Gerir tarefas na Reonic — criar, atribuir, concluir, automatizar

Categorias: CRM

As tarefas são a forma como a sua equipa coordena o trabalho miúdo que não tem um ecrã dedicado: ligar de volta ao cliente, carregar a foto do contador, verificar se o registo na rede saiu, finalizar a oferta. Cada tarefa é uma pequena ficha (título, descrição, data de vencimento, checklist opcional, etiquetas opcionais, um ou mais responsáveis) ligada a exatamente um pai: um projeto residencial, um projeto comercial, um contacto de cliente, um plano de gestão de projeto comercial ou a sua própria caixa de entrada pessoal. As tarefas vivem na página Tarefas da navegação à esquerda, no separador Tarefas de cada projeto, na página de detalhe de cada contacto de cliente e no painel da página inicial.

Antes de começar

• Decida o pai antes de criar. Uma tarefa pertence a um pai: um projeto residencial, um projeto comercial, um contacto de cliente, um plano de gestão de projeto comercial ou a sua caixa de entrada pessoal. O pai determina quem a vê, em que lista aparece e (nos projetos comerciais) se pode ficar numa faixa do kanban de tarefas. O pai fica fixo depois de guardar, por isso crie a tarefa dentro do projeto ou contacto que tem aberto, e não a partir da página global Tarefas, se houver risco de escolher o errado.
• Precisa de Editor ou superior no pai. Para criar uma tarefa ligada a um projeto ou contacto, precisa de pelo menos Editor sobre essa entidade. As tarefas pessoais (sem projeto pai) estão sempre disponíveis para o utilizador com sessão iniciada. Se não vir o botão + Adicionar tarefa, o seu papel ou o seu acesso à área está abaixo de Editor nesse pai.
• Conheça as predefinições de notificação da sua equipa. Atribuir a um utilizador individual envia um e-mail de notificação por predefinição. Para chegar a toda a gente numa equipa, atribua-a a cada um individualmente em vez de apenas acrescentar a equipa (ver Atribuir uma tarefa a um utilizador ou equipa mais abaixo).

Onde vê as tarefas no Portal e na Mobile App

• Página inicial — as suas próprias tarefas abertas mais as tarefas que atribuiu a outros.
• Página Tarefas (navegação à esquerda) — a página global de Tarefas com os filtros Todas, Minhas, Atribuído por mim, Atrasado e Vence hoje, mais pesquisa de texto livre e um filtro por tipo de pai. Por predefinição a página está limitada às suas próprias tarefas; mude para o filtro Todas (ou alargue o filtro de utilizador) para ver as outras tarefas a que tem acesso. Toda a gente começa limitada às suas próprias tarefas e alarga o filtro à mão.
• Num projeto — todos os projetos residenciais, projetos comerciais e planos de gestão de projeto comercial têm um separador Tarefas (ou um widget na barra lateral, se o seu Workspace tiver a barra lateral ativada). Todas as tarefas ligadas a esse projeto aparecem lá.
• Num contacto de cliente — a página de detalhe do contacto mostra as tarefas ligadas ao contacto, independentemente de qualquer projeto.
• Kanban de tarefas comerciais — os projetos comerciais têm também uma vista kanban das suas tarefas, organizada por faixas.
• Mobile App — as suas tarefas atribuídas mais as tarefas dos projetos que consegue ver aparecem na lista Tarefas do telemóvel e no separador Tarefas de cada projeto. Um toque para concluir ou criar aparece no seu ecrã de imediato.

Criar uma tarefa

Tem três caminhos de criação no Portal, mais um na Mobile App.

Tarefa rápida (uma linha embutida)

1. Abra o projeto, o contacto de cliente ou a sua lista de tarefas pessoal, consoante o que deve ser o pai.
2. Encontre o campo rápido + Adicionar tarefa no topo da lista de tarefas.
3. Escreva o título da tarefa e carregue em Enter (ou clique em +).
4. A tarefa é criada consigo como responsável por predefinição, sem data de vencimento e sem checklist. Aparece na lista de imediato.
5. Para acrescentar uma descrição, uma data de vencimento, uma checklist, etiquetas ou mais responsáveis, clique na tarefa nova para abrir a gaveta de edição.

