Gérer les tâches dans Reonic — créer, assigner, terminer, automatiser

Catégories : CRM

Les tâches sont la façon dont votre équipe coordonne les petits travaux qui n'ont pas d'écran dédié : rappeler le client, téléverser la photo du compteur, vérifier si l'inscription au réseau est passée, finaliser l'offre. Chaque tâche est un petit enregistrement (titre, description, date d'échéance, liste de contrôle facultative, catégories facultatives, un ou plusieurs assignés) rattaché à exactement un parent : un projet résidentiel, un projet commercial, un contact client, un plan de gestion de projet commercial ou votre propre boîte de réception personnelle. Les tâches vivent sur la page Tâches de la navigation de gauche, sur l'onglet Tâches de chaque projet, sur la page de détail de chaque contact client et sur le tableau de bord d'accueil.

Avant de commencer

• Choisissez le parent avant de créer. Une tâche appartient à un seul parent : un projet résidentiel, un projet commercial, un contact client, un plan de gestion de projet commercial ou votre boîte de réception personnelle. Le parent détermine qui la voit, dans quelle liste elle apparaît et (pour les projets commerciaux) si elle peut se placer sur une étape du kanban de tâches. Le parent est figé une fois que vous enregistrez : créez donc la tâche depuis le projet ou le contact que vous avez ouvert plutôt que depuis la page Tâches globale, si vous risquez de vous tromper.
• Il vous faut au moins Editor sur le parent. Pour créer une tâche rattachée à un projet ou à un contact, il vous faut au moins Editor sur cette entité. Les tâches personnelles (sans projet parent) sont toujours disponibles pour l'utilisateur connecté. Si vous ne voyez pas le bouton + Ajouter une tâche, votre rôle ou votre accès à la zone est en dessous d'Editor sur ce parent.
• Connaissez les réglages de notification par défaut de votre équipe. Assigner une tâche à un utilisateur individuel envoie un e-mail de notification par défaut. Pour toucher tout le monde dans une équipe, assignez chaque membre individuellement plutôt que d'ajouter seulement l'équipe (voir Assigner une tâche à une personne ou à une équipe plus bas).

Où vous voyez les tâches dans le Portal et la Mobile App

• Page d'accueil — vos propres tâches ouvertes, plus les tâches que vous avez assignées à d'autres.
• Page Tâches (navigation de gauche) — la page Tâches globale avec les puces de filtre Toutes, Les miennes, Attribué par moi, En retard et Dû aujourd'hui, plus une recherche en texte libre et un filtre par type de parent. Par défaut, la page est cadrée sur vos propres tâches ; passez sur la puce Toutes (ou élargissez le filtre utilisateur) pour voir les autres tâches auxquelles vous avez accès. Tout le monde démarre cadré sur ses propres tâches et élargit le filtre manuellement.
• Sur un projet — chaque projet résidentiel, projet commercial et plan de gestion de projet commercial a un onglet Tâches (ou un widget dans la barre latérale, si votre Workspace a la barre latérale activée). Toutes les tâches rattachées à ce projet y apparaissent.
• Sur un contact client — la page de détail du contact fait remonter les tâches rattachées au contact, indépendamment de tout projet.
• Kanban de tâches commercial — les projets commerciaux ont aussi une vue kanban de leurs tâches, organisée par étape.
• Mobile App — vos tâches assignées, plus les tâches des projets que vous pouvez voir, apparaissent dans la liste Tâches mobile et sur l'onglet Tâches de chaque projet. Un appui pour terminer ou pour créer s'affiche tout de suite sur votre écran.

Créer une tâche

Vous avez trois chemins de création dans le Portal, plus un sur la Mobile App.

Tâche rapide (saisie en une ligne)

1. Ouvrez le projet, le contact client ou votre liste de tâches personnelle, celui qui doit être le parent.
2. Trouvez la saisie rapide + Ajouter une tâche en haut de la liste des tâches.
3. Saisissez le titre de la tâche et appuyez sur la touche Entrée (ou cliquez sur +).
4. La tâche est créée avec vous comme assigné par défaut, sans date d'échéance et sans liste de contrôle. Elle apparaît dans la liste tout de suite.
5. Pour ajouter une description, une date d'échéance, une liste de contrôle, des catégories ou d'autres assignés, cliquez sur la nouvelle tâche pour ouvrir le volet d'édition.

