E-mails no CRM

A funcionalidade E-mails na ficha de um projeto junta duas superfícies. Uma gaveta apenas de leitura mostra os e-mails recentes entre si e o cliente, puxados em direto da caixa de entrada Outlook ou Gmail que tem ligada. Uma janela de envio de PDF manda por e-mail os documentos gerados pela Reonic, como faturas, ofertas e cartas. A caixa de entrada lê-a no Portal; responde e escreve mensagens livres no seu próprio fornecedor de correio. Este guia explica o que cada superfície faz e como usá-las em conjunto.

Antes de começar

• Ligue a sua caixa de correio pessoal para que os e-mails do cliente apareçam na gaveta do projeto. Ver Ligar a sua caixa de correio mais abaixo.
• O cliente precisa de ter um endereço de e-mail no projeto. A gaveta procura pelo e-mail do cliente do projeto, por isso mostra resultados assim que houver um e-mail no contacto.
• Precisa da permissão certa. Os gestores de contas, os admins do instalador e os field workers podem ligar uma caixa de correio pessoal e ler a gaveta. Enviar PDF gerados pela Reonic exige direitos de Editor ou superiores sobre a fatura, oferta ou carta que quer enviar.
• A gaveta de E-mails está no Portal. Na estrada, abra diretamente a aplicação do seu fornecedor para ler os e-mails do cliente.

Abrir a gaveta lateral direita num projeto

A gaveta de E-mails é onde lê o que entrou. Existe em todos os projetos, ofertas, pedidos e instalações, limitada ao e-mail do cliente dessa ficha.

1. Abra o projeto (pedido / oferta / instalação) no Portal.
2. Clique no botão E-mails na barra superior da ficha.
3. A gaveta lateral direita abre-se. Mostra as mensagens mais recentes, com paginação quando houver mais.
4. O cabeçalho da gaveta mostra:
   • O número de resultados e o número de não lidas deste cliente.
   • Ícones do fornecedor (Microsoft ou Google) a indicar de onde vieram os resultados.
   • Um botão Atualizar e paginação quando houver mais mensagens do que as da primeira página.
   • Uma faixa de erro com uma ligação de reconexão quando a ligação da sua caixa de correio precisa de atenção.

Cada linha de mensagem mostra o estado de não lida, o assunto, os destinatários DE/PARA/CC/BCC com avatares, uma pré-visualização do corpo em texto simples, a data e hora de envio/receção e um clipe quando há anexos.

Como funciona a gaveta

A gaveta lê em direto da sua caixa de entrada ligada, filtrada pelo endereço de e-mail do cliente. Mostra as mensagens que envolvem este cliente; o corpo completo do e-mail fica no seu fornecedor.

• Pré-visualização do corpo na gaveta. Cada linha mostra um excerto curto. Clique em Abrir no Microsoft / Gmail para a mensagem completa.
• Os e-mails novos aparecem passado um curto período. A gaveta e o crachá de não lidas na barra superior atualizam-se sozinhos de poucos em poucos minutos enquanto trabalha. Clique em Atualizar para puxar as mensagens novas mais cedo.
• Filtrada pelo e-mail do cliente. A gaveta corresponde ao endereço de e-mail do cliente desta ficha. Para pesquisar entre clientes, use a pesquisa do seu próprio fornecedor.
• Os destinatários em CC e BCC são visíveis. Perceba se foi posto em cópia numa conversa ou se foi destinatário direto.

Enviar por e-mail um documento gerado pela Reonic

A outra metade da funcionalidade é a janela de envio de PDF. Use-a para enviar por e-mail uma fatura, oferta, carta ou confirmação de encomenda. O assunto e o corpo vêm do modelo configurado pelo seu Admin; a lista de destinatários edita-a em cada envio.

1. Abra a ficha (fatura / oferta / carta / confirmação de encomenda) no Portal.
2. Clique em Enviar por correio eletrónico. Abre-se a janela de envio de documento.
3. A janela preenche à partida o assunto (a partir do tipo de documento e do nome do cliente), a pré-visualização do corpo (a partir do modelo do documento e do rodapé), a lista de destinatários (o e-mail do cliente) e o número, título e descrição do documento.
4. Edite a lista de destinatários se for preciso. Acrescente mais endereços, que vão todos para a linha PARA, ou retire o e-mail do cliente e envie antes a um colega para revisão.
5. Clique em Enviar documento. A Reonic gera o PDF, anexa-o e envia o e-mail. Onde o correio de saída da sua própria empresa estiver configurado, o e-mail mantém o domínio da sua empresa na linha De.
6. Depois de o e-mail ser enviado, o documento passa a mostrar uma data e hora de envio e um visto verde na ficha.