Formulário completo (gaveta da tarefa)

1. No projeto, no contacto ou na lista pessoal, clique em + Adicionar tarefa > Nova tarefa (ou no menu de ações ao lado de + Adicionar tarefa).
2. A gaveta Editar tarefa abre-se com o formulário completo. Preencha:
   • Título (obrigatório).
   • Descrição (texto formatado, opcional). Use-a para o contexto que o título não consegue levar.
   • Data de vencimento — uma data absoluta (seletor de calendário). Ver Definir uma data de vencimento mais abaixo. (O desvio relativo "vence daqui a N dias" existe nos modelos de tarefa.)
   • Responsáveis — escolha um ou mais utilizadores. Ver Atribuir uma tarefa a um utilizador ou equipa mais abaixo.
   • Equipas — escolha uma ou mais equipas (um campo separado dos Responsáveis). Uma tarefa pode ter os dois.
   • Etiquetas — escolha das etiquetas de tarefa do seu Workspace (geridas centralmente para que as etiquetas se mantenham consistentes em toda a empresa).
   • Itens de checklist — acrescente tantos subitens ordenados quantos precisar. Ver Acrescentar uma checklist mais abaixo.
   • Pai — definido automaticamente a partir de onde abriu a gaveta. Pode alterá-lo antes de guardar.
3. Clique em Guardar. A tarefa aparece na lista do pai e na página inicial de cada responsável.

A partir de um modelo

Se a sua equipa tem fluxos normalizados (uma checklist de visita ao local, uma sequência de arranque, uma passagem do serviço de subvenções), use um modelo. Clique em + Adicionar tarefa > A partir de modelo e escolha o modelo. A tarefa nova leva o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. Ver Configure modelos de tarefas mais abaixo.

Criar uma tarefa na Mobile App

1. Abra o projeto na Mobile App, ou a sua lista de tarefas pessoal.
2. Toque em + Nova tarefa.
3. Preencha os mesmos campos do formulário completo do Portal (título, descrição, data de vencimento, responsáveis, etiquetas, checklist).
4. Guarde. A tarefa aparece no seu aparelho de imediato.

Criar uma tarefa através do assistente de IA no WhatsApp

Se o seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, pode criar uma tarefa a escrever ao assistente em linguagem natural:

• "Adiciona uma tarefa para ligar ao Hans Müller na próxima terça-feira" cria uma tarefa pessoal no seu utilizador, com a data de vencimento interpretada.
• "Adiciona uma tarefa para carregar a foto do contador no projeto Schmidt, para sexta-feira" cria uma tarefa no projeto Schmidt correspondente.

O assistente resolve o pai (o seu utilizador, ou o projeto para que a conversa aponta) e marca a tarefa como criada por IA, para que a consiga distinguir mais tarde de uma criada à mão.

Escolher o pai certo

Uma tarefa tem exatamente um pai, escolhido na criação. O pai controla a visibilidade, o alcance das notificações e onde a tarefa aparece. Os cinco tipos de pai são mutuamente exclusivos:

• Tarefa pessoal — só no seu utilizador. Use-a para "ligar ao contabilista na terça", o tipo de trabalho que não encaixa num projeto.
• Projeto residencial — ligada a um projeto residencial. Aparece no separador Tarefas desse projeto e nas páginas iniciais dos responsáveis.
• Projeto comercial — ligada a um projeto comercial. Aparece no separador Tarefas desse projeto e na respetiva faixa do kanban de tarefas (se lhe for atribuída uma faixa).
• Contacto de cliente — ligada a um cliente. Aparece na página de detalhe do contacto. Use-a para trabalho que pertence ao cliente de forma geral, e não a um projeto: "insistir com o Müller pelo contrato de cliente assinado".
• Plano de gestão de projeto comercial — ligada a um plano de gestão de projeto comercial (um plano de construção com várias fases). Aparece na lista de tarefas da gestão de projeto, separada das tarefas normais de projeto.

