Telefonempfang AIAI-Funktion

Die meisten Anfragen kommen per Telefon, und die meisten davon kommen, wenn alle auf einem Dach sind. Der Telefonempfang nimmt stattdessen ab: Er stellt sich vor, findet heraus, was der Anrufer will, stellt deine Qualifizierungsfragen und legt eine Anfrage mit den Antworten an.

Er weiß auch, wann er ein Gespräch nicht selbst führen sollte. Dringende Anrufer lassen sich direkt zu einer Person durchstellen, und was er nicht bearbeiten kann, wird zu einer Rückrufaufgabe.

Bevor du anfängst

• Verfügbar in Deutschland, Österreich, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich und Italien. Der Empfang spricht Deutsch, Englisch oder Italienisch, passend zur Sprache deines Unternehmens.
• Deutschland ist Selbstbedienung, Vereinigtes Königreich und Italien werden für dich eingerichtet. Deutsche Unternehmen durchlaufen den Verifizierungsassistenten unten. In UK und Italien besorgt und vergibt dein Reonic-Ansprechpartner die Nummer — spring dann zu Den Empfang konfigurieren.
• Für die deutsche Verifizierung halte deine Angaben bereit: Firmenname, Website, Registernummer (HRB, HRA oder USt-IdNr.), vollständige Adresse mit fünfstelliger Postleitzahl, eine Kontaktperson mit E-Mail-Adresse und ein Nachweis als PDF, JPEG oder PNG — entweder ein Handelsregisterauszug oder eine Bestätigung Freier Beruf Finanzamt.

Eine Nummer bekommen (Deutschland)

1. Öffne Telefon-KI und klicke auf Unternehmen verifizieren.
2. Arbeite den Assistenten durch: Unternehmen, Kontaktperson, Dokument hochladen, dann Prüfen.
3. Absenden. Die Verifizierung dauert meist ein bis drei Werktage, und die Seite zeigt währenddessen In Prüfung.
4. Kommt sie als Genehmigt zurück, öffnet sich die Nummernauswahl. Durchsuche die verfügbaren Nummern, wähle eine und klicke auf Diese Nummer aktivieren.

Eine Ablehnung nennt den Grund. Korrigiere den beanstandeten Punkt und sende erneut.

Sobald eine Nummer aktiv ist, werden die vollständige Konfigurationsseite und das Anrufprotokoll freigeschaltet.

Den Empfang konfigurieren

Öffne Telefon-KI und geh den Bereich Bot-Konfiguration durch:

1. Aktiv — einschalten, damit der Empfang Anrufe annimmt.
2. Bot-Name — wie er sich nennt. Voreingestellt ist Paula.
3. Stimme — wähle aus dem Katalog, gefiltert auf deine Sprache. Zu jeder gibt es Stimme testen; hör dir ein paar an, denn das ist das Erste, was jeder Anrufer hört.
4. Firmenname — wie er euren Betrieb bezeichnet.
5. Produktangebot — hake Solar, Wärmepumpe oder beides an. Das steuert, wofür er qualifiziert.
6. Benutzerdefinierter Prompt (optional, bis 500 Zeichen) — zusätzliche Steuerung seines Verhaltens.
7. Fragen beantworten — einschalten, wenn er allgemeine Fragen zu eurem Unternehmen beantworten soll, und dann Unternehmenskontext (bis 1.500 Zeichen) mit den Fakten füllen, auf die er zurückgreifen darf.

Speichern. Änderungen gelten ab dem nächsten Anruf.

Die Qualifizierungsfragen wählen

Im selben Bereich findest du den Fragensatz: Gebäudetyp, Dachform, Dachausrichtung, Jahresverbrauch, Wohnfläche, aktuelle Heizung, Baujahr und — wenn du Solar anbietest — Batteriespeicher und Wallbox.

Jede Frage ist voreingestellt aktiv und lässt sich einzeln abschalten. Kürze die Liste auf das, was du zur Einordnung eines Leads wirklich brauchst.

Der Schalter, der den Anrufer die Zusatzfragen überspringen lässt, ist voreingestellt aus. Schaltest du ihn ein, fragt der Empfang einmal zu Beginn, ob der Anrufer die optionalen Fragen durchgehen möchte, und hält sich für den Rest des Gesprächs daran.

Ein Anrufer, der überspringt, wird trotzdem zu einer Anfrage. Unbeantwortete Fragen hängen als offene Punkte für den Rückruf daran.

Weiterleitung, Bürozeiten und dringende Anrufe

Unter Anrufweiterleitung:

1. Schalte die Weiterleitung ein.
2. Trag die Zielnummer im internationalen Format ein, etwa +49....
3. Setz deine Bürozeiten je Wochentag.
4. Wähle einen Dringlichkeitsmodus: Aus, Bürozeiten oder Rund um die Uhr.
5. Speichern.

Mit eingeschalteter Weiterleitung gehen Anrufe während der Bürozeiten an eure Leitung, und der Empfang übernimmt außerhalb. Ist sie aus, nimmt der Empfang rund um die Uhr ab.

Eine Weiterleitung lässt eure Nummer nach einem kurzen „einen Moment, ich verbinde" etwa zwanzig Sekunden klingeln. Nimmt niemand ab, fällt der Anruf zurück auf den Empfang, statt abzubrechen — ein verpasstes Durchstellen fängt den Lead trotzdem ein.

Meldet jemand etwas Dringendes, versucht der Empfang das Durchstellen gemäß deinem Dringlichkeitsmodus. Klappt das nicht, legt er eine dringende Rückrufaufgabe mit Frist für deine Administratoren an.

Das Anrufprotokoll lesen

Scroll auf derselben Seite zum Anrufprotokoll. Jede Zeile zeigt, wann der Anruf kam, die Nummer des Anrufers (oder Unterdrückt), die Dauer und wie er endete — abgeschlossen, weitergeleitet, Anrufer aufgelegt, keine Reaktion, maximale Dauer oder Fehler.

Die Spalte Ergebnis trägt den Wert: Anfrage öffnen springt zur angelegten Anfrage, Aufgabe öffnen zur Rückrufaufgabe, und ansonsten steht dort eine einzeilige Zusammenfassung, worum es ging.

Fahr über eine Zeile, um einen einzelnen Eintrag zu löschen.

Gut zu wissen

• Jeder Anruf wird protokolliert, auch die ergebnislosen, jeweils mit einer einzeiligen Zusammenfassung, warum.
• Es gibt keine Aufzeichnung und kein Transkript. Die einzeilige Zusammenfassung ist der Beleg dessen, was gesagt wurde — was du brauchst, notiere dir also.
• Das Protokoll hält 90 Tage. Ältere Einträge fallen heraus.
• Geschäftskundenanrufe werden abgelehnt und nicht behalten, sie verstopfen das Protokoll also nicht.
• Cross-Selling läuft automatisch, wenn du beides anbietest, Solar und Wärmepumpen.
• Es gibt zwei Arten der Übergabe: das direkte Durchstellen während der Bürozeiten oder im Dringlichkeitsmodus, und eine Rückrufaufgabe für jeden, der um Rückruf bittet. Beide können gleichzeitig aktiv sein.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026