Estruturas de pastas e armazenamento de ficheiros

Categorias: CRM

Todos os projetos, contactos e caixas de entrada pessoais da Reonic podem guardar ficheiros: imagens, PDF, ficheiros de planeamento, folhas de cálculo e mais. Os ficheiros ficam associados a uma de quatro casas (um projeto residencial, um projeto comercial, um contacto de cliente ou a sua própria caixa de entrada pessoal). Sem qualquer configuração, os ficheiros ficam numa lista plana. Com pastas e modelos de pasta dá estrutura a essa lista, e com os controlos de partilha decide quem dentro da sua empresa e que clientes conseguem ver cada ficheiro.

Para quem é este artigo

• Admins do instalador que gerem os modelos de pasta e as definições de acesso a ficheiros de todo o Workspace.
• Gestores de contas no trabalho diário: carregar documentos, organizar pastas, mover ficheiros entre projetos e marcar ficheiros como visíveis para o cliente.
• Field workers que captam fotografias e digitalizações na Mobile App.
• Admins que eliminam ficheiros protegidos que os gestores de contas não conseguem eliminar.

Antes de começar

• Precisa de acesso Editor (ou superior) no projeto, contacto ou caixa de entrada pessoal em que está a trabalhar.
• Os tipos de ficheiro permitidos no carregador de documentação são imagens, PDF, CSV e Excel. Não são aceites vídeos nos carregamentos de documentação.

Acrescentar pastas por projeto (sem configuração nenhuma)

Na vista Ficheiros de qualquer projeto pode criar pastas e mover ficheiros para elas a qualquer momento.

1. Abra o separador Ficheiros do projeto.
2. Clique em Nova pasta.
3. Preencha um nome (obrigatório), uma descrição opcional e uma cor (texto e fundo) para a pasta se destacar.
4. (Opcional) Para restringir a pasta a utilizadores ou equipas específicos, abra a janela Compartilhando e acesso e desligue Permitir acesso a todos os utilizadores externos (ligado por predefinição) e depois escolha quem mantém o acesso. Ver Partilhar ficheiros e controlar quem os vê mais abaixo.
5. Clique em Guardar. A pasta aparece na lista de ficheiros.

Para mover ficheiros para uma pasta, abra primeiro a pasta de destino e depois arraste os ficheiros para cima dela (ou use a ação de mover para pasta). As pastas têm um único nível: uma pasta guarda ficheiros, não outras pastas. Para uma organização mais fina dentro de uma pasta, use uma convenção de nomes.

Criar as mesmas pastas à mão em todos os projetos torna-se maçador. Os modelos de pasta resolvem isso.

Definir modelos de pasta uma vez e usá-los em todo o lado

Os modelos de pasta permitem definir uma estrutura de pastas uma vez e fazê-la aparecer automaticamente em todos os projetos. A configuração dos modelos vive em Definições > Organização > Gestão de pastas e exige um papel de Admin.

1. Abra Definições > Organização > Gestão de pastas.
2. Escolha a área a que o modelo se aplica: projetos Residencial, projetos Comercial, ficheiros de contacto ou caixa de entrada pessoal. Cada uma tem o seu próprio âmbito de modelo, por isso um modelo residencial não passa para os projetos comerciais.
3. Clique em Criar pasta, introduza um nome (por exemplo Levantamento no local, Documentos contratuais, Fotografias da instalação, Entrega) e escolha uma cor.
4. Clique em Guardar. As novas pastas aparecem automaticamente na primeira vez que alguém abrir a vista de ficheiros de um projeto.

Reimportar um modelo depois de o alterar

Quando abre pela primeira vez a vista de ficheiros de um projeto novo e este ainda não tem pastas, as pastas do modelo aparecem lá automaticamente, sem ser preciso fazer nada. Para puxar uma atualização do modelo para um projeto que já tem pastas, use o botão Importar pastas das configurações no cabeçalho da vista de ficheiros.

A reimportação pode ser feita repetidamente sem risco. Atualiza os nomes e as cores das pastas existentes para corresponderem ao último modelo. Não duplica pastas nem move os ficheiros que já lá estão dentro. Os seus ficheiros ficam exatamente onde estão.

Carregar ficheiros para um projeto

A forma mais comum de acrescentar ficheiros é arrastar e largar no Portal.

1. Abra o separador Ficheiros do projeto (abra primeiro uma pasta se quiser que os ficheiros aterrem lá).
2. Arraste os ficheiros para a zona de largada, ou clique nela para abrir o seletor de ficheiros.
3. Cada ficheiro é carregado com o seu próprio indicador de progresso. As imagens podem ser comprimidas automaticamente, consoante as definições do seu Workspace.
4. Os ficheiros aparecem na lista assim que estiverem carregados.