O pai fica fixo depois de a tarefa ser guardada. Se lhe deu o pai errado, arquive a tarefa (ver Arquivar uma tarefa mais abaixo) e crie-a de novo no pai certo.

Atribuir uma tarefa a um utilizador ou equipa

Uma tarefa pode ter qualquer número de utilizadores responsáveis e qualquer número de equipas, em dois campos separados. A atribuição determina a lista da página inicial, o e-mail de notificação de atribuição e a visibilidade para os utilizadores Externos na tarefa.

Atribuir um ou mais utilizadores

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Responsáveis.
3. Pesquise por nome ou e-mail. As sugestões atualizam-se à medida que escreve.
4. Clique num utilizador para o acrescentar. Repita para acrescentar mais.
5. Guarde. Cada utilizador recém-acrescentado com Notificar na atribuição de tarefa ativado (ligado por predefinição) recebe um e-mail "Tarefa atribuída a si".

Não existe responsável principal. Todos os responsáveis são iguais: a página inicial mostra a tarefa na lista de toda a gente, e qualquer um a pode concluir.

Atribuir uma equipa

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Equipas (separado dos Responsáveis).
3. Escolha uma ou mais equipas.
4. Guarde.

A atribuição a uma equipa serve dois propósitos:

• Visibilidade para os utilizadores Externos — os líderes de equipa veem as tarefas atribuídas à sua equipa. Os membros da equipa veem-nas assim que forem também atribuídos individualmente. Ver o guia Utilizadores, papéis, licenças e equipas.
• Propriedade de grupo — o campo da equipa regista "esta é uma tarefa da brigada de instalação" sem listar cada membro da brigada.

Reatribuir ou remover um responsável

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Remova um utilizador clicando no × ao lado do chip dele no campo Responsáveis.
3. Acrescente novos responsáveis conforme for preciso.
4. Guarde.

Quem vê realmente a tarefa

A visibilidade é governada pelo acesso ao pai, e não pela atribuição. Se estiver atribuído a uma tarefa num projeto que não consegue ver, continua a não a poder abrir. Para os utilizadores Externos, a atribuição é toda a superfície de acesso: veem a tarefa se forem um utilizador atribuído, o líder de uma equipa atribuída ou o Key Account do projeto pai. Ver Utilizadores externos e visibilidade das tarefas mais abaixo.

Definir uma data de vencimento

Uma tarefa tem um único campo de tempo:

• Data de vencimento — quando o trabalho deve estar feito. Determina os crachás Atrasado e Vence hoje e o resumo diário.

Uma tarefa normal leva uma data de vencimento absoluta — escolhida no calendário, por exemplo 2026-06-15. Os lembretes e a sinalização de atraso chegam-lhe pelo resumo diário de tarefas (ver Resumo diário de tarefas mais abaixo) e pelos crachás Atrasado / Vence hoje.

Porque é que o "vence hoje" às vezes parece errado

O "vence hoje" de cada utilizador é calculado contra o fuso horário definido no perfil dele. Se o fuso do seu colega for Europe/Berlin e o seu for America/Sao_Paulo, uma tarefa que vence às 23h de Berlim é "hoje" para o seu colega mas já é "amanhã" para si. Confirme que o seu fuso horário está bem definido no seu perfil e atualize-o se mudar de escritório.

Estados das tarefas

Uma tarefa Reonic tem dois estados binários: ou está ativa ou está concluída, e ou está visível ou está arquivada. A nuance de estado ("em curso", "bloqueada", "à espera") vive na atribuição, nas etiquetas e no feed de atividades.

