Gerenciar tarefas na Reonic — criar, atribuir, concluir, automatizar

Categorias: CRM

As tarefas são a forma como sua equipe coordena as pequenas tarefas que não tem uma tela dedicada: conectar de volta ao cliente, carregar a foto do medidor, verificar se o registro na rede saiu, finalizar a oferta. Cada tarefa é uma pequena ficha (título, descrição, data de vencimento, checklist opcional, etiquetas opcionais, um ou mais responsáveis) conectada a exatamente um pai: um projeto residencial, um projeto comercial, um contato de cliente, um plano de gerenciamento de projeto comercial ou sua própria caixa de entrada pessoal. As tarefas vivem na página Tarefas da navegação à esquerda, na aba Tarefas de cada projeto, na página de detalhe de cada contato de cliente e no painel da página inicial.

Antes de começar

• Decida o pai antes de criar. Uma tarefa pertence a um pai: um projeto residencial, um projeto comercial, um contato de cliente, um plano de gerenciamento de projeto comercial ou sua caixa de entrada pessoal. O pai determina quem a vê, em que lista aparece e (nos projetos comerciais) se pode ficar numa faixa do kanban de tarefas. O pai fica fixo depois de salvar, por isso crie a tarefa dentro do projeto ou contato que tem aberto, e não a partir da página global Tarefas, se houver risco de escolher o errado.
• Precisa de Editor ou superior no pai. Para criar uma tarefa conectada a um projeto ou contato, precisa de pelo menos Editor sobre essa entidade. As tarefas pessoais (sem projeto pai) estão sempre disponíveis para o usuário que está logado. Se não vir o botão + Adicionar tarefa, seu papel ou seu acesso à área está abaixo de Editor nesse pai.
• Conheça os padrões de notificação da sua equipe. Atribuir a um usuário individual envia um e-mail de notificação por padrão. Para chegar a todo mundo numa equipe, atribua-a a cada um individualmente em vez de apenas acrescentar a equipe (ver Atribuir uma tarefa a um usuário ou equipe mais abaixo).

Onde vê as tarefas no Portal e na Mobile App

• Página inicial — suas próprias tarefas abertas mais as tarefas que atribuiu a outros.
• Página Tarefas (navegação à esquerda) — a página global de Tarefas com os filtros Todas, Minhas, Atribuídas por mim, Atrasado e Vence hoje, mais pesquisa de texto livre e um filtro por tipo de pai. Por padrão a página está limitada às suas próprias tarefas; mude para o filtro Todas (ou alargue o filtro de usuário) para ver as outras tarefas a que tem acesso. Toda a gente começa limitada às suas próprias tarefas e alarga o filtro manualmente.
• Num projeto — todos os projetos residenciais, projetos comerciais e planos de gerenciamento de projeto comercial têm uma aba Tarefas (ou um widget na barra lateral, se seu Workspace tiver a barra lateral ativada). Todas as tarefas vinculadas a esse projeto aparecem lá.
• Num contato de cliente — a página de detalhe do contato mostra as tarefas conectadas ao contato, independentemente de qualquer projeto.
• Kanban de tarefas comerciais — os projetos comerciais têm também uma vista kanban das suas tarefas, organizada por faixas.
• Mobile App — suas tarefas atribuídas mais as tarefas dos projetos que consegue ver aparecem na lista Tarefas do celular e na aba Tarefas de cada projeto. Um toque para concluir ou criar aparece na sua tela de imediato.

Criar uma tarefa

Tem três caminhos de criação no Portal, mais um na Mobile App.

Tarefa rápida (uma linha embutida)

1. Abra o projeto, o contato de cliente ou sua lista de tarefas pessoal, conforme o que deve ser o pai.
2. Encontre o campo rápido + Adicionar tarefa no topo da lista de tarefas.
3. Escreva o título da tarefa e pressione Enter (ou clique em +).
4. A tarefa é criada com você como responsável por padrão, sem data de vencimento e sem checklist. Aparece na lista de imediato.
5. Para acrescentar uma descrição, uma data de vencimento, uma checklist, etiquetas ou mais responsáveis, clique na tarefa nova para abrir a gaveta de edição.

