Conectar o Microsoft 365 (calendário e caixa de entrada)
Conecte o Microsoft 365 para que seu calendário e caixa de correio do Outlook apareçam na Reonic, e para que os eventos que cria na Reonic voltem a aparecer no Outlook.
Conecte o Microsoft 365 para que o calendário e a caixa de correio do Outlook que sua equipe já usa apareçam na Reonic, e para que os eventos que cria na Reonic sincronizem de volta para o Outlook. Cada conexão traz o calendário e o e-mail em conjunto, por isso configura os dois de uma só vez.
Para quem é este artigo
- Admins do instalador que ativam a integração para a empresa.
- Gerentes de contas e field workers que fazem sua própria conexão pessoal depois de a integração no nível da empresa estar ativa.
Antes de começar
- O calendário está ativo por padrão na sua empresa. Um admin pode desativá-lo nas configurações da empresa, o que esconde toda a superfície de calendário, incluindo este fluxo de conexão. Se não vir sequer Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda, pergunte ao admin da sua empresa se o calendário está ativo.
- Tenha uma conta Microsoft 365 com permissão para conceder acesso o um aplicativo de terceiros.
- Permita janelas pop-up do navegador para a Reonic. O fluxo de autenticação abre uma pop-up.
- Decida o que quer: sincronização de calendário, de e-mail ou de ambos. Cada conexão traz o calendário e o e-mail em conjunto.
Conectar seu calendário e caixa de entrada do Microsoft 365
- Abra Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais.
- Clique em Conectar o Microsoft 365.
- Autentique-se na pop-up da Microsoft com a conta cujo calendário e caixa de entrada quer na Reonic.
- Autorize a Reonic a ler seu calendário e a criar eventos.
- A conexão fica salva. Seu calendário do Outlook passa a aparecer na sua grade de calendário da Reonic.
Nota
Esta é uma conexão pessoal. Associa sua conta Microsoft 365 ao seu lugar na Reonic. As outras pessoas da sua empresa só veem seus eventos do Outlook se suas próprias permissões Microsoft o permitirem.
Acrescentar o calendário compartilhado de um colega pelo e-mail do dono
O calendário da Microsoft devolve os calendários de que é dono. Para acrescentar um calendário que um colega compartilhou com você, use o botão de alternância Adicionar por e-mail do dono, disponível assim que sua empresa tiver uma integração Microsoft 365 configurada para toda a empresa.
- Com a integração Microsoft para toda a empresa configurada, abra Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais.
- Ative o botão de alternância Adicionar por e-mail do dono no diálogo de calendário pessoal.
- Digite o endereço de e-mail do colega cujo calendário compartilhado quer.
- A Reonic envia a esse dono um link de verificação por e-mail. Depois de ele clicar nela, o calendário compartilhado aparece na sua grade.
Conectar uma caixa de correio ou um calendário compartilhado (admin)
Para caixas de correio compartilhadas a toda a organização (por exemplo, service@yourinstaller.com):
- Como admin, abra Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários da empresa.
- Na seção do fornecedor Microsoft, clique no botão Adicionar dessa seção e digite o endereço de e-mail do calendário compartilhado.
- A Reonic envia por e-mail um link de verificação ao dono do calendário.
- O dono clica no link de verificação.
- Depois de verificado, o calendário compartilhado fica utilizável na Reonic.
Que endereço de e-mail usar
Use o endereço de e-mail da conta Microsoft 365 cujo calendário e caixa de entrada quer ver na Reonic, normalmente o mesmo endereço que usa no Outlook. A autenticação na Microsoft é feita na pop-up e a autorização da Reonic acontece do lado da Microsoft. O acesso é concedido ao autenticar-se, por isso não há nada para copiar ou colar na Reonic.
Quem concede as permissões
Cada usuário conclui a autorização com sua própria conta Microsoft 365, e essa autorização cobre o calendário e a caixa de entrada desse usuário.
- Os admins clicam em Conectar uma vez no nível da empresa (Configurações > Configurações da empresa > Integrações > Calendário e caixas de entrada) para ativar a integração Microsoft na empresa.
- Os usuários finais (gerentes de contas, field workers) fazem cada um sua própria autorização em Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais. A conexão no nível da empresa, só por si, não expõe os calendários individuais.
Se seu tenant Microsoft 365 estiver restringido de modo que os usuários não possam autorizar aplicativos de terceiros por conta própria, um admin do Microsoft 365 aprova primeiro a Reonic para o tenant.
A integração é para toda a empresa
A integração Microsoft é por usuário. Cada pessoa que conclui a pop-up de autenticação passa a ver seu próprio calendário do Outlook na sua própria grade da Reonic. Conectar sua caixa de correio Microsoft conecta seu próprio calendário; cada colega faz sua própria conexão pessoal. Para dar visibilidade a toda a organização de uma única caixa de correio compartilhada, use o caminho de admin Conectar uma caixa de correio compartilhada acima.
Tornar seu calendário do Outlook conectado visível a outros usuários da Reonic
Se seus colegas veem ou não seu calendário do Outlook através da Reonic é uma questão de permissões Microsoft, definida dentro do Outlook / Microsoft 365, e seus colegas veem aquilo que suas próprias permissões Microsoft permitem. Há dois caminhos para compartilhar um calendário na empresa:
- Compartilhamento do lado da Microsoft. Compartilhe seu calendário do Outlook com os colegas dentro do Microsoft 365 / Outlook. Passam então a vê-lo através da sua própria conexão na Reonic. Para o calendário de um único colega, o caminho Adicionar por e-mail do dono acima é a via mais leve.