• Ativo — criada, não concluída, não arquivada. Aparece nas listas.
• Concluída — marcada como feita. Desaparece das listas ativas; mude o filtro para mostrar as tarefas concluídas se precisar de olhar para trás.
• Não concluída — uma tarefa concluída pode ser reaberta, o que a devolve à lista ativa.
• Arquivada — retirada de todas as listas. Arquivar é de sentido único (ver Arquivar uma tarefa mais abaixo).

Para um estado mais rico ("bloqueada", "em QA", "à espera do cliente"), use etiquetas (ver Usar etiquetas para categorizar tarefas mais abaixo) ou as faixas do kanban de tarefas comerciais para modelar as fases da sua equipa.

Definir a prioridade de uma tarefa

A prioridade numa tarefa é modelada através de etiquetas e datas de vencimento:

• Use uma etiqueta — crie ao nível do Workspace um conjunto de etiquetas Prioridade: Alta / Prioridade: Média / Prioridade: Baixa e aplique-a na criação (ver Usar etiquetas mais abaixo). A cor da etiqueta dá uma ordenação imediata na lista.
• Use a data de vencimento — datas de vencimento mais curtas ficam acima. Vence hoje é o sinal mais forte; atrasado é ainda mais forte; longínquo é o mais fraco.
• Combine as duas — uma etiqueta Prioridade: Crítica mais uma data de vencimento no próprio dia é o sinal mais forte de todos.

Priorizar por etiquetas é o padrão recomendado.

Acrescentar uma checklist a uma tarefa

Muitas tarefas não são atómicas: uma visita ao local tem seis coisas a verificar, um arranque de cliente tem oito. Use uma checklist para dividir uma tarefa em subitens ordenados sem criar várias tarefas.

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Encontre a secção Checklist.
3. Escreva cada item na sua própria linha. Carregue em Enter para acrescentar o seguinte.
4. Guarde.

Para marcar itens, clique na caixa ao lado de cada um. Se o seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, o assistente aceita também "marca todos os itens", "desmarca todos os itens" e "marca o item sobre X" numa tarefa referida.

Usar etiquetas para categorizar tarefas

As etiquetas são um conjunto de rótulos coloridos ao nível do Workspace. Use-as para recortar a lista de tarefas por prioridade, fase, categoria, equipa ou o que quer que o ajude a encontrar trabalho mais tarde.

Aplicar uma etiqueta a uma tarefa

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Etiquetas.
3. Escolha das etiquetas existentes do Workspace.
4. Guarde.

Pode aplicar tantas etiquetas quantas quiser.

Gerir etiquetas (Admin)

As etiquetas são definidas centralmente, para que quem cria uma tarefa escolha sempre da mesma lista e as suas etiquetas se mantenham limpas em vez de se fragmentarem em "Prio alta", "prioridade alta", "ALTA" e "P1".

1. Abra Definições > Tarefas > Modelos & etiquetas de tarefas > Empresa.
2. Clique em + Nova etiqueta.
3. Introduza o texto da etiqueta e escolha uma cor.
4. Guarde.

Configure modelos de tarefas

Os modelos poupam tempo em fluxos recorrentes: uma visita ao local normalizada (com uma checklist de 6 itens), uma passagem do serviço de subvenções (descrição mais prazos), um arranque de cliente. Aplique um modelo e obtém uma tarefa nova já preenchida com o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. Sem copiar e colar, sem passos esquecidos.

Onde vivem os modelos

Os modelos existem em dois âmbitos:

• De toda a empresa — todos os utilizadores do seu Workspace veem o modelo no seletor. Use-o para processos que toda a equipa corre. Na Mobile App este âmbito chama-se Empresa.
• Pessoal — só o criador vê o modelo. Use-o para o seu próprio fluxo recorrente, como uma checklist de revisão semanal pessoal. Na Mobile App este âmbito chama-se Utilizador.

O mais próximo de um modelo específico de projeto é um modelo de toda a empresa com o nome do tipo de projeto, por exemplo um modelo "Visita ao local comercial" que toda a gente aplica a projetos comerciais.

