E-Mails im CRM

Die E-Mail-Funktion auf einem Projekt-Datensatz vereint zwei Oberflächen. Ein schreibgeschütztes Panel zeigt die letzten E-Mails zwischen dir und dem Kunden, live aus deinem verbundenen Outlook- oder Gmail-Postfach geladen. Ein PDF-Versand-Dialog verschickt von Reonic erzeugte Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Briefe per E-Mail. Gelesen wird im Portal; geantwortet und frei formuliert wird in deinem eigenen Mailprogramm. Dieser Artikel beschreibt, was jede Oberfläche kann und wie du beide zusammen nutzt.

Bevor du startest

• Verbinde dein persönliches Postfach, damit Kunden-E-Mails im Projekt-Panel auftauchen. Siehe Dein Postfach verbinden weiter unten.
• Der Kunde braucht eine E-Mail-Adresse am Projekt. Das Panel sucht nach der Kunden-E-Mail-Adresse des Projekts und zeigt deshalb erst Ergebnisse, sobald am Kontakt eine Adresse hinterlegt ist.
• Du brauchst die passende Berechtigung. Kundenbetreuer, Installateur-Admins und Field Worker können ein persönliches Postfach verbinden und das Panel lesen. Für den Versand von Reonic-PDFs brauchst du mindestens Editor-Rechte auf der Rechnung, dem Angebot oder dem Brief, den du senden willst.
• Das E-Mail-Panel gibt es im Portal. Unterwegs öffnest du zum Lesen von Kunden-E-Mails direkt die App deines Anbieters.

Das rechte Panel auf einem Projekt öffnen

Im E-Mail-Panel liest du, was hereingekommen ist. Es gibt es auf jedem Projekt, jeder Anfrage, jedem Angebot und jeder Montage, jeweils auf die Kunden-E-Mail-Adresse dieses Datensatzes eingegrenzt.

1. Öffne im Portal ein Projekt (Anfrage / Angebot / Montage).
2. Klicke in der oberen Leiste des Datensatzes auf die Schaltfläche E-Mails.
3. Das Panel öffnet sich rechts. Es zeigt die neuesten Nachrichten, bei größeren Mengen mit Seitenblätterung.
4. Der Kopfbereich des Panels zeigt:
   • Die Anzahl der Ergebnisse und die Anzahl der ungelesenen Nachrichten für diesen Kunden.
   • Anbieter-Symbole (Microsoft oder Google), die zeigen, woher die Ergebnisse stammen.
   • Eine Schaltfläche Aktualisieren und eine Seitenblätterung, wenn es mehr Nachrichten gibt, als auf die erste Seite passen.
   • Ein Fehlerbanner mit einem Link zum erneuten Verbinden, wenn deine Postfachverbindung Aufmerksamkeit braucht.

Jede Nachrichtenzeile zeigt den Gelesen-Status, den Betreff, die Empfänger in VON/AN/CC/BCC mit Avataren, eine Vorschau des Textinhalts, den Sende- bzw. Empfangszeitpunkt und eine Büroklammer, wenn Anhänge vorhanden sind.

So funktioniert das Panel

Das Panel liest live aus deinem verbundenen Postfach, gefiltert nach der E-Mail-Adresse des Kunden. Es zeigt die Nachrichten, an denen dieser Kunde beteiligt ist; der vollständige Text der E-Mail bleibt bei deinem Anbieter.

• Inhaltsvorschau im Panel. Jede Zeile zeigt einen kurzen Ausschnitt. Klicke auf In Microsoft / Gmail öffnen für die vollständige Nachricht.
• Neue E-Mails erscheinen mit kurzer Verzögerung. Das Panel und der Ungelesen-Zähler in der oberen Leiste aktualisieren sich während der Arbeit alle paar Minuten von selbst. Klicke auf Aktualisieren, um neue Nachrichten früher zu holen.
• Gefiltert nach der E-Mail-Adresse des Kunden. Das Panel gleicht die E-Mail-Adresse des Kunden an diesem Datensatz ab. Für eine Suche über mehrere Kunden hinweg nutzt du die Suche deines Anbieters.
• CC- und BCC-Empfänger sind sichtbar. So erkennst du, ob du in einem Thread (E-Mail-Verlauf) nur in Kopie warst oder direkt angeschrieben wurdest.

