Pré-visualização, variantes, textos legais e validade da ligação da oferta

O passo da assinatura transforma uma oferta planeada num contrato. Quando envia, a Reonic congela a oferta com os preços, envia ao cliente uma ligação pública por e-mail e regista a versão assinada no seu projeto, para que o resto das suas ferramentas (faturação, integrações, instalação) assuma a partir daí. Esta página percorre o fluxo principal de envio e tudo o que define ou vê no momento do envio: variantes, validade da ligação, textos legais, e-mail do remetente e o que o cliente vê do lado dele.

Para quem é este artigo

• Gestores de contas que enviam ofertas para assinatura no dia a dia.
• Admins do instalador que configuram as definições de remetente, os textos legais e as predefinições de validade da ligação.
• Field Worker que recolhem assinaturas em obra com um tablet.

Antes de começar

• A oferta tem de estar planeada, com preços e pronta (componentes selecionados, modos de pagamento definidos, parceiro de financiamento escolhido, se aplicável).
• O endereço de e-mail do cliente no pedido tem de estar correto. É para lá que vai a ligação pública.
• Decida que variante(s) o cliente deve ver. Pode incluir várias num só pedido de assinatura; o cliente escolhe uma e assina.
• Decida a validade da ligação, normalmente 14, 30 ou 60 dias. A ligação deixa de funcionar nessa altura.

Enviar a oferta ao cliente para assinatura

1. Abra a oferta no Portal.
2. Vá ao separador Finalizar.
3. Clique em Enviar para assinatura.
4. Escolha a(s) variante(s) a incluir. Se só existir uma, fica pré-selecionada.
5. Defina a validade da ligação: quantos dias o cliente tem para assinar antes de a ligação caducar.
6. Se quiser, personalize o assunto do e-mail e a mensagem ao cliente.
7. Clique em Enviar.

A Reonic congela a oferta com os preços, gera o PDF e envia ao cliente, por e-mail, uma ligação pública com o PDF em anexo. O cliente abre a ligação diretamente a partir do e-mail e assina na página.

Enviar a oferta a clientes comerciais ou empresas

Se fizer passar um cliente comercial pelo fluxo de oferta residencial, ele assina a mesma ligação digital que um cliente residencial. A diferença entre B2C e B2B está na própria oferta (preços comerciais, tratamento do IVA, dados de contacto da empresa), não no fluxo de assinatura.

Enviar para vários endereços de e-mail

A ligação de assinatura vai para o único endereço de e-mail que consta do pedido. Para a fazer chegar a um parceiro, ao cônjuge ou ao responsável das Finanças, reencaminhe você mesmo o e-mail, ou altere o endereço de e-mail no pedido antes de enviar.

Várias ligações de assinatura pendentes na mesma oferta

Uma oferta mantém-se aberta a novos envios, por isso pode ter mais do que uma ligação de assinatura aberta ao mesmo tempo, cada uma com o seu pedido pendente e a sua ligação pública. Isto acontece naturalmente quando corrige um e-mail e reenvia, ou quando envia uma segunda variante.

Assim que o cliente assinar qualquer uma delas, a oferta inteira passa a Ganha.

O que o cliente experimenta

O cliente recebe um e-mail, com o assunto "O seu orçamento está pronto" por predefinição (as ofertas revistas usam "O seu orçamento revisto está pronto"), com o PDF em anexo e um botão que abre a página pública de assinatura. Pode substituir o texto do assunto para o seu Workspace. O cliente abre a ligação diretamente a partir do e-mail e assina na página.

Na página pública, vê o PDF, percorre-o e, no fim, faz uma de duas coisas:

• Clicar para assinar: uma confirmação com um só toque.
• Desenhar a assinatura: se o seu Workspace tiver a definição de assinar por desenho ativada, o cliente desenha a assinatura com o dedo na página.

Se a oferta tiver várias opções de pagamento (por exemplo, a pronto, financiamento e locação), o cliente escolhe uma na página antes de assinar. Cada opção mostra o seu próprio preço e o seu próprio PDF, e o registo assinado guarda a opção que ele escolheu, que depois segue para a faturação e para as suas integrações.

Depois de assinar, a Reonic acrescenta uma página de atestação ao PDF, guarda o PDF assinado, move o projeto para Ganha e corre as integrações configuradas. O evento de assinatura chega ao feed de atividade como Pedido de assinatura aceite pelo cliente (ver Seguir as aberturas da oferta).

Assinar com o cliente presencialmente no seu tablet

Quando fecha a venda cara a cara (visita ao domicílio, reunião em obra), pode passar o tablet ao cliente e deixá-lo assinar digitalmente ali mesmo.

1. Envie primeiro a oferta para assinatura (ver acima). Isso cria o pedido pendente e gera a ligação pública.
2. No tablet, abra a ligação pública de assinatura do cliente. Ou reencaminha o e-mail para uma caixa de correio no tablet, ou usa a opção Mostrar versão web a partir da oferta para abrir a ligação pública.
3. Passe o tablet ao cliente.
4. O cliente percorre o fluxo normal de assinatura digital no tablet.