Criar um modelo

1. Abra Definições > Tarefas > Modelos & etiquetas de tarefas.
2. Escolha o separador Empresa ou Pessoal.
3. Clique em + Novo modelo.
4. Preencha os mesmos campos de uma tarefa normal:
   • Título (obrigatório).
   • Descrição (opcional).
   • Checklist — normalmente o maior ganho de um modelo.
   • Etiquetas — aplique as etiquetas normais do fluxo.
   • Data de vencimento — use uma data de vencimento relativa (por exemplo, "daqui a 7 dias a contar da criação") para que a tarefa caia sempre bem, seja qual for o momento em que o modelo é aplicado.
5. Guarde.

Aplicar um modelo

Pode aplicar um modelo a partir do Portal ou da Mobile App.

1. Abra o projeto, o contacto ou a lista pessoal onde quer que a tarefa seja criada.
2. Clique em + Adicionar tarefa > A partir de modelo (ou abra o seletor de modelos na Mobile App).
3. Escolha um modelo. Os modelos de toda a empresa aparecem para toda a gente; os modelos pessoais aparecem só para quem os criou.
4. A tarefa nova aterra sob o pai escolhido, com o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. A data de vencimento relativa é calculada a partir de hoje.
5. Ajuste os responsáveis, a data de vencimento ou qualquer campo em cada instância e guarde.

Tarefas recorrentes

Para lidar com trabalho recorrente, use estes padrões:

• Modelo de tarefa mais aplicação manual — mantenha o trabalho recorrente como modelo e aplique-o em cada ciclo (todas as segundas, no fecho de cada mês).
• Resumo diário de tarefas — o e-mail da manhã traz à superfície a preocupação recorrente sem ser preciso uma tarefa nova de cada vez.
• Evento de calendário recorrente — o calendário da Reonic suporta eventos recorrentes. Se o trabalho tem forma de compromisso ("reunião semanal com a equipa de instalação"), use um evento de calendário recorrente.

Resumo diário de tarefas

A Reonic pode enviar-lhe um e-mail todas as manhãs com um resumo das suas tarefas abertas, atrasadas e a vencer hoje, para poder planear o dia sem abrir primeiro o Portal. O resumo é por utilizador e por adesão.

Configurar o seu resumo

1. Abra Definições > Organização > Notificações > Pessoal.
2. Encontre a secção Resumo diário de tarefas.
3. Defina a hora a que quer o e-mail, por exemplo 08:00 na sua hora local. O resumo chega a essa hora no seu fuso horário.
4. Para um resumo mais sossegado, ative Apenas tarefas atrasadas: aparecem só as tarefas que já passaram da data de vencimento, e não as meramente abertas.
5. Guarde.

O resumo chega à hora configurada com três contagens (abertas, atrasadas, a vencer hoje) mais a lista concreta de tarefas (título, data de vencimento, ligação ao pai). Clique em qualquer ligação do e-mail para saltar para a tarefa no Portal.

Desativar o resumo

1. Limpe o horário do resumo (defina a hora como Nenhuma ou desmarque a caixa).
2. Guarde.

Encontrar as suas tarefas atrasadas e a vencer hoje

A página Tarefas é a sua superfície de triagem. Três filtros ficam no topo:

• Minhas — tarefas atribuídas a si, independentemente do projeto.
• Atrasado — tarefas com data de vencimento no passado, não concluídas.
• Vence hoje — tarefas que vencem antes da meia-noite de hoje, no seu fuso horário.

Combine-os com o filtro por tipo de pai (residencial, comercial, contacto, pessoal, gestão de projeto comercial) para recortar ainda mais. Acrescente o filtro de responsável para ver como está um colega.

Para uma resposta rápida ao "o que é que tenho agora em mãos" sem abrir a página Tarefas, o widget da página inicial já mostra as suas contagens de atrasadas e a vencer hoje.