Formulário completo (gaveta da tarefa)

1. No projeto, no contato ou na lista pessoal, clique em + Adicionar tarefa > Nova tarefa (ou no menu de ações ao lado de + Adicionar tarefa).
2. A gaveta Editar tarefa abre-se com o formulário completo. Preencha:
   • Título (obrigatório).
   • Descrição (texto formatado, opcional). Use-a para o contexto que o título não consegue levar.
   • Data de vencimento — uma data absoluta (seletor de calendário). Ver Definir uma data de vencimento mais abaixo. (O desvio relativo "vence daqui a N dias" existe nos modelos de tarefa.)
   • Responsáveis — escolha um ou mais usuários. Ver Atribuir uma tarefa a um usuário ou equipe mais abaixo.
   • Equipes — escolha uma ou mais equipes (um campo separado dos Responsáveis). Uma tarefa pode ter os dois.
   • Etiquetas — escolha das etiquetas de tarefa do seu Workspace (gerenciadas centralmente para que as etiquetas se mantenham consistentes em toda a empresa).
   • Itens de checklist — acrescente tantos subitens ordenados quantos precisar. Ver Acrescentar uma checklist mais abaixo.
   • Pai — definido automaticamente a partir de onde abriu a gaveta. Pode alterá-lo antes de salvar.
3. Clique em Salvar. A tarefa aparece na lista do pai e na página inicial de cada responsável.

A partir de um modelo

Se sua equipe tem fluxos normalizados (uma checklist de visita ao local, uma sequência de arranque, uma passagem do serviço de subsídios), use um modelo. Clique em + Adicionar tarefa > A partir de modelo e escolha o modelo. A tarefa nova leva o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. Ver Configure modelos de tarefas mais abaixo.

Criar uma tarefa na Mobile App

1. Abra o projeto na Mobile App, ou sua lista de tarefas pessoal.
2. Toque em + Nova tarefa.
3. Preencha os mesmos campos do formulário completo do Portal (título, descrição, data de vencimento, responsáveis, etiquetas, checklist).
4. Salve. A tarefa aparece no seu aparelho de imediato.

Criar uma tarefa através do assistente de IA no WhatsApp

Se seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, pode criar uma tarefa escrevendo ao assistente em linguagem natural:

• "Adiciona uma tarefa para conectar ao Hans Müller na próxima terça-feira" cria uma tarefa pessoal no seu usuário, com a data de vencimento interpretada.
• "Adiciona uma tarefa para carregar a foto do medidor no projeto Schmidt, para sexta-feira" cria uma tarefa no projeto Schmidt correspondente.

O assistente resolve o pai (seu usuário, ou o projeto para que a conversa aponta) e marca a tarefa como criada por IA, para que a consiga distinguir mais tarde de uma criada manualmente.

Escolher o pai certo

Uma tarefa tem exatamente um pai, escolhido na criação. O pai controla a visibilidade, o alcance das notificações e onde a tarefa aparece. Os cinco tipos de pai são mutuamente exclusivos:

• Tarefa pessoal — só no seu usuário. Use-a para "conectar ao contabilista na terça", o tipo de trabalho que não encaixa num projeto.
• Projeto residencial — conectada a um projeto residencial. Aparece na aba Tarefas desse projeto e nas páginas iniciais dos responsáveis.
• Projeto comercial — conectada a um projeto comercial. Aparece na aba Tarefas desse projeto e na respectiva faixa do kanban de tarefas (se lhe for atribuída uma faixa).
• Contato de cliente — conectada a um cliente. Aparece na página de detalhe do contato. Use-a para trabalho que pertence ao cliente de forma geral, e não a um projeto: "insistir com o Müller pelo contrato de cliente assinado".
• Plano de gerenciamento de projeto comercial — conectada a um plano de gerenciamento de projeto comercial (um plano de construção com várias fases). Aparece na lista de tarefas do gerenciamento de projeto, separada das tarefas normais de projeto.

