Structures de dossiers et stockage des fichiers

Catégories : CRM

Chaque projet, contact et boîte de réception personnelle dans Reonic peut contenir des fichiers : images, PDF, fichiers de planification, feuilles de calcul, et bien d'autres. Les fichiers se rattachent à l'un de quatre emplacements (un projet résidentiel, un projet commercial, un contact client ou votre propre boîte de réception personnelle). Sans aucune configuration, les fichiers forment une liste à plat. Les dossiers et les modèles de dossiers donnent une structure à cette liste, et les contrôles de partage vous permettent de décider qui, dans votre entreprise, et quels clients peuvent voir chaque fichier.

À qui s'adresse cet article

• Les Admins installateurs qui gèrent les modèles de dossiers et les paramètres d'accès aux fichiers à l'échelle du Workspace.
• Les gestionnaires de comptes qui font le travail quotidien : déposer des documents, organiser les dossiers, déplacer des fichiers entre projets et rendre des fichiers visibles par le client.
• Les Field Workers qui capturent photos et scans sur la Mobile App.
• Les Admins qui suppriment les fichiers protégés que les gestionnaires de comptes ne peuvent pas supprimer.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d'un accès Editor (ou supérieur) sur le projet, le contact ou la boîte de réception personnelle dans lequel vous travaillez.
• Les types de fichiers autorisés par l'outil de dépôt de documentation sont les images, les PDF, les CSV et les fichiers Excel. La vidéo n'est pas acceptée pour les dépôts de documentation.

Ajouter des dossiers projet par projet (aucune configuration nécessaire)

Dans la vue Fichiers de n'importe quel projet, vous pouvez créer des dossiers et y déplacer des fichiers à tout moment.

1. Ouvrez l'onglet Fichiers du projet.
2. Cliquez sur Nouveau dossier.
3. Renseignez un nom (obligatoire), une description facultative et une couleur (texte et fond) pour que le dossier ressorte.
4. (Facultatif) Pour restreindre le dossier à certains utilisateurs ou certaines équipes, ouvrez sa fenêtre Partage et accès et désactivez Autoriser l'accès à tous les utilisateurs externes (activé par défaut), puis choisissez qui conserve l'accès. Voir Partager des fichiers et contrôler qui les voit ci-dessous.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le dossier apparaît dans la liste des fichiers.

Pour déplacer des fichiers dans un dossier, ouvrez d'abord le dossier de destination, puis faites-y glisser les fichiers (ou utilisez l'action de déplacement vers un dossier). Les dossiers ont un seul niveau : un dossier contient des fichiers, pas d'autres dossiers. Pour une organisation plus fine à l'intérieur d'un dossier, utilisez une convention de nommage.

Recréer les mêmes dossiers à la main sur chaque projet devient vite fastidieux. Les modèles de dossiers règlent ce problème.

Définir les modèles de dossiers une fois, les utiliser partout

Les modèles de dossiers vous permettent de définir une structure de dossiers une seule fois et de la faire apparaître automatiquement dans chaque projet. La configuration des modèles se trouve dans Paramètres > Organisation > Gestion des dossiers et exige un rôle d'admin.

1. Ouvrez Paramètres > Organisation > Gestion des dossiers.
2. Choisissez le domaine auquel s'applique le modèle : projets Résidentiel, projets Commercial, fichiers de contact ou boîte de réception personnelle. Chacun a sa propre portée de modèle : un modèle résidentiel ne se reporte donc pas sur les projets commerciaux.
3. Cliquez sur Créer un dossier, saisissez un nom (par exemple Visite technique, Documents contractuels, Photos de montage, Transfert) et choisissez une couleur.
4. Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux dossiers apparaissent automatiquement la première fois que quelqu'un ouvre la vue des fichiers d'un projet.

Réimporter un modèle après l'avoir modifié

Lorsque vous ouvrez pour la première fois la vue des fichiers d'un nouveau projet et qu'il n'a encore aucun dossier, les dossiers du modèle y apparaissent automatiquement, sans aucune action de votre part. Pour récupérer une mise à jour de modèle sur un projet qui a déjà des dossiers, utilisez le bouton Importer les dossiers depuis les paramètres dans l'en-tête de la vue des fichiers.

La réimportation peut être relancée sans risque autant de fois que nécessaire. Elle met à jour les noms et les couleurs des dossiers existants pour les aligner sur le dernier modèle. Elle ne duplique pas les dossiers et ne déplace pas les fichiers qu'ils contiennent déjà. Vos fichiers restent exactement là où ils sont.

Télécharger des fichiers vers un projet

La façon la plus courante d'ajouter des fichiers est le glisser-déposer dans le Portal.

1. Ouvrez l'onglet Fichiers du projet (ouvrez d'abord un dossier si vous voulez que les fichiers y atterrissent).
2. Faites glisser les fichiers sur la zone de dépôt, ou cliquez dessus pour ouvrir le sélecteur de fichiers.
3. Chaque fichier part avec son propre indicateur de progression. Les images peuvent être compressées automatiquement, selon les paramètres de votre Workspace.
4. Les fichiers apparaissent dans la liste une fois arrivés.

