Utiliser les calendriers dans Reonic : visibilité, tableau de planification et vues projet
Comprenez de qui vous pouvez voir le calendrier en tant que responsable, visualisez tous les rendez-vous de montage dans une seule vue de type dispatching, récupérez un calendrier de projet masqué et réglez le cas des événements qui apparaissent deux fois.
Catégories : CRM
Le calendrier de Reonic est une seule surface avec deux modes d'affichage : la grille hebdomadaire ou journalière classique et la grille de ressources du Tableau de planification. Les calendriers peuvent être personnels, à l'échelle d'une équipe ou de toute l'organisation, et vous pouvez connecter des calendriers Microsoft 365 et Google Workspace à côté de vos calendriers Reonic. Cet article présente aux responsables le modèle de visibilité qui détermine de qui ils peuvent voir le calendrier, la vue Tableau de planification qui regroupe les rendez-vous de toutes les ressources, et les questions récurrentes sur les événements masqués ou affichés en double.
Avant de commencer
- Un admin peut activer ou désactiver la fonction calendrier sous Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités, à côté des autres fonctions activables. Tant qu'elle est active, vous disposez de toute la surface calendrier : la grille, le panneau d'événement, le Tableau de planification, la configuration de la synchronisation et le modèle de visibilité décrit ci-dessous. Si elle est désactivée, toute la surface calendrier disparaît pour tout le monde dans votre entreprise. Si vous ne voyez pas du tout le calendrier, demandez à l'admin de votre entreprise s'il a été activé.
- Même lorsque le calendrier est désactivé, la vue Mes rendez-vous du portail client continue de fonctionner. Les rendez-vous que vous avez déjà partagés avec un client lui restent visibles.
- Sachez quel est votre rôle dans Reonic (admin, editor ou viewer) et votre appartenance à une équipe. Les deux déterminent de qui vous pouvez voir le calendrier, comme expliqué ci-après.
Voir les calendriers de votre équipe en tant que chef de projet
En tant que chef de projet, gestionnaire de comptes ou admin, les calendriers que vous pouvez voir découlent de votre rôle et de votre appartenance à une équipe.
- Ouvrez le calendrier sous Accueil > Calendrier.
- Vos propres calendriers personnels apparaissent automatiquement, y compris tous les calendriers externes que vous avez connectés.
- Ajoutez d'autres calendriers depuis la barre latérale de sélection des calendriers.
Les règles de visibilité :
- Les calendriers à l'échelle de l'organisation sont visibles par tous les utilisateurs internes de votre entreprise. Les admins peuvent y écrire.
- Les calendriers d'équipe sont visibles par les membres et les responsables de l'équipe. Si vous dirigez une équipe, vous voyez aussi le calendrier Reonic personnel de chacun de ses membres.
- Le planning Reonic personnel d'un utilisateur est visible par ses responsables d'équipe : en tant que responsable qui dirige l'équipe, vous pouvez donc lire les plannings personnels Reonic des membres de votre équipe.
- La couche de calendrier privée d'un utilisateur n'est visible que par son propriétaire.
Conseil
Chaque utilisateur dispose d'un calendrier Reonic personnel que son responsable d'équipe peut voir, plus une couche privée qui reste réellement personnelle et que personne d'autre ne voit.
Pour les calendriers externes (Microsoft 365 / Google Workspace), Reonic montre ce que votre propre compte Outlook ou Google est autorisé à voir du côté du fournisseur. Les événements Outlook et Google de vos collègues restent de leur côté.
La connexion Microsoft / Outlook fonctionne dans les deux sens pour les événements dont Reonic est propriétaire. Les événements que vous créez dans Reonic sur un calendrier d'origine Microsoft sont poussés vers Outlook. Les événements qui proviennent d'Outlook sont importés dans Reonic pour affichage : vous les lisez donc dans Reonic et les modifiez dans Outlook.
Remarque
Vous pouvez afficher jusqu'à 20 calendriers externes en même temps. Vous pouvez connecter plus de 20 calendriers Microsoft 365 / Google Workspace, et vous choisissez lesquels des 20 sont visibles à la fois dans la grille depuis la barre latérale de sélection des calendriers. (Cette limite de 20 calendriers est distincte du plafond de 100 ressources du Tableau de planification, décrit plus bas.)
Remarque
Un lien Outlook Bookings est une surface distincte de cette synchronisation d'événements. Outlook Bookings (comme Calendly et Microsoft Bookings) est la page de réservation destinée au client que vous intégrez à votre page publique affichée après une demande, pour que les clients réservent eux-mêmes un rendez-vous. Définir un lien de réservation ne connecte pas votre calendrier, et connecter votre calendrier ne définit pas de lien de réservation.
Voir tous les rendez-vous de montage en un coup d'œil avec le Tableau de planification
Le Tableau de planification est une grille de planification des ressources affichée à l'intérieur du calendrier. Les lignes sont des personnes et des équipes, les colonnes sont des plages horaires. Utilisez-le lorsque vous voulez voir tous les rendez-vous de montage (ou tous les rendez-vous d'une équipe donnée) sur un seul écran.