O pai fica fixo depois de a tarefa ser salva. Se lhe deu o pai errado, arquive a tarefa (ver Arquivar uma tarefa mais abaixo) e crie-a de novo no pai certo.

Atribuir uma tarefa a um usuário ou equipe

Uma tarefa pode ter qualquer número de usuários responsáveis e qualquer número de equipes, em dois campos separados. A atribuição determina a lista da página inicial, o e-mail de notificação de atribuição e a visibilidade para os usuários Externos na tarefa.

Atribuir um ou mais usuários

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Responsáveis.
3. Pesquise por nome ou e-mail. As sugestões atualizam-se à medida que escreve.
4. Clique num usuário para o acrescentar. Repita para acrescentar mais.
5. Salve. Cada usuário recém-acrescentado com Notificar na atribuição de tarefa ativado (ligado por padrão) recebe um e-mail "Tarefa atribuída a você".

Não existe responsável principal. Todos os responsáveis são iguais: a página inicial mostra a tarefa na lista de todo mundo, e qualquer um a pode concluir.

Atribuir uma equipe

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Equipes (separado dos Responsáveis).
3. Escolha uma ou mais equipes.
4. Salve.

A atribuição a uma equipe serve dois propósitos:

• Visibilidade para os usuários Externos — os líderes de equipe veem as tarefas atribuídas à sua equipe. Os membros da equipe veem-nas assim que forem também atribuídos individualmente. Ver o guia Usuários, papéis, licenças e equipes.
• Propriedade de grupo — o campo da equipe registra "esta é uma tarefa da brigada de instalação" sem listar cada membro da brigada.

Reatribuir ou remover um responsável

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Remova um usuário clicando no × ao lado do chip dele no campo Responsáveis.
3. Acrescente novos responsáveis conforme for preciso.
4. Salve.

Quem vê realmente a tarefa

A visibilidade é governada pelo acesso ao pai, e não pela atribuição. Se estiver atribuído a uma tarefa num projeto que não consegue ver, continua a não a poder abrir. Para os usuários Externos, a atribuição é toda a superfície de acesso: veem a tarefa se forem um usuário atribuído, o líder de uma equipe atribuída ou o Key Account do projeto pai. Ver Usuários externos e visibilidade das tarefas mais abaixo.

Definir uma data de vencimento

Uma tarefa tem um único campo de tempo:

• Data de vencimento — quando o trabalho deve estar feito. Determina os crachás Atrasado e Vence hoje e o resumo diário.

Uma tarefa normal leva uma data de vencimento absoluta — escolhida no calendário, por exemplo 2026-06-15. Os lembretes e a sinalização de atraso chegam a você pelo resumo diário de tarefas (ver Resumo diário de tarefas mais abaixo) e pelos crachás Atrasado / Vence hoje.

Porque é que o "vence hoje" às vezes parece errado

O "vence hoje" de cada usuário é calculado contra o fuso horário definido no perfil dele. Se o fuso do seu colega for Europe/Berlin e seu for America/Sao_Paulo, uma tarefa que vence às 23h de Berlim é "hoje" para seu colega mas já é "amanhã" para você. Confirme que seu fuso horário está bem definido no seu perfil e atualize-o se mudar de escritório.

Estados das tarefas

Uma tarefa Reonic tem dois estados binários: ou está ativa ou está concluída, e ou está visível ou está arquivada. A nuance de estado ("em curso", "bloqueada", "à espera") vive na atribuição, nas etiquetas e no feed de atividades.

• Ativo — criada, não concluída, não arquivada. Aparece nas listas.
• Concluída — marcada como feita. Desaparece das listas ativas; mude o filtro para mostrar as tarefas concluídas se precisar olhar para trás.
• Não concluída — uma tarefa concluída pode ser reaberta, o que a devolve à lista ativa.
• Arquivada — retirada de todas as listas. Arquivar é de sentido único (ver Arquivar uma tarefa mais abaixo).