Filtrar, ordenar e agrupar a lista de tarefas

A página Tarefas (e o separador Tarefas de cada projeto) suporta:

• Pesquisa de texto livre no título e na descrição.
• Filtros — Minhas, Atrasado, Vence hoje, Atribuído por mim, Todas, Concluídas.
• Filtro por tipo de pai — residencial, comercial, contacto, pessoal, gestão de projeto comercial.
• Filtro de responsável — limitar a um utilizador ou equipa específicos.
• Filtro de etiqueta — limitar às tarefas com determinadas etiquetas (Portal e Mobile App).
• Intervalo de datas de vencimento — uma janela de início a fim à sua escolha.
• Filtro de conclusão — mostrar abertas, concluídas ou ambas.

Ordene por data de vencimento (mais antigas primeiro por predefinição, ou descendente), data de criação (mais recentes primeiro) ou título (alfabética).

Agrupe por projeto (todas as tarefas do projeto Müller juntas), etiqueta (todas as tarefas Prioridade: Alta de todos os projetos) ou responsável (quem está com o quê na equipa).

Operações em bloco nas tarefas

Pode avançar por muitas tarefas de forma eficiente:

• Assistente de IA no WhatsApp — "marca todos os itens da tarefa #N" ou "desmarca todos os itens" alterna em bloco a checklist de uma tarefa.
• Filtrar e depois agir — estreite a lista até um conjunto de tarefas (por exemplo, todas as tarefas atrasadas do projeto Schmidt) e trate delas uma a uma.

Concluir, arquivar, reatribuir e etiquetar são ações por tarefa: abra a tarefa e aja sobre ela.

O kanban de tarefas comerciais

Os projetos comerciais têm uma vista kanban das suas tarefas, com colunas ("A fazer", "A decorrer", "Concluído", ou o que o seu Workspace tiver configurado). Este é o kanban de tarefas, distinto do kanban de fluxo de trabalho que determina o estado dos leads, ofertas e instalações. O kanban de tarefas é por projeto e apenas organizacional: não altera o estado do ciclo de vida do projeto.

Ver o kanban de tarefas

1. Abra um projeto comercial.
2. Mude para a vista Kanban de tarefas (separador ou botão na secção Tarefas do projeto).
3. As tarefas aparecem como cartões agrupados por faixa. Cada cartão mostra o título, os responsáveis e a data de vencimento.

Mover uma tarefa entre faixas

1. Arraste o cartão da tarefa de uma faixa para outra.
2. O cartão aterra no fundo da faixa de destino.
3. O feed de atividades do projeto regista a mudança de faixa.

Reordenar dentro de uma faixa

Arraste o cartão para cima ou para baixo dentro da mesma faixa. Os outros cartões deslocam-se em conformidade.

Criar uma tarefa diretamente numa faixa

Clique em + Nova tarefa no topo da faixa (e não no botão de nova tarefa ao nível do projeto). A tarefa nova é criada com essa faixa já selecionada.

Configurar faixas

As faixas do kanban são configuradas por Workspace. Para acrescentar, reordenar ou mudar o nome das faixas, peça ao seu admin do instalador. A configuração das faixas vive em Definições > Tarefas > Gestão de projectos (comércio).

Concluir uma tarefa

1. Abra a tarefa.
2. Clique na ação de concluir (uma caixa de verificação ou um botão Concluir Tarefa).
3. Para registar prova, acrescente uma nota de conclusão antes de confirmar, por exemplo "Cliente confirmou por telefone às 14:32".
4. Guarde. A tarefa passa a concluída, e o criador da tarefa recebe um e-mail "Tarefa concluída" se tiver as notificações de conclusão ativadas e se tiver sido outra pessoa a concluí-la.

Pode concluir uma tarefa ainda com itens de checklist por marcar. A conclusão não depende do progresso da checklist.