Também pode captar ficheiros longe da secretária:

• Na Mobile App, os field workers tiram fotografias, escolhem da biblioteca de fotografias, fazem uma leitura LiDAR da divisão (iOS) ou gravam um memorando de voz diretamente para um projeto. As captações ficam guardadas no aparelho offline e sincronizam quando a ligação regressa.
• Pelo WhatsApp, envie uma fotografia, um PDF ou um documento ao assistente WhatsApp da Reonic, e ele encaminha o ficheiro para o projeto de que está a falar, ou para a sua caixa de entrada pessoal se não houver projeto definido.

Mover um ficheiro da sua caixa de entrada para um projeto

Os ficheiros que chegam à sua caixa de entrada pessoal (por exemplo pelo WhatsApp, antes de saber qual era o projeto) podem ser movidos para um projeto.

1. Abra a sua caixa de entrada pessoal de ficheiros no Portal.
2. Encontre o ficheiro e escolha Mover para projeto.
3. Escolha o projeto residencial ou comercial de destino.
4. Confirme. O ficheiro passa para o fim da lista de ficheiros desse projeto.

Qualquer partilha que tenha definido no ficheiro na sua caixa de entrada acompanha-o. Pode mover ficheiros da sua própria caixa de entrada para um projeto, mas não o contrário, nem diretamente entre dois projetos.

Encontrar um ficheiro

Organize e encontre ficheiros com três ferramentas:

• Pastas (e modelos de pasta) para dar estrutura, como descrito acima.
• Uma convenção de nomes consistente dentro de uma pasta, para um agrupamento mais fino.
• A pesquisa na lista de ficheiros, para encontrar um ficheiro pelo nome.

Partilhar ficheiros e controlar quem os vê

A janela Compartilhando e acesso em cada ficheiro traz dois controlos separados. Mantenha-os distintos.

Partilhar com utilizadores ou equipas específicos (interno)

Por predefinição um ficheiro está aberto aos seus utilizadores externos, e restringe-o escolhendo quem mantém o acesso.

1. Abra o ficheiro e clique em Compartilhando e acesso.
2. Em Partilhar com utilizadores e equipas externos, encontre Permitir acesso a todos os utilizadores externos. Está ligado por predefinição. Desligue-o.
3. Aparece o seletor de pessoas. Acrescente os utilizadores (e as equipas, se o seu Workspace tiver equipas) que devem manter o acesso.
4. Feche a janela. Guarda automaticamente. O ficheiro fica agora escondido de quem não estiver nas listas de partilha.

A partilha é aditiva: acrescentar uma equipa não remove as partilhas com utilizadores já existentes. Também pode restringir uma pasta inteira da mesma forma (desligue Permitir acesso a todos os utilizadores externos na pasta), e todos os ficheiros lá dentro herdam a restrição. Partilhar com utilizadores individuais funciona sempre; partilhar com uma equipa exige a funcionalidade de equipas. Se não vir a opção de equipa, contacte o chat de apoio.

Partilhar um ficheiro com o cliente

1. Abra o ficheiro e clique em Compartilhando e acesso.
2. Em Acesso do cliente final, ligue Partilhar com o cliente.
3. Clique em Guardar. O ficheiro aparece na área de ficheiros do portal do cliente para esse projeto.

Apertar a visibilidade para os utilizadores externos (Admin)

O seu Workspace tem duas definições que governam o que os utilizadores externos (clientes e parceiros com acesso ao portal) veem. Um Admin configura-as diretamente na página Definições > Definições da empresa > Caraterísticas > Caraterísticas relacionadas com o projeto. Não precisa de contactar a Reonic.

• Controlo de acesso aos ficheiros ligado significa que os utilizadores externos só veem ficheiros que estejam visíveis para o cliente, que estejam numa pasta sem restrições ou que lhes sejam explicitamente partilhados.
• Não partilhar com os externos por predefinição significa que os ficheiros carregados por utilizadores externos começam visíveis apenas para quem os carregou, para que o carregamento de um cliente não fique visível para todos os funcionários. Este subinterruptor fica disponível assim que o Controlo de acesso aos ficheiros estiver ligado; voltar a desligar o Controlo de acesso aos ficheiros limpa-o.

Para mudar a postura do seu Workspace (aberta, filtrada ou estrita), um Admin muda estes interruptores na página Definições > Definições da empresa > Caraterísticas > Caraterísticas relacionadas com o projeto. A alteração produz efeito de imediato nas vistas de ficheiros dos utilizadores externos.

Pedir ao cliente que carregue um ficheiro

Quando precisa de um documento do cliente (um Poder de Representação, uma foto do documento de identificação, uma fatura de eletricidade, uma foto do contador), envie um pedido de ficheiro pelo portal do cliente.

