Resumo do estado do projeto Funcionalidade de AI
Obtenha em poucas frases o ponto real de um projeto, mais um passo seguinte sugerido, sem ter de reler as tarefas, as notas e o histórico de atividade.
Categorias: CRM
Antes de uma chamada quer saber em que ponto está um projeto. A informação existe — repartida pelo estado, pelas tarefas abertas, pelo calendário, pelos pedidos de ficheiros, pelas notas e pelo registo de atividade — e reuni-la custa cinco minutos que não tem enquanto o telefone toca.
O resumo do estado do projeto faz essa recolha. Lê o projeto e dá-lhe uma descrição breve do ponto em que está, mais uma ação recomendada, escolhida para a fase em que o projeto realmente se encontra.
Antes de começar
- Está disponível em todos os projetos. Abra um projeto e o resumo está na barra lateral.
- Para gerar precisa do perfil Editor ou superior. Quem tem o perfil Visualizador pode ler um resumo gerado por outra pessoa, mas não criar um.
- Funciona em projetos residenciais e comerciais.
Gerar um resumo
- Abra o projeto.
- Procure o widget Resumo do projeto na barra lateral.
- Clique em Gerar.
- Aguarde alguns segundos.
Obtém duas coisas: uma descrição breve do ponto em que o projeto está e uma ação recomendada. Por baixo aparece o momento em que foi gerado.
Uma vez gerado, o resumo fica guardado: ao voltar a abrir o projeto aparece de imediato, em vez de ser gerado outra vez.
Manter o resumo atualizado
O resumo é um instantâneo do momento em que o gerou. Não se atualiza sozinho quando o projeto avança.
Clique novamente em Gerar sempre que precisar de uma leitura atual — depois de uma mudança de estado, de uma chamada ao cliente, de uma nova tarefa ou de qualquer outra coisa relevante. O novo resumo substitui o anterior.
Dica
Gere de novo mesmo antes da conversa, não na noite anterior. A forma mais comum de um resumo induzir em erro é estar exato sobre a terça-feira passada, e em ambos os casos parece igualmente seguro. A data por baixo do texto é a primeira coisa a verificar.
Se um resumo tiver mais de cerca de uma semana pode ter sido eliminado, e o widget volta a mostrar Gerar.
O que lê
O resumo é construído a partir do registo do projeto, não de algo exterior:
- A fase em que o projeto está e o seu estado.
- O estado da proposta, incluindo as datas de assinatura quando existem.
- As próximas tarefas abertas, por data de vencimento.
- Os próximos eventos do calendário.
- Os pedidos de ficheiros pendentes.
- As notas mais recentes.
- A atividade recente no projeto.
De cada uma lê um número limitado — as mais recentes e as mais próximas — pelo que um projeto com cinquenta tarefas abertas é resumido a partir das próximas, não de todas.
A ação recomendada é escolhida pela fase. Um projeto em fase de proposta recebe uma sugestão de fase de proposta; um em fase de instalação recebe uma de instalação.
Pedir por WhatsApp
Se a sua empresa usa o assistente do WhatsApp, pode perguntar-lhe diretamente pelo estado de um projeto e obter o mesmo resumo, que é gerado se ainda não existir.
Bom saber
- É um resumo, não uma fonte. Serve para se orientar antes de olhares a sério. Tudo o que esteja prestes a dizer a um cliente, confirme no próprio projeto.
- Só vê o que está registado. Uma conversa que ninguém anotou não chega ao resumo. Projetos com poucas notas produzem resumos escassos, e com razão.
- A ação recomendada é uma sugestão. Sai da fase e do estado do projeto e não sabe o que combinou com o cliente na semana passada.
- É interno. O resumo nunca aparece no portal do cliente, num PDF de proposta ou no processo de assinatura. O proprietário não o vê.
- Só o último resumo é guardado. Gerar de novo substitui o anterior e não há histórico.
- Os Visualizadores não podem gerar de novo. Se só tem acesso de leitura e o resumo está desatualizado ou em falta, peça a um colega com acesso Editor, ou ao assistente do WhatsApp.
- A barra lateral só existe no Portal. Na aplicação móvel não há widget de resumo; aí o caminho é o WhatsApp.
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