Adicionar um comentário depois de concluir

A nota de conclusão é registada no momento em que marca a tarefa como feita. Para acrescentar contexto depois da conclusão (um resultado, uma nota de passagem, uma explicação), adicione um comentário na secção de comentários da tarefa. O comentário é independente da conclusão: não reabre a tarefa nem altera quem a concluiu ou quando. Na Mobile App, o ecrã de detalhe da tarefa traz uma secção de comentários embutida, por isso uma tarefa concluída pode ir acumulando vários comentários de seguimento ao longo do tempo. Adicionar um comentário exige Editor ou superior no pai, a mesma exigência de concluir a tarefa.

Desmarcar uma tarefa como concluída

1. Abra a tarefa concluída (mude o filtro de conclusão para ver as tarefas concluídas).
2. Clique em Desmarcar como concluída (ou Reabrir).
3. A tarefa volta à lista ativa.

Porque é que não recebo o e-mail de conclusão

Têm de ser verdadeiras três coisas para um e-mail de conclusão lhe chegar:

1. É o criador. Os e-mails de conclusão vão para quem criou a tarefa, e não para os responsáveis.
2. Foi outra pessoa a concluí-la. Concluir a sua própria tarefa não lhe envia e-mail.
3. Notificar na conclusão de tarefa está ligado nas suas definições de notificação (vem ligado por predefinição, mas pode tê-lo desligado).

Se as três forem verdadeiras e mesmo assim não receber o e-mail, veja a pasta de spam e contacte depois o seu gestor de contas da Reonic.

Comentários e feed de atividades

Cada tarefa tem a sua própria conversa de comentários, e o pai guarda o contexto mais amplo:

• Comentários na tarefa — cada tarefa tem a sua própria conversa de comentários, limitada a essa tarefa. Use-a para a troca de ideias ligada à própria tarefa: várias pessoas a comentar, perguntas, notas de estado. Na Mobile App esta conversa aparece embutida no ecrã de detalhe da tarefa.
• Comentários no pai — o projeto ou o contacto tem a sua própria secção de comentários. Use-a para o contexto que pertence ao âmbito mais amplo, e não a uma tarefa.
• Feed de atividades no pai — todos os eventos de tarefa (criada, atribuída, concluída, arquivada, movida de faixa, reatribuída) ficam registados no feed de atividades do projeto pai. É esse o seu rasto de auditoria.
• Campo de descrição — para contexto estático que pertence só a esta tarefa, use o campo de descrição da tarefa e edite-o à medida que a tarefa avança.

Notificações sobre tarefas

As marcas de notificação por utilizador governam os e-mails de tarefas e definem-se em Definições > Organização > Notificações > Pessoal:

• Notificar na atribuição de tarefa (ligado por predefinição) — envia "Tarefa atribuída a si" quando alguém o acrescenta aos Responsáveis de uma tarefa.
• Notificar na conclusão de tarefa (ligado por predefinição) — envia "Tarefa concluída" ao criador da tarefa quando outra pessoa conclui a tarefa dele.

Para garantir que os membros da equipa são notificados de uma tarefa atribuída à equipa, acrescente-os também individualmente como utilizadores responsáveis.

O resumo diário (acima) é uma superfície de adesão à parte. Os Admin podem definir predefinições ao nível do Workspace em Definições > Organização > Notificações > Empresa.

Utilizadores externos e visibilidade das tarefas

Os utilizadores Externos (Viewer ou Editor com a marca Externo, ver o guia Utilizadores, papéis, licenças e equipas para o modelo completo) veem apenas os projetos e as tarefas a que estão explicitamente atribuídos. Nas tarefas:

• Veem uma tarefa se forem um utilizador atribuído, o líder de uma equipa atribuída, o Key Account do projeto pai ou um utilizador atribuído ao projeto pai.
• Os membros (que não são líderes) de uma equipa atribuída veem a tarefa assim que forem também atribuídos individualmente.
• Não veem a página global Tarefas. Chegam às tarefas pelos projetos que conseguem abrir.

Se um instalador parceiro não conseguir ver uma tarefa que lhe atribuiu, as razões habituais são: não foi atribuído individualmente, foi atribuído apenas como membro da equipa e não como líder, ou não tem acesso ao projeto pai.