- Calendário compartilhado da Reonic. Use o caminho de admin Conectar uma caixa de correio compartilhada para trazer uma caixa de correio compartilhada para a Reonic. O admin concede acesso aos usuários certos da Reonic.
Que calendário escolher para os eventos sincronizarem com o Outlook
Quando cria um evento na Reonic, escolhe o calendário em que ele vive. Para sincronizar o evento com o Outlook, escolha um calendário de origem Microsoft (o que foi criado pela conexão Microsoft 365). Os eventos que cria num calendário de origem Microsoft aparecem no Outlook; os eventos num calendário de origem Reonic ficam dentro da superfície de calendário da Reonic.
Dica
Para que um evento Reonic apareça no Outlook, crie-o no calendário Microsoft conectado, o calendário que seleciona no formulário do evento.
Configurar um link de agendamento de consulta
Um link de agendamento permite que um cliente marque ele próprio um horário de consulta diretamente na página pública pós-pedido (a página em que o cliente chega depois de submeter um pedido da e-Casa). Esta é uma superfície separada da sincronização de calendário. A Reonic incorpora nessa página sua página de agendamento de terceiros já existente, e o cliente escolhe um horário na sua ferramenta, dentro da sua disponibilidade. Você traz sua própria ferramenta de agendamento (Outlook Bookings, Calendly ou Microsoft Bookings) e a Reonic apresenta o respectivo link público ao cliente. A configuração resume-se a colar o URL de marcação no seu perfil.
Definir seu link de agendamento pessoal
- Abra Configurações > Meu usuário > Perfil.
- Localize o campo Link para agenda (DE Buchungslink). A dica do campo refere o Calendly e o Microsoft Bookings; os URL do Outlook Bookings também funcionam.
- Cole o URL público da sua página de marcações.
- Salve. A partir de agora, os pedidos em que é o gerente de contas atribuído apresentam seu link ao cliente.
Definir o link de recurso para toda a empresa (admin)
- Também pode ser definido um link de agendamento de recurso para toda a empresa, para que os pedidos sem gerente de contas atribuído ofereçam mesmo assim uma página de agendamento ao cliente. Se precisar disto configurado, entre em contato com o chat de suporte.
O que o cliente vê
- O cliente abre sua página pública pós-pedido.
- Clica em Escolha uma data de consulta (DE Beratungstermin wählen).
- Sua página de marcações abre incorporada na mesma página.
- O cliente escolhe um horário na sua ferramenta de marcações e confirma aí.
- A marcação entra na sua conta Outlook Bookings / Calendly / Microsoft Bookings como habitualmente.
A Reonic escolhe o link de agendamento que o cliente recebe nesta ordem: primeiro o link pessoal do gerente de contas atribuído, depois o link da e-Casa para toda a empresa.
Nota
O cliente confirma o agendamento que fez na sua ferramenta de agendamento. Para registrar que uma consulta foi agendada, o gerente de contas assinala-o no pedido. São esses agendamentos feitos pelo instalador que os relatórios leem.
Nota
Um link do Outlook Bookings aqui é uma incorporação virada para o cliente, não a sincronização de eventos Microsoft. Definir um link de agendamento é distinto de conectar seu calendário.
Resolução de problemas: a sincronização de calendário com o Outlook não funciona
Causas frequentes e o que verificar:
- O calendário está desativado na sua empresa. Se faltar toda a superfície Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda, é possível que um admin tenha desativado o recurso de calendário. Peça ao seu admin para voltar a ativá-la.
- A conexão pessoal não foi concluída. A conexão no nível da empresa feita por um admin não expõe os calendários individuais. Cada usuário conclui sua própria autorização em Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais.
- A autorização foi revogada. Desconecte e volte a conectar o fornecedor em Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais.
- O evento foi criado num calendário de origem Reonic. Volte a criá-lo no calendário de origem Microsoft para que seja enviado para o Outlook.
- O tenant Microsoft 365 bloqueia autorizações a terceiros. Um admin do Microsoft 365 precisa aprovar primeiro a Reonic do lado do tenant.
- As pop-up do navegador estão bloqueadas. Permita pop-up para a Reonic, para que o fluxo de autenticação possa abrir.
- Verifique o estado da integração. O estado da conexão da integração Microsoft está na página Configurações > Configurações da empresa > Integrações.
Se o problema persistir no fim destas verificações, contate o suporte da Reonic.
Vale a pena saber
- A integração é por usuário: cada pessoa concede acesso à sua própria caixa de correio e ao seu calendário.
- Pode mostrar até 20 calendários externos na grade ao mesmo tempo. Conecte tantos calendários do Outlook quantos quiser e depois alterne quais ficam visíveis, para que não sejam mais de 20 em simultâneo. O limite mantém a grade rápida.
- Os eventos do Outlook são importados apenas para leitura na Reonic. Aparecem na grade para consulta, e as edições que lhes fizer no Outlook ficam no Outlook. Os eventos de origem Reonic que criar num calendário de origem Microsoft sincronizam para o Outlook.
- Quando a Reonic cria um evento associado a um projeto, essa associação fica com o evento, por isso o link ao projeto é preservada no Outlook.
- Os campos de evento virados para o cliente (mostrar ao cliente, título para o cliente, descrição para o cliente) se aplicam aos eventos de origem Reonic. Os eventos Microsoft apresentam seus próprios campos nativos.
- Se a sincronização parar depois de uma conexão ter sido revogada do lado da Microsoft, volte a conectar o fornecedor para a retomar.
- Desconectar o fornecedor em Configurações > Organização > Gerenciamento de Agenda > Calendários pessoais para a sincronização dos eventos.
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