Microsoft 365 verbinden (Kalender und Posteingang)
Verbinde Microsoft 365, damit dein Outlook-Kalender und dein Postfach in Reonic auftauchen und Termine, die du in Reonic erstellst, wieder in Outlook landen.
Verbinde Microsoft 365, damit der Outlook-Kalender und das Postfach, die dein Team ohnehin nutzt, in Reonic erscheinen und Termine, die du in Reonic erstellst, zurück nach Outlook synchronisiert werden. Jede Verbindung bringt Kalender und E-Mail zusammen mit, du richtest also beides in einem Zug ein.
Für wen dieser Artikel ist
- Installateur-Admins, die die Integration für das Unternehmen einschalten.
- Kundenbetreuer und Field Worker, die ihre eigene persönliche Verbindung herstellen, sobald die Integration auf Unternehmensebene steht.
Bevor du startest
- Der Kalender ist für dein Unternehmen standardmäßig eingeschaltet. Ein Admin kann ihn in den Firmeneinstellungen ausschalten, was die gesamte Kalenderoberfläche ausblendet, auch diesen Verbindungsablauf. Wenn du Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung gar nicht siehst, frag deinen Firmen-Admin, ob der Kalender eingeschaltet ist.
- Halte ein Microsoft 365-Konto bereit, das einer Drittanbieter-App Zugriff gewähren kann.
- Erlaube Browser-Pop-ups für Reonic. Der Anmeldeablauf öffnet ein Pop-up.
- Entscheide, was du willst: Kalender-Synchronisierung, E-Mail-Synchronisierung oder beides. Jede Verbindung bringt Kalender und E-Mail zusammen mit.
Deinen Microsoft 365-Kalender und -Posteingang verbinden
- Öffne Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender.
- Klicke auf Microsoft 365 verbinden.
- Melde dich im Microsoft-Pop-up mit dem Konto an, dessen Kalender und Posteingang du in Reonic haben willst.
- Autorisiere Reonic, deinen Kalender zu lesen und Termine zu erstellen.
- Die Verbindung wird gespeichert. Dein Outlook-Kalender erscheint jetzt in deinem Reonic-Kalenderraster.
Hinweis
Das ist eine persönliche Verbindung. Sie verknüpft dein Microsoft 365-Konto mit deinem Reonic-Platz. Andere in deinem Unternehmen sehen deine Outlook-Termine nur, wenn deine eigenen Microsoft-Berechtigungen das zulassen.
Den geteilten Kalender eines Kollegen per Besitzer-E-Mail hinzufügen
Der Microsoft-Kalender gibt die Kalender zurück, die dir gehören. Um einen Kalender hinzuzufügen, den ein Kollege mit dir geteilt hat, nutze den Schalter Add by owner email (Nach Besitzer-E-Mail hinzufügen), der verfügbar ist, sobald dein Unternehmen eine unternehmensweite Microsoft 365-Integration konfiguriert hat.
- Öffne bei konfigurierter unternehmensweiter Microsoft-Integration Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender.
- Schalte im Dialog für persönliche Terminkalender den Schalter Add by owner email ein.
- Gib die E-Mail-Adresse des Kollegen ein, dessen geteilten Kalender du haben willst.
- Reonic schickt diesem Besitzer per E-Mail einen Bestätigungslink. Sobald er ihn anklickt, erscheint der geteilte Kalender in deinem Raster.
Ein geteiltes Postfach oder einen geteilten Kalender verbinden (Admin)
Für organisationsweit geteilte Postfächer (zum Beispiel service@yourinstaller.com):
- Öffne als Admin Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Unternehmenskalender.
- Klicke im Abschnitt für den Anbieter Microsoft auf die Schaltfläche Hinzufügen dieses Abschnitts und gib die E-Mail-Adresse des geteilten Kalenders ein.
- Reonic schickt dem Besitzer des Kalenders per E-Mail einen Bestätigungslink.
- Der Besitzer klickt auf den Bestätigungslink.
- Sobald er bestätigt ist, lässt sich der geteilte Kalender in Reonic nutzen.
Welche E-Mail-Adresse du nutzen solltest
Nutze die E-Mail-Adresse des Microsoft 365-Kontos, dessen Kalender und Posteingang du in Reonic sehen willst, in der Regel dieselbe Adresse, die du in Outlook verwendest. Du meldest dich über das Pop-up bei Microsoft an und autorisierst Reonic auf der Microsoft-Seite. Den Zugriff gewährst du durch die Anmeldung, es gibt also nichts, was du in Reonic kopieren oder einfügen müsstest.
Wer die Berechtigungen erteilt
Jeder Nutzer erteilt die Anmelde-Zustimmung mit seinem eigenen Microsoft 365-Konto, und diese Zustimmung deckt den eigenen Kalender und Posteingang dieses Nutzers ab.
