Überblick über Lead-Merkmale

Lies das einmal, bevor du täglich mit Leads arbeitest — die übrigen Artikel in diesem Abschnitt setzen das Modell voraus, das du hier lernst.

Ein Lead ist eine Verkaufschance für eine Energielösung im Privatkundenbereich: ein Kundenkontakt, ein Standort, die Produkte, für die sich der Kunde interessiert (Solar, Speicher, Wallbox, Wärmepumpe, Heizung), und eine Workflow-Karte in deiner Pipeline. Er ist zugleich CRM-Datensatz, Energiesimulations-Projekt und Pipeline-Karte. Im Deutschen heißt dasselbe Anfrage.

Bevor du startest

• Jeder Lead ist zugleich ein CRM-Datensatz (Kontakt plus Zuordnung), ein Energiesimulations-Projekt (Standort, Gebäudedaten, Zielpakete) und eine Workflow-Karte (Position im Kanban plus Ausgang Offen/Gewonnen/Verloren). Alle drei liegen auf demselben Lead.
• Ein einzelner Lead kann mehrere Angebotsvarianten tragen. Wenn du dem Kunden drei Optionen schickst (klein, mittel, groß), sind das drei Varianten in einem Lead, nicht drei Leads.
• Der Ausgang eines Leads (Offen, Gewonnen, Verloren) wird durch eine ausdrückliche Aktion gesetzt und ist unabhängig von seiner Kanban-Spalte. Eine Karte in eine Spalte namens „Verloren" zu ziehen, ändert den Ausgang für sich genommen nicht.

Wie ein Lead mit Kontakten, Angeboten und Projekten zusammenhängt

• Kontakt — Der Kundendatensatz: Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Adresse. Ein Kontakt kann viele Leads besitzen (Stammkunde, zweite Immobilie). — Wird mit dem ersten Lead automatisch angelegt, oder er existiert bereits aus einem früheren Geschäft.
• Lead — Die Verkaufschance: Kontakt, Standort, Zielprodukte, Zustand im Lebenszyklus. Die Pipeline-Karte. — Wenn ein neuer Kunde ein Angebot anfragt oder du eine Verkaufschance erkennst.
• Angebot — Die Preisvariante innerhalb eines Leads. Ein Lead kann mehrere Angebote tragen; der Kunde wählt eines. — Wenn du bereit bist, dem Kunden Preise zu schicken. Du legst es vom Lead aus an.
• Projekt — Die Installationsarbeit nach einem unterschriebenen Angebot. Sie liegt im Bereich Installationen. — Nach der Unterschrift des Kunden, automatisch.

Ein Kontakt besitzt über die Zeit mehrere Leads. Jeder Lead trägt eine oder mehrere Angebotsvarianten. Wird ein Angebot unterschrieben, ist der Lead gewonnen, und für das Installationsteam öffnet sich ein Projekt.

Den Lebenszyklus eines Leads bearbeiten

Jeder Lead startet Offen und geht über in Gewonnen, Verloren oder Nicht erfüllbar:

1. Ein Lead kommt an. Offen ist der Standardzustand. Jeder neue Lead landet unabhängig von der Quelle als Offen.
2. Lege ein Angebot mit Preisen an, wenn du bereit bist, dem Kunden ein Angebot zu schicken. Öffne den Kontakt des Kunden und klicke auf + Create residential offer (Angebot für Privatkunden anlegen). Das neue Angebot öffnet sich, mit dem Kontakt verknüpft, und der ursprüngliche Lead wird mit In Angebot umgewandelt markiert. Lege das Angebot vom Kontakt aus an, nicht vom Lead selbst.
3. Der Kunde unterschreibt das Angebot. Nutze in der Seitenleiste des Leads die Aktion Als gewonnen markieren. Der Ausgang des Leads springt auf Gewonnen, und das Abschlussdatum wird gestempelt.
4. Oder markiere ihn als verloren mit einem strukturierten Grund. Wähle den passendsten Wert aus der Liste der Verlustgründe und ergänze im Feld Beschreibung Freitext für Kontext, den die Liste nicht abbilden kann (der Wettbewerber, der zugeschlagen hat, die Budgetlücke). Der Grund fließt in die Funnel-Auswertung und das Win/Loss-Reporting ein, genaue Angaben zahlen sich also aus. Als verloren markieren und archivieren schließt und verbirgt den Lead in einem Klick.
5. Oder markiere ihn als nicht erfüllbar bei einem Projekt, das du nicht bedienen kannst (Dach zu schwach, Sperrzone, regulatorische Hürde). Reonic sendet dem Kunden deine Begründung im Wortlaut, sperrt das Angebot und blockiert neue Signaturanfragen. Storniere zuvor jede offene Signaturanfrage, sonst wird die Aktion abgelehnt.
6. Öffne einen geschlossenen Lead über die Aktion Wieder öffnen in der Seitenleiste erneut. Das funktioniert für gewonnene und verlorene Leads. Nicht erfüllbare und archivierte Leads bleiben geschlossen, bis dein Reonic Kundenbetreuer die Markierung aufhebt.

