Assistant WhatsApp Fonction AI
Atteignez vos données Reonic depuis WhatsApp : rechercher un client, créer une tâche, prendre une note ou envoyer des photos à un projet sans ouvrir le Portail ni l'application.
Catégories: CRM
La moitié des questions qui surgissent dans une journée — quelle est l'adresse de ce client, à qui revient ce chantier, quelqu'un a-t-il noté cet appel — représentent trente secondes de travail et un détour de deux minutes jusqu'à un ordinateur. L'Assistant WhatsApp supprime le détour. Vous lui écrivez comme à un collègue, et il répond à partir de vos données Reonic.
C'est un outil destiné à votre équipe. Les clients n'interagissent jamais avec lui.
Avant de commencer
- L'assistant s'active par entreprise. Si la page des paramètres WhatsApp indique qu'il n'est pas disponible, demandez à votre administrateur ou à votre interlocuteur Reonic.
- Vérifiez votre propre numéro de téléphone. Chacun vérifie le sien ; l'assistant vous reconnaît au numéro depuis lequel vous écrivez.
- Un numéro, une personne. Un numéro déjà vérifié sur le compte de quelqu'un d'autre ne peut pas être vérifié à nouveau.
Vérifier votre téléphone
- Dans le Portail, ouvrez Paramètres utilisateur > WhatsApp.
- Saisissez votre numéro au format international, par exemple
+33 6 12 34 56 78. - Enregistrez. Un code de vérification vous est envoyé.
- Saisissez le code.
C'est tout : écrivez à l'assistant depuis ce téléphone et il sait qui vous êtes.
Vous pourrez retirer votre numéro plus tard depuis la même page. Le retirer empêche l'assistant de vous reconnaître ; cela n'efface rien de ce que vous avez fait.
Remarque
Si vous écrivez depuis un numéro qui ne figure sur aucun profil, l'assistant répond avec un lien vers la page de configuration plutôt que de vous ignorer. Si votre numéro figure sur votre profil mais n'est pas encore vérifié, il vous renvoie à l'étape de vérification.
Votre premier message
Juste après la vérification, l'assistant vous envoie un message de bienvenue : une courte vidéo de prise en main, une salutation à votre nom, l'adresse e-mail de votre compte pour que vous sachiez qu'il s'agit du bon, et trois boutons à toucher — Créer une tâche, Trouver un contact et Ouvrir un projet.
Toucher un bouton l'envoie comme si vous l'aviez tapé : c'est la façon la plus simple de commencer. Ou ignorez-les et écrivez directement : « trouve Schmidt-Hauser », « que sais-tu faire ? », « montre mes tâches en retard ».
Le message de bienvenue n'arrive qu'une fois. Si vous l'avez manqué, envoyez Aide pour le même tour d'horizon.
Ce que vous pouvez lui demander
Envoyez Aide à tout moment et il décrit ce dont vous disposez. Il répond selon ce que votre rôle peut réellement atteindre : la réponse vous est donc propre, ce n'est pas une liste figée.
Trouver des choses — « trouve Müller », « adresse de Schmidt-Hauser », « ouvre le projet Mustermann », « montre mes projets », « montre mes tâches en retard ».
Créer des choses — créez une tâche en langage courant et il en déduit le responsable et l'échéance (« appeler Petra Müller demain à 17 h »). Prenez une note sur un client ou un projet, dictée ou saisie. Créez un contact. Envoyez une photo ou un PDF avec une légende nommant le projet et il y est classé.
Consulter des choses — demandez l'état d'un projet et vous obtenez le même récapitulatif que celui affiché dans la barre latérale du Portail. Demandez les prix et vous obtenez le prix de vente avec le détail des modules, de l'onduleur et de la batterie.
Modifier des choses — faites passer un projet à l'étape suivante ou à une étape nommée, affectez ou retirez des collègues, désignez le responsable de compte, modifiez un contact, saisissez du temps sur un projet et annulez un fichier que vous venez d'envoyer.
Calendrier — lister, créer, déplacer, modifier et supprimer des événements. Il vous montre ce qu'il s'apprête à faire et attend votre confirmation.
Factures — rédiger, émettre, annuler, envoyer par e-mail une facture et fixer son statut de paiement, si votre entreprise dispose du module de facturation. Les lignes, les échéances et les coordonnées restent dans le Portail.
Astuce
Écrivez comme vous écririez à un collègue, pas comme vous rempliriez un formulaire. « Appeler les Müller jeudi au sujet du relevé de toiture » fonctionne ; nul besoin de nommer des champs ni de suivre une syntaxe. Lorsqu'il hésite, il demande plutôt que de deviner.
Travailler pour plusieurs entreprises
Si vous travaillez pour plus d'un espace Reonic, on vous demande dans lequel vous vous trouvez à votre premier message, car votre téléphone est rattaché à vous et non à une entreprise.
Envoyez switch_client pour changer, ou logout pour clore la session. Jusqu'à dix entreprises sont prises en charge sur un même numéro.
Bon à savoir
- Il est interne. Les particuliers et les clients ne s'adressent jamais à cet assistant. C'est la ligne de votre équipe vers Reonic.
- Il voit ce que vous avez le droit de voir. L'assistant travaille dans les limites de votre rôle et de vos droits ; il n'atteint rien que vous ne puissiez atteindre dans le Portail.
- Certaines capacités dépendent de votre entreprise. La saisie de temps requiert le suivi du temps ; la facturation requiert le module de facturation et un pays de facturation pris en charge. Si vous demandez quelque chose qui n'est pas activé, il vous le dit.
- Confirmez avant qu'il ne change quoi que ce soit d'important. Les modifications d'agenda et assimilées vous sont présentées pour approbation.
- Les photos ont besoin d'une légende nommant le projet, sans quoi il ne sait pas où les classer.
- Vérifiez ce qu'il a fait. C'est un moyen rapide de consigner quelque chose sur le terrain ; pour tout ce qui compte, un coup d'œil au résultat dans le Portail reste utile.
- Les entreprises brésiliennes peuvent suivre l'avancement du raccordement au réseau via l'assistant, étapes et échéances comprises.
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