Formulaire complet (volet de tâche)

1. Sur le projet, le contact ou la liste personnelle, cliquez sur + Ajouter une tâche > Nouvelle tâche (ou sur le menu d'actions à côté de + Ajouter une tâche).
2. Le volet Modifier la tâche s'ouvre avec le formulaire complet. Renseignez :
   • Titre (obligatoire).
   • Description (texte enrichi, facultatif). Servez-vous-en pour le contexte que le titre ne peut pas porter.
   • Date d'échéance — une date absolue (sélecteur de calendrier). Voir Définir une date d'échéance plus bas. (Le décalage relatif « échéance dans N jours » est disponible sur les modèles de tâches.)
   • Assignés — choisissez un ou plusieurs utilisateurs. Voir Assigner une tâche à une personne ou à une équipe plus bas.
   • Équipes — choisissez une ou plusieurs équipes (un champ distinct des Assignés). Une tâche peut avoir les deux.
   • Catégories — choisissez parmi les catégories de tâches de votre Workspace (gérées de façon centrale, pour qu'elles restent cohérentes dans toute l'entreprise).
   • Éléments de liste de contrôle — ajoutez autant de sous-éléments ordonnés que nécessaire. Voir Ajouter une liste de contrôle plus bas.
   • Parent — prérempli d'après l'endroit où vous avez ouvert le volet. Vous pouvez le changer avant d'enregistrer.
3. Cliquez sur Enregistrer. La tâche apparaît dans la liste du parent et sur la page d'accueil de chaque assigné.

À partir d'un modèle

Si votre équipe a des flux standardisés (une liste de contrôle de visite sur site, une séquence d'accueil, une passation vers le service financement), utilisez un modèle. Cliquez sur + Ajouter une tâche > À partir d'un modèle et choisissez le modèle. La nouvelle tâche reprend le titre, la description, la liste de contrôle et les catégories du modèle. Voir Configurez des modèles de tâches plus bas.

Créer une tâche sur la Mobile App

1. Ouvrez le projet sur la Mobile App, ou votre liste de tâches personnelle.
2. Appuyez sur + Nouvelle tâche.
3. Renseignez les mêmes champs que dans le formulaire complet du Portal (titre, description, date d'échéance, assignés, catégories, liste de contrôle).
4. Enregistrez. La tâche apparaît tout de suite sur votre appareil.

Créer une tâche via l'assistant IA WhatsApp

Si l'assistant IA WhatsApp est activé sur votre Workspace, vous pouvez créer une tâche en écrivant à l'assistant en langage naturel :

• « Ajoute une tâche pour rappeler Hans Müller mardi prochain » crée une tâche personnelle sur votre utilisateur, avec la date d'échéance interprétée.
• « Ajoute une tâche pour téléverser la photo du compteur sur le projet Schmidt, échéance vendredi » crée une tâche sur le projet Schmidt correspondant.

L'assistant résout le parent (votre utilisateur, ou le projet vers lequel pointe la conversation) et marque la tâche comme créée par l'IA, pour que vous puissiez la distinguer plus tard d'une tâche créée manuellement.

Choisir le bon parent

Une tâche a exactement un parent, choisi à la création. Le parent contrôle la visibilité, le périmètre des notifications et l'endroit où la tâche apparaît. Les cinq types de parent s'excluent mutuellement :

• Tâche personnelle — uniquement sur votre utilisateur. À utiliser pour « appeler le comptable mardi », le genre de travail qui ne tient pas sur un projet.
• Projet résidentiel — rattachée à un projet résidentiel. Apparaît sur l'onglet Tâches de ce projet et sur les pages d'accueil des assignés.
• Projet commercial — rattachée à un projet commercial. Apparaît sur l'onglet Tâches de ce projet et sur son étape du kanban de tâches (si une étape lui est attribuée).
• Contact client — rattachée à un client. Apparaît sur la page de détail du contact. À utiliser pour le travail qui appartient au client au sens large, pas à un projet précis : « relancer Müller pour le contrat client signé ».
• Plan de gestion de projet commercial — rattachée à un plan de gestion de projet commercial (un plan de construction en plusieurs phases). Apparaît dans la liste de tâches de gestion de projet, à part des tâches de projet ordinaires.