Leads Benutzern und Teams zuweisen

Jeder Lead lässt sich einem oder mehreren Benutzern und einem oder mehreren Teams zuweisen. Die Zuweisung erfüllt zwei Aufgaben:

• Sichtbarkeit in der Mobile App. Field Worker sehen nur Leads, in deren Liste der zugewiesenen Benutzer sie stehen — direkt oder über ein zugewiesenes Team.
• Filtern im Portal. Kundenbetreuer filtern Liste und Kanban nach zugewiesener Person. Für Portal-Rollen ab Editor ist die Zuweisung eine Filterdimension, keine Zugriffssperre: Sie sehen alle Leads, die ihre Berechtigung freigibt.

Die Zuweisung wirkt in beide Richtungen, ein Lead kann also mehrere Verantwortliche und mehrere Teams haben. Teambasierte Zuweisung skaliert besser als die pro Person: Beim Onboarding eines neuen Field Workers fügst du ihn einfach dem Team hinzu, ohne jeden aktiven Lead neu zuweisen zu müssen.

Einer der zugewiesenen Benutzer kann zusätzlich als Key Account Manager (KAM) bestimmt werden — der primäre Verantwortliche des Leads. Der KAM ist nachgelagert tragend: Er ist Absender der Kunden- und Signatur-E-Mails, er erscheint auf den PDFs zu Angebot und Installation, und er wird als verantwortlicher Kontakt (Bearbeiter) an deine angebundenen Integrationen übertragen. Es gibt genau einen KAM pro Lead. Einen neuen KAM zuzuweisen ersetzt den bisherigen und benachrichtigt ihn; der alte KAM bleibt als Mitbearbeiter in der Liste der zugewiesenen Benutzer, nur eben nicht mehr als Key Account Manager. Wenn du einen eindeutigen Verantwortlichen brauchst, setze den KAM, statt dich auf eine Konvention mit Tags zu verlassen.

Kommt ein neuer Lead an, benachrichtigt Reonic den zugewiesenen Kundenbetreuer über die Glocke in der App und, je nach den Einstellungen der einzelnen Person, per E-Mail. Wenn erwartete Benachrichtigungen ausbleiben, prüfe drei Dinge: dass du der zugewiesene Kundenbetreuer des Leads bist, dass deine persönlichen Einstellungen dieses Ereignis unter Einstellungen > Organisation > Benachrichtigungen > Persönlich zulassen, und dass die Lead-Benachrichtigung deines Workspace aktiv ist (steuert der Admin).

Leads zwischen Kanban-Phasen bewegen

Dein Kanban-Status ist die Spalte, in der die Karte des Leads liegt: Neu, Qualifiziert, In Planung, Angebot gesendet, Verhandlung, Verloren und so weiter. Welche Spalten es genau gibt, wird pro Workspace eingerichtet; dein Admin legt sie fest, verschiedene Workspaces sehen also verschiedene Spalten.

Jede Spalte hat einen Typ (Lead, Angebot, Gewonnen, Verloren), der Automatiken auslöst. Eine Karte in eine Spalte vom Typ Angebot zu ziehen, vergibt automatisch die Angebotsnummer. Innerhalb einer Spalte sind Karten sortiert — zieh eine Karte nach oben oder unten, um ihre Position zu setzen.

So änderst du den Kanban-Status eines Leads:

1. Zieh die Karte in der Ansicht Kanban zwischen den Spalten, oder
2. Öffne die Detailansicht des Leads und wähle im Kopfbereich einen neuen Status aus dem Auswahlfeld, oder
3. Nutze die Sammelaktion in der Ansicht Liste, um den Status für mehrere Leads zugleich zu ändern.

