicht eines Projekts zum ersten Mal öffnet.

Eine Vorlage nach einer Änderung neu importieren

Wenn du die Dateiansicht eines neuen Projekts zum ersten Mal öffnest und es noch keine Ordner hat, erscheinen die Vorlagenordner automatisch, ganz ohne Zutun. Um eine Vorlagenänderung in ein Projekt zu holen, das bereits Ordner hat, nutzt du die Schaltfläche Ordner aus Einstellungen importieren im Kopfbereich der Dateiansicht.

Das Neu-Importieren kannst du gefahrlos wiederholen. Es aktualisiert Bezeichnungen und Farben der bestehenden Ordner auf den aktuellen Stand der Vorlage. Es dupliziert keine Ordner und verschiebt die Dateien darin nicht. Deine Dateien bleiben genau da, wo sie sind.

Dateien in ein Projekt hochladen

Am häufigsten wirst du Dateien hochladen, indem du sie im Portal per Drag-and-drop hineinziehst.

1. Öffne den Reiter Dateien des Projekts (öffne zuerst einen Ordner, wenn die Dateien dort landen sollen).
2. Zieh Dateien auf den Upload-Bereich oder klick ihn an, um die Dateiauswahl zu öffnen.
3. Jede Datei wird mit eigener Fortschrittsanzeige hochgeladen. Bilder werden je nach Einstellungen deines Workspace automatisch komprimiert.
4. Nach dem Hochladen erscheinen die Dateien in der Liste.

Du kannst Dateien auch fernab vom Schreibtisch aufnehmen:

• In der Mobile App machen Field Worker Fotos, wählen aus der Fotobibliothek, führen einen LiDAR-Raumscan durch (iOS) oder sprechen eine Sprachnotiz direkt in ein Projekt. Aufnahmen bleiben offline auf dem Gerät und werden synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
• Über WhatsApp schickst du ein Foto, PDF oder Dokument an den Reonic WhatsApp Assistenten, und er leitet die Datei an das Projekt weiter, über das ihr gerade sprecht, oder in deinen persönlichen Posteingang, wenn kein Projekt gesetzt ist.

Eine Datei aus deinem Posteingang in ein Projekt verschieben

Dateien, die in deinem persönlichen Posteingang landen (zum Beispiel über WhatsApp, bevor du das Projekt kanntest), lassen sich auf ein Projekt verschieben.

1. Öffne im Portal deinen persönlichen Datei-Posteingang.
2. Such die Datei und wähl In Projekt verschieben.
3. Wähl das Ziel-Haushaltsprojekt oder -Gewerbeprojekt.
4. Bestätige. Die Datei wandert ans Ende der Dateiliste dieses Projekts.

Freigaben, die du der Datei in deinem Posteingang gegeben hast, wandern mit. Du kannst Dateien aus deinem eigenen Posteingang auf ein Projekt verschieben, nicht andersherum, und nicht direkt zwischen zwei Projekten.

Eine Datei finden

Ordnen und finden kannst du Dateien mit drei Werkzeugen:

• Ordner (und Ordnervorlagen) für die Struktur, wie oben beschrieben.
• Eine einheitliche Namenskonvention innerhalb eines Ordners für die feinere Gruppierung.
• Die Suche in der Dateiliste, um eine Datei über ihre Bezeichnung zu finden.

Dateien teilen und steuern, wer sie sieht

Das Popover Teilen und Zugriff an jeder Datei trägt zwei getrennte Regler. Halte sie auseinander.

Teilen mit bestimmten Nutzern oder Teams (intern)

Standardmäßig ist eine Datei für deine externen Nutzer offen, und du schränkst sie ein, indem du auswählst, wer den Zugriff behält.

1. Öffne die Datei und klicke auf Teilen und Zugriff.
2. Such unter Mit externen Nutzern & Teams teilen den Schalter Zugriff für alle externen Nutzer erlauben. Er ist standardmäßig an. Schalte ihn aus.
3. Die Personenauswahl erscheint. Füge die Nutzer (und Teams, falls dein Workspace Teams hat) hinzu, die den Zugriff behalten sollen.
4. Schließ das Popover. Es speichert automatisch. Die Datei ist jetzt für alle ausgeblendet, die nicht auf den Freigabelisten stehen.