Le parent est figé une fois la tâche enregistrée. Si vous vous êtes trompé de parent, archivez la tâche (voir Archiver une tâche plus bas) et recréez-la sur le bon parent.

Assigner une tâche à une personne ou à une équipe

Une tâche peut avoir un nombre quelconque d'assignés utilisateurs et un nombre quelconque d'assignés équipes, dans deux champs distincts. L'assignation pilote la liste de la page d'accueil, l'e-mail de notification d'assignation et la visibilité de la tâche pour les utilisateurs Externes.

Assigner une ou plusieurs personnes

1. Ouvrez le volet de tâche.
2. Cliquez dans le champ Assignés.
3. Recherchez par nom ou e-mail. Les suggestions se mettent à jour à mesure que vous saisissez.
4. Cliquez sur une personne pour l'ajouter. Répétez pour en ajouter d'autres.
5. Enregistrez. Chaque personne nouvellement ajoutée dont l'option Notifier à l'assignation d'une tâche est activée (activée par défaut) reçoit un e-mail « Tâche assignée ».

Il n'y a pas d'assigné principal. Tous les assignés sont à égalité : la page d'accueil montre la tâche dans la liste de chacun, et chacun peut la terminer.

Assigner une équipe

1. Ouvrez le volet de tâche.
2. Cliquez sur le champ Équipes (distinct des Assignés).
3. Choisissez une ou plusieurs équipes.
4. Enregistrez.

L'assignation d'équipe sert deux objectifs :

• La visibilité pour les utilisateurs Externes — les responsables d'équipe voient les tâches assignées à leur équipe. Les membres de l'équipe les voient une fois qu'ils sont aussi assignés individuellement. Voir le guide Utilisateurs, rôles, licences et équipes.
• La propriété collective — le champ équipe capture « c'est la tâche de l'équipe de pose » sans lister chaque membre de l'équipe.

Changer ou retirer un assigné

1. Ouvrez le volet de tâche.
2. Retirez une personne en cliquant sur le × à côté de sa puce dans le champ Assignés.
3. Ajoutez de nouveaux assignés si besoin.
4. Enregistrez.

Qui voit réellement la tâche

La visibilité est régie par l'accès au parent, pas par l'assignation. Si vous êtes assigné à une tâche sur un projet que vous ne pouvez pas voir, vous ne pouvez toujours pas l'ouvrir. Pour les utilisateurs Externes, l'assignation est toute la surface d'accès : ils voient la tâche s'ils sont un utilisateur assigné, le responsable d'une équipe assignée, ou le Key Account du projet parent. Voir Utilisateurs externes et visibilité des tâches plus bas.

Définir une date d'échéance

Une tâche a un seul champ de temporalité :

• Date d'échéance — le moment où le travail doit être fait. Pilote les badges En retard et Dû aujourd'hui ainsi que le récapitulatif quotidien.

Une tâche ordinaire prend une date d'échéance absolue — choisie dans le calendrier, par exemple 2026-06-15. Les rappels et la remontée des retards vous parviennent via le récapitulatif quotidien des tâches (voir Récapitulatif quotidien des tâches plus bas) et les badges En retard / Dû aujourd'hui.

Pourquoi « dû aujourd'hui » semble parfois faux

Le « dû aujourd'hui » de chaque utilisateur est calculé par rapport au fuseau horaire défini sur son profil. Si le fuseau de votre collègue est Europe/Berlin et le vôtre America/Sao_Paulo, une tâche due à 23 h heure de Berlin est « aujourd'hui » pour votre collègue mais déjà « demain » pour vous. Vérifiez que votre fuseau horaire est correctement réglé dans votre profil, et mettez-le à jour si vous changez de bureau.

Statuts des tâches

Une tâche Reonic a deux états binaires : elle est soit active, soit terminée, et elle est soit visible, soit archivée. La nuance d'état (« en cours », « bloquée », « en attente ») vit dans l'assignation, dans les catégories et dans le flux d'activité.

• Actif — créée, non terminée, non archivée. Apparaît dans les listes.
• Terminée — marquée comme faite. Disparaît des listes actives ; changez le filtre pour afficher les tâches terminées si vous avez besoin de regarder en arrière.
• Achèvement annulé — une tâche terminée peut être rouverte, ce qui la renvoie dans la liste active.
• Archivée — retirée de toutes les listes. L'archivage est à sens unique (voir Archiver une tâche plus bas).