Eine Karte über Spalten zu bewegen lässt ihren Ausgang unverändert. Gewonnen oder Verloren markierst du als eigene, ausdrückliche Aktion.

Notizen, Dateien und Verlauf nachhalten

• Interne Bemerkung. Ein Freitextfeld auf jedem Lead, nur für dein Team sichtbar. Nutze es für qualitativen Kontext: „Kunde will die Solaranlage vor dem Winter", „Die Partnerin entscheidet", „Wettbewerber liegt 8 % darunter".
• Notizen pro Angebot. Jede Angebotsvariante im Lead hat ihren eigenen Notizplatz.
• Reiter Dateien. Hochgeladene Dokumente: Fotos vom Vor-Ort-Termin, unterschriebene Angebote, vom Kunden gelieferte Rechnungen, Baupläne. Dateien, die während eines Vor-Ort-Termins über die Mobile App angehängt werden, landen ebenfalls hier.
• Aktivitäts-Feed. Ein Protokoll gesendeter, benachrichtigter, angenommener und zurückgezogener Signaturanfragen, dazu Übergänge im Lebenszyklus, Integrations-Syncs, Meeting-Aufzeichnungen und Aktualisierungen des KI-Scorings. Einträge sind schreibgeschützt. Der Feed hält das Ereignis fest, aber nicht immer den konkreten Wert. „Als verloren markiert" erscheint zum Beispiel, während der strukturierte Verlustgrund am Lead selbst hängt — öffne den Lead, um ihn zu lesen.

Deine Leads suchen und filtern

Die Ansicht Liste im Portal filtert nach Status (Kanban-Spalte), Ausgang (Offen, Gewonnen, Verloren), Zeitraum (angelegt, zuletzt bearbeitet, Signaturfrist), zugewiesener Person oder Team, Leadquelle, Lead Score, Tag und archiviert. Archivierte Leads sind standardmäßig ausgeblendet. Filter kombinieren sich, du kannst also gleichzeitig nach Status, zugewiesenem Team und Zeitraum filtern. Klicke eine beliebige Zeile an, um den Lead zu öffnen.

Die Ansicht Kanban bietet dieselben Filter und zeigt die Pipeline als Spalten. Zieh Karten zwischen den Spalten, um sie weiterzubewegen.

Die Suchleiste oben in der Liste durchsucht Nachname und Vorname des Kunden, den Projekt- oder Leadnamen sowie einen Teil der Adresse. Treffer sind exakt, tippe also sorgfältig.

Wenn die Ansicht Liste nicht alle erwarteten Status zeigt:

• Vielleicht ist ein Statusfilter aktiv. Setz ihn zurück, um alle Status zu sehen.
• Geschlossen ist womöglich ausgeschaltet. Gewonnene und verlorene Leads erscheinen nur, wenn Geschlossen aktiv ist.
• Archivierte anzeigen ist womöglich aus. Archivierte Leads erscheinen nur, wenn es an ist.
• Ein Status kann von deinem Admin unsichtbar gesetzt sein. Prüfe Einstellungen > Kanban-Boards > Board Management.

Einen Lead manuell anlegen

Die meisten Leads kommen über angebundene Broker und Kontaktformulare herein, aber du tippst oft einen von Hand ein — für eine Empfehlung, Laufkundschaft, eigene Akquise oder eine Erfassung vor Ort.

1. Öffne im Portal die Liste der Leads für Privatkunden.
2. Klicke auf Neue Anfrage (oben rechts). Ist die Schaltfläche deaktiviert, hast du eine Viewer-Rolle und brauchst Editor-Rechte.
3. Suche im Fenster Neue Anfrage erstellen zuerst nach einem bestehenden Kontakt, oder trage einen neuen ein. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort). Die Telefonnummer ist optional.
4. Setze die Projektadresse. Die Installationsadresse wird getrennt von der Kontaktadresse erfasst, weil der Installationsort abweichen kann (eine zweite Immobilie, oder ein Vermieter, der für einen Mieter bestellt). Das Kontrollkästchen Gleiche Adresse wie die des Kunden ist standardmäßig aktiv. Lass es an, wenn die Adressen übereinstimmen — dann nutzt das Projekt die Adresse des Kunden. Nimm den Haken heraus, um eine abweichende Projektadresse einzutragen; die getippte Adresse setzt den Pin auf der Karte.
5. Bestätige den Pin Installationsort auf der Karte. Er wird aus der jeweils gültigen Adresse gesetzt — korrigiere ihn also von Hand, wenn er danebenliegt.
6. Klicke auf Speichern. Reonic legt den Lead an und öffnet seinen Bildschirm Basics, wo du die optionalen Details ergänzt (gewünschte Solargröße, Größe des Speichers, Kunden-Nachricht). Diese Felder stehen nicht im Anlege-Formular.