1. Abra a área Pedidos de ficheiro do projeto e escolha Pedir um ficheiro.
2. Preencha um título (o que está a pedir), uma descrição opcional, os tipos de ficheiro permitidos e se quer permitir vários ficheiros.
3. Clique em Publicar e depois em Enviar por correio eletrónico. A Reonic envia por e-mail ao cliente uma ligação para a página de carregamento dele.
4. O cliente abre a ligação e carrega o ficheiro ou ficheiros. Os ficheiros carregados ficam marcados como visíveis para o cliente e registados como carregados pelo cliente.
5. Reveja os carregamentos e marque o pedido como concluído para que o cliente deixe de o ver como pendente.

O cliente carrega diretamente a partir da ligação enviada por e-mail. O mesmo comportamento do portal do cliente aplica-se aqui, uma vez que os ficheiros que chegam por um pedido ficam marcados como visíveis para o cliente.

Anotar uma imagem

Os ficheiros de imagem podem ser anotados no sítio com marcas de caneta, formas, texto e recorte, tanto no Portal como na Mobile App.

1. Abra a imagem e escolha Editar.
2. Use o conjunto de ferramentas: caneta (com espessura de traço), formas (círculo, quadrado, seta), texto, linhas (contínuas ou tracejadas), um polígono solar para contornar o telhado, recortar e zoom. Use desfazer e refazer à medida que avança.
3. Clique em Guardar. A versão anotada fica guardada a par da original, e toda a gente que abrir o ficheiro daí em diante vê a versão anotada.

A original é sempre mantida. Cada gravação substitui a cópia anotada anterior, por isso não há histórico de edições. Para descartar as anotações e voltar à original, contacte o chat de apoio.

Descarregar uma pasta como ZIP

Descarregue todos os ficheiros de uma pasta de uma vez, em vez de um a um.

1. Abra a vista Ficheiros do projeto, encontre a pasta e escolha Descarregar pasta como ZIP.
2. As pastas pequenas são empacotadas e descarregadas de imediato.
3. As pastas grandes preparam primeiro o arquivo. Acompanhe o estado a passar de Pendente a Pronto (ou Falhou) e clique depois na ligação de descarga quando estiver pronta.

Uma pasta pode conter até 1000 ficheiros para uma exportação ZIP. A ligação de descarga concluída funciona durante cerca de um dia, por isso volte a desencadear a exportação se precisar dela mais tarde.

As fotografias captadas contra itens da checklist de instalação também são incluídas na exportação. Aparecem na vista Ficheiros e entram no ZIP da pasta, para que as imagens da checklist de um projeto não fiquem para trás. Leia quem carregou e a data de carregamento na lista de ficheiros antes de exportar, porque o arquivo contém apenas os próprios ficheiros.

Eliminar um ficheiro

A eliminação é permanente: não há reciclagem nem forma de desfazer.

1. Abra a lista de ficheiros, encontre a linha do ficheiro e abra as respetivas ações.
2. Clique em Eliminar. O ficheiro e a sua cópia anotada são removidos.

Alguns ficheiros são protegidos (documentos de subvenção, ficheiros marcados como protegidos e ofertas assinadas). Um ficheiro protegido mostra a ação de eliminar desativada, com uma dica Ficheiro protegido, para quem não é Admin. Um Admin pode eliminá-lo depois de confirmar uma janela de ação irreversível. Uma oferta assinada nunca pode ser eliminada por ninguém, nem por Admins. Se só quer um ficheiro fora de um projeto, mova-o em vez de o eliminar.

Vale a pena saber

• As pastas têm um único nível. Uma pasta guarda ficheiros, não outras pastas. Use uma convenção de nomes para uma estrutura mais fina.
• Organize com pastas, modelos, nomes e pesquisa. São estas as ferramentas para agrupar e encontrar ficheiros.
• Os modelos de pasta são por área. Residencial, comercial, contacto e pessoal têm cada um o seu conjunto de modelos, e não se cruzam.
• Reimportar um modelo só mexe nos nomes e nas cores das pastas. Os seus ficheiros ficam onde estão.
• As ligações de descarga duram cerca de um dia. Uma ligação que partilhe para fora funciona durante cerca de um dia, por isso volte a desencadear a exportação se precisar dela mais tarde.
• Carregar com o mesmo nome cria um ficheiro novo. Carregar um ficheiro com o mesmo nome acrescenta um ficheiro novo em vez de substituir o anterior.
• As fotografias de iPhone (HEIC/HEIF) carregam sem problema. A Reonic converte-as automaticamente para JPEG à entrada, por isso pré-visualizam e descarregam como qualquer outra fotografia. Não precisa de as converter antes.
• Até 200 ficheiros por sessão de carregamento, e uma exportação ZIP de pasta empacota até 1000 ficheiros.
• Os clientes carregam através de um pedido de ficheiro. Envie um pedido de ficheiro e o cliente carrega contra ele, ou descarrega a partir da sua própria área de ficheiros no portal do cliente.

Última atualização a 12 de outubro de 2026