E-mails no CRM

O recurso E-mails na ficha de um projeto junta duas superfícies. Uma gaveta apenas de leitura mostra os e-mails recentes entre si e o cliente, puxados em direto da caixa de entrada Outlook ou Gmail que tem conectada. Uma janela de envio de PDF manda por e-mail os documentos gerados pela Reonic, como faturas, ofertas e cartas. A caixa de entrada lê-a no Portal; responde e escreve mensagens livres no seu próprio fornecedor de correio. Este guia explica o que cada superfície faz e como usá-las em conjunto.

Antes de começar

• Conecte sua caixa de correio pessoal para que os e-mails do cliente apareçam na gaveta do projeto. Ver Conectar sua caixa de correio mais abaixo.
• O cliente precisa ter um endereço de e-mail no projeto. A gaveta procura pelo e-mail do cliente do projeto, por isso mostra resultados assim que houver um e-mail no contato.
• Precisa da permissão certa. Os gerentes de contas, os admins do instalador e os field workers podem conectar uma caixa de correio pessoal e ler a gaveta. Enviar PDF gerados pela Reonic exige direitos de Editor ou superiores sobre a fatura, oferta ou carta que quer enviar.
• A gaveta de E-mails está no Portal. Na estrada, abra diretamente o aplicativo do seu fornecedor para ler os e-mails do cliente.

Abrir a gaveta lateral direita num projeto

A gaveta de E-mails é onde lê o que entrou. Existe em todos os projetos, ofertas, pedidos e instalações, limitada ao e-mail do cliente dessa ficha.

1. Abra o projeto (pedido / oferta / instalação) no Portal.
2. Clique no botão E-mails na barra superior da ficha.
3. A gaveta lateral direita abre-se. Mostra as mensagens mais recentes, com paginação quando houver mais.
4. O cabeçalho da gaveta mostra:
   • O número de resultados e o número de não lidas deste cliente.
   • Ícones do fornecedor (Microsoft ou Google) a indicar de onde vieram os resultados.
   • Um botão Atualizar e paginação quando houver mais mensagens do que as da primeira página.
   • Uma faixa de erro com uma conexão de reconexão quando a conexão da sua caixa de correio precisa de atenção.

Cada linha de mensagem mostra o estado de não lida, o assunto, os destinatários DE/PARA/CC/BCC com avatares, uma pré-visualização do corpo em texto simples, a data e hora de envio/recepção e um clipe quando há anexos.

Como funciona a gaveta

A gaveta lê em direto da sua caixa de entrada conectada, filtrada pelo endereço de e-mail do cliente. Mostra as mensagens que envolvem este cliente; o corpo completo do e-mail fica no seu fornecedor.

• Pré-visualização do corpo na gaveta. Cada linha mostra um excerto curto. Clique em Abrir no Microsoft / Gmail para a mensagem completa.
• Os e-mails novos aparecem passado um curto período. A gaveta e o crachá de não lidas na barra superior atualizam-se sozinhos de poucos em poucos minutos enquanto trabalha. Clique em Atualizar para puxar as mensagens novas mais cedo.
• Filtrada pelo e-mail do cliente. A gaveta corresponde ao endereço de e-mail do cliente desta ficha. Para pesquisar entre clientes, use a pesquisa do seu próprio fornecedor.
• Os destinatários em CC e BCC são visíveis. Perceba se foi posto em cópia numa conversa ou se foi destinatário direto.

Enviar por e-mail um documento gerado pela Reonic

A outra metade do recurso é a janela de envio de PDF. Use-a para enviar por e-mail uma fatura, oferta, carta ou confirmação de pedido. O assunto e o corpo vêm do modelo configurado pelo seu Admin; a lista de destinatários edita-a em cada envio.

1. Abra a ficha (fatura / oferta / carta / confirmação de pedido) no Portal.
2. Clique em Enviar por e-mail. Abre-se a janela de envio de documento.
3. A janela preenche previamente o assunto (a partir do tipo de documento e do nome do cliente), a pré-visualização do corpo (a partir do modelo do documento e do rodapé), a lista de destinatários (o e-mail do cliente) e o número, título e descrição do documento.
4. Edite a lista de destinatários se for preciso. Acrescente mais endereços, que vão todos para a linha PARA, ou retire o e-mail do cliente e envie antes a um colega para revisão.
5. Clique em Enviar documento. A Reonic gera o PDF, anexa-o e envia o e-mail. Onde o correio de saída da sua própria empresa estiver configurado, o e-mail mantém o domínio da sua empresa na linha De.
6. Depois de o e-mail ser enviado, o documento passa a mostrar uma data e hora de envio e um visto verde na ficha.

