Récapitulatif de l'état du projet Fonction AI
Obtenez en quelques phrases où en est réellement un projet, plus une prochaine étape suggérée, sans avoir à relire vous-même les tâches, les notes et l'historique d'activité.
Catégories: CRM
Avant un appel, vous voulez savoir où en est un projet. L'information existe — répartie entre le statut, les tâches ouvertes, l'agenda, les demandes de fichiers, les notes et le journal d'activité — et la rassembler coûte cinq minutes dont vous ne disposez pas pendant que le téléphone sonne.
Le récapitulatif de l'état du projet fait ce travail de synthèse. Il lit le projet et vous donne une brève description de son état, plus une action recommandée, choisie pour la phase dans laquelle le projet se trouve réellement.
Avant de commencer
- Disponible sur tous les projets. Ouvrez un projet et le récapitulatif se trouve dans la barre latérale.
- Générer demande le rôle Éditeur ou supérieur. Les utilisateurs en lecture seule peuvent lire un récapitulatif généré par quelqu'un d'autre, mais pas en créer un.
- Fonctionne sur les projets résidentiels et commerciaux.
Générer un récapitulatif
- Ouvrez le projet.
- Repérez le widget Récapitulatif du projet dans la barre latérale.
- Cliquez sur Générer.
- Patientez quelques secondes.
Vous obtenez deux choses : une brève description de l'état du projet et une action recommandée. En dessous figure le moment de la génération.
Une fois généré, le récapitulatif est conservé : en rouvrant le projet il apparaît immédiatement au lieu d'être régénéré.
Le garder à jour
Le récapitulatif est un instantané du moment où vous l'avez généré. Il ne se met pas à jour tout seul quand le projet avance.
Cliquez de nouveau sur Générer chaque fois que vous avez besoin d'une lecture actuelle — après un changement de statut, un appel client, une nouvelle tâche ou tout autre événement notable. Le nouveau récapitulatif remplace l'ancien.
Astuce
Régénérez juste avant la conversation, pas la veille au soir. La façon la plus courante dont un récapitulatif induit en erreur, c'est d'être exact au sujet de mardi dernier — et il paraît tout aussi assuré dans les deux cas. L'horodatage sous le texte est la première chose à vérifier.
Si un récapitulatif date de plus d'une semaine environ, il a pu être supprimé, et le widget affiche de nouveau Générer.
Ce qu'il lit
Le récapitulatif se construit à partir de la fiche du projet, et de rien d'extérieur :
- La phase dans laquelle se trouve le projet et son statut.
- L'état de l'offre, y compris les dates de signature lorsqu'elles existent.
- Les prochaines tâches ouvertes, par date d'échéance.
- Les prochains événements de l'agenda.
- Les demandes de fichiers en attente.
- Les notes les plus récentes.
- L'activité récente sur le projet.
Il en lit un nombre limité de chaque — les plus récentes et les plus imminentes. Un projet comptant cinquante tâches ouvertes est donc résumé à partir des prochaines, pas de toutes.
L'action recommandée est choisie selon la phase : un projet en phase d'offre reçoit une suggestion de phase d'offre, un projet en phase d'installation en reçoit une d'installation.
La demander dans WhatsApp
Si votre entreprise utilise l'assistant WhatsApp, vous pouvez lui demander directement l'état d'un projet et obtenir le même récapitulatif, généré s'il n'en existe pas encore.
Bon à savoir
- C'est une synthèse, pas une source. Le récapitulatif sert à vous orienter avant de regarder pour de bon. Tout ce que vous vous apprêtez à dire à un client, vérifiez-le sur le projet lui-même.
- Il ne voit que ce qui est consigné. Une conversation que personne n'a notée n'atteint pas le récapitulatif. Les projets aux notes rares produisent des synthèses maigres, à juste titre.
- L'action recommandée est une suggestion. Elle découle de la phase et de l'état du projet, et ignore ce que vous avez convenu avec le client la semaine dernière.
- Il reste interne. Le récapitulatif n'apparaît jamais dans le portail client, sur un PDF d'offre ni dans le parcours de signature. Le particulier ne le voit pas.
- Seul le dernier récapitulatif est conservé. Le régénérer remplace le précédent, et il n'y a pas d'historique.
- La lecture seule ne permet pas de régénérer. Si vous n'avez qu'un accès en lecture et que le récapitulatif est ancien ou absent, demandez à un collègue disposant d'un accès Éditeur, ou à l'assistant WhatsApp.
- La barre latérale n'existe que dans le Portail. L'application mobile n'a pas de widget de récapitulatif ; là, la voie est WhatsApp.
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