- Admins klicken einmal auf Unternehmensebene auf Verbinden (Einstellungen > Firmeneinstellungen > Integrationen > Kalender und Posteingänge), um die Microsoft-Integration für das Unternehmen zu aktivieren.
- Endnutzer (Kundenbetreuer, Field Worker) erteilen jeweils ihre eigene Anmelde-Zustimmung unter Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender. Die Verbindung auf Unternehmensebene allein bringt keine einzelnen Kalender zum Vorschein.
Wenn dein Microsoft 365-Tenant so abgesichert ist, dass Nutzer Drittanbieter-Apps nicht selbst zustimmen können, gibt zuerst ein Microsoft 365-Admin die Freigabe für Reonic im Tenant.
Gilt die Integration unternehmensweit
Die Microsoft-Integration gilt je Nutzer. Jede Person, die das Anmelde-Pop-up durchläuft, bringt ihren eigenen Outlook-Kalender in ihr eigenes Reonic-Raster. Wenn du dein eigenes Microsoft-Postfach verbindest, verbindest du deinen eigenen Kalender; jeder Kollege stellt seine eigene persönliche Verbindung her. Für organisationsweite Sichtbarkeit eines einzelnen geteilten Postfachs nutze den oben beschriebenen Admin-Weg Ein geteiltes Postfach verbinden.
Deinen verbundenen Outlook-Kalender für andere Reonic-Nutzer sichtbar machen
Ob deine Kollegen deinen Outlook-Kalender über Reonic sehen, ist eine Frage der Microsoft-Berechtigungen, die in Outlook / Microsoft 365 gesetzt werden, und deine Kollegen sehen das, was ihre eigenen Microsoft-Berechtigungen zulassen. Zwei Wege teilen einen Kalender im ganzen Unternehmen:
- Teilen auf Microsoft-Seite. Teile deinen Outlook-Kalender innerhalb von Microsoft 365 / Outlook mit Kollegen. Sie sehen ihn dann über ihre eigene Reonic-Verbindung. Für den Kalender eines einzelnen Kollegen ist der oben beschriebene Weg Add by owner email der leichtere.
- Geteilter Reonic-Kalender. Nutze den Admin-Weg Ein geteiltes Postfach verbinden, um ein geteiltes Postfach nach Reonic zu holen. Der Admin gewährt den richtigen Reonic-Nutzern Zugriff.
Welchen Kalender du wählst, damit Termine mit Outlook synchronisieren
Wenn du in Reonic einen Termin erstellst, wählst du den Kalender, auf dem er liegt. Damit der Termin nach Outlook synchronisiert wird, wähle einen Microsoft-Ausgangskalender (den, der beim Verbinden von Microsoft 365 entstanden ist). Termine, die du auf einem Microsoft-Ausgangskalender erstellst, erscheinen in Outlook; Termine auf einem Reonic-Ausgangskalender bleiben in der Kalenderoberfläche von Reonic.
Tipp
Damit ein Reonic-Termin in Outlook auftaucht, erstelle ihn auf dem verbundenen Microsoft-Kalender, also dem Kalender, den du im Terminformular auswählst.
Einen Buchungslink für Beratungstermine einrichten
Über einen Buchungslink kann ein Kunde direkt auf der öffentlichen Seite nach der Anfrage (der Seite, auf der ein Kunde landet, nachdem er eine Energiehaus-Anfrage abgeschickt hat) selbst einen Beratungstermin buchen. Das ist eine eigene Oberfläche, getrennt von der Kalender-Synchronisierung. Reonic bettet deine vorhandene Buchungsseite eines Drittanbieters auf der Seite ein, und der Kunde wählt einen Termin in deinem Tool, nach deiner Verfügbarkeit. Du bringst dein eigenes Buchungstool mit (Outlook Bookings, Calendly oder Microsoft Bookings), und Reonic zeigt dem Kunden dessen öffentlichen Link. Die Einrichtung besteht darin, deine Buchungs-URL in dein Profil einzufügen.
Deinen persönlichen Buchungslink festlegen
- Öffne Einstellungen > Mein Nutzer > Profil.
- Suche das Feld Buchungslink. Der Feldhinweis nennt Calendly und Microsoft Bookings; URLs von Outlook Bookings funktionieren ebenfalls.
- Füge die öffentliche URL deiner Buchungsseite ein.
- Speichere. Ab jetzt bekommen Kunden bei Anfragen, in denen du der zugewiesene Kundenbetreuer bist, deinen Link zu sehen.