Pour des états plus riches (« bloquée », « en contrôle qualité », « en attente du client »), utilisez des catégories (voir Classer les tâches avec des catégories plus bas) ou les étapes du kanban de tâches commercial pour modéliser les phases de votre équipe.

Définir une priorité sur une tâche

La priorité sur une tâche se modélise avec les catégories et les dates d'échéance :

• Utilisez une catégorie — créez au niveau du Workspace un jeu de catégories Priorité : Haute / Priorité : Moyenne / Priorité : Basse et appliquez-le à la création (voir Classer les tâches plus bas). La couleur de la catégorie donne un tri visuel immédiat dans la liste.
• Utilisez la date d'échéance — les échéances les plus courtes passent devant. Dû aujourd'hui est le signal le plus fort ; en retard l'est davantage encore ; une échéance lointaine est le plus faible.
• Combinez les deux — une catégorie Priorité : Critique plus une échéance le jour même est le signal le plus fort.

La priorisation par catégories est le schéma recommandé.

Ajouter une liste de contrôle à une tâche

Beaucoup de tâches ne sont pas atomiques : une visite sur site a six points à vérifier, un accueil client en a huit. Utilisez une liste de contrôle pour découper une tâche en sous-éléments ordonnés sans créer plusieurs tâches.

1. Ouvrez le volet de tâche.
2. Trouvez la section Liste de contrôle.
3. Saisissez chaque élément sur sa propre ligne. Appuyez sur la touche Entrée pour ajouter le suivant.
4. Enregistrez.

Pour cocher les éléments, cliquez sur la case à côté de chacun. Si l'assistant IA WhatsApp est activé sur votre Workspace, l'assistant accepte aussi « coche tous les éléments », « décoche tous les éléments » et « coche l'élément à propos de X » sur une tâche mentionnée.

Classer les tâches avec des catégories

Les catégories sont un jeu d'étiquettes colorées défini au niveau du Workspace. Servez-vous-en pour découper la liste des tâches par priorité, par phase, par catégorie, par équipe, ou par tout ce qui vous aide à retrouver du travail plus tard.

Appliquer une catégorie à une tâche

1. Ouvrez le volet de tâche.
2. Cliquez dans le champ Catégories.
3. Choisissez parmi les catégories existantes du Workspace.
4. Enregistrez.

Vous pouvez appliquer autant de catégories que vous voulez.

Gérer les catégories (Admin)

Les catégories sont définies de façon centrale, pour que chaque personne qui crée une tâche choisisse dans la même liste et que vos catégories restent propres au lieu de se fragmenter en « prio haute », « priorité haute », « HAUTE » et « P1 ».

1. Ouvrez Paramètres > Tâches > Catégories de tâches > À l'échelle de l'entreprise.
2. Cliquez sur + Nouvelle catégorie.
3. Saisissez le texte de la catégorie et choisissez une couleur.
4. Enregistrez.

Configurez des modèles de tâches

Les modèles font gagner du temps sur les flux récurrents : une visite sur site standardisée (avec une liste de contrôle de 6 points), une passation vers le service financement (description plus échéances), un lancement d'accueil client. Appliquez un modèle et vous obtenez une nouvelle tâche prérenseignée avec le titre, la description, la liste de contrôle et les catégories du modèle. Pas de copier-coller, pas d'étape oubliée.

Où vivent les modèles

Les modèles existent à deux niveaux :

• À l'échelle de l'entreprise — chaque utilisateur de votre Workspace voit le modèle dans le sélecteur. À utiliser pour les processus que toute votre équipe suit. Sur la Mobile App, ce niveau s'appelle Entreprise.
• Personnel — seul le créateur voit le modèle. À utiliser pour votre propre flux récurrent, comme une liste de contrôle de revue hebdomadaire personnelle. Sur la Mobile App, ce niveau s'appelle Utilisateur.

Ce qui se rapproche le plus d'un modèle propre à un projet est un modèle à l'échelle de l'entreprise nommé d'après le type de projet, par exemple un modèle « Visite de site commercial » que tout le monde applique aux projets commerciaux.

