Équipes
Regroupez les utilisateurs en équipes pour attribuer tout un groupe à un projet en une seule étape, et laissez la visibilité suivre la structure de votre organisation.
Catégories : CRM
Les équipes regroupent des utilisateurs (une Équipe commerciale Berlin, une Équipe de montage Nord) pour que vous puissiez rattacher tout un groupe à un projet d'un seul coup, et pour que le qui-voit-quoi suive votre structure. Cet article traite de la façon dont les équipes apparaissent dans votre travail CRM au quotidien. La configuration des équipes elle-même (créer des équipes, les répartir entre chefs et membres, le calendrier de l'équipe) est décrite dans l'article des paramètres Create and structure a team. Cet article suppose que vos équipes existent déjà.
Avant de commencer
- Si vous ne voyez aucune option d'équipe, contactez votre Gestionnaire de comptes Reonic.
- Configurez d'abord vos équipes dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes. Voir Create and structure a team pour la marche à suivre complète.
- La décision qui compte pour chaque équipe est la répartition entre chef et membre, car c'est elle qui détermine qui voit le travail attribué.
Attribuer une équipe à un projet
- Ouvrez le projet que vous voulez attribuer.
- Définissez d'abord le Key Account : la personne unique à qui appartient la relation client. Il y en a exactement un par projet, c'est le nom qui figure sur les documents d'offre et d'installation, et c'est la base du reporting des ventes.
- Ajoutez les éventuels co-gestionnaires comme utilisateurs assignés supplémentaires.
- Rattachez l'équipe pour apporter sa structure au projet.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Rattacher une équipe donne accès au chef de l'équipe, pas automatiquement à chacun de ses membres. Le chef redistribue ensuite le travail à des personnes précises, selon les besoins.
Comment fonctionne la visibilité au sein d'une équipe
La répartition entre chef et membre détermine qui voit le travail attribué :
- Les chefs d'équipe reçoivent l'accès à tout ce qui est attribué à leur équipe. Ils peuvent ouvrir le travail et le redistribuer à des membres précis.
- Les membres de l'équipe ne reçoivent pas automatiquement le travail attribué. Ils le voient lorsqu'ils y ont un accès par une autre voie : en tant que Key Account, en tant qu'utilisateur assigné individuellement, ou via leur propre rôle.
Les utilisateurs dont les droits de consultation sont restreints (utilisateurs externes ou restreints) ne voient un projet que lorsqu'il leur est attribué : un membre d'équipe externe le voit donc dès que vous le lui attribuez individuellement. Pour les utilisateurs dont les droits de consultation sont larges, les équipes ne sont qu'un regroupement structurel, et le comportement réservé au chef ne change rien à ce qu'ils voient déjà.
Bon à savoir
- L'attribution pilote le reporting, pas seulement l'accès. Le Key Account est l'unité à laquelle le reporting des ventes rattache l'affaire : gardez-le donc exact. Définir un nouveau Key Account remplace le précédent. Il n'existe pas de co-Key-Account.
- Une équipe peut être rattachée à côté d'une autre. Ajouter une équipe conserve toute équipe déjà attribuée. Pour les échanger, il faut retirer la première, puis ajouter la seconde.
- La configuration des équipes est réservée aux admins et se trouve dans les paramètres. Créer des équipes, y ajouter des personnes et désigner les chefs se fait entièrement du côté des paramètres. Voir Create and structure a team.
- Les membres ne sont pas notifiés automatiquement. Lorsque le chef reçoit le travail de l'équipe, sa distribution à chaque membre est une étape manuelle.
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