Para um estado mais rico ("bloqueada", "em QA", "à espera do cliente"), use etiquetas (ver Usar etiquetas para categorizar tarefas mais abaixo) ou as faixas do kanban de tarefas comerciais para modelar as fases da sua equipe.

Definir a prioridade de uma tarefa

A prioridade numa tarefa é modelada através de etiquetas e datas de vencimento:

• Use uma etiqueta — crie no nível do Workspace um conjunto de etiquetas Prioridade: Alta / Prioridade: Média / Prioridade: Baixa e aplique-a na criação (ver Usar etiquetas mais abaixo). A cor da etiqueta dá uma ordenação imediata na lista.
• Use a data de vencimento — datas de vencimento mais curtas ficam acima. Vence hoje é o sinal mais forte; atrasado é ainda mais forte; longínquo é o mais fraco.
• Combine as duas — uma etiqueta Prioridade: Crítica mais uma data de vencimento no próprio dia é o sinal mais forte de todos.

Priorizar por etiquetas é o padrão recomendado.

Acrescentar uma checklist a uma tarefa

Muitas tarefas não são atômicas: uma visita ao local tem seis coisas a verificar, um arranque de cliente tem oito. Use uma checklist para dividir uma tarefa em subitens ordenados sem criar várias tarefas.

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Encontre a seção Lista de verificação.
3. Escreva cada item na sua própria linha. Pressione Enter para acrescentar o seguinte.
4. Salve.

Para marcar itens, clique na caixa ao lado de cada um. Se seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, o assistente aceita também "marca todos os itens", "desmarca todos os itens" e "marca o item sobre X" numa tarefa referida.

Usar etiquetas para categorizar tarefas

As etiquetas são um conjunto de rótulos coloridos no nível do Workspace. Use-as para recortar a lista de tarefas por prioridade, fase, categoria, equipe ou o que quer que o ajude a encontrar trabalho mais tarde.

Aplicar uma etiqueta a uma tarefa

1. Abra a gaveta da tarefa.
2. Clique no campo Etiquetas.
3. Escolha das etiquetas existentes do Workspace.
4. Salve.

Pode aplicar tantas etiquetas quantas quiser.

Gerenciar etiquetas (Admin)

As etiquetas são definidas centralmente, para que quem cria uma tarefa escolha sempre da mesma lista e suas etiquetas se mantenham limpas em vez de se fragmentarem em "Prio alta", "prioridade alta", "ALTA" e "P1".

1. Abra Configurações > Tarefas > Modelos de Tarefas e Etiquetas > Empresa.
2. Clique em + Novo rótulo.
3. Digite o texto da etiqueta e escolha uma cor.
4. Salve.

Configure modelos de tarefas

Os modelos poupam tempo em fluxos recorrentes: uma visita ao local normalizada (com uma checklist de 6 itens), uma passagem do serviço de subsídios (descrição mais prazos), um arranque de cliente. Aplique um modelo e obtém uma tarefa nova já preenchida com o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. Sem copiar e colar, sem passos esquecidos.

Onde vivem os modelos

Os modelos existem em dois âmbitos:

• De toda a empresa — todos os usuários do seu Workspace veem o modelo no seletor. Use-o para processos que toda a equipe executa. Na Mobile App este âmbito chama-se Empresa.
• Pessoal — só o criador vê o modelo. Use-o para seu próprio fluxo recorrente, como uma checklist de revisão semanal pessoal. Na Mobile App este âmbito chama-se Usuário.

O mais próximo de um modelo específico de projeto é um modelo de toda a empresa com o nome do tipo de projeto, por exemplo um modelo "Visita ao local comercial" que todo mundo aplica a projetos comerciais.