Ein von Reonic erzeugtes Dokument per E-Mail senden

Die andere Hälfte der Funktion ist der PDF-Versand-Dialog. Damit verschickst du eine Rechnung, ein Angebot, einen Brief oder eine Auftragsbestätigung per E-Mail. Betreff und Text kommen aus der von deinem Admin konfigurierten Vorlage; die Empfängerliste bearbeitest du pro Versand.

1. Öffne den Datensatz (Rechnung / Angebot / Brief / Auftragsbestätigung) im Portal.
2. Klicke auf Per E-Mail senden. Der Dialog zum Dokumentversand öffnet sich.
3. Der Dialog füllt den Betreff (aus Dokumenttyp und Name des Kunden), die Textvorschau (aus Dokumentvorlage und Fußzeile), die Empfängerliste (die E-Mail-Adresse des Kunden) sowie Dokumentnummer, Titel und Beschreibung vor.
4. Bearbeite bei Bedarf die Empfängerliste. Ergänze weitere Adressen, die alle in der An-Zeile landen, oder entferne die E-Mail-Adresse des Kunden und schicke das Dokument stattdessen zur Überprüfung an einen Kollegen.
5. Klicke auf Dokument senden. Reonic erzeugt das PDF, hängt es an und versendet die E-Mail. Wenn der ausgehende Mailversand deines Unternehmens eingerichtet ist, behält die E-Mail eure eigene Domain in der Von-Zeile.
6. Sobald die E-Mail versendet ist, zeigt das Dokument am Datensatz einen Versandzeitpunkt und einen grünen Haken.

Die Nachricht für einen bestimmten Kunden anpassen

Betreff und Text kommen aus einer Vorlage: Dein Admin konfiguriert die E-Mail-Vorlagen in den Einstellungen, und jeder Versand dieses Dokumenttyps nutzt diese Vorlage. Die Empfängerliste ist das Feld, das du pro Versand bearbeiten kannst. Wenn du für einen Kunden einen anderen Nachrichtentext brauchst, hast du drei Möglichkeiten:

• Lade das PDF herunter und häng es an eine neue E-Mail aus deinem eigenen Outlook oder Gmail. Damit hast du Betreff, Text, Empfänger und Formatierung vollständig in der Hand.
• Bitte deinen Admin um eine Vorlagenvariante, wenn der Unterschied struktureller Natur ist, zum Beispiel ein Ton für B2C und ein anderer für B2B.
• Schick direkt nach dem Reonic-Versand eine Folgenachricht aus deinem eigenen Postfach. Reonic verschickt das formale Dokument; du lieferst den persönlichen Kontext nach.

Der Versand-Dialog setzt alle Empfänger in die An-Zeile. Um einen Kollegen in Kopie zu nehmen, füge ihn der Empfängerliste hinzu.

Auf eine Kunden-E-Mail antworten

Antworten schreibst du in der Oberfläche deines Anbieters. Das Panel übergibt dich an Outlook oder Gmail, wo du mit dem vollen Editor verfasst und versendest.

1. Such im Panel die E-Mail des Kunden.
2. Fahre über die Nachrichtenzeile und klicke auf In Microsoft öffnen / In Gmail öffnen.
3. Outlook Web oder Gmail öffnet sich mit der geladenen Originalnachricht.
4. Nutze die eigene Schaltfläche Antworten deines Anbieters, um deine Antwort zu verfassen.
5. Versende über deinen Anbieter. Die Antwort landet im Ordner „Gesendet" deines Anbieters.
6. Aktualisiere das Reonic-Panel nach ein paar Minuten, damit deine gesendete Nachricht dort erscheint.

Um einer Antwort ältere E-Mails des Kunden anzuhängen, öffnest du die Nachricht bei deinem Anbieter und nutzt dort Weiterleiten oder die Option zum Anhängen der vorherigen Nachricht, und versendest von dort.