Field Worker können einen Lead auch in der Mobile App über den Bildschirm Projekte mit der Schaltfläche + anlegen. Bestätige immer den Pin auf der Karte, bevor du speicherst.

Einen Lead bearbeiten

Öffne einen Lead und bearbeite seine Felder direkt in der Detailansicht. Bearbeitbare Gruppen sind unter anderem:

• Kunde. Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Adresse. Ein erneutes Speichern der Adresse aktualisiert den Standort auf der Karte.
• Gebäudedaten. Eingabemodus (verbrauchsbasiert, objektbasiert, raumweise, manuell), Dämmung, Material, Baujahr. Die länderspezifischen Optionen unterscheiden sich. Die raumweise Heizungsplanung nutzt Standardhöhen für Plattenheizkörper zur Auslegung.
• Bestandsanlagen. Vorhandene Solaranlage, Speicher, Wallbox und E-Auto mit ihren Daten. Bei einer vorhandenen Solaranlage sind Dachneigung und Ausrichtung optional. Lass sie leer, wenn du sie nicht kennst — Reonic setzt sinnvolle Standardwerte (30 Grad Neigung, 180 Grad Ausrichtung), die du anpassen kannst.
• Zielpakete und Zahlungsarten. Pakete für Solar, Speicher, Wallbox und Heizung, jeweils mit Kauf, Pacht oder Finanzierung.
• Energie-Annahmen. Gesamtbedarf, Energiepreis, Preissteigerung, Lastprofil, Einspeisemodus und Netz-Zeitfenster. In Italien die Zeitzonen-Tarifbänder F1/F2/F3.
• Zeitplan. Start- und Endjahr, Simulationsversion, Signaturfrist.
• Intern. Interne Bemerkung, Tags, Leadquelle, Verantwortlicher für die Zuordnung.

Leads im Bulk und von angebundenen Brokern importieren

Der Bulk-Import per Excel ist der Weg, um eine bestehende Pipeline zu migrieren. Er öffnet sich über Import leads, neben der Schaltfläche Neue Anfrage. Nach der Migration bearbeitest du Zustandswechsel wieder einzeln pro Lead.

Bei angebundenen Brokern startet der Lead-Import automatisch, sobald dein Admin die Verbindung eingerichtet hat: Der Broker sendet neue Leads an Reonic, sobald sie anfallen — du stößt den ersten Import also nicht selbst an. So prüfst du, ob die Verbindung steht:

1. Öffne die Ansicht Liste und filtere Leadquelle auf deinen konkreten Broker.
2. Gib der Sache nach dem Abschluss der Verbindung ein paar Minuten. Broker-Leads erscheinen in der gefilterten Liste, sobald sie ankommen.
3. Erscheint innerhalb von ein bis zwei Stunden nichts und du erwartest wartende Leads, bitte deinen Admin, das Aktivitätsprotokoll der Integration zu prüfen.

Für eine einmalige Nachlieferung von Leads, die vor dem Livegang der Verbindung angekommen sind, wende dich an den Support-Chat. Broker-Importe werden ebenfalls an deine angebundenen CRMs übertragen, das neue Geschäft erscheint dort also automatisch.

Duplikate erkennen und behandeln

Die automatische Dublettenprüfung von Reonic gleicht über die Datensatz-ID des Brokers ab. Kommt der Lead desselben Kunden zweimal vom selben Broker, erkennt der zweite Eingang den bestehenden Kundendatensatz und verknüpft den neuen Lead damit. Ein Kunde, der dein öffentliches Kontaktformular zweimal ausfüllt, erzeugt zwei getrennte Kundendatensätze, weil der Abgleich über die Broker-ID läuft und nicht über E-Mail-Adresse, Telefon oder Name.