Personalizar a mensagem para um cliente específico

O assunto e o corpo são comandados por modelos: seu Admin configura os modelos de e-mail nas configurações, e todos os envios desse tipo de documento usam esse modelo. A lista de destinatários é o campo que edita em cada envio. Quando precisar de um corpo de mensagem diferente para um cliente, tem três opções:

• Baixe o PDF e anexe-o a um e-mail novo a partir do seu próprio Outlook ou Gmail. Fica com controle total sobre o assunto, o corpo, os destinatários e a formatação.
• Peça ao seu Admin que acrescente uma variante do modelo quando a diferença for estrutural, por exemplo um tom para B2C e outro para B2B.
• Envie um rastreamento a partir da sua própria caixa de entrada logo a seguir ao envio gerado pela Reonic. A Reonic manda o documento formal; você acrescenta o contexto pessoal.

A janela de envio põe todos os destinatários na linha PARA. Para pôr um colega em cópia, acrescente-o à lista de destinatários.

Responder a um e-mail de um cliente

As respostas acontecem na tela do seu próprio fornecedor. A gaveta passa-o para o Outlook ou o Gmail, onde escreve e envia com o editor completo.

1. Na gaveta, encontre o e-mail do cliente.
2. Passe o mouse pela linha da mensagem e clique em Abrir no Microsoft / Abrir no Gmail.
3. O Outlook Web ou o Gmail abre com a mensagem original carregada.
4. Use o botão Responder nativo do seu fornecedor para escrever sua resposta.
5. Envie a partir do seu fornecedor. A resposta fica na pasta de enviados do seu fornecedor.
6. Atualize a gaveta da Reonic passados alguns minutos para ver sua mensagem enviada aparecer.

Para juntar a uma resposta os e-mails anteriores do cliente, abra a mensagem no seu fornecedor e use a opção Reencaminhar ou de anexar mensagem anterior, e envie a partir dali.

Escrever um e-mail novo do zero para um cliente

Para começar uma conversa nova quando não há um e-mail existente a que responder:

1. Abra a gaveta do projeto.
2. Clique em Novo email no cabeçalho da gaveta.
3. Seu próprio cliente de correio (Outlook para computador, Apple Mail ou o padrão do navegador) abre com o e-mail do cliente já preenchido.
4. Escreva e envie a partir do seu cliente de correio.

Responder a um e-mail enviado pela Reonic

Quando um cliente responde a um e-mail que a Reonic enviou (uma notificação do sistema, ou um PDF que enviou pela janela de envio de PDF), a resposta chega a você por uma de duas vias, conforme a forma como seu Workspace está configurado:

• A resposta vai direta para sua caixa de entrada. Responda normalmente no seu fornecedor.
• A resposta é encaminhada para a pessoa certa. A resposta é reencaminhada para o destinatário desejado, tipicamente o gerente de contas atribuído ou quem desencadeou o envio original, com o e-mail original incluído para contexto.

Se não tiver a certeza de qual das configurações seu Workspace usa, envie um PDF de teste para você mesmo e veja para onde vai a resposta, ou pergunte ao seu Admin.

Conectar sua caixa de correio

Para que a gaveta mostre e-mails, conecte sua caixa de entrada à Reonic.

1. Vá a Configurações → Organização → Caixa de Entrada → Caixas de entrada pessoais.
2. Clique em Conectar caixa de correio.
3. Escolha o fornecedor: Microsoft (Outlook / Microsoft 365) ou Google (Gmail / Workspace).
4. O fluxo de conexão roda no seu provedor. Aprove o acesso pedido.
5. A Reonic envia um e-mail de verificação para confirmar a conexão.
6. Clique no link de verificação nesse e-mail para terminar a configuração.
7. A caixa de entrada passa a aparecer como conectada, e a gaveta mostra e-mails em todos os projetos a que tem acesso.

Os dois modos de conexão do Google

O Gmail liga-se de qualquer uma das formas:

• Por usuário. Cada usuário dá seu próprio consentimento. O fluxo de adicionar Gmail acrescenta sua própria caixa de entrada, com seu e-mail já preenchido e uma faixa informativa que diz "Somente sua própria caixa de correio do Gmail pode ser adicionada. Peça ao administrador para configurar caixas de correio compartilhadas para que você possa adicionar caixas de correio de colegas."
• Para toda a organização. Seu Admin configura o acesso compartilhado uma vez, e o fluxo de adicionar Gmail passa a deixá-lo acrescentar qualquer caixa de entrada abrangida por esse acesso compartilhado. Cada novo titular de caixa de entrada acrescentado continua recebendo um e-mail de verificação.

