WhatsApp Lead-Autopilot AI-Funktion
Lass einen Assistenten WhatsApp-Anfragen sofort beantworten, die nötigen Angaben einsammeln und Kontakt sowie Anfrage anlegen — und das Gespräch an eine Person übergeben, wenn es eine braucht.
Kategorien: Leads
Eine WhatsApp-Anfrage, die vier Stunden unbeantwortet liegt, ist meist ein verlorener Lead. Der Lead-Assistent antwortet sofort: Er begrüßt den Anfragenden, fragt die Angaben ab, die dein Unternehmen braucht, speichert sie als Kontakt und legt eine Anfrage an — und tritt zurück, wenn das Gespräch einen Menschen braucht.
Die Kontrolle bleibt bei dir. Jeder Chat hat einen Schalter, und ihn auszuschalten setzt dich ins Gespräch.
Bevor du anfängst
- Der Lead-Assistent wird je Unternehmen freigeschaltet. Findest du ihn nicht in den Einstellungen, bitte deinen Reonic-Ansprechpartner darum.
- Du brauchst eine WhatsApp-Business-Nummer und ein Facebook-Business-Konto. Die Verbindung läuft über den Anmeldeablauf von Facebook.
- Die Nummer darf nicht schon anderswo verbunden sein. WhatsApp Business erlaubt jeweils nur eine Plattform — trenne sie also zuerst von jedem anderen Werkzeug. Der Helfer Anleitung zum Trennen auf der Einrichtungsseite zeigt, wo.
Deine Nummer verbinden
- Geh zu Einstellungen > Firmeneinstellungen > WhatsApp Lead-Assistent.
- Klicke im Verbindungsbereich auf Mit Facebook anmelden und arbeite jeden Schritt im Facebook-Fenster ab: anmelden, Business-Konto wählen oder anlegen, WhatsApp verbinden auswählen, die Nummer eingeben und sie auf deinem Handy bestätigen. Der Helfer Anleitung zum Verbinden führt durch jede Stufe.
- Ist es geschafft, zeigt der Bereich Mit WhatsApp Business verbunden samt deiner Nummer. Steht dort weiterhin Verbinde…, klicke auf Status aktualisieren.
Festlegen, was der Assistent tut
Automatische Antworten. Der Schalter Automatisch antworten legt fest, ob der Assistent neue Gespräche standardmäßig beantwortet. Du kannst ihn aus lassen und den Assistenten stattdessen pro Chat einschalten.
Werkzeuge. Schalte Kontakte erstellen ein, damit der Assistent jeden neuen Anfragenden nach den nötigen Angaben fragt und sie speichert. Schalte danach optional Projektanfrage erstellen ein, damit er anschließend eine Anfrage anlegt — das bleibt gesperrt, bis das Anlegen von Kontakten aktiv ist, weil eine Anfrage einen Kontakt braucht, an dem sie hängt.
Welche Angaben er abfragt, wird nicht hier gesetzt. Er folgt den Pflichtfeldern deines Unternehmens, ändere sie also unter Einstellungen > Pflichtfelder, und jedes Formular ändert sich mit. Vor- und Nachname sind immer Pflicht. Die Telefonnummer kommt automatisch aus dem Chat und wird nie erfragt. Alles Weitere — E-Mail, Adresse, Postleitzahl — wird nur erfragt, wenn deine Einstellungen es verlangen; ein Unternehmen, das keines von beidem verlangt, kann also einen Lead nur mit Namen erfassen.
Bot-Kontext. Schreib unter Über dein Unternehmen eine kurze Beschreibung eures Betriebs. Das ist zusammen mit deinem Firmennamen die einzige Information über euch, die der Assistent je weitergibt — ein paar sorgfältige Sätze lohnen sich also. Hast du eine Angebotsvorlage mit einem Über-uns-Abschnitt, bietet ein Banner an, daraus vorzubefüllen.
Wähle eine Persönlichkeit — Standard, Professionell, Freundlich, Effizient oder Eigenwillig. Sie ändert den Ton, sonst nichts.
Übergabe. Wähle, was der Anfragende bei der Übergabe hört:
- Optional (die Voreinstellung) — er verabschiedet sich, wenn es etwas zu verabschieden gibt.
- Immer — er verabschiedet sich jedes Mal.
- Nie — er übergibt stillschweigend, und der Anfragende wartet einfach.