Isto conta como uma assinatura digital pelo cliente, não como uma assinatura "em nome de". O PDF recebe a mesma página de atestação; a assinatura é recolhida legalmente no momento em que é feita.

Reemitir uma oferta aceite como ainda pendente, com uma nova data

Uma variante assinada mantém-se bloqueada como artefacto contratual. Para reemitir uma oferta aceite com uma data nova, bifurque-a numa nova variante:

1. Abra a oferta assinada no Portal.
2. Acrescente uma nova variante, em branco ou como duplicado da assinada. Ver Adicionar uma variante.
3. Ajuste livremente a nova variante (preços, componentes, disposição do PDF).
4. Envie um novo pedido de assinatura que inclua a nova variante (ver Enviar a oferta ao cliente para assinatura, acima). O cliente recebe um e-mail novo, com uma ligação nova e um novo período de validade; a data registada na nova linha de assinatura é a data em que ele assina, não a data em que bifurcou.
5. A variante assinada original fica como registo histórico, visível na lista de variantes e no histórico de assinaturas.

Avise o cliente antes de enviar a nova ligação, para que assine a nova variante e não a anterior.

Definir, prolongar ou verificar a validade da ligação

Define a validade da ligação quando clica em Enviar para assinatura. Uma vez definida, fica fixa para essa linha de assinatura.

Para dar mais tempo a um cliente, envie um novo pedido de assinatura. O novo e-mail contém uma ligação nova, com um novo período de validade. Retire o pedido anterior se já não precisar dele. Para reenviar uma oferta já caducada: abra a oferta, vá ao separador Finalizar, clique outra vez em Enviar para assinatura, defina uma validade nova e Enviar. O cliente recebe um e-mail novo, com uma ligação nova; a ligação caducada fica no histórico da linha de assinatura.

Definir os termos e condições, o bloco de assinatura e a data de entrega prevista

Três campos, três sítios de configuração:

• Os termos e condições configuram-se por Workspace em Definições > Planeamento e oferta > Jurídico. Por oferta, escolha que modelo ativo se aplica em Finalizar > Personalizar páginas > Jurídico. Para pôr o seu próprio texto legal na página de assinatura, integre-o nas posições do modelo de PDF (capa, termos, condições do serviço, adenda); a assinatura é recolhida contra o PDF da oferta que a Reonic gera. É o Admin do seu Workspace que define estas superfícies do modelo, e por oferta pode trocar que variante de texto legal se aplica. O seu gestor de contas da Reonic pode ajudar na personalização dos modelos.
• A disposição do bloco de assinatura é definida pela variante de página de capa na página de PDF Assinatura (Definições > Planeamento e oferta > Páginas e design). Por oferta, personaliza escolhendo uma variante de página diferente em Personalizar páginas.
• A data de entrega prevista é definida na própria oferta, não na caixa de diálogo de envio para assinatura: abra a oferta, vá a Finalizar > Personalizar páginas > Capa / Predefinições do documento e preencha o campo Estimativa da data de entrega (também aparece na confirmação de encomenda, se gerar uma depois da assinatura).

A validade da ligação define-se em separado, na caixa de diálogo de envio para assinatura (ver Definir, prolongar ou verificar a validade da ligação, acima).

Alterar o endereço de e-mail do remetente que aparece no e-mail ao cliente

O e-mail de assinatura ao cliente é enviado em nome do Gerente de Contas Chave (Key Account Manager, KAM) atribuído ao pedido. É esse o nome e o e-mail que o cliente vê como remetente. Se não houver nenhum Gerente de Contas Chave atribuído, o e-mail sai do utilizador que clicou em Enviar.

Para mudar o remetente que o cliente vê:

1. Abra a oferta e vá ao separador Projeto.
2. Altere o Gerente de Contas Chave atribuído para o utilizador cujo nome e e-mail devem aparecer.
3. Envie o pedido de assinatura. O e-mail ao cliente passa a sair desse utilizador.

Para se pôr em CC em todos os e-mails de envio de oferta, ative CC no envio da oferta no seu perfil de utilizador. Consulte Seguir as aberturas da oferta para o valor de diagnóstico do CC no envio.

Anexar documentos adicionais ao e-mail de assinatura

O e-mail de assinatura leva o PDF da oferta assinada. Para pôr material adicional à frente do cliente (os seus termos e condições, um folheto de instalação, uma ficha técnica de financiamento), faça assim:

• Acrescente o documento ao próprio PDF da oferta. Se o seu modelo de PDF tiver as posições de página certas (capa, termos, condições do serviço, adenda), inclua aí o documento para que o cliente o veja na página de assinatura.

Para recolher documentos do cliente (documento de identificação, comprovativo de propriedade, fotografias do contador), use os carregamentos do Portal do cliente ou envie ao cliente um pedido separado. O passo da assinatura parte do princípio de que já tem o que precisa para fechar.