Dass derselbe Kunde mehrere Leads hält, ist so gewollt: Das zweite Projekt eines Stammkunden ist ein neuer Lead, kein Klon — behalte also beide. Versehentliche Duplikate sortierst du von Hand:

1. Filtere die Liste nach E-Mail-Adresse oder Nachname, um beide Zeilen sichtbar zu machen.
2. Öffne beide und bestätige, dass es dieselbe Person ist.
3. Behalte den vollständigeren Datensatz (mehr Leads, Kommentare und Aktivitäten) als den führenden.
4. Um das Duplikat zu archivieren, öffne aus der Leadliste heraus seine Detailansicht, klicke im Kopfbereich auf das Menü ⋮ Mehr, wähle Archivieren und bestätige. Das Archivieren verbirgt den Lead.

Wenn du einen Lead manuell anlegst, tippe zuerst die E-Mail-Adresse oder den Nachnamen des Kunden in das Suchfeld oben im Fenster Neue Anfrage erstellen. Gibt es einen Treffer, verknüpfe den neuen Lead mit diesem Kontakt, und Reonic verwendet ihn wieder.

Die Ansicht in der Mobile App

Field Worker sehen in der Reonic Mobile App einen fokussierten Ausschnitt des Lead-Modells:

• Zugewiesene Leads erscheinen. Ein Lead taucht auf, wenn du in seiner Liste der zugewiesenen Benutzer stehst — direkt oder über ein Team.
• Die Sichtbarkeit von Preisen ist eine Workspace-Einstellung, standardmäßig aus. Dein Admin kann sie aktivieren.
• Die Detailansicht ist auf den Vor-Ort-Termin ausgerichtet: Gebäudedaten, Messungen vor Ort, Fotos, Kundennotizen.
• Das Anlegen eines Leads funktioniert in der Mobile App.

Preise, Angebote, Unterschriften und die abschließenden Aktionen im Lebenszyklus (Als gewonnen markieren, Als verloren markieren, Nicht erfüllbar, Wieder öffnen, Archivieren) liegen im Portal — dafür wechselst du also dorthin.

Leads exportieren

Um Leaddaten für eine Migration, eine Auswertung oder einen einmaligen Bericht aus dem Portal zu ziehen, wende dich an den Support-Chat. Der Bulk-Import von Leads ist eine eigene Funktion, die du selbst ausführst; siehe Leads im Bulk und von angebundenen Brokern importieren weiter oben.

Gut zu wissen

• Ein einzelner Lead kann mehrere Angebotsvarianten tragen. Drei Optionen für den Kunden heißt drei Varianten in einem Lead, nicht drei Leads.
• Der Ausgang eines Leads ist unabhängig von der Kanban-Spalte. Eine Karte in einer Spalte „Verloren" ist erst verloren, wenn du Als verloren markieren drückst — markiere also zuerst, verschiebe dann.
• Nicht erfüllbar wird aus dem Portal gesetzt. Um eine irrtümliche Markierung aufzuheben, wende dich an den Support-Chat.
• Das Wiederöffnen eines verlorenen Leads löscht den Verlustgrund, und das Wiederöffnen eines gewonnenen Leads setzt das ursprüngliche Abschlussdatum zurück. Wieder öffnen läuft über das Portal, und angebundene CRMs feuern dabei nicht erneut — das externe Geschäft braucht also womöglich einen manuellen Abgleich.
• Die Signaturfrist ist ein Datumsfeld für dein eigenes Nachhalten. Sie löst keine Erinnerungen, Eskalationen oder Statuswechsel aus.
• Der Aktivitäts-Feed hält Ereignisse fest, aber nicht jeden Wert. „Als verloren markiert" erscheint; der konkrete Grund hängt am Lead — öffne ihn, um ihn zu lesen.
• Die Kennzahl „durchschnittliche Leadqualität" im Dashboard ist eine Konversionsrate (Angebote geteilt durch Leads im Zeitraum), nicht ein Durchschnitt der KI-Lead-Scores. Behandle sie als Kennzahl zum Funnel-Volumen.
• Für das Recht auf Vergessenwerden nach DSGVO nutzt du das DSGVO-Löschen auf Kontaktebene, das den Kontakt über all seine Leads hinweg anonymisiert. Wende dich an den Support-Chat. Das Archivieren ist die stärkste Bereinigung, die du selbst steuerst.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026