As caixas de entrada Gmail compartilhadas e as dos colegas ficam disponíveis assim que seu Admin configurar o acesso compartilhado para toda a organização. O fluxo de adição da Microsoft funciona independentemente disto.

Estados da conexão

O estado da conexão diz o que fazer a seguir:

• Verificação necessária. Termine o passo de verificação a partir do e-mail que a Reonic enviou.
• É necessário reconectar. Volte a conectar sua caixa de correio em Configurações → Organização → Caixa de Entrada.
• Fornecedor errado. O fornecedor escolhido não corresponde ao domínio do e-mail. Volte a conectar com o fornecedor correspondente.
• Bloqueado. Uma política do Admin bloqueia a conexão; entre em contato com seu Admin.
• Não conectado. Ainda não começou a conexão.
• Conectado. A gaveta lê desta caixa de entrada.

Usar uma caixa de entrada para toda a empresa

Algumas empresas conectam caixas de entrada compartilhadas como info@asuaempresa.com, sales@asuaempresa.com ou support@asuaempresa.com para que qualquer usuário com o acesso certo consiga ver os e-mails pela gaveta do projeto. Um Admin gerencia as caixas de entrada da empresa:

1. Vá a Configurações → Organização → Caixa de Entrada → Caixas de entrada para toda a empresa.
2. Clique em Adicionar caixa de entrada.
3. Escolha o fornecedor e digite o e-mail da caixa de entrada.
4. Rode o mesmo fluxo de conexão de uma caixa de entrada pessoal, aplicado à empresa.
5. Verifique a caixa de entrada a partir do e-mail de verificação.

Uma vez conectada, os resultados da caixa de entrada da empresa aparecem na gaveta de todos os usuários, junto com os resultados da caixa de entrada pessoal. Um usuário com um Gmail pessoal mais acesso a um Outlook da empresa vê os dois, mesclados numa só lista ordenada por data. A gaveta lê todas as caixas de entrada ativas a que tem acesso, por isso verá a correspondência com este cliente vinda de qualquer uma delas.

Lidar com um e-mail devolvido

Quando um e-mail de saída que a Reonic enviou é devolvido (endereço errado ou bloqueado), os sintomas que vai notar são o cliente a dizer "nunca recebi o e-mail" ou envios posteriores para o mesmo endereço a não chegarem.

1. Verifique se o endereço de e-mail na ficha de contato do cliente está correto.
2. Se o endereço estiver errado, corrija-o no contato e envie de novo. O endereço novo envia normalmente.
3. Se o endereço estiver certo mas o e-mail continuar a não chegar, acrescente o e-mail secundário do cliente no contato para que os envios futuros vão para os dois, ou chegue a ele por outro canal.
4. Se um endereço continuar retido, entre em contato com o chat de suporte.

O que o registro de entrega lhe diz

A entrega é acompanhada por destinatário, não por mensagem. Um e-mail enviado a três pessoas registra três resultados, por isso uma caixa de correio cheia não faz o envio inteiro parecer falhado, e o texto de diagnóstico que vê é a recusa desse endereço e não a de um co-destinatário.

Além de devolvido, um endereço pode ficar queixoso (o destinatário marcou-o como spam — o e-mail foi entregue) ou rejeitado (o fornecedor recusou-o de todo). Uma queixa é registrada como queixa, não como falha de entrega.

Mais três comportamentos que vale a pena conhecer:

• Um endereço assinalado recupera sozinho assim que o correio volta a chegar — uma falha passageira não é permanente.
• Só os endereços que falharam mesmo são assinalados, e não todos os destinatários da mensagem.
• Um endereço sobre o qual o fornecedor nunca respondeu é reportado como desconhecido, e não como estando bem.

Vale a pena saber

• A leitura é na Reonic; tudo o resto é no seu fornecedor. Escrever, responder, reencaminhar, rascunhos e envios agendados acontecem todos no Outlook ou no Gmail, via Abrir no Microsoft / Gmail.
• Os field workers leem o e-mail do cliente no aplicativo do próprio fornecedor. A gaveta de E-mails vive no Portal.
• Se a gaveta mostrar uma faixa de erro, use a conexão de reconexão quando ela aparecer, ou entre em contato com o suporte da Reonic para outros erros e diga o que a faixa indica.
• Se sua gaveta estiver vazia para um cliente que sabe que lhe escreveu, e ler uma caixa de entrada Gmail compartilhada, peça ao seu Admin que verifique a configuração do acesso compartilhado, uma vez que esse caminho é gerenciado no nível do Admin.

Última atualização em 12 de outubro de 2026