Créer un modèle

1. Ouvrez Paramètres > Tâches > Catégories de tâches.
2. Choisissez l'onglet À l'échelle de l'entreprise ou Personnel.
3. Cliquez sur + Nouveau modèle.
4. Renseignez les mêmes champs que pour une tâche ordinaire :
   • Titre (obligatoire).
   • Description (facultative).
   • Liste de contrôle — en général le plus gros gain d'un modèle.
   • Catégories — appliquez les catégories standards du flux.
   • Date d'échéance — utilisez une date d'échéance relative (par exemple « dans 7 jours à partir de la création ») pour que la tâche tombe toujours au bon moment, quel que soit le moment où le modèle est appliqué.
5. Enregistrez.

Appliquer un modèle

Vous pouvez appliquer un modèle depuis le Portal ou depuis la Mobile App.

1. Ouvrez le projet, le contact ou la liste personnelle où vous voulez créer la tâche.
2. Cliquez sur + Ajouter une tâche > À partir d'un modèle (ou ouvrez le sélecteur de modèles sur la Mobile App).
3. Choisissez un modèle. Les modèles à l'échelle de l'entreprise apparaissent pour tout le monde ; les modèles personnels n'apparaissent que pour leur créateur.
4. La nouvelle tâche se pose sous le parent choisi, avec le titre, la description, la liste de contrôle et les catégories du modèle. La date d'échéance relative est calculée à partir d'aujourd'hui.
5. Ajustez les assignés, la date d'échéance ou n'importe quel champ pour cette instance, puis enregistrez.

Tâches récurrentes

Pour gérer le travail récurrent, utilisez ces schémas :

• Modèle de tâche plus application manuelle — gardez le travail récurrent comme modèle et appliquez-le à chaque cycle (chaque lundi, chaque fin de mois).
• Récapitulatif quotidien des tâches — votre e-mail du matin fait remonter la préoccupation récurrente sans avoir besoin d'une nouvelle tâche à chaque fois.
• Événement de calendrier récurrent — le calendrier de Reonic prend en charge les événements récurrents. Si le travail a la forme d'un rendez-vous (« point hebdomadaire avec l'équipe de pose »), utilisez un événement de calendrier récurrent.

Récapitulatif quotidien des tâches

Reonic peut vous envoyer un e-mail chaque matin avec un résumé de vos tâches ouvertes, en retard et dues aujourd'hui, pour que vous puissiez planifier votre journée sans ouvrir le Portal d'abord. Le récapitulatif est propre à chaque utilisateur et s'active à la demande.

Configurer votre récapitulatif

1. Ouvrez Paramètres > Organisation > Notifications > Personnel.
2. Trouvez la section Récapitulatif quotidien des tâches.
3. Réglez l'heure à laquelle vous voulez l'e-mail, par exemple 08:00 dans votre heure locale. Le récapitulatif arrive à cette heure dans votre fuseau horaire.
4. Pour un récapitulatif plus calme, activez Tâches en retard uniquement : seules les tâches dont l'échéance est dépassée apparaissent, pas celles simplement ouvertes.
5. Enregistrez.

Le récapitulatif arrive à l'heure configurée avec trois compteurs (ouvertes, en retard, dues aujourd'hui) plus la liste réelle des tâches (titre, date d'échéance, lien vers le parent). Cliquez sur n'importe quel lien de l'e-mail pour sauter à la tâche dans le Portal.

Désactiver le récapitulatif

1. Effacez la programmation du récapitulatif (réglez l'heure sur Aucune ou décochez la case).
2. Enregistrez.

Trouver vos tâches en retard et dues aujourd'hui

La page Tâches est votre surface de tri. Trois puces de filtre se trouvent en haut :

• Les miennes — les tâches qui vous sont assignées, quel que soit le projet.
• En retard — les tâches dont la date d'échéance est passée et qui ne sont pas terminées.
• Dû aujourd'hui — les tâches dues avant minuit ce soir, dans votre fuseau horaire.

Combinez-les avec le filtre par type de parent (résidentiel, commercial, contact, personnel, gestion de projet commercial) pour découper davantage. Ajoutez le filtre d'assigné pour voir où en est un collègue.

Pour une réponse rapide du type « qu'est-ce qui pèse sur moi maintenant » sans ouvrir la page Tâches, le widget de la page d'accueil fait déjà remonter vos compteurs en retard et dus aujourd'hui.