Criar um modelo

1. Abra Configurações > Tarefas > Modelos de Tarefas e Etiquetas.
2. Escolha a aba Empresa ou Pessoal.
3. Clique em + Novo modelo.
4. Preencha os mesmos campos de uma tarefa normal:
   • Título (obrigatório).
   • Descrição (opcional).
   • Lista de verificação — normalmente o maior ganho de um modelo.
   • Etiquetas — aplique as etiquetas normais do fluxo.
   • Data de vencimento — use uma data de vencimento relativa (por exemplo, "daqui a 7 dias a contar da criação") para que a tarefa caia sempre bem, seja qual for o momento em que o modelo é aplicado.
5. Salve.

Aplicar um modelo

Pode aplicar um modelo a partir do Portal ou da Mobile App.

1. Abra o projeto, o contato ou a lista pessoal onde quer que a tarefa seja criada.
2. Clique em + Adicionar tarefa > A partir de modelo (ou abra o seletor de modelos na Mobile App).
3. Escolha um modelo. Os modelos de toda a empresa aparecem para todo mundo; os modelos pessoais aparecem só para quem os criou.
4. A tarefa nova aparece sob o pai escolhido, com o título, a descrição, a checklist e as etiquetas do modelo. A data de vencimento relativa é calculada a partir de hoje.
5. Ajuste os responsáveis, a data de vencimento ou qualquer campo em cada instância e salve.

Tarefas recorrentes

Para lidar com trabalho recorrente, use estes padrões:

• Modelo de tarefa mais aplicativo manual — mantenha o trabalho recorrente como modelo e aplique-o em cada ciclo (todas as segundas, no fechamento de cada mês).
• Resumo diário de tarefas — o e-mail da manhã traz à superfície a preocupação recorrente sem ser preciso uma tarefa nova de cada vez.
• Evento de calendário recorrente — o calendário da Reonic suporta eventos recorrentes. Se o trabalho tem forma de compromisso ("reunião semanal com a equipe de instalação"), use um evento de calendário recorrente.

Resumo diário de tarefas

A Reonic pode enviar a você um e-mail todas as manhãs com um resumo das suas tarefas abertas, atrasadas e a vencer hoje, para poder planejar o dia sem abrir primeiro o Portal. O resumo é por usuário e por adesão.

Configurar seu resumo

1. Abra Configurações > Organização > Notificações > Pessoal.
2. Encontre a seção Resumo diário de tarefas.
3. Defina a hora a que quer o e-mail, por exemplo 08:00 na sua hora local. O resumo chega a essa hora no seu fuso horário.
4. Para um resumo mais sossegado, ative Apenas tarefas atrasadas: aparecem só as tarefas que já passaram da data de vencimento, e não as meramente abertas.
5. Salve.

O resumo chega à hora configurada com três contagens (abertas, atrasadas, a vencer hoje) mais a lista concreta de tarefas (título, data de vencimento, link ao pai). Clique em qualquer link do e-mail para saltar para a tarefa no Portal.

Desativar o resumo

1. Limpe o horário do resumo (defina a hora como Nenhuma ou desmarque a caixa).
2. Salve.

Encontrar suas tarefas atrasadas e a vencer hoje

A página Tarefas é sua superfície de triagem. Três filtros ficam no topo:

• Minhas — tarefas atribuídas a você, independentemente do projeto.
• Atrasado — tarefas com data de vencimento no passado, não concluídas.
• Vence hoje — tarefas que vencem antes da meia-noite de hoje, no seu fuso horário.

Combine-os com o filtro por tipo de pai (residencial, comercial, contato, pessoal, gerenciamento de projeto comercial) para recortar ainda mais. Acrescente o filtro de responsável para ver como está um colega.

Para uma resposta rápida ao "o que é que tenho agora em mãos" sem abrir a página Tarefas, o widget da página inicial já mostra suas contagens de atrasadas e a vencer hoje.