Vous pouvez aussi capturer des fichiers loin de votre bureau :

• Sur la Mobile App, les techniciens prennent des photos, choisissent dans la photothèque, lancent un scan de pièce LiDAR (iOS) ou enregistrent un mémo vocal directement dans un projet. Les captures sont conservées sur l'appareil hors ligne et se synchronisent au retour de la connexion.
• Via WhatsApp, envoyez une photo, un PDF ou un document à l'assistant WhatsApp de Reonic : il achemine le fichier vers le projet dont vous parlez, ou vers votre boîte de réception personnelle si aucun projet n'est défini.

Déplacer un fichier de votre boîte de réception vers un projet

Les fichiers qui arrivent dans votre boîte de réception personnelle (par exemple via WhatsApp, avant que vous ne connaissiez le projet) peuvent être déplacés vers un projet.

1. Ouvrez votre boîte de réception de fichiers personnelle dans le Portal.
2. Trouvez le fichier et choisissez Déplacer vers un projet.
3. Choisissez le projet résidentiel ou commercial de destination.
4. Confirmez. Le fichier passe à la fin de la liste des fichiers de ce projet.

Tout partage que vous avez défini sur le fichier dans votre boîte de réception est conservé. Vous pouvez déplacer des fichiers de votre propre boîte de réception vers un projet, mais pas l'inverse, ni directement entre deux projets.

Trouver un fichier

Organisez et retrouvez vos fichiers avec trois outils :

• Les dossiers (et les modèles de dossiers) pour la structure, comme décrit ci-dessus.
• Une convention de nommage cohérente à l'intérieur d'un dossier pour un regroupement plus fin.
• La recherche dans la liste des fichiers pour trouver un fichier par son nom.

Partager des fichiers et contrôler qui les voit

La fenêtre Partage et accès de chaque fichier contient deux contrôles distincts. Gardez-les bien séparés.

Partager avec des utilisateurs ou des équipes spécifiques (interne)

Par défaut, un fichier est ouvert à vos utilisateurs externes, et vous le restreignez en choisissant qui conserve l'accès.

1. Ouvrez le fichier et cliquez sur Partage et accès.
2. Sous Partager avec des utilisateurs et équipes externes, trouvez Autoriser l'accès à tous les utilisateurs externes. L'option est activée par défaut. Désactivez-la.
3. Le sélecteur de personnes apparaît. Ajoutez les utilisateurs (et les équipes, si votre Workspace a des équipes) qui doivent conserver l'accès.
4. Fermez la fenêtre. L'enregistrement est automatique. Le fichier est désormais masqué pour toute personne absente des listes de partage.

Le partage est cumulatif : ajouter une équipe ne supprime pas les partages déjà accordés à des utilisateurs. Vous pouvez aussi restreindre un dossier entier de la même manière (désactivez Autoriser l'accès à tous les utilisateurs externes sur le dossier), et chaque fichier qu'il contient hérite de la restriction. Le partage avec des utilisateurs individuels fonctionne toujours ; le partage avec une équipe nécessite la fonctionnalité équipes. Si vous ne voyez pas l'option équipe, contactez le chat d'assistance.

Partager un fichier avec le client

1. Ouvrez le fichier et cliquez sur Partage et accès.
2. Sous Accès client final, activez Partager avec le client.
3. Cliquez sur Enregistrer. Le fichier apparaît dans l'espace fichiers du portail client pour ce projet.

Restreindre la visibilité pour les utilisateurs externes (admin)

Votre Workspace dispose de deux paramètres qui régissent ce que voient les utilisateurs externes (clients et partenaires disposant d'un accès au portail). Un admin les configure directement sur la page Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités > Caractéristiques du projet. Vous n'avez pas besoin de contacter Reonic.

• Contrôle d'accès aux fichiers activé signifie que les utilisateurs externes ne voient que les fichiers visibles par le client, situés dans un dossier sans restriction, ou explicitement partagés avec eux.
• Ne pas partager avec les externes par défaut signifie que les fichiers déposés par des utilisateurs externes ne sont d'abord visibles que par la personne qui les a déposés, de sorte que le fichier envoyé par un client n'est pas visible par tout le personnel. Cette option secondaire devient disponible une fois que Contrôle d'accès aux fichiers est activé ; désactiver Contrôle d'accès aux fichiers l'efface à nouveau.

Pour changer la posture de votre Workspace (ouverte, filtrée ou stricte), un admin bascule ces options sur la page Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités > Caractéristiques du projet. Le changement prend effet immédiatement pour les vues de fichiers des utilisateurs externes.

Demander au client de déposer un fichier

Lorsque vous avez besoin d'un document du client (un pouvoir de représentation, une photo de pièce d'identité, une facture d'énergie, une photo de compteur), envoyez une demande de fichier via le portail client.