Filtrer, trier et grouper la liste des tâches

La page Tâches (et l'onglet Tâches de chaque projet) prend en charge :

• La recherche en texte libre sur le titre et la description.
• Les puces de filtre — Les miennes, En retard, Dû aujourd'hui, Attribué par moi, Toutes, Terminées.
• Le filtre par type de parent — résidentiel, commercial, contact, personnel, gestion de projet commercial.
• Le filtre d'assigné — restreindre à un utilisateur ou à une équipe précis.
• Le filtre de catégorie — restreindre aux tâches portant des catégories précises (Portal et Mobile App).
• La plage de dates d'échéance — une fenêtre personnalisée de début à fin.
• Le filtre d'achèvement — afficher les tâches ouvertes, terminées, ou les deux.

Triez par date d'échéance (la plus proche d'abord par défaut, ou décroissante), par date de création (la plus récente d'abord) ou par titre (alphabétique).

Groupez par projet (toutes vos tâches du projet Müller ensemble), par catégorie (toutes les tâches Priorité : Haute tous projets confondus) ou par assigné (qui porte quoi dans l'équipe).

Actions groupées sur les tâches

Vous pouvez avancer efficacement dans beaucoup de tâches :

• Assistant IA WhatsApp — « coche tous les éléments de la tâche #N » ou « décoche tous les éléments » bascule d'un coup la liste de contrôle d'une tâche.
• Filtrer puis agir — réduisez votre liste à un ensemble de tâches (par exemple toutes les tâches en retard du projet Schmidt) et traitez-les une par une.

Terminer, archiver, réassigner et catégoriser sont des actions tâche par tâche : ouvrez la tâche et agissez dessus.

Le kanban de tâches commercial

Les projets commerciaux ont une vue kanban de leurs tâches, avec des colonnes (« À faire », « En cours », « Terminé », ou ce que votre Workspace a configuré). C'est le kanban de tâches, distinct du kanban de workflow qui pilote le statut des leads, des offres et des installations. Le kanban de tâches est propre au projet et purement organisationnel : il ne change pas l'état du cycle de vie du projet.

Voir le kanban de tâches

1. Ouvrez un projet commercial.
2. Passez à la vue Kanban de tâches (onglet ou bouton dans la section Tâches du projet).
3. Les tâches apparaissent comme des cartes regroupées par étape. Chaque carte affiche le titre, les assignés et la date d'échéance.

Déplacer une tâche d'une étape à une autre

1. Faites glisser la carte de tâche d'une étape vers une autre.
2. La carte se pose en bas de l'étape de destination.
3. Le flux d'activité du projet enregistre le changement d'étape.

Réordonner à l'intérieur d'une étape

Faites glisser la carte vers le haut ou vers le bas à l'intérieur de la même étape. Les autres cartes se décalent en conséquence.

Créer une tâche directement dans une étape

Cliquez sur + Nouvelle tâche en haut de l'étape (pas sur le bouton de nouvelle tâche au niveau du projet). La nouvelle tâche est créée avec cette étape présélectionnée.

Configurer les étapes

Les étapes du kanban sont configurées par Workspace. Pour ajouter, réordonner ou renommer des étapes, adressez-vous à votre Admin installateur. La configuration des étapes se trouve sous Paramètres > Tâches > Gestion de projet (Commercial).

Terminer une tâche

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur l'action terminer (une case à cocher ou un bouton Marquer comme terminée).
3. Pour garder une trace, ajoutez une note d'achèvement avant de confirmer, par exemple « Client confirmé par téléphone à 14:32 ».
4. Enregistrez. La tâche passe en terminée, et le créateur de la tâche reçoit un e-mail « Tâche terminée » s'il a activé les notifications d'achèvement et que quelqu'un d'autre que lui l'a terminée.

Vous pouvez terminer une tâche alors qu'il reste des éléments de liste de contrôle non cochés. L'achèvement n'est pas conditionné à l'avancement de la liste de contrôle.