Personalizar a mensagem para um cliente específico

O assunto e o corpo são comandados por modelos: o seu Admin configura os modelos de e-mail nas definições, e todos os envios desse tipo de documento usam esse modelo. A lista de destinatários é o campo que edita em cada envio. Quando precisar de um corpo de mensagem diferente para um cliente, tem três opções:

• Descarregue o PDF e anexe-o a um e-mail novo a partir do seu próprio Outlook ou Gmail. Fica com controlo total sobre o assunto, o corpo, os destinatários e a formatação.
• Peça ao seu Admin que acrescente uma variante do modelo quando a diferença for estrutural, por exemplo um tom para B2C e outro para B2B.
• Envie um seguimento a partir da sua própria caixa de entrada logo a seguir ao envio gerado pela Reonic. A Reonic manda o documento formal; você acrescenta o contexto pessoal.

A janela de envio põe todos os destinatários na linha PARA. Para pôr um colega em cópia, acrescente-o à lista de destinatários.

Responder a um e-mail de um cliente

As respostas acontecem no ecrã do seu próprio fornecedor. A gaveta passa-o para o Outlook ou o Gmail, onde escreve e envia com o editor completo.

1. Na gaveta, encontre o e-mail do cliente.
2. Passe o rato pela linha da mensagem e clique em Abrir no Microsoft / Abrir no Gmail.
3. O Outlook Web ou o Gmail abre com a mensagem original carregada.
4. Use o botão Responder nativo do seu fornecedor para escrever a sua resposta.
5. Envie a partir do seu fornecedor. A resposta fica na pasta de enviados do seu fornecedor.
6. Atualize a gaveta da Reonic passados alguns minutos para ver a sua mensagem enviada aparecer.

Para juntar a uma resposta os e-mails anteriores do cliente, abra a mensagem no seu fornecedor e use a opção Reencaminhar ou de anexar mensagem anterior, e envie a partir dali.

Escrever um e-mail novo de raiz para um cliente

Para começar uma conversa nova quando não há um e-mail existente a que responder:

1. Abra a gaveta do projeto.
2. Clique em Novo email no cabeçalho da gaveta.
3. O seu próprio cliente de correio (Outlook para computador, Apple Mail ou o predefinido do navegador) abre com o e-mail do cliente já preenchido.
4. Escreva e envie a partir do seu cliente de correio.

Responder a um e-mail enviado pela Reonic

Quando um cliente responde a um e-mail que a Reonic enviou (uma notificação do sistema, ou um PDF que enviou pela janela de envio de PDF), a resposta chega-lhe por uma de duas vias, consoante a forma como o seu Workspace está configurado:

• A resposta vai direta para a sua caixa de entrada. Responda normalmente no seu fornecedor.
• A resposta é encaminhada para a pessoa certa. A resposta é reencaminhada para o destinatário pretendido, tipicamente o gestor de contas atribuído ou quem desencadeou o envio original, com o e-mail original incluído para contexto.

Se não tiver a certeza de qual das configurações o seu Workspace usa, envie um PDF de teste para si próprio e veja onde a resposta aterra, ou pergunte ao seu Admin.

Ligar a sua caixa de correio

Para que a gaveta mostre e-mails, ligue a sua caixa de entrada à Reonic.

1. Vá a Definições → Organização → Caixa de correio → Caixas de entrada pessoais.
2. Clique em Ligar caixa de correio.
3. Escolha o fornecedor: Microsoft (Outlook / Microsoft 365) ou Google (Gmail / Workspace).
4. O fluxo de ligação corre contra o seu fornecedor. Aprove o acesso pedido.
5. A Reonic envia um e-mail de verificação para confirmar a ligação.
6. Clique na ligação de verificação nesse e-mail para terminar a configuração.
7. A caixa de entrada passa a aparecer como ligada, e a gaveta mostra e-mails em todos os projetos a que tem acesso.

Os dois modos de ligação do Google

O Gmail liga-se de qualquer uma das formas:

• Por utilizador. Cada utilizador dá o seu próprio consentimento. O fluxo de adicionar Gmail acrescenta a sua própria caixa de entrada, com o seu e-mail já preenchido e uma faixa informativa que diz "Só pode ser adicionada a sua própria caixa de correio do Gmail. Peça ao administrador para configurar caixas de correio partilhadas para que possa adicionar caixas de correio de colegas."
• Para toda a organização. O seu Admin configura o acesso partilhado uma vez, e o fluxo de adicionar Gmail passa a deixá-lo acrescentar qualquer caixa de entrada abrangida por esse acesso partilhado. Cada novo titular de caixa de entrada acrescentado continua a receber um e-mail de verificação.