Filtrar, ordenar e agrupar a lista de tarefas

A página Tarefas (e a aba Tarefas de cada projeto) suporta:

• Pesquisa de texto livre no título e na descrição.
• Filtros — Minhas, Atrasado, Vence hoje, Atribuídas por mim, Todas, Concluídas.
• Filtro por tipo de pai — residencial, comercial, contato, pessoal, gerenciamento de projeto comercial.
• Filtro de responsável — limitar a um usuário ou equipe específicos.
• Filtro de etiqueta — limitar às tarefas com determinadas etiquetas (Portal e Mobile App).
• Intervalo de datas de vencimento — uma janela de início a fim à sua escolha.
• Filtro de conclusão — mostrar abertas, concluídas ou ambas.

Ordene por data de vencimento (mais antigas primeiro por padrão, ou descendente), data de criação (mais recentes primeiro) ou título (alfabética).

Agrupe por projeto (todas as tarefas do projeto Müller juntas), etiqueta (todas as tarefas Prioridade: Alta de todos os projetos) ou responsável (quem está com o quê na equipe).

Operações em bloco nas tarefas

Pode avançar por muitas tarefas de forma eficiente:

• Assistente de IA WhatsApp — "marca todos os itens da tarefa #N" ou "desmarca todos os itens" alterna em bloco a checklist de uma tarefa.
• Filtrar e depois agir — estreite a lista até um conjunto de tarefas (por exemplo, todas as tarefas atrasadas do projeto Schmidt) e trate delas uma a uma.

Concluir, arquivar, reatribuir e etiquetar são ações por tarefa: abra a tarefa e aja sobre ela.

O kanban de tarefas comerciais

Os projetos comerciais têm uma vista kanban das suas tarefas, com colunas ("A fazer", "A decorrer", "Concluído", ou o que seu Workspace tiver configurado). Este é o kanban de tarefas, distinto do kanban de fluxo de trabalho que determina o estado dos leads, ofertas e instalações. O kanban de tarefas é por projeto e apenas organizacional: não altera o estado do ciclo de vida do projeto.

Ver o kanban de tarefas

1. Abra um projeto comercial.
2. Mude para a vista Kanban de tarefas (aba ou botão na seção Tarefas do projeto).
3. As tarefas aparecem como cartões agrupados por faixa. Cada cartão mostra o título, os responsáveis e a data de vencimento.

Mover uma tarefa entre faixas

1. Arraste o cartão da tarefa de uma faixa para outra.
2. O cartão vai para o fim da faixa de destino.
3. O feed de atividades do projeto registra a mudança de faixa.

Reordenar dentro de uma faixa

Arraste o cartão para cima ou para baixo dentro da mesma faixa. Os outros cartões deslocam-se em conformidade.

Criar uma tarefa diretamente numa faixa

Clique em + Nova tarefa no topo da faixa (e não no botão de nova tarefa no nível do projeto). A tarefa nova é criada com essa faixa já selecionada.

Configurar pistas

As faixas do kanban são configuradas por Workspace. Para acrescentar, reordenar ou mudar o nome das faixas, peça ao seu admin do instalador. A configuração das faixas vive em Configurações > Tarefas > Gerenciamento de Projetos (Comercial).

Concluir uma tarefa

1. Abra a tarefa.
2. Clique na ação de concluir (uma caixa de seleção ou um botão Concluir Tarefa).
3. Para registrar prova, acrescente uma nota de conclusão antes de confirmar, por exemplo "Cliente confirmou por telefone às 14:32".
4. Salve. A tarefa passa a concluída, e o criador da tarefa recebe um e-mail "Tarefa concluída" se tiver as notificações de conclusão ativadas e se tiver sido outra pessoa a concluí-la.

Pode concluir uma tarefa ainda com itens de checklist por marcar. A conclusão não depende do progresso da checklist.