Mit Anweisungen zur Übergabe sagst du in eigenen Worten, wann er übergeben soll und wie der Abschied klingen soll.
Zugriff. Jeder Administrator sieht die Chats. Über Nutzer hinzufügen oder Team hinzufügen teilst du den Zugriff weiter und klickst dann auf Zugriff speichern.
Ein Gespräch übernehmen
- Öffne Lead-Assistent in der Navigationsleiste. Das ist ein eigener Posteingang — diese Chats erscheinen nicht in deinem persönlichen.
- Öffne den Chat. Die Aktivität des Assistenten steht inline als kleine Ereignismarken: Autopilot an und aus, Übergaben mit Begründung, angelegte Kontakte und Anfragen.
- Schalte den Autopiloten für diesen Chat aus. Solange er an ist, gehört das Gespräch dem Assistenten und du kannst nicht hineinschreiben — das ist Absicht, damit ihr euch nicht ins Wort fallt.
- Antworte als du selbst.
- Zum Zurückgeben schaltest du den Autopiloten wieder ein.
Pro-Tipp
Der Schalter auf der Einstellungsseite und der im Chat tun Verschiedenes, und sie zu verwechseln ist die übliche Quelle für Verwirrung. Der Einstellungsschalter bestimmt nur, wie neue Chats starten. Der Chat-Schalter ist das, was gerade tatsächlich antwortet.
Wenn er übergibt
Der Assistent übergibt an eine Person, wenn er getan hat, was er kann, wenn ihn etwas überfordert, oder wenn jemand die von deinen Einstellungen geforderten Angaben nicht herausgibt. Eine Übergabe schaltet den Autopiloten dieses Chats aus und hält die Begründung fest.
Manche Übergaben sind stumm — immer bei Nie, und bei Optional dann, wenn das Allererste, was jemand schickt, eine Sprachnachricht, Datei, ein Bild, Video oder Sticker ist und es sonst nichts gibt, worauf man aufbauen könnte. Achte im Posteingang auf Chats ohne Antwort des Assistenten, denn von genau denen hat niemand erfahren.
Geht etwas auf Reonics Seite schief, schaltet sich der Assistent für diesen Chat ab und schickt eine einzelne Entschuldigung, dass sich eine Kollegin oder ein Kollege meldet, statt in einer Schleife zu hängen oder zu verstummen.
Gut zu wissen
- Er legt nur an, er ändert nie. Der Assistent legt für jeden Anfragenden einen neuen Kontakt an. Er kann bestehende Kunden weder nachschlagen noch ändern — der einzige Datensatz, den er korrigieren kann, ist der, den er im selben Chat gerade angelegt hat. Rechne mit ein paar Dubletten und räum sie auf; die Alternative wäre, einem anonymen Fremden Zugriff auf euer CRM zu geben.
- Wiederkehrende Kunden sind die Ausnahme. Ist ein Chat bereits mit einem Projekt verknüpft, kann der Assistent eine Datei daran anhängen und — wo das Lesen von Rechnungen freigeschaltet ist — eine gelesene Stromrechnung verknüpfen. An kein anderes Projekt kommt er heran.
- Ein Kontakt und höchstens eine Anfrage je Gespräch.
- Er hakt ein paar Mal nach und übergibt dann, statt endlos zu drängen.
- Er kann lesen: Text, PDF, TXT, CSV und Bilder, und er verschriftlicht Sprachnachrichten. Video und Sticker kann er nicht lesen — er bittet einmal um erneutes Senden und übergibt dann.
- Er sendet nur Text und antippbare Optionen. Antwortknöpfe und Listen ja; Links, Bilder und Anhänge nie.
- Er erfindet nie eine Antwort. Bei Preis, Produkt oder Verfügbarkeit, die er nicht kennt, sagt er, dass sich das Team meldet.
- Er fragt nie nach Zahlungsdaten oder Passwörtern.
- Er antwortet nur auf aktuelle Nachrichten, ein nach einer WhatsApp-Störung nachgelieferter Rückstau löst also keine Welle verspäteter Antworten aus.
- Die 24-Stunden-Regel gilt auch für dich. WhatsApp erlaubt eine freie Antwort nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Anfragenden. Kommst du später zurück, musst du eventuell warten, bis er wieder schreibt — das ist WhatsApps Regel, keine Reonic-Einstellung.
- Gruppenchats werden nicht unterstützt. Es erscheinen nur Einzelgespräche.
Zuletzt aktualisiert am