Eine ganz neue E-Mail an einen Kunden verfassen

Um einen neuen Thread zu starten, wenn es keine bestehende E-Mail zum Antworten gibt:

1. Öffne das Projekt-Panel.
2. Klicke im Kopfbereich des Panels auf Neue E-Mail.
3. Dein eigenes Mailprogramm (Outlook Desktop, Apple Mail oder der Standard deines Browsers) öffnet sich mit vorausgefüllter Kunden-E-Mail-Adresse.
4. Verfasse und versende aus deinem Mailprogramm.

Auf eine von Reonic gesendete E-Mail antworten

Wenn ein Kunde auf eine von Reonic gesendete E-Mail antwortet (eine Systembenachrichtigung oder ein PDF, das du über den PDF-Versand-Dialog geschickt hast), erreicht dich die Antwort auf einem von zwei Wegen, je nachdem, wie dein Workspace eingerichtet ist:

• Die Antwort kommt direkt in dein Postfach. Antworte ganz normal bei deinem Anbieter.
• Die Antwort wird an die richtige Person geleitet. Sie wird an den vorgesehenen Empfänger weitergeleitet, in der Regel den zuständigen Kundenbetreuer oder die Person, die den ursprünglichen Versand ausgelöst hat, samt der Original-E-Mail als Kontext.

Wenn du nicht sicher bist, welche Variante dein Workspace nutzt, schick dir selbst ein Test-PDF und schau, wo die Antwort landet, oder frag deinen Admin.

Dein Postfach verbinden

Damit das Panel E-Mails anzeigt, verbinde dein Postfach mit Reonic.

1. Geh zu Einstellungen → Organisation → Postfächer → Persönliche Postfächer.
2. Klicke auf Postfach verbinden.
3. Wähle den Anbieter: Microsoft (Outlook / Microsoft 365) oder Google (Gmail / Workspace).
4. Der Verbindungsablauf läuft bei deinem Anbieter. Bestätige den angeforderten Zugriff.
5. Reonic schickt eine Bestätigungs-E-Mail, um die Verbindung zu bestätigen.
6. Klicke auf den Bestätigungslink in dieser E-Mail zum Abschluss der Einrichtung.
7. Das Postfach wird jetzt als verbunden angezeigt, und das Panel zeigt E-Mails auf jedem Projekt, auf das du Zugriff hast.

Die zwei Google-Verbindungsarten

Gmail lässt sich auf beide Arten verbinden:

• Pro Benutzer. Jeder Benutzer erteilt seine eigene Zustimmung. Der Gmail-Hinzufügen-Ablauf fügt dein eigenes Postfach hinzu, mit vorausgefüllter Adresse und einem Infobanner: „Nur dein eigenes Gmail-Postfach kann hinzugefügt werden. Bitte den Administrator, geteilte Postfächer einzurichten, um Postfächer von Kollegen hinzufügen zu können."
• Organisationsweit. Dein Admin richtet den geteilten Zugriff einmal ein, und der Gmail-Hinzufügen-Ablauf lässt dich danach jedes Postfach hinzufügen, das dieser geteilte Zugriff abdeckt. Jeder neu hinzugefügte Postfach-Inhaber bekommt trotzdem eine Bestätigungs-E-Mail.

Geteilte Gmail-Postfächer und Postfächer von Kollegen stehen zur Verfügung, sobald dein Admin den organisationsweiten geteilten Zugriff eingerichtet hat. Der Microsoft-Hinzufügen-Ablauf funktioniert unabhängig davon.

Verbindungszustände

Der Verbindungszustand sagt dir, was als Nächstes zu tun ist:

• Bestätigung nötig. Schließ den Bestätigungsschritt aus der E-Mail ab, die Reonic geschickt hat.
• Neu verbinden nötig. Verbinde dein Postfach unter Einstellungen → Organisation → Postfächer neu.
• Falscher Anbieter. Der gewählte Anbieter passt nicht zur E-Mail-Domain. Verbinde mit dem passenden Anbieter neu.
• Blockiert. Eine Admin-Richtlinie blockiert die Verbindung; wende dich an deinen Admin.
• Nicht verbunden. Du hast die Verbindung noch nicht angelegt.
• Verbunden. Das Panel liest aus diesem Postfach.