As caixas de entrada Gmail partilhadas e as dos colegas ficam disponíveis assim que o seu Admin configurar o acesso partilhado para toda a organização. O fluxo de adição da Microsoft funciona independentemente disto.

Estados da ligação

O estado da ligação diz-lhe o que fazer a seguir:

• Verificação necessária. Termine o passo de verificação a partir do e-mail que a Reonic enviou.
• É necessário reconectar. Volte a ligar a sua caixa de correio em Definições → Organização → Caixa de correio.
• Fornecedor errado. O fornecedor escolhido não corresponde ao domínio do e-mail. Volte a ligar com o fornecedor correspondente.
• Bloqueado. Uma política do Admin bloqueia a ligação; contacte o seu Admin.
• Não ligado. Ainda não começou a ligação.
• Ligado. A gaveta lê desta caixa de entrada.

Usar uma caixa de entrada para toda a empresa

Algumas empresas ligam caixas de entrada partilhadas como info@asuaempresa.com, sales@asuaempresa.com ou support@asuaempresa.com para que qualquer utilizador com o acesso certo consiga ver os e-mails pela gaveta do projeto. Um Admin gere as caixas de entrada da empresa:

1. Vá a Definições → Organização → Caixa de correio → Caixas de entrada para toda a empresa.
2. Clique em Adicionar caixa de entrada.
3. Escolha o fornecedor e introduza o e-mail da caixa de entrada.
4. Corra o mesmo fluxo de ligação de uma caixa de entrada pessoal, aplicado à empresa.
5. Verifique a caixa de entrada a partir do e-mail de verificação.

Uma vez ligada, os resultados da caixa de entrada da empresa aparecem na gaveta de todos os utilizadores, a par dos resultados da caixa de entrada pessoal. Um utilizador com um Gmail pessoal mais acesso a um Outlook da empresa vê os dois, fundidos numa só lista ordenada por data. A gaveta lê todas as caixas de entrada ativas a que tem acesso, por isso verá a correspondência com este cliente vinda de qualquer uma delas.

Lidar com um e-mail devolvido

Quando um e-mail de saída que a Reonic enviou é devolvido (endereço errado ou bloqueado), os sintomas que vai notar são o cliente a dizer "nunca recebi o e-mail" ou envios posteriores para o mesmo endereço a não chegarem.

1. Verifique se o endereço de e-mail na ficha de contacto do cliente está correto.
2. Se o endereço estiver errado, corrija-o no contacto e envie de novo. O endereço novo envia normalmente.
3. Se o endereço estiver certo mas o e-mail continuar a não chegar, acrescente o e-mail secundário do cliente no contacto para que os envios futuros vão para os dois, ou chegue a ele por outro canal.
4. Se um endereço continuar retido, contacte o chat de apoio.

O que o registo de entrega lhe diz

A entrega é acompanhada por destinatário, não por mensagem. Um e-mail enviado a três pessoas regista três resultados, por isso uma caixa de correio cheia não faz o envio inteiro parecer falhado, e o texto de diagnóstico que vê é a recusa desse endereço e não a de um co-destinatário.

Além de devolvido, um endereço pode ficar queixoso (o destinatário marcou-o como spam — o e-mail foi entregue) ou rejeitado (o fornecedor recusou-o de todo). Uma queixa é registada como queixa, não como falha de entrega.

Mais três comportamentos que vale a pena conhecer:

• Um endereço assinalado recupera sozinho assim que o correio volta a chegar — uma falha passageira não é permanente.
• Só os endereços que falharam mesmo são assinalados, e não todos os destinatários da mensagem.
• Um endereço sobre o qual o fornecedor nunca respondeu é reportado como desconhecido, e não como estando bem.

Vale a pena saber

• A leitura é na Reonic; tudo o resto é no seu fornecedor. Escrever, responder, reencaminhar, rascunhos e envios agendados acontecem todos no Outlook ou no Gmail, via Abrir no Microsoft / Gmail.
• Os field workers leem o e-mail do cliente na aplicação do próprio fornecedor. A gaveta de E-mails vive no Portal.
• Se a gaveta mostrar uma faixa de erro, use a ligação de reconexão quando ela aparecer, ou contacte o suporte da Reonic para outros erros e diga o que a faixa indica.
• Se a sua gaveta estiver vazia para um cliente que sabe que lhe escreveu, e ler uma caixa de entrada Gmail partilhada, peça ao seu Admin que verifique a configuração do acesso partilhado, uma vez que esse caminho é gerido ao nível do Admin.

Última atualização a 12 de outubro de 2026