Arquivar uma tarefa

Quando uma tarefa deixa de ser relevante (projeto errado, duplicada, nunca vai acontecer), arquive-a.

1. Abra a tarefa.
2. Clique em Arquivar (no menu de ações ou na barra de ferramentas; a localização exata depende da superfície).
3. A tarefa desaparece de todas as listas ativas de imediato.
4. O feed de atividades do projeto pai regista o evento de arquivo.

Na Mobile App, use o menu de ações ou o gesto de deslizar para arquivar. Se o seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, o assistente também arquiva com "apaga a tarefa sobre X" ou "arquiva a tarefa #N".

Controlo do tempo nas tarefas

A Reonic tem uma superfície dedicada de Controlo do tempo: registe entradas com um cronómetro ou à mão, e ligue cada entrada a um projeto (residencial ou comercial). Para acompanhar o esforço numa tarefa, use estes padrões:

• Registe o tempo no projeto a que a tarefa pertence, pela superfície de Controlo do tempo, com um cronómetro ou um registo manual.
• Use um evento de calendário para trabalho com forma de compromisso: agende-o com hora de início e de fim, e a duração é o tempo que levou.

Tarefas na Mobile App

A Mobile App dá aos field workers a superfície de tarefas de que precisam: as tarefas que lhes estão atribuídas, as tarefas dos projetos em que estão a trabalhar e a possibilidade de concluir e criar.

• Lista de tarefas — um separador global Tarefas, filtrado por predefinição para as tarefas que lhe estão atribuídas.
• Separador Tarefas por projeto — abra um projeto e vê a lista de tarefas dele.
• Concluir uma tarefa — toque na ação de concluir; a tarefa fica como feita de imediato.
• Criar uma tarefa — toque em + Nova tarefa, preencha o formulário, guarde.
• Checklist — toque em cada item para o marcar.
• Reatribuir — toque no campo de responsáveis para acrescentar ou remover utilizadores.
• Aplicar um modelo — abra o seletor de modelos, com o âmbito Empresa (de toda a empresa) ou Utilizador (pessoal).
• Comentar uma tarefa — o ecrã de detalhe da tarefa traz uma conversa de comentários embutida.

Criar e gerir modelos de tarefa, arrastar cartões no kanban de tarefas comerciais e a interface de filtros mais completa fazem-se no Portal.

Ações integradas nas alterações de tarefas

Quando uma tarefa muda, a Reonic dispara estas ações integradas:

• Entrada no feed de atividades do projeto pai, sempre.
• Notificação de conclusão ao criador da tarefa (quando as regras acima se verificam).
• Notificação de atribuição ao utilizador recém-atribuído (quando as regras acima se verificam).

Para normalizar e acelerar o trabalho recorrente, use modelos de tarefas (preenchem à partida um fluxo recorrente), o resumo diário (um resumo automático de manhã) e o assistente de IA no WhatsApp (diga "acrescenta uma tarefa de seguimento a esta quando eu concluir a principal" e o assistente cria-a). Para as suas próprias integrações contra eventos de tarefa, a API REST está disponível; o seu gestor de contas pode aconselhar.

Vale a pena saber

• O pai fica fixo na criação. Escolha o projeto, o contacto ou a sua caixa pessoal antes de guardar.
• Não há responsável principal. Todos os responsáveis de uma tarefa são iguais.
• As tarefas são planas. Não há modelo de dependências (concluir a tarefa A antes de a tarefa B ficar ativa). Use a descrição ou uma etiqueta para anotar uma dependência de forma informal.
• A ação "eliminar" do Portal arquiva a tarefa. Para um apagamento por motivos de conformidade, contacte o chat de apoio.
• As tarefas criadas por IA estão marcadas como tal. As tarefas criadas pelo assistente de IA no WhatsApp ou na aplicação levam um marcador de origem IA; as criadas à mão não. Pergunte ao seu Admin se precisar de filtrar por elas.

Última atualização a 12 de outubro de 2026