Adicionar um comentário depois de concluir

A nota de conclusão é registrada no momento em que marca a tarefa como feita. Para acrescentar contexto depois da conclusão (um resultado, uma nota de passagem, uma explicação), adicione um comentário na seção de comentários da tarefa. O comentário é independente da conclusão: não reabre a tarefa nem altera quem a concluiu ou quando. Na Mobile App, a tela de detalhe da tarefa traz uma seção de comentários embutida, por isso uma tarefa concluída pode ir acumulando vários comentários de rastreamento ao longo do tempo. Adicionar um comentário exige Editor ou superior no pai, a mesma exigência de concluir a tarefa.

Desmarcar uma tarefa como concluída

1. Abra a tarefa concluída (mude o filtro de conclusão para ver as tarefas concluídas).
2. Clique em Desmarcar como concluída (ou Reabrir).
3. A tarefa volta à lista ativa.

Porque é que não recebo o e-mail de conclusão

Três coisas precisam ser verdadeiras para um e-mail de conclusão chegar até você:

1. É o criador. Os e-mails de conclusão vão para quem criou a tarefa, e não para os responsáveis.
2. Foi outra pessoa a concluí-la. Concluir sua própria tarefa não lhe envia e-mail.
3. Notificar na conclusão de tarefa está ativado nas suas configurações de notificação (vem ativado por padrão, mas pode tê-lo desligado).

Se as três forem verdadeiras e mesmo assim não receber o e-mail, veja a pasta de spam e entre depois em contato com seu gerente de contas da Reonic.

Comentários e feed de atividades

Cada tarefa tem sua própria conversa de comentários, e o pai guarda o contexto mais amplo:

• Comentários na tarefa — cada tarefa tem sua própria conversa de comentários, limitada a essa tarefa. Use-a para a troca de ideias conectada à própria tarefa: várias pessoas comentando, perguntas, notas de estado. Na Mobile App esta conversa aparece embutida na tela de detalhe da tarefa.
• Comentários no pai — o projeto ou o contato tem sua própria seção de comentários. Use-a para o contexto que pertence ao âmbito mais amplo, e não a uma tarefa.
• Feed de atividades no pai — todos os eventos de tarefa (criada, atribuída, concluída, arquivada, movida de faixa, reatribuída) ficam registrados no feed de atividades do projeto pai. É esse seu rastro de auditoria.
• Campo de descrição — para contexto estático que pertence só a esta tarefa, use o campo de descrição da tarefa e edite-o à medida que a tarefa avança.

Notificações sobre tarefas

As marcas de notificação por usuário governam os e-mails de tarefas e definem-se em Configurações > Organização > Notificações > Pessoal:

• Notificar na atribuição de tarefa (ativado por padrão) — envia "Tarefa atribuída a você" quando alguém o acrescenta aos Responsáveis de uma tarefa.
• Notificar na conclusão de tarefa (ativado por padrão) — envia "Tarefa concluída" ao criador da tarefa quando outra pessoa conclui a tarefa dele.

Para garantir que os membros da equipe são notificados de uma tarefa atribuída à equipe, acrescente-os também individualmente como usuários responsáveis.

O resumo diário (acima) é uma superfície de adesão à parte. Os Admin podem definir padrões no nível do Workspace em Configurações > Organização > Notificações > Empresa.

Usuários externos e visibilidade das tarefas

Os usuários Externos (Viewer ou Editor com a marca Externo, ver o guia Usuários, papéis, licenças e equipes para o modelo completo) veem apenas os projetos e as tarefas a que estão explicitamente atribuídos. Nas tarefas:

• Veem uma tarefa se forem um usuário atribuído, o líder de uma equipe atribuída, o Key Account do projeto pai ou um usuário atribuído ao projeto pai.
• Os membros (que não são líderes) de uma equipe atribuída veem a tarefa assim que forem também atribuídos individualmente.
• Não veem a página global Tarefas. Chegam às tarefas pelos projetos que conseguem abrir.

Se um instalador parceiro não conseguir ver uma tarefa que lhe atribuiu, as razões comuns são: não foi atribuído individualmente, foi atribuído apenas como membro da equipe e não como líder, ou não tem acesso ao projeto pai.