Se o documento errado foi anexado a uma oferta assinada (por exemplo, carregou o PDF em papel errado), bifurque a oferta para o corrigir. Consulte Revogar a oferta para o padrão de bifurcação.

Casos-limite da assinatura em papel

O fluxo completo de carregamento em papel (carregar um PDF assinado pelo cliente quando ele assinou em papel) está em Carregar uma assinatura manual. Os casos-limite abaixo cobrem as perguntas que mais vezes surgem no momento do envio.

Definir ou alterar a data de assinatura num carregamento em papel

Quando carrega um PDF assinado pelo cliente, a caixa de diálogo pede a data em que o cliente assinou de facto, não a data de hoje. Assume por predefinição a de hoje; altere-a para a data escrita na assinatura em papel. A data pode ficar até um dia no futuro; para além disso não é aceite.

Acerte na data no momento do carregamento. É aí que a data de assinatura é registada.

Carregar uma assinatura em papel para uma oferta cuja ligação caducou

Um PDF assinado em papel anexa-se a uma linha de assinatura pendente. Se a ligação caducou, crie primeiro uma nova linha pendente:

1. Abra a oferta no Portal.
2. Envie outra vez a oferta para assinatura (ver Enviar a oferta ao cliente para assinatura, acima). Isso cria uma nova linha de assinatura pendente, com um novo período de validade.
3. Com a nova linha pendente criada, siga Carregar uma assinatura manual contra a linha nova.
4. Defina a data de assinatura na caixa de diálogo de carregamento como a data escrita no papel.

A linha de assinatura caducada fica no histórico da oferta; o PDF assinado em papel anexa-se à linha nova.

Validade da assinatura eletrónica, atestação e parceiros de financiamento

• A assinatura digital da Reonic acrescenta uma página de atestação ao PDF. A página de atestação regista quem assinou, quando, a partir de onde, e uma verificação do conteúdo, para que o documento assinado possa ser confirmado mais tarde.
• Os carregamentos em papel levam a assinatura em papel tal como foi digitalizada, legalmente equivalente no papel. Consulte Carregar uma assinatura manual.
• Os parceiros de financiamento Bees & Bears e EOS aceitam as assinaturas digitais da Reonic como gatilho da passagem para o financiamento. Quando o cliente assina, o PDF assinado e os dados da oferta são passados ao parceiro de financiamento.
• Formulários KfW / BzA: a Bestätigung zum Antrag (BzA) para os subsídios KfW é gerada em separado, como parte do fluxo de subsídios. A BzA precisa da assinatura do instalador (e do carimbo, onde for exigido) antes de seguir para o cliente. A assinatura da oferta da Reonic é um documento diferente da BzA. Consulte Candidatar-se a programas de subsídios e geri-los para o fluxo da BzA.
• Os documentos de projeto para França são gerados em separado. Pode juntar a oferta da Reonic assinada pelo cliente ao dossiê de submissão francês, enquanto esse dossiê segue o processo administrativo francês. Consulte Candidatar-se a programas de subsídios e geri-los para o fluxo de submissão em França.

Encontrar a funcionalidade de assinatura no Portal

O fluxo de assinatura vive no separador Finalizar da oferta. O separador mostra:

• A lista de pedidos de assinatura (pendentes, assinados, caducados, retirados).
• A ação Enviar para assinatura quando não existe nenhum pedido pendente.
• A lista de materiais da variante.
• Extras opcionais (carta de apresentação, documentos complementares) antes de enviar.

O separador Finalizar aparece assim que a oferta tiver pelo menos uma variante configurada.

Vale a pena saber

• Uma assinatura pendente bloqueia a variante sobre a qual foi enviada. Enquanto o pedido de assinatura dessa variante estiver ativo, não a pode editar — retire o pedido, edite e depois reenvie. As outras variantes continuam editáveis, e a oferta mantém-se aberta a novos envios.
• O design do PDF fica fixo no momento do envio. Se alterar o design do PDF depois de enviar, o PDF do cliente continua a mostrar o design tal como estava quando enviou. Retire e reenvie para empurrar o novo design.
• O e-mail ao cliente depois da assinatura é consigo. O cliente submete o PDF assinado; qualquer seguimento que receba depende dos modelos de e-mail do seu Workspace. Trate a comunicação ao cliente após a assinatura como algo que lhe pertence.

Enviar confirmações de encomenda e outros documentos

A Reonic gera a oferta para assinatura; a confirmação de encomenda é um documento separado, que vem depois da assinatura. Depois de assinar, gere uma Confirmação de oferta (Auftragsbestätigung) no módulo de Faturação, como tipo de documento próprio; mais tarde pode convertê-la numa fatura. Consulte Confirmação de encomenda para esse fluxo.

A Reonic envia dois tipos de documento por e-mail: a oferta assinada (este fluxo) e as faturas / faturas parciais / confirmações de encomenda (o fluxo de faturação). Consulte Fatura para o fluxo de envio da faturação.

Última atualização a 12 de outubro de 2026