Den unternehmensweiten Ausweichlink festlegen (Admin)
- Es lässt sich auch ein unternehmensweiter Ausweich-Buchungslink hinterlegen, damit Anfragen ohne zugewiesenen Kundenbetreuer dem Kunden trotzdem eine Buchungsseite anbieten. Wenn du das konfiguriert haben möchtest, wende dich an den Support-Chat.
Was der Kunde sieht
- Der Kunde öffnet seine öffentliche Seite nach der Anfrage.
- Er klickt auf Beratungstermin wählen.
- Deine Buchungsseite öffnet sich eingebettet auf derselben Seite.
- Er wählt in deinem Buchungstool einen Termin und bestätigt dort.
- Die Buchung landet wie gewohnt in deinem Konto bei Outlook Bookings / Calendly / Microsoft Bookings.
Reonic wählt den Buchungslink für den Kunden in dieser Reihenfolge: zuerst den persönlichen Link des zugewiesenen Kundenbetreuers, dann den unternehmensweiten Energiehaus-Link.
Hinweis
Der Kunde bestätigt seine Selbstbuchung in deinem Buchungstool. Um festzuhalten, dass ein Beratungstermin gebucht wurde, markiert der Kundenbetreuer das an der Anfrage. Diese vom Installateur gesetzten Markierungen sind das, was die Auswertung liest.
Hinweis
Ein Outlook Bookings-Link ist hier eine kundenseitige Einbettung, nicht die Microsoft-Terminsynchronisierung. Einen Buchungslink festzulegen ist etwas anderes, als deinen Kalender zu verbinden.
Fehlersuche: Die Kalender-Synchronisierung mit Outlook funktioniert nicht
Häufige Ursachen und was du prüfen solltest:
- Der Kalender ist für dein Unternehmen ausgeschaltet. Wenn die gesamte Oberfläche Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung fehlt, hat ein Admin die Kalenderfunktion womöglich deaktiviert. Bitte deinen Admin, den Kalender wieder einzuschalten.
- Die persönliche Verbindung wurde nicht abgeschlossen. Die Verbindung auf Unternehmensebene durch einen Admin bringt keine einzelnen Kalender zum Vorschein. Jeder Nutzer erteilt seine eigene Anmelde-Zustimmung unter Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender.
- Die Anmelde-Zustimmung wurde widerrufen. Verbindung trennen und den Anbieter unter Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender neu verbinden.
- Der Termin wurde auf einem Reonic-Ausgangskalender erstellt. Lege ihn auf dem Microsoft-Ausgangskalender neu an, damit er nach Outlook geschoben wird.
- Der Microsoft 365-Tenant blockiert Zustimmungen für Drittanbieter. Dann gibt zuerst ein Microsoft 365-Admin auf Tenant-Seite die Freigabe für Reonic.
- Browser-Pop-ups sind blockiert. Erlaube Pop-ups für Reonic, damit der Anmeldeablauf sich öffnen kann.
- Prüfe den Status der Integration. Der Verbindungsstatus der Microsoft-Integration steht auf der Seite Einstellungen > Firmeneinstellungen > Integrationen.
Wenn das Problem nach diesen Prüfungen bestehen bleibt, wende dich an den Reonic Support.
Gut zu wissen
- Die Integration gilt je Nutzer: Jede Person gewährt den Zugriff für ihr eigenes Postfach und ihren eigenen Kalender.
- Du kannst bis zu 20 externe Kalender gleichzeitig im Raster anzeigen. Verbinde so viele Outlook-Kalender, wie du willst, und schalte dann um, welche davon sichtbar sind, damit nie mehr als 20 gleichzeitig angezeigt werden. Die Obergrenze hält das Raster schnell.
- Outlook-Termine werden schreibgeschützt nach Reonic importiert. Sie erscheinen zur Übersicht im Raster, und Änderungen, die du in Outlook an ihnen vornimmst, bleiben in Outlook. Termine mit Reonic-Quelle, die du auf einem Microsoft-Ausgangskalender erstellst, werden nach Outlook synchronisiert.
- Wenn Reonic einen Termin erstellt, der mit einem Projekt verknüpft ist, bleibt diese Verknüpfung am Termin, sodass der Projektbezug in Outlook erhalten bleibt.
- Die kundenseitigen Terminfelder (dem Kunden anzeigen, Titel für den Kunden, Beschreibung für den Kunden) gelten für Termine mit Reonic-Quelle. Microsoft-Termine zeigen ihre eigenen nativen Felder.
- Wenn die Synchronisierung aufhört, nachdem eine Verbindung auf Microsoft-Seite widerrufen wurde, verbinde den Anbieter neu, um die Synchronisierung fortzusetzen.
- Wenn du die Verbindung zum Anbieter unter Einstellungen > Organisation > Kalenderverwaltung > Persönliche Terminkalender trennst, werden keine Termine mehr synchronisiert.
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