Ajouter un commentaire après l'achèvement

La note d'achèvement est capturée au moment où vous marquez la tâche comme faite. Pour ajouter du contexte après l'achèvement (un résultat, une note de passation, une explication), ajoutez un commentaire dans la section commentaires de la tâche. Le commentaire est indépendant de l'achèvement : il ne rouvre pas la tâche et ne change ni qui l'a terminée ni quand. Sur la Mobile App, l'écran de détail de la tâche porte une section de commentaires en ligne, une tâche terminée peut donc accumuler plusieurs commentaires de suivi au fil du temps. Ajouter un commentaire nécessite au moins Editor sur le parent, la même barre que pour terminer la tâche.

Annuler l'achèvement d'une tâche

1. Ouvrez la tâche terminée (basculez le filtre d'achèvement pour voir les tâches terminées).
2. Cliquez sur Annuler l'achèvement (ou Rouvrir).
3. La tâche revient dans la liste active.

Pourquoi je ne reçois pas d'e-mail d'achèvement

Trois choses doivent être vraies pour qu'un e-mail d'achèvement vous parvienne :

1. Vous êtes le créateur. Les e-mails d'achèvement vont au créateur de la tâche, pas aux assignés.
2. Quelqu'un d'autre l'a terminée. Terminer votre propre tâche ne vous envoie pas d'e-mail.
3. Notifier à l'achèvement d'une tâche est activé dans vos paramètres de notification (activé par défaut, mais vous l'avez peut-être désactivé).

Si les trois sont vraies et que vous ne recevez toujours pas l'e-mail, vérifiez votre dossier spam, puis contactez votre gestionnaire de comptes Reonic.

Commentaires et flux d'activité

Chaque tâche porte son propre fil de commentaires, et le parent porte le contexte plus large :

• Les commentaires sur la tâche — chaque tâche a son propre fil de commentaires, limité à cette tâche. Servez-vous-en pour les échanges liés à la tâche elle-même : plusieurs personnes qui commentent, des questions, des notes d'état. Sur la Mobile App, ce fil est affiché en ligne sur l'écran de détail de la tâche.
• Les commentaires sur le parent — le projet ou le contact a sa propre section de commentaires. Servez-vous-en pour le contexte qui appartient au périmètre plus large, pas à une tâche précise.
• Le flux d'activité sur le parent — chaque événement de tâche (créée, assignée, terminée, archivée, déplacée d'étape, réassignée) est enregistré dans le flux d'activité du projet parent. C'est votre piste d'audit.
• Le champ description — pour le contexte statique qui n'appartient qu'à cette tâche, utilisez le champ description de la tâche et modifiez-le à mesure que la tâche avance.

Notifications sur les tâches

Des options de notification par utilisateur régissent les e-mails de tâche, réglées sous Paramètres > Organisation > Notifications > Personnel :

• Notifier à l'assignation d'une tâche (activée par défaut) — envoie « Tâche assignée » quand quelqu'un vous ajoute aux Assignés d'une tâche.
• Notifier à l'achèvement d'une tâche (activée par défaut) — envoie « Tâche terminée » au créateur de la tâche quand quelqu'un d'autre termine sa tâche.

Pour être sûr que les membres d'une équipe sont notifiés d'une tâche assignée à l'équipe, ajoutez-les aussi individuellement comme assignés utilisateurs.

Le récapitulatif quotidien (ci-dessus) est une surface distincte, à activer à la demande. Les Admins peuvent définir les valeurs par défaut au niveau du Workspace dans Paramètres > Organisation > Notifications > À l'échelle de l'entreprise.

Utilisateurs externes et visibilité des tâches

Les utilisateurs Externes (Viewer ou Editor portant le drapeau Externe, voir le guide Utilisateurs, rôles, licences et équipes pour le modèle complet) ne voient que les projets et les tâches auxquels ils sont explicitement assignés. Pour les tâches :

• Ils voient une tâche s'ils sont un utilisateur assigné, le responsable d'une équipe assignée, le Key Account du projet parent, ou un utilisateur assigné sur le projet parent.
• Les membres (et non les responsables) d'une équipe assignée voient la tâche une fois qu'ils sont aussi assignés individuellement.
• Ils ne voient pas la page Tâches globale. Ils atteignent les tâches par les projets qu'ils peuvent ouvrir.

Si un installateur partenaire ne voit pas une tâche que vous lui avez assignée, les raisons habituelles sont : il n'a pas été assigné individuellement, il a été assigné seulement comme membre d'équipe plutôt que comme responsable, ou il n'a pas accès au projet parent.