Arquivar uma tarefa

Quando uma tarefa deixa de ser relevante (projeto errado, duplicada, nunca vai acontecer), arquive-a.

1. Abra a tarefa.
2. Clique em Arquivar (no menu de ações ou na barra de ferramentas; a localização exata depende da superfície).
3. A tarefa desaparece de todas as listas ativas de imediato.
4. O feed de atividades do projeto pai registra o evento de arquivo.

Na Mobile App, use o menu de ações ou o gesto de deslizar para arquivar. Se seu Workspace tiver o assistente de IA no WhatsApp ativado, o assistente também arquiva com "apaga a tarefa sobre X" ou "arquiva a tarefa #N".

Controle do tempo nas tarefas

A Reonic tem uma superfície dedicada de Controle do tempo: registre entradas com um cronômetro ou manualmente, e vincule cada entrada a um projeto (residencial ou comercial). Para acompanhar o esforço numa tarefa, use estes padrões:

• Registre o tempo no projeto a que a tarefa pertence, pela superfície de Controle do tempo, com um cronômetro ou um registro manual.
• Use um evento de calendário para trabalho com forma de compromisso: agende-o com hora de início e de fim, e a duração é o tempo que levou.

Tarefas na Mobile App

A Mobile App dá aos field workers a superfície de tarefas de que precisam: as tarefas que lhes estão atribuídas, as tarefas dos projetos em que estão trabalhando e a possibilidade de concluir e criar.

• Lista de tarefas — uma aba global Tarefas, filtrado por padrão para as tarefas que lhe estão atribuídas.
• Aba Tarefas por projeto — abra um projeto e vê a lista de tarefas dele.
• Concluir uma tarefa — toque na ação de concluir; a tarefa fica como feita de imediato.
• Criar uma tarefa — toque em + Nova tarefa, preencha o formulário, salve.
• Lista de verificação — toque em cada item para o marcar.
• Reatribuir — toque no campo de responsáveis para acrescentar ou remover usuários.
• Aplicar um modelo — abra o seletor de modelos, com o âmbito Empresa (de toda a empresa) ou Usuário (pessoal).
• Comentar uma tarefa — a tela de detalhe da tarefa traz uma conversa de comentários embutida.

Criar e gerenciar modelos de tarefa, arrastar cartões no kanban de tarefas comerciais e a interface de filtros mais completa fazem-se no Portal.

Ações integradas nas alterações de tarefas

Quando uma tarefa muda, a Reonic dispara estas ações integradas:

• Entrada no feed de atividades do projeto pai, sempre.
• Notificação de conclusão ao criador da tarefa (quando as regras acima se verificam).
• Notificação de atribuição ao usuário recém-atribuído (quando as regras acima se verificam).

Para normalizar e acelerar o trabalho recorrente, use modelos de tarefas (preenchem previamente um fluxo recorrente), o resumo diário (um resumo automático de manhã) e o assistente de IA no WhatsApp (diga "acrescenta uma tarefa de rastreamento a esta quando eu concluir a principal" e o assistente cria-a). Para suas próprias integrações contra eventos de tarefa, a API REST está disponível; seu gerente de contas pode aconselhar.

Vale a pena saber

• O pai fica fixo na criação. Escolha o projeto, o contato ou a sua caixa pessoal antes de salvar.
• Não há responsável principal. Todos os responsáveis de uma tarefa são iguais.
• As tarefas são planas. Não há modelo de dependências (concluir a tarefa A antes de a tarefa B ficar ativa). Use a descrição ou uma etiqueta para anotar uma dependência de forma informal.
• A ação "excluir" do Portal arquiva a tarefa. Para um apagamento por motivos de conformidade, entre em contato com o chat de suporte.
• As tarefas criadas por IA estão marcadas como tal. As tarefas criadas pelo assistente de IA no WhatsApp ou no aplicativo levam um marcador de origem IA; as criadas manualmente não. Pergunte ao seu Admin se precisar filtrar por elas.

Última atualização em 12 de outubro de 2026