Freigaben sind additiv: Ein Team hinzuzufügen entfernt bestehende Nutzer-Freigaben nicht. Genauso kannst du einen ganzen Ordner einschränken (schalte am Ordner Zugriff für alle externen Nutzer erlauben aus), und jede Datei darin erbt die Einschränkung. Das Teilen mit einzelnen Nutzern funktioniert immer; das Teilen mit einem Team setzt die Teams-Funktion voraus. Siehst du die Team-Option nicht, wende dich an den Support-Chat.

Eine Datei mit dem Kunden teilen

1. Öffne die Datei und klicke auf Teilen und Zugriff.
2. Schalte unter Endkunden-Zugriff die Option Mit dem Kunden teilen ein.
3. Klicke auf Speichern. Die Datei erscheint im Dateibereich des Kundenportals für dieses Projekt.

Die Sichtbarkeit für externe Nutzer verschärfen (Admin)

Dein Workspace hat zwei Einstellungen, die steuern, was externe Nutzer (Kunden und Partner mit Portalzugang) sehen. Ein Admin konfiguriert sie direkt auf der Seite Einstellungen > Firmeneinstellungen > Funktionen > Projektbezogene Funktionen. Du musst dich dafür nicht an Reonic wenden.

• Dateizugriffskontrolle an bedeutet, dass externe Nutzer nur Dateien sehen, die für Kunden sichtbar sind, in einem unbeschränkten Ordner liegen oder ausdrücklich mit ihnen geteilt wurden.
• Standardmäßig keine gemeinsame Nutzung mit Externen bedeutet, dass von externen Nutzern hochgeladene Dateien zunächst nur für die hochladende Person sichtbar sind, damit der Upload eines Kunden nicht für jeden Mitarbeiter sichtbar ist. Dieser Unterschalter wird verfügbar, sobald die Dateizugriffskontrolle an ist; schaltest du sie wieder aus, wird er zurückgesetzt.

Um die Haltung deines Workspace zu ändern (offen, gefiltert oder streng), legt ein Admin diese Schalter auf der Seite Einstellungen > Firmeneinstellungen > Funktionen > Projektbezogene Funktionen um. Die Änderung wirkt sofort für die Dateiansichten externer Nutzer.

Den Kunden um einen Datei-Upload bitten

Wenn du ein Dokument vom Kunden brauchst (eine Vollmacht, ein Ausweisfoto, eine Stromrechnung, ein Zählerfoto), schick eine Dateianfrage über das Kundenportal.

1. Öffne den Bereich Dateianfragen des Projekts und wähl Neue Datei anfordern.
2. Fülle Titel (worum du bittest), eine optionale Beschreibung, die Erlaubten Dateitypen und die Angabe aus, ob mehrere Dateien erlaubt sind.
3. Klicke auf Veröffentlichen, dann auf Per E-Mail senden. Reonic schickt dem Kunden per E-Mail einen Link zu seiner Upload-Seite.
4. Der Kunde öffnet den Link und lädt die Datei oder Dateien hoch. Hochgeladene Dateien werden als für Kunden sichtbar markiert und als vom Kunden hochgeladen erfasst.
5. Nach dem Prüfen der Uploads markierst du die Anfrage als abgeschlossen, damit der Kunde sie nicht mehr als offen sieht.

Der Kunde lädt direkt über den zugeschickten Link hoch. Das gleiche Verhalten des Kundenportals gilt auch hier, denn Dateien, die über eine Anfrage hereinkommen, sind als für Kunden sichtbar markiert.

Ein Bild markieren

Bilddateien lassen sich direkt mit Stiftstrichen, Formen, Text und Zuschnitt versehen, im Portal wie in der Mobile App.

1. Öffne das Bild und wähl Bearbeiten.
2. Nutz das Werkzeugset: Stift (mit Strichstärke), Formen (Kreis, Quadrat, Pfeil), Text, Linien (durchgezogen oder gestrichelt), ein Solar-Polygon zum Umreißen der Dachfläche, Zuschneiden und Zoom. Unterwegs helfen dir Rückgängig und Wiederherstellen.
3. Klicke auf Speichern. Die markierte Fassung wird neben dem Original abgelegt, und alle, die die Datei danach öffnen, sehen die markierte Fassung.