Archiver une tâche

Quand une tâche n'est plus pertinente (mauvais projet, doublon, ne se fera jamais), archivez-la.

1. Ouvrez la tâche.
2. Cliquez sur Archiver (dans le menu d'actions ou la barre d'outils ; l'emplacement exact dépend de la surface).
3. La tâche disparaît de toutes les listes actives tout de suite.
4. Le flux d'activité du projet parent enregistre l'événement d'archivage.

Sur la Mobile App, utilisez le menu d'actions ou le geste de balayage pour archiver. Si l'assistant IA WhatsApp est activé sur votre Workspace, l'assistant archive aussi via « supprime la tâche à propos de X » ou « archive la tâche #N ».

Suivi du temps sur les tâches

Reonic a une surface Suivi du temps dédiée : saisissez des entrées avec un chronomètre ou manuellement, et rattachez chaque entrée à un projet (résidentiel ou commercial). Pour suivre l'effort passé sur une tâche, utilisez ces schémas :

• Suivez le temps sur le projet auquel la tâche appartient, via la surface Suivi du temps, avec un chronomètre ou une saisie manuelle.
• Utilisez un événement de calendrier pour le travail qui a la forme d'un rendez-vous : planifiez-le avec une heure de début et une heure de fin, et la durée est le temps qu'il a pris.

Les tâches sur la Mobile App

La Mobile App donne aux Field Worker la surface de tâches dont ils ont besoin : leurs propres tâches assignées, les tâches des projets sur lesquels ils travaillent, et la possibilité de terminer et de créer.

• Liste Tâches — un onglet Tâches global, filtré par défaut sur vos tâches assignées.
• Onglet Tâches par projet — ouvrez un projet et vous voyez sa liste de tâches.
• Terminer une tâche — appuyez sur l'action terminer ; la tâche s'affiche comme faite immédiatement.
• Créer une tâche — appuyez sur + Nouvelle tâche, remplissez le formulaire, enregistrez.
• Liste de contrôle — appuyez sur chaque élément pour le cocher.
• Réassigner — appuyez sur le champ des assignés pour ajouter ou retirer des utilisateurs.
• Appliquer un modèle — ouvrez le sélecteur de modèles, cadré sur Entreprise (à l'échelle de l'entreprise) ou Utilisateur (personnel).
• Commenter une tâche — l'écran de détail de la tâche porte un fil de commentaires en ligne.

La création et la gestion des modèles de tâches, le glisser-déposer des cartes sur le kanban de tâches commercial et l'interface de filtres plus complète se font dans le Portal.

Actions intégrées lors des changements de tâche

Quand une tâche change, Reonic déclenche ces actions intégrées :

• Une entrée dans le flux d'activité du projet parent, toujours.
• Une notification d'achèvement au créateur de la tâche (quand les règles ci-dessus sont réunies).
• Une notification d'assignation à un utilisateur nouvellement assigné (quand les règles ci-dessus sont réunies).

Pour standardiser et accélérer le travail récurrent, utilisez les modèles de tâches (préremplir un flux récurrent), le récapitulatif quotidien (un résumé automatique du matin) et l'assistant IA WhatsApp (dites « ajoute une tâche de suivi à celle-ci quand je termine la principale » et l'assistant la crée). Pour vos propres intégrations sur les événements de tâche, l'API REST est disponible ; votre gestionnaire de comptes peut vous conseiller.

Bon à savoir

• Le parent est figé à la création. Choisissez le projet, le contact ou votre boîte personnelle avant d'enregistrer.
• Pas d'assigné principal. Tous les assignés d'une tâche sont à égalité.
• Les tâches sont à plat. Il n'y a pas de modèle de dépendance (terminer la tâche A avant que la tâche B ne devienne active). Utilisez la description ou une catégorie pour noter une dépendance de façon informelle.
• L'action « supprimer » du Portal archive la tâche. Pour un effacement des données pour raisons de conformité, contactez le chat d'assistance.
• Les tâches créées par l'IA sont marquées comme telles. Les tâches créées via l'assistant IA WhatsApp ou l'assistant IA intégré à l'application portent un marqueur de source IA ; les tâches créées manuellement, non. Demandez à votre Admin si vous avez besoin de filtrer dessus.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026