1. Ouvrez l'espace Demandes de fichiers du projet et choisissez Demander un fichier.
2. Renseignez un titre (ce que vous demandez), une description facultative, les types de fichiers autorisés et l'autorisation ou non de plusieurs fichiers.
3. Cliquez sur Publier, puis sur Envoyer par courrier électronique. Reonic envoie au client un e-mail contenant un lien vers sa page de dépôt.
4. Le client ouvre le lien et dépose le ou les fichiers. Les fichiers déposés sont marqués comme visibles par le client et enregistrés comme déposés par le client.
5. Vérifiez les fichiers reçus et marquez la demande comme terminée pour que le client ne la voie plus comme en attente.

Le client dépose ses fichiers directement depuis le lien reçu par e-mail. Le même comportement du portail client s'applique ici aussi, puisque les fichiers qui arrivent via une demande sont marqués comme visibles par le client.

Annoter une image

Les fichiers image peuvent être annotés sur place avec des traits au stylo, des formes, du texte et un recadrage, dans le Portal comme sur la Mobile App.

1. Ouvrez l'image et choisissez Modifier.
2. Utilisez la boîte à outils : le stylo (avec épaisseur de trait), les formes (cercle, carré, flèche), le texte, les lignes (pleines ou pointillées), un polygone solaire pour délimiter la toiture, le recadrage et le zoom. Utilisez annuler et rétablir au fur et à mesure.
3. Cliquez sur Enregistrer. La version annotée est stockée à côté de l'original, et toute personne qui ouvre le fichier ensuite voit la version annotée.

L'original est toujours conservé. Chaque enregistrement remplace la copie annotée précédente : il n'y a donc pas d'historique des modifications. Pour abandonner les annotations et revenir à l'original, contactez le chat d'assistance.

Télécharger un dossier au format ZIP

Téléchargez tous les fichiers d'un dossier d'un coup au lieu de les prendre un par un.

1. Ouvrez la vue Fichiers du projet, trouvez le dossier et choisissez Télécharger le dossier au format ZIP.
2. Les petits dossiers sont regroupés et téléchargés immédiatement.
3. Les gros dossiers préparent d'abord l'archive. Suivez le statut, qui passe par En attente puis Prêt (ou Échec), puis cliquez sur le lien de téléchargement une fois qu'il est prêt.

Un dossier peut contenir jusqu'à 1 000 fichiers pour un export ZIP. Le lien de téléchargement obtenu fonctionne pendant environ une journée : relancez donc l'export si vous en avez besoin plus tard.

Les photos prises au titre des points de la liste de contrôle de montage sont incluses dans l'export elles aussi. Elles apparaissent dans la vue Fichiers et sont intégrées au ZIP du dossier : les images de liste de contrôle d'un projet ne sont donc pas laissées de côté. Relevez l'auteur du dépôt ou la date de dépôt dans la liste des fichiers avant d'exporter, car l'archive ne contient que les fichiers eux-mêmes.

Supprimer un fichier

La suppression est définitive : il n'y a ni corbeille ni annulation.

1. Ouvrez la liste des fichiers, trouvez la ligne du fichier et ouvrez ses actions.
2. Cliquez sur Supprimer. Le fichier et sa copie annotée sont supprimés.

Certains fichiers sont protégés (documents de subvention, fichiers marqués comme protégés et offres signées). Un fichier protégé affiche son action de suppression désactivée, avec une info-bulle « Fichier protégé » pour les non-admins. Un admin peut le supprimer après avoir confirmé une boîte de dialogue d'action irréversible. Une offre signée ne peut jamais être supprimée par qui que ce soit, admins compris. Si vous voulez seulement sortir un fichier d'un projet, déplacez-le plutôt que de le supprimer.

Bon à savoir

• Les dossiers ont un seul niveau. Un dossier contient des fichiers, pas d'autres dossiers. Utilisez une convention de nommage pour une structure plus fine.
• Organisez avec les dossiers, les modèles, le nommage et la recherche. Ce sont les outils pour regrouper et retrouver les fichiers.
• Les modèles de dossiers sont propres à chaque domaine. Résidentiel, commercial, contact et personnel ont chacun leur propre jeu de modèles, et ils ne se recoupent pas.
• Réimporter un modèle ne touche que les noms et les couleurs des dossiers. Vos fichiers restent là où ils sont.
• Les liens de téléchargement durent environ une journée. Un lien que vous partagez à l'extérieur fonctionne à peu près une journée : relancez l'export si vous en avez besoin plus tard.
• Un fichier déposé sous un nom déjà utilisé crée un nouveau fichier. Déposer un fichier portant le même nom ajoute un nouveau fichier au lieu de remplacer le précédent.
• Les photos iPhone (HEIC/HEIF) passent sans problème. Reonic les convertit automatiquement en JPEG à l'arrivée : elles s'affichent en aperçu et se téléchargent comme n'importe quelle autre photo. Vous n'avez pas besoin de les convertir au préalable.
• Jusqu'à 200 fichiers par session de dépôt, et un export ZIP de dossier regroupe jusqu'à 1 000 fichiers.
• Les clients déposent leurs fichiers via une demande de fichier. Envoyez une demande de fichier et le client dépose son fichier en réponse, ou il le télécharge depuis son propre espace fichiers dans le portail client.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026