Das Original bleibt immer erhalten. Jedes Speichern ersetzt die vorherige markierte Kopie, es gibt also keine Bearbeitungshistorie. Um Markierungen zu verwerfen und auf das Original zurückzugehen, wende dich an den Support-Chat.

Einen Ordner als ZIP herunterladen

Lade alle Dateien eines Ordners auf einmal herunter, statt einzeln.

1. Öffne die Ansicht Dateien des Projekts, such den Ordner und wähl Ordner als ZIP herunterladen.
2. Kleine Ordner werden sofort gebündelt und heruntergeladen.
3. Bei großen Ordnern wird das Archiv erst vorbereitet. Beobachte, wie der Status von Ausstehend auf Fertig (oder Fehlgeschlagen) wechselt, und klick dann auf den Download-Link, sobald er bereit ist.

Ein Ordner darf für einen ZIP-Export bis zu 1.000 Dateien enthalten. Der fertige Download-Link funktioniert etwa einen Tag lang, stoß den Export also erneut an, wenn du ihn später noch einmal brauchst.

Fotos, die zu Punkten der Montage-Checkliste aufgenommen wurden, sind im Export ebenfalls enthalten. Sie tauchen in der Ansicht Dateien auf und wandern in das Ordner-ZIP, damit die Checklistenbilder eines Projekts nicht zurückbleiben. Lies den Uploader oder das Upload-Datum vor dem Export aus der Dateiliste ab, denn das Archiv enthält nur die Dateien selbst.

Eine Datei löschen

Das Löschen ist endgültig: Es gibt keinen Papierkorb und kein Rückgängig.

1. Öffne die Dateiliste, such die Zeile der Datei und öffne ihre Aktionen.
2. Klicke auf Löschen. Die Datei und ihre markierte Kopie werden entfernt.

Manche Dateien sind geschützt (Förderdokumente, als geschützt markierte Dateien und unterschriebene Angebote). Bei einer geschützten Datei ist die Lösch-Aktion für Nicht-Admins deaktiviert und zeigt den Tooltip „Geschützte Datei". Ein Admin kann sie nach Bestätigung eines Dialogs zur unumkehrbaren Aktion löschen. Ein unterschriebenes Angebot kann niemand löschen, auch kein Admin. Willst du eine Datei nur aus einem Projekt heraushaben, verschieb sie, statt sie zu löschen.

Gut zu wissen

• Ordner haben genau eine Ebene. Ein Ordner enthält Dateien, keine weiteren Ordner. Für eine feinere Struktur nutzt du eine Namenskonvention.
• Ordnen mit Ordnern, Vorlagen, Namenskonvention und Suche. Das sind die Werkzeuge zum Gruppieren und Wiederfinden von Dateien.
• Ordnervorlagen gelten je Bereich. Haushalt, Gewerbe, Kontakt und Persönliches haben jeweils ihren eigenen Vorlagensatz, und die greifen nicht ineinander.
• Ein Neu-Import einer Vorlage berührt nur Ordnerbezeichnungen und -farben. Deine Dateien bleiben, wo sie sind.
• Download-Links halten etwa einen Tag. Ein extern geteilter Link funktioniert rund einen Tag, stoß den Export also erneut an, wenn du ihn später noch brauchst.
• Uploads mit gleicher Bezeichnung erzeugen eine neue Datei. Lädst du eine Datei mit derselben Bezeichnung hoch, kommt eine neue Datei dazu, statt die vorherige zu ersetzen.
• iPhone-Fotos (HEIC/HEIF) lassen sich problemlos hochladen. Reonic wandelt sie beim Hochladen automatisch in JPEG um, sie lassen sich also wie jedes andere Foto ansehen und herunterladen. Du musst sie vorher nicht umwandeln.
• Bis zu 200 Dateien pro Upload-Sitzung, und ein Ordner-ZIP-Export bündelt bis zu 1.000 Dateien.
• Kunden laden über eine Dateianfrage hoch. Schick eine Dateianfrage, und der Kunde lädt dagegen hoch, oder er lädt aus seinem eigenen Dateibereich im Kundenportal herunter.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026