Passer en vue Tableau de planification dans le calendrier général
- Allez sous Accueil > Calendrier.
- Ouvrez la liste déroulante de la barre d'outils intitulée Mode de planification (le sélecteur de vue).
- Choisissez Planification Jour, Planification Semaine ou Planification Mois.
- La grille change : chaque ressource du calendrier (utilisateur ou équipe) obtient sa propre ligne, avec le temps sur l'axe horizontal.
Votre préférence de mode d'affichage est enregistrée par navigateur : le Tableau de planification reste donc votre vue par défaut sur la même machine. Elle est réinitialisée si vous changez de navigateur ou videz le stockage.
Utiliser le Tableau de planification imposé à l'intérieur d'un montage
Lorsque vous ouvrez le calendrier à l'intérieur d'une installation (par exemple via l'onglet Calendrier du montage), le Tableau de planification est la seule vue disponible. Le sélecteur Mode de planification est masqué dans ce contexte, parce que le calendrier intégré est conçu pour le dispatching.
- Ouvrez le montage que vous voulez planifier.
- Cliquez sur l'onglet Calendrier.
- Le Tableau de planification s'ouvre directement avec le contexte du montage. Chaque rendez-vous que vous créez ici est automatiquement lié à ce montage.
Grouper, déplier et filtrer les lignes de ressources
- Les lignes d'équipe affichent un chevron. Un chevron pointant vers la droite signifie que l'équipe est repliée (seule la ligne du calendrier de l'équipe est visible). Cliquez sur le chevron pour déplier et faire apparaître le calendrier individuel de chaque membre sous forme de ligne en retrait.
- La ligne bleue Projet apparaît lorsque vous ouvrez le calendrier à l'intérieur d'un projet. Elle fait remonter les événements des calendriers d'autres personnes qui sont liés au projet que vous consultez. La ligne Projet est en lecture seule.
- La ligne orange Tâches fait remonter les tâches à leur échéance sous forme d'entrées de durée nulle. En lecture seule.
Conseil
Combinez la vue SEMAINE du Tableau de planification avec les lignes d'équipe dépliées pour voir la journée de chaque installateur côte à côte. C'est l'équivalent le plus proche d'un tableau de dispatching : affectations, conflits et trous sont visibles en un coup d'œil.
Un plafond strict de 100 calendriers visibles s'applique par tableau. Au-delà, une bannière jaune apparaît, et vous réduisez la liste des ressources via la barre latérale de sélection des calendriers.
Rendre à nouveau visible un calendrier masqué
Si vous avez masqué un calendrier (par exemple un calendrier de projet) avec l'icône œil barré du Tableau de planification, rétablissez-le depuis la barre latérale de sélection des calendriers. C'est au même endroit que vous basculez la visibilité des calendriers pour la vue calendrier classique.
- Ouvrez la barre latérale de sélection des calendriers (le panneau de liste où vous choisissez quels calendriers apparaissent dans votre grille).
- Repérez le calendrier que vous aviez masqué.
- Réactivez la case de visibilité du calendrier.
- La ligne du calendrier réapparaît immédiatement sur la grille.
Remarque
Le geste de masquage à l'œil barré sur le Tableau de planification est local à votre navigateur. Y masquer un calendrier est un filtre d'affichage personnel. Il laisse le calendrier en place, ne change rien à ce que voient les autres utilisateurs, et les événements continuent de se synchroniser.
La ligne bleue Projet apparaît automatiquement lorsque vous êtes à l'intérieur d'un projet. Si vous ne la voyez pas, vérifiez que vous avez bien ouvert le calendrier depuis l'intérieur d'un projet et que le projet comporte des événements liés.
Pourquoi certains événements apparaissent deux fois
Lorsque vous êtes participant d'un événement qui vit sur un calendrier d'équipe ou d'organisation, Reonic affiche aussi cet événement sur votre calendrier personnel sous forme de copie d'affichage en lecture seule.
C'est voulu. L'événement apparaît à deux endroits, mais la seconde copie est une vue, pas une entrée indépendante.
- L'événement d'origine vit sur le calendrier d'équipe ou d'organisation. C'est là que vous le modifiez.
- La copie sur votre calendrier personnel est en lecture seule, utile pour voir l'événement à côté de votre planning personnel.
- Déplacer l'original hors du calendrier d'équipe supprime aussi la copie.
Une seconde raison pour laquelle deux copies peuvent apparaître est un déplacement entre sources de calendrier. Lorsque vous déplacez un événement d'un fournisseur vers un autre (par exemple de Reonic vers Google), il peut brièvement s'afficher sur les deux calendriers le temps que le déplacement se stabilise. Si une copie subsiste après un déplacement entre sources, supprimez la copie en trop du calendrier dont vous l'avez retirée.
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