Ein firmenweites Postfach nutzen

Manche Firmen verbinden geteilte Postfächer wie info@yourcompany.com, sales@yourcompany.com oder support@yourcompany.com, damit jeder Benutzer mit den passenden Rechten die E-Mails im Projekt-Panel sieht. Firmenpostfächer verwaltet ein Admin:

1. Geh zu Einstellungen → Organisation → Postfächer → Firmenweite Postfächer.
2. Klicke auf Postfach hinzufügen.
3. Wähle den Anbieter und trag die Postfach-Adresse ein.
4. Durchlauf denselben Verbindungsablauf wie bei einem persönlichen Postfach, nur auf die Firma bezogen.
5. Bestätige das Postfach über die Bestätigungs-E-Mail.

Einmal verbunden, erscheinen die Ergebnisse des Firmenpostfachs im Panel jedes Benutzers neben den Ergebnissen seines persönlichen Postfachs. Wer ein persönliches Gmail-Postfach plus Zugriff auf ein Outlook-Firmenpostfach hat, sieht beide, zusammengeführt in einer nach Datum sortierten Liste. Das Panel liest aus jedem aktiven Postfach, auf das du Zugriff hast — du siehst also den Schriftverkehr mit diesem Kunden aus allen.

Mit einer unzustellbaren E-Mail umgehen

Wenn eine von Reonic versendete E-Mail als unzustellbar zurückkommt (falsche oder blockierte Adresse), merkst du das meist daran, dass der Kunde sagt „Ich habe die E-Mail nie bekommen", oder daran, dass spätere Sendungen an dieselbe Adresse nicht ankommen.

1. Prüf, ob die E-Mail-Adresse am Kontakt-Datensatz des Kunden stimmt.
2. Ist die Adresse falsch, korrigier sie am Kontakt und sende erneut. An die neue Adresse geht der Versand normal raus.
3. Stimmt die Adresse und die E-Mail kommt trotzdem nicht an, hinterleg am Kontakt die zweite E-Mail-Adresse des Kunden, damit künftige Sendungen an beide gehen, oder erreiche ihn über einen anderen Kanal.
4. Wird eine Adresse weiterhin zurückgehalten, wende dich an den Support-Chat.

Was dir der Zustellungs-Datensatz sagt

Die Zustellung wird pro Empfänger erfasst, nicht pro Nachricht. Eine E-Mail an drei Personen erzeugt drei Ergebnisse — ein volles Postfach lässt also nicht den ganzen Versand als fehlgeschlagen aussehen, und der Diagnosetext, den du siehst, ist die Ablehnung dieser einen Adresse und nicht die eines Mitempfängers.

Neben unzustellbar kann eine Adresse auch beschwert sein (der Empfänger hat die Mail als Spam markiert — sie wurde zugestellt) oder abgelehnt (der Anbieter hat sie rundweg verweigert). Eine Beschwerde wird als Beschwerde erfasst, nicht als Zustellfehler.

Drei weitere Verhaltensweisen, die du kennen solltest:

• Eine markierte Adresse erholt sich von selbst, sobald wieder Mails ankommen — ein einmaliger Fehler ist nicht dauerhaft.
• Markiert werden nur die Adressen, bei denen es tatsächlich schiefging, nicht alle Empfänger der Nachricht.
• Eine Adresse, zu der der Anbieter nie geantwortet hat, wird als unbekannt gemeldet, nicht als in Ordnung.

Gut zu wissen

• Gelesen wird in Reonic, alles andere beim Anbieter. Verfassen, Antworten, Weiterleiten, Entwürfe und geplante Sendungen passieren über In Microsoft / Gmail öffnen in Outlook oder Gmail.
• Field Worker lesen Kunden-E-Mails in der App ihres Anbieters. Das E-Mail-Panel gibt es im Portal.
• Zeigt das Panel ein Fehlerbanner, nutz den Link zum erneuten Verbinden, wenn er erscheint, oder wende dich bei anderen Fehlern an den Reonic Support und nenne den Text des Banners.
• Ist dein Panel bei einem Kunden leer, von dem du eine E-Mail kennst, und liest du ein geteiltes Gmail-Postfach, bitte deinen Admin, die Einrichtung des geteilten Zugriffs zu prüfen — dieser Weg wird auf Admin-Ebene verwaltet.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026